Gerencia de Proyectos

Introduccin a la Gerencia de Proyectos

Pr
Preguntas para reflexionar:

1. Cules son los problemas que tenemos

en nuestras empresas cundo trabajamos
en proyectos ?

2. Qu propone para resolver los

problemas ?
 Qu es el Project Management
Institute PMI?

Project Management Institute PMI

es una organizacin sin fines de
lucro.
Fundada en 1969, a febrero de 2010,
cuenta con ms de 500,000
miembros de diferentes
especialidades, en 170 pases.
En Lima se cuenta con el Captulo
Lima Per, fundado en 1999
El lema del PMI es Hacer la gestin
de proyectos una herramienta obtener http://www.pmi.org
resultados de negocios
 Qu es el PMBOK?

Es una norma reconocida en la

profesin de la direccin (gestin)
de proyectos.
Identifica buenas prcticas.
Existe un consenso sobre su valor
y utilidad.
Fuente: www.pmi.org
Proporciona un vocabulario comn.
Norma fundamental para sus
certificaciones.
 Estndares en Gerencia de Proyectos

El PMI recibi la designacin Organizacin que

Desarrolla Estndares por la ANSI (American
National Standards Institute) en 1999.
 Evolucin de los Estndares en
Gerencia de Proyectos
1976: Se empezaron a documentar estndares
1983: Publicacin de 1er estndar
1987: Se publica estndar revisado
1996: Actualizacin total y publicacin de la Edicin
1996 del PMBOK
2000: Publicacin de la Edicin 2000 del PMBOK
2001: Publicacin del Estndard para las Estructuras de
Descomposicin de Trabajo (WBS)
2002: Publicacin de:
o Marco Conceptual del Desarrollo de Competencias en
Gerencia de proyectos
o Extensn del PMBOK 2000 a Gobierno
2004: Publicacin de la tercera edicin del PMBOK
2008: Publicacin de la cuarta edicin del PMBOK
2012: Publicacin de la quinta edicin del PMBOK
Qu es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado nico:
Un producto: Ampliacin de planta, una casa, etc.
Un servicio: Una ventanilla de atencin al cliente, un call
center, atencin post venta.
Un resultado: Como un documento, un estudio de
viabilidad o factibilidad, la frmula para una nueva vacuna,
etc.
Pueden ser creados como resultado de: una demanda de
mercado, una necesidad de la organizacin, una solicitud del
cliente, un avance tecnolgico, un requerimiento legal
Ejemplos de proyectos

Implementacin de
SAP R/3

Implementacin de
Call Center 24/7

Renovacin de servidores
Desarrollo de aplicacin para ventas
 Cmo surge un proyecto?

Problemas, Deseos y
Ideas
necesidades u expectativas
oportunidades

Resultados Producto Proyecto Delimitar requisitos

(producto)
Cmo surge un proyecto?
Qu son los proyectos para las
organizaciones?

Las organizaciones deben

ejecutar procesos
(operaciones) para lograr
sus objetivos.
Estos procesos requieren de
productos, que les
permitan optimizar el
proceso en si.
Todo producto o servicio
nico est
PRINCIPALMENTE orientado
a soportar un determinado
proceso.
Los proyectos crean los
productos o servicios que
sern usados por los
proceso. (3PRO)
Relaciones entre Gestin de Proyectos,
Programas y Portafolios
 Relaciones entre Gestin de Proyectos,
Programas y Portafolios

** Proyectos Programas Portafolio

Alcance Tienen objetivos definidos. Tienen un alcance ms Tienen alcances de

El alcance se elabora amplio y proveen negocios que cambian con
progresivamente a travs beneficios ms los objetivos de la
del ciclo de vida del significativos. organizacin.
proyecto.
Cambios El gerente de proyectos El gerente de programas El gerente de portafolios
debe esperar cambios e debe esperar cambios continuamente monitorean
implementan procesos desde dentro o fuera del los cambios en un
para gestionarlos y programa y debe estar escenario muy amplio.
mantenerlos controlados. preparado para
gestionarlos.
Planeamiento El GPRY progresivamente El GPRG elabora plan de El GPRT crean y
elabora informacin de programas generales y mantienen procesos
alto nivel en planes crea planes de alto nivel necesarios y comunicacin
detallados a travs del para guiar el planeamiento relativa al portafolio.
ciclo de vida del proyecto. detallado a nivel de
componente.
 Relaciones entre Gestin de Proyectos,
Programas y Portafolios

