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FAQ

Ley 39/2015, DE 1 DE OCTUBRE, DEL


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMN
DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS

Ley 40/2015, DE 1 DE OCTUBRE, DE


RGIMEN JURDICO DEL SECTOR PBLICO

Preguntas frecuentes
TTULO: Leyes 39/2015 y 40/2015. Preguntas frecuentes.

Elaboracin y coordinacin de contenidos:


Ministerio de Hacienda y Funcin Pblica

Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0

Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y


Publicaciones
1 Edicin electrnica: septiembre de 2016
2 Edicin electrnica: octubre de 2017
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/

Edita:
Ministerio de Hacienda y Funcin Pblica
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica

NIPO: <Pendiente de asignacin>

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Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 2


NDICE

1. CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................ 9

2. CUESTIONES GENERALES ................................................................................. 9


2.1. Qu objeto tienen las leyes? ........................................................................ 9
2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de
Administracin Electrnica? ....................................................................... 9

3. MBITO DE APLICACIN E IMPLANTACIN DE LAS LEYES 39 Y 40 ........... 10


3.1. Cul es el mbito subjetivo de aplicacin de estas leyes? ......................... 10
3.2. Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente con las
Administraciones? .................................................................................... 11
3.3. Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin entre
Administraciones? .................................................................................... 11
3.4. Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos, actos y
expedientes internos de la Administracin Pblica? ................................ 11

4. ENTRADA EN VIGOR DE PRECEPTOS Y VIGENCIA DEMORADA ................. 12


4.1. Se entiende demorada la entrada en vigor de lo dispuesto en el
segundo prrafo de la DF 7 Ley 39/2015? .............................................. 12
4.2. Los artculos 9 a 12 de la Ley 39/2015, tienen demorada su eficacia al
no existir un registro de empleados pblicos habilitados? ....................... 12
4.3. Podemos considerar que el artculo 14 de la Ley 39/2015, que
establece la obligatoriedad de determinados sujetos de relacionarse
con la administracin de forma electrnica, tiene demorada su
entrada en vigor? ..................................................................................... 13
4.4. Estn plenamente vigentes los artculos 26, 27 y 28 de la Ley
39/2015, sobre emisin de documentos por las Administraciones
Pblicas, validez y eficacia de las copias realizadas por las
Administraciones Pblicas y documentos aportados por los
interesados al procedimiento administrativo? .......................................... 13
4.5. Cul es el rgimen transitorio de aplicacin de plazos a
procedimientos administrativos? .............................................................. 13

5. OFICINAS DE REGISTRO ................................................................................... 14


5.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro? ............................................. 14
5.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios
electrnicos? ............................................................................................ 14
5.3. Cules son las funciones que deben desempear las Oficinas para la
Asistencia en Materia de Registros? ........................................................ 15

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 3


5.4. Son las Oficinas para la Asistencia en materia de Registros el nico
medio para la asistencia al interesado en el uso de medios
electrnicos? ............................................................................................ 15
5.5. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado por la
declaracin de un da inhbil? .................................................................. 15
5.6. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier escrito o
solicitud que presente el ciudadano? ....................................................... 15
5.7. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que
presenten los ciudadanos en formato papel? ........................................... 16
5.8. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que
presenten los ciudadanos en formato papel? ........................................... 16
5.9. Qu metadato se debe aadir a los documentos digitalizados si estos
proceden de otra Administracin? ............................................................ 16
5.10. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que
presenten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente
con las Administraciones Pblicas? ......................................................... 16
5.11. Hay que archivar los documentos presentados en formato papel? ............ 17
5.12. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un ciudadano
con los documentos en un Pendrive? ...................................................... 17
5.13. Debe haber un Registro Electrnico General en cada Administracin? ..... 17
5.14. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de
ser interoperables?................................................................................... 17
5.15. A efectos de cmputo de plazos en los registros electrnicos, cmo se
determinan los das inhbiles? ................................................................. 18
5.16. En el caso de que la fecha y hora de la presentacin de una solicitud
no coincidiese con la fecha y hora en la que se realice el apunte en
el registro electrnico, a efectos de cmputo de plazos, cul de las
dos fechas ha de tenerse en cuenta? ...................................................... 18

6. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................. 18


6.1. Pueden producirse documentos administrativos en formato papel? .......... 18
6.2. Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentacin en papel? ...... 19
6.3. Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en sus
solicitudes? .............................................................................................. 19
6.4. Cuando un ciudadano incorpora un documento a un expediente, tiene
derecho a tener una copia autntica electrnica del mismo? ................... 19
6.5. Quines pueden expedir copias autnticas en las Administraciones
Pblicas.................................................................................................... 20

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 4


6.6. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos
administrativos o de los privados que aporten los ciudadanos? .............. 20
6.7. Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a
formatos electrnicos? ............................................................................. 21
6.8. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por
las Administraciones Pblicas? ................................................................ 22
6.9. Qu ocurre si una Administracin recibe un documento en papel
procedente de otra Administracin? ......................................................... 22
6.10. Cules son las competencias de los funcionarios de las oficinas de
asistencia en materia de registros en lo referente a expedicin de
copias autnticas, en el sentido de si la habilitacin de los
funcionarios de los Oficinas de Asistencia se limita a lo establecido
en el art. 27.4, segundo prrafo, sin que les afecte lo previsto en el
primer prrafo de este mismo artculo 27.4 de la Ley 39/2015? .............. 22
6.11. Puede un rgano directivo acreditar a sus funcionarios para expedir
copias mientras no exista un registro de habilitados? Se puede
considerar que, en tanto no se cree el nuevo registro, puede
utilizarse el registro creado por la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero,
para acreditar a los funcionarios habilitados para expedir copias? .......... 23
6.12. En el supuesto en que un procedimiento exija la presentacin de un
documento privado original: cmo puede un sujeto obligado a
relacionarse electrnicamente obtener una copia electrnica
autentica de un documento privado? podra dirigirse a una Oficina
de asistencia y presentar all el documento? ........................................... 23

7. ARCHIVO ............................................................................................................. 24
7.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados? .................................... 24
7.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados? ......... 24
7.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las AA.PP? .................. 24
7.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un departamento a
los dos aos de la entrada en vigor de la Ley? ........................................ 24
7.5. El artculo 17 de la Ley 39/2015 establece que existir un archivo
electrnico nico para cada Administracin, y por tanto habr un
nico archivo para la AGE. A su vez, en la Disposicin transitoria 2,
se indica que, durante el segundo ao tras la entrada en vigor de la
Ley, se dispondr, como mximo, de un archivo electrnico por cada
Ministerio. Esto quiere decir que de manera transitoria, durante el
segundo ao tras la entrada en vigor de la Ley, existir un archivo
electrnico por Ministerio, en el que se archivar la documentacin
correspondiente a cada Ministerio (incluyendo a los organismos
autnomos dependientes), y posteriormente, a partir de octubre de

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 5


2018, pasar a existir un nico archivo electrnico para toda la
AGE?........................................................................................................ 25

8. NOTIFICACIONES ELECTRNICAS .................................................................. 25


8.1. Cundo deben las Administraciones Pblicas notificar al interesado en
formato papel? ......................................................................................... 25
8.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las
notificaciones por medios no electrnicos aun cuando los
interesados estn obligados a recibirlas por medios electrnicos? .......... 25
8.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones? ........................ 26
8.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar
electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo 14.2 de la Ley
39/2015? .................................................................................................. 26
8.5. Cmo deben notificar electrnicamente las Administraciones Pblicas
que no dispongan de herramientas para el cumplimiento de la
obligacin prevista en el artculo 41 de la ley 39/2015? ........................... 26
8.6. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de
sus documentos electrnicos? ................................................................. 27
8.7. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos
electrnicos, se aplica a las notificaciones? ............................................. 27
8.8. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las
Administraciones Pblicas que reciba en formato papel? ........................ 27
8.9. Es aconsejable la utilizacin de la Direccin Electrnica Habilitada
nica para las notificaciones a los interesados obligados a
relacionarse por medios electrnicos con las Administraciones
pblicas? .................................................................................................. 28
8.10. Un obligado a relacionarse electrnicamente con las AAPP conforme al
artculo 14.2 de la Ley 39/2015 Qu garantas tiene de que recibir
todas sus notificaciones sin tener que acceder a todas las sedes
electrnicas de las AAPP? ....................................................................... 28
8.11. Cuando se notifica a una entidad obligada a relacionarse por medios
electrnicos a travs de la DEHU y no est registrada en este
sistema, la Administracin le da de alta de oficio. Es necesario
notificar este registro a la entidad? .......................................................... 28
8.12. En las comunicaciones entre AAPP Cundo se deben utilizar las
notificaciones electrnicas y cundo el registro electrnico? ................... 28

