Manual de MS Access 2013 V 03 13 PDF

MICROSFT ACCESS 2013
ndice
SESION ................................................................................................................................................ 5
CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS 2013 ............................................................................................................. 6
Ejercicio 1: Ingreso a Access................................................................................................................. 6
Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla ................................................... 7
Ejercicio 3 Explorando los objetos de una base de datos ..................................................................... 7
Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco.................................................................................... 8
CREACIN DE TABLAS. .................................................................................................................................... 9
Ejercicio 1: Crear una Tabla ................................................................................................................. 9
Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseo ............................................................................. 10
Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla .......................................................................................... 10
Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo .................................................................................................. 10
Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos .............................................................................................. 11
Ejercicio 6: Ingreso de Datos S / No .................................................................................................. 11
SESION .............................................................................................................................................. 12
PROPIEDADES DE CAMPO. ............................................................................................................................ 13
Ejercicio 1: Propiedades de los campos ............................................................................................. 15
Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validacin y Texto de Validacin ...................................................... 17
Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada ....................................................................................... 18
IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS ........................................................................................................ 19
Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos. ............................................................................ 19
Ejercicio 2: Importar datos de Excel. .................................................................................................. 19
Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto.............................................................................. 20
Campos de Bsqueda ......................................................................................................................... 21
Ejercicio 1 Con una lista de valores. ................................................................................................... 21
Ejercicio 2: Con una tabla .................................................................................................................. 22
SESION .............................................................................................................................................. 23
CLAVE PRINCIPAL ........................................................................................................................................ 24
Ejercicio 1: Relaciones ........................................................................................................................ 24
Ejercicio 2: Modificar Relaciones ....................................................................................................... 25
Ejercicio 3: Integridad Referencial ..................................................................................................... 25
MANEJO DE LA VISTA HOJA DE DATOS .............................................................................................................. 27
Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos ............................................................................................... 27
Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas........................................................................................... 28
Ejercicio 3 Inmovilizar campos ........................................................................................................... 28
Ejercicio 4 Ocultar campos ................................................................................................................. 28
Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos ................................................................................................... 28
Ejercicio 6 Formato de registro .......................................................................................................... 28
SESION .............................................................................................................................................. 29
CONSULTAS ............................................................................................................................................ 30
Ejercicio 1: Consultas simples. ........................................................................................................... 30
Ejercicio 2: Consultas con 2 o ms tablas. ......................................................................................... 31
Ejercicio 4: Criterios para Nmeros y Fechas ..................................................................................... 32
Ejercicio 6: Criterios para Textos ........................................................................................................ 33
2
Ejercicio 1 Campos Calculados ........................................................................................................... 35

Ejercicio 2: Funciones ......................................................................................................................... 36
SESION .............................................................................................................................................. 37
CONSULTAS AVANZADAS .............................................................................................................................. 38
Ejercicio 1 Consulta con Totales ......................................................................................................... 38
Ejercicio 3: Usar Consultas como origen de otras consultas .............................................................. 39
Ejercicio 5: Usar Parmetros. ............................................................................................................. 40
CONSULTA DE TABLAS DE REFERENCIA CRUZADA ................................................................................................ 42
SESION .............................................................................................................................................. 44
EXAMEN PARCIAL........................................................................................................................................ 45
SESION .............................................................................................................................................. 48
CONSULTAS DE ACCIN ................................................................................................................................ 49
Ejercicio1 consulta de actualizacin. ................................................................................................. 49
Ejercicio 3: Consultas de Creacin de tablas. ..................................................................................... 50
Ejercicio 5: Consultas para anexar datos. .......................................................................................... 50
Ejercicio 4 Consultas de eliminacin .................................................................................................. 52
SESION .............................................................................................................................................. 53
INFORMES ................................................................................................................................................. 54
Ejercicio 1: Informe en Tablas ............................................................................................................ 54
Ejercicio 2: Reconocer las secciones ................................................................................................... 55
Ejercicio 3: Agregar imgenes: Para este ejercicio busque en internet imgenes sobre EC NET y
gualdelas............................................................................................................................................ 56
Ejercicio 3 Aplicando un tema al informe .......................................................................................... 56
Ejercicio 4: Campos de resumen ........................................................................................................ 57
Ejercicio 5: Mejorando el funcionamiento del informe. ..................................................................... 57
Ejercicio 7: Informes Agrupados. ....................................................................................................... 59
Ejercicio 8: Agregar subtotales. ......................................................................................................... 60
SESION .............................................................................................................................................. 63
FORMULARIOS ............................................................................................................................................ 64
Ejercicio 1: Asistente para Formularios .............................................................................................. 64
Ejercicio 2: Crear formularios desde la Vista Diseo .......................................................................... 65
Ejercicio 3: Control Ficha .................................................................................................................... 66
Ejercicio 4: Control Botn................................................................................................................... 67
Ejercicio 5: Modificando propiedades ................................................................................................ 68
Ejercicio 8: Cuadros de dilogo .......................................................................................................... 70
Ejercicio 9: Cuadros de dilogo .......................................................................................................... 71
Ejercicio 10: Formularios de navegacin ........................................................................................... 71
Ejercicio 11: Formulario Panel de Control .......................................................................................... 72
Ejercicio 12: Opciones de Inicio .......................................................................................................... 73
SESION ............................................................................................................................................ 74
MACROS ................................................................................................................................................. 75
Ejercicio 1 Crear una Macro ............................................................................................................... 76
Ejercicio 2 Acciones ms utilizadas .................................................................................................... 77
3
Ejercicio 3 Grupos de Macros ............................................................................................................. 78

SESION ............................................................................................................................................ 80
HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS ................................................................................................................. 81
Cifrar con contrasea......................................................................................................................... 82
SESION ............................................................................................................................................ 83
EXAMEN FINAL ........................................................................................................................................... 84
4
SESION
Temas
Conceptos de bases de Datos
- Ingreso al programa Access

- Pasos para la creacin de bases de datos basado en una plantilla
- Creacin de bases de datos en blanco
- Uso de las plantilla MS Access (Contactos)
Descripcin de los objetos de base de datos
- Creacin de Tablas (va asistente y vista diseo)

- Tipos de dato de campo
Logros
Crear archivos de base de datos.
Organizar los elementos de una base de datos Access.
Crear tablas.
5
Conceptos bsicos de Access 2013

Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizadospara un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensin .ACCDB para que el
ordenador las reconozca como tal.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene informacin sobre un temao asunto particular
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin, etc.
Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para
seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. Pero en principio se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2013 diseado para la introduccin,
visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes
tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas
de datos para la introduccin por ejemplo de nuevos productos.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2013 diseado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza
para presentar los datos de forma impresa.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un
evento determinado.
Ejercicio 1: Ingreso a Access.
1. Haga clic sobre el botn Inicio

2. Elija Todos los programas, Ubique
Microsoft Office y despliegue las opciones
de este grupo.
3. Haga clic sobre Microsoft Access 2013.
4. Cierre Access para ver otra forma de

ingresar.
6
Otra forma de ingresar a la aplicacin
1. Pulse las teclas Windows + R

2. En esta ventana escriba: MSACCESS
Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla
1. En Access, elija Contactos

2. El nombre de la BD ser Clientes.
3. Use el botn explorar y cree la carpeta Calse01.

4. Clic en Aceptar, luego en Crear.
Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el

Panel de navegacin. Haga clic para desplegar el panel:
Ejercicio 3Explorando los objetos de una base de datos

En este ejercicio, se vern los objetos que conforman una base de datos de Access y
la forma de organizarlos.
1. En el Panel de Navegacin, haga clic en el cuadro desplegable (vea la
imagen).
Qu opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categora? ..............

............................................................................................................................
2. Elija la opcin Tablas y vistas relacionadas. Se muestran ttulos los cuales
agrupan los objetos de la base de datos.
Qu ttulos se muestran? ..................................................................................
7
5. Ahora, cambie a la vista Tipo de objeto.
Qu ttulos se muestran? ..................................................................................

Cuantos objetos se muestran en el ttulo Formulario? .....................................
6. Luego, escriba el tipo de objeto que representa cada icono:
Icono Tipo de objeto
7. Cierre la base de datos.
Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco

Ingrese a Access, por defecto esta seleccionado Base de datos en
blanco.
1. El nombre de la BD ser Venta, y debe ser guardada en la carpeta Tienda.
Haga clic en el botn Crear (observe la imagen).
2. Luego, en su base de datos, clic en la Ficha Archivo.

3. En la parte derecha, clic en Ver y editar propiedades de base de datos.
4. En la ventana que aparece, Haga clic en la ficha General.
a. Cul es el tamao en Kb. que ocupa la base de datos? ........................
5. Cierre esta ventana y su base de datos Venta.
La base de datos ocupa un tamao importante porque Access genera una serie de
tablas del sistema que usa para la administracin de la base de datos, as como de los
objetos que contiene.
Cierre la base de datos.
8
Creacin de tablas.
Crear una tabla desde la Hoja de Datos.
Para esto debe abrir la base de datos Venta: Estando en la ventana de Access haga
clic en la ficha archivo, Abrir, clic en la base de datos
Venta.
Ejercicio 1: Crear una Tabla
1. ahora crearemos la tabla: vaya a la ficha
Crear. Ubique el Grupo Tablas.
2. Haga clic en el botn Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes datos:
Solo Escribir lo
remarcado
3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el

nombre de cada uno de los campos. La tabla debe quedar con los ttulos que
se muestran:
4. Para guardar la tabla, use el botn Guardar de la barra de acceso rpido.

5. El nombre para la tabla ser Cargos y haga clic en Aceptar.
Cuntos campos tiene la tabla? ........................................................................

Cuntos registros tiene la tabla? .......................................................................
Cierre la tabla Cargos. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla
Zonales con los datos de la imagen, guardar la tabla con el nombre Zonales. Luego
cierre la tabla.
9
Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseo

1. En la ficha Crear, grupo tablas, haga clic en el botn Diseo de Tabla.
2. En esta cuadricula, disee la tabla de acuerdo a las siguientes
especificaciones:
3. Para guardar la tabla pulsar CTRL + W y responda SI

4. El nombre para la tabla ser Empleados y hacer clic en aceptar.
5. Aparecer un mensaje solicitando una clave principal, clic en NO.
Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla

1. Haga doble clic en la tabla Empleados
Luego, ingrese los siguientes registros
IdEmpleado Apellidos Nombres Edad Contrato Sueldo Categ

1 Vallejos Paulett Andres 31 01/01/2003 1500 b
2 Gonzales Oda Yuri 33 1500 a
3 Vera Escorza Roberto 29 1800 b
4 Fuentes Juregui Sal 28 1600 c
5 Napan Tameo Jorge 33 1400 b
6 Castillo Chavez Mara 38 1600 c
7 Cortez Soto Jos 34 1450 b
8 Castaeda Mariscal Christian 37 1300 b
9 Pachas Vsquez Wilder 42 1200 a
10 Arias Arana Alfredo 29 1450 b
Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo
Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro. As,
para ingresar valores a este campo:
10
1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones.

