Manual de Usuario Administracion Marzo 2017

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX
MANUAL DE ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL
Marzo, 2017
Versin: 002
CONTENIDO
HOJA DE CONTROL .............................................................................................................................. 3
MANUAL DE ADMINISTRACIN .......................................................................................................... 5
INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 5
ALCANCE ............................................................................................................................................. 5
1. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 6
2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ......................................................................................................... 6
3. INGRESO A ADMINISTRACIN ..................................................................................................... 8
3.1. ADMINISTRACIN ................................................................................................................... 8
3.2. CARPETAS VIRTUALES............................................................................................................ 45
3.3. ARCHIVO FSICO .................................................................................................................... 49
4. GLOSARIO DE TRMINOS. ......................................................................................................... 55
SUBSECRETARA DE GOBIERNO ELECTRNICO - Av. 10 de Agosto OE1-14 y Ramrez Dvalos, Edf. Apisa
| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

HOJA DE CONTROL
Dependencia: Subsecretara de Gobierno Electrnico

Proyecto/ Informe: Administracin Institucional Quipux
Entregable: Manual
Elaborado por: Patricia Samaniego
Versin/Edicin: 02 Fecha Versin:
Revisado por: Fecha Aprobacin:
Aprobado por: Roberto Castello, Javier Jara N Total de Pginas 56
Registro de cambios
Fecha del
Versin Causa del Cambio Responsable del Cambio
Cambio
1.0 Versin inicial 09/2011
1.1 Actualizacin 09/2012
Cambio autor del documento y
1.2 03/2013
actualizacin
Cambio autor del documento y
2 Patricia Samaniego 03/2017
actualizacin

LICENCIA
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Condiciones:
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Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del

titular de los derechos de autor
Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.
Versin del sistema de Gestin Documental Quipux: 5
1
Para ver la licencia completa, visite: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es

MANUAL DE ADMINISTRACIN
INTRODUCCIN
El presente documento corresponde al Manual de Administracin del Sistema de Gestin

Documental Quipux en su versin 2, servicio que le apoyar en la gestin documental
realizada por los servidores pblicos de las Instituciones Pblicas.
Este documento est dirigido a las personas que ejercen el rol de Administrador
Institucional Quipux (AIQ) en cada Institucin Pblica que tenga implantado el sistema,
quienes podrn guiarse en este manual para realizar la parametrizacin (configuracin)
del sistema, administracin y adaptacin de la herramienta segn los requerimientos
institucionales para que los usuarios finales hagan uso del mismo.
ALCANCE
El presente documento abarca la gua necesaria para que el Administrador Institucional

Quipux (AIQ) realice la parametrizacin del sistema, misma que implica creacin de
reas, usuarios, numeracin de documentos, carpetas virtuales, archivo fsico y
mantenimiento de la informacin general del sistema, necesaria para gestionar la
documentacin de toda la Institucin y los usuarios que la utilizan.

1. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al Sistema de Gestin Documental Quipux, se debe digitar la siguiente

direccin en el navegador de internet2: www.gestiondocumental.gob.ec .
El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox hasta la

versin 51.0. En otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento.
Es muy importante que se verifique que en el navegador se encuentre la direccin con

certificado SSL, esto significa que debe empezar con https, de la siguiente manera:
Al realizar esto se desplegar la pgina web donde se debe ingresar la cdula y la

contrasea.
Grfico 1: Pgina ingreso al sistema
2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
Al ingresar al sistema, se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran

distribuidas en tres secciones, como lo muestra el grfico 3, lo que permite una
navegacin fcil para el usuario. Las secciones son:
2
Se recomienda utilizar el navegador de internet gratuito Mozilla Firefox, para el correcto
funcionamiento del sistema.

A. Seccin Superior: En esta seccin se encuentran los datos generales del sistema,
la informacin personal del usuario que ha ingresado sesin, la funcionalidad de
Firma Electrnica, Ayuda sobre el sistema y la opcin para Salir del mismo.
Botones de funcionalidades adicionales
Si el usuario tiene cargo mltiple, le aparecer una lista desplegable con los
usuarios asignados a la persona. Esto en caso de que tenga varios usuarios
activos, subrogue un cargo con la autorizacin correspondiente o que tenga un
usuario Ciudadano si realiz un trmite personal3.
Grfico 2: Usuario con cargo mltiple
B. Seccin Izquierda: Se encuentra el men vertical con las bandejas y opciones que
le permitirn al usuario acceder a las funcionalidades del sistema, segn los
permisos que tenga asociados.
C. Seccin Central: Esta seccin es el rea de trabajo, donde se van a desplegar las
funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical.
Filtros de bsqueda: permiten realizar bsqueda de documentos en la bandeja

que se encuentra seleccionada.
Botones de accin: se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre
uno o varios documentos.
3
Se debe notificar a la SGE para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que los
hubiera o gestione la inactivacin del usuario Servidor Pblico con el AIQ correspondiente en otra
Institucin.

Listado de documentos: se presenta el listado de los documentos asociados con
la bandeja actual que se mantenga seleccionada. Se debe revisar los filtros como
fechas, tipos de documentos, etc., puesto que se presentarn solamente los
documentos que cumplen con los mismos.
Grfico 3: Estructura del sistema
3. INGRESO A LA BANDEJA DE ADMINISTRACIN
En la seccin lateral izquierda, se encuentra el men vertical con las funcionalidades del
sistema. En la bandeja Administracin generalmente se encontrarn 3 opciones
(dependiendo de los permisos activos).
Administracin,
Carpetas Virtuales,
Archivo fsico.
3.1. ADMINISTRACIN
Al seleccionar esta opcin se despliega el siguiente listado de funcionalidades para

administrar el sistema:
1. Cambio de contrasea
2. Listas de envo

3. Ciudadanos
4. Usuarios internos
5. reas
6. Instituciones
7. Numeracin de documentos
8. Respaldo de Documentos
9. Etiquetas de Documentos
Grfico 4: Administracin del sistema
3.1.1. Cambio de contrasea
En esta opcin el usuario AIQ puede cambiar su contrasea, para lo cual debe digitar la
contrasea anterior, luego la nueva contrasea y volver confirmar la misma. La
contrasea debe ser mnimo 6 y mximo 15 caracteres entre nmeros y letras.
Al finalizar debe Aceptar los cambios.

