Manual Sistema Jayá

Manual de Operacin
CARACTERISTICAS GENERALES
Este Manual explica Jay paso a paso, enseando y explicando sus funciones principales
mientras configuramos el Sistema y realizamos una contabilidad sencilla para su aprendizaje y
entendimiento.
1. Simbologa General
Detallamos los smbolos y grficos dentro del Sistema con su significado, los botones se activan
automticamente cuando estn disponibles.
Buscar: Al dar clic en este botn permite ingresar un numero en la pantalla para
buscar un comprobante. Es igual que F1
Anterior: Al dar clic en este botn va al comprobante anterior al que esta en la

pantalla. Es igual que F2
Siguiente: Al dar clic en este botn va al comprobante siguiente al que esta en la

Ultimo: Al dar clic en este botn va al ultimo comprobante. Es igual que F4
Ingresar: Al dar clic en este boton puede Ingresar un nuevo registro. Es igual que
F5
Cambiar: Al dar clic en este boton puede cambiar el registro que esta en pantalla.
Es igual que F6
Borrar: Al dar clic en este boton puede borrar o anular el registro que esta en
OK: Al dar clic presionar en este boton acepta la busqueda o graba los registros
ingresados creandolos o modificandolos. Es igual que RETURN o ENTER
Cancel: Al dar clic en este boton cancela la busqueda o actualizacion de los registros. Es igual
que ESC
Print: Al dar clic en este boton imprime un reporte del registro de la pantalla. Es
igual que F8
Linea: Al dar clic en este boton se puede seguir ingresando lineas al

comprobante. Es igual que F9
Mayorizar: Al dar clic en este boton se puede Mayorizar contablemente el

documento. Es igual que Ctrl + M
Reversar: Al dar clic en este boton se puede Reversar contablemente el

documento. Es igual que Ctrl + B
Retencin: Al dar clic en este boton se puede imprimir el comprobante de

Retencion.
Informacion: Al dar clic se puede ingresar informacion adicional para la impresin.
Duplicar: Al dar clic se duplica el registro completo que esta en la pantalla.
Anexo: Al dar clic ingreso informacion adicional para el Anexo Transaccional o

para el REOC.
Cheque: Al dar clic se imprime el cheque en el Comprobante de Pago.
Devoluciones: Al dar clic este boton, se despliega una lista para seleccionar un
Cliente o un Proveedor dependiendo el caso.
E-Mail: Al dar clic este boton crea un File *.txt, donde el * es igual al codigo del Comprobante,
en la carpeta C:\Jaya\E-Mail.
Crear: Al dar clic este boton se crea una factura o una compra a partir del documento en
pantalla.
Asterisco: En donde encuentre este simbolo significa que se puede desplegar

una lista de opciones, haciendo TAB o
Las Fechas tienen el siguiente formato:
01/01/08
Da / Mes / Ao
2. Teclas de Movimiento
Esta teclas sirven para moverse dentro de las pantalla del sistema sin necesidad de un mouse
la tecla TAB o la tecla del cursor
Las Teclas RETURN o ENTER sirven como el OK para actualizar o grabar un registro, o para dar
inicio a un proceso. Pueden servir tambin para seleccionar un registro de una lista.
3. Listas
La Listas las encuentra durante todo el Sistema, tienen diferentes usos pero se pueden navegar
por ellas, si se desea buscar por la 1era. Columna, entonces digito los
valores que necesito y automticamente va bajando al nivel que
encuentra, si se desea buscar por otras columnas entonces debe
digitar antes el Asterisco y luego los valores que quiere encontrar.
Luego digitando el + busco el siguiente registro y con el regreso al

registro anterior.
4. Mens
En cada modulo existe Mens, por ejemplo:
Jay En este Menu ustede puede pre-definir el destino de los reportes.
Edit Es un Menu estndar de Windows, en el estan el copy, paste;

adicionalmente el Pasto from file que sirve para grabar las imgenes
por ejemplo de los Stocks o del Personal en Nomina.
Funciones En este Menu puede ver las teclas usadas para abrir o para manejar las
pantallas, asigna teclas rapidas de acceso.
Otros Habran otros Menus dependiendo del Modulo.
Adicionalmente a los Menus en el extremo derecho superior tenemos los simbolos de