2. Use la ventana Zoom (Shift + F2)
3. Escriba el siguiente texto:
Es encargado de la atencin a clientes en Sper Mercados. Es supervisor
de la zona Norte y controla cerca de 20 vendedores. Suministra las tiendas
Metro (Independencia) y Mega Plaza.
4. Adems, agregue la siguiente observacin al segundo registro.
Yuri se encarga de mantener informado a los empleados acerca de los
elementos que son considerados en la supervisin de los productos.
Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos

Para la prctica, descargue de internet fotos de personas X, y los guarda dentro de la
carpeta tienda en una sub carpeta llamada Fotos.
1. Doble clic en el primer registro del campo Foto.
Doble clic Aqu
2. En la ventana Datos adjuntos, clic en agregar

Clic Aqu
Ahora el registro ya tiene

3. Buscar la foto para el primer registro.
una foto agregada.
4. Clic en Abrir y aceptar.
5. El resulado debe ser:
6. Agregar las fotos de los 5 primeros registros.
Ejercicio 6: Ingreso de Datos S / No

Los datos de tipo S/No presentan una casilla de verificacin. Basta con hacer clic en
cada uno de ellos para indicar que son casados.
Marque a los 3 primeros y a los 3 ltimos empleados como
casados.
11
SESION
Temas
Propiedades generales de campo
- Hoja de propiedades
- Importar, vincular y exportar datos
- Propiedades de bsqueda
Logros
Modificar las propiedades en los campos de la tabla.
Importar datos de diferentes orgenes.
Aplicar campos de bsqueda.
12
Propiedades de Campo.
Cada campo de una tabla dispone de una serie
de caractersticas que proporcionan un control
adicional sobre la forma que funciona el
campo. Las propiedades aparecen en la parte
inferior izquierda de la Vista Diseo de tabla
esto es cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas,

la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la
pestaa Bsqueda.
Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308
y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves auto numricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Auto numrico son Entero largo.
Nota: A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y Auto numrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
13
Estndar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo.
Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo:
21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.
Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y
el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las
fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de
aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No,
Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendran que crear formatos personalizados.
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a
un tipo de dato Nmero o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir.
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo
si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor,
14
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada
en la propiedad anterior.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y
tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Esta propiedad dispone
de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems
admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.
Ejercicio 1: Propiedades de los campos

Verifique que la tabla Empleados este abierto.
Propiedad Tamao: para campos de tipo Texto

En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamao mximo de caracteres que
se pueden escribir en un campo.
1. Vaya a la ficha Inicio y en el grupo Vistas elija el botn Vista Diseo.
2. Clic el campo Apellidos y cambie la propiedad Tamao del campo a
20.
3. El tamao del campo Nombre ser tambin de 20.
4. El campo Direccin tendr un tamao de 50, el Fono de 12 y Categ de 1.
5. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmacin.
6. Abrir la tabla Empleados y escriba Avanzado en el campo Categora del
primer registr.
Qu sucede al escribir?.....................................................................................
7. Presione la tecla ESC para cancelar el ingreso.
15
Propiedad Tamao: campo de tipo Numrico

En este tipo de campo, se refiere al valor mximo que pueda contener un campo.
1. Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista
Diseo.
2. Clic en el campo IdEmpleado y cambie el tamao a Entero.
3. El campo Edad debe ser de tipo Byte.
4. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmacin.
Luego, Abrir la tabla Empleados y escriba 31.3 en la edad del primer
empleado.
Qu sucede al pulsar enter?

Propiedad Ttulo
1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseo.
2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Ttulo escriba:
CODIGO DE EMPLEADO
3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleado.
Cmo se muestra su campo IdEmpleado? ........................................................

4. Modifique la propiedad ttulo de los siguientes campos:
Contrato FECHA DE CONTRATO
Categ CATEGORA
Sueldo SUELDO BSICO
Fono TELFONO
Foto FOTO
Propiedad Formato para campos numricos.
1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseo.
2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Formato escriba el siguiente
cdigo:
0000
3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados.
Cmo se muestra los registros del campo IdEmpleado?..................................

4. Modifique el formato para que la Edad se muestre con 3 dgitos:
Qu formato Escribi? .......................................................................................

Propiedad Formato para campos de tipo Texto
1. Cambie a la Vista Diseo y clic el campo Apellidos
2. En la propiedad Formato escriba el cdigo:
> > = Alt + 62
16
Cmo se muestran los registros del campo Apellidos? .....................................

4. Aplique el mismo formato al campo Categ.
Propiedad Formato para campos de tipo Fecha

1. Cambie a la Vista Diseo de la tabla Empleados.
2. Clic en el campo CONTRATO
3. En la propiedad Formato seleccione la Fecha mediana.
4. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Observe los resultados.
Cmo se muestran las fechas? ..........................................................................

Nota: El formato aplicado en una fecha mediana es dd/mmm/aa
5. Ahora, modifique la propiedad formato a Fecha Larga.
6. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Si es necesario modifique el
ancho del campo Contrato para ver los resultados.
El formato aplicado en una fecha Larga es: dddd, dd de mmmm de aaaa
7. Finalmente, en la propiedad Formato escriba:
dd-mmm-aaaa
Cmo se muestra su campo Contrato?

Cul ser el cdigo para que la fecha se muestre como Enero-01/2003?
........................................................................................................................................
9. Guarde los cambios aplicados a su tabla.
Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validacin y Texto de Validacin

En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a valores
por encima de 530 (sueldo mnimo).
1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseo.
2. Clic en el campo Sueldo.
3. En la propiedad Regla de Validacin escriba:
> =530
4. En la propiedad Texto de Validacin escriba:
Error. El sueldo no puede ser menor al mnimo

6. Para el primer sueldo, escriba 400 y pulse Enter.
Permite Access ingresar este valor? ......................................................
17
7. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso.
Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual.

8. Cambie a la vista diseo y sseleccione el campo Contrato.
9. En la propiedad Regla de Validacin escriba:
<= Ahora( )
10. En la propiedad Texto de Validacin escriba:
Error. Fecha incorrecta

12. Para el primer registro, escriba como Fecha el 10-10-2013 y pulse Enter.
Permite Access ese valor? ................................................................................

13. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso.
Finalmente en este ejercicio se pide que el campo Categ slo permita el ingreso de
alguno de los siguientes textos: A, B, C y D.
14. Cambie al diseo de la tabla Empleados.
15. En la regla de validacin del campo Categ escriba:
IN (A,B,C,D)
y en el texto de validacin escriba:
Error. Categoras de A - D
17. Para el primer registro, escriba H en la Categ
Permite Access el ingreso de este valor? ..........................................................
Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada

Al finalizar, usted podr aplicar una plantilla para el ingreso de fechas y de telfonos.
2. Clic en el campo Contrato, Borre el formato establecido y escriba como
mascara de entrada: 99/99/9999
3. Luego, en el campo Fono, escriba la siguiente mascara de entrada:
(511) 999-9999
4. Guarde la tabla y escriba los siguientes valores en los registros respectivos:
Contrato Telefono
010199 4523333
030897 4847888
020698 4254777
Observe que al ingresar los telfonos, las
080898 3652254 celdas se rellenan con el diseo preparado en
la mscara de entrada, y que an a pesar de
5. Guarde los cambios y cierre ser un campo de tipo texto, slo soporta
la tabla. ingreso de nmeros.
18
Otro ejemplo de mascara de entrada se puede aplicar a los campos de tipo texto.
1. Abrir la tabla Cargos y cambie a la vista diseo.
2. En el campo Cargo, escriba la siguiente mascara de entrada.
>?<????????????????????
3. Guarde los cambios y abra la tabla cargos.
4. Escriba en los siguientes cargos:
8 Soporte Tcnico
9 Supervisor
Debe notar que la letra inicial se muestra en mayscula, mientras el resto de texto en
minscula.
NOTA PARA EL PROFESOR: Pedir los archivos con anticipacin para la prxima
clase que toca el tema de importar y vinculara. La peticin lo hacen a este
correo laavallejos@sise.edu.pe
Importar, vincular y exportar datos

En estos ejercicios se ver la forma de importar datos de diversas fuentes: de otras
bases de datos de Access, de libros de Excel y de archivos de texto.
1. Abra la base de datos Venta
2. En esta base de datos se harn todas las pruebas de este laboratorio.
Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos.
En este ejercicio se importarn tablas de otra base de datos hecha en Access Neptuno
que el instructor les proporcionara.
1. En la ficha Datos Externos, ubique el grupo Importar y Vincular y
hagaclic en el botn Access
2. Pulse Examinar y seleccione la base de datos Ejemplo de la carpeta
capitulo04.
3. Clic en Abrir y luego clic en Aceptar.
En la ventana Importar objetos, se presenta la siguiente ventana:
1. Haga clic en Seleccione las tablas que se muestran en la figura y luego en
clic Aceptar.
2. Cierre la ventana que aparece. Ahora, su
base de datos debe contener 5 tablas.
Ejercicio 2: Importar datos de Excel.

Para importar tablas de Excel, la forma ms sencilla es asignar nombres a las tablas
de Excel y usar el asistente para importar. En este ejercicio se importar las
Categoras que se encuentran en la hoja1 del libro Datos.
1. Abra el libro Datos.xlsx
19
2. En la hoja1, haga clic en la celda B9.

3. Pulse las teclas CTRL + * para seleccionar toda la tabla.
4. Luego, en la ficha Frmulas, elija el botn Asignar nombre.
5. El nombre para la tabla ser Lista1. Clic en Aceptar.
6. Cierra el libro de Excel y elija el botn guardar.
7. Ahora, en Access, elija la ficha Datos Externos, y en el grupo Importar y
vincular, haga clic en el botn Excel.
8. Use el botn Examinar, y seleccione el libro Datos en la carpeta Clase04.
9. Clic en abrir y luego aceptar.
10. En el primer paso del Asistente, seleccione la opcin Mostrar Rangos con
nombre y seleccione el nombre de rango que defini (en nuestro caso
Lista1).
11. Haga clic en Siguiente. En el segundo paso active la casilla Primera fila
contiene encabezados de columna para que se tomen como
encabezados de campos.
12. Siguiente. En este paso puede especificar opciones de importar. Para

nuestro caso, elija Siguiente.
13. Ahora, cuando el asistente solicite una clave principal, responda Sin clave
principal.
14. Siguiente. En el ltimo paso, escriba el nombre de la tabla. En nuestro

caso Categoras y haga clic en Finalizar.
15. Cerrar la ventana que aparece.
16. Abra la tabla Categora Se debe haber importado una tabla con 19
registros.
Practique lo aprendido.
Realice el procedimiento necesario para importar los datos de la hoja2 del libro Datos.
El nombre de la tabla debe ser: Clientes y se deben importar 91 registros.
Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto.

Para importar datos de archivos de texto se usar tambin el asistente. En este
ejercicio se importarn los datos del archivo Proveedores.txt
20
1. En Access, elija la ficha Datos Externos, y en el grupo Importar y

vincular haga clic en el botn archivo de texto.
2. seleccione el archivo Proveedores.txt que se encuentra en la carpeta
Clase04 y haga clic en Abrir, luego Aceptar.
3. En el primer paso del Asistente, seleccione la opcin Delimitado y haga
clic en Siguiente.
4. En este paso, active la casilla Primera fila contiene nombres de campos

y elija como delimitador de campos el Punto y coma.
5. Siguiente. Complete el asistente y haga clic en Finalizar.

