4.

Requisitos del sistema de gestin de la energa

4.1. Requisitos generales

La organizacin debe:
a) establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar un SGEn de acuerdo con los requisitos
de esta Norma Internacional;
b) definir y documentar el alcance y los lmites de su SGEn;
c) determinar cmo cumplir los requisitos de esta Norma Internacional con el fin de lograr una mejora
continua de su desempeo energtico y de su SGEn.

4.2. Responsabilidad de la direccin

4.2.1. Alta direccin

La alta direccin debe demostrar su compromiso de apoyar el SGEn y de mejorar continuamente su
eficacia:
a) definiendo, estableciendo, implementando y manteniendo una poltica energtica;
b) designando un representante de la direccin y aprobando la creacin de un equipo de gestin de
la energa;
c) suministrando los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGEn
y el desempeo energtico resultante;
NOTA Los recursos incluyen los recursos humanos, competencias especializadas, y recursos
tecnolgicos y financieros.
d) identificando el alcance y los lmites a ser cubiertos por el SGEn;
e) comunicando la importancia de la gestin de la energa dentro de la organizacin;
f) asegurando que se establecen los objetivos y metas energticas;
g) asegurando que los IDEn son apropiados para la organizacin;
h) considerando el desempeo energtico en una planificacin a largo plazo;
i) asegurando que los resultados se miden y se informa de ellos a intervalos determinados;
j) llevando a cabo las revisiones por la direccin.

4.2.2. Representante de la direccin

La alta direccin debe designar un representante(s) de la direccin con las habilidades y competencia
adecuadas, quien, independientemente de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad y la
autoridad para:
a) asegurar que el SGEn se establece, se implementa, se mantiene y se mejora continuamente de
acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional;
b) identificar a las personas, con la autorizacin por parte del nivel apropiado de la direccin, para
trabajar con el representante de la direccin en el apoyo a las actividades de gestin de la energa;
c) informar sobre el desempeo energtico a la alta direccin;
d) informar a la alta direccin del desempeo del SGEn;
e) asegurar que la planificacin de las actividades de gestin de la energa se disea para apoyar la
poltica energtica de la organizacin;
f) definir y comunicar responsabilidades y autoridades con el fin de facilitar la gestin eficaz de la
energa;
g) determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar que tanto la operacin como el control
del SGEn sean eficaces;
h) promover la toma de conciencia de la poltica energtica y de los objetivos en todos los niveles de
la organizacin.

4.3. Poltica energtica

La poltica energtica debe establecer el compromiso de la organizacin para alcanzar una mejora en
el desempeo energtico. La alta direccin debe definir la poltica energtica y asegurar que:
a) sea apropiada a la naturaleza y a la magnitud del uso y del consumo de energa de la organizacin;
b) incluya un compromiso de mejora continua del desempeo energtico;
c) incluya un compromiso para asegurar la disponibilidad de informacin y de los recursos necesarios
para alcanzar los objetivos y las metas;
d) incluya un compromiso para cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la
organizacin suscriba, relacionados con el uso y el consumo de la energa y la eficiencia energtica;
e) proporcione el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos energticos y las metas
energticas;
f) apoye la adquisicin de productos y servicios energticamente eficientes y el diseo para mejorar
el desempeo energtico;
g) se documente y se comunique a todos los niveles de la organizacin;
h) se revise regularmente y se actualiza si es necesario.

4.4. Planificacin energtica

4.4.1. Generalidades
La organizacin debe llevar a cabo y documentar un proceso de planificacin energtica. La
planificacin energtica debe ser coherente con la poltica energtica y debe conducir a actividades
que mejoren de forma continua el desempeo energtico.
La planificacin energtica debe incluir una revisin de las actividades de la organizacin que puedan
afectar al desempeo energtico.
NOTA 1 En la figura A.2 se muestra un diagrama conceptual que ilustra una planificacin energtica.

NOTA 2 En otras normas regionales o nacionales, conceptos tales como la identificacin y revisin de los aspectos
energticos o el concepto de perfil energtico, estn incluidos en el concepto de revisin energtica.

4.4.2. Requisitos legales y otros requisitos

La organizacin debe identificar, implementar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros
requisitos que la organizacin suscriba relacionados con su uso y consumo de la energa, y su
eficiencia energtica.
La organizacin debe determinar cmo se aplican estos requisitos a su uso y consumo de la energa,
y a su eficiencia energtica, y debe asegurar que estos requisitos legales y otros requisitos que la
organizacin suscriba se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener el SGEn.
Los requisitos legales y otros requisitos deben revisarse a intervalos definidos.

