M.J.G.C.

28/08/2017

LECTURA N2
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Modelado de Procesos
Los sistemas organizativos son difciles de comprender sin un mtodo apropiado de anlisis
debido a su amplitud y complejidad. Una organizacin puede estar formada por un buen
nmero de reas funcionales, departamentos y puestos, con mltiples puntos de contacto
entre s. Un modelo proporciona la oportunidad de organizar y documentar la informacin
sobre un sistema. Por lo tanto, la finalidad del modelado del negocio es describir cada
proceso, especificando sus datos, actividades (o tareas), roles (o agentes) y reglas de negocio.
Kosanke , resume los objetivos del modelado en:
1. La adquisicin de conocimiento explcito sobre los procesos de negocio en la
operativa del negocio,
2. La explotacin de dicho conocimiento en proyectos de reingeniera o mejora,
3. La ayuda a la toma de decisiones y
4. La facilidad de interoperabilidad entre los procesos de negocio.
Se afirma que existen cuatro puntos de vista en cuanto al modelado de los procesos de
negocio: vista funcional (qu), la cual representa la dependencia funcional entre los
elementos del proceso; vista dinmica (cundo, cmo), que proporciona una secuenciacin y
control de la informacin sobre el proceso; vista informacional, que incluye la descripcin y
relacin entre las entidades que son producidas, consumidas o incluso manipuladas por los
procesos, y la vista organizacional (quin, dnde) que describe quin desarrolla cada tarea o
funcin y dnde se desarrolla dentro de la organizacin.
Un modelo de procesos es una expresin abstracta de los procesos principales de una
organizacin. El Modelo de Procesos solamente muestra los procesos principales o macro
procesos que a su vez pueden contener otros procesos. Existen tres tipos de mapas de
procesos, el primero de ellos es el llamado Modelo de Procesos que ya hemos sugerido lneas
arriba y que usualmente se corresponde fcilmente con modelos de negocio.
El segundo tipo de modelo de procesos es aquel que muestra las relaciones que se establecen
entre los procesos, dentro de una organizacin y define los servicios que un proceso entrega
a otro para obtener un bien, un servicio o informacin, este mapa es til para identificar que
niveles de servicio debe dar cada rea a la organizacin.
En tercer lugar estn los modelos o mapas de procesos de tercer nivel que muestran las
secuencias lgicas de actividades que se llevan a cabo entre una o varias reas de la
organizacin para la entrega de un bien o un servicio, estas secuencias enlazan normatividad,
recursos e informacin. Estos procesos o mapas de procesos de tercer nivel pueden
documentarse y constituir la base para los manuales de organizacin de algunas empresas
que han decidido mejorarse y cambiar de administraciones funcionales hacia una
administracin basada en procesos. Los procesos de tercer nivel tiene un solo responsable,
por lo general estos procesos comienzan por una solicitud y terminan con la entrega de un
bien o un servicio.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama de
proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas
actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, as
como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes
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pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de

mejora.
El modelado de procesos va relacionado a la planificacin del modelo de negocio. Los
sistemas de produccin, actividades de procesos y el posicionamiento en la cadena de valor,
son algunos de los sub-factores de los procesos.
Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo que
permite obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y
los de sus actividades.
La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la descomposicin de
los procesos de trabajo en actividades discretas. Tambin hace posible la distincin entre
aquellas que aportan valor aadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen
directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. En este ltimo sentido cabe
hacer una precisin, ya que no todas las actividades que no proveen valor aadido han de ser
innecesarias; stas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces
las funciones de direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y de
legislacin.
Diagramar es una actividad ntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por
s mismo un componente esencial en la gestin de procesos de negocios.
Debido a la naturaleza compleja y dinmica de las organizaciones, los modelos son
necesarios para entender el comportamiento de las mismas y disear los nuevos sistemas as
como mejorar el funcionamiento de los existentes.

Procesos de negocio
Un Proceso de Negocio es el flujo o progresin de actividades que se siguen para alcanzar
algn objetivo del negocio. Tambin se lo define como el conjunto de actividades que sirven
para crear valor para el cliente, sea este un cliente externo o interno (otra rea del negocio).
Cada proceso tiene un dueo, que es el encargado del proceso. Este dueo es el encargado
de que el proceso completo se lleve a cabo satisfactoriamente, vinculando tareas para formar
un solo trabajo, asegurndose de que el proceso completo funcione bien.
Un Proceso de Negocio posee las siguientes partes:
Entradas
Producto o Servicio que genera (Salida)
Recursos que utiliza para generar la salida, ya sean estos humanos o de otro
tipo.
Adems, el proceso de negocio debe estar relacionado con algn objetivo o meta del negocio,
y puede incluir otros procesos de Negocio.
Esquema de un proceso de mejora
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Existen tres tipos principales de Procesos de Negocio:

