PROTOTIPO DE DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

El presente Modelo de Diagnstico Integral de Archivos ha sido diseado para recopilar informacin veraz frente a los aspect
directamente en la implementacin de la Funcin Archivstica en los sujetos obligados de la Ley General de Archivos.

La relacin de las preguntas con la normatividad vigente, permite a las personas que lo apliquen profundizar en los temas cuestionado
se convierte tambin en una herramienta de sensibilizacin. Su alcance est definido en la identificacin de situaciones problemtica
travs de una matriz visual 1 , lo que evita el uso de herramientas complejas usadas en otros tipos de diagnsticos empresariales, que
informacin y no son del resorte de este tipo de estudio.

No se incluye la evaluacin de las necesidades y normatividad respecto los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archiv
se pretende afianzar los conceptos de la organizacin de los documentos en soportes fsicos lo que a futuro facilitar la com
implementacin de los SGDEA.

Como resultado de la aplicacin de este modelo se espera que quienes lo apliquen redacten un informe acompaando de material gr
indiquen las causas que impiden la implementacin de la Funcin Archivstica y se listen las necesidades que permitan a la Alta
Entidad desarrollar o actualizar instrumentos Archivsticos como el Plan Institucional de Archivos y el Programa de Gestin Documenta

1. La metodologa propuesta ha sido desarrollada en base al Modelo de Conservacin Preventiva Para Museos, elaborado por la Facultad de Estudios del Patrim
Universidad Externado de Colombia, como resultado del Convenio 1871 de 2005 con el Ministerio de Cultura.

NOTA: El presente es SLO un modelo de Diagnstico Integral de Archivos y la entidad es autnoma de elegir la her
considere pertinente, de acuerdo con sus necesidades actuales en materia de Gestin Documental.

Este documento es slo un prototipo y no es de obligatorio cumplimiento ni es obligatorio elegir este modelo.
 informacin veraz frente a los aspectos que inciden
y General de Archivos.

en profundizar en los temas cuestionados y por lo tanto

entificacin de situaciones problemticas o de riesgos a
tipos de diagnsticos empresariales, que abarcan mayor

n de Documentos Electrnicos de Archivo, debido a que

fsicos lo que a futuro facilitar la compresin de la

un informe acompaando de material grfico, donde se

as necesidades que permitan a la Alta Direccin de la
os y el Programa de Gestin Documental.

laborado por la Facultad de Estudios del Patrimonio Cultural de la

tidad es autnoma de elegir la herramienta que

Documental.

torio elegir este modelo.

 PROTOTIPO DE DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
GLOSARIO
CONCEPTO
Archivo Central

Archivo de gestin

Archivo histrico

Archivo total
Ciclo vital del documento

Conservacin de documentos

Conservacin preventiva de
documentos

Depsito de archivo

Deterioro

Diagnstico de Archivos

Funcin archivstica

Gestin Documental

Medicin lineal

Muestreo

Sistema Integrado de
Conservacin
 Referencias
Banco Terminolgico AGN

NOTA: El presente es SLO un modelo de Diagnstico Integral de Archivos y la entidad es autnoma de elegir la herramie
considere pertinente, de acuerdo con sus necesidades actuales en materia de Gestin Documental.

Este documento es solo un prototipo y no es de obligatorio cumplimiento ni es obligatorio elegir este modelo.
ROTOTIPO DE DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
GLOSARIO
DEFINICIN
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y
rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa.

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que
por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado
el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta
su disposicin final.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo.

Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar

o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacin de los
documentos de archivo.
Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.

Procedimiento de observacin, levantamiento de informacin y anlisis, mediante el cual se

establece el estado de los archivos y se determina la aplicacin de los procesos archivsticos
necesarios
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que comprenden desde la
elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y

organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Estimacin comparativa de la longitud ocupada por la documentacin ubicada de canto o filo

Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Conjunto de estrategias y procesos de conservacin que aseguran el mantenimiento adecuado de

los documentos, garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
 Referencias
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

LO un modelo de Diagnstico Integral de Archivos y la entidad es autnoma de elegir la herramienta que

acuerdo con sus necesidades actuales en materia de Gestin Documental.

un prototipo y no es de obligatorio cumplimiento ni es obligatorio elegir este modelo.

 DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD
NOMBRE DE LA ENTIDAD GOBERNACION DE BOYACA
NIT 891800498-1
CIUDAD / MUNICIPIO BOYACA - TUNJA
CATEGORA DEL MUNICIPIO DEPARTAMENTAL
PRIVADA CON
CARCTER DE LA ENTIDAD PUBLICA PRIVADA FUNCIONES
X PBLICAS
SECTOR - ORDEN
DIRECCIN CALLE 20 N9-90
TELFONO 7420150
PAGINA WEB www.gobernaciondeboyaca.gov.co
CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL archivo.general@boyaca.gov.co
 MODELO DE DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIV
DEFINICIN EQUIPO DE TRABAJO
ENTIDAD:
FECHA DE ELABORACIN:
Objetivo: Definir el equipo de trabajo que realizar el Diagnstico Integral de Archivos. Es importante, que el e
involucren todas las reas de la entidad.
No AREA/DEPENDENCIA PERFIL (PROFESION)

10
STICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
N EQUIPO DE TRABAJO

tegral de Archivos. Es importante, que el equipo establecido sea interdisciplinario y se

ROLL (CARGO) RESPONSABILIDAD PRINCIPAL

 DIAGNSTICO INTEGRAL DE A
ASPECTOS ADMINISTRAT
NORMATIVIDAD

Decreto 1080 de 2015

NORMATIVIDAD

Acuerdo 038 de 2002

Decreto 1080 de 2015

Acuerdo 05 de 2013

Acuerdo 04 de 2015

Acuerdo 05 de 2013

NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000

Acuerdo 038 de 2002

Acuerdo 050 de 2000

Acuerdo 060 de 2001

 DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
INSTANCIAS ASESORAS Si
La Entidad ha conformado el Comit Interno de Archivo? Si la respuesta es afirmativa indique el
Acto Administrativo y su fecha. x
Los miembros del Comit Interno de Archivo son los enunciados en el artculo 2.8.2.15 del
Decreto 1080 de 2015? x
Las Funciones del Comit Interno de Archivos son las enunciadas en el artculo 2.8.2.16 del
Decreto 1080 de 2015?

En el territorio (Municipio o Departamento) se ha creado el Archivo General Territorial?

Estn las funciones del Archivo General del Territorio acordes con las disposiciones del artculo
2.8.2.1.6 del Decreto 1080 de 2015?

ASPECTOS ORGANIZACIONALES Si
Tiene la Entidad el Organigrama por dependencias actualizado?
Tiene la Entidad un manual de funciones actualizado?
En el Manual de Funciones y de procedimientos se ha regulado el recibo y la entrega de los
documentos de archivo por parte de los servidores pblicos?
La Entidad cuenta con el Mapa de Procesos actualizado?
Ha desarrollado la Entidad un Normograma de acuerdo a su contexto legal?
La entidad ha sufrido reestructuraciones, cuntas y cundo fue la ltima?
La entidad ha tenido cambios en la estructura orgnico-funcional de la entidad?
Existen actos administrativos u otras normas que indiquen la creacin de dependencias o
grupos con la respectiva asignacin de funciones?
Indique el Acto Administrativo de creacin de la Entidad.
Indique el nmero de dependencias de la Entidad
Se ha designado a una dependencia especfica la funcin archivstica de la Entidad o se ha
creado la dependencia, seccin o grupo de archivo? Indique acto administrativo

La Entidad ha formulado una poltica de gestin Documental?

La Entidad ha conformado el Archivo Central Institucional?

Tiene la Entidad funciones relacionadas con la garanta, proteccin y salvaguardia de los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario?

La Entidad ha creado el Archivo Histrico?

ASPECTOS DE FINANCIACIN Si
Cul fue el presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia?
Cunto presupuesto ha sido asignado como gastos de funcionamiento del archivo? Describa en
qu se ha invertido.
Cunto presupuesto ha sido asignado en gastos de inversin para el archivo? Describa en que
ha sido invertido.
En vigencias anteriores se han contratado o ejecutado proyectos para el funcionamiento del
archivo o en sistemas de informacin?
Ha sido suficiente el presupuesto asignado al rea de archivo durante la vigencia para cumplir
con el PINAR o el PGD? Explique

ASPECTOS DE FORMACIN Y CAPACITACIN Si

Los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o reas de su
labor?
Los servidores pblicos han sido capacitados en temas relacionados al manejo y organizacin de
los archivos?

