Casi todo artculo o reporte que lees hoy en da habla sobre las ventajas y, algunas veces, la

necesidad de que los dueos de empresas incorporen tecnologa en cada aspecto de su

empresa. Pero un paquete de software de contabilidad no necesariamente la mejor idea para
todos los pequeos negocios. Si eres un empleado independiente o tienes un pequeo
negocio, deberas considerar las desventajas de usar un software de contabilidad junto con las
ventajas obtenidas.

Costo

Aunque algunos paquetes de contabilidad para pequeos negocios tienen precio razonable, el
costo del programa no es el nico por usarlo. El software de contabilidad requiere estndares
mnimos para el uso en la computadora respecto a RAM, velocidad del procesador y memoria
del disco duro. Hacer una copia de seguridad de tus datos contables tambin podra requerir
ms espacio de almacenamiento que una hoja de clculo de Excel, que es fcilmente copiada
en una unidad flash. El soporte tcnico para el software podra costar ms y puedes incurrir en
gastos anuales de concesin de licencias para poder recibir actualizaciones. Si no tienes
habilidades en la instalacin del programa o la configuracin de la contabilidad, tambin
podras incurrir en el costo de contratar un consultor para que realice estas tareas por ti.

Dificultad

Algunos paquetes de software de contabilidad estn diseados especficamente para quienes

no son contables, pero an as experimentars una curva de aprendizaje al pasarte a cualquier
paquete de software. Si nunca has usado un programa de contabilidad, aprender los trminos
contables, los diseos y determinar la configuracin apropiada podra ser ms difcil que los
beneficios obtenidos por usar el software. Tener tu propio negocio ya viene con el estrs
suficiente y agravacin. No deberas agregar el estrs de aprender cmo usar el software a la
mezcla a menos de que sea absolutamente necesario o las ganancias de utilizarlo
contrarresten las prdidas.

Tiempo

Procesar gastos y facturas en un software de contabilidad usualmente llevar ms tiempo que

simplemente ingresar el gasto en un libro de contabilidad o en una hoja de clculo y crear
facturas escritas o en base a hojas de clculo. Si usar la computadora no es una gran parte de
tu rutina diaria, el tiempo requerido para procesar los datos financieros diarios bsicos podra
contrarrestar cualquier beneficio obtenido del software.

Mantenimiento

Mantener un software de contabilidad no slo incluye realizar actualizaciones del paquete,

sino tambin mantener y actualizar todo el equipamiento necesario para utilizarlo ya que
nuevas versiones pueden requerir un equipamiento actualizado. Este equipamiento suele
incluir tu PC o computadora porttil, monitor, impresora, conexin a Internet y mdem,
unidad de copia de seguridad y sistema operativo. Si no deseas gastar tiempo y dinero para
mantener tu equipamiento en cumplimiento con el software, lo mejor es seguir con tu hoja de
clculo o libro de contabilidad.
La contabilidad es una funcin crucial para todas las empresas; grandes o pequeas. Hay dos
tipos de sistemas de contabilidad: manual y automatizada. Donde las funciones de
contabilidad fueron realizadas a mano por profesionales capacitados, hoy hay una amplia
variedad de software de contabilidad disponible para ayudar a mantener los registros
contables necesarios. Optar por utilizar a un contador para realizar la contabilidad
manualmente o utilizar un sistema informtico, depender de tus necesidades especficas.

Ventajas que pueden ahorrar dinero

El sistema de contabilidad por computadora ofrece varias ventajas para las pequeas
empresas. Los sistemas para pequeas y medianas empresas pueden adquirirse a bajo costo.
Estos programas les permiten a los administradores ver la situacin financiera de la empresa
en "tiempo real" y hacer ajustes a la estrategia de negocio segn sea necesario. Los sistemas
computarizados tambin pueden proporcionar reportes instantneos sobre la evaluacin de
existencias, prdidas y ganancias, cuentas de clientes, planillas y anlisis de ventas, una vez
ms, permitiendo rpidos ajustes en la estrategia de tu negocio. Adems, las transacciones
necesitan ser ingresadas una sola vez, y, con cierto entrenamiento, cualquiera en la empresa
puede hacer los ingresos.

Ventajas que pueden ahorrar tiempo

Utilizando un sistema de contabilidad computarizado puedes ahorrar tiempo. El software de

contabilidad permite la entrada de datos ms rpidamente que la contabilidad manual y
documentos tales como facturas, rdenes de compra y nmina para ser cotejadas e impresos
con rapidez y precisin. Debido a su eficacia y facilidad de uso, los sistemas de contabilidad
computadorizada tambin permiten mejorar el control de inventario y la cobranza, ahorrar
tiempo y mejor el flujo de efectivo. Debido a que los sistemas computarizados actualizan
automticamente algunos registros, tus registros de cuenta estarn siempre al da, ahorrando
tiempo en la actualizacin.

