MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE NUTRIKIDS

CAPITULO I : INTRODUCCIN

1. Polticas de Organizacin
2. Criterios de Administracin
3. Objetivos del M.O.F
4. Alcance del M.O.F
5. Base Legal Organizacin y presentacin de M.O.F
6. Actualizacin y modificacin del M.O.F

CAPITULO II: DESCRIPCIN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

DE NUTRI KIDS

1. Funciones Generales de NUTRI KIDS

2. Organigrama estructural
3. Descripcin del organigrama
4. Codificacin del Organigrama

CAPITULO III: ALTA DIRECCIN

1. Junta de Accionistas
2. Comit Electoral
3. Comisin de Fiscalizacin y Control Interno

CAPITULO IV: ORGANO DE ADMINISTRACIN

1. DIRECTORIO
2. ASESORIA
3. AUDITORIA INTERNA

CAPITULO V: ORGANO EJECUTIVO

1. GERENCIA GENERAL
2. GERENCIA DE OPERACIONES
3. GERENCIA ADMINISTRATIVA
4. Departamento de Servicios Administrativos y personal
5. Departamento de Contabilidad
 CAPITULO I

INTRODUCCIN

1. POLTICAS SOBRE ORGANIZACIN

2. CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

4. ALCANCE DEL MANUAL

5. BASE LEGAL

6. ORGANIZACIN Y PRESENTACIN DEL MANUAL

7. ACTUALIZACION Y MODIFICACIN DEL MANUAL

 INTRODUCCIN

El manual de Organizacin y Funciones de NUTRIKIDS, es el documento

normativo bsico, que expresa en detalle su estructura orgnica y describe la
organizacin, as como las interrelaciones del Directorio y Gerencia General con los
rganos de la lnea de asesora y apoyo; identifica los grados de autoridad y de la
responsabilidad de los encargados de la Direccin de cada uno de los
Departamentos de NUTRIKIDS,

Los Jefes de los Departamentos u oficinas son los encargados de divulgar el

contenido de este Manual de Organizacin y Funciones al personal bajo su
supervisin, estableciendo asimismo un canal permanente de comunicacin con l
propsito de que cada persona que ocupe un cargo de mando, tenga pleno
conocimiento de las funciones que cumple de lo que ello significa en la obtencin de
los objetivos y metas de NUTRIKIDS. En este sentido, se ha previsto que cada
Departamento y Oficina cuente con un ejemplar completo de este documento.

Es necesario mencionar que algunas funciones de departamentos y reas que

actualmente no estn instaladas las estamos considerando en el presente manual
de funciones con miras a que en el futuro se puedan implementar y consolidar para
la mejor marcha de la Empresa.

1.- POLTICAS SOBRE ORGANIZACIN

Las polticas de organizacin son las orientaciones o guas generales expresadas

por escrito y debidamente aprobadas por el Directorio con el objetivo de establecer y
normar adecuadamente la Estructura Orgnica, de tal forma que cada nivel las
implemente y adecue de acuerdo a las necesidades y al crecimiento de las
operaciones que realice NUTRIKIDS,

Principales polticas de organizacin que se han considerado en la elaboracin del

presente Manual.

a) Planeamiento y Actualizacin de la Organizacin

La estructura orgnica de NUTRIKIDS, debe responder a los objetivos y metas

previstos en los correspondientes planes de desarrollo institucional, de tal forma que
la organizacin permita su cumplimiento mediante el uso racional de los recursos:
Financieros, Materiales y Humanos.

La Empresa se reestructurar cada vez que sea necesario, buscando el equilibrio,

estabilidad y asignacin de funciones en los distintos niveles.

b) Evaluacin de la Organizacin

La estructura orgnica y funciones en general sern evaluadas por la Gerencia con

el fin de propender a una constante optimizacin de la funcionalidad de la Empresa.

c) Modificacin de la Estructura Orgnica

Los cambios que se produzcan en la Estructura Orgnica por efecto de la creacin,
modificacin o supresin de unidades orgnicas, sern objeto de estudios previos de
tal forma que responda a los propsitos siguientes:

Efectiva necesidad.
Nmero adecuado de personal por supervisar.
Asignacin previa de funciones especficas.
Opinin tcnica de la Gerencia.
d) Asignacin de Funciones

Las funciones del personal debern fijarse con anterioridad a la seleccin y

designacin de la persona que ocupar un cargo, precisando los requisitos,
calificacin y condiciones y condiciones que deber reunir con el objeto de asegurar
idoneidad con respeto a la funcin que cumplir y se evitar la contratacin de
personal que no se adecu a los requerimientos del puesto.

