Ao del buen servicio al ciudadano

ADMINISTRACIN DE PEQUEAS EMPRESAS

CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN

LAS MICRO EMPRESAS

PEREZ PEREZ, CASSELI

Mg. Lic. Adm. MEZA SALINAS, JOS LUIS

PUCALLPA PER
CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS
MICRO EMPRESAS

PEREZ PEREZ, CASSELI

PUCALLPA PER
DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico libremente a

todos que deseen informarse y
aprender sobre este tema. Todos
debemos compartir nuestros trabajos
y llenarnos de pensamientos
compartimos para concretar y
estructurar nuestra profesin.
AGRADECIMIENTO

Agradezco a todos que en general me

apoyan y me dan la mano para seguir
adelante, consejos y ms que son
valiosos para m.
Un camino sin retorno pero que se debe aprender a andar, caminar en la vida es un
trabajo difcil pero simple de llevar, pues las dificultades se presentan y franquearlas
es la base de la vida misma, es finalmente la lucha contra el tiempo y contra uno mismo
 RESUMEN

El control de existencias, gestin de inventarios o gestin de stocks regula el flujo entre las
entradas y las salidas de existencias de los productos de una empresa. La forma de regular el
flujo de entrada es variando la frecuencia y el tamao de los pedidos que se realicen a los
proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son
impuestas por los consumidores.

La gestin de existencias ha de garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, ste
sea proporcionado. Lo ideal sera que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero esto no es
materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente. Por lo
tanto se ha de intentar que el nivel de existencias sea mnimo, sin que se produzcan rupturas en
la salida.

Uno de los objetivos fundamentales de la gestin de existencias es conseguir satisfacer las

necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y
cantidad esperados. Sin embargo, este no es el nico objetivo, pues es fundamental mantener
un equilibrio entre lo anterior y los costes que derivan de la posesin de las existencias
 INTRODUCCIN

En estos tiempos modernos, la palabra inventario ha alcanzado una notoriedad muy

alta; Los problemas de inventarios pueden llevar a la quiebra de un negocio, por ejemplo
hemos escuchado que debemos mantener niveles ptimos de inventarios, pero

Qu es eso?;

Cunto inventario se deber mantener?

Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra llevar a una empresa a

tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "parado"
inmoviliza recursos que podran ser mejor utilizados en funciones ms productivas de la
organizacin. Adems, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera
de uso y corre el riesgo de daarse.

Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podra no atenderse a

los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reduccin de ganancias y prdida de
mercado.
CAP .1.

CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS MICRO EMPRESAS

CONTROL DE INVENTARIOS

Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de

produccin y su comparacin con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer,

teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas

para atender la demanda.

Qu son los inventarios?

Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en

existencia en un momento determinado.

Importancia del control de inventarios

La importancia del control de inventarios radica en el objetivo primordial de toda empresa, que

es obtener utilidades, la obtencin de ests reside en gran parte en ventas, por lo que si no hay

un control de inventarios adecuado, ventas no tendr material suficiente para trabajar; aparte

de esto al no tener un adecuado control de inventarios se presta al robo hormiga, a mermas y

desperdicios y estos a su vez pueden causar un fuerte impacto en las utilidades.

Problemas frecuentes en el control de inventarios

I. Falta de registros: La gran mayora de microempresarios difcilmente encuentran

tiempo para llevar acab todos las funciones que en el recaen; Los empresarios dedican

ms su tiempo en cuestiones operativas que en labores de orden estratgicos.

 a. El objetivo de contar con registro de inventarios no es slo hacerlo porque las

empresas grandes lo hacen o porque el contador los solicita, es para contar con

informacin suficiente y til para minimizar nuestros costos de produccin,

mantener un nivel de inventarios ptimo, comenzar a utilizar tecnologa con la

consecuente disminucin de gastos y aumentar la liquidez.

II. Exceso de inventarios: Los empresarios por lo general se centran en tener altos niveles

de inventarios y as asegurar su venta, lo que tiene como consecuencia fundamental el

aumento de mermas y la disminucin de la calidad en cuanto a productos perecibles.

En las empresas dedicadas al comercio el exceso de inventarios lleva al descontrol y a

una disminucin de liquidez, debido a que para tener alto nivel de mercanca en la

empresa estos recuren al crdito con sus proveedores, la recuperacin del efectivo pues

sirve para pagar estas cuentas.

