Formato de Plan de Administracin del Proyecto

Administracin de Proyectos

dd/mm/aaaa
 INDICE

1. LINEAMIENTOS DEL DOCUMENTO 4

2. DATOS GENERALES DEL PROYECTO 5

3. ALCANCE DEL PROYECTO 5

3.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO 5
3.1.1. DENTRO DEL ALCANCE: 6
3.1.2. FUERA DEL ALCANCE: 6
3.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO 6
3.3. PRODUCTOS ENTREGABLES DEL PROYECTO 7
3.4. SUPUESTOS DEL PROYECTO 8
3.5. RESTRICCIONES DEL PROYECTO 8
3.6. DEPENDENCIAS 8
4. ESTIMACIN DEL PROYECTO 9
4.1. LGICA DE ESTIMACIN DEL PROYECTO 9
4.1.1. ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT) DEL PROYECTO. 9
4.1.2. INFORMACIN DE SOPORTE UTILIZADA. 9
4.1.3. MTODO Y RESULTADOS DE ESTIMACIN. 9
4.2. CRONOGRAMA DEL PROYECTO 10
4.3. PROCESO DE DESARROLLO DEL PROYECTO 11
4.3.1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 11
4.4. AJUSTES AL PROCESO ESTNDAR 11
4.5. RECURSOS DEL PROYECTO 11
4.5.1. HARDWARE PARA AMBIENTE DE DESARROLLO 11
4.5.2. SOFTWARE PARA AMBIENTE DE DESARROLLO 11
5. PLAN DE ADMINISTRACIN DE COSTOS 12

6. PLAN DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD 12

6.1. OBJETIVO 12
6.2. PLAN DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD 12
6.3. VERIFICACIN Y VALIDACIN 12
6.4. MTRICAS DEL PROYECTO 13
7. PLAN DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL 13
7.1. OBJETIVO 13
7.2. EQUIPO DEL PROYECTO 13
8. ORGANIZACIN DEL PROYECTO 14
8.1. INTERFASES INTERNAS: 14
8.2. INTERFASES EXTERNAS: 14
8.3. ORGANIGRAMA 14
9. PLAN DE COMUNICACIN 14
9.1. OBJETIVO 14
9.2. ALCANCE 14
9.3. MECANISMOS DE COMUNICACIN 15
9.4. ROLES INVOLUCRADOS EN LA COMUNICACIN 19
9.5. ESCALAMIENTO DE COMUNICACIN. 19
10. ADMINISTRACIN DE CONTROL DE CAMBIOS 19
10.1. CONDICIONES DE ACEPTACIN / RECHAZO DE CAMBIOS 19
10.2. PLAN DE ENTRENAMIENTO 20
11. PLAN DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS 20
11.1. OBJETIVO 20
11.2. PROCEDIMIENTO 20
12. ADMINISTRACIN DE ADQUISICIONES 21
12.1. OBJETIVO 21
12.2. PLAN DE ADMINISTRACIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 21
13. PLAN DE CONFIGURACIN DEL PROYECTO 22

14. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN 22

15. Glosario 22
1. Lineamientos del documento

2. Este documento define cmo se ejecuta, se supervisa, controla y se cierra el proyecto.

3. El contenido del Plan de Administracin del Proyecto variar de acuerdo con el tipo de
proyecto y la complejidad del mismo.

4. Este documento se actualiza y revisa a lo largo del proyecto.

5. El Plan de Administracin del Proyecto, documenta el conjunto de salidas de las actividades

de Planeacin.

6. Una vez integradas las salidas de las actividades de Planeacin en este documento, se debe
validar por el responsable del proyecto y entregarse al rea de administracin de proyectos.

7. Los planes que se considere, deban ser firmados, pueden presentarse en impreso para su
firma.
 8. Datos generales del proyecto

Nombre del Proyecto: [Nombre del Proyecto]

Nmero de Proyecto: [Nmero del Proyecto] Prioridad: [Prioridad]

Tipo: [Poner conforme a la Gua Categora: [Poner conforme a la Gua

de Configuracin] de Configuracin]
reas Involucradas
9. Coordinacin que aporta mayor valor [Nombre del rea]
estratgico
[Responsable]
Arquitecto de Solucin [Nombre del Arquitecto de Solucin]

reas involucradas [Nombre de las reas involucradas]

Cliente
10. rea responsable de la recepcin de los [Nombre del rea de la organizacin del
servicios Cliente que recibir los servicios]

11. Nombre y cargo del responsable de la [Nombre del responsable del rea del
recepcin de los servicios cliente que recibir los servicios]

Administrador del Proyecto o Servicio

12. Datos del Administrador del Proyecto o Nombre: [Nombre]
servicio rea: [rea]
Correo: [Correo electrnico]
Telfono: [Telfono y Etx.]

