MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

Subdireccin de Servicios Administrativos

Grupo de Atencin al Usuario y Archivo

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

IMPLEMENTACION PROGRAMA DE GESTION DE

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Bogot, 2017

MVCT. Programa de Gestin de Documentos Electrnicos. Bogot, 2017 Pgina 1

 TABLA DE CONTENIDO

1.- Introduccin

2.- Objetivos

3.- Definiciones

4.- Alcance

5.- Razones y beneficios de la implementacin de un programa de documento

Electrnico

6.- Aspectos funcionales del programa de implementacin del documento

Electrnico

7.- Meta

8.- Responsabilidades

9.- Metodologa para el desarrollo del Programa

9.1.- Recursos econmicos

9.2.-Recursos Humanos

10.- Implementacin del Programa de Documento Electrnico

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1.1. INTRODUCCIN

Con la aprobacin de la Ley 594 en el ao 2000 la funcin archivstica de la

entidades pblicas ha ido reglamentando los diferentes procesos
documentales al interior de las instituciones, teniendo en cuenta los avances
en dispositivos electrnicos, herramientas tecnolgicas y medios de
comunicacin, el concepto de documento ha ido evolucionando con el paso del
tiempo, involucrando el concepto de documento electrnico en los procesos al
interior de las compaas y entidades.

Es as, como se da inicio a una nueva etapa en los procesos de gestin

documental y se involucran nuevos lineamientos, en donde la informacin es
registrada en diferentes soportes segn los procesos desarrollados por las
entidades. Lo anterior se ha realizado de la mano de los diferentes entes
reguladores como, el Archivo General de la Nacin, el Ministerio de Cultura y el
Ministerio de TICS entre otros.

En Colombia, se ha regulado el marco normativo que implica la ejecucin de

proyectos alineados a la estrategia de gobierno en lnea, as entonces, se logra
la asignacin de responsabilidades y de mecanismos que conducen al uso de
herramientas tecnolgicas que permiten la racionalizacin, optimizacin y
automatizacin de los procesos y procedimientos en los cuales es indispensable
la produccin de registros y documentos que de acuerdo a sus caractersticas
cumplen con los objetivos del programa.

Gracias a este trabajo los sistemas de archivo y gestin documental se han

convertido en dependencias estratgicas que brindan funciones de apoyo tanto
para el desarrollo de las actividades misionales de las entidades como para
alinearse con los objetivos nacionales de buen gobierno, lucha contra la
corrupcin y participacin ciudadana.

2. OBJETIVOS

Desarrollar un modelo de gestin de documentos electrnicos que

permita a mediano plazo, ser implementado por el Ministerio de
Vivienda, Ciudad y Territorio con el fin de garantizar una adecuada
gestin de la informacin en formato digital, que cumpla con los
estndares necesarios para tal efecto.
Alinear la produccin de documentos electrnicos a las polticas de la
entidad, segn los criterios y caractersticas definidas en la norma y las
guas adoptadas para tal fin.

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 Fomentar y adoptar en los procesos del MVCT de manera responsable y
organizada el uso de documentos electrnicos que garanticen el
cumplimiento de planes y programas del Ministerio de Tics y los
lineamientos y procesos de gestin documental segn las directrices del
Archivo General de la Nacin.

3.- DEFINICIONES

El Programa de Documentos Electrnicos, determina al interior del Ministerio

de Vivienda, Ciudad y Territorio cuales son los aspectos a tener en cuenta
para la administracin y gestin de documentos que se producen en forma
electrnica, o aquellos que siendo documentos fsicos se someten a algn
procedimiento para migrarlo a un formato digital. Lo anterior teniendo en
cuenta el decreto 2609 de 2012, por medio del cual se dicta las disposiciones
en materia de gestin documental para las entidades del estado.

Automatizar: Hace referencia a la incorporacin de herramientas tecnolgicas

a un proceso o sistema manual para la implementacin de la Estrategia de
Gobierno en lnea en las entidades del Estado.

Documento electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de

dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn
tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetizacin.

Racionalizar: Organizar los trmites, procesos y procedimientos de tal

manera que se reduzcan a su mnima expresin, con el menor esfuerzo y costo
para el ciudadano, a travs de estrategias efectivas de simplificacin,
estandarizacin, mejoramiento continuo, supresin y automatizacin de los
mismos

4.- ALCANCE

La implementacin del Programa de documentos electrnicos tiene como

alcance la normalizacin del proceso para la produccin y generacin de
documentos electrnicos en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio,
aplicando polticas de seguridad de la informacin y principios del proceso de
gestin documental, garantizando la autenticidad, integridad fiabilidad y
disponibilidad de los documentos en las herramientas tecnolgicas con las que
actualmente cuenta la entidad como para las que se implementen en la
ejecucin de sus funciones.

