EXCEL BSICO NIVEL I
VERSIN 2003
Microsoft Excel es una potente y a la vez sencilla
hoja de clculo, en la cual se hacen operaciones
matemticas, cientficas y manejo de datos.
1. ESTRUCTURA DE UNA HOJA
La estructura de Microsoft Excel, esta constituida por
libro, hojas y celdas.
Un libro de Microsoft Excel es un archivo que
contiene una o ms hojas de clculo. Una hoja de
clculo es un documento principal que se utiliza en
Excel para almacenar y trabajar datos. Consta de
celdas que se crean a partir de la interseccin entre
filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena
siempre en un libro y se utiliza para organizar
distintos tipos de informacin relacionada entre s.
1.1. ELEMENTOS DE LA VENTANA DE UNA
HOJA DE CLCULO
En ventana de Excel encontramos las siguientes
barras de herramientas bsicas:
Barra de Men
Barra de ttulo
Barra de Herramientas Estndar
Barra de Herramientas Formato
1.2. CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE
FORMULAS
Cuadro de Nombres
Barra de Formulas
Cuadro de nombres: muestra el sitio donde se
encuentra ubicado el cursor y nombres de rangos de
celdas si los hay.
Barra de frmulas: es el sitio donde se editan las
frmulas y los datos, muestra el valor constante o la
frmula utilizada en la celda activa (la que aparece
en el cuadro de nombres). Contiene los siguientes
elementos:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
Muestra las funciones utilizadas
Botn Insertar funcin
Botn de cancelar Botn de aceptar
1.3. COMPONENTES DE UNA HOJA
Las Hojas de clculo estn organizadas en columnas
y filas. Una hoja tiene 65.536 filas y 256 columnas.
Espacio suficiente para contener incluso informes
financieros muy amplios y complejos.
Columna
Celda
Barra para desplazarse a travs de las
Hojas de un libro
Filas
Libro: Los libros son conjuntos de hojas de clculo
que se pueden adicionar o suprimir de acuerdo con
la necesidad del usuario.
Celda: Una celda se crea por la interseccin de una
columna y una fila. Se identificar una celda por
medio de la letra de su columna y el nmero de su
fila. Ejemplo: C1 significa la interseccin de la
columna C con la fila 1.
Columna: Las columnas se encuentran marcadas
con letras y van de arriba hacia abajo, es decir en
posicin vertical. Se identifican con las letras
maysculas y sus combinaciones secuenciales desde
la A hasta IV. Ejemplo: AB, FH.
Fila: Las filas se encuentran numeradas con
nmeros arbigos y van de un lado a otro, es decir
en posicin horizontal. Se identifican por los
nmeros enteros en progresin aritmtica
ascendente.
Puede pasar de una hoja a otra haciendo clic en las
etiquetas de las hojas, situadas en la parte inferior
de la ventana del libro. Se puede asignar colores a
las etiquetas de hojas para reconocerlas ms
EXCEL BSICO NIVEL I 1
fcilmente. La etiqueta correspondiente a la hoja
activa estar subrayada en el color elegido, mientras
que las dems estarn totalmente coloreadas.
Rango: Es un grupo de celdas o una coleccin
rectangular de celdas. Un rango puede ser una sola
celda, una fila, una columna o varias filas o
columnas adyacentes. Las celdas de los rangos
siempre son contiguas. Aunque seleccione celdas no
contiguas, los rangos siempre forman regiones
rectangulares en la hoja de clculo.

1.4. DESPLAZAMIENTO A TRAVS DE UNA

HOJA DE CLCULO
Para desplazarse por la hoja de clculo se tienen
varias opciones:
Rango C4:G5

Hacer clic en las barras de desplazamiento, tanto

horizontal como vertical, dependiendo del caso. Rango E8

Ubicndose en la celda requerida haciendo clic

con el ratn.
Rango B12:E17
Utilizando las teclas de direccin para moverse
de una celda a otra en forma horizontal o
vertical.

Esta tecla Lo mueve

Teclas de direccin En la direccin de la flecha, una Los rangos se nombran con las direcciones de la
(flechas) celda a la vez celda superior izquierda del rango (punto de ancla) y
CTRL + Flecha A la primera o ltima fila que la celda inferior derecha del rango separado por dos
arriba contiene datos en la Hoja de puntos.
CTRL + Flecha abajo clculo.
Para marcar rangos puede utilizar el ratn o el
CTRL + Flecha A la primera o ltima columna que teclado, as:
izquierda contiene datos en la hoja de
CTRL + Flecha clculo.
derecha Rangos simples: con solo arrastre del ratn o clic
Re Pg, Av Pg. A la pantalla anterior o siguiente en la primera celda y la combinacin de Shift mas
de la hoja de clculo. clic en la ltima, o clic en la primera y presionando
CTRL + INICIO A la esquina superior izquierda de Shift, los direccionales ( ) del cursor para
la hoja de clculo (celda A1). extender la seleccin.
CTRL + FIN Fin de documento
Ctrl.+Re Pg, A la hoja de clculo siguiente o Rangos mltiples: seleccionados con Arrastre y
Ctrl+AvP g. anterior, dentro del libro actual. combinados con la tecla Control, para no perder las
F5 Ir a una celda especfica selecciones previas, como se ve en el ejemplo:
ALT + Flecha Objeto arriba/abajo
arriba/abajo

