Ing° Edwin Estremadoyro Escobar

DEFINICIONES BÁSICAS

MICROSOFT EXCEL: Hoja de cálculo, formada por filas y columnas, la intersección de una fila
y una columna forman una celda

LIBRO : Archivo de Microsoft Excel, cada libro está formado por varias hojas

REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a
Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una
fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas parte s de una hoja de cálculo
en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, y a otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan refe rencias externas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las
columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con números
(del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del
número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D
y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en
la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la
esquina inferior derecha del rango. A continuación, se muestran algunos ejemplos de
referencias.

Para hacer referencia a Utilice

La celda en la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10
Todas las celdas en la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeran las filas y columnas de
la hoja de cálculo. El estilo F1C1 es útil para calcular las posiciones de las filas y columnas en
macros y puede ser útil para mostrar referencias relativas de celdas. En el estilo F1C1,
Microsoft Excel indica la ubicación de una celda mediante la letra "F" seguida del número de fila
y la letra "C" seguida del número de columna.

REFERENCIAS RELATIVAS DE CELDA, que son referencias a celdas relacionadas con la

posición de la fórmula.

REFERENCIAS ABSOLUTAS, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a
las celdas ubicadas en una posición específica. Para crear una referencia absoluta basta con
colocar el signo $ (dólar) antes del nombre de la fila y columna. Ej. :
$D$4 , haría referencia a la columna D y la fila 4. Al momento de arrastrar una fórmula que
contenga esta referencia, el valor de ésta no se modifica.

USO DE ALGUNAS TECLAS

Ir a la primera o ultima columna: CTRL + → ,←
Ir a la primera o ultima fila: CTRL + ↑ ,↓
DELETE: Si se presiona esta tecla mientras se está escribiendo en una celda, el contenido de
ésta se borrará
F2 : Permite modificar el contenido de una celda
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FÓRMULAS

Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas
realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación y
comparación; también pueden combinar valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras
celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a
celdas en hojas de otros libros. Para comenzar a escribir una fórmula lo primero que debe
hacerse es escribir el signo igual ( =)

Ejemplo:

= (B4+B25)/(D5-F5) Aquí se suma el valor de las celdas B4 y B25 y ese resultado

se divide entre la resta de las celdas D5 y F5

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las
operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una
fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división) Microsoft Excel evaluará los operadores de
izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de
la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
, (coma)
(un espacio) – Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicación y división
+ y– Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Operadores de cálculo de las fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto y referencia.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3
- (signo menos) Resta 3–1
Negación –1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparación
Comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
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El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una única porción
de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& (y comercial) Conecta o concatena dos valores para "Viento" & " norte" genera
producir un valor de texto continuo. "Viento norte"

Operadores de referencia :combinan rangos de celdas para los cálculos.

Operador de referencia Significado Ejemplo

:(dos puntos) Operador de rango que genera una B5:B15
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, éstas incluidas.
, (coma) Operador de unión que combina SUMA(B5:B15,D5:D15)
varias referencias en una sola.
(un espacio) Operador de intersección, que SUMA(B5:B15 A7:D7) En
genera una referencia a las celdas este ejemplo, la celda B7 es
comunes a dos referencias. común a ambos rangos.

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la
función SUMA agrega valores o rangos de celdas

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o
referencias de celda. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras
funciones; como vemos los argumentos son simplemente valores que utiliza una función para
realizar determinados cálculos.

La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la
función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.

