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Preguntas frecuentes
TTULO: Leyes 39/2015 y 40/2015. Preguntas frecuentes.
Edita:
Ministerio de Hacienda y Funcin Pblica
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
7. ARCHIVO ............................................................................................................. 24
7.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados? .................................... 24
7.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados? ......... 24
7.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las AA.PP? .................. 24
7.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un departamento a
los dos aos de la entrada en vigor de la Ley? ........................................ 24
7.5. El artculo 17 de la Ley 39/2015 establece que existir un archivo
electrnico nico para cada Administracin, y por tanto habr un
nico archivo para la AGE. A su vez, en la Disposicin transitoria 2,
se indica que, durante el segundo ao tras la entrada en vigor de la
Ley, se dispondr, como mximo, de un archivo electrnico por cada
Ministerio. Esto quiere decir que de manera transitoria, durante el
segundo ao tras la entrada en vigor de la Ley, existir un archivo
electrnico por Ministerio, en el que se archivar la documentacin
correspondiente a cada Ministerio (incluyendo a los organismos
autnomos dependientes), y posteriormente, a partir de octubre de
2. CUESTIONES GENERALES
Los colectivos que seala el artculo 14.2, es decir, los siguientes sujetos:
No. Desde el 2 de octubre de 2016 todos los sujetos a los que se refiere el artculo
14.2 y 14.3 estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos, para lo
que debern hacer uso de los correspondientes sistemas de identificacin y firma en
los trminos que seala la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.
Los empleados pblicos constituyen uno de los colectivos obligados a los que se
refiere la Ley 39/2015, estando por tanto obligados a relacionarse electrnicamente
con las Administraciones para los trmites y actuaciones que realicen con ellas por
razn de su condicin de empleado pblico, en la forma en que determine cada
Administracin.
5. OFICINAS DE REGISTRO
Por lo tanto, a partir del 2 de octubre de 2017, todas las oficinas de registro se
transforman ex lege en oficinas de asistencia en materia de registro de los
ministerios o de sus organismos, debiendo digitalizar la documentacin que se
presenta por Registro, conforme establece el artculo 16.5 de la Ley 39/2015.
S, tal y como establece el artculo 13.b) de la Ley 39/2015, las personas tienen
derecho a ser asistidas en el uso de medios electrnicos en sus relaciones con las
Administraciones Pblicas. En cualquier caso, la Ley presta especial atencin a los
interesados que no estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos
con las AA.PP, sin perjuicio de la posibilidad de asistencia a los obligados por los
canales que se determinen.
En efecto, el art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. debern garantizar
que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs de medios
electrnicos.
Por otro lado, el apartado 2 del mismo artculo dice que las AA.PP. asistirn en el
uso de medios electrnicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del
No. El art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. pondrn a disposicin de los
interesados los canales de acceso que sean necesarios.
Como regla general, los documentos en papel, una vez digitalizados, se devuelven
al interesado por lo que no es necesario su archivo.
El inicio del cmputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones
Pblicas vendr determinado por la fecha y hora de presentacin en el registro
electrnico de cada Administracin u Organismo. En todo caso, la fecha y hora
efectiva de inicio del cmputo de plazos deber ser comunicada a quien present el
documento en el correspondiente recibo emitido automticamente por el registro
electrnico.
6. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Cada Administracin Pblica determinar los rganos que tengan atribuidas las
competencias de expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos
administrativos o privados. En estas copias, cualquiera que sea su soporte, quedar
garantizada la identidad del rgano que la ha realizado y su contenido.
A estos efectos, la Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas
y las Entidades Locales podrn realizar copias autnticas mediante funcionario
habilitado o mediante actuacin administrativa automatizada.
No obstante, la expedicin de copias autnticas de documentos pblicos notariales,
registrales y judiciales, as como de los diarios oficiales, se regir por su legislacin
especfica. (Artculo 27.6 Ley 39/2015)
El artculo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las AAPP podrn hacer copias
autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa
automatizada, y que se deber mantener un registro actualizado de funcionarios
habilitados para la expedicin de copias. Ese registro debe ser plenamente
interoperable y estar conectado con el resto de las AAPP a efectos de comprobar la
validez de la habilitacin.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
El artculo 27.1 faculta a cada Administracin Pblica para determinar los rganos
que tienen atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de los
documentos pblicos administrativos o privados, sealando la obligacin de
mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde consten los
funcionarios habilitados para la expedicin de las citadas copias.
En tanto no se cree el registro de funcionarios habilitados previsto en la Ley 39/2015,
podr utilizarse el registro previsto en la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, en el
que podrn inscribirse al menos, los funcionarios habilitados para la expedicin de
copias autnticas.
8. NOTIFICACIONES ELECTRNICAS
Slo en algunos casos. Cuando estn dirigidas a las personas fsicas no obligadas a
relacionarse electrnicamente con las Administraciones. Esto es cuando se trate de
colectivos no incluidos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015 y que adems no estn
obligados a la relacin electrnica en uso de la habilitacin reglamentaria prevista en
el artculo 14.3 y en el artculo 16.5 de la Ley 39/2015. En esos casos, deber
practicarse simultneamente la notificacin por la va electrnica y, adems, en
soporte papel. (art.42.1 Ley 39/2015)
Tal y como seala el artculo 43 de la Ley 39/2015, las notificaciones por medios
electrnicos se practicarn mediante comparecencia en la sede electrnica de la
Administracin u Organismo actuante, a travs de la direccin electrnica habilitada
nica o mediante ambos sistemas, segn disponga cada Administracin u
Organismo.
Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposicin
del interesado en la Sede Electrnica de la Administracin actuante y en el Punto de
Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria (art 42.1 de la Ley 39/2015).
10. REPRESENTACIN
En este supuesto habra que determinar el carcter con el que acta la persona
jurdica y la extensin del poder que se le ha otorgado por parte de la persona
fsica. Si dichas materias no estn comprendidas dentro del mbito en que la
persona jurdica acta como representante esta no podr actuar en nombre de su
cliente.
El Captulo VI, del Ttulo Preliminar de la Ley 40/2015 regula el rgimen de los
Convenios, sealando de forma expresa que no tendrn tal consideracin los
Protocolos Generales de Actuacin o instrumentos similares que comporten meras
declaraciones de intencin de contenido general o que expresen la voluntad de las
Administraciones y partes suscriptoras para actuar con un objetivo comn, siempre
que no supongan la formalizacin de compromisos jurdicos concretos y exigibles.
Conclusin distinta cabe extraer de la actualizacin anual del Plan y la revisin trienal
de la programacin estratgica del Organismo, que debe llevar a cabo el
Departamento de adscripcin.
Se estima que los Organismos Pblicos existentes a la entrada en vigor de la Ley
deben proceder de la siguiente forma:
a) Si hace menos de tres aos de su creacin y, por tanto, de la aprobacin de su
plan anual de actuacin, deben proceder a su actualizacin anual, presentando la
misma al departamento del que dependan en el ltimo trimestre del ao (art. 92.2)
b) Si hace ms de tres aos de la aprobacin de su plan anual de actuacin, sin que
haya sido actualizado, debern hacer una revisin de la programacin estratgica
del organismo.