13. Alcance del proyecto

13.1 Enunciado del alcance del proyecto

Esta seccin es donde se definen con claridad las fronteras lgicas del proyecto. La
declaracin de alcance es usada para definir lo que est dentro de las fronteras del proyecto y
lo que est afuera de estas fronteras. Ejemplos de reas que pueden ser examinadas son:
Datos, Procesos, Aplicaciones, reas de negocio. Los siguientes tipos de informacin pueden
ser de ayuda:

Los tipos de entregables que estn dentro del alcance y fuera de ste (requerimientos de
negocio, anlisis de la situacin actual).

Los procesos mayores del ciclo de vida que estn dentro y fuera del alcance (Anlisis,
diseo, pruebas).
 Los tipos de datos que estn dentro y fuera del alcance (Financieros, ventas, empleados,
etc).

Las fuentes de datos (o bases de datos) que estn dentro y fuera del alcance (facturacin,
mayor general, nmina, activos, etc).

Las organizaciones que estn dentro y fuera del alcance (Recursos humanos,
manufactura, proveedores, etc).

La funcionalidad mayor que est dentro y fuera del alcance (Soporte de decisiones,
captura de datos, reportes de gestin, etc).

Borrar este comentario de la versin final de este documento)

El alcance de este proyecto incluye y excluye los siguientes elementos:

13.1.1 Dentro del Alcance:

[Enunciar los elementos considerados dentro del alcance]

13.1.2 Fuera del Alcance:

[Enunciar los elementos considerados fuera del alcance del proyecto]

13.2 Objetivos del proyecto

[Los objetivos son declaraciones que describen lo que este proyecto alcanzar y entregar.
Los objetivos deben ser Metas Mesurables Especficos restringidos por el Tiempo,
Alcanzables y Sensatos o realistas. Para ser especficos y concretos, los objetivos deben estar
basados en entregables. La obtencin de un objetivo debe ser evidente a travs de la creacin
de uno o ms entregables. Si la declaracin es de alto nivel y no implica la creacin de
entregables, puede tratarse de una meta o un fin. Si la declaracin es de muy bajo nivel y
describe caractersticas y funciones, puede ser una declaracin de requerimientos.
(Borrar este comentario de la versin final de este documento)

Este proyecto cumplir con los siguientes objetivos:

Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3]

13.3 Productos Entregables del Proyecto

Entregables Genricos del Proyecto

EGP-ID Entregable Fecha de entrega/ Medio (Electrnico /
 Periodicidad Impreso / Web)
[ID del [Descripcin del producto indicando [dd-mm-aa] /
producto] las funciones que debe realiza y/o [Semanal/Quincenal/Mensaul/O
requisitos que debe cumplir] tro (Especificar)]

Entregables Servicios Informticos

ESI-ID Entregable Fecha de entrega/ Medio (Electrnico /
Periodicidad Impreso / Web)

Entregables Desarrollo de Sistemas

EDS-ID Entregable Fecha de entrega/ Medio (Electrnico /
Periodicidad Impreso / Web)

Entregables Infraestructura de TI
EIT-ID Entregable Fecha de entrega/ Medio (Electrnico /
Periodicidad Impreso / Web)

Nota: especificar los reportes requeridos de soporte y operacin.

13.4 Supuestos del proyecto

[Los supuestos del proyecto son circunstancias y eventos que necesitan ocurrir para que el
proyecto sea exitoso, pero estn fuera del control total del equipo de proyecto. Estos se listan
como supuestos si es que hay alta probabilidad de que de hecho sucedan. Los supuestos
proporcionan una perspectiva histrica cuando se evala el desempeo del proyecto y se
determina la justificacin de decisiones y direccin del proyecto]
Algunas suposiciones y premisas necesitan ser hechas para identificar y estimar las tareas
necesarias y el tiempo del proyecto. Con base en el conocimiento actual, las suposiciones del
proyecto se listan en esta seccin. Si alguna de estas suposiciones es invalida posteriormente,
entonces las actividades y las estimaciones del proyecto debern ser revisadas y actualizadas
en consecuencia.