Los servidores pblicos reciben o entregan los documentos o archivos inventariados?

Los servidores pblicos han sido capacitados y entrenados para la atencin de emergencias?

La Unidad de Correspondencia cuenta con el personal suficiente y capacitado para recibir,

enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial?
AL DE ARCHIVOS
ISTRATIVOS
No Parcial OBSERVACIONES

No Parcial OBSERVACIONES

No Parcial OBSERVACIONES
No Parcial OBSERVACIONES
 DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA

NORMATIVIDAD INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS Si No

Acuerdo 05 de 2013 La Entidad ha elaborado el Cuadro de Clasificacin
Documental
La Entidad ha elaborado las Tablas de Retencin
Documental?

Las Tablas de Retencin Documental fueron aprobadas

por la instancia competente? Indique acto
administrativo

Las Tablas de Retencin Documental fueron

convalidadas por la instancia competente? Indique acto
Acuerdo 04 de 2013 administrativo

Las Tablas de Retencin Documental fueron

implementadas por la instancia competente? Indique
acto administrativo
Las Tablas de Retencin Documental fueron publicadas
en la pgina web de la Entidad?
Han sido actualizadas las Tablas de Retencin
Documental? Indique el motivo y la fecha
La Entidad ha elaborado el Programa de Gestin
Documental?

El Programa de Gestin Documental fue aprobado por

la instancia competente? Indique acto administrativo
Se ha realizado la implementacin del Programa de
Decreto 1080 de 2015Gestin Documental?
Se ha realizado el seguimiento al Programa de Gestin
Documental?
Se ha publicado el Programa de Gestin Documental en
la pgina web de la Entidad?
La Entidad ha elaborado el Plan Institucional de
Archivos?
La Entidad ha elaborado las Tablas de Valoracin
Documental?

Las Tablas de Valoracin Documental fueron aprobadas

por la instancia competente? Indique acto
administrativo
Acuerdo 04 de 2013
Las Tablas de Valoracin Documental fueron
convalidadas por la instancia competente? Indique acto
administrativo
Acuerdo 04 de 2013

Las Tablas de Valoracin Documental fueron

implementadas por la instancia competente? Indique
acto administrativo

Ha implementado la Entidad la elaboracin de los

inventarios documentales en los archivos de gestin?
Ha elaborado la Entidad el Modelo de Requisitos para
la gestin de documentos electrnicos?
Ha elaborado la Entidad el banco terminolgico de
tipos, series y subseries documentales?
Decreto 1080 de 2015
Ha desarrollado la Entidad los mapas de procesos,
flujos documentales, y la descripcin de funciones de
las unidades administrativas?

Ha desarrollado la Entidad las Tablas de Control de

Acceso para el establecimiento de categoras
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y
seguridad aplicables a los documentos?
Ha elaborado la Entidad el Sistema Integrado de
Conservacin?

Acuerdo 06 de 2014 El Comit Interno de Archivo emiti concepto para la

aprobacin del Sistema Integrado de Conservacin?
Fue aprobado el Sistema Integrado de Conservacin
mediante acto administrativo?

NORMATIVIDAD ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN Si No

Se estn conformando los expedientes de acuerdo a los

Acuerdo 02 de 2014 Cuadros de Clasificacin adoptados por la Entidad?
Los expedientes son identificados de acuerdo al sistema
de descripcin adoptado por la Entidad?

Las carpetas reflejan las series y subseries

Acuerdo 42 de 2002 documentales correspondientes a la Unidad
administrativa?
Se ha implementado la Hoja de Control de documentos
al interior del expediente?
Acuerdo 05 de 2013 La Entidad ha desarrollado un programa de descripcin
documental?

La Entidad ha elaborado instrumentos de descripcin?

Acuerdo 02 de 2014 Se realiza la foliacin de los expedientes en su etapa de
gestin?
Acuerdo 038 de 2002 La Entidad ha adoptado el Formato nico de Inventario
Documental?
Acuerdo 02 de 2014 Se realiza y mantiene actualizado el inventario de los
expedientes en los archivos de gestin?

El material grfico (dibujos, croquis, mapas, planos,

fotografas, ilustraciones, prensa, entre otros) es
extrado y se deja en su lugar un testigo?
Acuerdo 11 de 1996

El material grfico es almacenado en la seccin del

archivo dispuesta para conservar distintos formatos?
Se realiza prstamo de documentos para trmites
internos?
Acuerdo 042 de 2002
Las dependencias realizan registro de los prstamos y
solicitan su devolucin?