Grfico 5: Cambio de contrasea
3.1.2. Listas de envo
A menudo se necesita enviar un mismo documento a un grupo de destinatarios

especficos, para no elegirlos de uno en uno por cada vez que este proceso se requiera se
han creado las listas de envo. Esta funcionalidad est disponible para todos los usuarios
servidores pblicos, ms la administracin de todas las listas generadas en una misma
institucin es responsabilidad del AIQ.
Al ingresar a esta opcin se presentar una pantalla en la cual se podr crear, editar o
eliminar una lista de envo:
Grfico 6: Administracin de listas de envo
Crear lista de envo
Esta funcionalidad permite al usuario crear listas de envo, cada una de ellas con varios
usuarios de su institucin, de otra institucin, ciudadanos o mixta. De esta manera se
facilita el envo de documentos a varios destinatarios con un solo clic.
Al ingresar a esta opcin se despliega la pantalla que muestra en el grfico 7, donde el

usuario puede:

a. Seleccionar la lista: Es una lista despegable permite seleccionar la opcin de
Crear nueva lista, o el nombre de una lista existente para editarla.
b. Nombre: Se debe ingresar el nombre con el cual se identificar la lista.
c. Descripcin: Se ingresa una descripcin general de la lista, que permite

identificar brevemente que usuarios estn asociados a la misma.
d. Tipo de lista: Existen 2 tipos de listas: Personal y Pblica. Cuando se trata de

una lista Personal slo el usuario que crea la lista puede utilizar y editar: si se
trata de una lista Pblica todos los usuarios de la institucin pueden utilizarla,
pero slo el AIQ podr editarla.
e. Creado por: El nombre del usuario que crea la lista.
f. Bsqueda: se deben ingresar los datos para buscar a los usuarios que desea
incluir en la nueva lista:
Seleccionar el tipo de usuario que desea buscar, para ello podr seleccionar
entre Servidor Pblico, Ciudadano o Todos los usuarios.
Digitar el nombre, parte del nombre o cdula del usuario que se desea
buscar.
Para una bsqueda ms restringida se puede digitar el puesto que ocupa, es

opcional en caso que se seleccione Servidor Pblico.
Seleccionar la institucin a la que pertenece el Servidor Pblico (si es el

caso).
Tambin puede seleccionar el rea de una institucin para filtrar datos. Esto
solo si el Tipo de Usuario es Servidor Pblico y seleccion una
Institucin.
Dar clic en el botn Buscar

Grfico 7: Bsqueda de usuarios para lista de envo
Una vez que se despliega la lista de usuarios segn los filtros ingresados, se elige a cada
uno de ellos y se da clic en Seleccionar para agregarlos a la lista.
Si desea agregar a todos los usuarios que se listan en el resultado de la bsqueda, debe
dar clic en el botn Seleccionar Todos.
Los usuarios que se seleccionan para la lista se visualizarn en la parte inferior Datos a
colocar en el listado. En esta seccin podr borrar algn usuario que no desea incluir en
la lista, dando clic en el botn Borrar.
Al finalizar la seleccin de los usuarios que desea incluir en la lista, de clic en Aceptar
para guardar los cambios.

Grfico 8: Creacin de lista de envo
Editar lista de envo
Esta opcin se presenta en la misma pantalla de creacin de lista, tan solo que se
seleccionar el nombre de la lista que se desea editar.
Esta opcin permite seleccionar una lista ya creada para editar datos como
Nombre de la lista, la Descripcin y agregar o borrar los usuarios
pertenecientes a la misma.
Para agregar un usuario a la lista se realizar igual Crear una lista de envo,
buscar los usuarios que desea agregar a la lista y seleccionarlos.
Para borrar los usuarios de la lista debe dar clic en el botn Borrar que se
encuentra a lado derecho de cada uno de los usuarios que pertenecen a la misma.
Al terminar de modificar se debe dar clic en Aceptar para guardar los cambios.

Grfico 9: Edicin de lista de envo
Consultar lista de envo
Esta opcin permite consultar los datos de las listas de envo ya creadas. Para ello se
debe seleccionar la lista y se desplegarn los usuarios pertenecientes a la misma. Est
pantalla es la misma de Editar Lista.

Grfico 10: Consulta de lista de envo
Eliminar lista de envo
Esta opcin permite eliminar las listas de envo ya creadas. Para ello se debe seleccionar
la lista y hacer clic en el botn Eliminar Lista.

Grfico 11: Eliminar lista de envo
3.1.3. Ciudadanos
La opcin de ciudadanos permite Crear y Editar usuarios tipo ciudadano. Se deber

hacer uso del filtro de bsqueda por: nombre, cdula, puesto, correo o institucin, esto
permitir que los resultados sean exactos.
Grfico 12: Buscar ciudadano

Para editar los datos de un usuario tipo ciudadano se debe dar clic en el nombre, mismo
que se encuentra subrayado donde se desplegarn los campos editables. Se deben
realizar los cambios que se requieran y dar clic Aceptar.
Grfico 13: Editar ciudadano
3.1.4. Usuarios internos
La opcin de Usuarios internos permite realizar las siguientes funciones:
Grfico 14: Men de administracin de usuarios y permisos
Usuario
Esta opcin permite al administrador ingresar a la pantalla para Crear o Buscar

usuarios pertenecientes a la misma Institucin con los diferentes filtros, como muestra el
grfico siguiente:

Grfico 15: Botn de accin de usuarios
Accin Crear : se presentar un formulario similar al siguiente, en el cual

se deben ingresar los datos personales tales como: cdula, nombres, apellidos,
ciudad, ttulo acadmico, rea, direccin, telfono, correo electrnico y dems
campos que se presenten.
Grfico 16: Crear usuario funcionario pblico
Cuando se digita la cdula de identidad en el campo correspondiente, el sistema realiza

las siguientes acciones:
Realiza una conexin con la base de datos del Registro Civil para validar la
informacin ingresada del usuario, mostrando los nombres completos, estado
civil, sexo y direccin correspondientes a la cdula digitada en el campo *Cdula.

Grfico 17: Consulta en el Registro Civil los datos del usuario
Junto al campo Nombre, Apellido y Direccin aparece un cono como el
siguiente: , mismo que al dar clic copia la informacin que se obtuvo del
Registro Civil. Esta funcionalidad ayuda a los AIQs para no tener que digitar estos
datos manualmente.
Grfico 18: Funcin para copiar de datos ingresados
Adicional consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario tipo
Ciudadano o Servidor Pblico en otra Institucin.
Grfico 19: Advertencia de usuario ya registrado
Esta advertencia indica al AIQ que debe verificar los datos para no duplicarlos y notificar
a la Subsecretara de Gobierno Electrnico (SGE) la inactivacin de los usuarios tipo
Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o la inactivacin con el AIQ
correspondiente de la otra Institucin en el caso de los usuarios tipo Servidor Pblico.
Para los casos en los cuales el Servidor Pblico que se encuentre creando, tenga activa
una subrogacin de cargo debidamente autorizada, tambin aparecer ese usuario en

esta seccin. Cuando se requiera desactivar esta subrogacin deber seguir el
Procedimiento para Subrogacin de Cargo4.
Cada que se cree un usuario el sistema enviar una notificacin va correo electrnico
para definir su contrasea. Si una persona tiene varios usuarios (cargos) asociados al
mismo nmero de cdula, la contrasea ser la misma para todos los usuarios
registrados, esto para que ingrese a sus cuentas con el mismo usuario y contrasea
original.
Si tiene una cuenta de Servidor Pblico y otra de Ciudadano, la que prevalece es la de