III. Insuficiencia de inventarios: Sin el nivel suficiente de inventarios no slo se puede

perder la vente sino tambin al cliente, debido a que al no contar con el producto el

cliente puede acudir a la competencia.

IV. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad: En el caso de productos

perecibles, pueda que el cliente no sepa cunto tiempo lleva en refrigeracin o en

anaqueles, pero sin lugar a duda este se dar cuenta cuando el producto no cumpla con

sus expectativas.

V. Robo: Al no haber un adecuado control los propios empleados pueden incidir en el robo,

ocasionando aumento de costos.

 VI. Mermas: Estas constituyen un considerable aumento de los costos de ventas algunos

autores consideran que una merma aceptable es del 2% hasta 30% del valor de

inventario, pero sin embargo la nica merma que debemos de aceptar es la del 0%.

VII. Desorden: Este provoca graves prdidas a la empresa, podemos desconocer lo que

tenemos en existencias en almacn y comprar dems en el caso de productos perecibles

este pierde su vida til.

Polticas de control

El acceso a la bodega o almacn debe ser restringido a una o dos personas

como mximo, slo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar acabo

inventarios fsicos.

Debe destinarse un rea especfica para guardar las mercancas y materia

prima.

El costo del material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al

rea de bodega y/o preparaciones, resultando ser prcticamente todo el

personal, de esta manera la empresa no se perjudica.

Tipos de inventarios

Los inventarios de acuerdo a las caractersticas fsicas de los objetos a contar, pueden

ser de los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se

contabilizan todos aquellos materiales que no han sido modificados por el

proceso productivo de la empresa.

 Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio

nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el

proceso productivo de la empresa, pero que todava no son aptos para la venta.

Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos

los productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran

aptos para la venta.

Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos:

son aquellos donde se contabilizan los productos que aunque no forman parte

directa del proceso productivo de la empresa, es decir no sern colocados a la

venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos

pueden ser: maquinarias, repuestos, artculos de oficinas, etc.

Y otros ms

Significado econmico de los inventarios

La gestin de inventarios implica dos costos bsicos:

1. Costos de penalizacin por inexistencia de los materiales: Estos costos son

proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto.

Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce

problemas de prdida de imagen, como es el caso de empresas de distribucin,

en las que se produce una degradacin de disponibilidad o seguridad, como

consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.

 2. Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital

inmovilizado como en costos de gestin fsica y administrativa de estos

inventarios. Los costos de acumulacin de inventarios pueden ser muy

importantes dentro del capital de inversin de una empresa, veamos un ejemplo:

EE.UU.: en una empresa comn, los inventarios representan el 34% del valor de

los activos y el 90% del capital circulante (es decir dinero en efectivo).

Beneficios

Planeacin de compras de la empresa: al tener un control de inventarios, vamos

creando informacin precisa para el aprovisionamiento de productos sin excesos

y faltantes.

Planeacin del flujo de efectivo: Se conocer el monto de la compra diaria o

semanal, lo que permitir saber cunto se invertir.

Beneficios de un adecuado control de inventarios

Tener un adecuado control de inventarios, habla de una empresa eficiente. Entre los

principales beneficios podemos mencionar:

i. Informacin exacta que ser til para aprovisionamiento de productos sin

excesos y sin faltantes.

ii. Ahorro y reduccin de tiempo y costos, durante el proceso de aprovisionamiento.

iii. Preparar planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificacin de

produccin y ventas.
 iv. Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Mtodos de valoracin de stocks

Los mtodos tradicionales son los siguientes:

Sistemas FIFO:

o Cuyas iniciales son First in , First out (primera entrada, primera salida),

bajo este mtodo los primeros costos que entran al inventario son los

primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se

debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario

final se basa en los costos de las compras ms recientes

Sistemas LIFO:

o Cuyas iniciales son Last in, First our (ltima entrada, primera salida),

Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los

primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas.

Sistema Precio Medio Ponderado:

o Se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el

perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario

promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube

durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos.

CAP.2.

MODELO DE DEMANDA DEPENDIENTE PARA PRODUCCIN

En la ltima dcada, han cobrado un gran auge dos polticas de aplicacin

particularmente importante en procesos de manufactura, como los siguientes: Se

trata del JIT, Just In Time o Justo a Tiempo, y del MRP, Materials requirement

Planning o Planificacin de los Requerimientos de Materiales.

MRP ( PLANIFICACIN DE LOS REQUISITOS DE MATERIALE):

Es el sistema de planificacin de materiales y gestin de stocks que responde a

las preguntas de, cunto y cundo aprovisionarse de materiales. Este sistema

da por rdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de

planificacin de necesidades de materiales.