9. IDENTIFICACIN Y FIRMA ELECTRNICA ...................................................... 29


9.1. Qu sistemas de identificacin electrnica pueden utilizar los
interesados en sus relaciones con las Administraciones Pblicas? ......... 29

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 6


9.2. Qu sistema de identificacin de los que ofrece Cl@ve se debe
utilizar? ..................................................................................................... 29
9.3. Es obligatorio firmar para presentar alegaciones y en los acuses de
recibo de las notificaciones electrnicas? ................................................ 30

10. REPRESENTACIN ............................................................................................ 30


10.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamientos de carcter
general? ................................................................................................... 30
10.2. Podra una persona jurdica presentar fsicamente en los registros,
unas alegaciones-recursos en nombre de sus clientes-personas
fsicas? ..................................................................................................... 30
10.3. Si se presentaran los escritos con la certificacin de una persona
jurdica, recibir dicha persona jurdica, de forma telemtica,
requerimientos de la Administracin destinados a sus clientes
personas fsicas, con respecto a cuestiones o materias totalmente
ajenas a la relacin contractual que pudiera mantener con su cliente
persona fsica? ......................................................................................... 31
10.4. Si una persona jurdica presentase mediante certificado digital a su
nombre, los escritos de sus clientes-personas fsicas (una vez que
electrnicamente sea factible dicha situacin en un futuro),
entendemos que no van a obligar al administrado (cliente persona
fsica de la persona jurdica) a ratificaciones de firma
electrnicamente? .................................................................................... 31
10.5. Se va a aceptar la firma escaneada del escrito, tal y como se acepta
ahora? ...................................................................................................... 31
10.6. Si se presentaran los escritos con la certificacin de una persona
jurdica, recibir dicha persona jurdica, de forma electrnica,
requerimientos de la Administracin destinados a sus clientes
personas fsicas, con respecto a los expedientes gestionados por
ella?.......................................................................................................... 32

11. CARPETA CIUDADANA ...................................................................................... 32


11.1. Se ha previsto que las empresas puedan tener el servicio Mi Carpeta
como los ciudadanos?.............................................................................. 32

12. GESTIN DE CONVENIOS, PLANES DE ACTUACIN Y MEDIO PROPIO


E INVENTARIO .................................................................................................... 32
12.1. El artculo 47 de la Ley 40/2015, establece que no tienen la
consideracin de convenios los Protocolos Generales de Actuacin o
instrumentos similares. Quiere esto decir que no se podrn celebrar
convenios marco y similares o simplemente que estos convenios

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 7


marco o protocolos generales no tendrn que tramitarse de acuerdo
a lo establecido en la Ley 40/2015? ......................................................... 32
12.2. Los organismos pblicos existentes a la entrada en vigor de la Ley,
debern elaborar un plan inicial de actuacin revisable cada 3
aos? ....................................................................................................... 33
12.3. Est previsto desarrollo reglamentario sobre el contenido y
procedimiento de tramitacin de los planes anuales? .............................. 33
12.4. Todas las entidades y organismos pblicos que en el momento de la
entrada en vigor de esta Ley tengan la condicin de medio propio en
el mbito estatal, debern adaptarse a lo previsto en esta Ley en el
plazo de 6 meses a contar desde su entrada en vigor (marzo de
2017), segn establece la disposicin adicional sexta de la Ley? ........... 33
Aunque un organismo tenga recogido en su Estatuto vigente su condicin de
medio propio, es necesario solicitar la declaracin de medio propio
y servicio tcnico, a travs de una memoria justificativa que deber
ser informada por la IGAE? ...................................................................... 33
12.5. Est previsto desarrollo reglamentario del procedimiento de
inscripcin en el Inventario de Entidades del Sector Pblico al que se
refiere la DA 8 de la Ley 40/2015, en su punto 2? .................................. 35

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 8


1. CONSIDERACIONES PREVIAS

Este documento informativo proporciona respuestas a preguntas frecuentes relativas


a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas y a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico
del sector Pblico.
El objetivo del documento es servir de herramienta de apoyo a los responsables de
las Administraciones Pblicas para facilitarles la aplicacin e implementacin de las
obligaciones recogidas en las citadas Leyes. Para ello, su contenido incluye tanto
citas explcitas de los textos, como explicaciones y contenidos complementarios. Su
carcer es meramente informativo y en ningn caso supone interpretacin con
efectos jurdicos.
Se presta particular atencin a aquellos aspectos de ambas leyes ms
estrechamente ligados con las tecnologas de la informacin.

2. CUESTIONES GENERALES

2.1. Qu objeto tienen las leyes?

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Comn de las


Administraciones Pblicas tiene por objeto regular el procedimiento administrativo
comn a todas las Administraciones Pblicas, incluyendo el sancionador y el de
reclamacin de responsabilidad de las Administraciones Pblicas, los requisitos de
validez y eficacia de los actos administrativos, , as como los principios a los que se
ha de ajustar el ejercicio de la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del sector Pblico, establece


y regula las bases del rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas, los
principios del sistema de responsabilidad de las Administraciones Pblicas y de la
potestad sancionadora, as como la organizacin y funcionamiento de la
Administracin General del Estado y de su sector pblico institucional para el
desarrollo de sus actividades.

2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de


Administracin Electrnica?

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 recogen aspectos significativos de la relacin


electrnica entre las Administraciones y el interesado. Cabe destacar los siguientes
aspectos:

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 9


Derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP.
o Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.
o Derecho y obligacin de relacionarse electrnicamente con las AA.PP.
o Asistencia al interesado en la utilizacin de los medios electrnicos.
Registros electrnicos de apoderamientos.
Sistemas de identificacin de los interesados y mecanismos de firma
electrnica.
Notificaciones electrnicas.
Documentos electrnicos: emisin y remisin de documentos. Archivo
electrnico.
Punto de Acceso General
Registro Electrnico General

3. MBITO DE APLICACIN E IMPLANTACIN DE LAS LEYES 39 Y


40

3.1. Cul es el mbito subjetivo de aplicacin de estas leyes?

El mbito de aplicacin de las Leyes 39/2015 y 40/2015 es el conjunto del sector


pblico, integrado por:

La Administracin General del Estado,


Las Administraciones de las Comunidades Autnomas
Las Entidades que integran la Administracin Local
El sector pblico Institucional

Resultan tambin aplicables, en los trminos previstos en la Disposicin Adicional


Quinta de la ley 39/2015 y la Disposicin Adicional Vigesimosegunda de la Ley
40/2015, a los rganos constitucionales del Estado y de los rganos legislativos y de
control autonmicos.

Adicionalmente, la Ley 39/2015 tambin resulta de aplicacin supletoria a las


Corporaciones de derecho pblico, en los trminos previstos en el apartado 4 de su
artculo 2.

No obstante algunos de los preceptos de estas leyes son solo aplicables a la


Administracin General del Estado.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 10


3.2. Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente
con las Administraciones?