Minimizar, Maximizar y cerrar.
5. Iconos
Cada modulo tiene sus Iconos basicos:
En este ejemplo, Libros , Clientes, Stocks, Trx.. son Iconos del Menu:Principal, haciendo un
clic en ellos va directamente a cada Modulo. En el Menu Funciones encuentra los accesos
rapidos para ir a cada Modulo por ejemplo a Ctrl+1 para ir al Menu:Libros.
La identificacion rapida de los Iconos de los Modulos le permitira navegar de forma mas rapida.
Adicionalmente a las pantallas principales, podra encontrar Iconos tambien en pantallas
particulares del Sistema.
Al pasar con el mouse por encima de los Iconos el Sistema despliega alguna informacin al final
de la ventana.
6. Abriendo el Sistema
Para abrir el Sistema se debe hacer doble clic en el Icono Jay, que debera constar en el
escritorio del computador.
La instalacion del Sistema es individual por computador, cada instalacion tiene codigos que le
permitiran funcionar dentro de una red, por lo tanto copiar de una a otra no funciona porque
cuando la red detecta codigos iguales no trabaja.
Si el Sistema est funcionando correctamente se abrir la siguiente pantalla:

Esta pantalla despliega una lista con los Files de empresas que estn disponibles, la informacin
que contiene es la siguiente:
N: El numero secuencial de los Files
Compaa: El nombre de la compaa
Ao: El ao contable del File
Path: La direccin fsica, es decir en donde est el File ubicado en la computadora
6.1 Ingresar un FILE
Los iconos de Ingresar y borrar que tiene en la parte

superior de la lista sirven para:
Haciendo clic en Ingresar podra ingresar un FILE a la lista, un FILE que ya exista o podra crear
un FILE nuevo.
En esta ventana al igual que otros Sistemas que

trabajan en Windows le permite ubicar el FILE donde
desee, en este caso ubica la carpeta donde est el FILE
que necesita aadir a la lista y haciendo clic en el FILE
lo abre.
Luego el Sistema requiere poner el nombre de la

compaa y el ao del periodo contable del FILE,
presiona el ENTER y va hacia la ventana principal con el
FILE aadido a la lista.
6.2 Borrar un FILE
Previamente se debe seleccionar una lnea de la lista

para proceder hacer clic en Borrar, la lnea de este FILE
desaparece pero el FILE fsicamente no se ha borrado,
est todava en la carpeta original.
6.3 Nuevo FILE
Luego de haber hecho clic en Ingresar en la ventana
principal le aparecer esta ventana de seleccin de
FILES, muy reconocido en los usuarios de Windows.
Debe hacer clic en el botn NEW DATA FILE (Nuevo

