Project Management (PM)

preporuke dobre prakse

emerli Selim dipl. Ing.

Management consultant
 SADRAJ

Uvod
Projektni pristup i osnovni principi
Planiranje projekta
Realizacija projekta
Zatvaranje projekta

Samo su promjene stalne

2
 ta je projekt?

Projekt je skup koordiniranih i kontrolisanih

aktivnosti sa utvrenim datumima poetka i
zavretka, poduzet radi ostvarivanja nekog cilja
usklaenog sa specificiranim zahtjevima,
ukljuujui ogranienja vremena, trokova i
resursa. (ISO 9000:2015)

3
 Upravljanje projektima

Upravljanje projektima (Project Management):

Predstavlja skup procesa u kojem rukovodstvo
projekta, ulaui svoje znanje i sposobnosti,
pokree, planira, implementira, nadzire i izvrava
aktivnosti u okviru kojih se upotrebom raspoloivih
resursa postiu zahtjevani ciljevi.

4
 Cilj projekta

Projekt se moe definirati kao proces koji osigurava

realizaciju postavljenog cilja. Ima dvije vane
karakteristike: on je privremen i on je neponovljiv.
Cilj projekta bi trebao da definie ta treba da se
postigne realizacijom projekta, zato je on vaan i
koja je korist za klijenta i preduzee.
Projektni zadatak prua detaljno razlaganje
projektnog cilja.

5
 Problem projekta Poznavanje
projekta
Veoma kompleksni
projekti koji se rijetko
pojavljuju

Nepoznati

Djelimino poznatii

Vie organizacija/Vie struka

Veliina projekta Nekoliko organizacija/Nekoliko struka
Poznati Jedna organizacija/Jedna struka
Veliki Srednji Mali
Ukoliko prvi projekt nije u ovom
podruju projekt menaderu je
potrebna dodatna pomo

6
 Upravljanje projektima-istorijat
Sedam svjetskih uda: sauvana samo Keopsova piramida
Sir Cristopher Wren 1632 1723; Thomas Telford 1757 1834; Isambard
Kingdom Brunel i dr.

Projekt Manhattan tajni projekt amerike vlada u drugom svjetskom ratu

1941-1945 za izradu atomske bombe

Project Management Institute, Inc. (PMI)

Tunel ispod Kanala Lamanche

Tuneli probijeni za 37 mjeseci.
Duina tunela: 50 km
Prenik servisnog tunela 4,8 m
Prenici eljeznikih tunela 7,6 m
Dubina od 45 m do 120m ispod mora.

7
 Prednosti project managementa

Bri povrat
investicije

Vea Vii
koliina kvalitet

Prednosti
Project
managementa

Krai Nii trokovi

rok odravanja

Nia
cijena

Project management ne predstavlja laku nego efikasniju metodu rukovoenja!

8
 Obuhvat Project management-a

Upravljanje integracijom projekta.

Upravljanje obuhvatom projekta.
Upravljanje vremenom (rokovima).
Upravljanje trokovima.
Upravljanje kvalitetom.
Upravljanje kadrovskim resursima.
Upravljanje komunikacijama i informacijama.
Upravljanje rizikom.
Upravljanje nabavkom.
Izvor: Body Of Knowledge
Project Management Institute,

9
 Definisanje projekta
Faze projekta
START
VRIJEME

1 2 3 4 5 6 7 8

Fizibiliti
studija

Identifikacija

Definisanje Tehniko
projektovanje
Procjena
trokova
Odobravanje Izrada
Tenderske
dokumentacije
Tenderisanje
Izgradnja
Izbor
Nadzor

Prijem
Odravanje

Marketing

Finansije

FAZA 1 FAZA 2 FAZA 3 FAZA 4 FAZA 5 FAZA 6 FAZA 7

FIZIBILITI PROJEKTOV. DOKUMENT. IZGRADNJA ODRAVANJE MARKETING FINANSIJE KRAJ

10
 Projektne aktivnosti

Dijagram projektnih aktivnosti

Odobreno Odobreno

Bazni Plan Odobrenja

Budet Projekt Dokumentacija Tender Izgradnja CPC CF Odravanje
projekt trokova vlasti