[Supuesto 1]
[Supuesto 2]
[Supuesto 3]
[Supuesto n]
13.5 Restricciones del proyecto
[Las restricciones de un proyecto son limitaciones o condicionamientos, ya sea interno o
externo al proyecto, que afectar el rendimiento del proyecto o de un proceso. Estas se listan
como restricciones que afectan al proyecto]
[Restriccin 1]
[Restriccin 2]
[Restriccin 3]
[Restriccin n]

13.6 Dependencias
[Las dependencias del proyecto son relaciones lgicas entre dos actividades del
cronograma del proyecto, o entre una actividad del cronograma del proyecto y un hito
del proyecto de inicio a inicio, de inicio a fin, de fin a inicio o de fin a fin. Estas se listan
como dependencias del proyecto]
[Dependencia 1]
[Dependencia 2]
[Dependencia 3]
[Dependencia n]

14. Estimacin del Proyecto

[Describir todos los planes necesarios para controlar el proyecto]

14.1 Lgica de Estimacin del Proyecto

14.1.1 Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) del proyecto.

El diagrama del EDT se localiza en el documento Gua para la Elaboracin del EDT
que a su vez se sincroniza con el archivo del plan de trabajo Template del
Cronograma del Proyecto.

14.1.2 Informacin de soporte utilizada.

[Describa la informacin de soporte y supuestos, utilizada como apoyo para realizar los
estimados del proyecto. Si se trata de informacin histrica indique a qu proyecto
pertenece]

14.1.3 Mtodo y resultados de estimacin.

[Describa el mtodo definido para la estimacin e indique dnde se registran los
resultados o haga referencia al documento que la describe.]

Los estimados del esfuerzo requerido por el proyecto se obtienen utilizando el formato
"EDT y Cronograma.

Los resultados de la estimacin se registran en el documento EDT y Cronograma.

14.2 Cronograma del Proyecto
EDT se sincroniza con el archivo del plan de trabajo Template del Cronograma del Proyecto
este se refina por tipo de vista:

Diagrama de Gantt se determina:

El ID del EDT.
Nombre de la tarea
Trabajo en horas
Duracin
Fecha de comienzo
Fecha de fin
Nombres de los recursos
Predecesoras
Uso de Tareas se determina:
Nombre de la tarea
Duracin
Fecha de comienzo
Fecha de fin
Detalles, trabajo previsto en horas en calendario
Hoja de recursos:
Nombre del Recurso
Tipo (Trabajo, material)
Etiqueta del material (cuando aplique)
Iniciales del Nombre del Recurso
Capacidad mxima (% de capacidad)
Tasa estndar (Costo por hora)
Tasa horas extra (Opcional)
Costo/Uso (Opcional)
Prorrateo
Calendario base
Uso de recursos:
Nombre del Recurso (Incluye tareas asignadas)
Trabajo
Detalles, trabajo en horas en calendario
Nota: Se mantiene el cronograma del proyecto como un anexo al Plan de Administracin del
Proyecto.
14.3 Proceso de Desarrollo del Proyecto
[Defina el proceso a utilizar en el proyecto, basado en el proceso estndar de la organizacin
con los ajustes necesarios para adaptarse al contexto del proyecto.]

14.3.1 Ciclo de vida del proyecto

El proceso estndar de desarrollo se muestra en la Figura 1 y se compone de las siguientes

etapas:

Etapa Descripcin
[Nombre de la Etapa] [Descripcin breve de la etapa]

14.4 Ajustes al proceso estndar

[Describa y justifique los ajustes realizados al proceso estndar de la organizacin
realizados para adaptarse al contexto del proyecto. Indique los elementos adaptados, la
descripcin de los ajustes (modificacin, eliminacin o adicin) y la razn del ajuste]

Elemento adaptado Descripcin del ajuste Razn del ajuste

14.5 Recursos del Proyecto

[Identifique y describa los recursos crticos del proyecto para cada categora de: hardware,
software y entrenamiento]

14.5.1 Hardware para Ambiente de Desarrollo

[Defina los elementos de hardware necesarios para el proyecto, las cantidades

requeridas de cada uno; si se cuenta con ellos o si se deben adquirir; y si es o no
crtico para el proyecto]

Descripcin Cantidad Modo de adquisicin Crtico

14.5.2 Software para Ambiente de Desarrollo

 [Defina los productos, elementos o componentes de software necesarios para el
proyecto, las cantidades requeridas de cada uno; si se cuenta con ellos, se deben
adquirir, se deben desarrollar o se pueden reutilizar; y si es o no crtico para el
proyecto.]

