INFORME FINAL AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Bogot D.C. Diciembre de 2016

 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------ 3

1.1 Objetivos Especficos:---------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 4
3. PROCESO AUDITADO ---------------------------------------------------------------------------- 4
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES --------------------------------------------------------- 4
4.1 Antecedentes --------------------------------------------------------------------------------------- 4
4.2 Marco Legal --------------------------------------------------------------------------------------- 4
5. ASPECTOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------ 5
5.1 Trminos del Informe ---------------------------------------------------------------------------- 5
5.2 Responsabilidad ----------------------------------------------------------------------------------- 5
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------ 6
7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------------------- 13
7.1 Aspectos Conformes ----------------------------------------------------------------------------- 13
7.2 No Conformidades Potenciales - Observaciones -------------------------------------------- 13
7.3 Oportunidades de Mejora - Recomendaciones ---------------------------------------------- 15
8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------- 16

2
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST) en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, de
acuerdo con los requisitos del Decreto No. 1072 de 2015, Capitulo 6.

1.1 Objetivos Especficos:

1.1.1 Verificar la implementacin de los siguientes requisitos:

Planificacin del SGSST

Poltica
Objetivos
Revisin por la Direccin
Gestin de Cambios
Adquisiciones
Contratacin
Obligaciones del empleador
Obligaciones de la administradora de riesgos laborales.
Responsabilidades de los trabajadores
Evaluacin Inicial
Identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de riesgos
Gestin de Peligros y Riesgos
Medidas de Prevencin y Control
Prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias.
5 Investigacin de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Capacitacin
Comunicacin
Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento)
Indicadores del sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo.
Indicadores que evala la estructura del SGSST
Indicadores que evalan el proceso del SGSST

1.1.2 Realizar prueba de recorrido al rea Administrativa, Direccin para la Accin

Integral de Minas Antipersonal, Secretara de Transparencia y Colombia Joven.

3
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA

Aplica para las sedes principales ubicados en la ciudad de Bogot vigencia 2016.

3. PROCESO AUDITADO

Todos los procesos y especficamente el Proceso de Gestin de Talento Humano.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica viene aplicando la

normatividad en salud ocupacional y laboral que se han establecido con el apoyo de la
Administradora de Riesgos Laborales, en especial de aquellos requisitos mnimos como
clima laboral, condiciones de trabajos, medidas de seguridad y proteccin, exmenes
mdico general a los funcionarios y actividades puntuales del COPASO, los cuales no
se encontraban articulados y armonizados como un sistema de gestin que permitieran
generar una valoracin de riesgos de alto impacto y tomar acciones e implementando
controles y programas de seguridad y salud en el trabajo.

De conformidad con el anlisis del Gobierno nacional sobre los pocos resultados que la
entidades pblicas venan desarrollado en materia de salud ocupacional y laboral, se
expidi el Decreto 1443 de 2014, con el fin de que se implementara el Sistema de
Gestin en Seguridad y salud en el Trabajo, el cual fue compilado por el Decreto 1072
de 2015.

Bajo este contexto el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,

inicia su implementacin en el segundo semestre de 2015.

4.2 Marco Legal

Normograma del proceso de Talento Humano

Ley 1295 de 1994,
Ley 1562 de 2012,
Decreto 0723 de 2013,
Decreto 1443 de 2014,
Decreto 1072 de 2015
Resoluciones, Acuerdos y dems normatividad vigente.

4
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Trminos del Informe

Se utilizar para el presente Informe, los trminos y definiciones establecidos en el
Manual de Auditora Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su
entendimiento y posterior formulacin de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real NCR: Incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de

organizacin o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del
incumplimiento.

No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situacin que podra generar el

incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de la organizacin o del cliente. Se
constituye como una Observacin.

Oportunidad de Mejora - OM: Accin para mejorar un procedimiento, proceso o

actividad. Se constituye como una Recomendacin.

5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad del auditor la planeacin para la verificacin de la implementacin

del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica, en el marco del Objetivo General.

La informacin tomada para la elaboracin del presente informe y durante el ejercicio

de la auditora en sitio, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los
funcionarios de las dependencias relacionadas en el alcance as como de la consulta
efectuada en el aplicativo SIGOB la Intranet.

