Semana TEXTOS ADMINISTRATIVOS III:

11 El Acta y la Sesin

EL ACTA
Definicin. El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo
tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados
expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que
sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares,
oficios, etc.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-
pblicos y las instituciones de diversa naturaleza tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas,
en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.
Clases
a. Acta de Trabajo. - Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en
nuestro centro laboral. Este documento se redacta en el mismo lugar, en la misma fecha y hora de los
acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que
preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad
la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Por ejemplo, se redacta
esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una
institucin confines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso
electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como
audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspeccin
administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos
como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar
bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos
y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas
entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento. Las actas de trabajo, una vez
redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidi el acto, el secretario y las
personas interesadas que han intervenido. Si alguien que est obligado o ha intervenido se niega a firmar el
acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de
los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se
conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto.
Partes del Acta de Trabajo. El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:
1. Nombre de la sociedad.
2. Nmero del acta, el cual es siempre consecutivo.
3. rgano que se rene, aqu se incluye la junta de socios, la junta directiva, la asamblea de accionistas, las
juntas de vigilancia y el consejo de administracin, la que convoca o rene.
4. Clase de la reunin.
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 5. Lugar: ciudad, hora y fecha de la reunin.
6. Nombre del o de los designados para llevar a cabo la reunin.
7. Temas a desarrollar o agenda.
8. Texto, cuerpo o debate. Aqu es donde se realiza un corto relato de todo lo que sucede en la sesin,
suele integrar cada una de las intervenciones de los asistentes, sin llegar a establecer distincin alguna
entre ellas. Son muy extensas y a la vez complicadas.
9. Cierre. Se trata de una frmula que se realiza cotidianamente y que muestra el trmino de una sesin.
Aqu se muestra la hora y fecha en que se termina el acto.
10. Constancia de aprobacin del acta. Se inicia con la expresin ACTA APROBADA POR: . Y luego firman
los asistentes. del presidente, del secretario o de una comisin que se haya elegido para estos fines.
b. Acta de Sesin. - Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han
sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "SESIN" a la reunin formal de un grupo de
personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas
establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como rgano deliberante a aquel grupo de
personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus
atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar,
los rganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los
consejos de facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de
sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de
responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo
Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de
los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros
legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos acadmicos en las
universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar
asuntos de inters institucional.
Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las
instituciones pblicas, sus libros de actas son legalizados por el notario pblico o el juez, segn corresponda. Las
hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las
actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmeros se llevan en hojas A4 o en formularios
especiales. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que
se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero
respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes.
Partes del acta de sesin
1. Ttulo. Es la parte que permite a la persona encontrar el acta cuando esta se encuentra en el libro, el cual
contiene un gran nmero de estas. El ttulo suele integrar la fecha, ejemplo: acta de sesin del 12.05.17, o
acta de sesin del 6 de septiembre del 1986.
2. Introduccin. Se trata de las parte del acta que da apertura al acta, en esta se suele colocar la fecha, el lugar
y la hora en que se llev a cabo la sesin. Tambin se suele incluir los apellidos y nombres de quienes
participen en el acta.
3. Texto. Aqu es donde se realiza un corto relato de todo lo que sucede en la sesin, suele integrar cada una
de las intervenciones de los asistentes, sin llegar a establecer distincin alguna entre ellas. Son muy extensas
y a la vez complicadas.

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 4. Cierre del acta. Se trata de una frmula que se realiza cotidianamente y que muestra el trmino de una
sesin. Aqu se muestra la hora en que se termina el acto.
5. Firmas de los aprobantes del acta. Es la parte que muestra todas las firmas de los asistentes en el acta, del
presidente, del secretario o de una comisin que se haya elegido para estos fines.
6. Hora de finalizacin de la reunin
7. Firma de los presentes.
MODELO DE ACTA

Membrete Alpha S.A.