Descripcin Cantidad Modo de adquisicin Crtico

15. Plan de Administracin de Costos

[Utilice el proceso estndar de la organizacin Proceso de Administracin del Presupuesto

del proyecto. En el caso de requerir algn proceso diferente, indquelo en esta seccin o haga
referencia al proceso o documento que lo describe.]

El documento Presupuesto del Proyecto describe el seguimiento a realizar a los

componentes de administracin de costos del proyecto.

16. Plan de Administracin de la Calidad

16.1 Objetivo

Determinar qu normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cmo

satisfacerlas. En esta seccin se identificarn las mtricas de calidad y las listas de control de
calidad aplicables para el proyecto para ser cumplidas por las diferentes coordinaciones
participantes.
16.2 Plan de Administracin de la calidad

El plan de la administracin de la calidad describe cmo se implementar la poltica de

calidad. As mismo debe contener cmo se realizar el control de calidad, el aseguramiento de
calidad y la mejora continua del proceso para el proyecto por parte del rea que ejecutar el
proyecto.

16.3 Verificacin y Validacin

[Utilice el proceso estndar de la organizacin Validacin y Verificacin. En el caso de
requerir algn proceso diferente, indquelo en esta seccin o haga referencia al proceso o
documento que lo describe.]
Las actividades relacionadas a la Validacin y Verificacin de los productos y documentos de
este proyecto se realizarn conforme el Proceso de Validacin y Verificacin. Los productos a
validar y verificar se obtienen de los productos de entrada y salida del proceso estndar de la
organizacin.

El ambiente y las tcnicas que se aplicarn para validar y verificar dependern del producto
sobre el que se ejecute el proceso y se definirn en la seccin general del Reporte de
Hallazgos del Proyecto, especificado en el Proceso de Monitoreo y Control de Proyectos.

El Responsable de Verificacin y Validacin debe indicar al Equipo Revisar de los productos

que le corresponden a cada uno y regresar su reporte con aprobacin en la fecha acordada
por el Administrador de Proyecto a efecto de cumplir con el plan de trabajo. Se considerarn
tanto validaciones y verificaciones estticas como dinmicas.

16.4 Mtricas del Proyecto

[Describa las mtricas que sern aplicadas durante el proyecto, la meta, el alcance, el mtodo
o tcnica de tratamiento, la frecuencia o el evento que las produce y los medios de registro y/o
informe. Apyese en el proceso estndar de la organizacin Medicin y anlisis.]

Id. Mtrica Frmula Frecuencia Responsable Se obtiene de

Comentarios

17. Plan de Administracin de Personal

17.1 Objetivo

Esta clusula deber especificar el rol con las habilidades requeridas para el proyecto y
responsabilidades, el nmero de personas necesarias y el tiempo que se requerir de su
participacin, as mismo deber especificarse la fuente o procedencia de este personal.

17.2 Equipo del Proyecto

Grado de
Rol Responsabilidad importanci Periodo Recurso
a
[Nombre del Rol [Listar las [Establecer el [Establecer el [Nombre del Recurso
Ejemplo: Administrador de responsabilidades del rol grado de periodo de Asignado]
Proyecto ] aplicables al proyecto] importancia en ocupacin del
el proyecto] rol]

As mismo se debe especificar los siguientes:

Quin define y comunica los roles y responsabilidades?

Quin asigna los recursos?
Cmo y cundo se adquirirn los miembros del equipo del proyecto?
Cules son los criterios para reemplazar o liberar recursos del proyecto?
18. Organizacin del Proyecto

[Es importante entender quienes son los jugadores principales en el proyecto. Un organigrama
funciona muy bien. Otra manera de hacerlo es listar los roles principales del proyecto y la
gente que estar ocupando cada uno de ellos.]