e) Lmite en el tramo de Control

El mbito de supervisin de cada Jefe de Departamento o Directivo debe ser

establecido en forma individual, de acuerdo con la responsabilidad de la funcin y
con la amplitud de la actividad que desarrolla. La coordinacin, el control y la
obtencin de adecuadas relaciones humanas dependen del grado de
implementacin de esta poltica.

f) Delegacin de Autoridad

La delegacin de autoridad deber darse en el grado necesario que permita a cada

trabajador cumplir con las funciones asignadas y asumir la responsabilidad como la
obligacin de responder por lo que hizo o dej de hacer.

g) Autorizacin y Poderes

Las autorizaciones que se otorguen, as como la concesin de los poderes

especiales, se realizarn d acuerdo con la naturaleza de la funcin que cumpla
cada cargo en la estructura orgnica de NUTRIKIDS.

h) Lneas de Autoridad y Responsabilidad

En la estructura orgnica diseada se ha dado especial atencin a la delegacin de

autoridad y responsabilidad en los distintos niveles jerrquicos establecidos de tal
forma que en una unidad orgnica, los subordinados reciban rdenes y respondan
ante un solo jefe.

Para tal efecto se define con claridad las funciones tcnicas y administrativas de
todos los jefes y Directivos que tienen personal a su cargo, precisando el
Departamento u Oficina de la cual son directamente responsables.

i) Lneas de Comunicacin y Coordinacin

Los canales de informacin y coordinacin previstos en la estructura orgnica,

constituyen la base de una efectiva administracin de los recursos de la Empresa.
La informacin que se necesita para tomar decisiones debe fluir con la rapidez y
oportunidad que cada caso requiere a travs de la coordinacin que permita a los
distintos niveles jerrquicos una comunicacin estrecha y directa, sin que ellos
signifique la quiebra de la lnea de autoridad formalmente establecida.

j) Separacin de Funciones

En la estructura orgnica se ha previsto la separacin de las funciones incompatibles

como una medida sana de control interno. Esta separacin se utiliza con el objeto de
que ningn cargo o unidad administrativa maneje, supervise o controle todas las
fases de las transacciones u operaciones de un ciclo, eliminndose al mximo la
posibilidad de cometer errores o irregularidades que alteren el curso normal de las
responsabilidades.

k) Tramo de Control

En el diseo de la estructura orgnica se ha tomado en cuenta los niveles de

supervisin y lmite de control de acuerdo al nmero de subordinados que cada
cargo est en capacidad de manejar con efectividad y eficiencia.

2.- CRITERIOS ADMINISTRATIVOS UTILIZADOS

La estructura orgnica diseada, recoge los requisitos bsicos de un efectivo

sistema de control interno destinado a promover la eficiencia de las operaciones. En
su diseo, se han utilizado los criterios que se describe a continuacin:

A) Efectividad y Eficiencia

La efectividad se re refiere al logro de los objetivos, metas y cumplimiento de los

planes de la empresa. La eficiencia se relaciona con el uso de los recursos.

Tanto la efectividad como la eficiencia, estn relacionadas con la organizacin por

cuanto el objetivo es que la estructura orgnica permita atender a los Socios,
Clientes, Proveedores, Terceros, en cantidad y calidad adecuadas, previendo el
incremento eventual de sus operaciones y su desarrollo institucional.

b) Volumen Actual de Operaciones

Se ha considerado que la organizacin permita soportar el crecimiento de la

Produccin sin descuidar la Productividad.

c) Estimular la participacin del personal

El personal participar a travs del Jefe inmediato o Directivo responsable de una

oficina, en los asuntos y procedimientos de su trabajo, con el fin de incrementar la
eficiencia y lograr la identificacin con los objetivos que realiza su rea de trabajo en
particular y la Empresa en general.

d) Evaluacin del Personal

Se efectuar peridicamente la evaluacin de personal considerando los factores de
habilidad capacidad y responsabilidad. La Evaluacin lo realizar el Jefe inmediato
superior o Directivo de acuerdo con las normas y procedimientos que se
establezcan. Los resultados de la evaluacin, servirn a efecto de capacitacin y
establecimiento de lneas de carrera.

e) Reemplazo de Personal

El personal de Funcionarios de la Empresa: Jefes, Gerente sern reemplazados por

otros funcionarios que sean designados oportunamente en caso de ausencia, por
enfermedad, vacaciones, licencias o por ausencia prolongada.

f) Rotacin de Personal

El personal responsable de la administracin y manejo de recursos financieros y

materiales, debern rotar peridicamente como una medida sana de control interno.
En los casos de personal especializado se deber buscar la rotacin temporal
mediante el uso de vacaciones.

g) Niveles Jerrquicos

Se ha establecido los niveles jerrquicos siguientes:

Gerencia, Departamentos,

3.- OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos a lograrse a travs del presente Manual de Organizacin y Funciones

son los siguientes:

Establece los grados de delegacin de autoridad.