Desventajas

El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de

problemas, como la necesidad de protegerte contra la prdida de datos a travs de apagones o
virus y el peligro de los piratas que roban la informacin. El fraude informtico es tambin una
preocupacin, y necesitas investigar un sistema de controles para quin pueda tener acceso a
la informacin, particularmente la informacin de los clientes. Si hay una brecha de seguridad
y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la prdida de informacin. Tambin
debes asegurarte de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que
un error en el ingreso de datos puede arrojar informacin incorrecta.
Debes hacer la contabilidad de tu pequea empresa. Eso no significa que tengas que comprar
programas caros de contabilidad y una computadora con una gran cantidad de memoria. En
realidad puedes llevar un libro de papel si lo deseas. La contabilidad manual en un libro de
papel tiene ventajas sobre la contabilidad computarizada, pero que tambin tiene desventajas.

Curva de aprendizaje

Si ests aprendiendo a hacer la contabilidad de empresas por primera vez, la contabilidad

manual te puede ensear los entresijos de balancear los dbitos y crditos y mantenerte al da
con las cosas tales como los costos de depreciacin y los gastos generales. Esta experiencia
prctica te ayuda a comprender las operaciones contables si despus informatizas tu
contabilidad.

Tiempo

Una de las desventajas de la contabilidad manual es la cantidad de tiempo que tienes que
poner en esta. Debido a que no tienes una computadora que categoriza y suma las cifras,
debes hacerlo tu mismo. Se necesitan ms horas para hacer la contabilidad manual que las que
se necesitan con la contabilidad computarizada.

Trabajo rutinario

La contabilidad manual puede parecer mucho ms tediosa que la contabilidad computarizada.

Tienes que sumar columnas con precisin, comprobar dos veces tu trabajo y escribir nmeros
fsicamente. Estas tareas rutinarias son manejadas eficientemente por los sistemas
computarizados.

Costo

Una de las principales ventajas de la contabilidad manual es el ahorro de costos. El software de

contabilidad puede ser costoso. Si ests comenzando un negocio, puedes ahorrar dinero al
hacer la contabilidad en un libro de papel. Si haces el trabajo tu mismo, puedes incluso ahorrar
el gasto de tener un contador.

Libertad de las mquinas

Con la contabilidad manual, estas libre de las computadoras. Puedes hacer este tipo de
contabilidad en cualquier lugar, incluso en el hogar o durante un viaje de autobs o tren. En
realidad, esto puede liberar parte de tu jornada laboral. Adems, no tienes que preocuparte
por problemas tcnicos informticos y accidentes de software.
Los paquetes de contabilidad pueden ayudar a las empresas en las tareas diarias, incluyendo la
preparacin de las facturas a los clientes. La popularidad de la contabilidad computarizada ha
aumentado a medida que los precios han disminuido y el software se ha convertido en fcil de
usar, incluso para los que no tienen una formacin contable. Los paquetes de software de
contabilidad para las facturas vienen en versiones para negocios especficos, como la
construccin, las oficinas mdicas y las oficinas de consultora, por lo que su instalacin y el
uso an es ms sencillo, con un lenguaje y estilo propios para cada negocio.

Velocidad

Los paquetes computarizados de facturacin hacen que el proceso de contabilidad funcione

ms rpido y sea ms eficiente, lo que es una gran ventaja. En lugar de utilizar el papel y la
pluma, puedes imprimir las facturas con un aspecto profesional rpidamente. Puedes incluso
enviar facturas por correo electrnico. Cuanto ms rpidas salgan las facturas, ms rpido que
se pagarn. Muchos paquetes de software de facturacin interactan con el resto de tu
software de contabilidad, por lo que el proceso de preparacin de facturas y grabacin se
realiza sin problemas, es rpido y automtico.

Minimizar los errores

Cuando utilizas un sistema informtico, haces menos errores en el clculo de los totales o al
escribir, reduciendo la confusin. El software de facturacin por lo general te permite incluir
un porcentaje de impuesto para tu caso, con el sistema realizando todos los clculos. Esta es
una ventaja til, sobre todo cuando tienes facturas detalladas en horas o artculos especficos
que se facturan a un ritmo diferente. Una vez que el sistema est configurado correctamente,
selecciona y elige los elementos a facturar y el resto estar hecho para ti.

Informes

Una de las principales ventajas de utilizar un sistema de facturacin computarizada es la

capacidad de generar informes para determinar qu clientes han pagado y cules no. Un
informe de antigedad muestra a quin debes, cunto y por cunto tiempo. Esto es fcil de
hacer y te da el control de tus finanzas. Puedes ponerte en contacto con los clientes que pagan
tarde, minimizando las prdidas. Una empresa bien administrada se basa en informacin
oportuna y fiable, y un sistema de facturacin computarizado encaja bien con este requisito.

Organizacin

Es fcil perder o olvidarse de las facturas, sobre todo cuando las preparas manualmente.
Pueden perderse en el correo, o pueden quedar mal archivadas en un sistema manual. Con un
paquete de software de contabilidad, los datos estn ah. Todo est organizado en un lugar
para ser revisado, reeditado y permanecer en caso de problemas. Generalmente, puedes
buscar en el sistema las facturas basndote en nombres, cantidades o nmeros de factura. Es
un proceso rpido y fcil, ya que el software organiza los datos mientras los introduces