1.5. SELECCIONAR RANGO DE CELDA Y

HOJA COMPLETA
Dominar sobre el concepto de referencia y rango es
fundamental en diversas operaciones cotidianas del
usuario de hojas de datos. Adems utilizarlo es muy
importante porque pueden ahorrarle tiempo.
Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo Tambin es posible seleccionar filas o columnas
para dar formato a un grupo de celdas en un solo haciendo clic sobre el nombre o los nombres que
paso. Es posible utilizar un rango para imprimir identifican las filas o columnas:
nicamente un grupo seleccionado de celdas.
Tambin es posible utilizar los rangos y referencias
en frmulas.

2 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BSICO NIVEL I


Mediante el empleo de la tecla Control tambin se
pueden seleccionar filas y columnas dispersas.
Si se requiere seleccionar toda la hoja es necesario
hacer clic en el Botn de cruce entre filas y columnas:
Botn
Una de las maneras de facilitar el manejo de sus
hojas de clculo es asignar un nombre a sus rangos.
Por ejemplo, el nombre Ttulos a sus ttulos de
columna, Meses a su columna de nombres de
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
meses, etc., para esto seleccione el rango de celdas
y en el cuadro de nombres de la barra de formulas
se escribe el nombre del rango.
1.6. REFERENCIA A CELDAS Y RANGOS
Una referencia identifica una celda o un rango de
celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft
Excel en qu celdas debe buscar los valores o los
datos que desea utilizar en una frmula.
En las referencias se puede utilizar datos de distintas
partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien
utilizar el valor de una celda en varias frmulas.
Tambin puede hacerse referencia a las celdas de
otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan
vnculos.
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el
estilo de referencia A1, que se refiere a columnas
con letras (de A a IV, para un total de 256
columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al
65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos
de fila y de columna. Para hacer referencia a una
celda, escriba la letra de la columna seguida del
nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la
celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y A10:A20
de las filas de la 10 a la 20.
El rango de celdas de la fila 15 y de B15:E15
las columnas B a E.
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H H:J
hasta la J
El rango de celdas de las columnas A A10:E20
a E y de las filas 10 a 20.
1.7. VERIFICACION DEL SEPARADOR DE
MILES, DECIMAL Y DE LISTA EN LA
CONFIGURACIN REGIONAL
Para verificar la configuracin del separador de
miles, decimal y de lista haga clic en el botn Inicio
de la barra de tareas de Windows, luego clic en
Configuracin y clic en Panel de control.
Seleccione Configuracin regional y de idioma y
EXCEL BSICO NIVEL I 3
en la pestaa Opciones regionales de clic en el
botn Personalizar.
Este cuadro de dialogo le indicara la configuracin
del smbolo de separador de miles, smbolo decimal,
el separador de lista, smbolo del signo negativo,
etc., que son los que va a tomar Excel cuando
trabaje con los datos numricos.
2. ENTRAR, EDITAR Y LOCALIZAR
CONTENIDOS ESPECFICOS DE
CELDA
Al introducir datos en Excel es necesario establecer
el tipo de informacin que vamos a trabajar para
darle una presentacin adecuada a nuestra hoja de
datos y para facilitar la realizacin de procesos
futuros, como frmulas, funciones o grficos;
elementos para los cuales deben estar bien
determinados dichos formatos.
2.1. INGRESAR DATOS DE CARACTER
Para Excel, texto (caracteres o rtulos) es cualquier
combinacin de nmeros, espacios y caracteres no
numricos. Si desea colocar texto en una celda, slo
coloque el cursor en la celda y escriba el texto. Excel
por defecto alinea el texto a la izquierda de la celda.
A medida que se va escribiendo el texto, este va
apareciendo tanto en la celda como en la barra de
formula.
4 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
Si presiona ESC en el momento en que est
introduciendo texto, Excel borrar el texto que ha
escrito en la celda y restaurar el contenido original.
La nica limitacin que se impone al texto es que no
exceda de 32.000 caracteres. Ejemplos:
Hoy juega mi equipo favorito !
Maana es 14 de OCTUBRE
Si su texto es ms ancho que la celda, Excel
realizar una de dos acciones, dependiendo del
contenido de la celda que se encuentra a la derecha:
Si la celda adyacente esta vaca, Excel despliega
el contenido completo de la celda.
Si la celda adyacente contiene datos, Excel
trunca (corta) el texto para mostrar nicamente
