UNIVERSIDAD DEL SOCONUSCO

TECNOLOGIAS DE LACOMPUTACION

PROYECTO:

Propuesta de implementacin de Herramientas

Tecnolgica para una empresa

PRESENTA.

LICENCIATURA DE INFORMATICA DMINISTRATIVA

Maria del Rosario Ramos Martinez

Tapachula, Chiapas 23 de Julio del 2017

NOMBRE DEL PROYECTO:

Digitalizacin de Expedientes de trabajadores con Base de datos

Introduccin

Un trabajador del IMG tiene una alta probabilidad de contar con cuatro expedientes
personales distribuidos en las delegaciones donde prest sus servicios durante su
trayectoria laboral como son:

Expediente histrico: Documentos bsicos para ingreso y trayectoria laboral:

vacaciones, propuesta sindical, examen mdico, amonestacin, etc.

Expediente en nmina de mando: Expediente del trabajador que ingresa o es

promovido a nmina de mando nico expediente fsicamente centralizado.

Expedientes de prstamos personales: Documentos especficos de los

prstamos hipotecarios, de automvil, etc.

Expediente de Relaciones Laborales: Documentos relacionados a trmites:

reconocimiento de tiempo de servicios, comisin sindical mayor a 60 das,
solicitud para cambio de residencia, jubilacin o pensin

Expedientes del Rgimen de Pensionados y Jubilados: Documentos

relacionados con la jubilacin o pensin.
Problemtica:

Principales problemas en el manejo de los expedientes de personal es que los

expedientes de personal son de uso cotidiano y la tardanza para acceder a ellos genera
problemas en el envo de informacin oportuna para las reas como son los rganos
fiscalizadores OIC y ASF, Coordinacin Laboral Laudos; Coordinacin de Relaciones
Laborales; Relaciones con el Sindicato, reingresos, jubilados y pensionados, y
Trmites personales de los trabajadores

Oportunidad de Mejora para la Administracin de Expedientes

Las Oficinas de Personal son responsables de administrar los expedientes activos de
cada servidor pblico y del seguimiento eficaz y eficiente y la organizacin y
conservacin de los documentos que generan y reciben
Por ello se requiere:
Generar un expediente nico que integre toda la vida laboral del trabajador.
Mejorar la administracin del archivo del personal: detectar faltantes y evitar
prdidas de documentos.
Conservar los expedientes en condiciones ptimas.
Contar, a nivel nacional, con un archivo debidamente resguardado e inventariado
Administrar los expedientes de personal y dar el servicio de prstamo a las reas
autorizadas.

Objetivo General
Contar con informacin sobre el personal que labora en el IMSS en todo el Estado de
Chiapas, en tiempo real, mediante la transformacin de los expedientes personales de
los ms de 7,500 trabajadores activos
Mantener un control exacto y adecuado de las entradas y salidas de los expedientes
personales de los trabajadores, debido a la actualizacin de la base de datos
delegacional que se efecta quincenalmente, en el SIAP, Actualizar el Ingreso de
Expedientes nuevos consultando en la base de datos su tipo de contratacin, fecha de
ingreso, y tipo de marca de ocupacin de plaza ya que esto permite seleccionar y
clasificar las entradas y salidas de cada expediente. Toda vez se son 7,500
trabajadores activos, que actualmente laboran dentro de la institucin a nivel
Delegacional del cual se debe contar con un Expediente personal por cada trabajador.
Mantener actualizada y clasificada la informacin de Expedientes de Bajas definitivas
para realizar la concentracin al archivo muerto

Pasos a Seguir

La empresa cuenta con un Sistema de Administracin de Personal establecida por la

institucin, el cual se puede utilizar para complementar las acciones que se realizar
para tener un control acerca de los documentos personales que se manejan por cada
personal.

Recursos:
Base de Datos Delegacional:
Red Institucional.
Recurso informtico.
Listado Maestro de empleados.
Expedientes Histricos de trabajadores.

1. Realizar un Diagnstico de la situacin actual de los expedientes en la

Delegacin del IMSS, consultando la base de datos del SIAP

2. Hacer la transformacin de expedientes fsicos a expedientes digitalizados y

realizar una base de datos.

3. Establecer un mdulo de transformacin de expediente contando con un equipo

de cmputo y un escner as como el sitio de dominio con el ya cuenta la
empresa

4. Realizar una base de Datos relacional en el que permita acceder al control de

expedientes tanto digitalizados como fsicos.
Conclusin:
Se propone esta solucin para evitar el deterioro de los documentos que componen el
expediente del trabajador, as como la agilizacin de la informacin requerida por las
reas del Departamento de Personal, Contralora Interna, Servicios Jurdicos, y el
personal que solicita una consulta de documentos que integran dichos expediente.
Es importante para Departamento de Informacin y Transparencia quien tiene a su
cargo la localizacin de los expedientes, el manejo adecuado dado que en los espacios
fsicos existe un grado de dificultad acceder a ellos.