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MINISTERIO DEL TRABAJO
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Tabla de contenido

1 GENERALIDADES ................................................................................................
................................ .................................................. 5

2 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN ................................................................

...................................................... 5

2.1 OBJETIVO ................................................................

................................................................................................
..................................................................... 5

2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................

...................................................................... 5

2.3 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................

.............................................................. 5

3 PRESENTACIN DEL MINISTERIO

ISTERIO DEL TRABAJO ................................................................
...................................... 6

3.1 RESEA HISTRICA MINTRABAJO ................................................................................................

............................................................... 6

3.2 PROPSITO DEL MINISTERIO DEL TRABAJO ................................................................

............................................................................... 6

3.3 MISIN ................................................................

................................................................................................
.......................................................................... 7

3.4 VISIN ................................................................

................................................................................................
........................................................................... 7

3.5 ORGANIGRAMA U ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................

................................................................... 7

3.6 CDIGO DE ETICA ................................................................................................................................

................................ ......................................................... 8

3.7 PRODUCTOS, SERVICIOS Y CLIENTES DEL MINISTERIO DEL TRABAJO ......................................................................

................................ 9
3.7.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ................................................................................................
.................................................................... 9
3.7.2 CLIENTES ................................................................................................................................
................................ .................................................................. 9

3.8 POLTICA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS ................................................................

............................................................................... 9

4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................

....................................................... 10

4.1 REQUISITOS GENERALES ................................................................................................

................................ ........................................................................... 10
4.1.1 MAPA DE PROCESOS................................................................................................................................
................................ .............................................. 10

4.2 GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................................

................................ ............................................................................. 11
4.2.1 GENERALIDADES ................................................................................................................................
................................ .................................................... 11
4.2.2 MANUAL DEL SIG ................................................................................................................................
................................ .................................................... 13
4.2.3 CONTROLL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................................................
.......................................................... 13
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS ................................................................................................
............................................................... 13
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5 RESPONSABILIDADES DE
E LA DIRECCIN ................................................................
............................................. 14

5.1 COMPROMISOS DE LA DIRECCIN ................................................................................................

............................................................. 14

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE ................................................................................................................................

................................ ................................................ 14

5.3 POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN................................................................

..................................................................... 14

5.4 PLANIFICACIN ................................................................................................................................

................................ .......................................................... 15
5.4.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................
.............................................................. 15
5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................ ....................................................... 15

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ................................................................

................................................................. 15
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ................................................................................................
.......................................................... 15
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN................................................................................................
DIRECCIN ...................................................... 16
5.5.3 COMUNICACIN INTERNA................................
................................................................................................
....................................................................... 16

5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN ................................................................................................

................................ .................................................................... 17
5.6.1 GENERALIDADES ................................................................................................................................
................................ .................................................... 17
5.6.2 INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISIN ................................................................
................................................................... 17
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN ................................................................................................
............................................................... 17

6 GESTIN DE RECURSOS................................................................................................
................................ ...................................... 17

6.1 PROVISIN DE RECURSOS ................................................................................................

................................ ......................................................................... 18

6.2 TALENTO HUMANO ................................................................................................................................

................................ ..................................................... 18
6.2.1 GENERALIDADES ................................................................................................................................
................................ .................................................... 18
6.2.2 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA ................................................................
.......................................................... 18

6.3 INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................................

................................ .................................................... 18

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO ................................................................................................

................................ ............................................................................. 19

7 REALIZACIN DEL PRODUCTO

UCTO O SERVICIO ................................................................
........................................... 19

7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O SERVICIO ..........................................................................

................................ 19

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ................................................................

.......................................................................... 19
7.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO ................................ 19
7.2.2 REVISIN DE LOS
S REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO ............................................ 19
7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE ................................................................................................
.......................................................... 20

7.3 DISEO Y DESARROLLO ................................................................................................

................................ ............................................................................. 20

7.4 COMPRAS ................................................................

................................................................................................
................................................................... 20

7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN

STACIN DEL SERVICIO ................................................................
............................................................................. 21
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7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ...................................................................

................................ 21
7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO .................................... 21
7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD ................................................................................................
.......................................................... 21
7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE................................
................................................................................................
....................................................................... 21
7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ................................................................
.................................................................... 21

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ................................................................

........................................................... 21

8.1 GENERALIDADES ................................................................................................................................

................................ ........................................................ 21

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN ................................................................................................

................................ ......................................................................... 22
8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE ................................................................................................
.................................................................. 22
8.2.2 AUDITORA INTERNA ................................................................................................................................
................................ ............................................... 22
8.2.3 SEGUIMIENTO
GUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS ................................................................
.................................................................... 22
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ................................................................
................................................... 22

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ................................................................................................

............................................... 22

8.4 ANLISIS DE DATOS ................................................................................................................................