Marketing Finansiranje
Nije Nije CF certifikat o podobnosti
odobren odobren
Nije CPC certifikat o kompletnosti
odobren Testiranje
Revizija Revizija i prijem
Re-tendering

Fizibiliti Projektovanje Trokovi Odobravanje Izrada dokumentacije Izgradnja Odravanje

Predugovorne aktivnosti Post-ugovorne aktivnosti

11
 Uloga project manager-a
- Planiranje
- Organizacija
- Rukovoenje
- Liderstvo
- Kontrola
- Odreivanje ciljeva
- Predvianje
- Davanje podstreka - Davanje rjeenja
- Motivisanje - Arbitraa
- Inspirisanje Koordinacija - Rjeavanje konflikata
- Voenje - Stvaranje kolektivnog duha
- Usmjeravanje - Komunikacije

Liderstvo Rjeavanje problema

ULOGA
PM

Kontrola Sinhronizacija
- Supervizija - Dopunjavanje
- Izvjetavanje - Kompletiranje
- Praenje - Izrada rasporeda
- Normiranje - Programiranje
- Dnevno evidentiranje - Fino podeavanje
- Orkestriranje

12
 Uesnici u realizaciji projekta

Interne i eksterne relacije PM u

toku projekta KLIJENT

ODJELI PROJECT SPOLJNI

MATI NE FIRME MANAGER SARADNICI

Ugovaranje i Marketing i prodaja

QA sistem
SPOLJNI ODNOSI I
UTICAJI Finansije i
Ininjering ra unovodstvo
Konsultanti
Tehni ko Pravni savjetnik
projektovanje Organi vlasti

Podugovara i Istra ivanje i

Razvoj sistema prikupljanje podataka
Banke i finansijeri
Tim gradili ta
(rukovoenje i nadzor) Krajnji korisnik

Isporu ioci opreme i

materijala

13
 Tim projekta
Tim projekta je izabrana grupa ljudi koja ulae zajednike napore da ostvari
zajedniki cilj.
Koncept etvoroetapnog modela izgradnje tima je originalno predloio jo
B.NJ.Tuchman 1965. godine (TAKMANOV MODEL IZGRADNJE TIMA),
koji je identifikovao etiri faze kroz koje prolaze svi timovi.

Faze formiranja tima (transformacija ka efikasnom radnom timu)

1. Formiranje tima [Forming]
2. Pobunjivanje tima [Storming]
3. Normiranje tima [Norming]
4. Djelovanje tima [Performing]

14
 Aktivnosti planiranja projekta

Kreirati plan Kreirati plan Kreirati Kreirati plan Kreirati plan

projekta resursa budet kvaliteta rizika

Preispitati Izvriti Kreirati plan Kreirati plan Kreirati plan

plan projekta ugovaranja nabavke komuniciranja prihvatljivosti

15
 Kreiranje plana projekta

Plan projekta je centralni dokument pomou kojeg

se formalno upravlja projektom

Plan projekta sadri listu aktivnosti, poslova i

resursa potrebnih za zavretak projekta i realizaciju
poslovnih koristi sadranih u definiciji projekta

16
 Planiranje

Planiranje i terminiranje je kljuna funkcija Project

managementa, posebno za:
Postizanje ugovorenih rokova,
Koordinaciju rada svih ukljuenih strana,
Uoavanje bilo kakvog odstupanja i pokretanje korektivnih
mjera i
Svi planski dokumenti trebaju pokazivati tri grupe
podataka:planski, aktuelni i prognozirani

17
 Dokumenti Rukovodioca projekta

Plan realizacije projekta

Plan komuniciranja
Termin plan projekta
Plan upravljanja kvalitetom
Plan upravljanja rizicima
Plan budeta
Plan upravljanja resursima

18
 Plan projekta
Najvaniji dokument je Plan projekta ija je svrha
uspostaviti ciljeve projekta i objasniti strategiju kako
ciljeve ostvariti.
U vrijeme pokretanja projekta rukovodilac projekta
priprema potrebne projektne procedure radi
objanjenja:
ta treba uraditi?
Kada to treba uraditi?
Gdje treba raditi?
Kako to uraditi?
Ko e to raditi?