Servidor Pblico.
Para crear el usuario tipo servidor pblico se debe ingresar la siguiente informacin5:
Grfico 20: Campos para la creacin del usuario Servidor Pblico
rea: se debe seleccionar el rea de la institucin a la que pertenece el usuario.
Ciudad: se debe seleccionar la ciudad donde est ubicado el usuario.
4
http://www.administracionpublica.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/05/STI-QUIPUX-
5.2.4_Subrogacion-de-Cargo-V4.pdf
5
Si est realizando la parametrizacin del sistema por primera vez, se recomienda iniciar con el
apartado de Creacin de reas, posteriormente crear los usuarios.

Abr. Y Ttulo: en este campo se debe seleccionar la abreviatura y el ttulo del
usuario si es que tuviere, caso contrario se escoger Seor, Seora o Seorita
segn corresponda.
Correo electrnico: se debe ingresar la direccin de correo electrnico

perteneciente al usuario, se recomienda colocar el correo institucional.
Puesto: se debe ingresar la funcin o cargo que el usuario desempea dentro de

la institucin, este campo va a aparecer en el pie de firma, por lo tanto no es
recomendable colocar otra informacin como por ejemplo la escala salarial (SP4,
etc).
Puesto cabecera: cuando se llena el campo Puesto automticamente se copia

la misma informacin a este campo. A diferencia del anterior, la informacin que
se coloque aparecer en la cabecera de los documentos tipo Oficio, cuando el
usuario sea destinatario de un documento. Generalmente este campo va a ser
igual al de Puesto, pero es posible cambiarlo en caso de requerirlo.
Direccin: tambin se puede copiar esta informacin del Registro Civil o escribir
la correspondiente al usuario que se est creando.
Telfono: es uno de los campos opcionales, se puede ingresar el nmero de

telfono del usuario con su extensin.
Perfil: existen 2 tipos: Normal y Jefe. En el caso de escoger el perfil Jefe

solo se puede elegir un usuario por cada rea.
Iniciales Sumilla: este campo obligatorio se llena automticamente con la

primera letra del nombre y la primera letra del apellido del usuario (en
minsculas) las cuales se van a visualizar en la parte inferior de un documento
cuando participa en la elaboracin o modificacin del contenido del documento.
Responsable del rea: se elige esta opcin para un slo usuario del rea y sirve
para indicar a la persona responsable de todos los documentos que se despachan
en su rea, incluso si no ha participado en su edicin. Est asociado al campo
Iniciales Sumilla y no es necesario que el usuario tenga el perfil de Jefe. A

diferencia del campo iniciales sumilla, stas aparecern en maysculas en la
parte inferior de un documento y luego de la(s) persona(s) que han participado
en la elaboracin o modificacin del contenido del documento. Por ejemplo:
PS/dg. Donde PS son las iniciales del responsable de rea y dg las iniciales de
la persona que ha modificado el mismo.
En la parte superior del formulario se encuentran las siguientes opciones:
Cambio de contrasea: permite modificar la contrasea del usuario. Al

seleccionar esta opcin y grabar los cambios, el sistema enva al correo
electrnico registrado un enlace (link) para que pueda registrar/cambiar su
contrasea.
Usuario Activo: esta opcin permite activar o inactivar un usuario. Cuando se
encuentre creando al usuario, por defecto aparecer marcada con un visto ( ).

Se debe desactivar un usuario cuando el Servidor Pblico sale definitivamente de
la Institucin, lo que elimina su acceso al sistema.
Al momento de desactivar el usuario, el sistema muestra un listado de los

usuarios existentes dentro del rea a la que pertenece el usuario que se est
desactivando, para poder reasignar los documentos de elaboracin y recibidos a
otro usuario activo de la institucin, con el fin de que se de seguimiento y
gestin.
Es Pasaporte: esta funcionalidad solamente est disponible para el

Administrador del Servicio que labora en la SGE. Tiene como finalidad colocar el
nmero de pasaporte como identificacin para el caso de servidores pblicos
extranjeros. El procedimiento para el AIQ ser crear al servidor pblico con
todos los datos personales pero en el nmero de cdula colocar una Ecuatoriana
(temporalmente), posterior debe comunicarse con la SGE para solicitar el
reemplazo de esa cdula temporal por el nmero de pasaporte del funcionario
pblico.

Pestaa Permisos
En la parte superior se dispone de una pestaa para los diferentes permisos que el
administrador institucional deber otorgar a cada uno de los usuarios, dependiendo
del perfil y de las funciones que realiza.
Grfico 21: Pestaa permisos del usuario
Los permisos se encuentran clasificados en bloques, de tal manera que faciliten al AIQ la
distribucin de funcionalidades segn las responsabilidades que tenga el usuario que se
encuentra creando, as:
Bloque Generales
Activar Acciones sobre Documentos: visualiza el combo de acciones al momento

de reasignar un documento, siempre y cuando la institucin tenga parametrizado
las acciones (tambin son conocidas estas acciones como sumillas) misma que
permiten colocar un comentario fijo para reasignar el documento.
Enviar notificaciones al correo: se puede habilitar o deshabilitar la opcin de

notificar al usuario a su correo electrnico, las diferentes acciones y alertas que
se realizan en el sistema.
Creacin de documentos de salida: habilita el botn Nuevo mismo que permite

la creacin de documentos de salida: oficios, memorandos, circulares, acuerdos,
resoluciones, etc.
Bloque Asistentes o Secretarias

Grfico 22: Permisos del bloque Asistentes o Secretarias
Manejar el Archivo: permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar

documentos que tienen almacenados en el archivo fsico de la institucin.
Habilita los permisos para visualizar el documento, sus anexos, el recorrido y los
documentos asociados.
Consultar documentos: permite al usuario consultar documentos que pertenecen

a otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqua. Esto significa
que habilita la vista previa(en el caso de tenerla) y la descarga de este tipo de
documentos.
Impresin de Documentos: habilita la bandeja Por Imprimir, para visualizar los

documentos que debern ser impresos, firmados manualmente y enviados de
forma fsica correspondientes al rea donde est creado el usuario.
Redireccionar a edicin al ingresar a un documento: cuando el usuario accede a

un documento en la bandeja de elaboracin, el sistema le presentar
directamente la pantalla de edicin. Esta funcionalidad permite saltar el paso de
ir a la pantalla de Informacin del documento para luego seleccionar la opcin
Editar.
Usuario pblico: permite al usuario con perfil Normal reasignar documentos a

los usuarios con perfil Jefe de otras reas de una misma institucin y a usuarios
que tengan este mismo permiso en otras reas (un nivel hacia arriba y un nivel
hacia abajo segn estructura orgnica definida en las reas). De la misma manera,
este permiso permite al usuario ser visto desde otras reas al momento que se
realiza la reasignacin de documentos.