................................ ................................................... 23

8.5 MEJORA ................................................................

................................................................................................
...................................................................... 23
8.5.1 MEJORA CONTINUA ................................................................................................................................
................................ ................................................ 23
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA ................................................................................................
................................................. 23

9. ANEXOS ................................................................................................
................................ ............................................................. 23
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1 GENERALIDADES

El presente manual es el resultado del diseo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin para el
Ministerio del Trabajo, con el fin de cumplir los lineamientos de lasla normas NTC GP 1000:2009, NTC ISO
9001:2008 y los subsistemas MECI (Modelo Estndar de Control Interno) 1000:2005,1000:2005 y Gestin ambiental
soportado por el PIGA (Plan Institucional de Gestin Ambiental), el cual se constituye en una gua obligatoria
para la ejecucin de todos los procesos por parte de los Servidores Pblicos del Ministerio del Trabajo
Trabajo.

Este manual describe el modo por el cual el Sistema Integrado de Gestin da respuesta de una manera
coherente, a los requisitos establecidos a fin de garantizar el cumplimiento de las expectativas de los usuarios,
grupos de inters, as como el mejoramiento de la calidad y productividad de la entidad.

2 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

2.1 OBJETIVO

Describir el Sistema Integrado de Gestin SIG- proyectando el alcance, exclusiones y referencias de los
procedimientos y la descripcin de la interaccin de los procesos.
procesos

2.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Se ha definido como alcance La formulacin, adopcin

adopcin, implementacin y seguimiento de las polticas, planes,
programas y proyectos del sector Trabajo e inspeccin, vigilancia y control del sector laboral.

2.3 EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

De acuerdo con el numeral 2.2 Aplicacin de la Norma NTC GP 1000:2009 y el numeral 1.2 Aplicacin de la
Norma ISO 9001:2008 cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la entidad
y de su producto o servicio, se pueden considerar para su exclusin.
exclusin.El
El Sistema Integrado de Gestin del
Ministerio del Trabajo excluye el siguiente requisito de la norma NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008.

Control de los equipos de Seguimiento y de Medicin (numeral 7.6): Durante la ejecucin de los procesos
misionales no se requiere la utilizacin de equipos seguimiento y medicin, para proporcionar la evidencia de
conformidad del producto y/o servicio con los requisitos determinados,, por lo tanto no se hace necesario el
control de dispositivos de esta ta ndole. El Ministerio
erio de Trabajo verifica el cumplimiento legal de las
condiciones laborales de los trabajadores
trabajadore y se avala en las certificaciones
ones que presentan las empresas.
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3 PRESENTACIN DEL MINISTERIO

INISTERIO DEL TRABAJO

3.1 RESEA HISTRICA MINTRABAJO

En virtud de la Ley 1444 de 2011 se escindieron del Ministerio de la Proteccin Social,

Social los objetivos y funciones
asignados por las normas vigentes al despacho del Viceministro de Salud y Bienestar y los temas relacionados al
mismo, as como las funciones asignadas al Vic
Viceministerio
eministerio Tcnico; de igual manera en virtud del artculo 7 de la
Ley 1444 de 2011, se reorganiz el Ministerio de la Proteccin Social, el cual se denomin Ministerio del Trabajo.

El literal c) del articulo 18 de la Ley 1444 de 2011 confiri facultades extraordinarias para fijar los objetivos y
estructura a los ministerios reorganizados por dicha ley y para integrar los Sectores Administrativos.

Para la prestacin de los servicios misionales que le corresponden, cuenta con una sede en el nivel central
localizada en la ciudad de Bogot en donde estn los despachos del Ministro, de los Viceministros de Empleo y
Pensiones y de Relaciones Laborales e Inspeccin, la Secretaria General, 5 Oficinas, 6 Direcciones y 10
Subdirecciones. A nivel nacional el Ministerio
Ministerio cuenta con Direcciones Territoriales localizadas
localizad en diferentes
departamentos.

3.2 PROPSITO DEL MINISTERIO DEL TRABAJO

De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 4108 de 2011, los principales objetivos del Ministerio del Trabajo
son:

Son objetivos del Ministerio del Trabajo la formulacin y adopcin de las polticas, planes generales, programas
y proyectos para el trabajo, el respeto por los derechos fundamentales, las garantas de los trabajadores, el
fortalecimiento, promocin y proteccin de las acti
actividades
vidades de la economa solidaria y el trabajo decente, a travs
un sistema efectivo de vigilancia, informacin, registro, inspeccin y control; as como del entendimiento y dilogo
social para el buen desarrollo de las relaciones laborales.

El Ministerio de Trabajo fomenta polticas y estrategias para la generacin de empleo estable, la

formalizacin laboral, la proteccin a los desempleados, la formacin de los trabajadores, la movilidad
laboral, las pensiones y otras prestaciones.