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5.- RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS

La implementacin del programa trae para la entidad y partes interesadas un

gran nmero de beneficios que van desde la optimizacin en los tiempos de
trmites hasta la disminucin en costos, lo anterior teniendo en cuenta que la
produccin de informacin es el principal insumo para los procesos y que se
presenta de manera transversal desde diferentes puntos de recepcin y
elaboracin.

RAZONES

Favorecer los procesos de gestin documental para que sean garantes de

una administracin gil y orientada al ciudadano.
Cumplir con los requisitos legales y regulaciones vigentes. Decreto 2609 de
2012.
Apoyar la estrategia de gobierno en lnea identificando la racionalizacin,
automatizacin y optimizacin de los procesos y procedimientos.
Minimizar los riesgos frente a la administracin de documentos electrnico.
Mejorar los controles sobre la produccin de documentos electrnicos.
Atender las necesidades de los ciudadanos cumplimiento con el decreto 19 de
2012 en el cual se formula polticas de racionalizacin de trmites.

BENEFICIOS

Simplificacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin y automatizacin

de los trmites y procedimientos administrativos.
Mejorar la participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones
administrativas, con las debidas garantas legales.
Facilitar el acceso a la informacin y ejecucin de los trmites y
procedimientos administrativos por medios electrnicos, creando las
condiciones de confianza en el uso de los mismos.
Incrementar la eficacia y la eficiencia en los procesos de la compaa
mediante el uso de las tecnologas de la informacin.
Desarrollar estrategias que permitan abrir nuevas oportunidades de negocio
mediante el uso de herramientas tecnolgicas.
Crear y compartir conocimiento a partir de la informacin procesada.
Normalizar y controlar la produccin documental electrnica bajo los
estndares que dicta el ministerio de Tics y el Archivo General de la Nacin

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 Disminuir costos de archivo en la reduccin de aplicacin de procesos
tcnicos de archivo a los documentos fsicos.
Ahorrar tiempos en desplazamientos para el acceso a la informacin.
Facilita el acceso a los usuarios, incluso por parte de colectivos con
necesidades especiales (afectados por discapacidades fsicas, sensoriales,
cognitivas o formativas, as como personas con limitaciones en conocimiento
tecnolgico).

6.- ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA

Es conveniente destacar en el programa de documentos electrnicos la relacin

que tienen todos los procesos en su implementacin, toda vez que, los
documentos, registro y todo tipo de informacin siempre sern parte
fundamental en la ejecucin de las funciones, sin embargo, teniendo en cuenta
el componente documental y tecnolgico estar liderado por las reas
responsables de adelantar la socializacin y la implementacin en la entidad.

As entonces, es importante mencionar que los desarrollos tecnolgicos, los

diferentes medios de comunicacin, los dispositivos electrnicos y los cambios
culturales a raz de esta diversidad de nuevos elementos en la forma de
gestionar los trmites, obligan a la entidad a adoptar nuevas polticas que
permitan regular la produccin de los documentos asociados a los diferentes
sistemas de informacin, aplicando las caractersticas principales de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad

7.- META

Tener en un 50% implementado para el ao 2019 el programa de documentos

electrnicos

8.- RESPONSABILIDADES

ROL RESPONSABLE ACTIVIDAD

Lder del Proyecto Secretara General- Respaldar y asegurar el

Subdireccin de cumplimiento del
Servicios Programa una vez se
Administrativos -Grupo apruebe por el comit
de Atencin al Usuario y Institucional de

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 Archivo Desarrollo
Administrativo

Lder del Programa de Coordinacin del Grupo Implementar y realizar

documentos de Atencin al Usuario y mantenimiento al
electrnicos. Archivo programa.
Tics y Grupo de Soporte
Tcnico y Apoyo
Informtico

Lder de Tics y Grupo de Jefe de Tics y Jefe Integrar las polticas de

Apoyo Informtico y Grupo de Soporte seguridad de la
Soporte Tcnico Tcnico y Apoyo informacin y de
Informtico sistemas de informacin
con el programa de
documentos
electrnicos.
Asesorar la toma de
decisiones tecnolgicas.