Proyectos Programas Portafolio

Gestin GPRY dirigen al equipo de GPRG dirigen al staff del GPRT pueden dirigir o
proyecto para cumplir con programa y los gerentes coordinar el staff de
los objetivos del proyecto. de proyecto. Les proveen gestin del portafolio.
visin y liderazgo.
xito Es medido por la calidad Es medido por el grado en Es medido en trminos del
del producto y el proyecto, el cual el programa rendimiento agregado de
tiempo, cumplimiento del satisface las necesidades los componentes del
presupuesto y el nivel de y beneficios para los portafolio.
satisfaccin del cliente. cuales han sido
emprendidos.
Seguimiento GPRY hacen seguimiento GPRG hacen seguimiento GPRT hacen seguimiento
y control al trabajo de al progreso de los al rendimiento agregado y
elaborar los productos, componentes del los indicadores de valor.
servicios o resultados que programa para asegurar
el proyecto ha asumido que se cumplan los
producir. objetivos de costo, tiempo
y beneficios.
Direccin de proyectos y gestin de
operaciones
Por qu fallan los Proyectos?
Por qu fallan los Proyectos?
 Leyes de la Gerencia de Proyectos

Ningn proyecto importante se ha terminado nunca en el plazo

marcado, con el mismo presupuesto asignado ni con el mismo equipo
con que se comenz. El suyo no ser primero en hacerlo.
Los proyectos progresan rpidamente hasta que se concluyen en un
90%, y despus, siempre permanecen completos en un 90%.
La ventaja de los objetivos poco claros es que le evitan la molestia de
tener que estimar los correspondientes costos claros.
Si se permite que cambie libremente el contenido del proyecto, el ritmo
de cambios exceder el ritmo de progresos.
Los equipos de proyecto detestan los informes sobre progresos, ya
que manifiestan claramente su falta de progreso.
Oficina de direccin de proyectos - PMO

Es una unidad organizacional

que tiene varias
responsabilidades asignadas
con relacin a la direccin
centralizada y coordinada de
aquellos proyectos que se
encuentran bajo su direccin.
 Oficina de direccin de proyectos - PMO

La funcin principal es brindar apoyo a los gerentes de proyecto de diversas formas como:

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la PMO;

Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y normas para la

direccin de proyectos;

Instruir, orientar, capacitar y supervisar;

Vigilar el cumplimiento de las polticas, de normas, procedimientos y plantillas de

la direccin de proyectos mediante auditoras del proyecto.

Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y otra documentacin

compartida del proyecto (activos de los procesos de la organizacin y

Coordinar la comunicacin entre proyectos.

Project Management Office

Project
Management
Office

Soporte Consultora Mtodos Gerentes

a los y y Capacitacin de
Proyectos Orientacin Estndares Proyectos
 Qu es la direccin (gestin) de
proyectos?

La direccin (gestin) de proyectos es la aplicacin de

conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas a las
actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo.

Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los

47 procesos de la direccin de proyectos, agrupados
lgicamente que conforman los 5 grupos de procesos (iniciacin,
planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre.
 Qu implica dirigir (gestionar) un
proyecto?
Identificar requisitos.
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de
los interesados, segn se planifica y ejecuta el proyecto.
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
El alcance,

La calidad,

El cronograma,

El presupuesto,

Los recursos y

El riesgo.
 Los procesos de la direccin de
proyectos
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas
para obtener un producto, resultado o servicio definido.
Cada proceso se caracteriza por sus entradas, tcnicas y herramientas que
puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.
Para que un proceso tenga xito debe:
Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.
Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de
los interesados.
Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo,
calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado
especificado.
 Grupos de procesos de direccin
de proyectos

Grupo del Proceso de Iniciacin:

Usados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase ya
existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar
dicho proyecto o fase.
Grupo de Proceso de Planificacin:
Los requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los
objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los
objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto.
Grupo de Proceso de Ejecucin:
Los requeridos para completar el trabajo definido en el plan para la
direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del
mismo.
 Grupos de procesos de direccin
de proyectos

Grupo del Proceso de Monitoreo y Control:

Est compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear,
analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar
los cambios correspondientes.
Grupo de Proceso de Cierre:
Est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de
la Direccin de Proyectos, a fin de completar formalmente el
proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales
 Los procesos de la direccin de
proyectos

Categoras de
procesos

Aseguran que el Especifican y

proyecto avance Procesos de Procesos crean el
de manera eficaz direccin de orientados al producto del
durante su proyecto producto proyecto
existencia