FILE de datos), luego pone el nombre del FILE y
presiona el botn Guardar, despus igualmente le
aparecer la ventana de poner el nombre y el ao del
FILE.
Es recomendable seguir un formato en cuanto al nombre del FILE, como el siguiente:
Si la empresa se llama, por ejemplo:
San Cristobal S. A. SANCRISTOBAL2008
Ecuaservicios Cia. Ltda. ECUSERVICIO2009
7. Respaldos
Es importante sacar respaldos peridicamente, a fin de evitar cualquier problema en caso de
robos o daos en las computadoras, principalmente del File de datos.
Se sacan respaldos por 2 razonas bsicas:
El computador puede sufrir daos en el disco duro lo que hara casi imposible de recuperar el
trabajo y porque con cortes de luz cuando el File est abierto pueden daarse los ndices de los
Files, por tal razn es recomendable tener conexin elctricas adecuadas y UPS con la finalidad
de que los equipos se mantengan trabajando.
Los Files de la bases de datos son los ms importantes de sacar respaldo, por lo general se
guardan los Files en la carpeta: Omnisfiles o Jayafiles; son todos los Files con terminacin df1.
Para una empresa y un ao especfico el File ser uno solo. Como por ejemplo:
SANCRISTOBAL2008.df1
ECUSERVICIO2009.df1
Tan fcil como utilizando el copiar y pegar usted puede sacar una copia.
NOTA IMPORTANTE: PARA SACAR COPIA DE LOS FILES DEBE ASEGURARSE DE QUE NADIE
ESTE USANDO EL SISTEMA.
MENU INICIO
En el Men Inicio encontramos el acceso cada uno de los mdulos del Sistema, haciendo un
clic nos dirigimos en orden de izquierda a derecha a:
Libros: Modulo Contable, que incluye: Plan de cuentas, Asientos, Conciliaciones, Saldos
Inciales, Cuentas de Banco, Cotizaciones y Reportes bsicos contables.
Cliente: Modulo Clientes y Proveedores, que incluye: Clientes, Proveedores, Anlisis de

Pagos, Anlisis de Cobros, Vendedores, Convenio de Precios y servicios con Clientes
y Reportes especficos del Modulo.
Stocks: Modulo de Stocks, que incluye: Stocks, Costos unitarios, Propuestas de compras,
Importaciones, Servicios, Categoras, Bodegas, Familias, Grupos, Aranceles, Costeo
Mensual y Reportes especficos del Modulo.
Trx: Modulo de Transacciones, que incluye: Comprobantes Contables, de Ingreso, de

Pago, Caja Chica, Notas de Debito, Notas de Crdito, Ventas, Adquisiciones, Stocks y
Reportes especficos del Modulo.
Nomina: Modulo de Nomina, que incluye: Personal, Roles Mensuales, Roles Histricos,
Transferencia, Ingresos y Descuentos, Prestamos, Impuesto a la Renta y Reportes
especficos del Modulo.
Costos: Modulo de Centros de Costo, que incluye: Centros, Grupos, Sub-grupos Detalle de
cuentas por centro y Reportes especficos por Modulo.
SRI: Modulo del SRI, que incluye: REOC, Anexo Transaccional y Creacin de Files XML.
Activos: Modulo de Activos Fijos, que incluye: Activos, Servicios, Usuarios, Lugares, Cuentas
de Depreciacin, Depreciacin Mensual y Reportes especficos del Modulo.
Producto: Modulo de Produccin, que incluye: Ordenes de Produccin, Consumos, mezclas y

Reportes especficos del Modulo.
Gerencia: Modulo Gerencial, que incluye: Reportes Analticos y Grficos ms utilizados a nivel
gerencial.
En este modulo Men:Inicio es necesario aprender a utilizar la lista de opciones que tiene en la
derecha superior de la ventana del Men:Inicio :
1. Parmetros
1.1 Informacin
Esta ventana se ingresa toda informacin general de la empresa, mucha de la informacin aqu
ser utilizada para reportes u otros procesos como por ejemplo: Compaa, RUC de la empresa,
RUC del contador, Sucursal, E-Mail, si es o no Contribuyente Especial, datos que utiliza el
Sistema para impresin de reportes o para el modulo del SRI, por ejemplo.
Se define automticamente como Sucursal M Matriz.
Una vez completos los datos de esta ventana se la vera de la siguiente manera, y se actualizara
en la esquina izquierda superior el nombre de la empresa:
Ahora vamos a empezar a configurar los mdulos del Sistema para que funcione
correctamente:
Modulo Libros
Modulo Clientes
Modulo Stocks
Modulo TRX
Modulo Nomina
Configuracin de Formatos de Impresin
Configuracin de Impresoras
Nota: Para poder configurar el Sistema es necesario primeramente en el Modulo:Libros

completar el Plan de Cuentas correctamente.
1.1.1 Parmetro Modulo Libros

Centro de Costos: Si hace un clic se pone
un visto que significa que va usar el centro
de costos el momento de registrar los
documentos.
Utilidades: Debe ingresar la cuenta de