6. Se deben de haber importado 10 registros.
Realice el procedimiento necesario para importar los datos de archivo de texto

Pedidos que se encuentra en la carpeta Clase04.
Campos de Bsqueda
Los campos de bsqueda nos permiten relacionar un campo con una lista
desplegable, para poder seleccionar el elemento que deseamos ingresar a nuestros
registros. Los elementos que se muestran en la lista, pueden ser de una lista que
debemos preparar o pueden ser tomados de una tabla o consulta.
Ejercicio 1 Con una lista de valores.
En este ejemplo se crear un campo de bsqueda para el campo Categora de la
tabla Empleados, el resultado debe mostrar el campo como:

2. Seleccione el campo Categ y haga clic en la ficha Bsqueda
3. En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado.

4. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Lista de Valores.
5. Finalmente, en la propiedad Origen de fila, escriba: A; B; C; D
6. Guarde los cambios.
7. Abrir la tabla Empleados y Haga clic en el primer registro del campo
Categora para ver el resultado.
21
Cambie el campo FormaEnvio de la tabla Pedidos para que muestre la
siguiente lista
Ejercicio 2: Con una tabla
En este ejemplo se crear un campo de bsqueda para el campo IdCargo de
la tabla Empleados para que muestre el campo Cargo de la tabla Cargos, como se
observa:

2. Seleccione el campo IdCargo y clic en la ficha Bsqueda.
3. En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado.
4. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Tabla o Consulta.
5. En la propiedad Origen de fila, seleccione la tabla Cargos.
6. En Nmero de columnas, elija 2 para que se muestren los 2 primeros campos
de la tabla Cargos, es decir el campo IdCargo y Cargo.
7. Finalmente en la propiedad Ancho de columna, escriba 1; 3
Con esto, la primera columna tendr un ancho de 1 cm y la segunda un ancho
de 3cm.
8. Guarde los cambios y abra la tabla empleados para ver el resultado.
1. Cambie el campo IdZonal de la tabla Empleados para que muestre el campo

Zonal de la tabla Zonales.
Nota:
Nro. de columnas: 2
Ancho de columna: 0;3
2. Realice un procedimiento parecido para mostrar los siguientes campos de

bsqueda con la tabla Pedidos. (Se debe mostrar el Nombre de los Clientes y
los Apellidos de los Empleados)
3. Realice un procedimiento parecido para mostrar en la tabla Productos, el

Nmero de los Proveedores y las Categora de las Categora
22
SESION
Temas
Clave principal
- Identificar y aplicar a los campos la clave principal.

- Establecer relaciones con las diferentes tablas de la base de dato.
- Modificar relaciones.
- Integridad referencial
Manejo de la vista hoja de datos
- Buscar y reemplazar datos

- Modificar el ancho y alto de las filas y columnas
- Mostrar u ocultar campos
Logros
Establecer una clave principal y
Relacionara tablas para unificar la base de datos.
Empleara la integridad referencial.
Manejar a la perfeccin la vista hoja de datos
23
Clave Principal
En el caso de la tabla Detalles de Pedidos, a simple vista no se encuentra un campo
como clave principal. En este caso, se usarn los campos IdPedido como clave
principal
1. Abra la tabla Detalles de Pedidos y cambie a la vista Diseo.
2. Seleccione los campos IdPedido
3. Haga clic en el botn ClavePrincipal
4. Guarde los cambios realizados.
Verificar que los siguientes campos tengan clave principal:
IdCargo (Tabla Cargo), IdZonal (Tabla Zonal), IdEmpleado (Tabla

Empleado), IdProveedor (Tabla Proveedores), NumerodePedido (Tabla
Pedidos), NumerodePedido (Tabla DetalledePedidos), IdCategoria (Tabla
Categora), IdProducto (Tabla Producto) e IdCliente (Tabla Cliente).
Ejercicio 1: Relaciones
Las relaciones vinculan 2 tablas mediante un campo comn. Con ellas evitamos
duplicidad de datos y mantenemos un enlace entre registros de diferentes tablas.
Establecer Relaciones
El primer paso para establecer relaciones, es ver que tablas se deben vincular. En
nuestro ejemplo, se establecer una relacin entre las tablas Pedidos y Clientes, a
travs del campo IdCliente
Para establecer la relacin, los campos a relacionar deben ser del mismo tipo y
tamao. Es decir el campo IdCliente de la tabla Clientes debe ser del mismo tipo y
tamao que el campo IdCliente de la tabla Pedidos.
1. Abra la tabla Clientes y cambie a la vista Diseo.

2. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamao a Entero largo.
4. Abra la tabla Pedidos y cambie a la vista Diseo.
5. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamao a Entero largo.
Ahora, estableceremos la relacin entre ambas tablas.
7. En la ficha Herramientas de Base de Datos, haga clic en el botn Relaciones

8. En la ventana Mostrar tabla, agregue la tabla Pedidos y Clientes.
9. Cierre la ventana Mostrar tabla.
10. En la ventana de relaciones, arrastre el campo IdCliente de la tabla Clientes
sobre el IdCliente de la tabla Pedidos. Luego, haga clic en el botn Crear.
24
11. Observe la relacin establecida.
12. Pulsar Ctrl + W para Guardar los cambios de la ventana de Relaciones.
1. Establezca una relacin entre la tabla Pedidos y Empleados. La relacin ser
con el campo IdEmpleado.
Ejercicio 2: Modificar Relaciones

Para modificar una relacin, es necesario entrar a la ventana de relaciones y modificar
las opciones de la relacin establecida.
1. Use la ficha Herramientas de Base de Datos, Botn Relaciones

2. Haga doble clic sobre la lnea de la relacin de las tablas Pedidos y Clientes.
3. Active la casilla de ExigirIntegridad Referencial.
4. Clic en Aceptar. Guarde los cambios realizados en la ventana de relaciones.
Ejercicio 3: Integridad Referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar
que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se
eliminan ni modifican accidentalmente. Gracias a la Integridad Referencial:
a) No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un
empleado si existen pedidos asignados a dicho empleado.
b) No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro
tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un
empleado si existen pedidos asignados a ese empleado.
25
Para probar la funcionalidad de la integridad referencial:

1. Abra la tabla Clientes.
2. Modifique el IdCliente del primer registro. Escriba 20001.
3. Haga clic en algn campo del registro 2.
4. La integridad referencial aplicada en el ejercicio anterior no permite dicho
cambio ya que existen pedidos de dicho cliente.
5. Pulse ESC para cancelar los cambios. Cierre su tabla.
Actualizar en cascada
En este ejercicio se modificar las opciones de la integridad para que se acepten

cambios en la clave principal de la tabla Clientes.
1. Modifique la relacin entre las tablas Pedidos y Clientes.
2. Active la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haga clic
en Aceptar.
3. Guarde los cambios realizados en la venta de relaciones.

Para probar la funcionalidad de la opcin seleccionada:
4. Abra la tabla Clientes.

5. Modifique el idCliente del primer registro. Escriba 50.
6. Guarde los cambios de la tabla. Access no pone reparos en la modificacin del
registro.
7. Ahora, abra la tabla Pedidos. Observe que los pedidos que se mostraban para
el cliente 1 ahora se actualizaron a 50
8. Cierre la tabla Pedidos.
9. Finalmente, restaure el valor original de cliente modificado.
1. Establezca todas las relaciones entre las distintas tablas de su base de datos.
Exija integridad referencial entre ellas.
2. Su ventana de relaciones debe ser similar a:
Nota:
Si no puede relacionar las tablas con facilidad por favor revisar las
tablas para ver si cumplen con los requerimientos establecidos por
Access (analice bien).
26
3. Guarde las relaciones establecidas y cierre su base de datos.
Manejo de la vista hoja de datos

Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos.
1. Habr la tabla Productos en la Vista Hoja de datos y hacer clic en el botn
Buscar y Reemplazar, Aparecer el cuadro Buscar y Reemplazar:
2. Coloque los siguientes parmetros como se muestra la figura, clic en Buscar.
3. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin

Reemplazar. Ingresa los parmetros al cuadro de dilogo de la siguiente forma:
27
Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas

Estando en la tabla Productos. Ubquese en el campo UnidadesEnExistencias
Active la ficha inicio en la seccin Registro haga clic en el botn Ms.
Ingrese el ancho del campo ancho del campo y acepte
Ejercicio 3 Inmovilizar campos
Despliegue el botn Ms de la ficha Inicio.

Clic en Inmovilizar campos.
Para desactivar realice los mismos pasos pero en vez de

inmovilizar campos haga clic en Liberar campos
Ejercicio 4 Ocultar campos
Ubiques en uno de los campos

Clic en el botn Mas de la ficha inicio
Clic en Ocultar Campo
Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos
Clic en el botn Mas de la ficha inicio

Clic en Mostrar Campos
Active la casilla de verificacin del campo que
desea mostrar
Clic en Cerrar
Ejercicio 6 Formato de registro
En la ficha inicio fragmento Formato de texto cambie las opciones como se
muestra en la figura
28
SESION
Temas
Consultas
- Descripcin de los tipos de consulta

- Criterios de seleccin
- Consulta de campo calculado
- Funciones en las consultas
Logros
Crear consultas con una o ms tablas.
Empleara criterios para sus consultas.
Crear consultas con campos calculados.
Utilizar funciones en las consultas.
29
CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos
de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer
o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se
llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de
creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access
sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se
estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que
no es objeto de este curso.
Abra la base de datos Ventas de la carpeta Clase01.
Esta base de datos ya la conoce, pues es la que diseo en el sesion anterior.
Ejercicio 1: Consultas simples.

Se pide crear una consulta que muestre los pedidos despachadas al cliente BLONP.
El primer paso es determinar con que tabla o tablas es necesario trabajar. En nuestro
ejemplo, se trabajar con la tabla Pedidos.
1. Haga clic en la ficha Crear

2. En el grupo Consultas elija Diseo de Consulta
3. En la ventana Mostrar Tabla, seleccione la tabla Pedidos y use
el botn Agregar.
4. Cierre la ventana Mostrar tabla. Su ventana debe ser similar a:
rea de tablas
Cuadricula
30
5. En la cuadricula, debe agregar los campos que quiere mostrar en la consulta. Para
nuestro ejemplo, arrastre el campo NumeroPedido a la primera columna de la
cuadricula. Haga lo mismo con los campos FechaPedido e IdCliente.
6. Finalmente, debe establecer un criterio, en el ejemplo, se pide mostrar las facturas
del cliente BLONP. Debajo del IdCliente, en la fila de criterios, escriba BLONP. El
resultado debe ser como la imagen.
7. Use el botn para ver los resultados.

8. En la barra de estado, se muestran el nmero de registros afectados por el
criterio. Se debe mostrar 3 registros.
Guarde la consulta como Ejercicio0.
Ejercicio 2: Consultas con 2 o ms tablas.

Se pide crear una consulta que muestre el NumeroPedido, Nombre del Producto, el
Precio, Stock y la categora con la condicin que sea bebibles
En este ejemplo, se debe trabajar con las tablas Detalles de Pedidos y Producto.
1. Haga clic en la ficha Crear
2. En el grupo Consultas elija el botn Diseo de Consulta.
3. Con la ventana Mostrar Tabla, agregue las tablas Detalles de Pedidos y
Producto.
4. En la cuadricula, arrastre los campos que se solicitan mostrar: NumeroPedido,
NombreProducto,PrecioUnidad, Cantidad y Descuento
5. En el campo IdCategoria, agregue el criterio, es decir escriba el numero de la
categora que desea listar (1). La cuadricula se debe mostrar como:
31
6. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 14 registros.

