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PASOS PARA GENERAR:

PEDIDO DE COMPRA.

ESTUDIO DE MERCADO.

ORDEN DE COMPRA.
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REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA

Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos de Compra
de B/S.

1. Vemos Centro de Costos de nivel superior GOBIERNO REGIONAL.

Clic en la carpeta
amarilla

2
2. Se muestra la pantalla Registro de Pedidos de Compra con los siguientes
campos:
Seleccionamos el Centro de
Costo, clic en Binoculares

3
Seleccionamos
el mes
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3. En la siguente, en Campo seleccionamos Descripcin, luego en Dato

colocamos en este caso Infraestructura infra

4. Clic derecho para insertar la cabecera del pedido

5
Clic derecho en el rea del
recuadro rojo para insertar la
cabecera del pedido
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5. Registrar los campos de la cabecera del pedido: fecha, meta, fte/rubro, Tarea,
Tipo Uso, CHECK EN EXTERNO DESTINO y seleccionar O para entrega en
Obra, entregar a, Motivo y finalmente clic .

6. Para registrar el detalle del pedido.

b. Clic derecho >>

Insertar Bien

7
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7. Se muestra la pantalla para buscar el tem a solicitar e ingresamos la cantidad.

a. Ingresamos la cantidad.

8
b. Clic para
guardar

8. Si es necesario registrar las especificaciones tcnicas

9 Clic en la carpeta amarilla para registrar

las especificaciones tcnicas
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9. Aparece el tem elegido, con la clase, familia y unidad correspondiente.

a. Clic derecho para insertar

las especificaciones tcnicas.

10 b. Clic en guardar.

10. Para eliminar un tem de este pedido.

Seleccionamos el tem que 11

queremos eliminar y
hacemos clic derecho.
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11. Una vez que hemos terminado el registro de los tems debemos dar Visto Bueno
al Pedido que an se encuentra en estado pendiente.
Clic para dar VB

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Si el Pedido no cambia al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguiente

etapa que es la Autorizacin del Pedido.

12. Observamos que el estado cambi a VB JEBE, en este estado de VB Jefe no se

podr realizar cambios en el pedido. Clic en Pendiente
Para regresar al estado anterior, PENDIENTE
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I. AUTORIZACION DE PEDIDO
1. Hecho el pedido, ingresamos a la opcin de autorizacin de pedidos.

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2. Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar,

y hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan
pedidos pendientes de autorizar se mostraran en color verde, y los que no los
tengan se mostrarn en color negro.

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3. Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte del
pedido.
a. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO:
Hacemos clic en el botn >>Para Compra.

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b. AUTORIZACIN DEL PEDIDO PARCIAL:

Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los tems solicitados.

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En la parte de la venta que corresponde a >>Autorizacin de Pedido de

Compra, tenemos una caja de texto >>Cant. Aprobada, ah registramos la
cantidad que deseamos autorizar (debe ser menor a la cantidad solicitada). Y
finalmente hacemos clic en >>
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Repetimos el procedimiento para cada uno de los tems solicitados y

finalmente hacemos clic en el botn >>Autorizar

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4. Una vez autorizado el pedido, pasa automticamente del estado VB JEFE al

estado Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores.

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5. Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad

presupuestal, hacienda clic en el botn >> Disponibilidad Pptal, Podemos
observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal para
esta cadena y el clasificador correspondiente.

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II. PAO ACTUALIZADO

A. GENERACIN DE P.A.O: Existen dos opciones:

1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.

a. Clic en el botn >>Genera PAO

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OJO: se opta por esta opcin siempre y cuando todas los items van ha ser una sola
compra
b. Nos parece una ventana de actualizacin de precios masiva, que nos
permite registrar el precio de los tems, registramos los precios unitarios que
corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta
ventana porque el sistema asume el precio de la ltima compra realizada para
ese tem, que se va actualizando en catlogo de precios.

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c. Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar,
hacemos clic en >> Aceptar

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d. Detalle de PAO.- seleccionamos, responsable de la Meta, Modalidad de

Adquisicin, Proc. Seleccin, mes propuesto, objeto, Sntesis, etc. Luego
grabar

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e. Salimos de la ventana de autorizacin de pedido e ingresamos a la opcin

>>Programacin>>Plan Anual de Obtencin Logstica>>P.A.O.
Actualizado.

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f. Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O N 1128.

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2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS.
a. Ingresamos a la opcin >>Programacin>>Plan Anual de Obtencin
Logstica>>P.A.O. Actualizado

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b. Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.

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c. Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por tem o

clase y el tipo de uso.