Bloque Jefes
Grfico 23: Permisos del bloque Jefes
Recibir documentos externos dirigidos: permite al usuario recibir directamente

documentos externos que estn dirigidos a la mxima autoridad u otra persona
de la institucin, para darle gestin y respuesta. Esta funcionalidad se utiliza en
bandeja de entrada o registro de documentos para redireccionarlos a la persona
correspondiente.
Recibir documentos de ciudadanos: permite que los usuarios tipo

ciudadano con firma electrnica puedan visualizar el registro de esta persona
en el sistema, cuando deseen enviarle documentos.
El documento enviado por el ciudadano con firma electrnica llegar a la bandeja

Docs. Ciudadanos (ver permiso de Tramitar documentos de ciudadanos en el
bloque de Bandeja de Entrada). Este permiso deber ser habilitado al menos a la
mxima autoridad de la institucin.
Reportes: a diferencia de la funcionalidad de reportes disponible para todos los

usuarios servidores pblicos, este permiso especial habilita la posibilidad de
sacar los mismos reportes disponibles en el sistema, en esta ocasin a nivel de
toda la institucin.
Firma Digital: si el usuario cuenta con un certificado digital se debe habilitar este
permiso para que pueda firmar electrnicamente los documentos que emite en
el sistema. Junto a este permiso, se encuentra una lista desplegable para
seleccionar el tipo de certificado segn corresponda, de la siguiente manera:

o Token: si el usuario posee el dispositivo Token emitido por la entidad
certificadora. En este caso, cuando el usuario firme un documento se
presentar una pantalla donde se solicitar la clave para firmar con el
dispositivo.
o Archivo: si el usuario posee un archivo con la firma emitido por la entidad

certificadora. En este caso, cuando el usuario firme un documento se
presentar una pantalla donde se solicitar seleccionar la ruta donde se
encuentra el archivo que contiene su certificado digital y la clave del
mismo para firmar el documento.
o Biomtrico: si el usuario posee el dispositivo Biomtrico emitido por la

entidad certificadora. En este caso, cuando el usuario firme un
documento se presentar una pantalla donde se solicitar pasar su huella
digital por el lector.
Mostrar documento automticamente en la informacin general: muestra una

vista previa del documento en la parte inferior de la pestaa Informacin del
documento, sin necesidad de hacer clic en el link "Ver Documento".
Omitir estructura orgnica funcional (Un usuario por institucin): permite

reasignar documentos a cualquier servidor pblico con perfil de Jefe o Usuario
Pblico, omitiendo el nivel jerrquico, es decir saltndose la estructura orgnica
funcional de la institucin.
Bloque Bandeja de Entrada
Grfico 24: Permisos del bloque Bandeja de Entrada

Bandeja de Entrada: visualiza todos los documentos de la institucin, sin
importar el nivel en que se encuentren.
Tramitar documentos de ciudadanos: habilita la Bandeja de Docs. Ciudadanos

donde se alojarn todos los documentos enviados por Ciudadanos con firma
electrnica, para que sean enviados o dirigidos al usuario a quien corresponda
la gestin de los mismos.
Digitalizar Documentos: muestra en el men de la Bandeja de Entrada las

opciones: Cargar Doc. Digitalizado y Cargar Anexos al Doc. que permiten
cargar un documento digital como imagen principal a los documentos registrados
en bandeja de entrada (escaneados). Adicional, sirve para asociar la imagen del
documento firmado manualmente cuando el servidor pblico no tiene un
certificado digital para firmar electrnicamente los documentos.
Creacin de Ciudadanos: permite ingresar nuevos usuarios tipo Ciudadano

cuando stos dejan los documentos para su ingreso en la institucin. Adicional
este permiso puede ser usado para crear ciudadanos y colocarlos como
destinatarios de documentos de respuesta, si este fuere el caso se recomienda
tener el consentimiento del ciudadano para crearlo en el sistema con todos los
datos necesarios.
Creacin de documentos de entrada: Permite al usuario registrar documentos

externos, que son aquellos que llegan a la institucin de manera fsica, se
registran y se digitalizan para que se gestionen internamente en la institucin.
Bloque Administrador
Administrar Archivo: Muestra en el men la opcin para administracin de

archivos fsicos: creacin de organizacin y ubicaciones fsicas.
Administracin del Sistema: Muestra en el men la opcin de administrar el

sistema nicamente en las reas seleccionadas, el usuario podr administrar
usuarios, lista de usuarios, numeracin de documentos.

Administracin de carpetas virtuales: Muestra en el men la opcin de
administracin de Carpetas Virtuales.
Informar a todos los usuarios: Permite realizar la accin Informar a todos los
usuarios activos de la Institucin, este permiso va de la mano con el de
Administrar Sistema.
Administrar listas de envo: Con este permiso el administrador estar en la

capacidad de visualizar las listas de envo tanto las pblicas como privadas.
Administrador Institucional: Permite administrar toda la institucin, tanto reas

como usuarios, aun as es necesario que se active tambin el permiso de
Administracin del Sistema.
Si al Grabar los cambios, al menos uno de los nombres y uno de los apellidos no coincide
con los obtenidos del Registro Civil, aparece una advertencia para que se vuelva a revisar
los datos.
Grfico 25: Validacin de datos al crear usuario

Buscar usuario
La funcionalidad de buscar usuario permite ubicar a un usuario. Esta pantalla muestra

filtros de bsqueda para buscar por nombre o parte del nombre, nmero de cdula,
correo electrnico, rea a la que pertenece, permiso, estado y perfil.
Al dar clic en el botn Buscar se desplegar en la misma ventana el listado de los

usuarios que coincidan con los filtros establecidos.
Grfico 26: Bsqueda de usuario para edicin
Cuando se encuentra al usuario, y dando clic sobre el nombre, se desplegar la ventana

con los datos del usuario y sus permisos, para modificar los datos requeridos.
Grfico 27: Edicin de datos de usuario
Cuando se ingresa a la pantalla de edicin el sistema realiza 2 acciones:
a. Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos correspondientes a la

cdula digitada y los muestra al usuario.