el texto que cabe dentro de la celda. Excel no
elimina los datos aunque no se ven.
Si desea que Excel trate los nmeros como una
entrada de texto, incluya solo apstrofe (') antes del
contenido. Por ejemplo para escribir el cdigo postal
74132, escriba '74132; el apostrofe le indica a Excel
que debe tomar el valor como texto.
2.2. ESCRIBIR DATOS NUMRICOS
Excel acepta todo tipo de valores numricos. Puede
escribir nmeros positivos, negativos, con puntos
decimales, con cero a la izquierda y con signo pesos,
signo porcentual e incluso notacin cientfica.
Por ejemplo:
1254643
13,1416
3,03E+06
Excel por defecto alinea los nmeros a la derecha de
la celda. Para que una celda se considere numrica,
puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1
2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . La hoja
ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a
los puntos como separadores de miles o separadores
decimales (igualmente las comas). Todas las dems
combinaciones de nmeros y caracteres no
numricos son consideradas texto.
Los caracteres reconocidos como nmeros
dependern de las opciones seleccionadas en
Configuracin regional del Panel de control de
Windows.
Hay que tener en cuenta algunos detalles para que
Excel reconozca los valores numricos tales como:
Para evitar introducir una fraccin como fecha,
coloque un cero (0) delante de cada fraccin;
por ejemplo, escriba 0 1/2.
Delante de los nmeros negativos, site un
signo menos (-), o bien encierre los nmeros
entre parntesis ( ).
EXCEL BSICO NIVEL I
 No podr introducir espacios para separar La opcin Todo, elimina todo lo que contenga una
grupos de nmeros. Por ejemplo si introduce 16 celda, formatos, contenidos y notas. Las opciones
435 (16 espacio 435) Excel lo interpretar como restantes, Formatos, Contenido y Comentarios
rtulo. slo eliminan estos.
Podr incluir puntos (o comas) para separar
Si se hace clic en una celda y a continuacin, se
unidades de millar, de milln, etc. Por ejemplo,
presiona Supr o RETROCESO, Microsoft Excel
el nmero 1.457.865,75 es correcto para Excel
quitar el contenido de la celda pero no quitar ni
aunque lo almacenar internamente como
los comentarios ni el formato de la misma. Si se
1457865,75.
borra una celda, Microsoft Excel quitar de la celda
Recuerde que el carcter que se utiliza como
el contenido, el formato, los comentarios, o Todo.
separador de decimales es la coma (,) si est
utilizando una configuracin de teclado y como
idioma el espaol. No se puede teclear ms de 2.4. RELLENAR
una coma decimal en el mismo nmero.
Tambin puede introducir nmeros en notacin 2.4.1. COPIAR CELDAS
cientfica. Por ejemplo para introducir 8050000
puede teclear 8,05E+06 o 8,05e6. Existen ocasiones en que se desea copiar la
Por ltimo, podr aadir el carcter tanto por informacin de una celda hacia otras celdas que se
ciento (%) a un nmero por ejemplo 84%. encuentran en forma contigua a sta, es decir, hacia
arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda.
Se puede emplear el controlador de relleno de una
2.3. EDICION DE CELDAS celda, para copiar el contenido de una celda a otras
celdas de la misma fila o columna.
Para editar el contenido de una celda, ubique el
cursor en la celda que desea editar y realice alguno
de los siguientes procedimientos:

9 Presione la tecla F2. Controlador de

9 De doble clic sobre la celda. relleno
9 Ubique el cursor sobre la barra de formulas.

2.3.1. MODIFICAR EL CONTENIDO DE CELDAS

Arrastre el controlador de relleno por las celdas que
Si comienza a escribir en una celda y se da cuenta desea rellenar.
de que ha cometido un error, presione Retroceso
Otra forma es, seleccionar la celda que se desea
para borrar su error o presione las teclas de
copiar y toda el rea donde se va a repetir el
direccin para mover el cursor de texto sobre la
contenido, posteriormente se selecciona del men
entrada y corregir algo.
Edicin la opcin Rellenar. Segn el rea que est
seleccionada aparecern activas o inhibidas las
Si ya se encuentra en otra celda y quiere modificar
opciones.
el contenido:
1. Mueva el cursor a la celda que necesita corregir
(haga clic en la celda para activar el cursor all).
2. Edite el contenido de la celda.
3. Coloque el cursor sobre el error o el sitio donde
va a realizar el cambio.
4. Presione Insert para cambiar del modo
Sobrescribir al modo Insertar (Insert) o
viceversa. 2.4.2. SERIES
5. Presione Enter para aceptar la correccin o
modificacin en su lugar. Es posible rellenar un rango de celdas con datos que
siguen una determinada pauta, a travs del empleo
2.3.2. BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA o creacin de series.