La utilizacin de los sistemas MRP conlleva una forma de planificar la produccin

caracterizada por la anticipacin, tratndose de establecer qu se quiere hacer

en el futuro y con qu materiales se cuenta, o en su caso, se necesitaran para

poder realizar todas las tareas de produccin.

JUSTO A TIEMPO:

El JIT es mucho ms que un programa destinado a la reduccin de inventarios o

cero inventarios. El JIT es un sistema para hacer que las empresas de

manufacturas operen eficientemente y con un mnimo de recursos humanos y

mecnicos. El just-in-time tambin permite mejorar la calidad, y proporcionar un

mximo de motivacin para la solucin de los problemas tan pronto como stos
surgen. El Just-in-Time es sinnimo de simplicidad, eficiencia y un mnimo de

desperdicios.

As el JIT puede entenderse como un sistema de produccin diseado para

eliminar todo desperdicio en el medio de la manufactura (por desperdicio debe

entenderse cualquier cosa que no contribuya de manera directa al valor del

producto). Ampliar dicha definicin implicara decir que el sistema just in time

hace que los materiales necesarios sean trados al lugar necesario para elaborar

los productos necesarios en el momento exacto en que stos son requeridos.

Como complemento de estas definiciones es menester subrayar dos reglas

fundamentales que deber ser observadas: la primera es que slo deben ser

empleadas partes y procesos de alta calidad.

El JIT requiere de existencia mnimas de seguridad en materiales y productos en

proceso, por ello cuando llega el instante de elaborar el producto, las partes en

el proceso de produccin, deben ser las mejores que se puedan obtener.

CASO

Supongamos que la empresa ABC, dedica a la produccin de medias, a

detectado los siguientes problemas:

Muchas veces la entregas de pedidos se han retrasado debido a que no

haban suficiente materia prima o por no hacer los pedido con

anticipacin.
 Ha habido prdidas de repuestos de las maquinarias y estos son repuesto

muy caros.

Muchas veces la produccin se ha tenido que parar debido a que no se

contaban con los repuestos.

SOLUCIN:

La mayora de sus problemas se debe a que no tienen un adecuado control de

inventarios, mejor dicho carecen de estos, ya sea por es que tedioso hacerlos;
El caso es que esta empresa necesita llevar un control de todos los materias
primas as como de los repuestos de las maquinarias, es ms se podra poner
toda la informacin en una base de datos en la computadora que se usa para
los diseos, El que hace los diseos podra crear la base de datos ya que sabe
de informtica, de esta manera se podra saber la cantidad de material que se
necesita para cumplir con los pedidos.
 ANALISIS

La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos
recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepcin a ciega).

Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.

Los Submayores de inventario del rea contable deben estar al da.

El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos

los modelos e entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y
dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con as de los Submayores
de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas.

Cuando el programa automatizado contable y el del Control de inventarios no

estn integrados, se ejecutar Cuadre Diario en Valores por el rea de
Contabilidad.

El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con
acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a
solicitar u ordenar la entrega de productos.

El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad

del material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o
prdidas, aplicrseles dicha responsabilidad.

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarn los

expedientes correspondientes y se contabilizarn inmediatamente,
tramitndose y aprobndose dentro de los trminos establecidos.

Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los

almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la
entrega de stas.

En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas de productos

y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de
faltantes correspondientes
 CONCLUSION

El solo hecho que las existencias de un producto vendible que no posee un control o

administracin adecuada puede hacer que una empresa pequea o mediana baje sus

utilidades de forma brusca, por otra parte la mala fluidez en el manejo de los productos

de necesidad bsica para los consumidores de dichas empresas pueden llevar a la

perdida de utilidades o hasta prdida de clientes. Es por eso que es de vital importancia

el conocer los inventarios as como tambin es de vital importancia el saber

administrarlos.
 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Pau i Cos, Jordi; de Navascus y Gasca, Ricardo. Manual de logstica integral. 1. ed.
Madrid: Ediciones Diaz de Santos, S. A. 1998.

Parra Guerrero, Francisca. Gestin de Stocks. 3. ed. Madrid: ESIC Editorial 2005.

Ramos Daz, Rafael. Manuales IMPI. Cmo gestionar los stocks. 2. ed. Madrid: Instituto
de la Pequea y Mediana Empresa Industrial. 1988, Vol.5