Por ltimo, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje
los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en
cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

5
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

En cumplimiento del Plan de Auditoria No. 16 del Programa Anual de Auditorias del
DAPRE, presentado a la Jefe del rea de Talento Humano mediante memorando
MEM16-00015717, del 22 de noviembre de 2016; se desarroll dicha auditoria con el plan
detallado que se elabor, y en consecuencia se verific los requisitos exigidos en el
captulo 6 del Decreto 1072 de 2015, donde la Presidencia de la Repblica da
cumplimiento a la siguiente:

Planificacin del SGSST: Se estableci el plan de trabajo con cronograma para la

Implementacin y seguimiento al sistema SGSST, tal como se evidenci su
publicacin en el SIGEPRE.

Poltica: Se encuentra firmada por el Director del DAPRE y divulgada; como se pudo
evidencia en las carteleras de Casa de Nario, DAPRE administrativo, Colombia
Joven, DAIGMA y Secretara de Transparencia, as como tambin por correo
electrnico e Intranet. Se requiere que esta informacin, tambin sea publicada en
la pgina del DAPRE.

Objetivos: Se encuentra definidos en el proyecto del Manual del Sistema de Gestin

de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero no se tiene aprobado ni divulgado.

nicamente estn aprobados y divulgados los objetivos de la poltica del SGSST.

Revisin por la Direccin: Se identific que se tiene proyectada su realizacin para

en el mes de enero de 2017.

Sin embargo, se evidenci se han presentado reportes de seguimiento sobre las

acciones implementadas y estado de algunos indicadores en los comits como el de
seguimiento de la Subdireccin Operacional y COPASST.

Gestin del Cambio: La Presidencia de la Republica tiene instrumentos y/o

metodologa para la gestin del cambio, los cuales se pueden evidenciar en el
proyecto del manual del SGSST, Procedimiento P-TH-21Identificacin de Peligros y
Riesgos y la Gua G-TH-06 para la Identificacin de peligros, Valoracin de Riesgos
y Determinacin de Controles, para cuando se presente el evento aplicarlos.

Adquisiciones: Se observ que para la vigencia 2017, la Entidad priorizo los temas
de adquisiciones en el tema de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST de conformidad
con los recursos asignados, como se pudo evidenciar al revisar el plan de accin
6
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

para el ao 2017 del proceso de Talento Humano, es importante resaltar que esta
programacin a un no se encuentra consolidada con los recursos asignados para la
Entidad en el presupuesto 2017 ya que a hoy este documento es de solo consulta
hasta la aprobacin del PAA 2017.

Contratacin: Se observ que se estn adoptando la medidas necesarias para

garantizar el cumplimento de las normas en seguridad en salud de los contratistas,
como de evidencio en el proyecto de () Manual de Seguridad y Salud en el
Trabajo-SST- Y Medio Ambiente para Contratistas () el cual contempla el
cumplimiento de los requisitos legales de la norma.

Obligaciones del empleador: Se estableci la Resolucin 827 de 2016 para la

Delegacin y administracin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo,

En el Proyecto del Manual del SGSST se establecieron las obligaciones para el

representante, directivos, funcionarios, contratistas y terceros, pero no se han
aprobados y socializado a los involucrados para que se conozcan y apliquen.

Se realiza rendicin de cuentas a nivel directivos de la implementacin del SGSST

y algunos reportes de indicadores, pero no se ha realizado una rendicin de cuenta
completa para todo el personal.

Se ha realizado divulgacin del sistema SGSST por correo y capacitaciones

puntuales en temas especficos, as como la documentacin necesaria.

Se cuenta con una persona contratista idnea para desarrollar e implementar el

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; sin embargo se debe garantizar una
persona permanente en la entidad conocedora de la temtica en Seguridad y salud
en el Trabajo.

La entidad cuenta con la matriz del marco normativo del SGSST, sin embargo se
requiere terminar la valoracin total para completar esta actividad.

Obligaciones de la Administradora de Riesgos Laborales: la ARL ha realizado

asesora y acompaamiento en la implementacin del sistema a los miembros del
COPASST y servidores pblicos, de acuerdo con sus obligaciones y funciones, como
se observ en los listados de asistencias.

Responsabilidades de los trabajadores: Se tiene proyectado en el manual del

SGSST las responsabilidades de los servidores pblicos.

7
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Se evidenci el uso de algunos formatos establecidos en el SGSST, mediante los

cuales han manifestado situaciones de peligros y riesgos, as como de salud.