Mediante la Resolucinn 1074 de 2012 del Ministerio del Trabajo, se establece en el Ministerio un Sis
Sistema
Integrado de Gestin (SIG).
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Es compromiso de todos los Servidores

ervidores Pblicos, pasantes, contratistas adscritos y vinculados del Ministerio del
Trabajo, propender por el mejoramiento de los procesos en el ejercicio de sus actividades diarias, apuntando al
cumplimiento de la Poltica y los Objetivos del
de Sistema Integrado de Gestin SIG-.

3.3 MISIN

Formular, adoptar y orientar la poltica pblica en materia laboral que contribuya a mejorar la calidad de vida de
los colombianos, para garantizar el derecho al trabajo decente, mediante la identificacin e implementacin de
estrategias de generacin y formalizacin del empleo; respeto a los derechos fundamentales del trabajo y la
promocin del dilogo social y el aseguramiento para la vejez.

3.4 VISIN

Para 2014 el sector del trabajo contar con resultados de cumplimiento de metas y compromisos consignados en
el Plan Nacional de Desarrollo, en materia de generacin de empleo estable,
estable, formalizacin laboral, proteccin a
los desempleados, formacin de los trabajadores, y con un sistema pensional sostenible, universal y equitativo.

3.5 ORGANIGRAMA U ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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3.6 CDIGO DE ETICA

El Cdigo de tica del Ministerio tiene como objetivo, fomentar

omentar comportamientos en los servidores pblicos y
colaboradores, a travs de pautas y orientaciones ticas que establezcan las formas de relacionamiento interno y
externo de las personas, basadas en principios y valores que fundamenten el el compromiso social y aseguren el
cumplimiento de la misin del Ministerio.

Todas las acciones emprendidas por el Ministerio, como son la fformulacin

ormulacin e implementacin de polticas
pblicas, directrices, procesos, y dems actuaciones, debern estar alineadas
alineadas con los valores y principios
consignados en este Cdigo. El cual se encuentra publicado en la pgina Web del Ministerio del Trabajo y en el
proceso de Gestin del Talento Humano.
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3.7 PRODUCTOS, SERVICIOS Y CLIENTES DEL MINISTERIO DEL TRABAJO

3.7.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

A continuacin se relacionan algunos

nos de los servicios y trmites del Ministerio del Trabajo,
Trabajo los dems se vern
relacionados en las caracterizaciones de proceso:

Asistencia Tcnica
Generar y Formular de Polticas Publicas
Planes, Programas y Proyectos
Respuesta a las distintas peticiones,
peticiones, quejas,reclamos, sugerencias y denuncias
Trmites de Inspeccin Vigilancia y Control
Dems relacionados con la mimisin de la entidad.

3.7.2 CLIENTES

Los Usuarios y partes interesadas del Ministerio del Trabajo, estn identificados especficamente en las
caracterizaciones de los procesos, a continuacin se relacionan los ms relevantes.
relevantes

Ciudadana en general
Poblacin Economicamente Activa
Entidades Estatales
Entidades Adscritas
Entidades Vinculadas
Administradora de Fondo de Pensiones AFP
Administradora de Riesgos Laborales ARL
Organismos de Control
Asociaciones y Gremios
Organizaciones sindicales
Empresarios
Dems clientes relacionados con la misin de la entidad

3.8 POLTICA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS

El Ministerio ha definido una Poltica

tica de Administracin de Riesgos ASIG-OD-05,, la cual se encuentra publicada
publicad y
difundida por medio de la pgina www.mintrabajo.gov.co,
www.mintrabajo.gov.co dicha contiene su Objetivo, Alcance, Responsables,
Re
Lineamientos, Gestinn de Riesgos, Tipos de Riesgo, Seguimiento de los Riesgos y Divulgacin, la cual es
aplicada a los procesos que conforman el SIG del Ministerio.

Se tiene dentro del Sistema Integrado de Gestion definidos los siguientes documentos:
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Procedimiento Gestion de Riesgos ASIG

ASIG-PD-05
Mapa de Riesgos por Procesos
Proceso ASIG-PD-05-MR-01

4 ISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

SISTEMA GESTI

4.1 REQUISITOS GENERALES

El Ministerio del Trabajo ha establecido e implementado un Sistema Integrado de Gestin

estin con el fin de cumplir los
lineamientos de las normas NTC GP 1000:2009,
10 NTC ISO 9001:2008 y los subsistemas MECI (Modelo Estndar
de Control Interno) 1000:2005 y Gestin ambiental soportado por el PIGA (Plan Institucional
Inst de Gestin
Ambiental).