Fijar la responsabilidad de los diferentes niveles jerrquicos de la Empresa.
Facilitar la coordinacin y la comunicacin de todos los niveles jerrquicos
eliminado la duplicidad de esfuerzos, confusin e incertidumbre en el manejo de
las actividades de cada nivel.
Establecer las bases de un slido y efectivo sistema de control interno.
Servir como medio de adiestramiento y orientacin permanente al personal
propiciando una efectiva supervisin.

4.- ALCANCE DEL MANUAL

Este Manual de Organizacin y Funciones describe la organizacin de

NUTRIKIDS, as como las funciones y responsabilidades de los niveles jerrquicos
siguientes:

Gerente
rgano de Administracin
Supervisor de ventas

5.- BASE LEGAL

La organizacin y el funcionamiento de la Empresa se basa principalmente en los
dispositivos legales siguientes:

Ley General de Sociedades, Ley N 26887,

Estatuto de NUTRIKIDS inscrito en los Registros Pblicos Partida electrnica
N 12001597 RUC 20498680144
Estatutos de la Empresa NUTRIKIDS,

6.- ORGANIZACIN Y PRESENTACIN DEL MANUAL

El presente Manual de Organizacin y funciones se ha estructurado por captulos

con la finalidad de presentar un documento objetivo que permita una mejor
comprensin de la descripcin de su estructura orgnica, as como de las funciones
de los distintos niveles jerrquicos.

Se desarrollar los captulos siguientes:

Captulo I Introduccin
Captulo II Descripcin General de la Estructura Orgnica
Captulo III Alta Direccin
Captulo IV Directorio
Captulo V Gerencia

Los captulos que describen los distintos niveles jerrquicos de la Empresa

contienen los siguientes aspectos bsicos.

Funciones Generales de la unidad orgnica (Departamento u Oficina y Secciones

o Unidades) como un todo antes de la descripcin detallada de los distintos
cargos con que cuenta.

Organigrama Estructural que presenta la organizacin de cada departamento u

Oficina.

Funciones Especficas de cada cargo con mando agrupadas en funciones

tcnicas y Administrativas. Las funciones tcnicas describen los aspectos
especializados del Departamento u Oficina relacionados con el planeamiento,
organizacin, direccin y control que permitir alcanzar un desarrollo gradual del
rea de trabajo. Las funciones administrativas describen las actividades
principales que corresponden al cargo de acuerdo con los niveles jerrquicos
establecidos y el grado de delegacin de autoridad, el cual es importante para
ampliar el mbito de influencia para el logro de las metas y objetivos de
NUTRIKIDS

7.- ACTUALIZACION Y MODIFICACIN DEL MANUAL

La revisin y / o modificacin del Manual debe canalizarse a travs de la Gerencia

General. Los cambios y modificaciones que en el futuro se introduzcan a la
estructura orgnica es responsabilidad de todo el personal de funcionarios (Jefes,
vendedores)y Directivos de la Empresa y slo con su activa participacin ser
posible mantener actualizada la organizacin de la misma por efecto de los cambios
que se produzcan en su entorno.

CAPITULO II

DESCRIPCIN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

1. FUNCIONES GENERALES DE NUTRI KIDS

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
3. DESCRIPCIN DEL ORGANIGRAMA

CAPITULO II

DESCRIPCIN GENERAL DE ESTRUCTURA ORGANICA

1.- FUNCIONES GENERALES DE MACDESA .-

De acuerdo con su Estatuto corresponde a la Empresa desarrollar las siguientes

funciones generales.

a) Dedicarse a la preparacin de loncheras nutricionales para nios.

b) Presentacin de servicios generales y especiales.
c) El mercado al que nos dirigimos es padres de nios entre 2 a 5 aos
pertenecientes al nivel socioeconmico A o B de Huancayo.
d) Envo de la loncheras al lugar de destino del consumidor final
e) Variedad en los productos