Se requiere fortalecer la socializacin de todos los instrumentos (manual,

procedimientos, guas y formatos, entre otros), con el fin de que conozcan, creen
conciencia y una adecuada aplicacin.

Evaluacin Inicial: La Entidad practico la evaluacin inicial de acuerdo con los

requisitos exigidos por el Decreto 1072 capitulo 6 Artculo 2.2.4.6.16, arrojando un
diagnstico inicial del 14%, como se observ en los documentos presentado por los
responsables de la implementacin del SGSST.

Identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de riesgos: la Entidad adopta

la metodologa GTC 45 de 2012 mediante el procedimiento P-TH-21 y la GUIA G-
TH-06, como los formatos F-TH-63, F-TH-64, F-TH-65 y F-TH-59:

Se tiene identificacin de peligros y evaluacin y valoracin de riesgos por sedes

segn formato F-TH-65 Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin de Riesgos
y Determinacin de Controles.

Gestin de Peligros y Riesgos: La Presidencia de la Repblica instrument los

mecanismos de gestionar los peligros y riesgos como se evidenci en el proyecto
del Manual SGSST, Procedimiento P-TH-2, la Gua G-TH-06 y dems documentos
y formatos aprobado en el SIGEPRE

Tambin presento el documento FACI Formato F-TH-64 y el correo electrnico

seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co, para que los funcionarios,
contratistas y personal en comisin informen cualquier situacin.

Se siguiere fortalecer el proceso de gestin de peligros y riesgos, en especial de

aquellos controles y acciones que requieren mayor tratamiento.

Medidas de Prevencin y Control: La entidad cuenta con la matriz de peligros y

riesgos y el plan de trabajo donde se ha identificado e implementado las medidas
preventivas y controles necesarios y urgentes de acuerdo con la valoracin de los
peligros y riesgos, como se evidenci en los listados de capacitacin y entrega de
elementos de proteccin.

Prevencin, Preparacin y Respuesta ante Emergencias: Se observ que la

entidad tiene definidos los programas de emergencias, as como la metodologa
adopta de colores DIGER, formato en Excel, capacitaciones realizadas segn
listados de asistencia verificados. Sin embargo no estn aprobados por el SIGEPRE.

8
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Investigacin de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales:

se observ que a travs del COPASST, se defini un grupo para realizar las
investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, as:

La persona contratada idnea en el tema

Un asesor del rea de talento Humano designado este tema.
Un representante del COPASST
El Jefe inmediato de la persona o situacin encontrada.

Tambin se identific la realizacin de inspecciones a casos puntuales, atencin a las

recomendaciones presentadas por la ARL y el COPASST, elaboracin y aplicacin de
documentos de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

Se requiere fortalecer este tema, con el fin de garantizar la seguridad y salud de los
servidores pblicos de la entidad.

Capacitacin: En cumplimiento Plan Institucional de Capacitacin del Presidencia

de la Repblica se verifico la realizaron capacitacin en:

Factores de riesgos en puesta de trabajo

Alturas

Se cuenta con una persona idnea capacitada en seguridad y salud en el trabajo,

Se tiene programado realizar programa de induccin y reinduccin en el mes de

diciembre de 2016.

Para al vigencia 2017 se debe fortalecer el proceso de capacitacin y sensibilizacin

a todo nivel para que los funcionarios y dems servidores se apropien del SGSST.

Comunicacin: En el manual del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se

determin los lineamiento generales de cmo se realizara la comunicacin del
sistema y porque mecanismos como:

Formato FACI
Correo electrnico seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co
Un Link en la Intranet.
Documentacin SIGEPRE

Para recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externa y/o

recolectar inquietudes, ideas y aportes de los servidores de la entidad o terceros.

9
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento): el Proceso de

Evaluacin, Control y Mejoramiento actualiz el procedimiento, la gua y el aplicativo
SIGEPRE para la formulacin seguimiento y evaluacin de Planes de Mejoramiento;
sin embargo la entidad viene implementado acciones correctivas, preventivas y de
mejoras no documentadas.

Se evidenci que se toma acciones correctivas y preventivas para mitigar y/o controlar
las situaciones que presentan los servidores pblicos de la entidad. Se recomienda
documentar aquellas acciones que evidencien impacto en la implementacin,
mantenimiento y mejora del SGSST.