El Ministerio del Trabajo establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema Integrado de Gestin,
mejorando su eficacia, eficiencia y efectividad continuamente.

El Ministerio asegura la operacin eficaz, eficiente y efectiva de los procesos as:

Identificando y clasificando sus procesos,

procesos as como acordando un esquema de presentacin que se
documenta en el Mapa de Procesos, all se ha determinando la secuencia e interrelaciones entre estos, de
tal manera que se garantice una gestin sistmica y dinmica.

La interrelacion de los procesos se documentan en las Caracterizaciones de los procesos.

4.1.1 MAPA DE PROCESOS

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4.2 GESTIN DOCUMENTAL

4.2.1 GENERALIDADES

El Ministerio del Trabajo estableci su estructura documental por medio de nueve niveles los cuales se
especifican en la siguiente pirmide documental:
documental
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Plan estratgico,
Plan de accin,
Objetivos, Politicas
de gestion, Objetivo
de calidad

Manual de calidad

Caracterizacin de
proceso; Mapas de
riesgos; Mecanismos de
seguimiento y medicin

Programas; Procedimientos;
Planes; Matrices; Otros manuales

Instructivos; Guias; Documentos Externos;

Leyes; Resoluciones; Decretos; Acuerdos;
Convenios; Tratados; Otros documentos

Formatos; Registros
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4.2.2 MANUAL DEL SIG

Este manual se constituye en una gua obligatoria para la ejecucin de todos los procesos del Ministerio
Ministeri del
Trabajo por parte de los Servidores Pblicos a Nivel Central y las Direcciones Territori
erritoriales; cubre los requisitos
del Sistema Integrado de Gestinn SIG,
SIG de acuerdo con las normas NTC GP 1000:2009,
2009, NTC ISO 9001:2008 y los
subsistemas MECI (Modelo Estndar de Control Interno) 1000:2005 y Gestin ambiental soportado por el PIGA
(Plan Institucional de Gestin Ambiental); de igual forma, busca que se conozca el compromiso adquirido por el
Ministerio del Trabajo respecto al cumplimiento de requisitos establecidos y por ende a la satisfaccin de sus
usuario y dems grupos de inters.

Dicho compromiso se enfoca hacia el logro permanente de las directrices (Polticas y objetivos del Sistema
Integrado de Gestin del Ministerio)..

Toda copia que sea impresa por los Servidores Pblicos se considera como un documento no controlado, esto
quiere decir que la persona que lo imprime es responsable del mismo

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Es responsabilidad de los lderes

deres de procesos
pr y del Representante de la Direccin, el control de los documentos
requeridos por el Sistema Integrado de Gestin.
Gestin Para el efecto, se establece el Procedimiento Elaboracin y
Control de Documentos ASIG PD 01, en el que se definen los controles necesarios
ecesarios para:

La Entidad mantiene actualizado el Listado Maestro de Documentos ASIG-PD-01-F-02, 02, a fin de facilitar el control
de los documentos del Sistema Integrado de Gestion, incluyen los documentos internos y externos, para asegurar
la eficaz operacion y control de sus procesos.

Para la creacion modificacion o eliminacion de cualquier documento del SIG, la entidad cuenta con un gestor
documental, basado en dos programas informaticos (File Zila, HeidySQL),, que permiten la utilizacion de los
documentos actualizados, por parte de los funcionarios en la mesa de ayuda.

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

Es responsabilidad de los lderes

deres de procesos establecer y mantener el control trol de los registros, para
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, as como de la operacin eficaz del Sistema
Integrado de Gestin; para esto, se tiene establecido el Procedimiento Control de Registros ASIG-PD-04,
ASIG en el
cual se definen los controles necesarios para garantizar su: legibilidad, identificacin, almacenamiento,
proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin. Asi como en el Programa de Gestin Documental
D
GD-PG-0101 y las tablas de retencion documental
docum de cada una de las dependencias.

La Entidad
ntidad mantiene el Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01, a fin de facilitar el control de los registros
del Sistema Integrado de Gestin.
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5 ESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN
RESPONSABILIDADES DIRECCI

5.1 COMPROMISOS DE LA DIRECCI

DIRECCIN

La Alta Direccin del Ministerio hace expreso y pblico su compromiso con el Sistema Integrado de Gestin como
una herramienta para orientar y fortalecer la gestin
gestin; direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos
de la norma del Sistema Integrado de Gestin,
Gesti y los subsistemas del Modelo Estndard de Control Interno y del
Sistema de Gestin Ambiental, con la direccin estratgica de la Entidadntidad con el fin de garantizar su eficiencia,
eficacia, transparencia, efectividad y la optimizacin de recursos y procesos.

Mediante la Resolucin 1074 de 2012 del Ministerio del Trabajo, se establece en el Ministerio,
Ministerio un Sistema
Integrado de Gestin (SIG).