Lder Proceso de Jefe Oficina de Apoyar la divulgacin y

Comunicaciones Comunicaciones socializacin

Colaboradores Todos los funcionarios Participar activamente

directamente en la implementacin y
relacionados con la ejecucin del programa.
ejecucin del proyecto

9.- METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA

Para la ejecucin del programa de documentos electrnicos, el Ministerio de

Vivienda, Ciudad y Territorio deber identificar, recolectar y analizar los
diferentes tipos documentales que se producen de manera electrnica y que se
encuentran registrados tanto en tablas de retencin documental como en los
diferentes instrumentos de recoleccin de informacin.
Esta actividad debe realizarse en compaa de la Oficina de las Tics y el Grupo
de Soporte Tcnico y Apoyo Informtico y una vez adelantada la consolidacin

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y descripcin de informacin para la normalizacin de los documentos
electrnicos, se realizar la socializacin de tal manera que todos los procesos
involucren estos lineamientos en su operacin.

9.1. RECURSOS ECONMICOS

Los recursos estn asociados al presupuesto anual asignado al Ministerio de

Vivienda, Ciudad y Territorio por el gobierno Nacional que abarca tanto la
ejecucin del proyecto como el recurso humano requerido para su
implementacin.

9.2. RECURSOS HUMANOS

PERFIL RESPONSABLE ACTIVIDAD

Gerente del Proyecto Subdireccin de Dirige y coordina el

Servicios personal que lidera el
Administrativos- proceso de
Coordinacin Grupo de implementacin
Atencin al Usuario y
Archivo

Profesional Especializado Lder del proceso Ejecutar las actividades

y realizar el seguimiento
a la implementacin del
programa.

Tcnicos Especializados Apoyar las actividades Apoyar las actividades

en la implementacin del en la implementacin del
programa de archivo programa de archivo
electrnico electrnico

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10.- IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE ARCHIVO ELECTRNICO

ACTIVIDAD DETALLE DE LA RESPONSABLE

LABOR

1.- Identificar los Partiendo del Gerente del Proyecto

documentos diagnstico y las Tablas Profesional Especializado
electrnicos existentes de Retencin Lder del Proyecto
en el Ministerio de Documental se debe
Vivienda, Ciudad y identificar volumen de
Territorio documentos, tipos
documentales, formatos
y medios de
almacenamiento

Aplicar las buenas Realizar un consolidado Gerente del Proyecto

prcticas de normativo sobre gestin Profesional Especializado
normatividad obligatoria electrnica de Lder del Proyecto
en los procesos de documentos y realizar
gestin documental. una hoja de ruta para el
desarrollo y
fortalecimiento de las
evidencias digitales del
MVCT

Revisar y actualizar las Cuadros de Clasificacin Gerente del Proyecto

herramientas Documental-CCD Profesional Especializado
archivsticas Tablas de Retencin Lder del Proyecto
establecidas en el Documental TRD
Decreto 2609 del 2012 Plan Institucional de
Archivos PINAR
Bancos Terminolgicos
de tipos, series y
subseries documentales
Programa de Gestin
Documental-PGD

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 Inventarios
Documentales
Modelo de requisitos
para la gestin de
documentos electrnicos
de archivo Moreq
Mapas de procesos,
flujos documentales y la
descripcin de las
funciones de las
unidades administrativas
del MVCT
Tablas de Control de
Acceso y seguridad de
los documentos

Metodologa e Dentro de la Gerente del Proyecto

implementacin de las metodologa para el Profesional Especializado
herramientas diseo del proceso, se Lder del Proyecto
tecnolgicas. tendr en cuenta que su Lder de Tics y Grupo de
implementacin gire en Apoyo y Soporte Tcnico
torno al sistema de
gestin de documentos y
al sistema de gestin de
calidad.

Realizar un inventario y Realizar el listado de Gerente del Proyecto

clasificacin de las tipos documentales que Profesional Especializado
evidencias y se encuentren en Lder del Proyecto
documentos que se formatos digitales y Lder de Tics y Grupo de
deben cargar al SGD. electrnicos y Apoyo y Soporte Tcnico
determinar el proceso al
que pertenecen y de
esta manera establecer
el repositorio en el que
sern almacenados.

Definicin de poltica de Formular una poltica de Gerente del Proyecto

informacin electrnica. seguridad de la Profesional Especializado
informacin en la que se Lder del Proyecto
incluyan los elementos Lder de Tics y Grupo de
de la norma ISO 27000 Apoyo y Soporte Tcnico
y que se asocie con la
integridad,

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 disponibilidad e
autenticidad de los
documentos
electrnicos.