19
Izrada razvijene strukture aktivnosti projekta (WBS)

Radi izrade i praenja termin plana projekta,

potrebno je izvriti logiku dekompoziciju
projekta na aktivnosti i predstaviti
hijerarhijsku razvijenu strukturu projektnih
aktivnosti.
WBS (Work Breakdown Structure) se
izrauje na osnovu definicije projekta.

20
 Rasporeivanje aktivnosti na vie nivoa

Istraivanje trita
1 Marketing
Odreivanje cijena Pregled lokacije

Identifikacija Mogunost gradnje

2 Fizibiliti studija
Definisanje Tehniki elaborat

Idejni projekt Finans elaborat

3 Dizajn
Izvedbeni projekt

Urban. saglasnost
Pribavljanje Iskolavanje
0 Projekt 4
dokumentacije Dozvole za graenje
Zemljani radovi Iskop
Graevinski radovi
5 Izgradnja Betoniranje Oplata
Montani radovi
Armatura
Prevent. odravanje
6 Odravanje
Korekt. odravanje

Odreivanje povrata
7 Finasije
Kamate

21
 Jednostavne metode planiranja

Tabelarno planiranje-izrada programa aktivnosti

RB Opis planirane aktivnosti Start Kraj Odgovoran Budet (h)

1. Obilazak terena 02.10.2015. 02. 10.2015. P.M. 4

2. Prikupljanje dokumentacije i podloga 02. 10.2015. 15. 10.2015. A.R. 42

3. Izrada idejne skice 15. 10.2015. 25. 10.2015. E.B. 24

Sastanci radi komentarisanja idejnog

4. 25. 10.2015. 27. 10.2015. P.M. 4
rjeenje

22
 Ghanttov dijagram

GANTOGRAM ZA PLANIRANJE I PRAENJE PROJEKTA

(Trake na gantogramu obojena plavom bojom je planirano, crvenom bojom je oznaeno napredovanje
(ostvareno). Aktuelni datum je oznaen crtkanom linijom.

Prilikom planiranja koristiti Metoda preticanja (FTI Fast Track Implementation)

23
 Kontrola napredovanja
Praenje napredovanja po aktivnostima

RB Opis aktivnosti Sati Planirano Ostvareno

(h) napredovanje napredovanje
(%) (%)
1 Izrada tehnike specifikacija 20 4,4 4,4
2 Izrada zahtjeva za ponudu 16 3,5 3,5
3 Objava tendera 8 1,7 1,7
4 Dostava tenderske dokumentacije i prijem ponuda 12 2,6 2,6
5 Analiza ponuda i izrada komparativne tabele 32 7,1 4,4
6 Izbor isporuilaca 15 3,3 0,6
7 Zavravanje tenderske procedure 12 2,6 1,3
8 Ugovaranje sa izabranim isporuiocem 10 2,2 0,2
9 Praenje i prijem isporuke 20 4,4 0,0

24
 Hijerarhijska raspodjela projekta
Work Breakdown Structure (WBS)
Projekt Faze projekta Glavne aktivnosti Pod-aktivnosti Aktivnosti

Finansijska analiza
Preliminarna
1
Studija Inicijalni charter Dokumentacija
Spec. posl. zahtjeva Procedure
2 Analiza
Spec. IT zahtjeva Idejni proj. IT sist.

Dizajn procesa Gl. projekt IT sist.