Cdigo de identificacin DIR3598

Nmero de acta Acta N 212

Lugar, fecha y hora de comienzo En Monterrico, Av. Primavera 1315, Monterrico, el 16 de enero de 2010, a las 16:00
de la reunin horas, se realiza sesin del Directorio de ALPHA SA
Listado de los miembros Se renen el Vicepresidente de la Empresa, Dr. David Acosta; el Gerente de
asistentes y de los ausentes. Capacitacin, Lic. Jos Luis Estvez; el Director de Recursos Humanos, Lic. Nicols
Estos ltimos con su justificacin. Basalda; y el Director de Comercializacin, Dr. Ernesto Ferrara, bajo la presidencia del
Mencin del presidente de
primero de los citados. Se encuentra ausente, con permiso, el Presidente del Directorio
la reunin.
por motivo
El objeto dede
la viaje
sesinales
exterior.
considerar el Plan de Capacitacin para el personal de ventas,
Objeto de la reunin
elaborado por el Departamento de Capacitacin para el segundo semestre del ao.
Inicia la reunin el Vicepresidente, quien expresa que el plan ha sido elaborado por el
Departamento de Capacitacin tomando en cuenta el planeamiento estratgico de
ventas para el ao prximo, la aparicin de nuevos productos competitivos, las
Sntesis de las exposiciones, investigaciones sobre demandas del mercado y los nuevos programas de cursos de
deliberaciones y decisiones. ventas probados por empresas lderes en el pas y en el exterior. A continuacin, solicita
Resultado de la votaciny al Gerente de Capacitacin que exponga los detalles del plan, quien as lo hace y somete
explicitacin de las razones
a consideracin de los presentes dicho proyecto. Toma la palabra el Director de
de los votantes para
definirse a favor, en contra o Comercializacin, quien efecta consideraciones sobre el calendario de cursos
abstenerse propuesto y solicita que se dicten en los meses de abril-mayo y no en junio-julio, como
est proyectado, debido a que el Personal de Ventas bajo su dependencia debe estar
capacitado en las nuevas tcnicas lo antes posible. A continuacin, el Vicepresidente
consulta al Director de Recursos Humanos sobre esta posibilidad, quien desestima la
Registro de los hechos o planteos propuesta de postergacin de las vacaciones anuales del personal en temporada
En uso de la palabra, el Vicepresidente propone volver a considerar el calendario con
que surjan en la reunin y que no veraniega debido a potenciales conflictos que podra acarrear esta medida.
tengan que ver con el tema el Presidente del Directorio a su regreso y somete a votacin la aprobacin de los
principal: postergaciones, restantes puntos del plan. Sometida la mocin a votacin, con la salvedad de
interrupciones, retiro de algunos postergar la aprobacin del calendario, se aprueba el plan por unanimidad.
de los miembros, incorporacin
de nuevos miembros y
nuevos temas por tratar
Todo aviso referido a una prxima Se conviene en que la prxima reunin de Directorio se realice el da 18 de febrero
reunin prximo a la misma hora.

Hora de finalizacin de la reunin Sin ms asuntos que tratar, se levanta la reunin a las 18:00 horas.

Firma (manuscritas) de los

David Acosta, Jos Luis Estvez, Nicols Basalda, Ernesto Ferrara
presentes

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LA SESIN
Se denomina "sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona
teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada.
Y se conoce como rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de ser, deliberar y
tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.
Los rganos deliberantes facultados por ley para celebrar sesiones son: en primer lugar, los rganos de gobierno
de las instituciones como asambleas universitarias, el Consejo Universitario ,Consejo Directivo y los consejos de
facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima;
la Junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad Limitada , la
Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de las asociaciones, el Concejo Municipal en las
Municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la Junta Directiva en el caso de los sindicatos,
etc. En segundo lugar, los rganos consultivos y de apoyo como: los departamentos acadmicos en las
universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, paras tratar
asuntos de inters institucional.
Las sesiones del rgano de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones
pblicas, sus libros de actas son legalizados por su fedatario; y los libros de actas de las entidades privadas son
legalizados por el notario pblico o el juez, segn corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o
malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones delas comisiones de trabajo y
de rganos efmeros se llevan en hojas de papel A4 o en formularios especiales.
El Qurum es una palabra latina que se refiere al nmero necesario de miembros que debe estar presente para
que instale y funciones formalmente la sesin de un rgano deliberante. El qurum de ley necesario para este fin lo
constituye la presencia de ms de la mitad de los miembros que conforman legalmente el rgano deliberante. Por lo
tanto, el qurum mnimo est constituido por la concurrencia de la mitad ms uno de tales miembros. Por ejemplo,
si un rgano est integrado por 20 miembros qurum mnimo lo constituirn 11 personas.
Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votacin. Por ms que existiera opinin favorable unnime con relacin
a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes .Los acuerdos se adoptan por el voto
conforme de la mayora absoluta de los presentes en la sesin; es decir, por el voto de ms de la mitad de los
miembros asistentes. En consecuencia la mayora absoluta mnima est representada por el voto de la mitad ms
uno de los concurrentes. Por ejemplo, si en una sesin estn presentes 18 miembros ,para que se tome un acuerdo
se requiere, por lo menos ,el voto de 10 miembros .Pero si el nmero de asistentes es impar, la mayora absoluta
mnima la constituye solamente el nmero entero inmediato superior al de la mitad de aquel. Por ejemplo, si los
presentes son 15 miembros, un acuerdo se adoptar con el voto de 8 miembros, como mnimo.

ACTIVIDAD PRCTICA
Instruccin. Simular una SESIN y Redactar UN ACTA, como si actuases de la sesin (juego de roles) celebrada en
la sala de plenos de la Alcalda de Piura, con la siguiente orden del da:
(1) Organizacin de chocolatada navidea. Integrantes:
(2) Coordinar y designar responsables para la chocolatada navidea de la semana 15.
(3) Peticiones y preguntas. TIEMPO

EN EL ACTA A PRESENTAR DEBEN SEALAR SU ESTRUCTURA Y SU RESPECTIVO CONTENIDO. EL TEXTO

SIN BORRONES NI ERRORES ORTOGRFICOS, DE LO CONTRARIO NO SE ACEPTAR.
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