Procesos Principales (Core Processes)
Procesos de Apoyo (Support Processes)
Procesos de Administracin (Management Processes)
Los Procesos Principales son aquellos que intentan satisfacer a clientes externos, aadiendo
valor a la organizacin de forma directa. Estos procesos responden a requerimientos del
cliente y tienen como fin satisfacerlo.
Los Procesos de Apoyo, son aquellos que se enfocan en satisfacer al cliente interno.
Podran tambin aadir valor al cliente externo en forma indirecta, apoyando a los procesos
principales.
Los Procesos de Administracin son aquellos que administran los procesos principales y a
los procesos de apoyo, enfocndose en la planificacin a nivel de negocios.

Clasificacin de los procesos de negocios

Los procesos de negocio pueden clasificarse utilizando diversos enfoques.
Segn el nivel de granularidad
Desde este punto de vista, los procesos de negocios pueden calificarse como: a)
organizacionales, cuando describen en el mbito global los procesos de la organizacin y
marcan o delinean grandes objetivos, b) los procesos operacionales que presentan un mayor
nivel de detalle y suelen concluir en un modelo completo del proceso de negocio. Claramente
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los procesos organizacionales representan el primer nivel de abstraccin posible en el anlisis

y los procesos operacionales son la explotacin del nivel anterior.
Segn el alcance corporativo
Este aspecto permite clasificar a los procesos de negocios segn se circunscriban a
la organizacin en s misma, o la trasciendan hacia otras organizaciones. Los procesos
interorganizacionales son soportados generalmente por sistemas de gestin de workflow en
su versin tradicional o, en versiones ms modernas, implementados o desplegados
como un conjunto de servicios ejecutados la arquitectura SOA (en ingls Service Oriented
Architecture).
Segn el grado de automatizacin
El grado de automatizacin de un proceso de negocio permitira clasificarlos en totalmente
automatizados, parcialmente automatizados o manuales. Este aspecto marca el grado
de interaccin humana que requiere la ejecucin del proceso.
Segn el grado de repeticin
Cuando el grado de repeticin es alto, la inversin hecha en su modelizacin y promulgacin
esta justificada ya que habr muchas instancias que cumplen el mismo modelo.
En el caso en que no exista un alto grado de repeticin, como puede suceder con los procesos
de diseo de un avin, es difcil justificar la inversin que requieren la modelizacin. Sin
embargo, aun en estos casos la modelizacin ayuda a formalizar los procesos y a promover
la interaccin y el trabajo colaborativo entre las personas.
Segn el grado de estructuracin
Un proceso de negocio estructurado es el que prescribe las actividades a realizar y
las restricciones de ejecucin de una nica manera. Las decisiones que se toman durante la
ejecucin del proceso fueron tomadas en tiempo de diseo. Los workflow de produccin son
un ejemplo de tales procesos. Los procesos estructurados no permiten saltear actividades
no requeridas o ejecutar concurrentemente actividades definidas como secuenciales.
Como contrapartida, tenemos los procesos de negocio no estructurados donde resulta ms
difcil predefinir las actividades y secuencia de las mismas. Los procesos de toma de
decisiones estratgicas suelen ser un buen ejemplo, dado que las actividades que involucran
Se pueden encontrar caractersticas distintivas entre la concepcin de una organizacin
orientada a funciones en contraposicin con una orientada a procesos.
El enfoque orientado a funciones se caracteriza por:
Los roles y responsabilidades estn alineados por reas
No hay una visibilidad clara del proceso a travs de las reas funcionales
El control de costos se realiza por centros de costo, alineados a reas funcionales
Se pierde el valor del proceso al dar ms peso a la bsqueda de eficiencia de las reas
funcionales
El enfoque orientado a procesos, por su parte, presenta las siguientes particularidades:
Los roles y responsabilidades estn alineados por procesos de negocios
Se tiene una visibilidad del proceso de negocio desde el principio hasta el fin
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El control de costos se alinea segn los pasos en los procesos

Se centra en la eficacia, sin perder la eficiencia, facilitando la generacin de valor de
quienes consumen los servicios
Diferencias entre procesos y funciones
FUNCIONES PROCESOS
Caracterizacin Identificadas con: Identificados por: verbo + sustantivo.
Tienen un inicio y un fin No son
un verbo
continuos
Ejemplos Comercializar
Son continuas Tomar un pedido
Fabricar Ensamblar una pieza
Vender Facturar a un cliente
Expedir Solicitar materiales
Comprar Evaluacin de creditos