La Entidad realiza o ha realizado procesos de

Acuerdo 02 de 2014 digitalizacin de los expedientes? Explique el motivo

Se han realizado las transferencias primarias?

Acuerdo 042 de 2002 Las cajas usadas para la transferencia primaria se
encuentran identificadas?
Se ha establecido un procedimiento para la Eliminacin
de documentos?
Acuerdo 04 de 2013
El procedimiento para eliminacin de documentos est
acorde con lo dispuesto en el Acuerdo 04 de 2013?

Tiene la entidad documentos dispuestos sin ningn

Acuerdo 02 de 2004 criterio de organizacin archivstica (Fondos
Acumulados)?
Acuerdo 07 de 2015 Se han perdido parcial o totalmente uno ms
expedientes en la Entidad?
Circular 04 de 2003 Las Historias Laborales son organizadas de acuerdo a lo
dispuesto en la Circular 04 de 2003?
Acuerdo 02 de 2014 En los archivos de gestin se utilizan unidades como AZ
o carpetas argolladas?

NORMATIVIDAD COMUNICACIONES OFICIALES Si No

La Entidad ha creado o conformado la Unidad de
Correspondencia? Indique acto administrativo
La Entidad ha adoptado una poltica respecto las firmas
responsables?
Describa el procedimiento de radicacin de
documentos

Acuerdo 060 de 2001 Describa el procedimiento para la numeracin de actos

administrativos e indique la dependencia responsable.
Acuerdo 060 de 2001

Se han desarrollado e implementado planillas, formatos

o controles para certificar la recepcin de los
documentos a nivel interno?
Se han dispuesto servicios de alerta para el seguimiento
de tiempos de respuesta?
La entidad ha publicado el horario de atencin al
pblico de la unidad de correspondencia?
L DE ARCHIVOS
N ARCHIVSTICA

Parcial OBSERVACIONES
Parcial OBSERVACIONES
Parcial OBSERVACIONES
 DIAGNSTICO INTEGRAL DE AR
ASPECTOS DE PRESERVACIN A LA

NORMATIVIDAD CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS

A ARCHIVOS Si No Parcial
Indique el nmero total de depsitos de archivo
El terreno se presenta sin riesgos de Humedad
subterrnea o problemas de inundacin y ofrece
estabilidad?
El terreno se encuentra situado lejos de industrias

contaminantes o que presenten riesgos de un posible

peligro por atentados u objetivos blicos?

El espacio ofrece suficiente espacio para albergar la

documentacin acumulada y su natural incremento?

Los depsitos presentan el espacio suficiente para

albergar la documentacin y su natural incremento.

Los pisos, muros, techos y puertas estn construidos
con materiales resistentes?
Las pinturas empleadas presentan propiedades
ignfugas?
La resistencia de las placas es igual o mayor a 1200
Kg/m2
El depsito fue diseado y dimensionado teniendo en
cuenta la manipulacin, transporte y seguridad de los
documentos?
Fue adecuado el depsito climticamente?
Las reas destinadas a custodia cuentan con
elementos de control y aislamiento?
Las zonas tcnicas o de trabajo archivstico, consulta,
limpieza, entre otras actividades se encuentran fuera
Acuerdo 049 de 2000
del rea de almacenamiento?
La estantera est diseada para almacenar las

unidades de conservacin usadas por la Entidad?

La estantera est elaborada en lminas metlicas,
tratadas con tratamiento anticorrosivo y pintura
horneada?
Las bandejas soportan al menos 100 Kg?
Se encuentran los parales de la estantera fijados al
piso?
 La balda inferior se encuentra al menos a 10 cm del
piso?
Los acabados del mobiliario son redondeados?
Se utiliza el cerramiento superior para almacenar
documentos u otro material?
Se encuentra la estantera recostada sobre los
muros?
Tiene la estantera un sistema de identificacin
visual?
Presentan oxidacin los elementos de la estantera?

Las bandejas o parales de la estantera se encuentran

deformados?
La Entidad usa planotecas?
Se encuentran las planotecas en buen estado?
Se realiza mantenimiento peridico a los sistemas de

rodaje de las bandejas de las planotecas?