Para eliminar el contenido de las celdas, podemos
utilizar del men Edicin la opcin Borrar.
Si una seleccin contiene un nmero, una fecha o un
perodo de tiempo, se puede extender la serie. Por
ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la
siguiente tabla dan como resultado las series que se
indican. Los elementos separados por comas se
encuentran en celdas adyacentes.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BSICO NIVEL I 5


Si la seleccin contiene nmeros, se puede controlar
si se va a crear una serie lineal o una serie
geomtrica.
Se puede llenar una serie de datos en forma
creciente sin necesidad de escribir cada uno de los
datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se debe
de seleccionar el primer valor junto con el resto de
las celdas que se van a llenar, el contenido de la
primera o primeras celdas en cada fila o columna
sern usadas como los valores iniciales de la serie..
Despus se selecciona del men Edicin la opcin 3. Si desea especificar un formato para la
Rellenar, Series.... Tenemos el siguiente cuadro de
dilogo:
En Series en se selecciona si se llenan a travs de
las filas o columnas.
En Tipo, se selecciona el tipo de progresin que se
va a tener. Lineal es la suma de los valores junto
con el Incremento que se marque. Geomtrica
multiplica cada valor por el Incremento. Si la opcin
de Tendencia est seleccionada el Incremento se
ignora y se calcula una progresin geomtrica con
tendencia. Cronolgica calcula una serie de fechas
segn la opcin seleccionada en Unidad de tiempo.
Autorrellenar llena las celdas de la seleccin
basndose en los datos incluidos en la seleccin.
Tambin se puede crear una serie de relleno
personalizada para las entradas de texto que utilice
con frecuencia, como las regiones de ventas de su
organizacin.
2.5. BUSCAR INFORMACION ESPECIFICA
DE UNA CELDA
Cuando se requiere buscar el contenido de una
celda en un rango de celdas de la hoja activa o en
el libro, se procede de la siguiente forma:
6 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
1. En el men Edicin, haga clic en Buscar
Presionando simultneamente las teclas
<Ctrl> + <B>.
2. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los
nmeros que desee buscar o elija una bsqueda
reciente en el cuadro de lista desplegable
Buscar. Puede utilizar caracteres comodines en
los criterios de bsqueda. Puede usar el signo de
interrogacin (?) para sustituir cualquier carcter
o un asterisco (*) para sustituir una cadena de
caracteres. Por ejemplo, ca?a encuentra caja y
casa y * este encuentra noreste y sudeste.
bsqueda, haga clic en Formato y seleccione las
opciones apropiadas en el cuadro de dilogo
Buscar formato. Si Formato no est disponible
en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar,
haga clic en Opciones y, a continuacin, en
Formato.
4. Haga clic en Opciones para definir ms valores
para la bsqueda. Por ejemplo, puede buscar
todas las celdas que contengan el mismo tipo de
dato, como frmulas. En el cuadro Dentro de,
puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en
una hoja de clculo o en un libro entero.
5. Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente.
Buscar todo muestra una lista con todas las
instancias del elemento buscado y permite
activar una celda seleccionando una instancia
especfica. Puede hacer clic en un encabezado
para ordenar los resultados de una bsqueda
con Buscar todo.
3. CREAR, CODIFICAR Y
PERSONALIZAR CELDAS, FILAS,
COLUMNAS, HOJAS Y DATOS
3.1. INSERTAR Y ELIMINAR FILAS O
COLUMNAS
Para insertar una fila o una columna ubique el cursor
en el sitio donde quiere realizar la insercin, en el
men Insertar, seleccione la opcin Filas o
Columnas de acuerdo a lo que necesite.
EXCEL BSICO NIVEL I