1. Seleccionamos 2. Ordenados por 3. Seleccionamos

bien o servicio Clase o por tem tipo de uso.

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d. Nos muestra la relacin de tems que han sido autorizados para compra. Y
marcamos con un check los que deseamos consolidar, as mismo filtramos
el clasificador de gasto, metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

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e. Nos parece una ventana de actualizacin de precios masiva, que nos

permite registrar el precio de los tems, registramos los precios unitarios que
corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta
ventana porque el sistema asume el precio de la ltima compra realizada para
ese tem, que est en catlogo de precios.

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f. Aparece el nmero de consolidado que se va a generar y el nmero de

P.A.O., luego aceptamos.

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g. Seleccionamos el P.A.O. y hacemos clic en el botn >> Detalle del P.A.O.

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h. Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, cdigo CIU,
Objeto, Sntesis de especificaciones tcnicas, finalmente clic en y
salimos.

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i. Podemos modificar el precio de los tems, seleccionando la opcin >>Ajuste

por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

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j. Una ves cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta

amarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la
carpeta amarilla que corresponde a cada tem.

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k. Podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se

muestra en la figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

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Luego de hacer la actualizacin se debe regresar el estado del P.A.O. de la opcin

>>Ajuste x P.A.O. a la opcin >>Pendiente, para realizar ESTUDIO DE MERCADO.

B. ESTUDIO DE MERCADO
1. Imprimir para cotizacin

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Al hacer clic muestra la siguiente pantalla

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En esta pantalla seleccionamos nuestro pedido y vamos al Icono de la

Impresora y hacemos clic.

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Seguido, seleccionamos solicitud de cotizacion

Seguido, para imprimir cotizacion sin proveedor seleccionamos GENERAL y

luego clic en aceptar.
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Registrar estudio de Mercado Revisar Manual de

Registro de valor por fuente
Calculo de valor referencial estudio de mercado
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C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL
1. Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en
el botn >> Autorizacin Presupuestal.

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2. Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego

hacemos clic en .

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3. Aparecer el N y fecha de Certificacin. Aceptar los mensajes al usuario.

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4. Clic en el icono de la impresora para mostrar el formato de Certificacin

Presupuestal.

44

5. Se muestra el siguiente formato

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Generada la certificacin presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tres

opciones:

- Cuadro de Adquisicin: Compras que no generan un proceso de seleccin ni

tampoco un contrato. Puede ser automtico y manual
AUTOMTICO.- es generado de forma automtica cuadro de adquisiciones
para luego pasar a generar la Orden de Compra o Servicios, siempre en cuando
la fecha de orden sea del DIA.
MANUAL.- se pasa a generar cuadro de adquisiciones de forma manual la
ventaja de esta opcin es regularizar la fecha.
- Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y las
rdenes de compra que deriven de este.
- Procesos de Seleccin: Cuando se requiere hacer un proceso de seleccin y
registrarlo en el sistema.
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III. CUADRO DE ADQUISICION

Para ingresar al Cuadro de Adquisicin puede ser porque, hemos registrado un
Contrato que deriva en un Cuadro de Adquisicin, Proceso de Seleccin y porque
en la Ruta del PAO actualizado, hemos enviado directamente a Cuadro de
Adquisicin.

1. Ingresar a la opcin que se muestra en la figura:

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2. Se muestra la relacin de Cuadros de Adquisicin generados a la fecha y

hacemos clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisicin.

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3. En la pantalla que se muestra:

En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de seleccin (PS) o PAO.

2. Seleccionamos la
procedencia

1. Seleccionamos si
es Bien o Servicio

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4. Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luego

guardar.

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5. Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisicin

6. Se muestra la pantalla y el Cuadro de adquisicin, se ha generado en color azul,
salimos de la pantalla.
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IV. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO

1. Ingresamos a la orden de compra.

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2. Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho.

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a. Seleccionamos b. Clic derecho
el mes

3. Ingresamos la informacin necesaria, empezando por el Cuadro de

adquisiciones, proveedor, almacn, mejor fecha de pago, etc y guardamos.

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Seleccionamos el almacn que se har responsable de la recepcin de los

materiales.

4. Registramos la glosa, marcas, etc.

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En la glosa colocamos si es entrega en obra o en grifo

5. Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opcin

>> Fase Compromiso Definitivo.

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6. Hacemos clic para en la opcin >>comprometer,

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PARA REALIZAR ORDEN DE SERVICIO ES SIMILAR A O/C EXCEPTO NO SE

SELECCIONA ALMACEN