3 Dizajn
Dizajn IT rjeenja

Razvoj
Specifikacije
0 Projekt 4 Realizacija
Testiranje
Izvedbeni projekt Nabavka
Tehn. dokumentacija
5 Implementacija Procedure tampa i distribucija
Radne instrukcije
Primjena
Program obuke
6 Obuka
Plan obuke

Plan podrke
7 Podrka
Realizacija podrke

25
 Prikaz kljunih dogaaja (milestones)

Kljuni dogaaj na Procijenjeni datum Revidovani datum Odstupanje

projektu zavretka zavretka na dan
20.03.2015.

Poetak projekta 15.04.2015. 22.04.2015. 1 sedmica

Zavreni temelji 20. 05.2015 20. 05.2015 Nema odstupanja

.... .... .... ....

26
 Dijagram fizikog napredovanja
% napredovanja

Dead line

100

90 Zaostatak u
Planirano realizaciji
80
Ostvareno
70

60

50

40

30

20
Kontrolna taka
10

1 2 3 4 5 6 7 Mjeseci

27
 Budet projekta

Budet projekta obuhvata i identificira

finansijske resurse potrebne za realizaciju
projekta, to ukljuuje:
Izradu liste trokova koji e se pojaviti na
projektu, kao to su trokovi rada, opreme,
materijala i administrativnih poslova;
Izradu termin plana trokova kada e trokovi
nastajati na projektu i
Kalkulaciju ukupnih trokova za svaku aktivnost
prema termin planu projekta.

28
 Planiranje budeta Cash Flow
2015. godina
Pripr. tro. Jan Feb Mart April Maj Juni Ukupno
A ULAZ NOVCA
Faza 1 - 30.000 35.000 35.000 - - - 100.000
Faza 2 - - 30.000 35.000 35.000 - - 100.000
Faza 3 - - - - 30.000 35.000 35.000 100.000
A UKUPAN ULAZ 0 30.000 65.000 70.000 65.000 35.000 35.000 300.000
B IZLAZ NOVCA
Trokovi izgradnje - 9.000 20.000 21.000 11.000 11.000 11.000 83.000
Infrastruktura - 3.000 7.0'00 18.000 5.000 3.000 3.000 39.000
Trokovi opreme 5.000 2.000 5.000 11.000 5.000 5.000 5.000 38.000
Administracija 2.000 1.000 1.000 7.000 7.000 7.000 7.000 32.000
Gradilite nadzor 1.000 1.000 1.000 6.000 6.000 6.000 6.000 27.000
Pravna sluba 2.000 1.000 1.000 7.000 2.000 1.000 1.000 15.000
Podugovarai 2.000 1.000 1.000 7.000 3.000 3.000 4.000 21.000
Kamate - 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 3.000 16.000
B UKUPNI IZLAZ 12.000 20.000 38.000 80.000 42.000 39.000 40.000 271.000
C Neto ulaz (A-B) 0 10.000 27.000 10.000 23.000 4.000 5.000
D Neto izlaz (C-D) 12.000 2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000
E Finansiranje
Povlaenje 12.000 2.000- - - - - - 12.000
Povrat - 10.000 2.000 - - - 12.000
F Neto viak -12.000 -2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000
G Viak kumulativno 25.000 39.000 77.000 53.000 130.000