7. Guarde la consulta como Ejercicio1.
Ejercicio 3: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas y escriba el criterio establecido en la cuadricula del
diseador de consultas:
Nota: los campos a mostrar sern de la tablas asignadas, tal como se muestran en las
cuadriculas de los ejercicios.
1. Listar Pedidos emitidas el 8 de Julio del 1996. Se deben mostrar 2 registros.
Campo NumeroPedido NomCliente NombreContacto Pais FechaPedido

Tabla Pedido Clientes Clientes Clientes Pedido
Criterio
Guarde la consulta como Ejercicio2

2. Listar los detalles despachados del pedido 10257. Se deben mostrar 3 registros.
Campo NumeroPedido NombreProducto PrecioUnidad Cantidad Descuento

Tabla Detalles de productos productos Detalles de Detalles de
pedidos pedidos pedidos
Criterio
Ejercicio 4: Criterios para Nmeros y Fechas

Los campos de tipo Numrico y Fecha usan operadores de comparacin como: (>, <,
>=, <=, =, entre, etc.) para establecer criterios.
Se pide crear una consulta que muestre los Productos con menos de 20 unidades en
Stock.
Crear una consulta con la tabla Productos.

1. En la cuadricula, agregue los campos Idproducto, NombreProducto y
UnidadesenExistencia, en el criterio del campo UnidadesenExistencia,
escriba la siguiente expresin: <20
3. Guarde la consulta como Ejercicio5 y luego cierre el diseador de consultas.
Si desea especificar un intervalo de nmeros o fechas, por ejemplo los Artculos cuyo
Stock se encuentre entre 50 y 100 unidades o las Facturas emitidas del 10 al 15 de
enero, puede usar el operador Entre.
Se pide crear una consulta que muestre los pedidos entregados en el mes de
Agosto del 1996.
1. Crear una consulta con la tabla Pedidos y Clientes.
32
2. En la cuadricula, agregue los campos INumeroPedido, NombreCliente y

FechaEntrega. En el criterio del campo FechaEntrega, escriba la siguiente
expresin:
Entre 01/08/1996 y 31/08/1996


Genere las siguientes consultas y escriba el criterio establecido en la cuadricula del
Nota: los campos a mostrar sern de la tablas asignadas, tal como se muestran en las
cuadriculas de los ejercicios.
1. Listar los pedidos antes del mes Agosto. Se deben mostrar 17 registros.
Campo NumeroPedido NombreCliente DirCliente FechaEnvio

Tabla Pedidos Clientes Clientes Pedidos
Criterio
Guarde la consulta como Consulta1

2. Listar los Productos cuyo stock sea de 50 a 100 unidades. (13 registros)
Campo IdProducto NombreProducto UnidadesExistencia NombreCategoria

Tabla Productos Productos Productos Categoras
Criterio

3. Listar las facturas emitidas del 15 de Julio hasta el 15 de Agosto de 1996.
Campo NumeroPedido NombreCliente DirCliente FechaEntrega

Tabla Pedidos Clientes Clientes Pedidos
Criterio
Ejercicio 6: Criterios para Textos

Los campos de tipo Texto aceptan el uso de comodines. As por ejemplo, usted podr
listar los Clientes cuyo nombre empiece con la letra C o los Artculos cuyo segundo
carcter sea A. Los comodines que se usaran son: * (el asterisco reemplaza una
cadena de caracteres) y el ? que reemplaza un solo carcter.
Se pide crear una consulta que muestre los Clientes cuyo nombre inicie con la letra A
1. Crear una consulta con la tabla Clientes.
33
2. En la cuadricula, agregue los campos IdCliente, NombreCliente y DirCliente,

en el criterio del campo NombreCliente, escriba la siguiente expresin: A*
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar. registros.
El uso del asterisco puede ser *A y ubicar los Clientes cuyo nombre termine en A o
en el caso de *A* los clientes cuyo nombre contenga la letra A. Por ejemplo se pide
ubicar a los Artculos que contenga el texto MB en el nombre.
1. Crear una consulta con la tabla Productos.

2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto , NombreProducto y
UnidadesEnExistencia, en el criterio del campo NombreProducto, escriba la
siguiente expresin: *MB*
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar.. registros.
El ? reemplaza un solo carcter y es obligatorio que la expresin se encierre entre

comillas. Por ejemplo se desea mostrar clientes cuyo nombre tenga como tercer
carcter la letra D.
1. Crear una consulta con la tabla Clientes.

2. En la cuadricula, agregue los campos IdCliente, NombreCliente y DirCliente, en
el criterio del campo NombreCliente, escriba la siguiente expresin: "??D*"
3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar.. registros.
Ejercicio 7: Practique lo aprendido

Generar las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el
1. Listar los Clientes cuya direccin sea una Avenida Nmeros de

registro.
Campo IdCliente NombreCliente DirCliente

Tabla Clientes Clientes Clientes
Criterio

2. Listar los Clientes cuyo apellido sea Garca. Se deben mostrar. registros.
Campo IdCliente NombreCliente DirCliente

Tabla Clientes Clientes Clientes
Criterio
34
3. Listar los productos cuyo nombre contenga en el 4to carcter sea V. Se

deben mostrar. registros.
Campo Idproducto NombreProducto UnidadesEnExistencia

Tabla Productos Productos Productos
Criterio
4. Listar los Productos que sean Cerveza y Carne.
Campo Idproducto NombreProducto UnidadesEnExistencia

Tabla Productos Productos Productos
Criterio
Guarde la consulta como Consulta7.
Ejercicio 1 Campos Calculados

Son campos obtenidos a travs de frmulas no son guardados en tablas, es necesario
crear consultas que permitan calcular dichos valores. As usted podr obtener un
recargo de los precios de sus artculos o el IGV de cada producto.
Se pide crear una consulta que muestre el Descuento (10% del PreArticulo) y el
Precio al Pblico (PreArticulo menos Descuento).
1. Crear una consulta con la tabla Productos.

2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto y
PrecioUnidad.
3. En la siguiente columna vaca de la cuadricula, escriba la siguiente expresin:
4. PrecioUnidad * 0.10
5. Ejecute la consulta. Observe que se agrega una columna con el nombre de
Expr1.
6. Cambie a la vista diseo y observe que Access cambi al expresin, aadiendo
corchetes en el nombre de campo y el prefijo Expr1
Expr1: [PrecioUnidad] * 0.1
El campo calculado necesita un ALIAS el cual se muestra en la hoja de datos.
Reemplace el texto Expr1 por Descuento y ejecute la consulta. Observe que ahora el
campo se muestra como Descuento.
7. Cambie la vista diseo. En el campo Descuento, use el Clic Derecho, elija
Propiedades, se muestra la Hoja de Propiedades y en la opcin Formato
elija Fijo.
8. Ejecute la consulta. Observe que el campo descuento se muestra ahora con 2
decimales.
35
Cambie a la vista diseo y escriba la expresin usada para calcular el Precio Pblico
(PrecioUnidad menos Descuento).
Qu Expresin us?.................................................................................
Ejecute la consulta. El resultado debe ser
como:
Ejercicio 2: Funciones
Se pide crear una consulta que asigne 30 como Gastos de Envo para los productos
de la categora Multimedia
1. Crear una consulta con la tabla Productos y Categoras

2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto,
Preciounidad (tabla Productos) y Nombre (tabla Categoras)
3. En la siguiente columna de la cuadricula, escriba la siguiente expresin:
SiInm([Nombre]="Condimentos",30,0)
4. Ejecute la consulta y cambia a la vista diseo.
5. El nombre de este campo debe ser Gastos de Envo y debe mostrar 2
decimales.
6. Ejecute la consulta y observe que solo los productos de multimedia se
muestran con Gastos de envo de 30.

Genere las siguientes consultas y escriba las expresiones usadas:
1. Calcular el Monto (PrecioPublico por Cantidad menos el descuento) de los

registros de la tabla Detalle de Pedido y la tabla Productos.
Expresin usada: ................................................................................................

Guarde la consulta como Consulta8.
36
SESION
Temas
Consultas Avanzadas
- Consultas de totales
- Consultas usando parmetros
- Consulta de referencia cruzada
Logros
Crear consultas estableciendo un resumen con totales.
Personalizara la consulta usando parmetros como criterios.
Cruzara datos de las tablas para obtener una informacin ms generalizada.
37
Consultas Avanzadas
Ejercicio 1 Consulta con Totales
Estas consultas permiten calcular un resumen. Agrupan los registros de acuerdo a un
campo (por ejemplo de acuerdo al ao, a la Categora, etc.) y usan funciones para
resumir otros campos.
Se pide crear una consulta que permita calcular el Total de Stock por Categora del
producto. El resultado debe ser como:
1. Crear una consulta con la tabla Producto y Categoras

2. En la cuadricula, agregue los campos NombreCategoria (tabla Categoras) y
UnidadesEnExistencia (tabla Productos).
3. Elija la Ficha Diseo deHerramientas de Consultas. Ahora, en el grupo
Mostrar uOcultar active el botn Totales.
4. Ahora, en la fila Total, cambie el diseo para que se muestre como:
5. Ejecute la consulta y observe el resultado.

6. Cambie la vista diseo y cambie el alias a su consulta. El diseo debe ser
como:
7. Ejecute la consulta y observe el resultado.

8. Cambie al diseo y agregue a la consulta el campo IdProducto. En la fila del
total elija la funcin Cuenta y cambie el alias a Nro de Productos. Ejecute la
consulta para que se muestre como:
38

Generar las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el
diseador:
1. Mostrar el nmero de Pedidos por Cliente. El resultado debe ser como:
Campo
Tabla
Total

2. Listar el monto por Pedido (debe obtener una sumatoria del Monto:
(PrecioUnidad por cantidad). El resultado debe ser como:
Campo
Tabla
Total
Ejercicio 3: Usar Consultas como origen de otras consultas

Usted puede usar una consulta para crear otra. Por ejemplo, en nuestro caso
usaremos la consulta 13 para crear una consulta ms completa.
39
1. Crear una consulta con la tabla Clientes, Pedido y la Consulta10

2. En la cuadricula, agregue los campos NumeroPedido(tabla Pedido),
NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedido) y Monto
(consulta 13).
3. Ejecute la consulta. El resultado se muestra como la figura:

Usando la consulta Ejercicio11, genere las siguientes consultas y escriba la cuadricula
que se muestra en el diseador de consultas.
1. Mostrar el Monto despachado por Cliente. El resultado debe ser como:
Campo
Tabla
Total
2. Guarde la consulta como Consulta11
Ejercicio 5: Usar Parmetros.

Los criterios usados en nuestras consultas pueden ser dinmicos. Por ejemplo, vamos
a crear una consulta que solicite una fecha y muestre las facturas de dicha fecha.
40
1. Crear una consulta con la consulta Ejercicio11

2. Agregue todos los campos de la consulta.
3. En el criterio del campo fecha escriba [Fecha a consultar:]
4. Ejecute la consulta.
5. Observe que se muestra una ventana como:
6. Escriba 16/08/1996y haga clic en Aceptar.