Signo igual si la función está

al principio de la fórmula

Argumentos

=SUMA(A10:B10;F10;C3)
Un punto y coma separan los argumentos
Los paréntesis encierran los argumentos

Nombre de
la función
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FUNCIONES MÁS UTILIZADAS

Para la explicación de cada una de las funciones se tomará como ejemplo la siguiente tabla
(asumimos que los datos se encuentran en A1:D4) :

A B C D
1 Nombre Nota1 Nota2 Nota3
2 Juan,Pérez 10 13 8
3 Ana,Ruiz 11 14 14
4 Rosa,López 11 10 16
5 Nancy,Paz 12 15

FUNCIONES ESTADÍSTICAS

MAX(número1,número2,...)
Da como resultado el valor máximo de un conjunto de valores
Donde : número1,número2,... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el
valor máximo
Ej.
=MAX(B2:D2) , el resultado sería 13

MIN(número1,número2,...)
Da como resultado el valor mínimo de un conjunto de valores
Donde : número1,número2,... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el
valor mínimo
Ej.
=MIN(B2:D2) , el resultado sería 8

PROMEDIO(número1,número2,...)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos
Donde : núm ero1,número2,... son entre 1 y 30 números cuyo promedio se desea encontrar
Nota: Si un argumento contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan
por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.

Ej. = PROMEDIO(B2:D2)

CONTARA(valor1;valor2; ...)
Cuenta el número de celdas que no están vacías. Use CONTARA para contar el número de
celdas que contienen datos en un rango.
Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En
este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo
celdas vacías.
=CONTARA(B1:B5) daría como resultado 4

CONTAR(ref1;ref2; ...)
Cuenta el número de celdas que contienen números
Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 ar gumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero sólo se cuentan los valores numéricos y las fechas
=CONTAR(B1:B5) daría como resultado 3
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FUNCIONES MATEMÁTICAS

SUMA(número1,número2,...) : Esta función suma todos los números de un rango

Donde : número1,número2,... son entre 1 y 30 números cuya suma se desea obtener
Ejemplos :

=SUMA(B2:D2) , sumaría los valores ubicados en B2 hasta D2, daría 31

=SUMA(B2;C3;D4) ,sumaría el contenido de las celdas B2, C3 y D4, daría 3 0

PRODUCTO(número1,número2,...):Multiplica todos los números que figuran como argumentos

y devuelve el producto
Donde : número1,número2,... son entre 1 y 30 números que se desean multiplicar
Ej:
=PRODUCTO(B2;C3;D4) , daría como resultado el producto de las celdas B2, C3 y D4

REDONDEAR(número;cant_decimales)
Redondea un número a una cantidad de decimales especificada
Número : es el número que se desea redondear
cant_decimales : especifica la cantidad de dígitos al que se desea redondear

Ej. Si en la cel da H4 tenemos 3,5673

=REDONDEAR(H4;2) , daría como resultado 3,57

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Suma las celdas en el rango que coincide con el criterio. Se podría leer de la siguiente manera:
Si “rango” cumple con “criterio” entonces suma el contenido de “rango_suma”
Rango : es el rango de celdas que se desea evaluar
Criterio : es el criterio en forma de número, expresión o texto que determina que celdas se van
a sumar. Por ejemplo el argumento criterio puede expresarse como 32, “>32” ,B3, o
“manzanas”
Rango_suma : son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se
sumas sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se
omite se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ej.
=SUMAR.SI(B2:B4;”>11”;D2:D4)

Significaría : si el valor de las celdas de la B2 hasta B4 son mayores a 11, entonces sumar el
contenido de las celdas D2 a D4
En este caso sumaría 14 y 16 , ya que esos son los valores correspondientes en la columna D,
que cumplen con la condición en la columna B de ser mayores a 11

CONTAR.SI(rango;criterio)
Da como resultado un número que indica la cantidad de celdas que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado

Rango : es el rango dentro del cual se desea contar el número de celdas que no están en
blanco

Criterio : es el criterio en forma de número, expresión o texto que determina que celdas se van
a contar.
Ej:
=CONTAR.SI(D2:D4;”>11”)

Aquí le indicaríamos que cuente las celdas dentro del rango D2:D4 cuyo contenido sea mayor
a 11, en este caso el resultado sería 2.
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FUNCIONES DE CADENA

MAYUSC(texto)
Convierte el texto en mayúsculas.
Texto: es el texto que se desea convertir en mayúsculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.
Ejemplos
- MAYUSC("total") es igual a "TOTAL"
- Si E5 contiene el texto "producción", entonces:
MAYUSC(E5) es igual a "PRODUCCIÓN"

MINUSC(texto)
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Texto : Es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de
texto que no sean letras.