Excel inserta las filas en la parte superior del sitio
donde se encuentra ubicado el cursor y las columnas
a la izquierda.
Para eliminar una fila o una columna en el men
Edicin seleccione la opcin Eliminar.
En este cuadro seleccione Toda la fila o Toda la
columna segn sea el caso. Eliminando la fila o
columna donde se encuentra la celda seleccionada.
3.2. INSERTAR Y ELIMINAR HOJA DE
CLCULO
Cuando se requiere insertar una hoja de clculo en
un libro, del men Insertar seleccionar Hoja de
Clculo, Excel inserta una nueva hoja cuyo nombre
es Hoja con el consecutivo correspondiente.
Tambin se puede emplear el men contextual sobre
el nombre de la hoja y en la opcin Insertar.., se
selecciona Hoja de Clculo.
Para eliminar una hoja de clculo, seleccione la hoja
a eliminar, en el men Edicin haga clic en
Eliminar Hoja o en el men contextual seleccione
Eliminar. Excel pedir confirmacin de este hecho
mediante un cuadro de dilogo.
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
3.3. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA
Excel asigna por defecto como nombre a las hojas la
palabra Hoja acompaada del nmero de la hoja
(consecutivo). Para cambiar el nombre de una hoja,
puede dar doble clic sobre la etiqueta de la hoja
(nombre de la hoja) y a continuacin escriba el
nuevo nombre.
Otra forma para cambiar el nombre de la hoja es
activando el men contextual sobre la etiqueta de la
hoja y seleccionar la opcin Cambiar nombre.
3.4. CAMBIAR DE LUGAR UNA HOJA
Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic
sostenido sobre la etiqueta de la hoja en la parte
inferior de la pantalla. El apuntador del ratn cambia
y el lugar a donde se va a mover es sealado con
una flecha.
Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se
mueve la hoja de clculo, las operaciones o los
grficos basados en los datos de la misma pueden
volverse imprecisos. Del mismo modo, si se mueve
una hoja de clculo entre hojas a las que se hace
referencia mediante una frmula 3D, los datos de la
hoja de clculo podran incluirse en el clculo.
3.5. MODIFICAR EL ANCHO DE UNA
COLUMNA
Es muy comn que la informacin capturada en una
celda no se adapte al ancho de sta, ya sea que
sobre o falte espacio.
Para cambiar el ancho de la columna, del men
Formato seleccione la opcin Columna.
La opcin Ancho... nos lleva a la siguiente caja de
dilogo:
En Ancho de columna se escribe la medida
deseada. Con Ancho estndar automticamente
asigna 10.71 que es la medida por omisin para el
ancho de las columnas.
EXCEL BSICO NIVEL I 7
Con la opcin Autoajustar a la seleccin se va a
tomar el ancho necesario para que se vea
claramente el rea que este seleccionada.
Otra forma de cambiar el ancho de la columna es
directamente con el ratn. Colocndolo justo en la
divisin de las columnas, el apuntador del ratn
cambia a . Con un clic sostenido se vara el ancho
de la columna.
Con un doble clic, automticamente toma el ancho
necesario para que el contenido de la columna se
vea claramente.
3.6. FORMATO DE CELDAS
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de
letra, tamao, espaciado, y otras caractersticas de
las celdas y su contenido.
El formato de las celdas est concentrado en una
sola caja de dilogo. Para acceder a sta se
selecciona del men Formato la opcin Celdas... o
se presiona <Ctrl+1>.
3.6.1. FORMATO DE NUMERO
Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar
el aspecto de los nmeros, incluidas las fechas y las
horas, sin que cambie el nmero. El formato de
nmero no afecta al valor real de la celda que
Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos.
Se tienen varias Categoras y en cada una estn
distintos formatos. Segn el tipo de dato que se
tenga se usa el formato adecuado. Adicionalmente
se pueden modificar estos formatos o crear nuevos,
seleccionando en la Categora, Personalizada,
8 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
usando como punto de partida uno de los cdigos
existentes.
Formato de nmero General: Es el formato
predeterminado. En la mayora de los casos, los
nmeros a los que se aplica el formato general se
muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la
celda no es suficientemente ancha para mostrar todo
el nmero, el formato General redondea los nmeros
con posiciones decimales y utiliza la notacin
cientfica para nmeros extensos.
En caso de utilizar un formato de nmero en una
celda donde se no pueda visualizar totalmente el
dato, aparece una serie de signos #.
3.6.2. ALINEACION
Los datos de una columna suelen ocupar poco
espacio mientras que el rtulo de la columna casi
siempre es ms ancho. En lugar de crear columnas
innecesariamente anchas o rtulos abreviados,
puede girar el texto o colocar el texto en varias filas
de la misma celda.
Girar el texto en una celda:
1. Seleccione las celdas en donde desea girar el
texto.
2. En el men Formato, elija Celdas y, a
continuacin, haga clic en la pestaa
Alineacin.
3. En el cuadro Orientacin, haga clic en un punto
de grados, o bien arrastre el indicador hasta el
ngulo que desee.
Para ver el texto verticalmente de arriba a abajo,
haga clic en el cuadro Texto vertical en Orientacin.
Alinear texto:
1. Seleccione las celdas en donde desea alinear el
texto.
EXCEL BSICO NIVEL I
2. En el men Formato, elija Celdas y, a
continuacin, haga clic en la pestaa
Alineacin.
3. En la parte Alineacin del texto, puede asignar
alguno de los tipos de alineacin tanto horizontal
como vertical con respecto a la celda.
3.6.3. FUENTE
En esta pestaa se puede seleccionar la Fuente,
Estilo y Tamao, Adems se dan Efectos de
Tachado, Subndice, Superndice, Oculto, Vrsales o
Maysculas. Tambin se puede cambiar el Color
eligindolo de la lista correspondiente.
Seleccione los caracteres a los que desea aplicar
formato y, a continuacin, haga clic en la barra de
herramientas Formato o utilizando el cuadro de
dilogo formato de celdas:
3.6.4. Bordes
Se puede aplicar bordes a las celdas, ya que por
defecto la hoja no los incluye.
Con la ficha Bordes, se puede asignar los Bordes
de la(s) celda(s), su Estilo y elegir un Color de la
lista o utilizando la opcin Preestablecidos.
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
Para asignar bordes tambin se puede utilizar el