La siguiente lista muestra la organizacin propuesta para el proyecto:

18.1 Interfases Internas:

rea Representante Telfonos E-mail Rol

18.2 Interfases Externas:

Organizacin Nombre Telfonos E-mail Rol

18.3 Organigrama

[Ubicacin dentro de la organizacin (organigrama): para conocer la estructura jerrquica que

estn asociadas a los niveles de escalamiento.]

19. Plan de Comunicacin

19.1 Objetivo

[El Objetivo de este documento es definir los mecanismos de comunicacin que sern
utilizados por el personal involucrado en el proyecto.]

19.2 Alcance

[Los lineamientos definidos en este documento estarn vigentes y aplicarn durante la

duracin del proyecto o hasta la realizacin de una nueva versin del presente plan. Estos
lineamientos aplican tanto para personal interno como externo del proyecto.]
 19.3 Mecanismos de comunicacin

[En la siguiente tabla se encuentra el detalle de los diferentes tipos de mecanismos que
tendrn vigencia para el proyecto XXX.]

Mecanismo de
Breve descripcin Propsito Frecuencia
Comunicacin
Esquema de Comunicacin en el Proyecto

[Kickoff] [Reunin inicial para la [Dar a conocer y obtener el [Por nica vez (Interna y
presentacin de este plan de compromiso de los externa) ]
administracin del proyecto involucrados sobre el Plan de
(PAPR), como resultado de la Administracin del Proyecto.]
reunin se firmar este
documento donde se establece
la forma de trabajo a seguir
durante el proyecto.]

[Comunicacin [Se llevarn a cabo reuniones de
relacionada con la seguimiento peridicas indicando
Administracin del los das, de acuerdo a los
Proyecto] avances. Para las reuniones se
acordar previamente la agenda
correspondiente, siendo
necesario incluir los siguientes
rubros: avances durante el
periodo, riesgos, problemas
presentados, actividades por
realizar, entre otros.
[Comunicar aspectos [indicar que das]
administrativos relacionados
con la Administracin del
Proyecto, como contratos,
facturacin, ampliaciones,
planes de trabajo, controles de
cambio, administracin de
riesgos, reporte de avances,
nuevos requerimientos, control
de la calidad, control del
alcance, entre otros.]

Se llevarn a cabo
reuniones para intercambio
de informacin cuando sea
requerido por cualquiera de
los Administradores o
Coordinadores.

En trminos de lo posible,
se sugiere que la
informacin que pueda
mantenerse en medio
magntico se maneje en
esta forma.

Se levantarn minutas de
las reuniones que se lleven
a cabo y debern
permanecer en poder del
Administrador de proyecto
o programa.

El formato de reporte de
estatus se presentar de
manera (la que mejor
convenga al proyecto). ]

[Comunicacin [Se llevarn a cabo reuniones
relacionada con la para la formalizacin de la
entrega de resultados entrega de los compromisos
obtenidos] (entregables) de acuerdo con el
plan de trabajo. Las reuniones
debern indicarse como
actividad en el plan de trabajo,
quedando el lugar y la hora de la
[Comunicar aspectos [indicar que das]
administrativos relacionados
con la entrega de resultados [Nota: Deber estar en
obtenidos durante la ejecucin correspondencia con el
del proyecto, como sera la Cronograma del proyecto.
siguiente lista enunciativa pero
no limitativa: La comunicacin
relacionada con las entregas
Mecanismo de
Breve descripcin Propsito Frecuencia
Comunicacin
reunin. En caso de que por de documentos de avance
causas de cambio en el plan de parciales y de registros de
trabajo las fechas de las etapas de los procesos
reuniones sean ajustadas, involucrados; la relacionada
debern agendarse en mutuo con los entregables finales,
acuerdo con el resto de los incluyendo actas de entrega.
involucrados. Las reuniones Incluye tambin la
que sern agendadas comunicacin relacionada con
corresponden a los siguientes la validacin y verificacin de
entregables: (Incluir la relacin los productos en trminos de
de entregables comprometidos) las etapas de los procesos
correspondientes. ]
Se recomienda que las entregas
se realicen mediante reunin,
pero para los casos donde la
entrega no se realice por este
medio, a travs del rol
Administrador del Proyecto se
enviar va electrnica los
entregables, siendo obligacin
de las reas involucradas , el
responder por el mismo medio
informando la recepcin del
mismo y aceptacin de las
condiciones especiales que para
el entregable se hayan definido
en conjunto

[Escoger entre una de las

opciones] Para cada reunin en
la que se formalice el
cumplimiento de un entregable,
se levantar una minuta de
trabajo de cada reunin, con la
firma de los asistentes, mediante
la cual se de constancia de la
entrega-recepcin en cuestin.]