Ejemplos
- MINUSC("Dep. 2B") es igual a "dep. 2b"
- Si E5 contiene el texto "NOMBRE", entonces: MAYUSC(E5) es igual a “nombre”

NOMPROPIO(texto)
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de
texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las
demás letras a minúsculas.

Ejemplos
- NOMPROPIO("éste es un TITULO") es igual a "Éste Es Un Título"
- NOMPROPIO("2 centavos") es igual a "2 Centavos"
- NOMPROPIO("PresuPuesto76") es igual a "Presupuesto76"

CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Concatena argumentos de texto.
Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que serán unidos en un elemento de texto
único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas
únicas.

Observaciones: Puede usar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de
texto.

Ejemplos
=CONCATENAR("Total ";"Valor") es igual a "Total Valor". Es to equivale a escribir:
= "Total"&" "&"Valor"

ESPACIOS(texto)
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use
ESPACIOS en texto que pueda contener un separación irregular.
Texto : es el texto del que desea quitar espacios.

Ejemplo
ESPACIOS(" Ganancias primer trimestre ") es igual a "Ganancias primer trimestre"
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IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Extrae el carácter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto.
Texto :Es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Núm_de_caracteres especifica cuántos caracteres se extraen desde la izquierda

- Núm_de_caracteres deberá ser mayor o igual a 0.
- Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devuelve todo el
texto.
- Si núm_de_caracteres se omite, el valor predeterminado es 1.

Ejemplos
- IZQUIERDA("Precio de venta"; 6) es igual a "Precio"
- Si A1 contiene "Suecia", entonces : IZQUIERDA(A1) es igual a "S"

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve o extrae el último carácter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto.
Texto: es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer.
- Núm_de_caracteres debe ser igual o mayor que 0.
- Si el argumento núm_de_caracteres es mayor que la longitud de texto, DERECHA
devolverá todo el texto.
- Si el argumento núm_de_caracteres se omite, se asume que es 1.

Ejemplo

- Si la celda E5 contiene "Precio Venta" entonces, DERECHA(E5; 7) es igual a "Venta"

EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Extrae de un determinado texto, a partir de una posición que se especifique un número
específico de caracteres.

Texto : es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Posición_inicial: es la posición del primer carácter que desea extraer del argumento texto. La
posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente.
- Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío).
- Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más
núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el
final de texto.
- Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!

Núm_de_caracteres: especifica el número de caracteres de texto que se han de devolver. Si

núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!

Ejemplo:
Si en la celda D5 tenemos 100MAT99
=EXTRAE(D5;4;3) , extraería de la celda D5 a partir de la 4ta. posición , 3 caracteres lo que
daría como resultado “MAT”

ENCONTRAR(texto_buscado;texto_principal;núm_inicial)
Encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (texto_principal) y devuelve un
número que corresponde a la posición en la que se encuentra el texto buscado. Se busca el
texto a partir de una determinada posición (empezando desde la izquierda)

Texto_buscado: es el texto que se desea encontrar.

- Si texto_buscado es "" (texto vacío), ENCONTRAR coincide con el primer carácter de la
cadena de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1).
- Texto_buscado no puede contener ningún carácter comodín.
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Texto_principal : es el texto que a su vez contiene el texto que se desea encontrar.

Núm_inicial: especifica el carácter a partir del que comenzará la búsqueda. El primer carácter
del argumento texto_principal es el carácter número 1. Si se omite núm_inicial, se supondrá
que es 1.

Observaciones

C Si texto_buscado no aparece en texto_principal, ENCONTRAR devuelve el valor de error

#¡VALOR!
C Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR devuelve el valor de error #¡VALOR!
C Si núm_inicial es mayor que la longitud de texto_principal, ENCONTRAR devuelve el valor
de error #¡VALOR!