icono de la barra de formato.
3.6.5. Tramas
Con la ficha Tramas se les puede asignar a las
celdas un Color de fondo y una Trama para que
resalte su contenido.
El color del fondo de la celda, se puede elegir
tambin con el icono de la barra de formato.
3.6.6. Proteger
Con la ficha Proteger se hace la proteccin de una
celda y sirve para evitar que se realicen cambios o
para ocultar el contenido de la celda.
Seleccione Bloqueada para proteger la celda y
Oculta para que su contenido no se vea.
El bloquear y ocultar una celda no basta para que
stas estn ocultas o protegidas se debe adems
proteger la hoja o libro.
Para proteger la hoja, elija Proteger en el men
Herramientas y despus elija Proteger hoja. La
asignacin de una contrasea es opcional.
3.7. OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS
Seleccione la columna que desea ocultar, seleccione
en el men Formato la opcin Columna y all
Ocultar, la columna desaparece. Puede volver a
observar con la accin contraria que es Mostrar.
4. FORMULAS
Una frmula es una operacin de clculo, referencia,
deduccin o interpretacin de las celdas de una hoja.
El verdadero potencial de una hoja de clculo es el
manejo de las frmulas, y aunque muchas de las
operaciones que se hacen con las frmulas se
pueden hacer con una calculadora tpica, en una
hoja de clculo se tiene la ventaja de que se dispone
de todos los datos al mismo tiempo y que la
EXCEL BSICO NIVEL I 9
operacin se indica una sola vez y despus se indica
que se realice a los datos deseados.
4.1. CREACION DE UNA FORMULA
Una frmula se captura en la misma forma en que
se captura cualquier otro tipo de informacin en una
celda. Por ejemplo, si tuviramos la siguiente tabla:
Los datos de la columna de TOTAL son el resultado
de la multiplicacin de los datos de la columna
PRECIO por los datos de la columna CANTIDAD. Por
lo tanto, es aqu donde se debe crear la frmula en
lugar de hacer varias multiplicaciones.
Para este ejemplo, nos ubicamos en la celda E2,
porque es donde va a estar el resultado de la
operacin, es decir, el total. A continuacin se tiene
que hacer la multiplicacin de la celda C2 por la
celda D2, porque son las celdas donde se
encuentran los valores de PRECIO y CANTIDAD. La
forma de escribir la frmula es =C2*D2. Se puede
escribir directamente la frmula en la celda o
utilizando las facilidades que brinda Excel de
hacerlo:
Para comenzar una frmula se debe hacer con el
signo igual (=), con esto le indicamos a Excel
que lo que viene a continuacin es el contenido
de la frmula.
Despus, se debe escribir el contenido de la
frmula, es decir, sus referencias y operaciones.
Puede escribir directamente en la celda o con la
ayuda del ratn se le puede dar un clic a la celda
deseada. La celda escogida tendr una lnea
punteada a su alrededor, si hubo un error y esa
no era la celda, tan slo de un clic en otra celda.
Verifique en la barra de frmulas como se va
construyendo la frmula.
Despus de que la celda ya est escrita, se escribe
el signo, que en este caso es *, y se repite el paso 2
para la siguiente celda.
10 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
La frmula ya est lista, solo falta aceptarla. Se
puede aceptar con la tecla <Enter> o con el
botn de la barra de frmula.
En la celda aparece el resultado de la operacin que
se indica en la frmula, pero sin embargo, sabemos
que es una frmula porque en la barra de frmulas
sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi.
Esa frmula que se escribi en la celda E2, tambin
puede servir para las siguientes filas sin necesidad
de volverla a escribir en cada fila. Tan slo tiene que
copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodos
que ofrece Excel, el ms rpido y sencillo es con el
apuntador del ratn, y copiando rpidamente el
contenido hacia abajo.
4.2. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
Cuando se realizan varias operaciones, el orden en
el que sern realizadas es:
1. Parntesis
2. Exponente
3. Multiplicaciones y Divisiones
4. Sumas y restas
Segn el orden, las operaciones se van a agrupar
con los parntesis para obtener el resultado
deseado. Por ejemplo:
Frmula Resultado
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
=5+6/4+3*2 12.5
=(5+6)/(4+3)*2 3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2 3.14285714
Los operadores especifican el tipo de clculo que se
desea realizar con los elementos de una frmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin,
texto y referencia.
Operadores aritmticos: Para ejecutar las
operaciones matemticas bsicas como suma, resta,
multiplicacin, divisin porcentaje y exponente.
Estos combinan nmeros y operadores para generar
resultados numricos:
EXCEL BSICO NIVEL I
 Operador aritmtico Significado Ejemplo Edicin Copiar y a continuacin Pegar, o la opcin
+ (signo ms) Suma 3+3 Pegado especial y all seleccionar la opcin
- (signo menos) Resta 3-1 Frmulas.
Negacin -1
* (asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
4.4. MODIFICAR FRMULAS
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (lo mismo Para modificar una frmula:
que 3*3)
1. Mueva el cursor a la celda donde se encuentra la
frmula que desea modificar.
Operadores de comparacin: Se pueden
comparar dos valores con los siguientes operadores. 2. Edite el contenido de la celda (la frmula).
Al comparar dos valores con estos operadores, el
3. Coloque el cursor sobre el sitio donde va a
resultado es un valor lgico, VERDADERO o FALSO.
realizar el cambio.
Operador de Si A1=5 y 4. Presione la tecla Insert para cambiar del modo
Significado Ejemplo
comparacin B1=4 Sobrescribir al modo insertar (Insert) o
= (igual) Igual a A1=B1 Falso viceversa.
> (mayor que) Mayor que A1>B1 Verdadero
< (menor que) Menor que A1<B1 Falso 5. Presione Enter para aceptar la correccin o
>= (mayor o igual Mayor o igual A1>=B1 Verdadero modificacin en su lugar.
que) que
<= (menor o igual Menor o igual A1<=B1 Falso
que) que 4.5. REFERENCIAS RELATIVAS
<> (distinto) Distinto de o A1<>B1 Verdadero
diferente de Tomando como ejemplo, el ejercicio desarrollado en
Operador de concatenacin de texto: Utilice el el numeral 4.1.
signo "&" para unir o concatenar una o varias
cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