BPMN: Bussines Process Modeling Notation

El Business Process Management Initiative (BPMI) desarroll a BPMN como una notacin
estndar para la representacin grfica de procesos de negocio. La primera especificacin del
BPMN fue liberada al pblico en 2004 1. El principal objetivo de BPMN es proveer una
notacin que pueda ser entendida por todos los usuarios del negocio, desde los analistas
que crean los primeros borradores de los procesos, hasta los desarrolladores tcnicos
responsables de la implementacin y por supuesto, la gente de negocios que manejar y
monitorear estos procesos.
En resumen podemos decir que Business Process Modeling Notation (BPMN) es una
notacin grfica que describe la lgica de los pasos de un proceso de negocio. Esta notacin
ha sido especialmente diseada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes
que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades.
Objetivos de BPMN
Proveer una notacin que sea fcilmente entendida por todos los usuarios,
desde el analista de negocio, el desarrollador tcnico y hasta la propia gente del
negocio.
Crear un puente estandarizado para el vaco existente entre el diseo del proceso de
negocio y su implementacin.
Asegurar que los lenguajes para la ejecucin de los procesos de negocio puedan
ser visualizados con una notacin comn (estndar).
BPMN es usado para comunicar una amplia variedad de informacin a una amplia variedad
de audiencias, por lo tanto BPMN es tambin una herramienta de comunicacin
Por qu es importante Modelar con BPMN?
BPMN es un estndar internacional de modelado de procesos aceptado por la
comunidad.
BPMN es independiente de cualquier metodologa de modelado de procesos.
BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos
de negocio y la implementacin de estos.
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BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada

permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organizacin.
Elementos grficos de la notacin BPMN
Las cuatro categoras bsicas de elementos que se pueden encontrar en un Diagrama de
Proceso de Negocio son:
1. Objetos de Flujo
2. Objetos de Conexin
3. Roles (swimlane)
4. Artefactos
Objetos de flujo
Tareas o Actividades: son un trmino genrico para representar el trabajo que realiza una
organizacin. Se grafican mediante rectngulos con esquinas redondeadas. Las tareas
pueden ser atmicas o compuestas
Tareas atmicas: Es una tarea que no puede ser subdividida en un nivel de
detalle menor. Por ejemplo, Enviar Factura.
Tareas Compuestas: O subproceso, es una tarea no atmica que se
incluye en un proceso. Contiene su propio conjunto de tareas en una
secuencia lgica, es decir que se puede dividir con un nivel de detalle menor.
Puede tener su propio diagrama de proceso. Se representan con un rectngulo
de esquinas redondeadas decorado con un signo +.
Ej: Realizar alta de nuevo empleado
Tareas repetitivas: Las tareas pueden estar decoradas con una flecha circular que indica
repeticin. Las condiciones de repeticin deben ser especificadas.

Tareas de Servicios: Se representan con un rectngulo de esquinas

redondeadas decorado con un engranaje. Son tareas que pueden ser
ejecutadas por el sistema sin intervencin humana. Por ejemplo:
Otros decorados: Las tareas pueden ser decoradas con algn tipo de icono que no entre en
conflicto con las definiciones BPMN. Por ejemplo, la tarea Llenar formulario puede ser
decorada con una carita para indicar que es un ser humano quien lo rellena o una mano
indicando que es tarea manual.
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Eventos: Se dibujan como crculos con centros vacos y representan algo que sucede durante
el curso de un proceso de negocios. Usualmente tienen una causa o un resultado. Hay tres
tipos de eventos: De inicio, intermedio y de fin.

Evento de inicio: Se representa con un crculo de lnea simple vaco.

Evento intermedio: Se representan con crculos de lnea doble. Hay varios
tipos de eventos intermedios.
Evento de Fin: En un proceso puede haber ms de un indicador de final de
proceso pero debe haber al menos uno. Se dibujan como crculos de trazo
grueso o se los decora con el texto FIN.
Decoracin de eventos de Fin: La decoracin en los eventos de fin de proceso
pueden se decorados para indicar alguna circunstancia especial de esa finalizacin como
por ejemplo un error.
Evento intermedio de temporizacin: Representa el comienzo de
una espera en el proceso. Se dibuja con un crculo de lnea doble que
contiene un reloj. Debe incluir el tiempo de espera previsto.
Evento intermedio de mensaje: Se dibuja con un crculo de lnea doble
que encierra un sobre y representa que se debe esperar hasta recibir un
mensaje.
Eventos como decoracin de tareas: las tareas atmicas o no atmicas pueden ser decoradas
con eventos para indicar que las tareas deben ser interrumpidas cuando el evento es
disparado.
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Compuertas o gateways: Se representa por la tpica figura de un rombo. Son utilizados para
controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujos. Son necesarios para indicar
los puntos de control en el flujo del proceso.
Los rombos grafican las tradicionales decisiones, as como la creacin de nuevos
caminos, la fusin de estos o la unin. Los marcadores internos indicarn el tipo de
control de comportamiento.
Compuertas exclusivas: (o de decisin, tambin llamadas compuertas exclusivas
basadas en datos) Se representan con un rombo vaco y denota que se lleg a un punto
del flujo donde hay mas de un camino posible pero solo uno de ellos es vlido durante
la ejecucin del proceso.
Compuertas exclusivas basadas en eventos: Son compuertas exclusivas donde
la decisin est basada en la ocurrencia de un evento. El ejemplo siguiente muestra un
segmento de proceso donde tres diferentes tareas son ejecutadas segn se reciba un
mensaje de negacin, un mensaje de aceptacin, o si no se recibe ningn mensaje.