Indicadores del sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo: Se

establecieron los indicadores generales del sistema utilizando los instrumentos del
SIGEPRE, como se evidencia en los documentos presentados por los responsables
designado del rea de Talento Humano.

Indicadores que evala la estructura del SGSST: Se evidenci el esquema de

indicadores de estructuras que se tiene para verificar la implementacin del sistema
y algunos resultados de estos indicadores.

Se sugiri definir un esquema de indicadores generales para evaluar la estructura

del SGSST.

Indicadores que evalan el proceso del SGSST: Se evidenci el esquema de

indicadores de proceso que se tiene para verificar la implementacin del sistema y
algunos resultados de estos indicadores.

Se sugiri definir un esquema de indicadores generales para evaluar el proceso del

SGSST.

Indicadores que evalan el resultado del SGSST: se evidencio el esquema de

indicadores de resultados que se tiene para verificar la implementacin del sistema
y algunos resultados de estos indicadores.

Se sugiri definir un esquema de indicadores generales para evaluar los resultados

del SGSST.

Documentacin y conservacin de los documentos: Se evidenci la siguiente

documentacin del sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el trabajo:

10
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

La Poltica y los Objetivos del SGSST

La Responsabilidades
Matriz de Identificacin de peligros y evaluacin y valoracin d elso
riesgos.
Programa de capacitacin anual PIC.
Plan de trabajo de implementacin
Registro de entrega de elementos de proteccin personal
Registro de fichas tcnicas
Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo
y enfermedades laborales.
Los soportes de la convocatoria, eleccin y conformacin del COPASST
La identificacin de amenazas
Los programas de vigilancia epidemiolgica.
Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas
o equipos
Matriz legal

Se cuenta con los siguientes documentos aprobados en el SIGEPRE:

D-TH-01 Programa de Elementos de Proteccin Personal 1 14/10/2016 16:56

F-TH-09 Cumplido de Comisin 9 11/05/2016 18:14
F-TH-23 Control Citas Odontolgicas 3 28/05/2015 18:33
Medicin de efecto de bienestar social, seguridad y salud
F-TH-24 en el trabajo necesidades - preferencias de incentivos. 5 15/06/2016 17:35
F-TH-25 Diagnstico de Necesidades de Capacitacin 5 28/05/2015 18:50
Evaluacin de Actividades de Seguridad y Salud en el
F-TH-38 Trabajo 2 15/06/2016 17:36
F-TH-44 Encuesta Desrdenes Msculo-Esquelticos 2 19/07/2016 16:17
F-TH-50 Induccin en el Puesto de Trabajo 0 31/03/2015 19:07
F-TH-51 Listado de Personal a Cargo para Evacuacin 1 09/10/2015 19:30
F-TH-59 Informe de Comisin o de Viaje 4 06/09/2016 18:17
INVESTIGACIN Y ANLISIS DE INCIDENTES O
F-TH-62 ACCIDENTES DE TRABAJO 1 26/08/2016 20:03
F-TH-63 Formato de Identificacin de Peligros y Riesgos 1 06/09/2016 18:16
Formato de Reporte de Actos y Condiciones
F-TH-64 Inseguras - FACI 1 06/09/2016 17:59
Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin de
F-TH-65 Riesgos y Determinacin de Controles 1 06/09/2016 18:18
F-TH-66 Planificacin de Inspecciones de SST 1 06/09/2016 18:21

11
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Entrega de Elementos de Proteccin Personal o

F-TH-67 Contra Cadas 1 19/10/2016 10:57
F-TH-68 Matriz Elementos de Proteccin Personal 1 04/10/2016 18:16
F-TH-69 Inspeccin de Elementos de Proteccin Personal 1 19/10/2016 10:58
F-TH-70 Cronograma de Actividades del SG-SST 1 19/10/2016 10:59
G-TH-02 Gua para el trmite de comisiones y gastos de viaje 3 08/01/2016 18:39
Gua para el Reporte e Investigacin de Incidentes y
G-TH-05 Accidentes de Trabajo 1 19/08/2016 18:17
Gua para la Identificacin de peligros, Valoracin de
G-TH-06 Riesgos y Determinacin de Controles 1 01/09/2016 10:25
L-TH-01 Lineamientos de buenas prcticas ambientales 4 12/07/2016 08:04
Elaboracin del Plan Institucional de Capacitacin,
Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el SG-
P-TH-05 SST 8 24/06/2016 11:39
REPORTE E INVESTIGACIN DE INCIDENTES Y
P-TH-20 ACCIDENTES DE TRABAJO 1 26/08/2016 18:11
P-TH-21 Identificacin de Peligros y Riesgos 1 06/09/2016 18:13
Identificacin Necesidades de Elementos de
P-TH-23 Proteccin Personal o Contra Cadas 0 04/10/2016 18:43