Los colectivos que seala el artculo 14.2, es decir, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurdicas.

b) Las entidades sin personalidad jurdica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiacin


obligatoria, para los trmites y actuaciones que realicen con las Administraciones
Pblicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este
colectivo se entendern incluidos los notarios y registradores de la propiedad y
mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que est obligado a relacionarse


electrnicamente con la Administracin.

e) Los empleados de las Administraciones Pblicas para los trmites y


actuaciones que realicen con ellas por razn de su condicin de empleado pblico,
en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administracin.

Adems, segn el artculo 14.3, reglamentariamente las Administraciones Pblicas


podrn establecer otros sujetos con obligacin de mantener relacin electrnica con
ellas.

3.3. Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin


entre Administraciones?

S. Son personas jurdicas y adems el artculo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de


octubre, seala expresamente que las Administraciones Pblicas se relacionarn
entre s y con sus rganos, organismos pblicos y entidades vinculados o
dependientes, a travs de medios electrnicos.

3.4. Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos,


actos y expedientes internos de la Administracin Pblica?

S. De acuerdo con el artculo 26 de la Ley 39/2015 los documentos administrativos


sern emitidos por escrito, a travs de medios electrnicos. De acuerdo con el
artculo 36 de la misma Ley, los actos administrativos se producirn por escrito a
travs de medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma ms
adecuada de expresin y constancia. De acuerdo al artculo 70 de la Ley 39/2015 los
expedientes tendrn formato electrnico, y se compondrn de acuerdo al Esquema
Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Tcnicas, cuya base jurdica se
encuentra en el artculo 156 de la Ley 40/2015.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 11


4. ENTRADA EN VIGOR DE PRECEPTOS Y VIGENCIA DEMORADA

4.1. Se entiende demorada la entrada en vigor de lo dispuesto en


el segundo prrafo de la DF 7 Ley 39/2015?

La disposicin final sptima de entrada en vigor establece el plazo de 2 de octubre


de 2018 en el que el Registro Electrnico de Apoderamientos, el Registro
Electrnico y el Archivo nico electrnico deben estar plenamente operativos con las
funcionalidades que establece la Ley, lo que no impide que las Administraciones
Pblicas vayan trabajando en las aplicaciones y desarrollos tcnicos necesarios para
cumplir con este plazo.

4.2. Los artculos 9 a 12 de la Ley 39/2015, tienen demorada su


eficacia al no existir un registro de empleados pblicos
habilitados?

No. Los artculos 9 a 12 deben considerarse plenamente vigentes desde la entrada


en vigor de la Ley, el 2 de octubre de 2016. Estos artculos establecen el marco
jurdico de aplicacin en la identificacin y firma de los interesados en el
procedimiento administrativo.

El artculo 12 recoge expresamente la obligacin de las Administraciones Pblicas


de garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs
de medios electrnicos, para lo que pondrn a su disposicin los canales de acceso
que sean necesarios as como los sistemas y aplicaciones que en su caso
determinen, y el derecho del interesado a ser asistido en el uso de medios
electrnicos, cuando concurran determinados supuestos.

El reconocimiento de esta obligacin de las Administraciones Pblicas no se hace


depender de la existencia de un registro, u otro sistema equivalente dnde consten
los funcionarios habilitados para la identificacin o firma regulada en el citado
artculo. En definitiva, el hecho de que, de acuerdo con la disposicin final sptima
de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el registro de empleados pblicos habilitados
pueda no estar plenamente operativo en el momento actual, no impide que los
empleados pblicos deban prestar la debida asistencia en el uso de medios
electrnicos a la que se refiere el artculo 12.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 12


4.3. Podemos considerar que el artculo 14 de la Ley 39/2015, que
establece la obligatoriedad de determinados sujetos de
relacionarse con la administracin de forma electrnica, tiene
demorada su entrada en vigor?

No. Desde el 2 de octubre de 2016 todos los sujetos a los que se refiere el artculo
14.2 y 14.3 estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos, para lo
que debern hacer uso de los correspondientes sistemas de identificacin y firma en
los trminos que seala la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.

Los empleados pblicos constituyen uno de los colectivos obligados a los que se
refiere la Ley 39/2015, estando por tanto obligados a relacionarse electrnicamente
con las Administraciones para los trmites y actuaciones que realicen con ellas por
razn de su condicin de empleado pblico, en la forma en que determine cada
Administracin.

4.4. Estn plenamente vigentes los artculos 26, 27 y 28 de la Ley


39/2015, sobre emisin de documentos por las Administraciones
Pblicas, validez y eficacia de las copias realizadas por las
Administraciones Pblicas y documentos aportados por los
interesados al procedimiento administrativo?

S. La Ley 39/2015 establece que la gestin de los procedimientos pasa a ser


ntegramente electrnica y se reconoce el derecho de las personas a relacionarse
electrnicamente con las Administraciones. Los artculos 26, 27 y 28, regulan
aspectos concretos de la actividad administrativa, por tanto deben considerarse
plenamente vigentes.

4.5. Cul es el rgimen transitorio de aplicacin de plazos a


procedimientos administrativos?

Segn establece la Disposicin Transitoria 3 de la Ley 39/2015, el rgimen


transitorio es el siguiente:
a) A los procedimientos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la Ley no
les ser de aplicacin la misma, rigindose por la normativa anterior.
b) Los procedimientos de revisin de oficio iniciados despus de la entrada en
vigor de la presente Ley se sustanciarn por las normas establecidas en sta.
c) Los actos y resoluciones dictados con posterioridad a la entrada en vigor de
esta Ley se regirn, en cuanto al rgimen de recursos, por las disposiciones
de la misma.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 13


d) Los actos y resoluciones pendientes de ejecucin a la entrada en vigor de
esta Ley se regirn para su ejecucin por la normativa vigente cuando se
dictaron.
e) A falta de previsiones expresas establecidas en las correspondientes
disposiciones legales y reglamentarias, las cuestiones de Derecho transitorio
que se susciten en materia de procedimiento administrativo se resolvern de
acuerdo con los principios establecidos en los apartados anteriores.

5. OFICINAS DE REGISTRO

5.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro?

Las nuevas leyes contemplan la transformacin de las Oficinas de Registro en


Oficinas de Asistencia en materia de registros (art 16. y Disposicin Transitoria
Segunda de la Ley 39/2015). En estas nuevas oficinas, las personas sern
asistidas por un funcionario para realizar sus trmites por va electrnica (art. 12 de
la Ley 39/2015). Para ese proceso de integracin a desarrollar hasta 2018, la
disposicin transitoria segunda establece que durante el primer ao (2 octubre 2016-
1 octubre 2017) se podrn mantener los registros existentes y durante el segundo
ao (2 octubre 2017- 1 octubre 2018) se dispondr de cmo mximo un registro por
Ministerio u organismo pblico.

Por lo tanto, a partir del 2 de octubre de 2017, todas las oficinas de registro se
transforman ex lege en oficinas de asistencia en materia de registro de los
ministerios o de sus organismos, debiendo digitalizar la documentacin que se
presenta por Registro, conforme establece el artculo 16.5 de la Ley 39/2015.

5.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios


electrnicos?

S, tal y como establece el artculo 13.b) de la Ley 39/2015, las personas tienen
derecho a ser asistidas en el uso de medios electrnicos en sus relaciones con las
Administraciones Pblicas. En cualquier caso, la Ley presta especial atencin a los
interesados que no estn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos
con las AA.PP, sin perjuicio de la posibilidad de asistencia a los obligados por los
canales que se determinen.
En efecto, el art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. debern garantizar
que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs de medios
electrnicos.
Por otro lado, el apartado 2 del mismo artculo dice que las AA.PP. asistirn en el
uso de medios electrnicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 14


art. 14 que as lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificacin y firma
electrnica.

5.3. Cules son las funciones que deben desempear las


Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros?

Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen, al menos, como funciones


las siguientes:
Digitalizacin, copias autnticas y registro (art. 12, 16 y 27).
Asistencia en la identificacin y firma electrnica (art. 12 y 13).
Practicar notificaciones (Art. 41).
Ayudar en la iniciacin de un procedimiento, y facilitar cdigo de identificacin
del rgano, centro o unidad administrativa (Art. 66).
Identificacin de los interesados en el procedimiento.(Art. 9)
Otorgar apoderamiento por comparecencia (Art. 6).

5.4. Son las Oficinas para la Asistencia en materia de Registros


el nico medio para la asistencia al interesado en el uso de
medios electrnicos?

No. El art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. pondrn a disposicin de los
interesados los canales de acceso que sean necesarios.

5.5. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado


por la declaracin de un da inhbil?

De acuerdo con el artculo 30.8 de la Ley 39/2015, la declaracin de un da como


un da inhbil a efectos de cmputo de plazos no determina por s sola el
funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones pblicas, la
organizacin del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los registros. El
artculo 31 no impide abrir las oficinas en das inhbiles, adems el artculo 31.2 b)
regula el efecto de presentar documentos en da inhbil, por lo que, sensu contrario,
es posible esa presentacin.

5.6. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier


escrito o solicitud que presente el ciudadano?

La oficina de registro tiene la obligacin de admitir cualquier escrito y comunicacin


que se presente siempre que vaya dirigido a un rgano de una Administracin
Pblica.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 15


5.7. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los
documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones


Pblicas, debern ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artculo 16 y 27
de la Ley 39/2015 y dems normativa aplicable, por la oficina de asistencia en
materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporacin al
expediente administrativo electrnico, devolvindose los originales al interesado, sin
perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la
Administracin de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentacin
de objetos o de documentos en un soporte especfico no susceptibles de
digitalizacin.

5.8. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los


documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?

Tal y como seala el artculo 27.3.b) de la Ley 39/2015, se entiende por


digitalizacin, el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte
papel o en otro soporte no electrnico en un fichero electrnico que contiene la
imagen codificada, fiel e ntegra del documento.
En el mismo artculo, la ley seala las reglas que se tienen que respetar para
garantizar la identidad y contenido de las copias electrnicas (o en papel), y por
tanto su carcter de copias autnticas. En este sentido, las Administraciones
Pblicas debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de
desarrollo, as como a las siguientes reglas contempladas en el propio artculo 27.

5.9. Qu metadato se debe aadir a los documentos digitalizados


si estos proceden de otra Administracin?

Siempre que el ciudadano presente un original o copia autntica en papel para su


digitalizacin por la oficina de registro, el funcionario de registro ha de digitalizarlo
conforme a la NTI de Digitalizacin de Documentos y aadir el metadato de Copia
autntica electrnica, adems de aquellos contemplados en la NTI de Documento
Electrnico.

5.10. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los


documentos que presenten alguno de los obligados a relacionarse
electrnicamente con las Administraciones Pblicas?

Si alguno de estos sujetos obligados a la relacin electrnica presentase una


solicitud presencialmente, se les requerir para que la subsanen a travs de su

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 16


presentacin electrnica (art. 68.4 Ley 39/2015), y se considerar como fecha de
presentacin de la solicitud aquella en que haya sido realizada la subsanacin.

5.11. Hay que archivar los documentos presentados en


formato papel?

Como regla general, los documentos en papel, una vez digitalizados, se devuelven
al interesado por lo que no es necesario su archivo.

5.12. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un


ciudadano con los documentos en un Pendrive?

De acuerdo al artculo 16.5 de la Ley 39/2015, si una norma determina la


obligatoriedad de presentar documentos en un soporte especfico no susceptible de
digitalizacin, como un PEN Drive ste tendr que ser aceptado en la oficina en
materia de registro.

5.13. Debe haber un Registro Electrnico General en cada


Administracin?

S. En el plazo mximo de octubre de 2018, cada Administracin deber disponer de


un Registro Electrnico General en el que se har el correspondiente asiento de
todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier rgano
administrativo, organismo pblico o entidad, vinculado o dependiente de sta.
Tambin se podr anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos
a otros rganos o particulares (Art.16.1. Ley 39/2015).

La disposicin transitoria segunda de la Ley 39/2015 seala que mientras no entren


en vigor las previsiones relativas al registro electrnico, en el mbito de la
Administracin General del Estado se aplicarn las siguientes reglas:
a) Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse
los registros y archivos existentes en el momento de la entrada en vigor de
esta ley.
b) Durante el segundo ao, tras la entrada en vigor de la Ley, se dispondr
como mximo, de un registro electrnico y un archivo electrnico por cada
Ministerio, as como de un registro electrnico por cada Organismo pblico.

5.14. Los Registros Electrnicos de las Administraciones


Pblicas han de ser interoperables?

S. Los registros electrnicos de todas las Administraciones debern ser plenamente


interoperables. Ello implica que se debe garantizar su compatibilidad informtica e
interconexin para permitir la transmisin telemtica de los asientos registrales y de

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 17


los documentos que se presenten en cualquiera de los registros (Art.16.4. Ley
39/2015).

5.15. A efectos de cmputo de plazos en los registros


electrnicos, cmo se determinan los das inhbiles?

El registro electrnico permitir la presentacin de documentos todos los das del


ao durante las veinticuatro horas (art.31.2.a). Segn lo dispuesto en el artculo 31
de la Ley 39/2015, el registro electrnico de cada Administracin u Organismo se
regir a efectos de cmputo de plazos, por la fecha y hora oficial de la sede
electrnica de acceso.

La sede electrnica del registro de cada Administracin Pblica u Organismo,


determinar, atendiendo al mbito territorial en el que ejerce sus competencias el
titular de aqulla y al calendario de das inhbiles fijado por la Administracin
General del Estado y las Comunidades Autnomas en su respectivo mbito, los das
que se considerarn inhbiles. Este ser el nico calendario de das inhbiles que se
aplicar a efectos de cmputo de plazos en los registros electrnicos.

5.16. En el caso de que la fecha y hora de la presentacin de


una solicitud no coincidiese con la fecha y hora en la que se
realice el apunte en el registro electrnico, a efectos de cmputo
de plazos, cul de las dos fechas ha de tenerse en cuenta?

El inicio del cmputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones
Pblicas vendr determinado por la fecha y hora de presentacin en el registro
electrnico de cada Administracin u Organismo. En todo caso, la fecha y hora
efectiva de inicio del cmputo de plazos deber ser comunicada a quien present el
documento en el correspondiente recibo emitido automticamente por el registro
electrnico.

6. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

6.1. Pueden producirse documentos administrativos en formato


papel?

No, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin y


constancia, las Administraciones Pblicas emitirn los documentos administrativos
por escrito, a travs de medios electrnicos, tal y como seala la Ley 39/2015 en su
artculo 26.1.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 18


6.2. Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentacin en
papel?

S, con carcter general (salvo que la Administracin haya hecho uso de la


habilitacin reglamentaria prevista en el artculo 14.3 o en el artculo 16 de la Ley
39/2015, ampliando los colectivos obligados), el interesado como persona fsica no
incluida entre los colectivos del artculo 14.2 de la Ley 39/2015, tiene derecho a
presentar su solicitud en papel y corresponde a la Administracin Pblica su
conversin a formato electrnico, a travs de las oficinas de asistencia en materia de
registros. Adems, la Administracin Pblica deber asistir en la utilizacin de los
mecanismos electrnicos al interesado (persona fsica no obligada) que as lo
solicite. (Art.12.3. Ley 39/2015).

6.3. Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en


sus solicitudes?

S. Las Administraciones no exigirn a los interesados la presentacin de


documentos originales salvo que, con carcter excepcional, la normativa reguladora
aplicable establezca lo contrario. (Art. 28. Ley 39/2015).
Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o
existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrn
solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para
lo que podrn requerir la exhibicin del documento o de la informacin original. (Art.
28. Ley 39/2015).