NORMATIVIDAD UNIDADES DE CONSERVACIN Si No Parcial

Las unidades de conservacin estn elaboradas en
cartn neutro?
Acuerdo 049 de 2000
Las unidades de conservacin presentan un
recubrimiento interno?
Las Unidades de conservacin presentan orificios?

Las carpetas ofrecen proteccin a los documentos?

Es necesario perforar los documentos?

Se desgastan o se deforman fcilmente las unidades

de conservacin como cajas y carpetas?

Los diseos y tamaos son acordes al tipo de

documentacin que se almacena en ellas?

NORMATIVIDAD CONDICIONES AMIENTALES Si No Parcial

Se han realizado mediciones de condiciones
ambientales en los depsitos de archivo?

Se han instalado materiales o equipos de

modificacin de condiciones ambientales en los
depsitos de archivo?
Las ventanas, puertas o celosas permiten el
intercambio de aire?
Acuerdo 049 de 2000
Acuerdo 049 de 2000
Estos vanos estn acondicionados con filtros que
impidan la entrada de partculas o contaminantes al
depsito de archivo?
Se utilizan luminarias fluorescentes de baja
intensidad?
Tiene ventanas que permiten la entrada de luz solar
al depsito de archivo?

NORMATIVIDAD MANTENIMIENTO Si No Parcial

Se realiza la limpieza de las instalaciones? Indique

cada cuanto y describa el cmo y los materiales que
se utilizan.

Se realiza la limpieza de la estantera? Indique cada

Acuerdo 049 de 2000 cuanto y describa el cmo y los materiales que se
utilizan.

Se realiza la limpieza de las unidades de

conservacin? Indique cada cuanto y describa el
cmo y los materiales que se utilizan.

NORMATIVIDAD SEGURIDAD Y EMERGENCIAS Si No Parcial

Ha dispuesto la Entidad extintores en el rea de
archivo?
Los extintores son de agentes limpios?
Los extintores son recargados anualmente?
Se han instalado sistemas de alarma contra
intrusiones?
Se han instalado sistemas de alarma para la deteccin
de incendios?
Acuerdo 050 de 2000 Se han instalado sistemas de alarma para la deteccin
de inundaciones?

Se ha provedo la sealizacin para la identificacin

de los equipos de atencin de desastres y rutas de
evacuacin?
Se ha elaborado un Plan de prevencin de desastres y
situaciones de riesgo?
Se ha realizado el levantamiento y valoracin del
panorama de riesgo en la Entidad?
 CO INTEGRAL DE ARCHIVOS
PRESERVACIN A LARGO PLAZO

OBSERVACIONES
OBSERVACIONES

OBSERVACIONES
OBSERVACIONES

OBSERVACIONES
 DIAG

FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:

OBJETIVO: Identificar los diferentes sistemas de informacin empleados en los diferentes archivos (Gestin, Central, Histrico)

TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DEL OBJETIVO DEL

No DEPENDENCIA/ AREA (GESTIN, CENTRAL, SISTEMA DE SISTEMA DE
HISTRICO) INFORMACIN INFORMACIN
 DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
SISTEMAS DE INFORMACIN

s archivos (Gestin, Central, Histrico) de la entidad (Bases de datos en formatos word, excel ; aplicativos desarrollados por las reas; entre

No CAMPOS DEL DESCRIPCIN DE LOS TAMAO FECHA DE

PROCESO PARA EL (KB, MB, GB, TB)
SISTEMA DE CAMPOS ELABORACIN Y/O
QUE SE EMPLEA INFORMACIN EMPLEADOS IMPLEMENTACIN
rollados por las reas; entre otros).

ESTA NORMALIZADO DENTRO DE LA RESPONSABLE DE LA

ENTIDAD EL SISTEMA DE INFORMACIN? ADMINISTRACIN DEL
SISTEMA DE
INFORMACIN
SI NO
 MEDICIN PUNTUAL DE
Entidad:

Oficina Productora

Fecha de la medicin

Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de gestin en la Entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelanta

Instrucciones: Identifique la serie, subserie o asunto de la unidad administrativa; indique en metros segn corresponda a la u
material planimtrico indique la cantidad de documentos existentes.
ARCHIVOS DE G
VOLUMEN DOCUMEN
No. Serie / subserie o asunto (ML)
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-aaaa)