Resultados del ejercicio que ser por
ejemplo: 3.03.05.001.00000
Transferencias: Es una cuenta predefinida

por el Sistema, esta cuenta se cruzara con
la cuenta de resultados, as siempre estar
cerrado el balance a excepcin de costos
de stock y depreciaciones.
1.1.2 Parmetro Modulo

Clientes
Por Cobrar: Es la cuenta por cobrar de
Clientes.
Anticipo Clientes: Es una cuenta especfica de anticipos, debe ser del pasivo, pero no es
mandatorio, si no tiene esta cuenta los registros irn a la cuenta de clientes.
Por Pagar: Es la cuenta por pagar de Proveedores.
Anticipo Proveedores: Es una cuenta especfica de anticipos, debe ser del activo, pero no es
mandatorio, si no tiene esta cuenta los registros irn a la cuenta de proveedores.
Periodos: Rangos de das para los clientes por cobrar y proveedores por pagar, vlido para el
Estilo de Reporte de Vencimiento 2.
Estilo Reporte de Vencimiento: 2 estilos, el 1 es un reporte de hoja A4 vertical para el anlisis

de vencimiento de comprobantes por Clientes o por Proveedores; el 2 es un reporte de hoja A4
pero en sentido horizontal, contiene la clasificacin por periodos de corte de fecha.
Cheques en Reporte de Vencimiento: 2 estilos, el 1 es exclusivo para el Estilo de Reporte 1 y

contiene los cheques a fecha recibidos en el caso de clientes y entregados en el caso de
Proveedores; el 2 no contiene los cheques a fecha.
1.1.3 Parmetro Modulo Stocks

Mayor Inventarios: es la cuenta de Mayor
que contiene las sub cuentas de
Inventarios.
Importacin 1, 2, 3, 4: Cuentas especificas

de importaciones en trnsito, puede
distribuir hasta en 4 diferentes cuentas.
Tipo de Factura: Hay 2 tipos en el Sistema,

la primera Normal, es la factura de
productos y servicios, la segunda Servicios,
si factura nicamente servicios, pues esta
ultima tiene opciones distintas que la
Normal, exclusiva para empresas que
prestan servicio.
Formato de Factura: Definida Usuario significa que esta formateada a las necesidades del
usuario, Bsica es un formato pre establecido en el Sistema.
Calculo Automtico de Precios: Al hacer un clic se pondr un visto que significa que cada vez
que se realiza una compra o importacin el Sistema calcula los precios de acuerdo a un margen
individual o grupal segn las Categoras de Stocks.
1.1.4 Parmetro Modulo Trx
IVA en Ventas: Cuenta de IVA por Pagar,
es de pasivo.
IVA en Compras: Cuenta de IVA pagado,

es un activo.
IVA Proporcional: Cuenta de IVA

proporcional, algunas empresas declaran
bajo este tipo de IVA.
Otros: Consta en la factura de Venta o de

compra, normalmente relacionada con el
transporte o tambin con el % de
servicios.
ICE: Cuenta de ICE si es que se requiere que el ICE cobrado vaya en una cuenta especifica de lo
contrario el gasto de ICE va dentro de la cuenta global de gasto.
Comisin TC: Cuenta para asientos de contabilizacin de Tarjetas de Credito.
Devoluc. Ventas: Cuenta para las devoluciones de ventas.
Descuento Ventas: Cuenta especfica para cuando se realicen descuentos en ventas.
Desc. Compra: Cuenta especfica para cuando se realicen descuentos en compras.
Anticipo Diferido: Cuenta especfica para las ventas diferidas.
% de IVA: % de IVA al momento de la transaccin, no es retroactiva.

