El anfitrin

Tcnicas de
Organizacin de Actos I
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Tcnicas de Organizacin de Actos I

INTRODUCCIN
Un evento nace por el deseo expreso de una o varias personas. El trmino anfitrin es
el mejor trmino para definir a esa persona que normalmente organiza el acto o que
toma la decisin de organizarlo, (aunque le asistan otros en ese empeo, que sern
los verdaderos organizadores). Segn el diccionario de la Real Academia Espaola,
la palabra viene de Anfitrin, rey de Tebas, esplndido en sus banquetes, y se utiliza
para la persona o entidad que recibe en su pas o en su sede habitual a invitados o
visitantes o tambin para la persona que tiene invitados a su mesa o a su casa.

Un anfitrin es uno de los protagonistas esenciales del acto, ya que es la persona que
sabe por qu y para qu se realiza ese acto, con quin lo quiere compartir, cmo desea
hacerlo, cul es el sitio ms adecuado y qu fecha y hora son las ms convenientes.

En el da sealado, el anfitrin tendr la mxima responsabilidad a la hora de ejecutar

el evento, ya que debe recibir a los invitados a los que ha convocado, transmitir el
mensaje que desea, atender a las personas que tiene en su casa, y por supuesto, al
finalizar, debe despedirse de ellos y agradecerles su asistencia.

El anfitrin preside los acontecimientos o eventos que organiza, a los que convoca o
invita, sean de la clase que sean y la importancia de su figura aparece contemplada en
el Real Decreto 2099/83 sobre Precedencias Generales del Estado, ya que el artculo 4
de esta disposicin expone textualmente: Los actos sern presididos por la autoridad
que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupar
lugar inmediato en la misma.

Este artculo da as una de las claves de la figura del organizador preside los actos y
cuando cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de honor debe
situarse junto a ella o l, incorporando as la posibilidad de la cesin de su lugar, pero
hay que tener en cuenta que la cesin es un hecho voluntario. Nadie puede obligar a
un anfitrin a ceder su puesto de presidencia, aunque parece obvio que en ocasiones
es aconsejable.

Una de las labores ms importantes de un anfitrin/organizador es determinar el protocolo

de los invitados que asistan a su acto. As lo dispone para los eventos oficiales de carcter
especial el Real Decreto 2099/83 de Precedencias vigente en Espaa, que en su artculo
6 lo especifica claramente: la precedencia en los actos oficiales de carcter especial se
determinar por quien los organice, de acuerdo con su normativa especfica, sus costumbres
y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento.

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Quedan fuera de esta responsabilidad los actos oficiales de carcter general, ya que la
ordenacin de las autoridades asistentes a los mismos debe de hacerse cumpliendo los
criterios establecidos en la citada norma. As lo dispone el artculo 4, que no deja dudas
para los actos oficiales de carcter general organizados por la Corona, el Gobierno o la
Administracin del Estado, cuya precedencia se ajustar a las prescripciones del presente
Ordenamiento.

Sin embargo, para los actos oficiales de carcter general organizados por las comunidades
autnomas o por la administracin local, el anfitrin tiene una importante labor,
principalmente de interpretacin de costumbres y de aplicacin de sus propias normativas,
ya que, en estos casos, tal y como dispone el artculo 5 (apartado 2): la precedencia se
determinar prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento,
por su normativa propia y, en su caso, por la tradicin o costumbre inveterada del lugar.
En ningn caso podr alterarse el orden establecido para las instituciones del Estado
sealadas en el presente Ordenamiento. No obstante, se respetar la tradicin inveterada
del lugar cuando, en relacin con determinados actos oficiales, hubiera asignacin o
reserva a favor de determinados entes o personalidades.

Esta disposicin deja la responsabilidad a los organizadores en los actos oficiales de

carcter general en una comunidad autnoma o en la administracin local, pues ha de
conjugar perfectamente las normativas (nacional y propia) y las costumbres tpicas del
lugar, cuestin que en ocasiones resulta compleja.

Para evitar problemas de interpretaciones, el anfitrin puede dirigirse a Departamento de

Protocolo de la Presidencia del Gobierno, responsable de aplicar las normas del presente
Ordenamiento general de precedencias.