CAJAS CARPETAS
1 contratos 2008 - 2015 0.4 5
2 0.4
3
4 10.8
5
6
7
8
9
 PUNTUAL DE ARCHIVOS

TC 5029: 2001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.

ros segn corresponda a la unidad de conservacin. Incluya nuevos cuadros para cada unidad administrativa de la Entidad. En

ARCHIVOS DE GESTION
VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)
Total medicin MUESTRA
(ML) (ML)

PAQUETES TOMOS OTROS

0.1 5.5 0.275
0.4 0.02
0 0
10.8 0.54
0 0
0 0
0
0
0
administrativa de la Entidad. En

MATERIAL
PLANIMTRICO
 MEDICIN PUNTUAL DE
Entidad:
Fecha de la medicin

Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de la entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta activ

Instrucciones: Indique la oficina productora e identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento la cantidad d
ARCHIVO CEN
VOLUMEN DOCUMEN
No. OFICINA PRODUCTORA (ML)
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-aaaa)

CAJAS CARPETAS
1 2008 - 2015 2 5
2
3
4
5
6
7
8
9
 PUNTUAL DE ARCHIVOS

001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.

almacenamiento la cantidad de metros lineales. En material planimtrico indique la cantidad de documentos existentes.
ARCHIVO CENTRAL
VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)
Total medicin MUESTRA
(ML) (ML)

PAQUETES TOMOS OTROS

7 0.35
0
0
0
0
0
0
0
0
documentos existentes.

MATERIAL
PLANIMTRICO
 MEDICIN P
Entidad:
Fecha de la medicin

Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de la entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta activ

Instrucciones: Indique la oficina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o alm

FECHAS EXTREMAS
No. OFICINA PRODUCTORA
ASUNTO
INICIAL
(dd/mm/aaaa)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
 MEDICIN PUNTUAL DE ARCHIVOS

la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.

e en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento la cantidad de metros lineales. En material planimtrico indique la cantidad de d

FONDOS ACUMULADOS
FECHAS EXTREMAS VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)

FINAL
(dd/mm/aaaa) CAJAS CARPETAS PAQUETES TOMOS
ndique la cantidad de documentos existentes.

MATERIAL
Total medicin MUESTRA PLANIMTRICO
(ML) (ML)

OTROS
0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
 DIAGNSTICO DE PRO
Entidad:
Fecha de la medicin

Objetivo: Identificar la aplicacin de los procesos de ordenacin archivstica en los expedientes de archivo.

Instrucciones: Aplique este formato en los documentos seleccionados para el muestreo. Indique la oficina productora, la serie
el tipo de ordenacin del expediente y si presenta los instrumentos de descripcin

IDENTIFICACIN DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS ORDENAC

DE
SERIE, INICIAL FINAL
OFICINA UNIDAD DE ACUERDO
No. SUBSERIE O (dd/mm/aaa (dd/mm/aaa
PRODUCTORA CONSERVACIN AL
ASUNTO a) a)
TRAMITE
TICO DE PROCESOS ARCHIVSTICOS

chivo.

icina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento. Ingrese las fechas extrem

ORDENACIN EXPEDIENTE DESCRIPCIN DOCUMENTAL

IDENTIFICACION DE
HOJA DE
CRONOLGICO NUMRICO FOLIACIN INVENTARIADO LA UNIDAD
CONTROL
(rtulo normalizado)
iento. Ingrese las fechas extremas e identifique si

OBSERVACIONES
Entidad:
Fecha

Objetivo: Identificar el estado de conservacin de los expedientes.

Instrucciones: Aplique este formato en los documentos seleccionados para el muestreo. Indique la oficina productora, la serie

IDENTIFICACIN DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS

No.

SERIE, UNIDAD DE INICIAL FINAL

OFICINA UBICACIN DEL
SUBSERIE CONSERVA (dd/mm/aaa (dd/mm/aaa
PRODUCTORA EXPEDIENTE
O ASUNTO CIN a) a)
 DIAGNSTICO DE CONSERVACIN DOCUME

la oficina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento. Ingrese las fechas e

DETERIORO

BIOLGICO QUMICO

OXIDACIN OXIDACIN
HONGOS INSECTOS SUCIEDAD MANCHAS
DE TINTAS SOPORTES

A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B
ERVACIN DOCUMENTAL

n o almacenamiento. Ingrese las fechas extremas e identifique los deterioros que estn afectando la conservacin de los documentos.