Grfico 28: Consulta de datos de usuario
b. Adems de ello consulta si el usuario que se est editando ya existe como usuario
Grfico 29: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no duplicarlos y
notificar a la SGE para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que
los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ correspondiente a otra Institucin.
Si al Grabar los cambios, al menos uno de los nombres y uno de los apellidos no coincide
con los obtenidos del Registro Civil, aparece una advertencia para que se vuelva a revisar
los datos.
Grfico 30: Validacin de datos al crear usuario

Luego de modificar los datos del usuario se debe Grabar los cambios, para cancelar se
puede dar clic en Regresar.
En la pestaa de Modificaciones aparece la institucin, nombre de la persona que

realiz la ltima modificacin del usuario que se est editando, la fecha y hora del cambio
y detalle de los datos modificados tanto en datos del usuario como en permisos
(habilitados/desactivados).
Grfico 31: Auditora de cambios en datos de usuario
Buscar usuario
La funcionalidad de buscar permite visualizar los datos de algn usuario de la institucin.

Esta pantalla muestra filtros de bsqueda por nombre, parte del nombre, nmero de
cdula, rea a la que pertenece, permiso y estado.
Al dar clic en el botn Buscar se desplegar en la misma ventana el listado de los

usuarios que coincidan con los filtros establecidos.
Grfico 32: Buscar datos de usuario
Usuarios sin rea
Permite asignar a un grupo de usuarios a un rea determinada. Esto se utiliza cuando se

ha realizado carga masiva de usuarios y no se ha asignado el rea a la que pertenecen.
Para seleccionar todos los usuarios de la lista se lo puede realizar marcando desde el
primer usuario hasta el ltimo con el puntero (ratn) y manteniendo presionada la tecla
Shift.

Para seleccionar un grupo de usuarios de manera alternada, se debe marcar con el
puntero (ratn) a cada usuario presionando a la vez la tecla CTRL.
Luego de ello se debe seleccionar el rea a la cual se va a asignar los usuarios y por
ltimo dar clic en el botn Asignar rea.
En la parte inferior se mostrarn los usuarios con su respectiva rea, si se desea eliminar
la asignacin, se debe dar clic en el botn que dice Quitar rea al usuario, para luego
volver a asignar la que corresponda.
Grfico 33: Asignar usuarios por reas
Reporte usuarios
Esta funcionalidad sirve para visualizar los usuarios de cada rea de la Institucin. Se
puede filtrar por estados de usuario (Activos, Inactivos o Todos). En esta opcin tambin
se puede exportar usuarios a un archivo PDF.
Grfico 34: Reporte de usuarios

Los datos que se muestran son: cdula, ttulo, nombre, puesto, correo electrnico rea,
ciudad y estado.
3.1.5. Ciudadanos
Esta opcin contiene algunas funcionalidades como:
Crear
Editar
Crear ciudadano
Esta funcionalidad permite crear a un ciudadano6, registrando los datos personales del
mismo. Los datos deben estar escritos sin faltas de ortografa, sin abreviaturas ni
caracteres especiales en los campos. Al terminar de registrar los datos se debe dar clic
en el botn Aceptar para guardar los cambios
Los campos que se deben registrar son los siguientes:
Cdula/RUC: Se debe solicitar al ciudadano y registrar el nmero de cdula de

identidad de la persona o el nmero de RUC de la empresa o institucin, sin
espacios y sin guin. De esta manera se evita duplicar ciudadanos ya registrados
en el sistema. Solo en casos excepcionales se crearn ciudadanos sin cdula.
Otro Documento: En este campo se deber registrar el nmero de pasaporte en

caso de que la persona sea extranjera.
Nombre y Apellido: Se debe registrar slo la primera letra con maysculas, sin
faltas de ortografa y en lo posible nombres y apellidos completos. Por ejemplo
en los casos de Mara de los ngeles, (de los) va con minsculas. Las maysculas
tambin, deben ser tildadas (ngeles).
Ttulo: Se debe registrar el ttulo acadmico en espaol, anteponiendo siempre la

palabra Seor, Seora o Seorita. Ejemplo: Seor Ingeniero, Seora Licenciada,
Seor Magster, etc. Si es Phd debe ser Seor Doctor. Si tiene ms de dos ttulos
6
Usuarios Ciudadanos son aquellos usuarios que no pertenecen a una Institucin Pblica registrada en el
sistema Quipux.

debe ir el de ms alto nivel. Si no tiene ttulo o se desconoce slo se debe poner
Seor, Seora, etc. No se debe ingresar la especializacin, por ejemplo Ingeniero
en Minas, Licenciado en Sicologa Infantil.
Abreviatura de ttulo: Debe ser la primera con mayscula y se debe poner la

abreviatura perteneciente al ttulo. Por ejemplo: Ing. / Lic. Si no tiene ttulo la
abreviatura es: Sr. / Sra.
Institucin: No debe haber siglas, se debe digitar el nombre de la institucin

completa. Pueden ir comillas dobles, por ejemplo Asociacin "24 de Mayo". No
se debe escribir abreviaturas, por ejemplo Coop., debe ser Cooperativa.
Puesto: Debe ir en mayscula slo la primera letra, se debe poner la funcin que
realiza en la institucin o empresa. Este campo no debe ser igual al campo cargo,
por ejemplo Servidor Pblico 1, si est de esta forma se debe corregir.
Si tiene (E) se debe poner el puesto coma Encargado (slo la primera letra en
mayscula). Ejemplo: Director Financiero, Encargado.
En este campo tampoco debe haber abreviaturas, ni las siglas de la

institucin. Por ejemplo es incorrecto: Director Provincial FUT (Zamora), la forma
correcta es: Director Provincial de Zamora.
No se debe poner la institucin luego del puesto, por ejemplo es incorrecto

Director de la Escuela Montevideo, ya que en el campo Institucin debe decir:
Escuela Montevideo y en el campo Puesto slo deber decir Director.
En los puestos no debe ir palabras como: Estudiante de 3er. Ao de Derecho,

Particular, Trmite personal, etc.
Direccin: Debe estar en mayscula slo la primera letra, quitar - y otros

caracteres especiales. No debe haber abreviaturas, por ejemplo Rec. debe ser
Recinto. En el caso de Avenidas se puede poner Av.
Telfono: No debe ir ninguna palabra, ni caracteres especiales. Slo deben ir

nmeros y si hay varios telfonos separarlos con /. Ejemplo: 2456879 /
2974546

Email: Se debe digitar correctamente, sin espacios en blanco y si hay ms de un
correo separar por comas.
Contrasea: Al seleccionar esta opcin y grabar los cambios, se enviar un correo

electrnico al ciudadano para que pueda establecer su contrasea.
Nota: Todos los artculos "de", "del", "los", "la", "las" que se encuentren en
cualquier texto debe ir en minsculas, excepto los nombres de "Los Ros", "El
Oro", que son provincias. Tampoco se debe crear servidores pblicos como
ciudadanos.
Grfico 35: Registro de datos de ciudadano
Cuando se ingresa la cdula de identidad el sistema realiza 2 acciones:
a. Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos correspondientes a

la cdula digitada y los muestra al usuario.
Grfico 36:Consulta de datos en Registro Civil
Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono para que al dar clic copie los
nombres completos que se obtuvo del Registro Civil.