1.1.5 Parmetro Modulo Nomina
Sueldos x Pagar: Cuenta contable de
totales de sueldos que automticamente
se consolidan en el comprobante de Rol,
una cuenta de pasivo por pagar.
Provisin Decimo Tercer Sueldo: Cuenta

contable de los totales de gastos en
Decimo Tercero que automticamente se
consolidan al momento de mayorizar el
Rol, esto se lo realiza siempre y cuando en
Personal se ponga clic en Beneficios en la
parte inferior de la ventana, una cuenta de
pasivo por pagar.
Provisin Decimo Cuarto Sueldo: Cuenta contable de totales de gastos en Decimo Cuarto que
automticamente se consolidan al momento de mayorizar el Rol, esto se lo realiza siempre y
cuando en Personal se ponga clic en Beneficios en la parte inferior de la ventana, una cuenta
de pasivo por pagar.
Provisin Vacaciones: Cuenta contable de totales de gastos en Vacaciones que

automticamente se consolidan en el comprobante de Rol, cuando se usa el clculo de
Beneficios en Personal y adems est con visto Se paga Beneficios? en Ingresos y Descuentos,
una cuenta de pasivo por pagar.
Provisin Fondos de Reserva: Cuenta contable de totales de gastos en Fondos de Reserva que
IESS Patronal por Pagar: Cuenta contable de totales de gastos en IESS Patronal que
1.1.6 Configuracin de Formatos de Impresin
Con esta opcin se puede definir las caractersticas de los formatos de impresin.
Tipo: Nombre del documento contable.
Cdigo: Cdigo del Comprobante en el sistema.
Numero de Formato: Se puede seleccionar hasta 3 tipos de formatos por documento.
Destino: Se puede seleccionar entre Pantalla o Impresora.
Printer: Se puede seleccionar la impresora que se utilizara en el documento.

1.1.7 Configuracin de Impresoras
Le permite ingresar todas las impresoras disponibles con la finalidad de escoger en los
documentos.
Cuando ingresamos o cambiamos

automticamente despliega la
impresora Predeterminada por el
sistema operativo.
1.2 Periodo Vigente

El Periodo Vigente contiene el Ao y Mes
del periodo contable, cada FILE pertenece
a un solo ao contable, el Mes controla el ingreso de comprobantes, no se permite ninguna
fecha diferente al Mes en curso, excepto el Usuario MASTER quien puede ingresar y cambiar en
cualquier Mes pero no el Ao.
Solo el Usuario MASTER tiene la capacidad de cambiar el Mes y Ao, en el cual todos los
Usuarios trabajaran.
1.3 Tipos de Transacciones
El Sistema predefine 18 Tipos de Transaccin, cada tipo tiene su Cdigo nico y est definido
como si es o no un Movimiento de Caja-Bancos.
Adicionalmente el usuario podra aadir ms tipos de transaccin de acuerdo a las

necesidades, por ejemplo se ha aadido el #19 que es Caja-Bancos, este Tipo de transaccin si
tiene Movimiento de Caja-Bancos y un # 20 que es Diario General que no tiene Movimiento
de Caja-Bancos porque ser utilizado nicamente para asientos generales mientras el anterior
podr ser utilizado para asientos que utilicen Bancos.
Tipo: es el nombre del Comprobante
Cdigo: 3 caracteres fijos, que representan el cdigo de comprobante.
Movimiento de Caja-Bancos: Comprobante que utiliza alguna cuenta de Bancos o Caja, y que
podr ser utilizada para reportes de flujos de dinero.
En esta
ventana
puede ver
los #.
#: Significa el numero de la Sucursal.
Sucursal: el nombre de la sucursal.