29
 Plan komuniciranja
ID Dogaaj Opis Svrha Metoda Uestalost Datum
1.1 Sastanak Sastanak ukljuuje sve lanove projektnog Informirati tim o statusu projekta i Verbalna Sedmino Svaki
projektnog tima tima radi razgovora o tekuim, nedavno osigurati da rjeavanje problema, utorak
zavrenim i nadolazeim poslovima. rizika i izmjena na projekta budu
pokrenuti zajedniki.
1.2 Sastanci Redovni sastanci menadera kvaliteta i Osigurati da svi problemi kvaliteta Verbalna Mjeseno Prvi utorak
preispitivanja lanova projektnog rima koji su ukljueni u budu identificirani u ranoj fazi,
kvaliteta upravljanje kvalitetom svih rezultata obezbijediti vrijeme za poboljanje
projekta kvaliteta svih rezultata projekta i
ispunjavanje kriterija kvaliteta.
1.3 Sastanci Formalni sastanci uprave na kraju svake Kontrola napredovanja projekta Verbalna Na kraju faze 5 dana po
preispitivanja faze projekta radi identifikacije ukupnog tokom svake faze ciklusa projekta i zavretku
svake faze statusa projekta, kvaliteta ostvarenih poveanje vjerovatnoe uspjeha faze
rezultata, rizika, problema ili izmjena na projekta
projektu.
1.4 Sastanci grupe Formalni redovni sastanci radi Obezbijediti formalni proces Verbalna Mjeseno Prva
za odobravanje preispitivanja zahtjeva za izmjene odobravanja izmjena projekta srijeda
izmjena
1.5 Sastanci prijema Odravaju se sa kupcem radi postizanja Obezbijediti kontroliran proces Verbalna Po zavretku 2 dana po
od kupca prihvatljivosti seta rezultata projekta predaje rezultata i osiguranja rezultata zavretku
ispunjavanja zahtjeva kupca projekta
1.6 Sastanci o radu Redovni sastanci sa svakim dobavljaem Obezbijediti saradnju s Verbalna Mjeseno Prvi
dobavljaa radi dogovora o rjeavanju problema i dobavljaima radi procjene rada i etvrtak
statusa isporuke proizvoda rjeenja problema isporuke
1.7 Izvjetaji o Izvjetaji koji pribavljaju informacije o Informirati sve interesne grupe o Pisani izvjetaj Sedmino Svaki petak
statusu realizaciji termin plana, budeta, rizika i statusu projekta o statusu
problema projekta

30
 Plan upravljanja kvalitetom

Kvalitet projekta se posmatra iz dvije razliite perspektive:

Kvalitet isporuenog proizvoda i
Kvalitet procesa poduzetih za realizaciju svakog
proizvoda.
Za izradu plana kvaliteta treba poduzeti sljedee korake:
Definisati kvalitet projekta;
Uspostaviti ciljeve kvaliteta;
Identifikovati tehnike osiguranja i kontrole kvaliteta koje
treba poduzeti i

31
 Upravljanje rizicima
ta je rizik?

Rizik je mogunost gubitaka

Neeljeni rezultat

Proputena prilika Anatomija rizika

postoji mogunost da se
Ako se ispuni uslov konsekvenca desi

Vjerovatnoa deavanja

Rizik

Konsekvence: veliina gubitka

32
 Proces upravljanja rizicima

Identifikacija rizika

Uiti o rizicima Analiza rizika

Baza znanja
o rizicima

Plan upravljanja rizicima

Razrjeenje rizika

Praenje rizika

33
 Upravljanje rizicima

Sposobnost upravljanja rizikom:

5: Upotreba statistike rizika u cilju poboljanja procesa projekta

4: Primjena kvantitativne analize za odreivanje cost/benefita za projekt

3: Rizici se sistematski kvantifikuju, analiziraju, planiraju, prate i rjeavaju

2: Rizici se obino evidentiraju, prate i obrauju nakon otkrivanja

1: Rizici se ignoriu ili se jedino evidentiraju na ad-hoc nain

34
 Opcije za razrjeenje rizika

Izbjei rizike
Izabrati drugu strategiju za dizajn ili implementaciju
Eliminisati korijene uzroka rizika
Transfer rizika sa jednog dijela sistema na drugi
Preraditi odgovornosti/ugovor na projektu
Izmijeniti kritini put (critical path) projekta
Ponovo uraditi bazni ili detaljni design
Ugovoriti osiguranja
Pretpostavka rizika
Uradit planove za nepredviene situacije
Rezervisati budete ili vrijeme, bazirano na uticaju rizika

35
 Plan upravljanja resursima

Za izradu plana upravljanja resursima

potrebno je poduzeti sljedee korake:
Izraditi liste vrsta resursa koji e se koristiti na
projektu;
Identificirati broj i svrhu za svaku vrstu
potrebnih resursa;
Identificirati kada e se svaki resurs koristiti
izradom termin plana resursa i
Imenovati resurse za svaku aktivnost projekta
izradom tabele koritenja resursa.