Ejemplos :
- ENCONTRAR("A";"Amanda Arteaga") es igual a 1
- ENCONTRAR("a";"Amanda Arteaga") es igual a 6
- ENCONTRAR("A";"Amanda Arteaga";3) es igual a 8
- Supongamos que tenemos una lista con productos y números de serie y queremos sólo
los nombres de los productos sin los números de serie. Puede utilizar la función
ENCONTRAR para encontrar el símbolo # y la función EXTRAE para omitir el número de
serie.

A
1 Papel #125
2 Colores #128

= EXTRAE(A1;1;ENCONTRAR(" #";A2;1)-1) devuelve Papel

= EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR(" #";A2;1)-1) devuelve colores

LARGO(texto)
Devuelve la longitud de una cadena de texto.
Texto: Es el texto cuya longitud desea conocer. Los espacios se cuentan como caracteres.

Ejemplos

- LARGO("Nombre Ciudad ") es igual a 13

- LARGO("") es igual a 0

FUNCIONES LÓGICAS
Estas funciones se utilizan para comprobar si una condición es cierta o falsa o para comprobar
varias condiciones.

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO(cuando todos los
argumentos cumplan con las condiciones especificadas.); devuelve FALSO si uno o más
argumentos son FALSO
Valor_lógico1;valor_lógico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplos: si tenemos :
A B C
1 11 15 14
2 10 13 8

=Y(A1>13;B1>13;C1>13) , daría como resultado FALSO

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=Y(A2>5;B2>5;C2>5) , daría como resultado VERDADERO

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO, devolverá VERDADERO si alguno de
los argumentos es VERDADERO, es decir basta que una condición se cumpla para que el
resultado sea VERDADERO
Valor_lógico1; valor_lógico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo:

=O(A1>16;B1>16;C1>16) , daría como resultado FALSO

=O(A2>10;B2>10;C2>10) , daría como resultado VERDADERO

SI(condicion;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicha condición
es FALSA. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Condición: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero: es el valor que se devolverá si condición es VERDADERO. Si condición

es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_ver dadero, la función devuelve
VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso: Es el valor que se devolverá si condición es FALSO. Si condición es FALSO y

se omite el argumento valor_si_falso, la función devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra
fórmula.

Ejemplos
a) =SI(C1>15;”mayor a 15”;”menor a 15”) dará como resultado “menor a 15”
b) =SI(PROMEDIO(A2:C2)>10;“aprobado”;”desaprobado”) , dará como resultado
“desaprobado”
c) Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre
Promedio.

Si Promedio es: La función devuelve

Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F

Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:

=SI(Promedio>89;"A";SI(Promedio>79;"B",SI(Promedio>69;"C";SI(Promedio>59;"D";"F"))))

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento

valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el
argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento
prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer
argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

? Nota: · Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas
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FUNCIONES DE BÚSQUEDA

BUSCARV(valor_buscado;tabla;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una tabla y devuelve el valor en
la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea encontrar.

Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la tabla. Valor_buscado

puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Tabla: es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango

Indicador_columnas: es el número de columna de tabla desde la cual debe devolverse el valor

coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la
primera columna del argumento tabla; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de tabla y así sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si
indicador_columnas es mayor que el número de columnas de tabla, BUSCARV devuelve el
valor de error #¡REF!

Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor
igual o aproximado al valor especificado.

NOTAS:

? Si el argumento ordenado es 1 ó se omite, la función devuelve un valor aproximado, es

decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado (de todos los valores menores , el mayor)

? Si ordenado es FALSO ó 0 (cero), BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra

ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.

? Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del

argumento tabla deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; De lo
contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
• Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú
Datos y seleccione la opción "Ascendente".

? Los valores de la primera columna de tabla pueden ser texto, números o valores lógicos.
? El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
? Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de tabla, BUSCARV
devuelve el valor de error #N/A.