Los procesos de direccin de proyectos se aplican globalmente y a todos los

grupos de industrias.
Buenas prcticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha
demostrado que la aplicacin de los procesos de direccin de proyectos aumenta
las posibilidades de xito en una amplia variedad de proyectos.
 Interacciones comunes entre los
procesos de la direccin de proyectos

Procesos de seguimiento
y control

Inicio de Procesos de
Procesos de Planeamiento Procesos Fin de Fase
Fase /
iniciacin de cierre / Proyecto
Proyecto

Procesos de
Ejecucin
 Interacciones comunes entre los
procesos de la direccin de proyectos

Grupo de
procesos de
planificacin Grupo de Grupo de
Grupo de procesos de procesos de
procesos de ejecucin seguimiento y
iniciacin control
Grupo de
Nivel de procesos de
Interaccin cierre

entre
procesos

Tiempo
 Ciclo de vida del proyecto

Es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y

en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan
por las necesidades de gestin y control de la organizacin u
organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia
del proyecto y su rea de aplicacin.

Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una

metodologa.

Puede ser determinado o conformado por los aspectos nicos de la

organizacin, de la industria o de la tecnologa empleada.
 Ciclo de vida del proyecto

Caractersticas del ciclo de vida.

Inicio del Organizacin y Ejecutando el Cerrando el

proyecto planeamiento trabajo proyecto
Costo y personal

Acta de Plan de Entregables Documentacin

Constitucin gestin del aceptados del proyecto
del Proyecto proyecto Tiempo archivada
 Ciclo de vida del proyecto

Impactos durante el ciclo de vida del proyecto

Alto
Influencia de los interesados, riesgos
e incertidumbre
Grao de impacto

Costo de los
cambios
Bajo

Tiempo
 Ciclo de vida del proyecto vs. Ciclo
de vida del producto

Idea Viabilidad Ejecucin del proyecto Pre Operacin

Perfil Pre Factibilidad Operacin
Factibilidad

Cul es el ciclo de vida del proyecto y cual es el ciclo de vida del

producto?
 Fases del proyecto

Las fases del proyecto son divisiones dentro

del mismo proyecto, donde es necesario
ejercer un control adicional para gestionar
eficazmente la conclusin de un entregable
mayor.
Las fases del proyecto suelen completarse de
manera secuencial, pero en determinadas
situaciones de un proyecto pueden
superponerse.
Por su naturaleza de alto nivel constituyen un
elemento del ciclo de vida del proyecto.
Una fase no constituye un grupo de procesos
de la direccin de proyectos.
 Fases del proyecto

Proyecto de una fase

Procesos de supervisin y control

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos

inicio planeamiento ejecucin de cierre
 Fases del proyecto

Proyecto de 3 fases
Anlisis y Diseo Desarrollo Implementacin
Procesos de supervisin y control Procesos de supervisin y control Procesos de supervisin y control

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos Procesos de Procesos de Procesos de Procesos Procesos de Procesos de Procesos de Procesos
inicio planeamiento ejecucin de cierre inicio planeamiento ejecucin de cierre inicio planeamiento ejecucin de cierre

Proyecto con fases superpuestas

Procesos de supervisin y control

Diseo
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos
inicio planeamiento ejecucin de cierre
Procesos de supervisin y control

Procesos de Procesos de Procesos de Procesos

inicio planeamiento ejecucin de cierre

Construccin
 Fases del proyecto

Relaciones entre fases:

Relacin secuencial. Donde una fase puede iniciarse una vez que
se completa la fase anterior.

Relacin de superposicin. Donde una fase se inicia antes que

finalice la anterior.

Relacin iterativa. Donde en un momento dado slo se planifica una

fase y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanzan
el trabajo y los entregables de la fase actual.
 Rol del Director de Proyectos

Es la persona asignada por la organizacin ejecutante para lograr

los objetivos del proyecto.