7. Observe los resultados. Cambie a la vista diseo y ejectela otra vez.
8. Escriba 05/08/1996y clic en aceptar para comprobar que la consulta es
dinmica.

Generar las siguientes consultas de parmetros y escriba la cuadricula que se
muestra en el diseador de consultas:
1. Usando la tabla productos y Categoras, crear una consulta que solicite la

categora del Artculo y que muestre los artculos de dicha Categora.
Campo IdProducto NombreProducto UnidadesEnExistencia NombreCategoria

Tabla Productos Productos Productos Categoras
Criterio

2. Usando la consulta Ejercicio12, crear una consulta que solicite una fecha
inicial y una fecha final. Se deben mostrar las facturas entre ese intervalo de
fechas.
Campo NumeroPedido NombreCliente FechaEnvio Monto

Tabla ejercicio11 ejercicio11 ejercicio11 qejercicio11
Criterio
41
Consulta de tablas de referencia cruzada

Las consultas de tabla de Referencias Cruzadas, permiten analizar datos usando 2
entradas (de filas y columnas), agrupando registros y calculando totales con los
valores incluidos.
Ejercicio 1
En nuestro ejemplo se pide crear una consulta de tabla de Referencias cruzadas que
muestre el nmero de Facturas despachadas a los clientes de acuerdo al ao de
facturacin.
Observe que el Nombre de Cliente se usa como Filas, el pas se usa como Columnas
y GastoDe Envio es el Valor que se calcula.
1. Crear una consulta con las tablas Pedidos y Clientes.
2. Agregue los campos NombreCliente (tabla Clientes), Fecha de envi Numero
de pedido (tabla Pedidos).
3. En el grupo Tipo de consulta, use el botn General para cambiar la consulta
a Referencia Cruzada.
4. Cambie el diseo de la consulta para que se muestre como:
5. Observe que el campo se ha tomado el mes del campo Fecha.

6. Ejecute la consulta y observe los resultados.
7. Guarde la consulta como Referencia1
42
Ejercicio 2: Otro Ejemplo.

Se pide ahora, mostrar el nmero de facturas mensuales emitidas por cliente, El
resultado debe ser como:
Observe que el nombre de cliente se usa como Filas, el nombre del Mes de las
fechas de las facturas se usan como Columnas y el nmero de pedido es el Valor
que se calcula.
1. Crear una consulta con las tablas Pedidos y Clientes.

2. Agregue los campos NombreCliente (tabla Clientes), Fecha de pedido y
Nmero de pedido (tabla Pedidos).
3. Cambie su consulta a Referencia Cruzada, en el grupo Tipo de Consulta
elijala opcin General.
4. Cambie el diseo de la consulta para que se muestre como:
5. Observe la frmula en el encabezado de columna fecha pedido.

6. Ejecute la consulta y observe los resultados. (para ver los meses en orden,
debe arrastrarlos a la ubicacin esperada)
7. Guarde la consulta como Referencia2.

Genere las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el diseador
de consultas:
1. Usando la tabla productos, Clientes, Detalle de Pedido, Pedidos y Categoras,

genere una consulta que muestre el total de pedidoa por Cliente y Categora:
Campo
Tabla
Total
Tab Ref cruz
Guarde la consulta como Referencia3

2. Usando las tablas productos, Detalles de Pedidos, Pedidos y Categoras,
calcule en total mensual de pedidos (cantidad) por Categora.
Campo
Tabla
Total
Tab Ref cruz
43
SESION
Temas
Examen parcial
- Crear una base de datos

- Crear tablas y modificar sus propiedades
- Relacionar las tablas
- Resolver las consultas de seleccin que proponen
Logros
Reforzar los conocimientos en la creacin de base de datos con sus tablas.
Identificara que propiedad le corresponde segn el tipo dato que tenga el campo.
Establecer que tipo de relacin aplicara a las tablas.
Consultara los datos estableciendo diferentes criterios.
44
Examen Parcial
1. Crear la siguiente base de datos relacionada, tal como se muestra en la figura.
(7 Ptos.)
Llenar los datos de las tablas creadas anteriormente

Tabla Administradores
Tabla Cines
Tabla Distritos
45
Tabla Pelculas
Tabla Proveedores
Tomar en cuenta los siguientes aspectos segn su criterio

Aplicar la regla de validacin junto al texto de validacin.
Tamao de campo
Formato
Mascara de entrada
Requerido, etc.
2. Crear las siguientes consultas:: (13 Ptos.)

Utilizando las tablas Administradores y Distritos, crear una consulta que
permita mostrar los campos de : Nom_adm, Tlf_adm, Nom_dis. Guardarla
como : ADMDIST
Utilizando las tablas Administradores, Cines y Distritos, crear una
consulta que permita mostrar los campos de : Cod_cine, Nom_adm,
Num_salas, Nom_dis. Guardarla como : ADMCINDIST
Utilizando la tabla Pelculas, crear una consulta que permita mostrar los
campos de : Nom_pelicula, Genero_pelicula, Duracin, Idioma_pelicula,
Resea_pelicula. Guardarla como : PELITERROR siempre y cuando sean
del genero terror
Utilizando las tablas Pelculas y Proveedores, crear una consulta que
permita mostrar los campos de : Nom_pelicula, Genero_pelicula,
Nom_proveedor, Email_proveedor. Guardarla como : PELIPROV
Utilizando la tabla Proveedores, crear una consulta que permita mostrar
los campos de : Cod_proveedor, Nom_proveedor, Ruc_proveedor.
Guardarla como : NOMPROV siempre y cuando sean de tipo S.R.L.
Utilizando la tabla Administradores, crear una consulta que permita
mostrar todos los campos. Guardarla como : ADMDIREC siempre y cuando
en el campo de direccin comiencen como Jr
46
Utilizando la tabla Cines, crear una consulta que permita mostrar todos los
campos. Guardarla como : BUTACA<=10000 siempre y cuando el campo
de Num_butaca sea <=10000
Utilizando la tabla Distritos, crear una consulta que permita mostrar todos
los campos. Guardarla como : NOMDIST siempre y cuando en el campo de
Nom_dis comience con S
Utilizando las tablas Cines y Peliculas, crear una consulta que permita
mostrar los campos de : Cod_cine, Num_salas, Num_butacas, Foto_cine,
Nom_pelicula, Genero_pelicula, Foto_pelicula. Guardarla como :
CINEPELICULA
Guardar la Base de Datos CINE en el escritorio, luego pasarlo a donde indique el Prof.
SUERTE
47
SESION
Temas
Consultas de Accin.
- Crear consultas de actualizacin.

- Crear consultas de creacin de tablas.
- Consultas de anexar datos
- Consultas de eliminacin.
Logros
Actualizara los datos de la tabla segn el criterio.
Crear nuevas tablas desde una consulta
Copiara datos de una tabla a otra anexando los datos travs de la consulta
Eliminar datos segn el criterio que proponga
48
Consultas de Accin
A diferencia de las consultas de seleccin, estas consultas modifican los registros de
una o ms tablas. Estas consultas actualizan los valores de un campo. Se pueden
establecer criterios.
Ejercicio1 consulta de actualizacin.
Se pide crear una consulta de actualizacin que incremente los precios de los
Artculos en un 25%.
1. Abra la tabla Productos y observe los precios actuales:
2. Luego, debe crear una consulta con la tabla Productos.

3. En la cuadricula, agregue el campo PrecioUnidad.
4. Modifique el tipo de consulta a una consulta de Actualizacin. En el grupo Tipo
de Consulta elija el tipo de consulta Actualizar.
5. En la fila Actualizar a, escriba la frmula que incremente el precio en un 25%.
El diseo de su consulta debe ser: (es obligatorio el uso de corchetes)
6. Ejecute la consulta y responda S a la confirmacin. Los registros se

actualizarn, aunque usted no vea ningn resultado todava.
7. Ahora, guarde la consulta como Actualizar Precios. Observe el icono
caracterstico de este tipo de consulta.
8. Para ver como trabaj la consulta, abra nuevamente la tabla Artculos y
observe los nuevos precios:

Genere las siguientes consultas de actualizacin y escriba la cuadricula que se
Agregue 100 unidades al Stock a todos los productos de la categora Lcteos
49
Campo
Tabla
Actualizar a
Criterio
Guarde la consulta como Incrementar Stock.
Ejercicio 3: Consultas de Creacin de tablas.

Se pueden crear tablas a partir del resultado de una consulta de accin. En este
ejemplo, se pide crear una consulta que genere una tabla con todos los Productos de
la Categora Quesos
1. Crear una consulta con las tablas Productos y Categoras.
2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto,
precioUnidad, UnidadesEnExistencias tabla Productos) y
NombreCategoria (tabla Categoras)
3. Modifique el tipo de consulta a una consulta de creacin de tabla. En el
grupo Tipo de Consulta elija el tipo de consulta Crear Tabla.
4. Escriba Productos Quesos como nombre de la tabla a crear. Haga clic en
Aceptar.
5. Finalmente, en el campo NombreCategoria establezca como criterio
Quesos.
6. Ejecute la consulta y responda S a la confirmacin.
7. Ahora, guarde la consulta como Generar Tabla. Observe el icono
caracterstico de este tipo de consulta.
8. Observe que ahora se muestra una tabla con el nombre especificado en la
consulta.

Genere las siguientes consultas de creacin de tabla y escriba la cuadricula que se
1. Crear la tabla Pedidos del mes de Agosto, que muestre el IdPedido,

NombreCliente y Fecha de los pedidos emitidas en el mes de agosto.
Campo IdFactura NomCliente Fecha

Tabla Facturas Clientes Facturas
Criterio
Guarde la consulta como Crear Tabla1.
Ejercicio 5: Consultas para anexar datos.

Genere una copia de la tabla clientes
1. Clic derecho sobre la tabla clientes, clic en copiar

2. Luego clic derecho, opcin pegar, aparece el siguiete cuadro.
50
3. Como ve en la figura establezca el nombre y active la opcin Estructura

solamente.
4. Clic en el botn aceptar
Haremos la consulta para anexar datos a la tabla Clientes_Backup.

5. Clic en la ficha crear, seccin consulta, clic en diseo de consulta.
6. Seleccione la tabla cliente y agregue todos los campos
7. Como criterio coloque en cargo de cliente Representante de ventas y en Pas
Alemania.
8. Luego haga clic en el botn anexar
Se muestra la siguiente ventana:
9. Seleccione la tabla Clientes_Backup.

10. Ahora ejecute la consulta:
11. Si muestra este mensaje quiere decir que el anexado de datos ha sido
satisfactorio.
12. Haga clic en el botn s.
13. Verifique la tabla Clientes_Backup, debe tener los siguietes datos:
51
Guarde la consulta con el nombre Anexado1
Ejercicio 2 practique lo aprendido
Anexar a todos los asistentes de Brasil a la tabla Clietes_Backup.