Grfico 37:Funcin para copiar de datos consultados
b. Adems de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario
Grfico 38: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no duplicarlos y
notificar a la SGE para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de que
los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ correspondiente a otra Institucin.
Editar ciudadano
Esta funcionalidad permite modificar los datos de un ciudadano ya registrado

anteriormente.
Para esto se debe realizar la bsqueda del ciudadano utilizando el filtro Nombre/C.I.,
ingresando el nmero de cdula o parte del nombre del ciudadano y dar clic en Buscar.
En la parte inferior se lista todas las coincidencias segn el filtro que utilizamos, una vez
que se lo encuentra se selecciona dando clic sobre el nombre de la persona:
Grfico 39 : Bsqueda y seleccin de ciudadano
Al seleccionar al ciudadano se despliega los mismos campos que en la funcionalidad de

creacin de ciudadano y se debe seguir las mismas recomendaciones para el correcto
ingreso de la informacin.

Grfico 40 : Edicin de datos de ciudadano
Cuando se ingresa a la pantalla de edicin el sistema realiza tambin las 2 acciones

mencionadas al crear ciudadanos:
Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos correspondientes a

la cdula digitada y los muestra al usuario.
Consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario Ciudadano o

Servidor Pblico en otra Institucin.
En la pantalla de edicin, en la pestaa de Modificaciones aparece la institucin,

nombre de la persona que realiz la ltima modificacin de ese ciudadano, la fecha y
hora del cambio, accin y detalle de los datos modificados.
Grfico 41: Datos de ltima actualizacin
3.1.6. reas
Esta funcionalidad permite:
Crear rea
Editar rea

Lista de rea
Crear rea
La creacin de reas se debe realizar segn la estructura orgnica de la institucin. Los

datos que se deben registrar son:
Nombre: Se debe ingresar el nombre del rea, sin abreviaturas, ni caracteres

especiales. Se valida que no se cree reas con el mismo nombre de una ya
existente.
Sigla: Se debe poner una sigla al rea. Se valida que no se cree reas con la
misma sigla de una ya existente o espacios en blanco.
Ciudad: Se debe identificar en qu ciudad se encuentra el rea.
rea Padre: Es el rea a la que pertenece el rea actual que se est ingresando.
Por esta razn siempre se deber crear en orden jerrquico.
Ubicacin del archivo fsico: Se debe seleccionar el rea en la cual se

almacenan fsicamente los documentos fsicos.
rea de la que se copiar la plantilla del documento: Se puede establecer el

rea que ya tiene cargada una plantilla para, en el caso de que se vaya a
compartir la misma. Si se va a utilizar una plantilla para cada rea se deber dejar
la opcin por defecto rea Actual.
Cargar Plantilla: Permite seleccionar el archivo .PDF con el diseo de la plantilla

que el rea va a utilizar. El tamao mximo del archivo debe ser de 50 Kb.
El sistema valida que no se ingrese nombres o siglas de reas que ya fueron ingresadas, el
mensaje que se muestra es Intente otro nombre de rea y/o Intente otras siglas.
Conforme se vaya creando en la parte izquierda de la pantalla se crea un rbol que

muestra las reas con sus respectivas sub reas.

Grfico 42: Creacin de rea
Editar rea
Esta funcionalidad permite modificar los datos de un rea de la Institucin.
Se valida que no se modifique reas con el mismo nombre de una ya existente.
Se valida que no se cree reas con la misma sigla de una ya existente o
espacios en blanco.
Mediante la bsqueda, el sistema permite listar las reas que coinciden con el nombre
ingresado.
Grfico 43: Buscador de reas
nicamente por esta opcin se podr Activar/Desactivar reas, esta opcin de

muestra en la parte derecha del listado de reas. No se puede desactivar reas
que contengan usuarios o sub reas activas.

Grfico 44: Activacin/desactivacin de reas
Al dar clic sobre el nombre del rea encontrada, se selecciona y se carga la pantalla de
edicin con los datos de la misma, para que puedan ser modificados:
Para grabar los cambios debe dar clic en el botn Aceptar, para cancelar los cambios en
Regresar.
Jefe de rea
Para asignar el jefe de rea se lo puede hacer de cualquiera de las 2 formas siguientes:
a. Con la opcin de Administracin / Usuarios internos / Crear o Editar, seleccionar

al usuario y en el campo Perfil escoger Jefe. Solo se puede tener un jefe por
cada rea.
b. En la funcionalidad Editar rea hay una regin llamada Datos del Jefe de
rea, en donde se puede seleccionar al usuario Jefe dando clic sobre el nombre
y luego poner Aceptar:

Grfico 45: Asignacin de jefe a rea
Una vez que se selecciona el Jefe, los datos del mismo se pasan a la derecha y se podr
compartir bandeja, en caso de requerir.
Bandeja Compartida
La bandeja compartida se configura desde la edicin del rea, como prerrequisito el rea
debe tener un jefe.
Una vez definido el Jefe de rea, se podr visualizar la regin para compartir bandeja de
documentos recibidos. El jefe puede compartir su bandeja con una o ms personas de su
propia rea, para lo cual debe seleccionar el usuario y dar clic en Aceptar.
De esta manera los usuarios podrn ver desde su propia cuenta de usuario, los
documentos de la bandeja de recibidos del usuario con perfil Jefe.
Si se desea quitar el permiso para que un usuario vea los documentos recibidos del jefe,
se debe dar clic en el botn de Eliminar junto al nombre del usuario.
Grfico 46: Bandeja compartida

Lista de rea
Permite consultar los datos del rea seleccionada. El listado de reas se puede exportar a
un archivo PDF.
3.1.7. Instituciones
En esta funcionalidad solamente el AGQ podr crear una nueva institucin. Para el caso
de los AIQ podrn visualizar los datos de la Institucin a la que pertenecen.
Se podr editar los siguientes campos:
RUC y sigla de la Institucin.
Correo: Este correo se presentar en el link de Ayuda para los usuarios que
pertenecen a dicha institucin.
Telfono de informacin de la Institucin: este campo sale impreso en el

comprobante que se entrega a la persona que deja un documento externo.
Frase de despedida para oficios: Por ejemplo: DIOS, PATRIA Y LIBERTAD.
Logo de la Institucin: Se desplegar en el comprobante que se entrega a la

persona que deja un documento externo.