Para el efecto se adoptan e implementan los distintos documentos del Sistema tales como: mapa de procesos,
polticas y objetivos,, manuales, car
caracterizaciones, procedimientos,, instructivos, indicadores y formatos, entre
otros.

En consecuencia, se manifiesta laa disponibilidad para suministrar los recursos que sean necesarios para la
implementacin, mantenimiento
ntenimiento y mejora permanente del Sistema Integrado de Gestin.

Todo lo anterior enmarcado

cado dentro de los principios, valores institucionales,
i conforme a las normas legales
vigentes y dems disposiciones de carcter interno.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

El Ministerio del Trabajo a travs de la Alta Direccin, asegura que los requisitos relacionados con la prestacin
del servicio, se determinann y se cumplen
cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente.

Paraa el Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo se han identificado los usuarios y partes
interesadas, teniendo en cuenta que:

Usuario: Organizacin,
rganizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Parte Interesada: Organizacin,
rganizacin, persona o grupo que tenga un inters en el desempeo de la
entidad
entidad.

La alta direccion se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el proposito de
aumentar la satisfaccion del cliente.
5.3 POLTICA
TICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfaccin de la poblacin econmicamente activa y de sus
dems grupos de inters, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus objetivos institucionales y
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sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al trabajo

trabajo digno y decente; soportado en un
talento humano desarrollado integralmente, una gestin basada en herramientas de control y evaluacin,
servicios eficientes, efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reduccin de los impactos
impacto
ambientales propios de sus actividades.

5.4 PLANIFICACIN

L SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

5.4.1 OBJETIVOS DEL GESTI

1. Aumentar los niveles de satisfaccin de los ciudadanos (clientes).

2. Fortalecer el desempeo de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo.
3. Garantizar
arantizar la disponibilidad y el uso eficiente de los recursos financieros y el desarrollo integral del talento
humano.
4. Fortalecer la aplicacin de mecanismos de autocontrol, autogestin, autorregulacin y de evaluacin para
garantizar la mejora continua.
5. Garantizar mecanismos de participacin ciudadana y control social sobre la gestin del Ministerio del
Trabajo.
6. Utilizar de manera eficiente los recursos ambientales.

5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTI

GESTIN

La planificacin del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo da respuesta a la necesidad de
establecer la estructura base,, para dar cumplimiento a los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO
9001:2008, lo cual permite lograr los objetivos sectoriales, institucionales, del SIG, as como cumplir con los
requisitos legales, internos y en particular de las
la normas aplicables y as alcanzar la satisfaccin del usuario
externo e interno.

INFORMACIN ENTRADA INFORMACIN SALIDA

Necesidades de los Poltica y objetivos del SIG.
usuarios y partes PLANIFICACIN Manual del SIG.
interesadas. DEL SISTEMA Mapa, y Caracterizaciones de los
Recursos de la INTEGRADO DE Procesos.
Organizacin. GESTIN Procedimientos del Sistema
Requisitos legales y Integrado de Gestin.
reglamentarios. Disposiciones para seguimiento,
medicin y control de los procesos.
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN Programas y/o planes.

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

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Para llevar a cabo la implementacin

lementacin del SIG y su posterior mantenimiento, el Ministrerio del Trabajo expidi la
resolucinn 1074 de 2012, por medio de la cual se estableci la organizacin para el Sistema Integrado de Gestin
y sus subsistemas.

Se crearon los siguientes equipos de trabajo Institucionales:: Directivo, Operativo y Evaluador.

El equipoo Directivo conformado por los Servidores Pblicos

Pblicos del nivel directivo del Ministerio del Trabajo que
integrann el Comit de Direccin de la E
Entidad.

El equipo Operativo est conformado

do por Representantes
epresentantes de las distintas dependencias y disciplinas acadmicas
que conforman el Ministerio. Estos representantes se denominan Gestores del SIG.

El equipo Evaluadorr conformado por el Jefe y los Servidores P Pblicos

blicos de la Oficina de Control Interno
I
apoyndose en los auditores internos cuando as se requiera para cumplir con sus responsabilidades.

Se establece un Manual Especifico de Funciones y Competencias, en el cual se determina,

determina documentan y se
comunican las responsabilidades, funciones, autoridad, y competencias de los cargos,
cargos as como en la
documentacin del Sistema Integrado de Gestin.

5.5.2 REPRESENTANTE
ANTE DE LA DIRECCI
DIRECCIN

La Alta Direccin ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin como el Representante de la A

Alta
Direccin
ireccin para garantizar que los procesos del Sistema Integrado de Gestin se establecen, implementan y
mantienen, informando
nformando sobre su desempeo
desempe y necesidades de mejora a la Alta Direccin.
ireccin.