[Comunicacin [Se llevarn a cabo reuniones de [Comunicacin tcnica [Bajo demanda, mediante
relacionada con la de trabajo peridicas indicando requerida para la ejecucin de el uso de la Convocatoria
ejecucin de los los das, de acuerdo a los servicios; esta a Reunin.]
servicios] cronograma del proyecto. comunicacin est asociada
directamente con las
El equipo involucrado podr actividades requeridas por los
hacer comunicacin directa con procesos productivos
los Expertos del cliente (Interno involucrados en el proyecto,
y externo), de tal forma que el como anlisis, diseo,
contacto sea directo entre ellos, estructuracin de planes de
con las siguientes capacitacin.]
consideraciones:

Al Administrador y el cliente
estn enterados de la
comunicacin y el flujo de
informacin existente. Para lo
cual el equipo de trabajo
involucrado notificarn mediante
los siguientes mecanismos
(Desarrollar la relacin de
mecanismos vlidos) correo
electrnico siempre con copia al
Administradores del Proyecto,
firma de enterados de la minutas
y entrega de la mismas.

Donde aplique, las reuniones

entre especialistas y expertos
Mecanismo de
Breve descripcin Propsito Frecuencia
Comunicacin
sern coordinadas por los
Administradores de proyecto.

Para las reuniones se acordar

previamente la agenda
correspondiente, siendo
necesario incluir los siguientes
rubros: objetivo de la reunin,
participantes, lugar, aspectos
tcnicos a considerar y
resultados esperados.

Se llevarn a cabo
reuniones para intercambio
de informacin cuando sea
requerido por cualquiera de
los miembros del equipo de
trabajo involucrado.

En trminos de lo posible,
se sugiere que la
informacin que pueda
mantenerse en medio
magntico se maneje en
esta forma

Se levantarn minutas de
las reuniones que se lleven
a cabo y debern
permanecer en poder del
Administrador de proyecto
o programa

Cuando exista un cambio

en la relacin de Equipo de
trabajo involucrado ser
responsabilidad de los
Administradores de
proyecto notificar a su
contraparte va correo
electrnico o mediante la
actualizacin de la
asignacin de roles dentro
del Plan de Administracin
de Proyecto o Plan de
Comunicacin segn
corresponda en la Gua de
Adaptacin de Proyectos.

[Comunicacin [La Mesa de Servicio es el punto [Usar soluciones [Bajo demanda, mediante
relacionada con el de contacto entre el cliente y el documentadas que puedan el uso de la Mesa de
soporte y ejecucin de servicio, siendo el responsable resolver las fallas en el Servicio.]
los servicios] de la apertura y el cierre de las servicio, o en su caso sean
llamadas realizadas por los transferidas a los equipos de
clientes, usando la trabajo involucrado.]
administracin de los incidentes.
La Mesa de servicio est
orientada al cliente y est
constituida por personas con
conocimientos tcnicos al tanto
del negocio y con habilidades
para las relaciones
interpersonales. ]

[Extraordinaria [Reuniones no planeadas de [Revisar asuntos emergentes [Bajo demanda, mediante

revisin de asuntos asociados al fuera de planeacin.] el uso de la Convocatoria
Mecanismo de
Breve descripcin Propsito Frecuencia
Comunicacin
proyecto.] a Reunin.]

Convocatorias de reunin

[Mecanismo definido para [Convocar/invitar a una [Tanto como se requiera.]

[Convocatoria de solicitar la participacin de una persona a una reunin
Reunin] varias personas en una reunin asociada al proyecto.]
de trabajo.]

Correo electrnico

[Mecanismo de comunicacin [Mantener al equipo de trabajo [Tanto como se requiera].

electrnica asncrona basada en enterado y con registros
envo de texto, grficas e electrnicos de los asuntos
imgenes, destinado a avisar, asociados al proyecto.]
recordar, convocar y difundir
eventos, acuerdos y solicitudes
especiales.