BUSCARH(valor_buscado;tabla;indicador_filas; ordenado)
Busca un valor en la fila superior de una tabla y, a continuación, devuelve un valor en la misma
columna de una fila especificada en la tabla.

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de tabla. Valor_buscado puede ser
un valor, una referencia o una cadena de texto.
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Tabla es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o el nombre de un rango.
- Los valores de la primera fila del argumento tabla pueden ser texto, números o valores
lógicos.

Indicador_filas es el número de fila en la tabla desde la cual se deberá devolver el valor

coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en tabla; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en tabla y así sucesivamente. Si
indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el número de filas en tabla, BUSCARH devuelve el valor de error
#¡REF!

Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la función
BUSCARH coincida exacta o aproximadamente.
Si ordenado es 1 ó se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se
encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado (de todos los menores el mayor). Si ordenado es 0 (cero), la función BUSCARH
encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Observaciones

♦ Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
♦ Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de tabla, BUSCARH
devuelve el valor de error #N/A.
♦ Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento
tabla deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto.
♦ El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
♦ Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los
valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en
Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga
clic en la fila deseada y después en Ascendente.

Ejemplos:
Si tenemos los siguientes datos

A B C D
3 Código Nombre Edad Prom
4 100 Juan,Pérez 26 8
5 101 Ana,Ruiz 27 14
6 102 Rosa,López 25 16
7 103 Nancy,Paz 23 15

=BUSCARV(101;A3:D7;3;0) , daría como resultado 27, ya que busca el valor 101 en la tabla y
da como resultado el valor que está en la tercera columna

=BUSCARH(“Nombre”;A3:D7;4;0), daría como resultado “Rosa,López” , ya que busca en la

columna “Nombre” el valor que se encuentra en la cuarta fila

COINCIDIR(valor_buscado;tabla;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posición relativa de un elemento en una tabla que coincida con un orden
especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer
la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla.

♦ Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la tabla. Por ejemplo, cuando
busque algún número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como
valor de búsqueda, pero el valor que realmente desea es el número de teléfono.
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♦ Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda
a un número, a un texto o a un valor lógico.

Tabla es un rango múltiple de celdas que contienen posibles valores a buscar.

Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1.

− Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al

valor_buscado (de todos los menores, el mayor). Los valores en el argumento tabla deben
colocarse en orden ascendente:

− Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente

igual al valor_buscado. Los valores en tabla pueden estar en cualquier orden.

− Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual

al valor_buscado(de todos los mayores , el menor). Los valores en tabla deben colocarse
en orden descendente.

− Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.

Observaciones

♦ COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la tabla y no el valor en sí

♦ COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de
texto.
♦ Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.
♦ Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los
caracteres comodines asterisco (*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una
secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un único carácter.

Ejemplos

=COINCIDIR(“Ana,Ruiz”;B3:B7;0) , daría como resultado 3

=BUSCARH(“Nombre”;A3:D7;COINCIDIR(102;A3:A7;0);0)

Buscamos en la columna “Nombre” de la tabla el valor que está en la fila que coincide con el
código 102, lo que daría como resultado “Rosa,López”

FECHA Y HORA

Cómo ejecuta Microsoft Excel los cálculos de fecha y hora

Microsoft Excel almacena los datos como números secuenciales denominados valores de serie
y almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera como una
porción de un día. Las fechas y las horas son valores y, por tanto, pueden sumarse, restarse e
incluirse en otros cálculos. Por ejemplo, para determinar la diferencia entre dos fechas, puede
restarse una fecha de otra. Puede verse una fecha o una hora como un número de serie o
como una fracción decimal, cambiando el formato de la celda que contenga la fecha o la hora a
formato General.