DETERIORO
INTERVENCIO

FSICO

MATERIAL
RASGADURAS FRAGMENTACIN FALTANTE ADHERENCIA DEFORMACIN
METLICO

A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B
de los documentos.

INTERVENCIONES ANTERIORES

OBSERVACIONES

DOBLAJE UNIN DE RASGADURA

Cintas
A - M- B Papel
adhesivas
 MATRIZ DE ANLISIS
Entidad:
Fecha de elaboracin

Objetivo: Realizar el anlisis de los aspectos problemticos que impiden la implementacin de la Funcin Archivstica.

Instrucciones: De acuerdo a los datos recolectados en las hojas del modelo, sombree con color rojo las reas que presentan riesgo o problemticas para la implementacin de la funcin archivstica en la Entidad.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ASPECTOS DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA ASPECTOS DE CONSERVACIN A LARGO PLAZO

INSTANCIAS ASPECTOS ASPECTOS DE ASPECTOS DE ORGANIZACIN Y COMUNICACIONES CONDICIONES DE UNIDADES DE SEGURIDAD Y

FORMACIN Y INSTRUMENTOS ARCHIVSTICOS EDIFICIOS Y LOCALES MANTENIMIENTO
ASESORAS ORGANIZACIONALES FINANCIACIN DESCRIPCIN OFICIALES CONSERVACIN EMERGENCIAS
CAPACITACIN DESTINADOS A ARCHIVOS

Organigrama por Cuadro de Clasificacin

Nivel de Estudios Conformacin Ubicacin Instalaciones Sistemas de Alarma
dependencias Documental

Materiales adecuados
Manual de funciones Tablas de Retencin Documental Ordenacin Resistencia de Materiales Documentos de Archivo Elementos para la
Comit Interno Unidad de atencin de emergencias
Presupuesto actual
de Archivo Correspondencia
Cantidad de personal

Normograma Programa de Gestin Documental Mobiliario Plan de Prevencin de

Identificacin Diseo y funcin Deterioros Desastres y situaciones
Designacin de de riesgo
Impacto de las Plan Institucional de Archivos Condiciones ambientales
Archivo General funciones de archivo Capacitacin y Intervenciones anteriores
del Territorio inversiones actualizacin
Poltica de Gestin anteriores Tablas de Valoracin Documental
Documental Hoja de Control Polticas de firmas
Inventarios documentales responsables
Modelo de Requisitos para la
gestin de documentos
electrnicos
Foliacin
Banco terminolgico de tipos,
series y subseries documentales
Radicacin de
Mapas de procesos, flujos documentos
documentales, Inventario de archivos de
gestin
Tablas de Control de Acceso
Sistema Integrado de Conservacin Transferencias primarias Horarios de Atencin
 MATRIZ DE AN
Entidad:
Fecha de elaboracin

Objetivo: Establecer claramente las acciones a realizar para mitigar los aspectos problemticos que impiden la implementaci

Instrucciones: Conforme con el anlisis realizado de la informacin recopilada dentro del Diagnstico Integral de Archivo, liste
archivstica, conservacin y preservacin en la Entidad.
Defina el sistema de calificacin de las acciones correctivas y/o preventivas a realizar conforme a la situacin actual de la entid
tecnologa, entre otros, para definir posteriormente la ruta de accin. (Puede ser numrico, alfabtico, entre otros).

DESCRIPCIN DE LA CAUSA DE LA EFECTO DE LA ACCIN CORRECTIVA Y/O

FALENCIA FALENCIA FALENCIA PREVENTIVA
 MATRIZ DE ANLISIS

blemticos que impiden la implementacin de la Funcin Archivstica en la entidad.

del Diagnstico Integral de Archivo, liste las acciones correctivas o preventivas encaminadas a resolver la problemtica existente en mater

conforme a la situacin actual de la entidad y teniendo en cuenta, los recursos lgisticos, operativos, recurso humano, infraestructura,
rico, alfabtico, entre otros).

ASPECTO QUE IMPACTA

(ADMINISTRATIVO,
FUNCIN ARCHIVSTICA, OBJETIVO DE LA DESCRIPCIN DE LAS RESPONSABLE (S)
ACCIN ACTIVIDADES A REALIZAR
CONSERVACIN,
PRESERVACIN)
blemtica existente en materia

umano, infraestructura,

CALIFICACIN