Grfico 47: Administracin de Institucin
3.1.8. Numeracin de documentos
Se define la numeracin para cada clase de documento que se genera en el SGDQ, por
cada rea. Esta parametrizacin se lo debe hacer para cada una de las reas que existen
en la institucin y para lo cual se debe guiar de la Norma Tcnica NTE INEN 2410:20117.
Copiar Formato del rea: En caso de que ms de un rea vaya a utilizar la misma
secuencia y formato de otra rea, se puede copiar esta informacin para las
reas y clases de documentos determinados.
Formato: Se deber establecer el orden en que se desplegar los campos que

conforman la numeracin de documentos. Los campos son: Institucin, rea,
ao, secuencial y abreviatura de documento.
Abreviatura del documento: Es la letra o varias letras que abrevian a la clase de

documento. Por ejemplo para Oficio es OF.
Separador: Es el carcter que va a separar cada campo del formato.
Nmero de dgitos Ao: Es el nmero de dgitos que se van a desplegar para el

ao del documento. Por ejemplo si es 4 ser ao 2010, si es 2 dgitos el ao ser
10.
Nmero de dgitos Secuencial: Es el nmero de dgitos que va a tener el

secuencial del documento. Por ejemplo si es 3 dgitos, la secuencia ser 001, 002,
003, etc.
7
Norma Tcnica NTE INEN 2410:2011; http://www.administracionpublica.gob.ec/biblioteca/

Secuencial actual: Es el nmero a partir del cual se va a generar los secuenciales
posteriores para cada clase de documento.
Grfico 48: Numeracin de documentos
3.1.9. Etiquetas.
La funcionalidad de Etiquetas, permite ligar a un documento con una o varias palabras

claves (tags), para ampliar el criterio de bsqueda.
Con esta funcionalidad se puede realizar lo siguiente:
Administracin de Etiquetas
Consulta de Etiquetas
Grfico 49: Administracin de Etiquetas
3.1.10. Administracin de Etiquetas
En esta seccin se va a crear etiquetas del rea, segn los niveles que se requiera. Cada
rea puede tener sus propias carpetas virtuales.
Para ello se debe:
Seleccionar el rea.

Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link que dice
Crear, que se encuentra en la columna Accin a lado derecho de la pantalla,
se registra la etiqueta(palabra) y se da clic en Guardar.
Grfico 50: Creacin de Etiquetas
Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los siguientes niveles.
Grfico 51: Creacin de niveles de etiquetas
Al dar clic en la accin Editar permite realizar lo siguiente:
Modificar.- Nombre (palabra) del etiqueta. Ejemplo: Montecristi
Desactivar.- Una vez desactivada el metadato no se podr ligar a un documento

al mismo, pero permitir que los documentos antes ligados se puedan consultar.
3.2. CARPETAS VIRTUALES
La configuracin de carpetas virtuales se lo debe realizar para cada rea de la Institucin

y les permite organizar en ubicaciones de carpetas virtuales los documentos elaborados
o registrados en el SGDQ.

Administracin de Carpetas Virtuales
Consultar Carpetas Virtuales
Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas.
Grfico 52: Edicin de metadato
3.2.1. Administracin de Carpetas Virtuales
En esta seccin se va a crear las carpetas virtuales del rea, segn los niveles que se
requiera. Cada rea puede tener sus propias carpetas virtuales.
Para ello se debe:
Seleccionar el rea.
Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link que dice
Crear, que se encuentra en la columna Accin a lado derecho de la pantalla,
se registra el nombre de la carpeta virtual y se da clic en Guardar.
Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los siguientes
niveles.

Grfico 53: Administracin de carpetas virtuales
Modificar: Datos de la carpeta. Ejemplo: nombre
Desactivar: Una vez desactivada la carpeta no se podr guardar ms documentos

en la misma, pero permitir que los documentos antes guardados se puedan
consultar.
Borrar: Slo se podr borrar si la carpeta no tiene ningn documento en ella.

Para eliminar un grupo completo, se debe realizar esta accin desde lo ms
interno a lo ms externo.

3.2.2. Consultar Carpetas Virtuales
En esta funcionalidad se puede consultar las carpetas virtuales que ya estn creadas y
tambin imprimir las mismas. Se visualiza en forma jerrquica, a manera de rbol.
Grfico 54: Consulta de carpetas virtuales
3.2.3. Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas.
Esta funcionalidad permite copiar la estructura de las carpetas virtuales de un rea a

otra. Para ello se debe seleccionar en la seccin izquierda el rea origen y en la derecha
el rea destino, para finalizar dar clic en Copiar.

Grfico 55: Copia de Carpetas Virtuales
Si el proceso termina, se muestra el mensaje que las carpetas han sido copiadas
correctamente.
Grfico 56: Mensaje de proceso terminado
3.3. ARCHIVO FSICO
Archivo fsico se lo debe realizar para cada una de las reas y se debe configurar de
acuerdo a los archiveros fsicos que se tenga en ellas.
Para esto se tiene las siguientes opciones:
Ubicacin Fsica de documentos
Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico
Nueva ubicacin fsica
Consultar estructura del archivo fsico
Organizacin fsica del archivo

Grfico 57: Men de archivo fsico
3.3.1. Ubicacin fsica de documentos
Esta funcionalidad sirve para archivar un documento en una ubicacin fsica

determinada.
Para esto se debe buscar en el sistema, el documento que se desea archivar, se

presentar una lista de documentos que cumplan con la condicin de bsqueda, se debe
seleccionar y dar clic en el botn Archivar en:
Grfico 58: : Ubicacin de documentos en archivo fsico
Se desplegar una pantalla donde se debe dar clic en la opcin Seleccionar para elegir
la ubicacin fsica en la cual se archivar el documento, para terminar dar clic en
Archivar.

Grfico 59: Seleccin de ubicacin fsica de documento
3.3.2. Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico
Esta funcionalidad permite consultar la ubicacin fsica de un documento, para esto se

debe ingresar el nmero o parte del nmero de documento en la caja de texto, luego se
pone Buscar. Cuando se encuentra al documento, se da clic en la opcin Ver para
visualizar la ubicacin fsica del mismo.
Grfico 60: Consulta de ubicacin fsica de documento
3.3.3. Nueva ubicacin fsica
En esta funcionalidad se debe crear las carpetas que representan al archivo fsico, para
ello se deber empezar creando la carpeta para cada uno de los niveles. Los nombres
debern establecerse de acuerdo a cmo se tiene codificado cada uno de los
archivadores fsicos del rea.
Para crear la carpeta del primer nivel se deber dar clic en el link que dice Crear
[nombre dado al primer nivel], establecer el nombre, la sigla y guardar los cambios.