Microsoft Excel, permite dos sistemas de fecha: los sistemas de fecha 1900 y 1904. El sistema
de fecha predeterminado en Microsoft Excel 97 para Windows es el 1900. Para cambiar al
sistema de fecha 1904, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, haga clic en la ficha
Calcular y, a continuación, active la casilla de verificación Sistema de fechas 1904.
13

En la siguiente tabla se muestran la fecha inicia y la fecha final de cada sistema de fecha y el
valor de serie asociado a cada una de ellas.

Sistema de fechas Fecha inicial Fecha final

1900 1 de enero, 1900 31 de diciembre, 9999
(valor de serie 1) (valor de serie 2958525)
1904 2 de enero, 1904 31 de diciembre, 9999
(valor de serie 1) (valor de serie 2957063)

Nota Si se introduce una fecha en Microsoft Excel 97 y solamente se introducen dos dígitos
para el año, Microsoft Excel introducirá el año como se indica a continuación:

? Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Microsoft Excel introducirá los años del
2000 hasta 2029. Por ejemplo, si se escribe 28/5/19, Microsoft Excel supondrá que la fecha
es 28 de mayo de 2019.
? Si se introduce desde 30 hasta 99 para el año, Microsoft Excel introducirá los años del
1930 hasta 1999. Por ejemplo, si se escribe 28/5/91, Microsoft Excel supondrá que la fecha
es 28 de mayo de 1991.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

AHORA( )
Devuelve la fecha y la hora actual

HOY()
Devuelve la fecha

DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente a núm_de_serie. El día se expresa como un número
entero comprendido entre 1 y 31.

Núm_de_serie es el código de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para los cálculos de
fecha y hora. La variable núm_de_serie puede proporcionarse como texto, por ejemplo, "15-4-
93" o "15-Abr-1993", en lugar de como número. El texto se convierte automáticamente en un
número de serie

MES(núm_de_serie)
Devuelve el mes que corresponde a núm_de_serie. El mes se expresa como un número entero
entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año que corresponde a núm_de_serie. El año se expresa como un número entero
entre 1900 y 9999

HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora correspondiente al argumento núm_de_serie. La hora se expresa como un
número entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.).
Ej: =HORA(AHORA( ))

MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto correspondiente al argumento núm_de_serie. El minuto se expresa como
un número entero, comprendido entre 0 y 59
Ej. =MINUTO(AHORA( ))

DIASEM(núm_de_serie;tipo)
14

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve

como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

Tipo es un número que determina que tipo de valor debe ser devuelto.

Tipo Número devuelto

1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).
2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).
3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).

Observación:

- También puede usar la función TEXTO para convertir un valor en un formato de número
especificado usando el sistema de fechas 1900:

TEXTO("16-4-90", "dddd") es igual a lunes.

Ejemplos: si tenemos:

A
1 14/02/90
2 10:15:26
3 25/06/95

=DIASEM(A1) , es igual a 4 (miércoles)

=DIA(A1) , es igual a 14
=MES(A1) , es igual a 02
=AÑO(A1) , es igual a 90
=HORA(A2) , es igual a 10
=MINUTO(A2) , es igual a 15
=AÑO(A3) - AÑO(A1) , es igual a 5

FILTROS

AUTOFILTROS

1. Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.
3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haga clic en la flecha de la
columna que contiene los datos que desea presentar.
4. Haga clic en el valor.
5. Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repita los pasos 3 y 4 en
ésta.

Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de
comparación distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la columna y después en
Personalizar.

NOTAS:

? Cuando aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las demás
columnas son los valores visibles de la lista filtrada.
15

? Autofiltro permite aplicar un máximo de dos condiciones en una columna. Si debe aplicar
tres o más condiciones a una columna, utilizar valores calculados como criterios o copiar
registros a otra ubicación, puede usar filtros avanzados.

Opciones de filtro automático

Para Haga clic en

Presentar todas las filas Todas

Presentar todas las filas situadas entre los límites Las 10 más
superior e inferior que especifique, ya sea por
elemento o porcentaje; por ejemplo, los importes
hasta el 10% de las ventas

Aplicar dos valores de criterio de la columna actual Personalizar

o utilizar operadores de comparación distintos de Y
(el operador predeterminado)

Presentar sólo las filas que contienen una celda Vacías

vacía en la columna

Presentar sólo las filas que contienen un valor en la No vacías

columna

Nota: Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar
contiene una celda vacía.