Anexar a todos los clientes que viva en Avenida
Anexar a todos los contactos que trabajen en ventas
Anexar los mexicanos que sean propietarios
Ejercicio 4 Consultas de eliminacin

1. Clic en la ficha crear, seccin consulta, clic en diseo de consulta.
2. Seleccione la tabla Clientes_Backup y agregue todos los campos
3. Como criterio coloque en cargo de cliente Representante de ventas y en Pas
Alemania.
4. Luego haga clic en el botn
Ahora ejecute la consulta
5. Haga clic en el botn si para eliminar dichos registros
Nota: si no coloca un criterio en una consulta de eliminacin, el resultado ser

que todo el dato de la tabla se elimina.
52
SESION
Temas
Informes.
- Crear el informes
- Reconocer las secciones de un informe
- Establecer los campos de resumen
- Agregar subtotales al os informes
Logros
Crear informes
Reconocer las secciones que tiene un informe
Establecer los campos de resumen
Agregara los subtotales a los informes
53
Informes
Los informes son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una
base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar formato a los datos
dando lugar a un diseo atractivo e informativo en la pantalla o en las copias.
Ejercicio 1: Informe en Tablas

Un informe en tablas es un listado con datos de una o ms tablas. As, usted puede
tener un listado de productos, una relacin de clientes o un listado de Pedidos
despachados en un determinado periodo.
Para nuestro ejemplo, debe crear un informe que muestre el Nombre, Direccin,
Telfono, Ciudad y Pas de todos los Clientes de Brasil.
Realizar:
1. Crear una consulta con la tabla Clientes
2. Agregue los campos que se solicitan y ordene por el nombre del Cliente.
3. En el criterio del campo Pas, escriba Brasil.
4. Guarde la consulta como: Clientes por pas.
Para generar el informe:

1. En el panel de Navegacin, cambie a Todos los objetos de Access.
2. Haga clic en la consulta que acaba de crear.

3. Luego, vaya a la ficha Crear y en el grupo Informes, clic en el botn Informe.
54
4. Access genera un informe con los datos de la consulta y muestra el resultado

en la Vista Presentacin.
5. Las lneas punteadas que se muestran en la imagen, indican los cortes de

pgina. Observe que el informe se muestra en 2 pginas debido a que se est
usando una pgina vertical.
Para cambiar la orientacin de la pgina:
6. Haga clic en la ficha Configurar Pgina.
7. Seleccione el botn Horizontal.
8. Guarde el informe como Clientes por Pas.
Ejercicio 2: Reconocer las secciones

En estos ejercicios, se reconocer las secciones que conforman un informe, se ver la
forma de personalizar el diseo, agregando distintos elementos como: lneas,
imgenes y etiquetas.
1. Abra el informe Clientes por Pas.
2. Cambie a la vista diseo.
3. Se presenta una ventana que muestra las secciones de su informe:
55
Qu secciones se muestran?
Vaya a la ficha Diseo de la Herramientas de diseo de informe y ubique el grupo

Controles. Despliegue el botn Controles:
Al desplegar el comando
Controles se muestra
Ejercicio 3: Agregar imgenes: Para este ejercicio busque en internet

imgenes sobre EC NET y gualdelas
1. Haga clic en la seccin Encabezado del Informe
2. En el grupo Encabezado y pie de pgina, seleccionar el botn Logotipo.
3. Seleccione la imagen descargada de internet
4. Modifique el tamao del logo para tener una apariencia como la imagen:
Ejercicio 3 Aplicando un tema al informe

Puede cambiar todo el formato de su informe aplicando un tema integrado de Office.
Un tema cambia el tipo de fuentes, formato de los objetos, el fondo, etc.
Para aplicar un tema:
1. En el grupo Temas, despliegue el botn
Temas. Seale con el mouse cada uno de
los temas para ver su vista previa
56
2. Seleccione el tema Opulento. Luego, cambie al tema Metro
Qu cambios nota en su informe?......................................................................

.............................................................................................................................
Ejercicio 4: Campos de resumen

Access inserta un campo de resumen al final de cada informe. En el ejemplo se
muestra el nmero de clientes.
1. Haga clic en la seccin Pie de Informe
2. Observe el cuadro de texto que se muestra en esta seccin:
Qu funcin se muestra? ..................................................................................
3. Cambie a la Vista presentacin.
4. En la parte final del informe se debe ver el Nro. de clientes de Brasil.
Qu nmero se muestra?..................................................................................
5. Cambie a la vistaDiseo, seleccione el cuadro de texto del pie de informe y
elimnelo.
6. Luego, inserte un cuadro de texto y modifique la etiqueta. El cuadro se debe
mostrar como:
7. Cambie a la Vista Presentacin

Qu nmero se muestra?..................................................................................
8. Cambie a la vista Diseo.
Ejercicio 5: Mejorando el funcionamiento del informe.
1. En el encabezado del informe, aada un cuadro de texto.
2. Elimine la etiqueta que viene con el cuadro y en el objeto escriba =[Pas].
3. Cambie a la vista presentacin y modifica la posicin para que se muestre
como la figura:
4. Cambie a la vista Diseo.

5. Luego, elimine el campo Pas del Encabezado de pgina y del Detalle.
6. Cambie a la Vista presentacin o a vista Informes y observe los cambios.
7. Cierre su informe.
Aadiendo parmetros a la consulta

3. Abra la consulta Clientes por Pas
4. En la vista diseo, cambie el criterio del campo Pas a :
57
.................................................................................................................
[Escriba el pas a imprimir:]
5. Guarde los cambios realizados a la consulta.
6. Ahora, abra el informe Cliente por Pas. Access solicita el nombre del Pas a
listar.
7. Escriba Alemania y haga clic en Aceptar.
Cuntos clientes son de Alemania? .........................................................
Cuntos clientes son de Argentina? .........................................................
Cuntos clientes son de Italia?.................................................................

1. Genera un informe que muestre la relacin de Pedidos del mes de Julio, de
acuerdo al siguiente diseo:
Solucin:
1. Genere una consulta con las tablas Pedidos y Clientes.
2. Agregue los campos IdPedido (tabla Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes),
FechaPedido y GastosEnvo (tabla Pedidos).
3. Guarde la consulta como Pedidos por Fecha.
4. Luego, genere un informe con la consulta creada.
5. En el Pie del informe, agregue las funciones necesarias para calcular el
siguiente resumen:
Escriba las funciones usadas en cada cuadro de texto:

................................................................................................................................
................................................................................................................................
6. Guarde el informe con el nombre Pedidos por Fechas.
7. Finalmente, modifique la consulta para que solicite la Fecha Inicial y

FechaFinal del reporte.
Escriba el procedimiento usado para lograr esto:

................................................................................................................................
................................................................................................................................
58
8. Abra el Informe pedidos por Fechas.
Cuntos pedidos hay en Junio del 97?..................................................................

Cuntos pedidos hay en la primera quincena de Agosto del 97? ..........................
Ejercicio 7: Informes Agrupados.

La posibilidad de agrupar y ordenar los datos para que el conjunto tenga visualmente
ms sentido constituye una ventaja clave de los informes. Por lo tanto, en un informe
de ventas se pueden agrupar las ventas por regin, vendedor y trimestre, mostrando
subtotales as como un total general.
En este ejercicio, se va a desarrollar un informe de Productos agrupado por la
Categora del Producto. El diseo del reporte ser parecido a la imagen de la
siguiente pgina:
Crear la consulta
1. Crear una consulta con la tabla Productos, Proveedores y CategoraProducto.
2. Agregue los campos: CodigoProducto, NombreProducto (tabla Productos),
NomProveedor (tabla Proveedores), PrecioUnidad y UnidadesEnExistencia
(tabla Productos) y CategoraProducto (tabla CategoraProducto).
3. Guarde la consulta como: Productos por Categora y cierre la consulta.
Para generar el informe:
1. En el panel de Navegacin, haga clic en la consulta creada.
2. Vaya a la ficha Crear, y seleccione el comando Asistente para Informes del
grupo Informes
En el Asistente:
1. Agregue todos los campos de la consulta
2. Clic en Siguiente. Luego, elija el tipo de agrupamiento que necesitemos, en

nuestro caso ser a travs Por Categora.
59
3. Clic en Siguiente. Luego indique el orden de los detalles de cada grupo. En

nuestro caso ser por el IdProducto.
4. Clic en Siguiente. Ahora, seleccione la distribucin de sus encabezados.

(Seleccione Esquema)
5. Por ltimo, escriba un nombre para su informe Productos por Categora y haga
clic en Finalizar.
Qu seccin nueva se muestra? ...........................................................................
6. Guarde y cierre el informe.
Ejercicio 8: Agregar subtotales.

Una vez agrupado su informe, se deber obtener un resumen de cada grupo para
obtener subtotales. Este resumen se debe insertar en el Pie del grupo, el cual se
debe activar.
1. Abra el informe creado y cambie a la vista diseo.

2. En la ficha Diseo haga clic en el comando Agrupar y ordenar del
grupo Agrupacin y Totales:
3. En la parte inferior se muestra el cuadro de dilogo de Agrupacin,
orden y Total.
4. Seleccione el vnculo Ms del campo NombreCategoria (vea la imagen de

arriba). Se muestra opciones como:
60
5. Luego, elija la opcin Sin una seccin de pie y cmbiela a Con una seccin de
pie.
6. Cierre el cuadro de Agrupacin.

7. Luego, incluya en el pie de grupo los cuadros de texto necesarios para calcular:
8. Cambie a la Vista preliminar.

Cuntas pginas tiene su informe? .............................................................................
Cuntos productos tiene la categora Disco Duro? Cul es el Stock? .....................
Forzar Pginas.
Cada uno de los grupos se puede imprimir en su respectiva pgina. As, usted tendr
tantas pginas como Categoras de productos tenga.
1. Use el men contextual sobre algn lugar de su Pie de CategoriaProducto.
2. Ubique la propiedad Forzar nueva pgina y cambie el valor a Despus de la
Seccin
3. Cierre la hoja de propiedades.
4. Cambie a la Vista preliminar.
Cuntas pginas tienen ahora su informe? .................................................................
5. Guarde y cierre el informe.

Se pide crear un informe que muestre los detalles de los pedidos y calcule el
Subtotal, IGV e Importe de Ventas. Como muestra observe la figura:
Consulta:
1. Crear una consulta con las tablas Pedidos, Clientes, Detalle de pedido y
Productos.
61
2. En esta consulta aada los siguientes campos: Numero de Pedido (tabla

Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedidos),
IdProducto, Unidades en Existencia (tabla Detalles), NombreProducto,
PrecioUnidad (tabla Productos) y el Importe (campo calculado que usted debe
hallar: PrecioUnidad por Cantidad).
3. Guarde esta consulta con el nombre de Imprimir Pedido.
Informe
4. Clic en el botn Asistente para Informes y use la consulta Imprimir Pedido

como origen de datos. En el asistente agrupo por Pedido.
5. Complete el asistente y guarde el informe como Imprimir Pedido.
6. Observe la forma de agrupacin y Cambie a la Vista Diseo.
7. Cambie la ubicacin de los campos hasta tener una apariencia similar a la
imagen:
8. Cambie a la Vista Preliminar y observe los cambios.