En los actos no oficiales, el anfitrin dispone a los invitados de acuerdo a sus propios
criterios y en virtud del tipo de acto y filosofa, procurando siempre no vulnerar el orden
entre las autoridades establecido en aquel decreto o en las normativas a tal efecto
dispuestas por otras instituciones regionales o locales.

OTRAS FUNCIONES DEL ANFITRIN

Son muchas las labores que tiene el organizador/anfitrin en un acto, siempre cumpliendo
los objetivos que se proponen: trato amable y atento hacia los invitados, seguir el programa
previsto, respeto hacia los invitados y sus circunstancias, buscar la integracin de todos y
facilitar las relaciones pblicas y que todos los asistentes se conozcan.

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Una misin fundamental del anfitrin es recibir a sus invitados. En protocolo hay una mxima:
todo invitado ha de ser recibido. En unos casos ser la mxima autoridad o jerarqua de la
institucin anfitriona o del departamento anfitrin, y en otros un representante designado. Ello
depender del rango del invitado y del tratamiento o cortesa que se desee conceder.

En los actos y las visitas oficiales se procura buscar un cierto equilibrio jerrquico o reciprocidad
entre la persona que recibe y la que llega, no siendo conveniente que la que reciba sea de
rango muy superior con respecto al invitado ni viceversa. En este caso, es costumbre que
el anfitrin designe a una persona (su jefe de gabinete, un director de servicio, el jefe de
protocolo, la secretaria, etc.) para que la reciba en su nombre y reservarse el propio anfitrin
para cumplimentar a su llegada a los de mayor rango (autoridades o invitados especiales).

Tambin es casi preceptivo que el anfitrin presente a sus colaboradores inmediatos, a los
patrocinadores del evento que se celebra y a los principales representantes de las instituciones
o entidades privadas que asistan al acto.

En un recibimiento a una autoridad, ste se ajusta a un determinado ceremonial que pasa por
la disposicin de las lneas de saludo. El anfitrin se sita el primero y, a continuacin, a los
restantes miembros de su equipo (los concejales en el caso de un alcalde, los consejeros en el
caso de un presidente de comunidad, o los miembros del consejo de administracin en el caso
del presidente de una empresa). Este saludo se efecta, generalmente, en la puerta de la calle
o el vestbulo de acceso al edificio donde se celebre el acto. En estas salutaciones oficiales a las
altas autoridades, antes de la bienvenida por parte del anfitrin, suele haber un recibimiento de
las primeras autoridades (salvo que ya hubieran saludado en otro lugar, como en el aeropuerto
o en un acto anterior), por lo que se establecen dos lneas de saludo: la oficial (autoridades
que han de cumplimentar en razn a su cargo), que se efecta en el exterior del edificio y la de
los anfitriones (en el edificio o tambin en el exterior pero prximos a la puerta de acceso y a
continuacin de aquella primera lnea de saludo).

Otra competencia importante del organizador es la de pronunciar un discurso. Llegado el

momento el anfitrin es el primero en dirigir la palabra para agradecer la asistencia, explicar
los motivos del acto, presentar a los dems invitados o, al menos, a quienes le acompaan en la
presidencia. En este caso, el invitado de honor es quien cierra los discursos. Pero si el anfitrin
es al mismo tiempo la mxima autoridad, un representante del propio anfitrin ser el primero
en intervenir (el caso de un concejal con respecto a su alcalde) y cerrar el anfitrin, quien en
todo momento va concediendo o anunciando las intervenciones de acuerdo al orden del da que
previamente se ha elaborado. Si se trata de una comida, el brindis lo efectuar el anfitrin, al
que puede responder el invitado de honor.

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El anfitrin es quien marca el inicio del acto y quien, igualmente, seala el final del mismo,
procurando que no se retrase en exceso y que tampoco se prolongue ms all de lo lgico.

El anfitrin, al igual que recibe, despide, normalmente en el mismo lugar. Enva las invitaciones
a los actos y se ocupa personalmente (con la colaboracin de su equipo) de todos los detalles.

En aquellos eventos de cierta complejidad, parece conveniente sugerir al anfitrin que estudie
detalladamente el programa y los anexos y que, junto a su jefe de protocolo, recorra previamente
el lugar y estudie su actuacin.

El mejor anfitrin es aqul que sabe moverse slo y muestra continuamente un gran dominio
de la situacin.

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