6.4. Cuando un ciudadano incorpora un documento a un


expediente, tiene derecho a tener una copia autntica electrnica
del mismo?

Si lo presenta en una oficina de asistencia en materia de registro sta estar


obligada a expedir copias autnticas electrnicas de cualquier documento que se
vaya a incorporar al expediente. Cuando se presenta el documento en el registro
electrnico, se emite automticamente un recibo que consiste en una copia
autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de
presentacin, el nmero de entrada en el registro, as como un recibo acreditativo de
otros documentos que, en su caso, lo acompaen, que garantice la integridad y el no
repudio de los mismos (artculo16.3)
Otro supuesto distinto sera que el interesado solicite en cualquier momento la
expedicin de una copia electrnica autntica de un documento pblico
administrativo que haya sido emitido por las Administraciones Pblicas. En este
caso se deber solicitar dicha copia autntica con carcter previo a su presentacin
telemtica, segn los requisitos del artculo 27, dirigiendo dicha solicitud al rgano
que emiti el documento original.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 19


6.5. Quines pueden expedir copias autnticas en las
Administraciones Pblicas

Cada Administracin Pblica determinar los rganos que tengan atribuidas las
competencias de expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos
administrativos o privados. En estas copias, cualquiera que sea su soporte, quedar
garantizada la identidad del rgano que la ha realizado y su contenido.
A estos efectos, la Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas
y las Entidades Locales podrn realizar copias autnticas mediante funcionario
habilitado o mediante actuacin administrativa automatizada.
No obstante, la expedicin de copias autnticas de documentos pblicos notariales,
registrales y judiciales, as como de los diarios oficiales, se regir por su legislacin
especfica. (Artculo 27.6 Ley 39/2015)

6.6. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos


pblicos administrativos o de los privados que aporten los
ciudadanos?

El artculo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las AAPP podrn hacer copias
autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa
automatizada, y que se deber mantener un registro actualizado de funcionarios
habilitados para la expedicin de copias. Ese registro debe ser plenamente
interoperable y estar conectado con el resto de las AAPP a efectos de comprobar la
validez de la habilitacin.

Adems, en el mismo artculo, se sealan otros aspectos relevantes del proceso de


creacin de una copia autntica. Para garantizar la identidad y contenido de las
copias electrnicas o en papel, y por tanto su carcter de copias autnticas, las
Administraciones Pblicas debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de
desarrollo, as como a las siguientes reglas:

a) Las copias electrnicas de un documento electrnico original o de una copia


electrnica autntica, con o sin cambio de formato, debern incluir los
metadatos que acrediten su condicin de copia y que se visualicen al
consultar el documento.

b) Las copias electrnicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no


electrnico susceptible de digitalizacin, requerirn que el documento haya
sido digitalizado y debern incluir los metadatos que acrediten su condicin
de copia y que se visualicen al consultar el documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrnicos requerirn que en


las mismas figure la condicin de copia y contendrn un cdigo generado

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 20


electrnicamente u otro sistema de verificacin, que permitir contrastar la
autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrnicos del
rgano u Organismo pblico emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho


soporte se proporcionarn mediante una copia autntica en papel del
documento electrnico que se encuentre en poder de la Administracin o bien
mediante una puesta de manifiesto electrnica conteniendo copia autntica
del documento original.

Finalmente, se puede destacar que del sentido de la ley se desprende la


desaparicin de la necesidad de la copia compulsada, puesto que todas las copias
electrnicas son copias autnticas y, como indica el artculo 27.2, las copias
autnticas tendrn la misma validez y eficacia que los documentos originales.

6.7. Deben incorporarse metadatos a los documentos


convertidos a formatos electrnicos?

Cada documento convertido a formato electrnico debe incorporar los metadatos


correspondientes para asegurar su validez y permitir su tratamiento automatizado.

Para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos


debern:

a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte


electrnico segn un formato determinado susceptible de identificacin y
tratamiento diferenciado.

b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin, sin


perjuicio de su posible incorporacin a un expediente electrnico.

c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

d) Incorporar los metadatos mnimos exigidos*.

e) Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo


previsto en la normativa aplicable.

Se considerarn vlidos los documentos electrnicos, que cumpliendo estos


requisitos, sean trasladados a un tercero a travs de medios electrnicos. (Art.26.2.
Ley 39/2015).

* (De acuerdo con la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de


Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio),
de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica)

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 21


6.8. Est obligado el ciudadano a presentar documentos
elaborados por las Administraciones Pblicas?

El art. 28 de la ley 39/2015 regula el derecho del interesado a no presentar


documentos elaborados por las Administraciones.
En concreto se seala que los interesados no estarn obligados a aportar
documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administracin, con
independencia de que la presentacin de los citados documentos tenga carcter
preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el
interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados
dichos documentos. Se presumir que la consulta u obtencin es autorizada por los
interesados salvo que conste en el procedimiento su oposicin expresa o la ley
especial aplicable requiera consentimiento expreso.
En ausencia de oposicin del interesado, las Administraciones Pblicas debern
recabar los documentos electrnicamente a travs de sus redes corporativas o
mediante consulta a las plataformas de intermediacin de datos u otros sistemas
electrnicos habilitados al efecto.
Excepcionalmente, si las Administraciones Pblicas no pudieran recabar los citados
documentos, podrn solicitar nuevamente al interesado su aportacin.

6.9. Qu ocurre si una Administracin recibe un documento en


papel procedente de otra Administracin?

Se debera instar a la Administracin de origen a que subsane esta deficiencia y


mande los documentos en formato electrnico, as se cumple con lo dispuesto en el
artculo 3.2 de la Ley 40/2015, que establece que las Administraciones Pblicas se
relacionarn entre s y con sus rganos, organismos pblicos y entidades vinculados
o dependientes a travs de medios electrnicos.

6.10. Cules son las competencias de los funcionarios de las


oficinas de asistencia en materia de registros en lo referente a
expedicin de copias autnticas, en el sentido de si la habilitacin
de los funcionarios de los Oficinas de Asistencia se limita a lo
establecido en el art. 27.4, segundo prrafo, sin que les afecte lo
previsto en el primer prrafo de este mismo artculo 27.4 de la Ley
39/2015?

La Ley en su artculo 27 apartado primero atribuye a cada Administracin Pblica la


potestad de determinar los rganos que tengan atribuidas las competencias de
expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o
privados.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 22


En este sentido, el propio artculo 27 establece el rgimen de aplicacin en los
supuestos objeto de consulta:
1. Cuando el interesado solicita, en una Oficina de Asistencia en materia de
Registros, la expedicin de copia autntica de los documentos pblicos
administrativos vlidamente emitidos por las Administraciones Pblicas, el
funcionario habilitado para la expedicin de copias autnticas, slo puede
emitirla si tiene atribuida esa potestad por el rgano que emiti el documento
original, si no es as, remitir la solicitud al rgano que emiti el citado
documento original, quien deber expedirla en el plazo de quince das a
contar desde la recepcin de la solicitud en el registro electrnico de la
Administracin u Organismo competente.
2. Cuando el interesado presente documentos en papel que se vayan a
incorporar a un expediente administrativo, la Administracin est obligada a
expedir copia electrnica autntica.

6.11. Puede un rgano directivo acreditar a sus funcionarios


para expedir copias mientras no exista un registro de habilitados?
Se puede considerar que, en tanto no se cree el nuevo registro,
puede utilizarse el registro creado por la Orden HAP/7/2014, de 8
de enero, para acreditar a los funcionarios habilitados para
expedir copias?

El artculo 27.1 faculta a cada Administracin Pblica para determinar los rganos
que tienen atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de los
documentos pblicos administrativos o privados, sealando la obligacin de
mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde consten los
funcionarios habilitados para la expedicin de las citadas copias.
En tanto no se cree el registro de funcionarios habilitados previsto en la Ley 39/2015,
podr utilizarse el registro previsto en la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, en el
que podrn inscribirse al menos, los funcionarios habilitados para la expedicin de
copias autnticas.