Aadir subtotales:
9. En la seccin Pie Numero Pedido, agregue los cuadros de textos necesarios
para calcular el Subtotal, IGV e Importe de Venta.
Para terminar.
1. Abra la consulta Imprimir Pedido.
2. En la vista diseo, agregue el siguiente parmetro en el criterio del IdPedido.
[Ingrese el Nro. de Pedido a Imprimir:]

3. Guarde y cierre su consulta.
4. Abra el informe Imprimir Pedido y observe que solicita el nmero de un pedido.
5. Ingrese el siguiente nmero y escriba los resultados:
Pedido Nro. 69015

Subtotal ....................................................................................................
IGV ...........................................................................................................
62
Importe de Venta: .....................................................................................
Pedido Nro. 69020

Subtotal ....................................................................................................
IGV ...........................................................................................................
Importe de Venta:
SESION
Temas
Formularios.
- Crear el formularios va asistente
- Crear formularios desde la Vista Diseo
- Agregar controles a los formularios.
- Asistente para insertar botones de comando
Logros
Crear formularios con el asistente.
Crear formularios diseando a su criterio.
Agregara los controles adecuados para cada formulario.
Insertara botones con un asistente de botones de comando.
63
Formularios
Un formulario se utiliza para introducir o mostrar datos de una base de datos. Tambin
puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e
informes de la base de datos.
Ejercicio 1: Asistente para Formularios

La forma ms sencilla de crear formularios es a travs del Asistente para
Formularios. En nuestro ejemplo se desea crear un formulario justificado que nos
permita dar mantenimiento a los registros de la tabla Productos.
1. Abra la Ventas y haga clic en la tabla Productos.
2. Ahora, vaya a la ficha Crear.
3. Haga clic en el botn Asistente para formularios
4. En el primer paso del asistente, lleve todos los campos de la tabla Productos.
Luego haga clic en Siguiente.
5. Elija un diseo Justificado. Clic en Siguiente.

6. En el ltimo paso del asistente, escriba el nombre para el formulario creado, en
nuestro caso ser Productos.
7. Haga clic en el botn Finalizar. Access genera un formulario como la imagen:
64
8. Use los botones de desplazamiento para ver los dems registros.
Cul es el nombre del producto del registro 6? ........................................................

9. Cierre el formulario creado.
Ejercicio 2: Crear formularios desde la Vista Diseo
Crear un formulario desde la vista diseo nos
permite personalizar la apariencia y diseo de
nuestra ventana. En este caso, se crear otro
formulario para dar mantenimiento a los
registros de la tabla Productos.
1. Vaya a la ficha Crear, y ubique el
grupo Formularios.
2. Haga clic en el comando Diseo del
Formulario. El resultado es como
3. Para mostrar los campos de la tabla

Productos, use el comando Agregar Campos Existentes de la ficha Diseo.
4. Hacer clic en Mostrar todas las tablas

.................................................................................................................
Al hacer clic en Agregar campos
existentes se muestra este panel:
5. Hacer doble clic en los 5 primeros campos de la tabla Productos.

6. Grabe el formulario como Productos2 y abrir nuevamente y cambie a la Vista
Formulario
Qu datos se muestran en el formulario? ................................................................
7. Cierre el formulario.
65
Ejercicio 3: Control Ficha

En la vista diseo podemos insertar controles que mejoren la apariencia y
funcionalidad de nuestros formularios. Para organizar mejor los campos de los
productos, se insertar el control Pestaa.
1. Use el comando Diseo de formulario para insertar un formulario en blanco.

2. Ubique el control Pestaa en el grupo de controles y arrstrelo a su formulario.
3. Haga clic en el tabulador de la Pgina1
4. Arrastre los campos que se muestran en la imagen a la Pgina1
5. Haga clic en la Pgina2 y arrastre estos otros campos (observe la figura).
Observe los campos NumeroProveedor y Categora de Producto:

Estos campos son cuadros combinados, porque son campos de bsqueda
creados al disear la tabla y cuyas propiedades son respetadas al generar el
formulario.
Para cambiar el nombre de los tabuladores
1. Sobre el ttulo Pgina1, use el men contextual, Propiedades.
2. Ubique la propiedad Ttulo y escriba como ttulo Producto
3. Realice lo mismo sobre la Pgina2. Su control se debe ver como:
4. Guarde el formulario como Mantenimiento de Productos.
5. Cambie a la vista Formulario y haga clic en las fichas para ver los campos:
66
6. Use los botones de Exploracin para poder desplazarse entre todos los
registros.
Ejercicio 4: Control Botn

Los botones nos permiten agregar funcionalidad a nuestro formulario. Podemos crear
botones para imprimir el formulario, para eliminar un registro, etc.
1. Cambie a la vista diseo del formulario creado en el ejercicio anterior.
2. Ubique el grupo Controles de la ficha Diseo.
3. Arrastre el control Botn a la derecha del formulario, fuera de la ficha.
4. En el Asistente, seleccione la CategoraOperaciones con Registros y haga clic
en la accin Agregar nuevos registros.
5. Haga clic en Siguiente.

6. Elija un texto a mostrar en el control. En nuestro caso escriba: Nuevo
7. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el
Asistente. Haga clic en Finalizar.
8. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario.
Qu sucede al hacer clic en el botn Nuevo?..........................................................
9. Escriba los siguientes valores en este registro:
Nombre del Producto: Inkakola
Precio por Unidad: 12.45
Unidades en Existencia: 200
Proveedor: Exotic Liquids
Cdigo Categora: bebibles
Para insertar el botn que nos permita cerrar el formulario:

1. Arrastre el control Botn a la derecha del formulario creado, fuera de la ficha.
67
2. En el Asistente, seleccione la CategoraOperaciones con Formularios y haga

clic en la accin Cerrar formulario. Haga clic en Siguiente.
3. Elija la imagen Salida para mostrar en el control.
4. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el
Asistente. Haga clic en Finalizar.
5. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario.
Qu sucede al hacer clic en el botn? .....................................................................
Ejercicio 5: Modificando propiedades
En este ejercicio se pide modificar ciertas propiedades del formulario y de algunos de
los objetos que lo conforman.
1. Abra el formulario creado en el ejercicio anterior y cambie a la Vista diseo.
2. Luego, elija la ficha Diseo, y en el grupo Herramientas haga clic en el
comando Hoja de Propiedades.
3. Modifique los siguientes valores:
Ttulo: Mantenimiento de Empleados
Selectores de Registro: No
Botones de Desplazamiento: No
Botones Minimizar Maximizar: Ninguno
Botn Cerrar: No
Estilo de Bordes: Dilogo
4. Guarde los cambios y pase a la vista Formulario.

5. Observe que ya no tiene los botones maximizar, minimizar ni cerrar y que el
ttulo de la ventana cambi.

6. Genere un formulario basado en la tabla Empleados. Dicho formulario debe
contener las pestaas: Personales, Empresa y Otros. El diseo de dicho
formulario debe considerar la distribucin de campos de acuerdo a la imagen
(ah se muestra el 5to registro).
68
Ficha Personales Ficha Empresa
Ficha Otros
Adems, debe insertar los siguientes botones en la parte derecha de su formulario:
Debe permitir el Botones que

Elimina el registro Cierra el formulario
ingreso de nuevos permita ir al registro
activo activo
registros anterior y siguiente
Agregue un cuadro de texto que muestre el Nombre y Apellidos del empleado. El
resultado del 5to registro debe ser:
Escriba la funcin usada: ......................................................................................................

Finalmente, modifique las propiedades necesarias de su formulario para tener un
diseo parecido a la imagen: (se est mostrando el 5to registro)
69
Ejercicio 8: Cuadros de dilogo

Puede crear formularios que permitan interactuar con informe, consultas o incluso, con
otros formularios. En este ejercicio se crear un formulario que permita abrir un
informe, envindole valores para filtrar sus resultados.
Generado el informe
1. Genere una consulta con la tabla Clientes. El diseo de la consulta debe ser:
2. Guarde la consulta como ListadoClientes. Cierre la consulta.

3. Genere un informe basado en la consulta anterior. El nombre del informe debe
ser ListadoClientes. Cierre el diseador del informe.
Generando el formulario
4. Ahora, genere un formulario en blanco.
5. Cambie a la vista Diseo y en la ficha Diseo, despliegue el comando
Controles y arrastre el control Cuadro combinado al detalle.
6. Presione la tecla ESC para salir del asistente. Luego, presione F4 para ver las
propiedades del control.
7. Ubique la propiedad Origen de fila y escriba:
Select Distinct Pais from Clientes
8. Ubique la propiedad Nombre y escriba cboPais.
9. Guarde el formulario como Imprimir y cambie a la vista Formulario Haga clic
en el control que ha diseado.
Qu se muestra en dicho control?: ..........................................................................
10. Cambie a la vista Diseo. Inserte el control Botn y presione ESC para salir
del asistente. Modifique el texto a ImprimirListado. El diseo del formulario es:
70
Ahora, para aadir cdigo al control

11. Sobre el botn que ha insertado, use el botn derecho del mouse y elija
Generar evento. Seleccione la opcin Generador de cdigo.
12. Se muestra el editor de Visual Basic (VBA). En esa ventana escriba la
siguientes lneas de cdigo:
Private Sub Comando4_Click()

Dim informe As String
informe = "ListadoClientes"
criterio = "Pais = Forms![Imprimir]!CboPais"
DoCmd.OpenReport informe, acViewPreview, , criterio
End Sub
13. Cierre la ventana del editor.

14. Cambie a la vista Formulario, seleccione un pas del cuadro combinado y
haga clic en el botn ImprimirListado.
Qu se muestra en dicho control?: ..........................................................................
Ejercicio 9: Cuadros de dilogo

Crear un formulario que permita seleccionar una categora y se muestre un listado de
productos de dicha categora. El diseo del formulario debe ser:
Ejercicio 10: Formularios de navegacin

Este es un nuevo elemento en Access. Permite crear fcilmente un panel para abrir y
ver formularios e Informes. En este ejercicio se crear un panel para abrir los 2
informes del ejercicio 8 y 9.
71
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, despliegue el comando

Navegacin. Seleccione el diseo Pestaas horizontales
2. Arrastre el informe ListadoClientes (ejercicio 8) sobre el botn Agregar Nuevo.

Haga lo mismo con el informe ListadoProductos (ejercicio 9).
3. Cambie el diseo del panel de navegacin para obtener el siguiente diseo:
4. Guarde el formulario con el nombre de Navegacin. Cambie a la vista

Formulario.
Qu sucede al hacer clic en cada botn?: ...............................................................
Ejercicio 11: Formulario Panel de Control

Este tipo de formulario le permite interactuar con otros formularios e informes. No est
vinculado a ningn origen de datos y nos permite abrir formularios e informes. Incluso,
puede ser el primer objeto que se muestre al abrir su base de datos.
En nuestro caso, se va a disear el siguiente panel.
1. Elija la ficha Crear, Diseo del Formulario.

2. Ahora, inserte la imagen (Logo) y las etiquetas Control de Pedidos y Seleccione
una opcin.
3. Para el botn Empleados, arrastre el control Botn a su formulario.
En el Asistente, seleccione la categora: Operaciones con Formularios
y elija la accin Abrir formulario. Siguiente
Seleccione el formulario a abrir. En nuestro caso Mantenimiento de
Empleados.
72
Siguiente. En este paso seleccione la segunda opcin:
Siguiente. Escriba como texto del botn Empleados.