4.4.3. Revisin energtica

La organizacin debe desarrollar, registrar y mantener una revisin energtica. La metodologa y el
criterio utilizados para desarrollar la revisin energtica deben estar documentados. Para desarrollar la
revisin energtica, la organizacin debe:
a) analizar el uso y el consumo de la energa basndose en mediciones y otro tipo de datos, es decir:
- identificar las fuentes de energa actuales;
- evaluar el uso y consumo pasados y presentes de la energa;
b) basndose en el anlisis del uso y el consumo de la energa, identificar las reas de uso
significativo de la energa, es decir:
- identificar las instalaciones, equipamiento, sistemas, procesos y personal que trabaja para, o
en nombre de, la organizacin que afecten significativamente al uso y al consumo de la
energa;
- identificar otras variables pertinentes que afectan a los usos significativos de la energa;
- determinar el desempeo energtico actual de las instalaciones, equipamiento, sistemas y
procesos relacionados con el uso significativo de la energa;
- estimar el uso y consumo futuros de energa;
c) identificar, priorizar y registrar oportunidades para mejorar el desempeo energtico.
NOTA Las oportunidades pueden tener relacin con fuentes potenciales de energa, la utilizacin de energa
renovable u otras fuentes de energa alternativas tales como la energa desperdiciada.

La revisin energtica debe ser actualizada a intervalos definidos, as como en respuesta a cambios
mayores en las instalaciones, equipamiento, sistemas o procesos.

4.4.4. Lnea de base energtica

La organizacin debe establecer una(s) lnea(s) de base energtica utilizando la informacin de la
revisin energtica inicial y considerando un perodo para la recoleccin de datos adecuado al uso y al
consumo de energa de la organizacin. Los cambios en el desempeo energtico deben medirse en
relacin a la lnea de base energtica.
Deben realizarse ajustes en la(s) lnea(s) de base cuando se den una o ms de las siguientes
situaciones:
- los IDEns ya no reflejan el uso y el consumo de energa de la organizacin;
- se hayan realizado cambios importantes en los procesos, patrones de operacin, o sistemas de
energa; o
- as lo establece un mtodo predeterminado.
La(s) lnea(s) de base energtica debe mantenerse y registrarse.

4.4.5. Indicadores de desempeo energtico

La organizacin debe identificar los IDEns apropiados para realizar el seguimiento y la medicin de su
desempeo energtico. La metodologa para determinar y actualizar los IDEns debe documentarse y
revisarse regularmente.
Los IDEns deben revisarse y compararse con la lnea de base energtica de forma apropiada.

4.4.6. Objetivos energticos, metas energticas y planes de accin para la gestin de la energa
La organizacin debe establecer, implementar y mantener objetivos energticos y metas energticas
documentados correspondientes a las funciones, niveles, procesos o instalaciones pertinentes dentro
de la organizacin. Deben establecerse plazos para el logro de los objetivos y metas.
Los objetivos y metas deben ser coherentes con la poltica energtica. Las metas deben ser coherentes
con los objetivos.
Cuando una organizacin establece y revisa sus objetivos y metas, la organizacin debe tener en
cuenta los requisitos legales y otros requisitos, los usos significativos de la energa y las oportunidades
de mejora del desempeo energtico, tal y como se identifican en la revisin energtica. Tambin debe
considerar sus condiciones financieras, operacionales y comerciales as como las opciones
tecnolgicas y las opiniones de las partes interesadas.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener planes de accin para alcanzar sus objetivos
y metas.
Los planes de accin deben incluir:
- la designacin de responsabilidades;
- los medios y los plazos previstos para lograr las metas individuales;
- una declaracin del mtodo mediante el cual debe verificarse la mejora del desempeo energtico;
- una declaracin del mtodo para verificar los resultados.
Los planes de accin deben documentarse y actualizarse a intervalos definidos.

4.5. Implementacin y operacin

4.5.1. Generalidades
La organizacin debe utilizar los planes de accin y los otros elementos resultantes del proceso de
planificacin para la implementacin y la operacin.

4.5.2. Competencia, formacin y toma de conciencia

La organizacin debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre,
relacionadas con usos significativos de la energa, sea competente tomando como base una educacin,
formacin, habilidades o experiencia adecuadas. La organizacin debe identificar las necesidades de
formacin relacionadas con el control de sus usos de energa significativos y con la operacin de su
SGEn. La organizacin debe proporcionar la formacin necesaria o tomar otras acciones para
satisfacer estas necesidades.
Deben mantenerse los registros apropiados.
La organizacin debe asegurarse de que su personal y todas las personas que trabajan en su nombre
sean conscientes de:
a) la importancia de la conformidad con la poltica energtica, los procedimientos y los requisitos del
SGEn;
b) sus funciones, responsabilidades y autoridades para cumplir con los requisitos del SGEn;
c) los beneficios de la mejora del desempeo energtico; y
d) el impacto, real o potencial, con respecto al uso y consumo de la energa, de sus actividades y
cmo sus actividades y su comportamiento contribuyen a alcanzar los objetivos energticos y las
metas energticas y las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos
especificados.