Compuertas inclusivas: Se representan con un rombo que encierra un crculo (o letra

O). Denota que se arrib a un punto en el flujo de proceso donde pueden activarse
varias tareas pero no necesariamente todas. por ejemplo:

Compuertas paralelas: Representadas con un rombo que encierra un signo +,

indican que se ha llegado a un punto en el flujo del proceso donde varias tareas se
pueden realizar en forma paralela. Pueden converger en otra compuerta paralela que
indica que se debe esperar hasta la finalizacin de todos los procesos paralelos. por
ejemplo:
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Convergencia:
indicar el fin
se o de las
varias tareas

Convergencia: La divergencia en el flujo de un proceso representada con una compuerta,

puede converger en una compuerta del mismo tipo.
OBJETOS DE FLUJO
Sequence Flow: el flujo de secuencia se representa por una lnea slida con una cabeza de
flecha slida y se usa para mostrar el orden (la secuencia) en el que las diferentes actividades
se ejecutarn en el proceso.
Message Flow: el Flujo de mensaje se representa por un lnea discontinua con un circulo no
relleno al inicio y con una punta de flecha hueca al final y se usa para mostrar el flujo de
mensajes entre dos participantes del proceso separados (entidades de negocio o roles de
negocio). En BPMN, dos pools separadas en el diagrama representan los dos
participantes.

Association: una Asociacin se representa por una lnea de puntos, en algunos casos termina
con una punta de flecha, y se usa para asociar datos, texto, y otros artefactos con los objetos
de flujo. Las asociaciones se usan para mostrar entradas y salidas de las actividades. Ejemplo:

Ejemplo 2:
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OBJETOS SWIMLANES
BPMN soporta swimlanes con dos constructores principales: Pool y Lane
Pool: un pool representa un participante de un proceso. Adems
acta como un contenedor grfico para particionar un conjunto de actividades desde otros
pools.
Los Pools se usan cuando los diagramas involucran a dos entidades de negocios o
participantes separados. Estn fsicamente separados en el diagrama.
Las actividades dentro de Pools separados son consideradas auto contenidas en el proceso.
De esta forma, la secuencia del flujo no podra atravesar el lmite del Pool.

Lane: una lane es una sub-particin dentro de un pool y extiende la longitud del pool,
verticalmente u horizontalmente. Las lanes se usan para organizar y categorizar actividades.

Los flujos de mensajes son mecanismos que muestran la comunicacin entre dos
participantes, conectando de esta manera a dos Pools (u objetos dentro de los Pools).
Ejemplo:
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OBJETOS ARTEFACTOS o Artifacts

BPMN fue diseado para permitir a los modeladores algunas flexibilidades para
extender la notacin bsica y proveer la habilidad necesaria para modelar
apropiadamente diferentes contextos.
No est limitado el nmero de Artefactos que se pueden agregar a un diagrama para que ste
represente ms apropiadamente al contexto del negocio. De todas formas, la
primera especificacin se restringa a 3 artefactos.
Objetos de Datos
Los artefactos objeto de datos son un mecanismo para mostrar cmo las actividades
requieren o producen objetos. Se conectan a las actividades a travs de asociaciones.
Grupos
Un artefacto grupo es representado por un rectngulo redondeado
dibujado con lnea segmentada. El agrupamiento puede ser usado para
propsitos de documentacin o anlisis, y no afecta la secuencia del flujo.
Anotacin
Los artefactos anotacin son mecanismos para que un modelador pueda agregar
informacin textual adicional para el lector del diagrama BPMN.

Adems, los modeladores pueden crear sus propios tipos de artefactos que agreguen ms
detalle al proceso. Ejemplo de un proceso con lanes sin artefactos
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Ejemplo de un proceso con lanes y artefactos

Resumen de la notacin BPMN