[Correo Electrnico]
En cada uno de los correos se
deber establecer el asunto, si
es necesario una respuesta por
parte de la(s) persona(s) se
deber establecer como parte
del cuerpo del mismo.]

Minutas

[Registro formal de acuerdos y [Mantener un registro y un [Para cada reunin

asuntos, resultado de una entendimiento comn de los descrita en este plan y/o
reunin. asuntos y acuerdos revisados aquellas reuniones
en las reuniones de trabajo.] consideradas como
Como producto obligatorio de formales.]
cada reunin se deber generar
una minuta utilizando los
estndares establecidos.
[Minuta]
La minuta deber circularse por
correo electrnico a todos los
interesados.

El tiempo definido para la

retroalimentacin es de cuatro
horas hbiles si no se obtienen
comentarios se da por bueno los
puntos tratados en la minuta.]

19.4 Roles involucrados en la comunicacin

[En esta seccin, agregar, eliminar y modificar la descripcin de los roles involucrados en la
comunicacin de acuerdo a las caractersticas y necesidades del proyecto. Se establecen los
parmetros iniciales como apoyo y no en forma limitativa. Es responsabilidad del Administrador
de proyecto leer y completar esta seccin de tal forma que se adecue a la realidad del
proyecto]

Roles identificados:

Rol Responsabilidad Funciones

[Nombre del Rol [Listar las responsabilidades del [Listar las funcionas del rol asociadas al
Ejemplo: Administrador de Proyecto ] rol aplicables al proyecto] proyecto]

19.5 Escalamiento de comunicacin.

[En caso de ser necesario, el siguiente es el modelo de escalamiento de la comunicacin para

la solucin de problemas que se presenten a lo largo del proyecto.]
Nivel de
Escalamiento Por XXX Por el Cliente
[Nombre del Rol [Nombre del Rol
Ejemplo: Administrador de Proyecto ] Ejemplo: Administrador de Proyecto ]
[Nombre Completo de la Persona que ocupa el [Nombre Completo de la Persona que ocupa el Rol]
1
Rol] [Telfono
[Telfono [Corro electrnico]
[Corro electrnico]
2
3
4

20. Administracin de Control de Cambios

[Se deben registrar en el formato de Cambios conforme al Proceso de Administracin de
Cambios, se llevar a cabo cuando aplique por los Administradores de Proyecto de cada rea.
Se entiende como cambio cualquier requerimiento fuera del alcance original del proyecto. (ej.
Funcionalidad diferente a la que acordada en contrato).]

20.1 Condiciones de Aceptacin / Rechazo de Cambios

En caso de cambios en el desarrollo de aplicaciones o servicios, las condiciones sern las
siguientes:
Cuando el responsable del proyecto, solicite cambios en la funcionalidad del proyecto, se
tendr que evaluar si stos impactan en el alcance establecido en el Anteproyecto y/o en el
Plan de Administracin del Proyecto.
En caso de que NO impacte:
1. Se evaluar el tiempo de desarrollo y la disponibilidad del personal para la
ejecucin del cambio.
2. Se informar el nuevo plan de trabajo y la informacin que ser necesaria para
efectuar el cambio.

En caso de que SI impacte:

1. Se tendr que avisar el impacto que tendr en el alcance del proyecto as como el
tiempo estimado de desarrollo y el costo que tendra, una vez recibida la
validacin por parte del patrocinador del proyecto, se podr iniciar con las
actividades y los documentos que correspondan.
20.2 Plan de Entrenamiento
[Defina el entrenamiento necesario para los miembros del equipo clasificado en 3 aspectos,
tcnico, funcional y de procesos. Indique la descripcin del entrenamiento, su duracin, los
criterios por los cuales se puede omitirse y si es o no crtico para el proyecto]

rea Tcnica Duracin Criterio de exencin Crtico

[Coordinacin involucrada] [Duracin en [Descripcin del criterio] [Si/No]
horas]

rea del Negocio o Funcional Duracin Criterio de exencin Crtico

[Coordinacin o departamento [Duracin en [Descripcin del criterio] [Si/No]
involucrada] horas]

rea de Procesos Duracin Criterio de exencin Crtico

[Coordinacin involucrada] [Duracin en [Descripcin del criterio] [Si/No]
horas]

21. Plan de Administracin de Riesgos

21.1 Objetivo

Identificar y minimizar las probabilidades de que el proyecto no se ofrezca de acuerdo al plan

de trabajo establecido en los objetivos del acta del proyecto.