4.5.3. Comunicacin
La organizacin debe comunicar internamente la informacin relacionada con su desempeo
energtico y a su SGEn, de manera apropiada al tamao de la organizacin.
La organizacin debe establecer e implementar un proceso por el cual toda persona que trabaje para,
o en nombre de, la organizacin pueda hacer comentarios o sugerencias para la mejora del SGEn.
La organizacin debe decidir si comunica o no externamente su poltica energtica, el desempeo de
su SGEns y el desempeo energtico, y debe documentar su decisin. Si la decisin es realizar una
comunicacin externa, la organizacin debe establecer e implementar un mtodo para realizar esta
comunicacin externa.

4.5.4. Documentacin

4.5.4.1. Requisitos de la documentacin

La organizacin debe establecer, implementar y mantener informacin, en papel, formato electrnico o
cualquier otro medio, para describir los elementos principales del SGEn y su interaccin.
La documentacin del SGEn debe incluir:
a) el alcance y los lmites del SGEn;
b) la poltica energtica;
c) los objetivos energticos, las metas energticas, y los planes de accin;
d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta Norma Internacional;
e) otros documentos determinados por la organizacin como necesarios.
NOTA El nivel de la documentacin puede variar para las diferentes organizaciones por los motivos
siguientes:
- el tamao de la organizacin y el tipo de actividades;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones;
- la competencia del personal.

4.5.4.2. Control de los documentos

Los documentos requeridos por esta Norma Internacional y por el SGEn deben controlarse. Esto
incluye la documentacin tcnica en los casos en los que sea apropiado.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos para:
a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin;
b) revisar y actualizar peridicamente los documentos segn sea necesario;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables;
f) asegurarse de que se identifican y se controla la distribucin de los documentos de origen externo
que la organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del SGEn;
y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada
en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

4.5.5. Control operacional

La organizacin debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades de mantenimiento que
estn relacionadas con el uso significativo de la energa y que son coherentes con su poltica
energtica, objetivos, metas y planes de accin, con el objeto de asegurarse de que se efectan bajo
condiciones especificadas, mediante:
a) el establecimiento y fijacin de criterios para la eficaz operacin y mantenimiento de los usos
significativos de la energa, cuando su ausencia pueda llevar a desviaciones significativas de un
eficaz desempeo energtico;
b) la operacin y mantenimiento de instalaciones, procesos, sistemas y equipos, de acuerdo con los
criterios operacionales;
c) la comunicacin apropiada de los controles operacionales al personal que trabaja para, o en
nombre de, la organizacin.
NOTA Cuando se planifique para situaciones de emergencia, contingencias o desastres potenciales, incluyendo
la compra de equipos, la organizacin puede elegir la inclusin del desempeo energtico al determinar cmo se
reaccionar frente a estas situaciones.

4.5.6. Diseo
La organizacin debe considerar las oportunidades de mejora del desempeo energtico y del control
operacional en el diseo de instalaciones nuevas, modificadas o renovadas, de equipos, de sistemas
y de procesos que pueden tener un impacto significativo en su desempeo energtico.
Los resultados de la evaluacin del desempeo energtico deben incorporarse, cuando sea apropiado,
al diseo, a la especificacin y a las actividades de compras de los proyectos pertinentes.
Los resultados de la actividad de diseo deben registrarse.

4.5.7. Adquisicin de servicios de energa, productos, equipos y energa

Al adquirir servicios de energa, productos y equipos que tengan, o puedan tener, un impacto en el uso
significativo de la energa, la organizacin debe informar a los proveedores que las compras sern en
parte evaluadas sobre la base del desempeo energtico.
La organizacin debe establecer e implementar criterios para evaluar el uso y consumo de la energa,
as como la eficiencia de la energa durante la vida til planificada o esperada al adquirir productos,
equipos y servicios que usen energa que puedan tener un impacto significativo en el desempeo
energtico de la organizacin.
La organizacin debe definir y documentar las especificaciones de adquisicin de energa, cuando sea
aplicable, para el uso eficaz de la energa.
NOTA Vase el anexo A para ms informacin.
4.6. Verificacin