Mostrar un subconjunto de filas mediante comparación de valores

Para buscar valores específicos en filas de una lista mediante uno o dos criterios de
comparación en la misma columna, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos
que desea comparar y haga clic en Personalizar.

- Para buscar según un criterio, haga clic en el operador de comparación que desea utilizar
en la primera casilla bajo Mostrar las filas en las cuales y escriba el valor que desea buscar
en la casilla situada a la derecha del operador.

- Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el operador de
comparación y el valor que desea y haga clic en el botón Y. En las casillas del segundo
operador y el segundo valor, introduzca los que desee.

- Para presentar las filas que cumplen una u otra condición, introduzca el operador de
comparación y el valor que desea y haga clic en el botón O. En las casillas del segundo
operador y el segundo valor, introduzca los que desee.

Quitar filtros de una lista

- Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la
columna y después en Todos.
- Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el menú
Datos y haga clic en Mostrar todo.
- Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic
en Autofiltro.
16

FILTRAR UNA LISTA USANDO CRITERIOS AVANZADOS

La hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías que pueden utilizarse como
rango de criterios sobre la lista, que debe incluir rótulos de columna.

1. Copie los rótulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los
valores que desea filtrar.
2. Péguelos en la primera fila vacía del rango de criterios.
3. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar.
Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista.
4. Haga clic en una celda de la lista.
5. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista
sin moverla.
7. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo,
haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina
superior izquierda del área de pegado.
8. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rótulos de criterios.

Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango
de criterios, haga clic en Contraer cuadro de diálogo .

Sugerencia Si la hoja de cálculo contiene un rango de nombre “Criterios”, su referencia

aparecerá automáticamente en la casilla Rango de criterios.

Rango de criterios: Rango de celdas que contiene un conjunto de condiciones de búsqueda

que se utilizan con el comando Filtro avanzado (menú Datos, submenú Filtros) para filtrar datos
de una lista. Un rango de criterios está formado por una fila de rótulos de criterio y, como
mínimo, una fila que defina las condiciones de búsqueda.

EJEMPLOS DE CRITERIOS DE FILTROS AVANZADOS

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna,
varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una
fórmula.

Tres o más condiciones en una sola columna

Si incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta las filas que contienen "Perez", "Ramos" o "Paz" en la columna Vendedor.

Vendedor
Perez
Ramos
Paz

Criterios de dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta todas las filas que contienen "fruta" en la columna Tipo, "Ramos " en la columna
Vendedor y valores de ventas superiores a 500

Tipo Vendedor Ventas

Fruta Ramos >500
17

Nota También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar sólo
las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro del menú Datos.

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta todas las filas que contienen "fruta" en la columna Tipo, "Ramos " en la columna
Vendedor y valores de ventas superiores a 500

Tipo Vendedor Ventas

Fruta
Ramos
>500

Condiciones creadas c omo resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si emplea una fórmula
para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este
rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta filas que contienen un valor en la columna G superior al promedio
de las celdas E5:E14; no utiliza rótulo de criterios.

=G5>PROMEDIO(E5:E14)

GRÁFICOS

Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos
a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos.
Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.

Crear un gráfico

Puede crear un gráfico incrustado o una hoja de gráfico.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico.
Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección
las celdas que los contienen.
2. Haga clic en Menú Insertar ,gráfico
3. Siga las instrucciones.

Gráfico incrustado: Objeto gráfico situado en una hoja de cálculo y que se guarda con ella
cuando se guarda el libro. Los gráficos incrustados están vinculados a los datos de la hoja de
cálculo y se actualizarán cuando cambien los datos de ésta.