Requiere contar con las siguientes caractersticas:

Conocimiento: Lo que sabe sobre direccin de proyectos.
Rendimiento: Lo que puede hacer o lograr si aplica los
conocimientos sobre direccin de proyectos.
Personal: La manera como se comporta cuando ejecuta el
proyecto o actividades relacionadas. Abarca actitudes,
caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo (la
capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se
cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo)
 Factores ambientales de la
empresa
Se refieren a elementos tangibles e
intangibles, tanto internos como externos
que rodean el xito de un proyecto o
influyen en l.
Estos factores pueden provenir de
cualquiera de las empresas implicadas en
el proyecto.
Los factores ambientales de la empresa
pueden aumentar o restringir las opciones
de la direccin de proyectos, y pueden
influir de manera positiva o negativa sobre
el resultado.
Se consideran entradas para la mayora
de los procesos de planificacin.
 Factores ambientales de la
empresa
Ejemplos:
Procesos, estructura y cultura de la organizacin
Normas de la industria o gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes y conocimientos como los
relacionados con el diseo, el desarrollo, las leyes, las
contrataciones y las compras.
Administracin de personal (asignaciones, desempeo).
Sistemas de automatizacin de trabajos de la compaa.
Condiciones del mercado.
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados.
Clima poltico.
Canales de comunicacin establecidos en la organizacin.
Base de datos comerciales
Sistemas de informacin para la direccin de proyectos.
 Interesados

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo: clientes,

patrocinadores, la organizacin ejecutante del proyecto o el pblico),
que:

Participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden

verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o
terminacin (del producto) del proyecto.
 Interesados

El equipo de direccin del proyecto debe identificar tanto a los

interesados internos como externos con el objetivo de determinar
los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes
involucradas.

El director del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos

interesados con relacin a los requisitos del proyecto, para asegurar
un resultado exitoso.
Interesados

Interesados del proyeto

Otros Patrocinador Gerente de

Interesados (sponsor) Operaciones

Gerente
de Equipo de Proyecto Gerente
Funcionales
Portafolio
Equipo Otros
de miembros
Gerencia del equipo
Gerente
de de
de
Gerente Proyecto proyecto Vendedores
Proyecto
de / socios de
Programa negocios

Clientes /
PMO
Usuarios

Proyecto
 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto

Culturas y estilos
La cultura y estilo pueden tener una fuerte influencia en la
capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos.
La cultura y estilos se conocen como normas culturales.
La cultura se manifiesta a travs de:
Visin, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

Polticas, mtodos y procedimientos

Percepcin de las relaciones de autoridad y

tica laboral y horario de trabajo.

Reconocer y respetar las costumbres y el tipo de accionar de la

organizacin
 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto
Cultura organizacional:
Cmo se forma?
Cmo se adaptan las personas a la organizacin?

Administracin de
alta jerarqua

Filosofa de los
Criterios de Cultura de la
fundadores de la
seleccin organizacin
organizacin

Socializacin

Fuente: Stephen Robbins

 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto

Estructura
Matriz
Organizacional
Funcional Proyectizada
Matriz Matriz
Caractersticas Matriz Dbil
Balanceada Fuerte
del Proyecto

Autoridad del Gerente de Poca o Baja a Moderada a Alta o casi

Limitada
Proyecto ninguna moderada alta total

Poca o Baja a Moderada a Alta o casi

Disponibilidad de recursos Limitada
ninguna moderada alta total

Quien controla el Gerente Gerente Gerente de Gerente de

Mezcla
presupuesto Funcional Funcional Proyecto Proyecto

Rol del Gerente de Tiempo Tiempo Tiempo

Tiempo parcial Tiempo parcial
Proyecto completo completo completo

Personal administrativo del Tiempo Tiempo

Tiempo parcial Tiempo parcial Tiempo parcial
proyecto completo completo
 Influencias de la estructura
organizacional en el proyecto

Activos de los procesos de la organizacin

Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o
todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden
usarse para influir en el xito del proyecto.
Estos activos de procesos tambin abarcan las bases de
conocimiento de la organizacin, como lecciones aprendidas y la
informacin histrica.
Pueden incluir cronogramas completados, datos sobre riesgos y
datos sobre el valor ganado.
Incluyen:
Procesos y procedimientos.

Base corporativa de conocimiento.

Preguntas para reflexionar:

Preguntas para reflexionar:

1. Comparado con lo que viene haciendo en su

empresa u organizacin, Tiene sentido el
tomar en cuenta los fundamentos del PMBOK
para ordenar el trabajo de gestin?

2. Del 1 al 10 (10 el ms alto) Qu puntaje le

pondran a su organizacin en cuanto a la
forma como gestionan y cuanto ms cree que
podra mejorar (hasta que puntaje en la
escala anterior), si considerasen estos temas
bsicos?
 Pregunta para discusin grupal

Todas los siguientes son caractersticas de un proyecto,

excepto:
A. Temporal
B. Inicio y fin definidos
C. Actividades interrelacionadas
D. Se repite cada mes