Dentro de las funciones

nciones definidas para el Representante de la Alta Direccin:

Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la

implementacin del Sistema de Gestin
Informar
nformar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin y de cualquier
necesidad de mejora.
Asegurarse
segurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la entidad.

5.5.3 COMUNICACIN
N INTERNA

La Alta Direccin asegura que se establezcan los procesos apropiados de comunicacin dentro del Ministerio
del Trabajo y que sta se efecte considerando la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de
Gestin. Por lo anterior, se incluyee el proceso de Comunicacin Institucional como proceso "Estratgico", y se
definen canales de comunicacin giles, en doble va, en lnea y de manera permanente con todos los grupos de
inters: Ciudadana, Gremios, Servidores
ervidores Pblicos; que permiten conocer lass necesidades y expectativas de la
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comunidad y entregar informacin oportuna. Algunos de los instrumentos de comunicacin

unicacin del Ministerio son:
Pgina
gina web, redes sociales (facebook, twitter, youtube), boletines de prensa, correos electrnicos entre otras.

EVISIN POR LA DIRECCI

5.6 REVISIN DIRECCIN

5.6.1 GENERALIDADES

La Revisin por la Alta Direccin se realiza por lo menos una vez al ao,, con el fin de asegurar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del Sistema Integrado de Gesti
Gestin.
n. En la revisin se evalan las oportunidades de mejora y
la necesidad de realizar cambios en el Sist
Sistema Integrado de Gestin de la organizacin, incluyendo la Poltica y
Objetivos.

5.6.2 INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISI

REVISIN

La informacin de entrada para la revisin por la D

Direccin
ireccin del Sistema Integrado de Gestin debe incluir:

Resultados de auditoras
Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio
Estado de las acciones correctivas y/o preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones previas
Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin
Recomendaciones para la mejora
Resultados de la gestin realizada, sobre los riesgos identificados

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN

REVISI

El sistema de calidad del Ministerio del Trabajo es eficaz, adecuado y conveniente cuando sus polticas,
objetivos, metas, programas proyectos, planes y procedimientos se articulan con las actividades del da a da de
la entidad.

Si la poltica institucional
cional y la poltica de calidad se mantienen vigentes, el Sistema se puede considerar
adecuado; si los objetivos de calidad se alinean con los lineamientos estratgicos de la entidad, se concluye la
conveniencia del Sistema. Finalmente si la lnea estratgica
estrat est acorde a la implementacin diaria de los
procesos de la entidad, el Sistema es eficaz.

6 GESTIN DE RECURSOS

La Alta Direccin asegura que se identifican y se encuentran disponibles los recursos esenciales tanto para la
implementacin de las estrategias,
rategias, como para la consecucin de los objetivos de la organizacin; as como los
recursos para la operacin y mejora continua del Sistema Integrado de Gestin.
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6.1 PROVISIN DE RECURSOS

El Ministerio determina y proporciona los recursos necesarios para:

Implementar y mantenerr el Sistema Integrado de Gestin,

Gestin, mejorando continuamente su eficacia,
eficiencia y efectividad.
Aumentar la satisfaccin del Usuario

6.2 TALENTO HUMANO

6.2.1 GENERALIDADES

Dentro del Sistema Integrado

ntegrado de Gestin se tiene definido el proceso
pr Gestin del Talento Humano
Humano.

6.2.2 COMPETENCIA, FORMACIN

FORMACI Y TOMA DE CONCIENCIA

El Ministerio, a travs del Grupo de Administracin de Personal y Carrera Administrativa

dministrativa, se encarga de vincular y
evalar el Talento Humano en funcin de los requisitos de: educacin, experiencia, formacin y habilidades
requeridas para el desempeo de los Funcionarios
uncionarios y para mantener los estndares del proceso
proce de Gestin de
Talento Humano ajustados
justados a la normatividad vigente.
El fortalecimiento de competencias laborales de los funcionarios se lleva a cabo en cumplimiento al Plan
Institucional de Capacitacion y a los recursos asignados para tal fin.

El Ministerio
erio cuenta con un Manual Espec
Especfico de Funciones, Requisitoss y Competencias Laborales para llos
cargos que conforman la planta de personal del Ministerio del Trabajo, en el cual se encuentran
encuentra definidos los
perfiles
es y requisitos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

El Ministerio realiza Evaluacines de desempeo a los funcionarios de carrera administrativa, de acuerdo a lo

establecido en la la Resolucin 272 de 2012, donde se establecen los lineamientos para evaluar el desempeo
de los Servidores Pblicos de carrera administrativa.

Quienes
uienes ejerzan funciones directivas y tengan el carcter de Gerentes Pblicos, sern objeto de evaluacin de su
gestin, la cual se realiza con base en los acuerdos de gestin
gestin segn la circular 34 de 2012.