Hoja de gráfico: Hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico. Las hojas de gráfico
están vinculadas a los datos de la hoja de cálculo y se actualizarán cuando cambien los datos
de ésta.

Crear un gráfico a partir de selecciones no adyacentes

1. Seleccione el primer grupo de celdas que contienen los datos que desea incluir.
2. Mientras mantiene presionada la tecla CTRL, seleccione otros grupos de celda que desea
incluir.Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo.
3. Haga clic en Menú Insertar ,gráfico
4. Siga las instrucciones.
18

Crear un gráfico predeterminado en un solo paso

El tipo de gráfico predeterminado en Microsoft Excel es el gráfico de columnas, siempre que no
se haya cambiado.
- Para crear una hoja de gráfico que emplee el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los
datos que desea trazar y presione F11.
- Para crear un gráfico incrustado que emplee el tipo de gráfico predeterminado, seleccione
los datos que desea trazar y haga clic en Gráfico predeterminado . Si este botón no está
disponible, agréguelo a la barra de herramientas.

Modificar , dar formato al gráfico

Cuando insertamos un gráfico , en la barra de menús aparecerá inmediatamente un nuevo

menú llamado “gráfico”, aquí podremos seleccionar cualquiera de las opciones para modificar
los elementos del gráfico creado.
19

MENSAJES DE ERROR

¿Qué significa el error #####?

- El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda.

Puede cambiarse el tamaño de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de
columna.
- La fórmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que quepa en la celda.
Puede aumentarse el ancho de la columna arrastrando el borde entre los encabezados o
bien, cambiando el formato de número de la celda. Para cambiar el formato de número elija
Celda en el menú Formato y, a continuación, haga clic en la ficha Número y seleccione otro
formato.
- Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. En
Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la fórmula de fecha o
de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentará #### a lo ancho de la
celda. Para presentar el valor, elija Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha
Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni de hora.

¿Qué significa el error #¡VALOR!?

El valor de error #¡VALOR! da cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o
bien si la función Autocorrección de fórmulas no puede corregir la fórmula.

¿Qué significa el error #¡DIV/0!?

El valor de error #¡DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula por 0 (cero).

¿Qué significa el error #¿NOMBRE??

El valor de error #¿NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una
fórmula.

Causas posibles:
- Se ha eliminado un nombre utilizado en la fórmula o bien, se ha utilizado un nombre que no
existe.
- Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función
- Se ha introducido texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas. Microsoft Excel
tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido introducir como
texto
- Se han omitido los dos puntos (:) en un referencia de rango

Qué significa el error #N/A?

El valor de error #N/A se da cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula

- Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV o BUSCARH para localizar
un valor en una tabla no ordenada.
- Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la
hoja de cálculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV

¿Qué significa el error #¡REF!?

El valor de error #¡REF! se da cuando una referencia de celda no es válida.
- Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado
celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmula

¿Qué significa el error #¡NUM!?

El valor de error #¡NUM! se da cuando hay un problema con algún número en una fórmula o
función.

Causas posible:
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- Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento

numérico. Asegúrese de que los argumentos que se utilizan en la función son correctos y
pertenecen al tipo de argumento correcto.

- Se ha introducido una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado

pequeño para que Microsoft Excel lo represente

¿Qué significa el error #¡NULO!?

El valor de error #¡NULO! se da cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
cruzan.

Causa posible Solución recomendada

Se ha utilizado un operador Para hacer referencia a dos áreas que no se cruzan, utilice el
de rango incorrecto o una operador de unión, el punto y coma (;). Por ejemplo, si la
referencia de celda fórmula suma dos rangos, asegúrese de que una coma
incorrecta. separa los dos rangos (SUM(A1:A10,C1:C10)). Si se omite la
coma, Microsoft Excel tratará de sumar las celdas comunes
a los dos rangos, pero A1:A10 y C1:C10 no tienen celdas en
común porque no se cruzan. Compruebe si hay errores de
tecleo en la referencia a los rangos .