Ultimo numero: nmero final ingresado de un Tipo de Comprobante, por ejemplo si se quiere
empezar la numeracin de algn Tipo de Comprobante desde el numero 2662 se tendr que
ingresar un numero anterior, es decir, 2661.
Significado de la terminologa de los Tipos de Comprobantes
1 CEG Comprobante Contable, Facturas de Proveedores por Pagar.
2 CIN Comprobante de Ingreso, Ingresos de Clientes por cobranzas u otros.
3 CPA Comprobante de Pago, Emisin de cheques por pagos a proveedores u otros.
4 FAC Facturas de Venta, Facturas emitidas para clientes.
5 COM Compras de Inventario, Facturas de compra de Inventario a Proveedores.
6 ROL Nomina de Personal, Contabilizacin de Rol Mensual.
7 NDB Notas de Dbito, Notas de debito a Clientes, notas de Crdito de Proveedores.
8 NCR Notas de Crdito, Notas de Crdito a Clientes, notas de Debito de Proveedores.
9 COS Costos de Stocks, Contabilizacin de los costos de mercadera vendida por mes.
10.. TCP Transferencias Cliente-Proveedor, Facturas de Proveedores por Pagar.
11.. QUI Quincenas, Contabilizacin de la Quincena Mensual.
12.. IMP Importaciones, contabilizacin de la liquidacin de importaciones.
13.. DFA Devolucin de Ventas, Comprobante de devolucin de Ventas.
14.. DCO Devolucin de Compras, Comprobante de devolucin de Compras.
15.. CAJ Comprobante de Caja Chica, Contabilizacin de gastos con caja chica.
16.. AFI Comprobante de Activos Fijos, Contabilizacin de depreciaciones mensuales.
17.. PRO Produccin, Contabilizacin de Ordenes de Produccin.
18.. NVE Notas de Venta, Notas de Venta emitidas para clientes.
1.4 Tipos de Retenciones
El Usuario debe definir las Retenciones que cada empresa necesita para los registros normales
de su contabilidad, pero es recomendable incluir todas las retenciones en el orden en que
estn emitidas por el SRI, como vemos en el ejemplo; excepto las 2 primeras que son pre
definidas por el Sistema, estas son:
RENTA No se Aplica Retencin en la Fuente
IVA No se Aplica Retencin de IVA
Los Datos requeridos en esta ventana son:
Descripcin: Nombre del Tipo de Retencin, es recomendado usar la siguiente terminologa,

por ejemplo:
RENTA, 303 Honorarios
IVA, 30% Compra de Bienes
R=Renta/I=IVA: Se define que tipo de Retencin es.
Cuenta: Se define a que cuenta contable se registraran las retenciones, no es necesario crear
una cuenta contable en el plan de cuentas para cada tipo de Retencin en el plan de cuentas,
solamente se requeriran 4 cuentas contables, que son:
Retencin de Renta por Pagar Pasivo
Retencin de IVA por Pagar Pasivo
Retencin de Renta pagado Activo
Retencin de IVA pagado Activo
Cdigo SRI: Es el cdigo de la Retencin segn el SRI, dejando en blanco y movindonos con las
teclas aparece la lista de Cdigos del SRI para escoger:
Una vez escogido el Cdigo SRI se despliega la ventana abajo con la lista de validez (desde,
Hasta) de cada retencin, debido a que el porcentaje de Retencin toma de acuerdo a la fecha
del Comprobante.
1.4.1 Actualizar Retenciones
Si la ventana que contiene la lista de validez aparece vaca se debe actualizar haciendo clic el
botn rojo de la ventana, cuando todos los usuarios estn fuera del programa.
Para que funcione correctamente la actualizacin, Man Data debi haberle enviado los
siguientes Files:
TRET1.dif y TRET2.dif
Dichos Files debe grabarlos en: c:\Jaya\
2. Usuarios
Con esta opcin se podr cambiar el password del MASTER y aadir los usuarios que necesite
con sus propias claves y accesos.
Nickname: Un nombre corto de identificacin del usuario.
Usuario, Cuando se configuro Nomina permite escoger de Personal cual es el empleado que va
a usar el Nickname.
Password: Clave de acceso al Sistema, puede tener hasta 10 caracteres entre nmeros y letras.
Acceso a los Modulos: Con un visto se confirma a que modulo puede entrar el usuario y si est
autorizado para Ingresar, Cambiar, Reversar-Anular-Borrar, Mayorizar o usar Reportes del
Modulo. En las primeras 5 opciones se puede restringir al usuario de lo que puede hacer en las
ventanas de cada modulo.
Comprobantes: Con las opciones por Comprobante se puede restringir al usuario de acuerdo a
su perfil de responsabilidades y darle acceso nicamente a los comprobantes que puede
utilizar.
Precios: Con esta opcin se permite al usuario que pueda cambiar precios en Stocks.
Tipo Master: Es aquel usuario que tiene la capacidad de administrar todos los comprobantes
como el Master.
NOTA IMPORTANTE: Solo el MASTER tiene todas las opciones o actividades, es decir
Administra los Comprobantes y adicionalmente a ello puede realizar todos los procesos del
Sistema sin limitacin.
3. Sucursales
El Objetivo de esta opcin de Sucursales es dar la posibilidad a la empresa de manejar la