Los riesgos deben de registrarse en la Bitcora de Riesgos en el Formato de Bitcora de

Riesgos.
21.2 Procedimiento

Campos Descripcin de accin

1 Nombre del Proyecto Capturar el nombre del proyecto
2 No. De Proyecto Capturar el nmero del proyecto
3 Fecha de Elaboracin Capturar la fecha en formato de d:da, m:mes, a:ao dd/mm/aaaa
4 Id Indicar el consecutivo de los riesgos.
5 Clasificacin Indicar el tipo de riesgo de acuerdo a la siguiente clasificacin:
T Tcnicos
C Calidad
D Desempeo
N Negocios
E Externos
R Recursos
S Seguridad
6 Impacto Indicar el impacto estimado en cada uno de los riesgos identificados,
de acuerdo a la siguiente tabla:
1- Muy Alto
 2- Alto
3- Moderado
4- Bajo
5- Muy bajo
7 Probabilidad Indicar la probabilidad estimada de cada uno de los riesgos
identificados, de acuerdo a la siguiente tabla:
1 Crtica (76 100%)
2 Altamente posible (51 - 75%)
3 Posible (26 50%)
4 Mnima (0 25%)
8 Riesgo Descripcin del riesgo identificado.
9 Plan de mitigacin Acciones especficas para reducir la probabilidad de materializacin
del riesgo.
10 Responsable de EL responsable de llevar a cabo las acciones definidas en el Plan de
mitigacin mitigacin.
11 Plan de accin Acciones a seguir en caso de que el riesgo se presente.
12 Estimacin de impacto Dar una valoracin del impacto ya sea en retraso de tiempos,
incremento de costos, cambio de alcance, retrabados.

22. Administracin de adquisiciones

22.1 Objetivo

Esta clusula deber especificar el procedimiento para adquirir los recursos (software,
hardware, cursos de capacitacin, etc.) necesarios para llevar a cabo satisfactoriamente el
proyecto.

[La Administracin de adquisiciones se debe llevar a cabo conforme lo estipulado en El

proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios. En el caso de requerir algn proceso
diferente, indquelo en esta seccin o haga referencia al proceso o documento que lo
describe.]

22.2 Plan de administracin de compras y adquisiciones

Planifica el seguimiento que el proveedor har sobre las actividades de compras y

adquisiciones.

Especifica cmo se realizar la verificacin de las adquisiciones definidas en el presupuesto.

Descripcin Cantidad Modo de adquisicin Crtico

[Coordinacin [Cantidad en la [Modo de adquisicin] [Si/No]
involucrada] unidad de
medicin
correspondiente
]

23. Plan de Configuracin del Proyecto

[Utilice el proceso estndar de la organizacin Administracin de la configuracin. Indique el
nombre del documento del Plan de Administracin de la Configuracin del proyecto. En el
caso de requerir algn proceso diferente, indquelo en esta seccin o haga referencia al
proceso o documento que lo describe.]
El documento Nombre del documento del Plan de Administracin de la Configuracin
describe el seguimiento a realizar a los componentes de configuracin del proyecto.

24. Confidencialidad de la Informacin

[Describa los requerimientos de confidencialidad de informacin del proyecto, sealando la

descripcin de la informacin de que se trata; el tipo de informacin (documentos, archivos
electrnicos, etc.); el nivel de confidencialidad requerido (restringida a personal especfico, slo
miembros del proyecto, pblicos); y las personas o roles autorizadas para acceder a la
informacin. apyese en el proceso estndar de la organizacin Administracin de la
configuracin para integrarse con los mecanismos de seguridad y control del proyecto.]

Nivel de Personas
Descripcin Tipo de informacin
confidencialidad autorizadas

Comentarios

25. Glosario

[Liste los trminos que se consideren importantes para el entendimiento y comprensin del
proyecto y describir cada uno de ellos]

Trmino o concepto Definicin

[Trmino, concepto, [Definicin del trmino, concepto o acrnico]
acrnico]