Grfico 61: Administracin de archivo fsico
Una vez creada la carpeta correspondiente al primer nivel, se debe ir creando las
carpetas de los niveles siguientes.
Modificar.- Datos del archivo fsico. Ejemplo: nombre o sigla.
Desactivar.- Una vez desactivado el archivo, no se podr guardar ms

documentos en la misma, pero permitir que los documentos antes guardados se
puedan consultar.
Borrar.- Slo se podr borrar el archivo si no tiene ningn documento.
Para eliminar un grupo completo se debe realizar esta accin desde lo ms

interno a lo ms externo.

Grfico 62: Modificacin de archivo fsico
3.3.4. Consultar Estructura del Archivo Fsico
Para consultar se debe seleccionar el rea, se desplegarn a manera de rbol las carpetas
de archivo fsico. El nombre, estado y tipo.

3.3.5. Organizacin Fsica del Archivo
En esta seccin se debe seleccionar el rea y especificar los niveles que va a tener el
archivo fsico.
El nombre de los niveles de organizacin fsica del archivo est definido por la normativa
del Sistema Nacional de Archivos (SINAR). Por ejemplo: si deseamos crear el rea los
nombres de los niveles seran: Archivo, Estantera, Bandeja, Cajn, Folder. Una vez
creados se guarda los cambios dando clic en Aceptar.

4. GLOSARIO DE TRMINOS.
Seleccionar las palabras que tienen importancia o cuyo significado no sea de uso comn.
Abreviatura Definicin
Administrador Gubernamental del Sistema de Gestin Documental

AGQ
Quipux, designado, por la Subsecretara de Gobierno Electrnico.
Persona designada, por la mxima autoridad de una Institucin

AIQ Pblica, para cumplir las funciones de Administrador Institucional del
Sistema de Gestin Documental Quipux.
Se refiere a la recepcin de documentacin externa que se va a
Bandeja de Entrada
registrar en el sistema.
Se refiere a la generacin y emisin de documentacin hacia otras
Bandeja de Salida instituciones, ciudadanos o servidores pblicos de la propia
institucin.
Persona externa a una Institucin Pblica que utiliza el SGDQ y que no

Ciudadano
est asociado a ninguna Institucin registrada en el sistema.
Documentacin del Son los documentos que se generan en el sistema: Oficios,

sistema memorandos, acuerdos y circulares.
Entidad del Sector Pblico perteneciente a cualquier funcin del
Institucin Pblica
Estado.
Sistema de Gestin Documental Quipux que permite el envo de
SGDQ memorandos, memorandos circulares, oficios, oficios circulares
dentro o entre Instituciones Pblicas.
Persona perteneciente a alguna de las Instituciones Pblicas

Servidor Pblico
registradas en el sistema y que utiliza el SGDQ.
Sistema de Gestin Documental Quipux Capacitacin

SGDQ-CAP
http://cap.gestiodocumental.gob.ec
Sistema de Gestin Documental Quipux Produccin
SGDQ-PRO
http://www.gestiodocumental.gob.ec
SGE Subsecretara de Gobierno Electrnico.
SNAP Secretara Nacional de la Administracin Pblica.
Usuario que reemplaza por un tiempo determinado a otro usuario que
Subrogante
no se encuentra en funciones.
Usuario Servidor Pblico o Ciudadano que utiliza el SGDQ
Usuario capacitado por la SGE, en los cursos de bandeja de entrada y

Usuario Focal bandeja de salida, encargado de brindar soporte de primer nivel y
capacitar a los servidores pblicos de la Institucin donde labora.
Tabla 1: Glosario de trminos

Manual de Usuario Administracion Marzo 2017

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Manual de Usuario Administracion Marzo 2017

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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX

MANUAL DE ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL

HOJA DE CONTROL .............................................................................................................................. 3

MANUAL DE ADMINISTRACIN .......................................................................................................... 5

1. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 6

2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ......................................................................................................... 6

3. INGRESO A ADMINISTRACIN ..................................................................................................... 8

3.1. ADMINISTRACIN ................................................................................................................... 8

3.2. CARPETAS VIRTUALES............................................................................................................ 45

3.3. ARCHIVO FSICO .................................................................................................................... 49

4. GLOSARIO DE TRMINOS. ......................................................................................................... 55

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Dependencia: Subsecretara de Gobierno Electrnico

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Usted es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra.

Hacer obras derivadas.

Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor o el

Compartir bajo la misma licencia.

Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del

Versin del sistema de Gestin Documental Quipux: 5

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

El presente documento corresponde al Manual de Administracin del Sistema de Gestin

El presente documento abarca la gua necesaria para que el Administrador Institucional

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Para ingresar al Sistema de Gestin Documental Quipux, se debe digitar la siguiente

El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox hasta la

Es muy importante que se verifique que en el navegador se encuentre la direccin con

Al realizar esto se desplegar la pgina web donde se debe ingresar la cdula y la

Grfico 1: Pgina ingreso al sistema

2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA

Al ingresar al sistema, se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Botones de funcionalidades adicionales

Grfico 2: Usuario con cargo mltiple

Filtros de bsqueda: permiten realizar bsqueda de documentos en la bandeja

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Grfico 3: Estructura del sistema

3. INGRESO A LA BANDEJA DE ADMINISTRACIN

Al seleccionar esta opcin se despliega el siguiente listado de funcionalidades para

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

Grfico 4: Administracin del sistema

3.1.1. Cambio de contrasea

Al finalizar debe Aceptar los cambios.

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3.1.2. Listas de envo

A menudo se necesita enviar un mismo documento a un grupo de destinatarios

Grfico 6: Administracin de listas de envo

Crear lista de envo

Al ingresar a esta opcin se despliega la pantalla que muestra en el grfico 7, donde el

| 1800 MesaSnap | Quito-Ecuador

b. Nombre: Se debe ingresar el nombre con el cual se identificar la lista.

c. Descripcin: Se ingresa una descripcin general de la lista, que permite

d. Tipo de lista: Existen 2 tipos de listas: Personal y Pblica. Cuando se trata de

e. Creado por: El nombre del usuario que crea la lista.

Para una bsqueda ms restringida se puede digitar el puesto que ocupa, es

Seleccionar la institucin a la que pertenece el Servidor Pblico (si es el

Dar clic en el botn Buscar

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Editar lista de envo

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Consultar lista de envo

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