6.12. En el supuesto en que un procedimiento exija la


presentacin de un documento privado original: cmo puede un
sujeto obligado a relacionarse electrnicamente obtener una copia
electrnica autentica de un documento privado? podra dirigirse
a una Oficina de asistencia y presentar all el documento?

S, en la oficina de asistencia en el uso de medios electrnicos, el interesado puede


solicitar la copia electrnica autntica del documento privado, que nicamente tendr
efectos administrativos.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 23


7. ARCHIVO

7.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?

La eliminacin de los documentos digitalizados deber seguir los procedimientos


previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y la
normativa especfica sobre archivos, dado que las Leyes 39/2015 y 40/2015 no
establecen una regulacin diferente ni especfica al respecto.

7.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos


digitalizados?

La disposicin transitoria primera de la Ley 39/2015 seala, en lo que respecta al


archivo de documentos que, el archivo de los documentos correspondientes a
procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la
presente Ley, se regirn por lo dispuesto en la normativa anterior. Siempre que sea
posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos
finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, debern digitalizarse de
acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

7.3. Cuntos archivos electrnicos nicos existirn en las


AA.PP?

En el plazo mximo de octubre de 2018, cada Administracin Pblica mantendr un


archivo electrnico nico de los documentos que correspondan a procedimientos
finalizados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y
conservacin del documento.

7.4. De cuntos archivos electrnicos puede disponer un


departamento a los dos aos de la entrada en vigor de la Ley?

La disposicin transitoria segunda de la Ley 39/2015 seala que mientras no entren


en vigor las previsiones relativas al archivo electrnico nico, en el mbito de la
Administracin General del Estado se aplicarn las siguientes reglas:
- Durante el primer ao, tras la entrada en vigor de la Ley, podrn mantenerse
archivos existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
- Durante el segundo ao, tras la entrada en vigor de la Ley, se dispondr
como mximo, de un archivo electrnico por cada Ministerio.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 24


7.5. El artculo 17 de la Ley 39/2015 establece que existir un
archivo electrnico nico para cada Administracin, y por tanto
habr un nico archivo para la AGE. A su vez, en la Disposicin
transitoria 2, se indica que, durante el segundo ao tras la
entrada en vigor de la Ley, se dispondr, como mximo, de un
archivo electrnico por cada Ministerio. Esto quiere decir que de
manera transitoria, durante el segundo ao tras la entrada en vigor
de la Ley, existir un archivo electrnico por Ministerio, en el que
se archivar la documentacin correspondiente a cada Ministerio
(incluyendo a los organismos autnomos dependientes), y
posteriormente, a partir de octubre de 2018, pasar a existir un
nico archivo electrnico para toda la AGE?

S, efectivamente, la interpretacin realizada responde a la literalidad de la


disposicin transitoria segunda de la Ley. En relacin con esta consulta es necesario
matizar que dicho archivo se refiere a procedimientos finalizados

8. NOTIFICACIONES ELECTRNICAS

8.1. Cundo deben las Administraciones Pblicas notificar al


interesado en formato papel?

Slo en algunos casos. Cuando estn dirigidas a las personas fsicas no obligadas a
relacionarse electrnicamente con las Administraciones. Esto es cuando se trate de
colectivos no incluidos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015 y que adems no estn
obligados a la relacin electrnica en uso de la habilitacin reglamentaria prevista en
el artculo 14.3 y en el artculo 16.5 de la Ley 39/2015. En esos casos, deber
practicarse simultneamente la notificacin por la va electrnica y, adems, en
soporte papel. (art.42.1 Ley 39/2015)

8.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las


notificaciones por medios no electrnicos aun cuando los
interesados estn obligados a recibirlas por medios electrnicos?

Las Administraciones podrn practicar las notificaciones por medios no electrnicos


en los siguientes supuestos, tal y como recoge el artculo 41 de la Ley 39/2015:

a) Cuando la notificacin se realice con ocasin de la comparecencia espontnea


del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro
y solicite la comunicacin o notificacin personal en ese momento.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 25


b) Cuando para asegurar la eficacia de la actuacin administrativa resulte
necesario practicar la notificacin por entrega directa de un empleado pblico de la
Administracin notificante.

En ningn caso se efectuarn por medios electrnicos las siguientes notificaciones:


a) Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompaado de elementos que no
sean susceptibles de conversin en formato electrnico.
b) Las que contengan medios de pago a favor de los obligados, tales como cheques.

8.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones?

Dependiendo de las vas que haya implantado la Administracin notificante, los


interesados podrn acceder a las notificaciones desde:
a) El Punto de Acceso General (PAG) electrnico de la Administracin, que
funcionar como un portal de acceso. (Art. 43. Ley 39/2015).
b) Sede electrnica de la Administracin notificante.
c) Direccin Electrnica Habilitada nica (DEHU), si se trata de un sujeto
obligado por el artculo 14.2 de la Ley 39/2015 o un sujeto no obligado que as
lo desee, y si la Administracin notificante se ha adherido al sistema.
d) Mediante comparecencia espontnea del interesado

8.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de


notificar electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo
14.2 de la Ley 39/2015?

Tal y como seala el artculo 43 de la Ley 39/2015, las notificaciones por medios
electrnicos se practicarn mediante comparecencia en la sede electrnica de la
Administracin u Organismo actuante, a travs de la direccin electrnica habilitada
nica o mediante ambos sistemas, segn disponga cada Administracin u
Organismo.

8.5. Cmo deben notificar electrnicamente las Administraciones


Pblicas que no dispongan de herramientas para el cumplimiento
de la obligacin prevista en el artculo 41 de la ley 39/2015?

Para las Administraciones Pblicas que no dispongan de herramientas, el Ministerio


de Hacienda y Funcin Pblica pone a su disposicin una aplicacin informtica
para realizar las notificaciones electrnicas conforme a la nueva normativa, llamada
Notific@.
Notific@ permite a las Administraciones Pblicas realizar la notificacin electrnica
tanto mediante la Carpeta Ciudadana (servicio prestado por la Secretara General

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 26


de Administracin Digital SGAD-) y/o mediante la Direccin Electrnica Habilitada
nica DEHU (servicio encomendado por el MINHAFP a la Fbrica Nacional de
Moneda y Timbre -FNMT-) como la notificacin en soporte papel cuando sea preciso
a travs del proveedor de produccin de comunicaciones fsicas con el que tenga
contrato/convenio la Entidad Local, como podra ser el Centro de Impresin y
ensobrado de la Agencia Tributaria, en el mbito de la Administracin General del
Estado, o empresas que prestan este tipo de servicios.

8.6. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la


consulta de sus documentos electrnicos?

S. La Ley 39/2015, en su artculo 53.a) contempla el derecho del ciudadano a


conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en
los que tengan la condicin de interesados; el sentido del silencio administrativo que
corresponda, en caso de que la Administracin no dicte ni notifique resolucin
expresa en plazo; el rgano competente para su instruccin, en su caso, y
resolucin; y los actos de trmite dictados. Asimismo, tambin tendrn derecho a
acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados
procedimientos.
Para facilitar la consulta, el mismo artculo indica que quienes se relacionen con las
Administraciones Pblicas a travs de medios electrnicos, tendrn derecho a
consultar esta informacin en el Punto de Acceso General electrnico de la
Administracin que funcionar como un portal de acceso.

8.7. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos


electrnicos, se aplica a las notificaciones?

S, ya que las notificaciones tambin son un documento electrnico y les es de


aplicacin el artculo 26.2 de la Ley 39/2015, por el cual los documentos electrnicos
para ser vlidos deben incorporar los metadatos mnimos obligatorios, lo que implica
que toda notificacin electrnica de una resolucin administrativa debe incorporar,
a partir del 2 de octubre de 2016, los metadatos mnimos obligatorios.