Haga clic en Finalizar.
4. Guarde el formulario como Panel.
5. Ahora, cambie a la vista Formulario y haga clic en el botn insertado.
Qu sucede? ...........................................................................................................
6. Cambie a la vista diseo e inserte los dems controles de acuerdo a las
siguientes indicaciones:
Productos, debe abrir el formulario Mantenimiento de Productos.

Categora: .................................................................................................
Accin: ......................................................................................................
Pedidos debe mostrar una vista previa del informe Imprimir Pedido.
Categora: .................................................................................................
Accin: ......................................................................................................
ClientesporPas, debe mostrar una vista previa del informe Clientes por Pas.
Categora: .................................................................................................
Accin: ......................................................................................................
7. Finalmente, modifique las propiedades para que se muestre el formulario como
la imagen.
Ejercicio 12: Opciones de Inicio

Las opciones de inicio permiten personalizar la interfaz de Access al abrirse la base de
datos. Por ejemplo se puede modificar el icono y el nombre de su aplicacin, indicar
que se muestre alguna barra de herramientas, etc.
1. Seleccione el Botn Inicio, Opciones de Access y elija Base de Datos
Actual.
2. En Opciones de la Aplicacin escriba EC Net Computadoras y Suministros
en el cuadro Ttulo de la aplicacin.
3. En el cuadro Mostrar formulario, seleccione el formulario Panel.
4. Haga clic en Aceptar y cierre su base de datos.
Para ver los cambios efectuados, abra su base de datos y observe como se muestra el
formulario.
73
Practique lo aprendido y crear los siguientes formularios
Con la base de datos Inventario crear los siguientes informes
SESION
Temas
Macros.
- Crear macros.
- Asignar Nombres a la macro
- Realizar Acciones con macros ms utilizadas.
- Grupos de Macros
74
Logros
Crear macros para automatizar algunas acciones en la base de datos
Asignara Nombres a la macros creadas en la base de datos
Aprender a realizar Acciones con macros ms utilizadas.
Aprender a crear grupos de macros
MACROS
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas
como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar
informes, etc.
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca
una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes
de lanzar cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos
antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuracin por defecto de Access, nos impedir ejecutar ciertas acciones de
macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar
acciones malintencionadas.
75
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables,
podemos aadir la ubicacin de est al Centro de confianza, tal como vimos al realizar
consultas de accin.
Ejercicio 1 Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que
automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar
automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario
haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien
el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la
pestaa Crear.
Se abrir la Vista de diseo de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la
misma dinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que
queremos que se ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario,
aunque puede que aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar
y ocultar, y que explicaremos ms adelante.
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una

accin de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional
sobre el porqu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la
accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos
colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,
pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y
cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de
cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
76
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms

tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla
directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien
haciendo doble clic directamente sobre ella.
Ejercicio 2 Acciones ms utilizadas

En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre
puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que
aqu no tratemos.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones:
A continuacin veremos las acciones ms comunes
Esta accin abre una consulta escogida entre las

AbrirConsulta
existentes en la base de datos.
Del mismo modo que la accin anterior, abre un

AbrirFormulario
formulario.
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un

AbrirInforme
informe.
AbrirTabla Esta accin permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin

busca el primer registro que cumpla los criterios
BuscarRegistro
especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar
en las bsquedas que realices.
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla los

BuscarSiguiente criterios en la accin BuscarRegistro anterior. No tiene
argumentos.
Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de

CancelarEvento
la macro. No tiene argumentos.
Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se

Cerrar
encuentre abierto.
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para

CuadroMsj
interactuar con el usuario.
Introduce esta accin en una Macro para detener su

DetenerMacro ejecucin. No tiene argumentos. Vers su utilidad ms
adelante.
77
Esta accin detendr todas las Macros que se estn

DetenerTodasMacros
ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas

EjecutarComando
encontrar en cualquier barra de herramientas.
Una accin muy til que te permitir modificar los

*EstablecerValor
valores de los campos.
Te permitir saltar a un registro en particular dentro de

IrARegistro
un objeto.
Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe

Maximizar
todo el espacio de la ventana de Access.
Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la

Minimizar ventana activa convirtindola en una barra de ttulo en la
parte inferior de la ventana de Access.
Salir Esta accin hace que Access se cierre.
Ejercicio 3 Grupos de Macros

Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro
dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los
archivos en carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros
que contengan macros relacionadas.
Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la
pestaa Diseo.
Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una
nueva columna a la izquierda:
Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro
principal.
Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:
Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser
un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.
A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6
y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay
que primero indicar el nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados
por un punto.
78
AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado

Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es,
podremos asignar a travs de una Macro diferentes acciones mediante una
combinacin de teclas.
El modo de construir una Macro que acte de este modo es muy sencillo. Slo tendrs
que seguir los siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys.
2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo
nombre.
3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas
que activarn las acciones que escribas en la columna Accin.
De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.

En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc. debers escribir la
combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que
encontrars en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas

^C or ^1 CTRL+C CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT
El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente

tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la
columna Nombre de Macro. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla
CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms
de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con
combinaciones.
Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras
que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN.
Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para
permitir lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.
79
SESION
Temas
Herramientas de base de datos.

- Compactar y reparar la base de datos.
- Cifrar con una contrasea.
Logros
80
Compactara y reparara la base de datos para optimizar su rendimiento

Cifrara con contrasea para dar seguridad a la base de datos
Herramientas de base de datos

Compactar y Reparar
Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y
Reparar.
81
Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder a la pestaa Archivo,
seleccionar la opcin Informacin y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos.
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar
y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms
voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va
generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio
en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la
base de datos.
La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har
que la base de datos funcione mejor.
Cifrar con contrasea

Ya hemos visto las opciones ms tiles para configurar la base de datos de modo que un
usuario pueda trabajar con ella fcilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cmo
cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este modo, se
solicitar la contrasea al tratar de abrir el archivo Access.
Para ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la
contrasea.
Abrir la base en modo exclusivo:

Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo >
Cerrar base de datos.
Utiliza la opcin Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente,
pero en el cuadro de dilogo no pulses el botn Abrir para confirmar, sino que debers pulsar la
pequea flecha que hay en l. En el men del botn Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.
Ahora ya estamos en disposicin de establecer una contrasea. Lo haremos desde Archivo >
Informacin > Cifrar con contrasea. Vers que se muestra un cuadro de dilogo como el de la
imagen. En l debers introducir la contrasea y a continuacin introducirla de nuevo para
confirmarla.
82
Si en algn momento decides quitarle la contrasea, debers seguir los mismos pasos: primero
abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Informacin. Te pedir la
contrasea para confirmar la accin. Luego, cierra la base y brela de nuevo para que no se
encuentre en modo exclusivo.
SESION
Temas
Examen final.
- Crear consultas de accion
- Crear formularios.
- Crear informes.
Logros
83
Reforzar los conocimientos de la creacin de consultas de accin

Crear formularios segn su criterio.
Crear los informes de consultas de seleccin.
Examen final
1. Utilice la base de datos Cine realice las siguientes consultas de accin: (12
Ptos.)
Utilizando la tabla Administradores, crear una consulta que permita actualizar el
nombre de Roberto Macedo por Roberto Torres. Guardarla como :
ACTUALIZA_NOMADM
Utilizando la tabla Proveedores, crear una consulta que permita actualizar el
cdigo PROV02 por PROV05. Guardarla como : ACTUALIZA_CODPROV
Utilizando la tabla Pelculas, crear una consulta que permita eliminar la pelcula
MELINDA Y MELINDA. Guardarla como : ELI_PELICULA
Utilizando la tabla Cines, crear una consulta que permita eliminar a los cines que
en el campo Num_butacas sea >=10000. Guardarla como : ELI_CINE
Utilizando las tablas de Cines, Pelculas y Distritos crear una consulta de Creacin
de Tabla que permita mostrar los campos de : Nom_cine, Nom_pelicula,
84
Genero_pelicula, Duracion, Idioma_pelicula, Nom_dis. Guardarla como :

CREA_TABLA1; la nueva tabla se debe llamar NEWTABLA1
Utilizando las tablas de Proveedores y Pelculas crear una consulta de Creacin de
Tabla que permita mostrar los campos de : Nom_proveedor, Nom_pelicula,
Genero_pelicula. Guardarla como : CREA_TABLA2; la nueva tabla se debe llamar
NEWTABLA2
2. Crear los siguientes formularios (6 Ptos.)

Crear un informe por cada consulta creada en el examen parcial
Crear un formulario para la tabla ADMINISTRADORES y otro formulario para la
tabla PROVEEDORES, utilizar la opcin de Vista Diseo
Crear un formulario para la tabla PELICULAS, utilizar la opcin del Asistente
85

Manual de MS Access 2013 V 03 13 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de MS Access 2013 V 03 13 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MICROSFT ACCESS 2013

Ejercicio 1 Campos Calculados ........................................................................................................... 35

Ejercicio 3 Grupos de Macros ............................................................................................................. 78

- Ingreso al programa Access

Descripcin de los objetos de base de datos

- Creacin de Tablas (va asistente y vista diseo)

Conceptos bsicos de Access 2013

Ejercicio 1: Ingreso a Access.

1. Haga clic sobre el botn Inicio

4. Cierre Access para ver otra forma de

Otra forma de ingresar a la aplicacin

1. Pulse las teclas Windows + R

Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla

1. En Access, elija Contactos

3. Use el botn explorar y cree la carpeta Calse01.

Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el

Ejercicio 3Explorando los objetos de una base de datos

Qu opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categora? ..............

Qu ttulos se muestran? ..................................................................................

5. Ahora, cambie a la vista Tipo de objeto.

Qu ttulos se muestran? ..................................................................................

Icono Tipo de objeto

7. Cierre la base de datos.

Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco

2. Luego, en su base de datos, clic en la Ficha Archivo.

Cierre la base de datos.

3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el

4. Para guardar la tabla, use el botn Guardar de la barra de acceso rpido.

Cuntos campos tiene la tabla? ........................................................................

Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseo

3. Para guardar la tabla pulsar CTRL + W y responda SI

Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla

Luego, ingrese los siguientes registros

IdEmpleado Apellidos Nombres Edad Contrato Sueldo Categ

1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones.

Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos

2. En la ventana Datos adjuntos, clic en agregar

Ahora el registro ya tiene

6. Agregar las fotos de los 5 primeros registros.

Ejercicio 6: Ingreso de Datos S / No

Propiedades generales de campo

Las propiedades se agrupan en dos pestaas,

Tamao del campo

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Formato del campo

Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.

Estndar: presenta los valores con separador de millares.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

Permitir longitud cero

Ejercicio 1: Propiedades de los campos

Propiedad Tamao: para campos de tipo Texto

Propiedad Tamao: campo de tipo Numrico

Cmo se muestra su campo IdEmpleado? ........................................................

Cmo se muestra los registros del campo IdEmpleado?..................................

Qu formato Escribi? .......................................................................................

3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados.

Cmo se muestran los registros del campo Apellidos? .....................................

Propiedad Formato para campos de tipo Fecha

Cmo se muestran las fechas? ..........................................................................

Cmo se muestra su campo Contrato?

Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validacin y Texto de Validacin