Operador de
Significado Ejemplo
texto
& ("y" Conecta o concatena "Viento" &
comercial) dos valores para "norte" genera Al copiar la frmula, esta se copia relativa a la
generar un valor de "Viento norte" posicin de la celda, esto es se van a cambiar las
texto continuo. filas cuando se copia hacia abajo. Por lo que en cada
fila se tendr la frmula correspondiente y sera
Operadores de referencia: Combinan rangos de equivalente si se escribiera la frmula celda por
celdas para los clculos con los siguientes celda.
operadores.

Operador
de Significado Ejemplo
referencia
:(dos Operador de rango B5:B15
puntos) que genera una
referencia a todas las
celdas entre dos Al copiar, Excel las frmulas relativamente, se
referencias, stas realizan operaciones en forma sencilla y
incluidas.
rpidamente, adems se tienen otras ventajas: La
, (coma) Operador de unin que SUMA(B5:B15,D5:D15)
combina varias primera es que si se hacen cambios en las celdas de
referencias en una sola. PRECIO o CANTIDAD, automticamente la operacin
de la frmula se actualiza.

4.3. COPIAR FORMULAS

Para copiar una frmula podemos emplear el

apuntador del ratn, y copiando rpidamente el
contenido hacia abajo o hacia la derecha segn sea
el caso.
Otra ventaja, es que las celdas que contienen
Tambin se puede emplear la opcin del men
frmulas pueden ser usadas como referencias para

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ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por
ejemplo, si se agrega una columna de DESCUENTO y
otra de SALDO, tendramos lo siguiente:
Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen
simplemente introduciendo la frmula adecuada.
4.6. REFERENCIAS ABSOLUTAS
Al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia
arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos
casos puede ser una desventaja, cuando se desea
tener algn dato constante y la referencia de su
celda no debe cambiar. Una solucin a esto es hacer
una frmula por cada celda, pero no es una solucin
eficiente, porque mientras ms datos se tengan ms
larga ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular
el cambio del precio de pesos a dlares.
La operacin es muy sencilla, una simple divisin.
divide a C10 entre D7, no es el resultado esperado,
la operacin adecuada debera ser C10 entre D3.
Sin embargo, podemos ver que la operacin
realizada en la celda D6 est correcta, la frmula en
esta celda es C6 entre D3. Todos los valores en este
caso se deben dividir por D3 que es el valor del
dlar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es
la D3.
La frmula que est en la celda D6 est correcta, lo
nico que debemos hacer es indicarle a Excel que no
cambie su fila al momento de copiarse y la forma de
hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la
referencia de la celda.
La misma frmula se puede editar con la tecla <F2>
y posteriormente con la tecla <F4>, Excel
automticamente proporciona las combinaciones de
smbolos $ segn se desee. Se puede seguir
presionando la tecla <F4> hasta obtener la
combinacin deseada.
Si utilizamos esta combinacin, resulta:

A este tipo de referencia en la que se antepone el

Pero qu sucede cuando esa frmula se copia hacia
signo $, se llama absoluta.
abajo?
Veamos otros ejemplos:

Celda Copiando Copiando /

C2 B2 D2 C1 / D3
$C$2 $C$2 $C$2 $C$2 / $C$2
C$2 B$2 D$2 C$2 / C$2
$C2 $C2 / $C2 $C1 / $D3

4.7. REFERENCIAS MIXTAS

Como se copi hacia abajo, los valores de las filas En el mismo ejercicio anterior, ahora vamos a incluir
cambiaron. En la barra de frmulas se puede ver otros datos:
que el contenido de la celda D10 es la frmula que

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Copiando la frmula que tenemos en D6, no va a
cambiar ni la columna ni la fila. Se puede hacer otra
frmula ms, pero se puede aprovechar la que ya se
tiene, simplemente con hacerle un cambio.
La frmula de D6 es =C6/$D$3 que quiere decir que
no va a cambiar la columna ni la fila, pero como lo
que nos interesa es que se mantenga constante la
fila, podemos cambiar la frmula a =C6/D$3.
Si copiamos est frmula hacia abajo y hacia la
derecha, los clculos son correctos y tan slo
utilizamos una frmula:
Se puede seguir aadiendo datos utilizando la
misma frmula:
Podemos tener referencias absolutas cuando no
va a cambiar ni la columna ni la fila (como $D$3),
referencias relativas cuando solo va a cambiar o
una columna o una fila (como C6/D3) y referencias
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mixtas cuando se combinan relativas con absolutas
(como $C6/D$3).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se
pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto
nos permite ahorrar mucho trabajo y tiempo al
momento de realizar operaciones con los datos.
5. FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar en la
Fuente el estilo de la letra es decir aplicar: Negrita,
Cursiva, Subrayado o Tachado y el color de la
misma. En cuanto a Bordes agregar o eliminar los
bordes de la celda y su color y en cuanto al fondo es
decir Tramas elegir un color del fondo o seleccionar
una trama de dos colores.
5.1. ESTABLECER FORMATO
CONDICIONAL
Cuando se trabaja en Excel se puede controlar los
resultados de las frmulas o valores de las celdas
mediante la aplicacin de formatos condicionales.
Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la
celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un
sombreado de color rojo si son menores que las
previsiones.
El valor de la celda cambia y ya no cumple la
condicin especificada, Microsoft Excel borra el
formato de la celda pero deja la condicin de modo
que se aplique de nuevo el formato, cuando el valor
de la celda y la condicin se cumpla.
Los formatos condicionales pueden comparar los
valores de las celdas seleccionadas con una
constante o con los resultados de una frmula.
Puede evaluar los datos en las celdas no
comprendidas dentro del rango seleccionado o
examinar varios conjuntos de criterios, y puede
utilizarse una frmula lgica para especificar los
criterios de formato.
Para utilizar los formatos condicionales se
seleccionan las celdas a establecer el formato, luego
en el men Formato y dentro del este se selecciona
la opcin Formato Condicional.
En la condicin se puede utilizar:
Una Constante: se selecciona la opcin Valor de la
celda y se compara con el valor especificado.
EXCEL BSICO NIVEL I 13
El Valor de una celda: se selecciona la opcin
valor de la celda y esta se compara con los valores
de las celdas escogidas utilizando la opcin igual
(=).
Una Frmula: se selecciona la opcin Frmula, la
frmula que especifique debe devolver un valor
lgico VERDADERO (1) o FALSO (0). La frmula
debe comenzar con un signo igual (=) y slo puede
evaluar datos en la hoja de clculo activa.
Se pueden utilizar hasta tres Condiciones diferentes,
utilizando el botn Agregar>>, y para cada una de
ellas se puede emplear un formato diferente.

5.2. MODIFICAR LA CONDICIN

Para modificar la condicin o las caractersticas

asignadas en un formato condicional:
1. Seleccione la celda(s) que tienen formato
condicional.
2. En el men Formato seleccione la opcin
Formato condicional.
3. En el cuadro de dilogo modifique la condicin o
ingrese por Formato para cambiar las
caractersticas. Si necesita eliminar una
condicin seleccione el botn Eliminar y all
seleccione la condicin a eliminar y Aceptar.

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