8.8. Dnde estarn disponibles para el interesado las


notificaciones de las Administraciones Pblicas que reciba en
formato papel?

Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposicin
del interesado en la Sede Electrnica de la Administracin actuante y en el Punto de
Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria (art 42.1 de la Ley 39/2015).

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 27


8.9. Es aconsejable la utilizacin de la Direccin Electrnica
Habilitada nica para las notificaciones a los interesados
obligados a relacionarse por medios electrnicos con las
Administraciones pblicas?

S. El uso de la Direccin Electrnica Habilitada nica para la prctica de la


notificacin a los interesados obligados por el artculo 14.2 de la Ley 39/2015, es
aconsejable porque conlleva importantes beneficios para los interesados ya que se
centralizan todas las notificaciones electrnicas en una nica direccin URL.

8.10. Un obligado a relacionarse electrnicamente con las


AAPP conforme al artculo 14.2 de la Ley 39/2015 Qu garantas
tiene de que recibir todas sus notificaciones sin tener que
acceder a todas las sedes electrnicas de las AAPP?

Tal y como seala el artculo 43.1 de la Ley 39/2015, cada Administracin u


organismo determinar si las notificaciones por medios electrnicos se practican
mediante comparecencia en su sede electrnica, a travs de la direccin
electrnica habilitada nica (DEHU) o mediante ambos sistemas.

No obstante, la Administracin General del Estado est trabajando en un proyecto


para que la Carpeta Ciudadana, accesible en la siguiente URL
(https://sede.administracion.gob.es/carpeta/clave.htm), consolide todas las
notificaciones que emitan las Administraciones a los interesados, de forma que
estos puedan acceder a todas las que les correspondan en un nico punto

8.11. Cuando se notifica a una entidad obligada a relacionarse


por medios electrnicos a travs de la DEHU y no est registrada
en este sistema, la Administracin le da de alta de oficio. Es
necesario notificar este registro a la entidad?

No es necesario. La no notificacin del registro en la DEHU no invalidara las


notificaciones sucesivas porque la entidad est obligada a ello. No obstante, se
recomienda practicar un aviso para acreditar el intento de la Administracin de
realizar la notificacin por cualquier medio disponible.

8.12. En las comunicaciones entre AAPP Cundo se deben


utilizar las notificaciones electrnicas y cundo el registro
electrnico?

Cundo una Administracin Pblica A tenga que dirigirse a otra Administracin


Pblica B en el curso de un procedimiento en el que B figure como interesada de

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 28


la misma forma que otros ciudadanos y empresas, la comunicacin tendr que
realizarse de la misma forma que se realiza a dichos ciudadanos y empresas; es
decir, mediante comunicacin o notificacin electrnica.
Cuando la comunicacin entre dos Administraciones Pblicas sea un acto en el
curso de un procedimiento en el que la destinataria siempre ser una Administracin
Pblica se podr realizar a travs del Registro Electrnico siempre que no sea
necesario dejar constancia en el expediente de la fecha y hora de la recepcin o
acceso por parte de la destinataria, en cuyo caso ser imprescindible utilizar la
notificacin electrnica. Este ltimo requisito es fundamental porque el Sistema de
Interconexin de Registros no dispone de una respuesta a la oficina de origen con
un acto de confirmacin de la recogida por parte de la oficina de destino, mientras
que el sistema de notificaciones electrnicas s dispone de Acuse de Recibo
electrnico.
En aquellos casos en que pudiendo utilizar el Registro Electrnico la Administracin
Pblica destinataria no disponga de sede electrnica o no est conectada a la
infraestructura bsica para el intercambio de asientos electrnicos de registro entre
las AAPP (SIR-Sistema de Interconexin de Registros-), tambin se deber utilizar la
notificacin electrnica.

9. IDENTIFICACIN Y FIRMA ELECTRNICA

9.1. Qu sistemas de identificacin electrnica pueden utilizar


los interesados en sus relaciones con las Administraciones
Pblicas?

La Ley 39/2015 en sus artculos 9 y 10 establecen que los interesados podrn


identificarse y firmar electrnicamente ante las Administraciones Pblicas.

Existen varios, DNI-e, certificado electrnico, etc. El sistema Cl@ve es la


herramienta que permite acceder a alguno de estos sistemas de identificacin
mencionados, pero ofrece adems aquellos basados en claves concertadas (Cl@ve
PIN y Cl@ve permanente). Adems el sistema Cl@ve no solo garantiza el
cumplimiento de la Ley 39/2015, sino tambin del Reglamento eIDAS relativo a la
identificacin de los nacionales de Estados miembros de la Unin Europea

9.2. Qu sistema de identificacin de los que ofrece Cl@ve se


debe utilizar?

Cl@ve dispone de varios sistemas de identificacin con diferentes niveles


seguridad. Corresponder al gestor determinar el sistema de identificacin por el
que opta en funcin de los requisitos de la actuacin administrativa.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 29


9.3. Es obligatorio firmar para presentar alegaciones y en los
acuses de recibo de las notificaciones electrnicas?

No resulta obligatoria la firma en dichos casos. Segn el artculo 11.2 de la ley


39/2015 es obligatoria la firma por parte de los interesados para:
a) Formular solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos

10. REPRESENTACIN

10.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamientos


de carcter general?

S. Segn el artculo 6.1 de la Ley 39/2015, la Administracin General del Estado,


las Comunidades Autnomas y las Entidades Locales dispondrn de un registro
electrnico general de apoderamientos, en el que debern inscribirse, al menos, los
de carcter general otorgados apud acta, presencial o electrnicamente, por quien
ostente la condicin de interesado en un procedimiento administrativo a favor de
representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Pblicas.
Tambin deber constar el bastanteo realizado del poder.

10.2. Podra una persona jurdica presentar fsicamente en


los registros, unas alegaciones-recursos en nombre de sus
clientes-personas fsicas?

No, puesto que los sujetos obligados a relacionarse electrnicamente con la


Administracin del artculo 14.2 de la Ley lo son con independencia del carcter con
que se relacionan con la Administracin, es decir, si lo hacen en nombre propio o en
representacin de terceros. As se desprende del tenor literal del precepto que en
ningn caso precisa que los sujetos han de tener la condicin de interesados y del
propio espritu de la ley que ha pretendido ampliar el mbito de los sujetos obligados
con respecto a la normativa anterior.
Por tanto, una persona jurdica es un sujeto obligado del artculo 14.2.a) de la ley en
cualquier caso

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 30


10.3. Si se presentaran los escritos con la certificacin de
una persona jurdica, recibir dicha persona jurdica, de forma
telemtica, requerimientos de la Administracin destinados a sus
clientes personas fsicas, con respecto a cuestiones o materias
totalmente ajenas a la relacin contractual que pudiera mantener
con su cliente persona fsica?

En este supuesto habra que determinar el carcter con el que acta la persona
jurdica y la extensin del poder que se le ha otorgado por parte de la persona
fsica. Si dichas materias no estn comprendidas dentro del mbito en que la
persona jurdica acta como representante esta no podr actuar en nombre de su
cliente.

10.4. Si una persona jurdica presentase mediante certificado


digital a su nombre, los escritos de sus clientes-personas fsicas
(una vez que electrnicamente sea factible dicha situacin en un
futuro), entendemos que no van a obligar al administrado (cliente
persona fsica de la persona jurdica) a ratificaciones de firma
electrnicamente?

La ley no obliga al poderdante a ratificar electrnicamente la firma del


representante, ya que, como hasta ahora, los interesados con capacidad de obrar
podrn actuar por medio de representante, entendindose con ste las actuaciones
administrativas, salvo manifestacin expresa en contra del interesado (Art. 5.1
LPAP).

10.5. Se va a aceptar la firma escaneada del escrito, tal y


como se acepta ahora?