Prueba de Recorrido: Se realiz prueba de ruta a las rea Administrativa,

Secretara de Prensa, DAIGMA, Secretara de Transparencia y Colombia Joven para
verificar la implementacin de todos estos requisitos, identificndose lo siguiente:

Se realiza seguimiento a casos puntuales pero no a todos.

Dos casos ha informado utilizando los instrumentos establecidos y los otros

encuestados manifest que no tuvieron seguimiento.

No reportan situaciones de peligros y riesgos ni las condiciones de salud que han

tenido dentro y fuera de la entidad como cadas, atestacin odos, ruido entre
otros, porque desconocen los procedimientos e instrumentos para realizarlos.

Pese a que se ha realizado adecuaciones a las instalaciones y puestos de trabajo

an falta fortalecer estos temas ya que algunas se encuentra en sin sealizacin
de ruta de evacuacin y proteccin de ventanas, ruido, sillas, computadores entre
otros.

12
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

7.1 Aspectos Conformes

Para la implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud ene l Trabajo

1. Idoneidad de la persona contratada.

2. La labor que se viene desarrollado para la implementacin del SGSST como:

Conocimiento para la implementacin del Sistema de Gestin de

Seguridad y salud en el Trabajo
Articulacin con el SIGEPRE.
Conceptos claros del Sistema de Gestin de Seguridad y salud en el
Trabajo
La forma de documentar el Sistema de Gestin de Seguridad y salud en
el Trabajo

7.2 No Conformidades Potenciales - Observaciones

1. Se evidenci que no se ha realizado rendicin de cuentas a todos los

trabajadores, se realiz de manera parcial a nivel directivo y comit COPASST
y remisin de correo de implementacin del sistema, esto podra generar el
incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artculo 2.2.4.6.8 Numeral 3.

2. Se observ que en el plan anual de adquisiciones de la vigencia 2016 no se

incluyeron todos los recursos necesarios para garantizar la implementacin,
mantenimiento y mejora del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, slo se
evidenci la contratacin una persona idnea en el mes de julio, la compra de
elementos de proteccin, ergonmicos, prevencin y examen mdicos
operacionales; sino se contemplan las necesidades priorizadas de mayor
impacto de acuerdo con el anlisis de la matriz de peligros y riesgos y los
indicadores de salud laboral y de enfermedades, esto podra afectar la seguridad
y salud de los servidores pblicos de la entidad y por ende el incumplimiento al
Decreto 1072 capitulo 6 Artculo 2.2.4.6.3 y 2.2.4.8 Numeral 4.

3. Se observ que en el proyecto de manual del SGSST, se tienen planteadas las

responsabilidades de los directivos, contratistas, funcionarios, ARL y terceros
pero nos estn aprobadas, comunicadas ni socializadas, adems falta determinar
13
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

el despliegue de las responsabilidades del personal en comisin como los de

Casa Militar y pasantes; sino se asignan y comunican estas responsabilidades
podra generar el incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artculo 2.2.4.6.8
Numeral 2.

4. Se observ que no se ha integrado totalmente el SGSST al Sistema de Gestin

de la Presidencia de la Repblica, como se evidenci en los siguientes
documentos que nos estn aprobado por el SIGEPRE:

Manual de SGSST
Matriz del marco normativo Vigente
Los objetivos del SGSST no estn aprobado y comunicados.
La poltica no est integrada con la del SIGEPRE
Falta integrar todo los indicadores
Formatos en proyectos.

As como, la metodologa de identificacin de peligros, evaluacin y valoracin

de los riesgos no est integrada con el lineamiento de administracin de riesgos
de la entidad y no estn articulacin con los procesos.

Esto podra generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artculo

2.2.4.6.8 Numeral 11.

5. De acuerdo con la prueba de recorrido realizada a algunas personas del rea

Administrativa, Secretar de Prensa, DAIGMA, Secretaria de Transparencia y
Colombia Joven, se observ que la mayora de los funcionarios no estn
cumpliendo con las responsabilidades que tiene frente al sistema de SGSST
como:
No todos informan los peligros y riesgos
No todos participan en las capacitaciones
No todos manifiesta o informa su estado de salud

Esto podra generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artculo

2.2.4.6.10.