6.3 INFRAESTRUCTURA

El Ministerio determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los
requisitos del producto y/o servicio, esto incluye las instalaciones fsicas, espacios de trabajo, equipos de
comunicaciones y sistemas de informacin
informac (tanto hardware como software) para la gestin de los procesos.
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6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

El Ministerio cuenta con los elementos necesarios para gestionar un ambiente

biente de trabajo adecuado, que permita
el desarrollo de las funciones y el cumplimiento de la misin, la entidad tiene un grupo de Capacitacin y
Bienestar Laboral, el cual contribuye
tribuye a formular, ejecutar y eva
evaluar
luar los procesos de capacitacin, bienestar y
estmulos, programas de evaluacinn de riesgos profesionales entre otros
otros.

7 REALIZACIN DEL PRODUCTO

RODUCTO O SERVICIO

7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN

REALIZACI DEL PRODUCTO O SERVICIO

El Ministerio ha definido un Sistema de Gestin de Calidad en el cual determina los procesos necesarios para
desarrollar su misin y satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas. El mapa
de procesos, su secuencia e interaccin
interaccin as como los mtodos de seguimiento, control, recursos, mejora y
documentos aplicables, se especifican en la Caracterizacin de cada uno de los procesos. Los Objetivos de
Calidad se especifican en el la Matriz de Despliegue de Objetivos.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS

ELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMINACIN
N DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO

Los requisitos de los productos y servicios son establecidos por la normatividad vigente aplicable al Ministerio del
Trabajo y se involucran en los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla
desarro para el cumplimiento de
su misin.

Los requisitos se pueden identificar por los siguientes mecanismos:

PQRSD.
Normas vigentes aplicables a la entidad.
entidad
Reuniones sectoriales.
Polticas de operacin de la entidad, establecida con base en la Normatividad vigente aplicable a la
entidad.
Planes de desarrollo.

7.2.2 REVISIN
N DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO

Ell seguimiento de estos requisitos se hace a travs de las actividades de revisin o comparacin durante el
desarrollo de los procedimientos especficos de cada proceso.
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La revisinn se realiza por medio de las siguientes situacione

situaciones de acuerdo con lo establecido en la determinacin
determinaci
de los requisitos:

Registros de antecedentes histricos

hist
Bases estadsticas
Reportes PQRS

N CON EL CLIENTE
7.2.3 COMUNICACIN

Entre el Ministerio y los ciudadanos se tienen establecidos canales de comunicacin mediante el proceso de
Comunicacin Institucional y Gestin de Servicio a la Ciudadania.

De igual manera la entidad cuenta con la pagina Web (www.mintrabajo.gov.co),

( ), que es el principal instrumento de
comunicacin nacional,, tambien se tiene establecido el programa de Colabora que el programa nacional de
servicio a la ciudadania del Ministerio que brinda mayores y mejores herramien
herramientas
tas para orientar, informar y
responder a las inquietudes de los ciudadanos.

7.3 DISEO Y DESARROLLO

El Ministerio del Trabajo establece el Instructivo para el Diseo y Desarrollo FPP-I-01,

01, el cual define y brinda a
los funcionarios una herramienta de orientacion, para la aplicacion de las etapas del Diseo y Desarrollo de
politicas publicas.

Tiene como objetivo, garantizar que las Polticas Publicas del Ministerio del Trabajo, estn coherentes con
co el
direccionamiento estratgico, requisitos de la poblacin econmicamente activa y de sus dems grupos de
inters.

7.4 COMPRAS

La definicin de los criterios de calidad de los bienes o servicios adquiridos, la seleccin, evaluacin y
reevaluacin de proveedores y contratistas que afectan la calidad del servicio prestado por el Ministerio, se han
definido en los procedimientos de:

Licitacin Pblica
Concurso de Mritos
Seleccin Abreviada de menor cuantia
Contratacin Directa,, Celebracin de Con
Contratos
tratos de prestacin de Servicos Profesionales y de apoyo a la
Gestin, Contratos y/o Interadministrativos, Convenios de Cooperacin y/o Asociacin y Cartas de
Acuerdo.
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Mnima cuanta

Nota: Estos procedimeintos aplican de

d acuerdo al tipo de contratacin que se efecte.
e.

7.5 PRODUCCIN Y PRESTACI

PRESTACIN DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN

PRESTACI DEL SERVICIO

La entidad planifica y lleva a cabo la produccin y la prestacin del servicio bajo condiciones controladas,
controladas
mediante la planificacin de los procesos, la gestin de los riesgos, la implementaci
implementacin de los procedimientos y
establecimiento de los controles.

7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y DE LA PRESTACI

PRESTACIN DEL SERVICIO

La validacin de los procesos de produccin y la prestacin del servicio, la realiza la poblacin econmicamente
activa y sus grupos de inters.