informacin contable de distintos puntos o locales, el Sistema define automticamente la
Sucursal Matriz como pre determinada, en la Informacin de la Compaa se define
automticamente la M, que es el cdigo de la Matriz.
Podemos ingresar Sucursales de acuerdo a la cantidad de locales que posee la Compaa y as

poder Consolidar la informacin para tener Balances Totales.
El Sistema asigna automticamente al cdigo de la Sucursal, en este ejemplo vemos como M
el cdigo de la sucursal Matriz, las siguientes sucursales empezaran con el cdigo 2, 3, etc.
El cdigo de sucursal servir para definir el cdigo del Comprobante que se ingresa, por
ejemplo:
M-CPA-000001
Sucursal Cdigo de Comprobante Nmero de Comprobante
4. Reorganizar
La opcin Reorganizar sirve para revisar y corregir fsicamente los FILES, no corrige problemas
de registros o saldos sino de la estructura fsica de los FILES, problemas que pueden surgir por
problemas elctricos, por ejemplo: si el Sistema est en algn proceso y se apaga el servidor,
pueden los registros ndices daarse y por tal razn el Sistema no va a funcionar
correctamente.
NOTA IMPORTANTE: PARA SACAR COPIA DE LOS FILES DEBE ASEGURARSE DE QUE NADIE
ESTE USANDO EL SISTEMA.
5. Reconstruir
Con esta opcin podemos Reconstruir los saldos del Plan de Cuentas, Clientes, Proveedores,
Centros de Costos y Stocks.
Este proceso determina si existen errores en los comprobantes, los desmayoriza

automticamente.
NOTA IMPORTANTE: PARA RECONSTRUIR DEBE ASEGURARSE DE QUE NADIE ESTE USANDO EL
SISTEMA.
6. Informacin Otros Aos
Esta opcin permite actualizar un nuevo FILE con los Parmetros, Saldos de Cuentas, Saldos de
Comprobantes del ao anterior al nuevo ao; cada proceso es independiente, es decir se lo
debe hacer cuando los datos contables del ao anterior se van limpiando.
Cuando se elije cualquiera de estas opciones, aparece la siguiente ventana donde debe hacer
un doble clic para elegir el FILE del ao anterior:
Cualquiera de estas opciones deben ser
procesadas cuando no existan usuarios
conectados en el Sistema y solo este el usuario
MASTER.
6.1 Actualizar Tablas y Parmetros