6. Como uno de los requisitos penltimo de implementacin es la realizacin de la

Revisin por la Direccin, se observ que la entidad tiene programado realizarla
14
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

en el mes de enero de 2017, sino se realiza dentro del tiempo lmite establecido
de implementacin del Sistema de SGSST, podra generar un incumplimiento al
Decreto 1072 capitulo 6 Artculo 2.2.4.6.31.

7. Se observ que la entidad est implementado medidas de prevencin y control,

sin embargo falta de sealizacin y rutas de evacuacin en algunos centro de
trabajo; esto podra generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artculo
2.2.4.6.24. Numeral 4.

8. Se observ que se requiere fortalecer el proceso de capacitacin, socializacin y

divulgacin a todo nivel, comprometiendo a los responsables de proceso y/o
dependencias, ya que la mayora de los funcionarios y contratistas no tiene
conocimiento de cmo funciona y opera los instrumentos y mecanismos del
Sistema de Gestin de Seguridad y salud en el trabajo implementado por el
DAPRE; lo cual podra generar un incumplimiento al Decreto 1072 Artculos
2.2.4.6.11 y 2.2.4.6.14.

7.3 Oportunidades de Mejora - Recomendaciones

1. Adoptar por Resolucin las responsabilidades de los directivos, funcionarios,

contratistas y dems; es decir ajustar la Resolucin 827 de 2016, y comunicarla
a todos con el fin de que se apliquen y se tomen las medidas necesarias que se
generen de acuerdo con los instrumentos y mecanismos implementado por
SGSST.

2. Priorizar las necesidades requeridas de acuerdo con los instrumentos,

procedimientos, indicadores y dems mecanismos establecidos, y programar las
de mayor impacto en el plan anual de adquisiciones y en el plan de capacitacin,
con el objeto de mejorar las condiciones y de medio ambiente de trabajo, as
como la salud en el trabajo, que conlleve a la promocin y mantenimiento del
bienestar fsico, mental y social de los funcionarios en todas las ocupaciones.

3. Establecer instrumentos o canales de comunicacin que permitan verificar el

cumplimiento y aplicacin de las responsabilidades frente al Sistema de Gestin

15
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto permitir conocer cul ha sido el grado

de implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema.

4. Teniendo en cuenta la calificacin y clasificacin de la informacin y

documentacin, determinar que documentos tiene grado de seguridad, reserva
y/o pblico, esto dar claridad sobre qu informacin se puede divulgar y cual no,
garantizando la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los documentos
exigidos por el SGSST.

5. Definir y detallar los requisitos de conocimiento y prcticas en el Sistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo necesarios para los funcionarios, esto permitir
identificar y fortalecer las capacitaciones.

6. Definir y articular los medios y/o canales de comunicacin (PSQR, Induccin y

reinduccin, SIGOB, pgina WEB, Intranet), para recibir, documentar y
responder las comunicaciones internas y externa y/o recolectar inquietudes,
ideas y aportes de los servidores de la entidad o terceros.

7. Completar la evaluacin total de la matriz de identificacin de peligros y

valoracin de los riesgos y la normatividad aplicable, esto determinar qu
acciones y/o controles tiene establecido la entidad o cuales falta por implementar.

8. Garantizar personal idneo para continuar con el proceso de implementacin

mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestin de Seguridad y salud en
el Trabajo.

9. Publicar la informacin del Sistema de Gestin de seguridad y Salud en el trabajo

en la pgina WEB de la entidad, especialmente de la inters general, esto
permitir a los clientes, partes interesadas y ciudadana en general conocer y
aplicar las disposiciones y mecanismos que el SGSST tiene establecido.

8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

16
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIN
Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Como resultado de la auditoria al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

de la entidad, se concluye que de acuerdo con los requisitos mnimos que debe tener
implementado el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, la
entidad cuenta con los instrumentos necesarios para su implementacin, mantenimiento
y mejora del sistema SGSST; sin embargo se requiere fortalecer algunos aspectos
preventivos expuestos en las observaciones, con el fin de complementar y cumplir con
el 100% del cronograma de trabajo establecido.

17