El artculo 11.2 de la LPAP, establece que las Administraciones Pblicas slo


requerirn a los interesados el uso obligatorio de firma para: a) Formular solicitudes,
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones, c) Interponer recursos,
d) Desistir de acciones y e) Renunciar a derechos.
Cuando el escrito que se quiera presentar se encuentre comprendido en alguno de
los casos anteriores se exigir firma, y deber ser electrnica.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 31


10.6. Si se presentaran los escritos con la certificacin de
una persona jurdica, recibir dicha persona jurdica, de forma
electrnica, requerimientos de la Administracin destinados a sus
clientes personas fsicas, con respecto a los expedientes
gestionados por ella?

La persona jurdica recibir las notificaciones y comunicaciones relativas a aquellos


procedimientos en los que acte como representante. Dichas comunicaciones y
notificaciones se realizarn a travs de medios electrnicos en los casos en los que
se trate de un sujeto obligado a relacionarse electrnicamente con las
Administraciones Pblicas en los trminos previstos en la Ley 39/2015, de 1 de
octubre.

11. CARPETA CIUDADANA

11.1. Se ha previsto que las empresas puedan tener el


servicio Mi Carpeta como los ciudadanos?

S cuando el acceso a Carpeta Ciudadana se realice por parte de una persona


jurdica, sta tendr acceso a su informacin.

12. GESTIN DE CONVENIOS, PLANES DE ACTUACIN Y MEDIO


PROPIO E INVENTARIO

12.1. El artculo 47 de la Ley 40/2015, establece que no tienen


la consideracin de convenios los Protocolos Generales de
Actuacin o instrumentos similares. Quiere esto decir que no se
podrn celebrar convenios marco y similares o simplemente que
estos convenios marco o protocolos generales no tendrn que
tramitarse de acuerdo a lo establecido en la Ley 40/2015?

El Captulo VI, del Ttulo Preliminar de la Ley 40/2015 regula el rgimen de los
Convenios, sealando de forma expresa que no tendrn tal consideracin los
Protocolos Generales de Actuacin o instrumentos similares que comporten meras
declaraciones de intencin de contenido general o que expresen la voluntad de las
Administraciones y partes suscriptoras para actuar con un objetivo comn, siempre
que no supongan la formalizacin de compromisos jurdicos concretos y exigibles.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 32


La exclusin de determinados instrumentos de la consideracin de convenios, implica
que no son convenios y por tanto no les es de aplicacin lo dispuesto en el citado
Captulo VI.

12.2. Los organismos pblicos existentes a la entrada en vigor


de la Ley, debern elaborar un plan inicial de actuacin revisable
cada 3 aos?

Se considera que un plan inicial de actuacin, tal como queda regulado en el


artculo 92.1 de la Ley 40/2015, solo tiene sentido en el momento de creacin, o en
su caso transformacin, de un organismo pblico, lo que resulta coherente con el
contenido de la disposicin transitoria segunda de la misma norma. Por tanto se
entiende que los organismos existentes no tienen que elaborar un nuevo plan inicial
de actuacin.
No obstante, la disposicin adicional cuarta establece un plazo de tres aos a
contar desde la entrada en vigor de la ley 40/2015, para que los organismos y
entidades del sector pblico estatal se adapten al contenido de la misma.

12.3. Est previsto desarrollo reglamentario sobre el


contenido y procedimiento de tramitacin de los planes anuales?

El plan inicial de actuacin debe incluir el contenido mnimo previsto en el artculo


92 de la ley 40/2015, de 1 de octubre. Sobre los planes anuales establece el
artculo 92.2 de la Ley 40/2015, que, el plan inicial se actualizar anualmente
mediante la elaboracin de un plan que permita desarrollar para el ejercicio
siguiente las previsiones del plan de creacin, y que deber ser aprobado en el
ltimo trimestre de cada ao natural, debiendo guardar coherencia con el programa
de actuacin plurianual previsto en la normativa presupuestaria.
No est previsto en la ley ningn desarrollo reglamentario sobre el contenido de los
planes anuales.

12.4. Todas las entidades y organismos pblicos que en el


momento de la entrada en vigor de esta Ley tengan la condicin
de medio propio en el mbito estatal, debern adaptarse a lo
previsto en esta Ley en el plazo de 6 meses a contar desde su
entrada en vigor (marzo de 2017), segn establece la disposicin
adicional sexta de la Ley?

Aunque un organismo tenga recogido en su Estatuto vigente su


condicin de medio propio, es necesario solicitar la declaracin

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 33


de medio propio y servicio tcnico, a travs de una memoria
justificativa que deber ser informada por la IGAE?

Las novedades que se introducen en el artculo 86 (medio propio y servicio tcnico)


de la Ley 40/2015, resultan exigibles tambin a los medios propios ya existentes de
mbito estatal, y ello, a la vista del tenor literal de la DA Sexta que dispone que todas
las entidades y organismos pblicos que en el momento de entrada en vigor de esta
ley tengan la condicin de medio propio en el mbito estatal debern adaptarse a los
previsto en esta ley en el plazo de seis meses desde su entrada en vigor. La
interpretacin conjunta y sistemtica de la DA sexta en relacin con su artculo 86,
conlleva para los medios propios existentes en el mbito estatal la adaptacin de los
mismos en aquellos aspectos que, por ser novedad de esta Ley, no han sido
acreditados en su momento, como son: (i) el valorar la posibilidad de extender la
condicin de medio propio al resto de entes y sociedades que no tengan la
consideracin de poderes adjudicadores (hasta ahora slo se poda ser medio propio
de aquellos entes que tuviesen la consideracin de poder adjudicador); (ii) acreditar,
mediante memoria justificativa que deber ser informada por la IGAE, que el Medio
Propio viene a ser: (ii.1) o bien una opcin ms eficiente que la contratacin pblica,
que resulta sostenible y eficaz aplicando criterios de rentabilidad econmica; o bien
(ii.2) una opcin necesaria por razones de seguridad pblica o de urgencia en la
necesidad de disponer de los bienes o servicios suministrados por el propio medio o
servicio tcnico; y (iii) adaptar su denominacin, de forma que figure necesariamente
la indicacin de Medio Propio o su abreviatura M.P..

Todo ello sin perjuicio de la necesidad, a su vez, de cumplir lo establecido en el


artculo 12 de la Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26
de febrero de 2014, sobre contratacin pblica y por la que se deroga la Directiva
2004/18/CE. En particular, del requisito de que ms del 80% de las actividades del
medio propio se lleven a cabo en el ejercicio de los cometidos que le han sido
confiados por los poderes adjudicadores que lo controlan o por otras personas
jurdicas controladas por los mismos poderes adjudicadores, segn la forma de
clculo establecida en el apartado 5 de dicho artculo 12.

Conclusin distinta cabe extraer de la actualizacin anual del Plan y la revisin trienal
de la programacin estratgica del Organismo, que debe llevar a cabo el
Departamento de adscripcin.
Se estima que los Organismos Pblicos existentes a la entrada en vigor de la Ley
deben proceder de la siguiente forma:
a) Si hace menos de tres aos de su creacin y, por tanto, de la aprobacin de su
plan anual de actuacin, deben proceder a su actualizacin anual, presentando la
misma al departamento del que dependan en el ltimo trimestre del ao (art. 92.2)
b) Si hace ms de tres aos de la aprobacin de su plan anual de actuacin, sin que
haya sido actualizado, debern hacer una revisin de la programacin estratgica
del organismo.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 34


Por ltimo, se considera que no es de aplicacin a este supuesto, la disposicin
adicional cuarta de la Ley, ya que el cumplimiento de tales obligaciones no exige una
adaptacin estatutaria a la nueva ley.

12.5. Est previsto desarrollo reglamentario del


procedimiento de inscripcin en el Inventario de Entidades del
Sector Pblico al que se refiere la DA 8 de la Ley 40/2015, en su
punto 2?

Efectivamente, tal y como dispone el artculo 83.1 se prev un desarrollo


reglamentario para la inscripcin en el Inventario que se aprobar en los prximos
meses.

Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 35