4.6.1. Seguimiento, medicin y anlisis

La organizacin debe asegurar que las caractersticas clave de sus operaciones que determinan el
desempeo energtico se sigan, se midan y se analicen a intervalos planificados. Las caractersticas
clave deben incluir como mnimo:
a) los usos significativos de la energa y otros elementos resultantes de la revisin energtica;
b) las variables pertinentes relacionadas con los usos significativos de la energa;
c) los IDEns;
d) la eficacia de los planes de accin para alcanzar los objetivos y las metas;
e) la evaluacin del consumo energtico real contra el esperado.
Los resultados del seguimiento y medicin de las caractersticas principales deben registrarse.
Debe definirse e implementarse un plan de medicin energtica apropiado al tamao y complejidad de
la organizacin y a su equipamiento de seguimiento y medicin.
NOTA La medicin puede abarcar desde slo los medidores de la compaa elctrica para pequeas
organizaciones hasta sistemas completos de seguimiento y medicin conectados a una aplicacin de software
capaz de consolidar datos y entregar anlisis automticos. Depende de cada organizacin el determinar los medios
y mtodos de medicin.

La organizacin debe definir y revisar peridicamente sus necesidades de medicin. La organizacin

debe asegurar que el equipo usado en el seguimiento y medicin de las caractersticas clave
proporcione informacin exacta y repetible. Deben mantenerse los registros de las calibraciones y de
las otras formas de establecer la exactitud y repetibilidad.
La organizacin debe investigar y responder a desviaciones significativas del desempeo energtico.
Los resultados de estas actividades deben mantenerse.

4.6.2. Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos

La organizacin debe evaluar, a intervalos planificados, el cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos que suscriba relacionados con su uso y consumo de la energa.
Deben mantenerse registros de las evaluaciones de cumplimiento.
4.6.3. Auditora interna del sistema de gestin de la energa
La organizacin debe llevar a cabo auditoras internas a intervalos planificados para asegurar que el
SGEn:
- cumple con las disposiciones planificadas para la gestin de la energa, incluyendo los requisitos
de esta Norma Internacional;
- cumple con los objetivos y metas energticas establecidos;
- se implementa y se mantiene eficazmente, y mejora el desempeo energtico.
Debe desarrollarse un plan y un cronograma de auditoras considerando el estado y la importancia de
los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas.
La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditora.
Deben mantenerse registros de los resultados de las auditoras e informar a la alta direccin.
4.6.4. No conformidades, correccin, accin correctiva y accin preventiva
La organizacin debe tratar las no conformidades reales y potenciales haciendo correcciones, y
tomando acciones correctivas y preventivas, incluyendo las siguientes:
a) revisin de no conformidades reales o potenciales;
b) determinacin de las causas de las no conformidades reales o potenciales;
c) evaluacin de la necesidad de acciones para asegurar que las no conformidades no ocurran o no
vuelvan a ocurrir;
d) determinacin e implementacin de la accin apropiada necesaria;
e) mantenimiento de registros de acciones correctivas y acciones preventivas;
f) revisin de la eficacia de las acciones correctivas o de las acciones preventivas tomadas.
Las acciones correctivas y las acciones preventivas deben ser apropiadas para la magnitud de los
problemas reales o potenciales encontrados y a las consecuencias en el desempeo energtico.
La organizacin debe asegurar que cualquier cambio necesario se incorpore al SGEn.

4.6.5. Control de los registros

La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la
conformidad con los requisitos de su SGEn y de esta Norma Internacional, y para demostrar los
resultados logrados en el desempeo energtico.
La organizacin debe definir e implementar controles para la identificacin, recuperacin y retencin
de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables a las actividades pertinentes.

4.7. Revisin por la direccin

4.7.1. Generalidades
La alta direccin debe revisar, a intervalos planificados, el SGEn de la organizacin para asegurarse
de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas.
Deben mantenerse registros de las revisiones por la direccin.

4.7.2. Informacin de entrada para la revisin por la direccin

La informacin de entrada para la revisin por la direccin debe incluir:
a) las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas;
b) la revisin de la poltica energtica;
c) la revisin del desempeo energtico y de los IDEns relacionados;
d) los resultados de la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y cambios en los
requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba;
e) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas energticas;
f) los resultados de auditoras del SGEn;
g) el estado de las acciones correctivas y preventivas;
h) el desempeo energtico proyectado para el prximo perodo;
i) las recomendaciones para la mejora.

4.7.3. Resultados de la revisin por la direccin

Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas
con:
a) cambios en el desempeo energtico de la organizacin;
b) cambios en la poltica energtica;
c) cambios en los IDEns;
d) cambios en los objetivos, metas u otros elementos del sistema de gestin de la energa,
coherentes con el compromiso de la organizacin con la mejora continua;
e) cambios en la asignacin de recursos.