2.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

(Ver Organigrama)
 Organigrama Estructural de NUTRI KIDS

GERENTE

SUPERVISOR AREA JEFE DE

DE VENTAS ADMINISTRATIVA COCINA

PERSONAL DE COCINERO
VENTAS
CAPITULO III

3.1. Gerente de ventas.

El gerente de ventas tiene una gran responsabilidad dentro de la empresa Nutri
Kids, por que el producto o servicio que ofrece es la principal fuente de ingresos,
cuando el gerente cuenta con todas las cualidades y prctica sus funciones y si
cuenta con estas caractersticas (cualidades de un lder, ser honesto,
catalizador, tomar decisiones y ejecutarlas) seguramente la organizacin o la
empresas Nutri Kids tendr xito.
Funcin principal: planear, organizar, dirigir y controlar loncheras saludables
NUTRI KIDS.
Detalle de funciones:
Representar legalmente loncheras saludables Nutri Kids
Crear criterios para crear dirigir la empresa.
Establecer mecanismos y canales de comunicacin.
Administrar eficientemente los recursos tanto fsicos como humanos.
Dirigir y supervisar las actividades administrativas y operativas.
Organizar las actividades de bienestar y de proyeccin a la comunidad.
Revisar los informes de gestin financieros
Las dems inherentes al cargo.

Perfil del cargo:

Profesional en administracin de empresas, ingeniera industrial, gestin
empresarial.
Experiencia mnima de 3 aos en el sector de alimentos y reas afines.
Experiencia en los procesos productivos del sector de alimentos.

3.2. Supervisor de ventas.

supervisor de ventas de la empresa Nutri Kids, implica organizar,
inspeccionar, planificar y motivar al personal, respetarlo, evaluarlo,
capacitarlo, aprovechar lo mejor de cada empleado, estimular la actitud
colaborativa, escuchar al personal y orientarlo, organizar
los elementos materiales, Un supervisor debe ser capaz de conducir un
grupo, de ejercer su autoridad con respeto por sus subordinados, por lo
cual l mismo, a pesar de que debe contar con experiencia, debe
capacitarse, ya que no slo es una tarea basada en experiencias previas,
sino en metodologas y principios racionales; debe dar rdenes claras y
 precisas, conocer las tareas, priorizarlas de acuerdo a su importancia, y
poder visualizar posibles soluciones a los problemas. El supervisor es
gua, consejero, maestro, orientador, por lo cual debe reunir
las condiciones de estudioso, creativo, responsable, de carcter estable, y
ser creble.
Funcin principal: supervisar a los vendedores de zona Huancayo y el
tambo
Detalle de funcin:
Supervisar el cumplimiento de las labores diarias del supervisor
verificando los documentos utilizados.
Supervisar la actitud personal de los vendedores, as como sus estados
de nimo, presencia, etc.
Redactar informes de ventas semanales mensual sobre las diversas
actividades realizadas.
Supervisin presencial con el vendedor.
Acciones de contacto con clientes.
Seguimiento y control de sus supervisados.
Acciones de reporte hacia el gerente de ventas.
Planificacin estratgica y manejo de territorio.
Control estadstico de ventas.
Desarrollo de un programa sostenido de capacitacin y motivacin
hacia los vendedores.
Visitas y contactos telefnicos con clientes para medir su nivel de
satisfaccin por los servicios del vendedor asignado.

Perfil del cargo:

Profesional en administracin de ventas y/o especialista en marketin
ventas o carreras afines.
Experiencia mnima de 2 aos en puestos de supervisor de ventas.
Conocimiento en los procesos productivos de la empresa.

3.3. Vendedor en la zona Huancayo y tambo.

El vendedor es el elemento ms importante de las ventas personales
porque permite establecer una comunicacin directa y personal con los
clientes actuales y potenciales de la empresa Nutri Kids, y adems, porque
tiene la facultad de cerrar la venta y de generar y cultivar relaciones
personales a corto y largo plazo con los clientes. Por ello, todo personal
vinculado con el rea de ventas debera conocer cul es la definicin
de vendedor pero, desde distintas perspectivas para que tengan un
panorama ms completo de la funcin bsica que realiza el vendedor y su
razn de ser en la empresa.

Funcin principal: vender productos de la lonchera saludable de Nutri

Kids a las instituciones educativas.
Detalle de funciones:
Ejecutar el seguimiento de las ventas para el cumplimiento de los
objetivos.
Tomar en cuenta los pedidos con responsabilidad de las loncheras Nutri
Kids.
Preparar informe sobre los resultados de venta de las loncheras
saludables.
Asesoramiento de los clientes sobre el almacenamiento de los productos
de Nutri Kids.
Conseguir referidos para la venta de productos.
Conocer las ventajas de cada producto.
Brindar un ptimo y excelente servicio al cliente.
Apoyar su funcin con las herramientas promocionales y de publicidad.
Formalizar los rdenes de pedido de los clientes.
Verificar la entrega de pedidos.
Informar al gerente las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los
clientes.
Otras funciones inherentes al cargo

Perfil del cargo.

Tcnico en publicidad, mercadeo y ventas o carrera a fin
Experiencia mnima de 1 aos como vendedor en el sector de alimentos y
reas afines.
Conocimiento en los procesos productivos de la empresa.