ACTIVIDAD DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO

AREA DE ARCHIVO DE SO&C

Presentado por:

EDWARD GIOVANNI FERREIRA COD.11189925

GRUPO: 739402

INSTRUCTOR: CLAUDIA MARCELA LINARES ORREGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

762900 ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2014

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 INTRODUCCION

La necesidad de una correcta gestin documental hace parte de la bsqueda que

constantemente muchas organizaciones y muchos profesionales a nivel personal.
Es comn imaginar la oficina como un escritorio con pilas de documentos de
diferentes caractersticas y que a su vez integran diferentes procesos que han
venido desarrollando el empleado o el profesional.

La gestin documental aporta una serie de lineamientos bsicos que permiten una
forma ms eficiente, organizada y planeada de trabajo, ya que la implantacin de
sus mtodos y premisas exigen a su vez la modificacin y adaptacin del
esquema de trabajo y los procesos de una manera ms global.

Tal preocupacin est presente actualmente en SERVICIOS OCUPACIONALES Y

CIA (SO&C), denominacin que se dar a la empresa con la cual tengo
vinculacin y que por motivos de confidencialidad no puedo identificar
plenamente o proporcional informacin de su estructura u otra informacin
privilegiada, pero que para fines acadmicos adoptare como modelo y referente.

Este primer trabajo, establece una aproximacin a los conceptos generales

planteados en el material de aprendizaje, de acuerdo a lo sugerido en la gua de
aprendizaje 1.

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IDENTIFICACION Y CARACTARIZACION DEL AREA DE ARCHIVO

Para entender como se est manejando actualmente el archivo en SO&C, se hace

primero una descripcin genrica del servicio que ofrece y sus caractersticas,
para as entender los criterios usados en esa rea.

SO&C es una empresa que ofrece un servicio a travs del cual se permite hacer
un registro de la exposicin que tienen un grupo especfico de funcionarios a cierto
riesgo, y que permite en ultima obtener un informe en el cual se ve reflejado el
valor de exposicin recibida durante un periodo de tiempo determinado.

De pendiendo de las caractersticas del riesgo, el servicio se pueden ofrecer

mensual, bimestral o trimestral, entendiendo esto el cambio del elemento de
deteccin (en adelante chip), la logstica implicada en la importacin del chip, la
reexportacin para fines de anlisis en laboratorio y generacin del reporte.

Adicionalmente la empresa puede seleccionar el inicio de su servicio en dos

fechas, a saber 1 o 15 del inicio del periodo,

En el tema contractual, se tienen tres grandes grupos a saber:

Clientes directos
Clientes a travs de ARL
Grandes Clientes

Todo lo anterior genera una segmentacin en el manejo de los clientes y por lo

mismo en el manejo de los documentos asociados al proceso.

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Desde el punto de vista de proceso como tal, se pueden identificar:
Procesos logsticos
Procesos contables
Procesos Administrativos
Procesos de Servicio
Procesos de reportes

Lo que tambin plantea un nueva segmentacin de los documentos y gestin de

los mismo asociados a reas funcionales de la empresa.

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA DE ARCHIVO

En lneas generales el proceso es el siguiente:

La empresa la podemos segmentar en

tres grandes grupos, cada uno de los
cuales cuenta con un archivo propio que
contiene principalmente los documentos
en uso o del proceso en el ao vigente.
Una vez los documentos cumplieron su
funcin pasan al rea de archivo.

Cabe anotar que igual la persona de archivo participa en la clasificacin, archivo y

mantenimiento de los archivos particulares de estos grupos, adems del archivo
general de la empresa.

Los criterios para el manejo de estos archivos son dados por las gerencias y estn
acorde a su vez a los procesos funcionales que se desarrollan.

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APLICACIN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La aplicacin de las funciones que se pueden evidenciar en SO&C, son:

CONTROL En cuanto a elementos

Sello de recibo sin revisin con espacio para firma y fecha en las
dos sedes
Sello de recibo para los mensajeros

En cuanto a procedimientos
Registro en plantilla retiro de documentos

MANTENIMIENTO El proceso de mantenimiento se realiza en el rea de archivo, entendiendo

su almacenamiento temporal por frecuencias de uso del servicio, por ARL
o por Grandes clientes. Posteriormente se archiva en las AZ destinadas
segn el caso, en el archivo de cada cliente, segn la segmentacin
dispuesta.

ALMACENAMIENTO Se destinan AZ con separadores numricos del 1 al 31, donde cada uno
DE DOCUMENTOS de ellos corresponde a un cliente especfico. A su vez el separador del
cliente es dividido en tres secciones con cartulinas de colores, as:
Azul, para documentos entregados al cliente
Amarillo, para documentos recibido del cliente
Verde, para reportes entregados al cliente
En los lomos y portadas, los AZ se marcan segn corresponde a clientes
directos, ARL o Grandes clientes, y en los dos primeros casos clasificados
segn la frecuencia de uso.

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DESCARTE DE Los documentos son retirados de la sede principal a una bodega, con el fin
DOCUMENTOS de presrvalos, aunque ya no se est haciendo uso de ellos. El criterio
para llevarlos a este lugar es la antigedad de los documentos o
cuestiones de espacio del rea de archivo.

RECUPERACION Este proceso generalmente lo hace cada funcionario de acuerdo a su

DE INFORMACION necesidad o el caso especfico que est tratando, a veces con ayuda de la
persona de archivo o a veces directamente.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

En SO&C la clasificacin de los documentos se hacen generalmente asociados al

cliente, teniendo en cuenta la segmentacin de clientes directos, ARL o Grandes
clientes, adems de si son documentos de entrada, de salida o reportes
entregados.

En cuanto al ciclo de vida del documento, se encuentra que el mismo documento

puede ser manejado y duplicado segn los temas que se estn manejando, lo que
implica que para ciertas secciones el documento ya haya completado su ciclo,
pasando del archivo temporal del rea al archivo permanente, y otra seccin tenga
todava el documento vigente. Esto a acarreado duplicidad en los registros o
documentos.

Segn soporte, actualmente el manejo solo es de documentos textuales. Cada

funcionario maneja sus archivos digitales, a pesar de que existe cierta estructura
en el servidor para este tipo de documentos, no es un tema que maneje el rea de
archivo.

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Segn su finalidad, la mayora de documentos que se manejan son de tipo
testimonial.

CONCLUSION

En SO&C el rea de archivos y los procesos asociados fueron creados y

estructurados de acuerdo a necesidades especificas, exigencias de espacio o
dinmica de la empresa. No existe un criterio tcnico que se este aplicando para
la gestin documental, ni tampoco una estandarizacin que se respete en el 100%
de los casos.