36
Realizacija projekta

37
 Realizacija projekta u okviru klasine
organizacije
Direktor

Koordinacija
projekta

Rukovodilac Rukovodilac Rukovodilac

slube 1 slube 2 slube 3

Zaposlenik 1 Zaposlenik 1 Zaposlenik 1

Zaposlenik 1 Zaposlenik 1 Zaposlenik 1

Zaposlenik 1 Zaposlenik 1 Zaposlenik 1

uto obiljeeni okviri predstavljaju zaposlenike angaovane u realizaciji projekta

38
 Realizacija projekta u okviru projektne
organizacije
Direktor

Koordinacija Rukovodilac Rukovodilac Rukovodilac

projekta
projekta 1 projekta 2 projekta 3

Zaposlenik 1 Zaposlenik 1 Zaposlenik 1

Zaposlenik 2 Zaposlenik 2 Zaposlenik 2

Zaposlenik 3 Zaposlenik 3 Zaposlenik 3

uto obiljeeni okviri predstavljaju zaposlenike angaovane u realizaciji projekta

39
 Uticaj organizacione strukture na odvijanje
projekta
Tip organizacije MATRINA
Karakteristike projekta Funkcionalna Projektna
Slaba Balansirana Jaka
matrina matrina matrina
Autoritet Rukovodioca Mali ili Ogranien Nizak ili Jak, esto
Srednji do jak
projekta nikakav limitiran srednji totalan
% osoblja iz stalne Promjenjiv
strukture koje uestvuje 0 25 % 15 60 % 50 95 % 85 100 %
u realizaciji projekta i nema

Radno vrijeme i uloga

nepuno nepuno puno puno puno
Rukovodioca projekta
Rukovodilac Rukovodilac
Zajedniki naziv za koordinator Rukovodilac
Koordinator ili projekta ili projekta ili
ulogu Projekt ili voa projekta ili
voa projekta program program
managera projekta project officier
manager manager
Administrativno osoblje
nepuno nepuno nepuno puno puno
projekta

40
 Aktivnosti realizacije projekta
Realizirati
rezultate
Izvriti
primopredaju
Pratiti i
kontrolirati

Upravljati Upravljati
vremenom rizicima

Upravljati
Upravljati
otvorenim
trokovima
pitanjima

Upravljati Upravljati
kvalitetom nabavkom

Upravljati Upravljati
promjenama primopredajom

Upravljati
komunikacijama

41
Zatvaranje projekta

42
 Aktivnosti zatvaranja projekta

Rasputaju se resursi i premjetaju na nove

projekte ili procesne aktivnosti.
Pri realizaciji ove aktivnosti se ne vri formalno
preispitivanje ostvarenja ciljeva i poslovnih koristi
u skladu sa definicijom projekta.
Nema jasnog pokazatelja da li je projekt uspjean
ili ne.

43
 Izrada izvjetaja o zatvaranju projekta

Izvjetaj o zatvaranju projekta je dokument koji

formalizira zatvaranje projekta.
On obezbjeuje potvrdu da su kriteriji
prihvatljivosti kupca postignuti.
Izvjetaj o zatvaranju projekta priprema
rukovodilac projekta na poetku zatvaranja
projekta i podnosi sponzoru projekta na
potpisivanje.

44
 Dokumenti za zatvaranje projekta

Osnovni dokumenti za zatvaranje projekta:

Izvjetaj o tehnikom pregledu
Upotrebna dozvola
Zapisnik o primopredaji sa investitorom
Izvjetaj o kolaudaciji i upisu u stalna sredstva
Finalni izvjetaj o realizaciji projekta
Zapisnik sa zavrnog sastanka

45
 Hvala!

Selim emerli, dipl. Ing.,

(cemerlic.selim@gmail.com)

46