Elevar el compromiso de Crear documentos Gerente del Proyecto

administracin de electrnicos autnticos, Profesional Especializado
documentos autnticos, fiables utilizando Lder del Proyecto
fiables y utilizables a mecanismos de Lder de Tics y Grupo de
nivel de poltica, y que seguridad de la Apoyo y Soporte Tcnico
esta sea aprobada por la informacin (Firmas
alta direccin. Digitales Longevas
Firmas Electrnicas)

Realizar una integracin Formular una Gerente del Proyecto

de los procesos de identificacin de las Profesional Especializado
gestin de seguridad de evidencias digitales, Lder del Proyecto
la informacin en los formatos y soportes de Lder de Tics y Grupo de
procesos de gestin almacenamiento con el Apoyo y Soporte Tcnico
documental. propsito de identificar
el tipo de seguridad y
controles a aplicar.
Implementar
mecanismos de
seguridad de la
informacin y polticas
entorno a la
preservacin de la
informacin a lo largo
del tiempo.

Gestin de seguridad de Polticas de seguridad, Gerente del Proyecto

la informacin identificacin de riesgos, Profesional Especializado
control de accesos y Lder del Proyecto
asegurar que el entorno Lder de Tics y Grupo de
en el que se gestionan Apoyo y Soporte Tcnico
los documentos
electrnicos sea seguro

Esquema de Metadatos. Elaborar una matriz de Gerente del Proyecto

metadatos por series Profesional Especializado
documentales y tipo Lder del Proyecto

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 documental los cuales Lder de Tics y Grupo de
deben ser compatibles Apoyo y Soporte Tcnico
con el sistema de base
de datos

Socializar el modelo de A travs de la campaa Gerente del Proyecto

requisitos para los de socializacin, se Profesional Especializado
documentos incentivar e involucrar Lder del Proyecto
electrnicos. a todos los funcionarios Lder de Tics y Grupo de
en el modelo para su Apoyo y Soporte Tcnico
adopcin. Grupo de
Socializar con Comunicaciones
proveedores de servicios
tecnolgicos.

Asignar dentro de los Incluir dentro de los Gerente del Proyecto

procesos de Gestin procesos de vinculacin Profesional Especializado
Humana y procesos de y entrega de cargo la Lder del Proyecto
calidad la responsabilidad de los Lder de Tics y Grupo de
responsabilidad que funcionarios sobre la Apoyo y Soporte Tcnico
tienen los funcionarios adecuada gestin de los
frente a la activos de informacin.
administracin adecuada
de los documentos
electrnicos

Capacitar a los Se adelantarn jornadas Gerente del Proyecto

diferentes lderes de de capacitacin sobre la Profesional Especializado
calidad en el modelo implementacin del Lder del Proyecto
propuesto modelo a los Lder de Tics y Grupo de
responsables de los Apoyo y Soporte Tcnico
procesos. Grupo de
Comunicaciones

Implementar los Se oficializar el modelo Gerente del Proyecto

requisitos para de requisitos para Profesional Especializado
documentos electrnicos gestin de documento Lder del Proyecto
electrnico Lder de Tics y Grupo de
Apoyo y Soporte Tcnico

Fortalecer la integridad Implementar Gerente del Proyecto

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de las evidencias mecanismos de firma Profesional Especializado
electrnicas cargadas electrnica, digital y Lder del Proyecto
dentro del sistema de autenticacin electrnica Lder de Tics y Grupo de
gestin documental. para los documentos Apoyo y Soporte Tcnico
electrnicos de archivo.

Definicin de calendarios Establecer dentro del Gerente del Proyecto

de conservacin de sistema de informacin Profesional Especializado
informacin electrnica. el calendario de Lder del Proyecto
conservacin de los Lder de Tics y Grupo de
documentos Apoyo y Soporte Tcnico
electrnicos, su periodo
de permanencia y el
procedimiento una vez
finalizado el tiempo de
conservacin entre
otros.

Fortalecimiento y Realizar seguimiento al Gerente del Proyecto

seguimiento. proceso de gestin Profesional Especializado
documental con el Lder del Proyecto
objetivo de asegurar el Lder de Tics y Grupo de
tratamiento de la Apoyo y Soporte Tcnico
informacin (Fsica y
electrnica) de manera
adecuada.

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