7.5.3 IDENTIFICACIN
N Y TRAZABILIDAD

La trazabilidad del producto y/o servicio se mantie desde la entradas de los procesos y durante la realizacin del
producto y/o servicio, hasta la obtencin del resultado o salida de los procesos.

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

Se considera propiedad del cliente toda informacin o documentos recibidos u obtenidos por el Ministerio del
Trabajo, de la ciudadana, entidades, gobiernos, etc. Esta documentacin e informacin se identifica, verifica,
protege y salvaguardar de acuerdo a la normatividad vigente.

7.5.5 PRESERVACIN
N DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

El Ministerio del Trabajo ha determinado los mecanismos para garantizar que en todas toda las etapas de los
procesos, cumplan las condiciones o caractersticas del servicio sealadas en los diferentes procedimientos.

8 MEDICIN, ANLISIS
LISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

El Ministerio planifica e implementa esquemas de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para:

a) Demostrar la conformidad del servicio

b) Asegurar la conformidad del Sistema Integrado
Integr de Gestin
c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.
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8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

N DEL CLIENTE
8.2.1 SATISFACCIN

Para determinar la satisfaccin de los usuarios, el Ministerio del Trabajo cuenta

uenta con el proceso de Gestin de
Servicio a la Ciudadania, quienes son los responsables de recibir y controlar el tramite de las PQRSD, de igual
manera se cuenta con un acceso en la pagina Web que permite a la ciudadania consultar preguntas frecuentes,
enviar una peticin con identificacin o anonima y por medio del Inspector Virtual se ofrece orientacin en tiempo
real.

Adicionalmente la entidad cuenta con un instrumento de medicin para la percepcin del cliente con respecto al
cumplimiento de sus requisitos, esto se hace mediante la aplicacin de la Evaluacion de Atencion al C
Ciudadano
GSC-F-01 por medio de los canales (Presencial y Telefnico).

8.2.2 AUDITORA INTERNA

Para determinar que el Sistema Integrado de Gestin es conforme con las disposiciones planificadas, esta
implementadoo y se mantiene en forma eficaz, eficiente y efectiva, se establecio el procedimiento de Auditoras
Internas de Calidad EI-PD-01.

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICI

MEDICIN DE LOS PROCESOS

El Ministerio ha establecido metodos apropiados para de seguimiento y medicion de los procesos del Sistema
Integrado de Gestion en cuento a eficacia,
efi eficiencia.

Con el fin de demostrar su capacidad y alcanzar los resultados planificados, se analiza la informacin de los
metodos de seguiimiento y medicion.
medicion. Cuando no se alcanzan las metas, se deben adoptar
adopta las respectivas
acciones para asegurar la conformidad
conformid de los procesos y productos.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICI

MEDICIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

El seguimiento y medicin del producto y/o servicio ser efectuado a travs de los procesos misionales de
Polticas Pblicas
blicas y sus documentos relacionados como caract
caracterizacin, procedimientos,
procedimientos mapa de riesgos e
indicadores entre otros.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

El Ministerio del Trabajo asegura que el producto y/o servicio que no sea conforme a los requisitos establecidos
establecidos,
se identifica y se controla para prevenir su utilizacin o entrega no intencionada, po medio del Procedimiento
Control de Produto/Servicio No Conforme ASIG-PD-06 establecido.
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8.4 ANLISIS DE DATOS

En el Ministerio del Trabajo se lleva a cabo el seguimiento a diferentes fuentes de informacin

informac como lo son:
Evaluacin de Atencin al Ciudadano
Ciudadano,Informes de Auditoras, resultados de la medicin de indicadores, Informes
de Gestin, seguimiento a los mapas de riesgos entre otros.

8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA

El Ministerio est comprometido con la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin,
Gesti mediante el uso de la
Poltica y Objetivos,, los resultados de las Auditoras,
Auditor el anlisis de datos,
tos, las acciones correctivas, preventivas,
mejoras y la Revisin por la Direccin.

8.5.2 ACCIN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

La entidad permite identificar las acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora

ejora encaminadas a avanzar
continuamente en el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin.

Se generan acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas de las No Conformidades reales yy/o
potenciales de acuerdo con el Procedimiento Formulacin y seguimiento a Acciones Correctivas
Correctivas, Preventivas y de
mejora ASIG-PD-02,, en el cual se establecen los lineamientos
l para:

Identificar las No Conformidades reales y/o potenciales

Determinar las causas de las No Conformidades
Determinar e implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias
Registrar los resultados de las acciones adoptadas
Determinar la eficacia de las acciones correctivas o preventivas implementadas

9. Anexos

Ver caracterizaciones de proceso.