Para una empresa que acaba un periodo contable con el Sistema Jay le es fcil iniciar un
nuevo periodo contable, primeramente debe ingresar un Nuevo FILE. Luego de ello puede usar
esta opcin con la cual se actualizan del FILE anterior las siguientes Tablas:
Usuarios
Activos Fijos
Detalles del Centro de Costo
Informacin de la Compaa
Sucursales
Clientes y Proveedores
Cuentas Contables
Cuentas de Banco
Verificadoras
Stocks
Aranceles
Bodegas
Categoras
Contratos
Familias
Grupos
Tipos de Comprobantes
Tipos de Retencin
Vendedores
Centros
Como puede darse cuenta todas estas Tablas forman parte de la parametrizacion del Sistema,
por lo tanto ya se podra seguir trabajando con este FILE, sin embargo quedara aun reducida
su capacidad para trabajar al 100% si no se realizan las dems opciones de esta ventana. Esta
opcin podra o debera hacerla al terminar el ao, as comenzara el ao sin demoras.
Nota: Esta opcin solo se la puede realizar una sola vez en un mismo FILE.
NOTA IMPORTANTE: EN LA OPCION TIPOS DE TRANSACCIONES VISUALIZAMOS LOS

NUMEROS DE COMPROBANTES CON LOS QUE EMPIEZA ESTE NUEVO PERIODO,
NORMALMENTE ES LA CONSECUCION DEL AO ANTERIOR, PERO ES SEGURO DEJAR UN
NUMERO PRUDENCIAL EN AQUELLOS COMPROBANTES CON LOS QUE SE PUEDE SEGUIR
TRABAJANDO EN EL AO ANTERIOR, COMO POR EJEMPLO: COMPRAS, COMPROBANTE
CONTABLE.
6.2 Valores de Nomina y Personal

Normalmente el Rol de diciembre se lo termina a final de mes y muchas veces demora unos
das ms en pulirlo, por esta razn esta opcin es independiente de la primera, con lo cual se
podr trasladar la informacin total de Nomina y Personal en el momento ms conveniente, en
este proceso la informacin que se actualiza en el nuevo ao es:
Personal
Cargos
Ingresos y Descuentos
Cdigos de Ing. Y Desc. Por Departamento
Rol General Histrico
Rol Individual Histrico
Rol Mensual Histrico
Prestamos
Abonos
Nota: Esta opcin solo se la puede realizar una sola vez en un mismo FILE.
6.3 Comprobantes con Saldos Pendientes

Con esta opcin trasladamos del ao anterior al nuevo ao aquellos comprobantes que han
quedado con Saldos por Cobrar o por Pagar, Importaciones pendientes de liquidar, y son:
Facturas
Compras
Comprobantes Contables
Importaciones
Nota: Esta opcin se la puede realizar las veces que sean necesarias en un mismo FILE.
6.4 Saldos de: Plan de Cuentas, Clientes y Proveedores, Stocks

Esta opcin se la realiza normalmente despus de terminar los balances del ao anterior, y
traspasa la informacin de Saldos finales de:
Cuentas Contables
Clientes y Proveedores
Stocks
Centros de Costo
Nota: Esta opcin se la puede realizar las veces que sean necesarias en un mismo FILE.
6.5 Actualizar Saldos de Comprobantes

Es un proceso que revisa los saldos de comprobantes del ao anterior y los saldos actuales de
comprobantes, es un re clculo del saldo de un comprobante, por ejemplo: actualiza los saldos
de cobros de una factura y establece el saldo correcto de la factura por cobrar.
7. Transferencia Sucursales
A Continuacin detallamos una consolidacin de Informacin entre 2 sucursales, creando una

nueva como consolidada desde su inicio incluso si el FILE de la sucursal es enviado va e-Mail:
1.- Se inicia el proceso recibiendo el e-Mail con un adjunto de un archivo comprimido tipo ZIP,
esto ya sea en Outlook express como el ejemplo o Yahoo o cualquier otro.
2.- Hacemos un clic en los datos adjuntos del Mail y se abre la pantalla como aparece en el
ejemplo, seleccionamos ABRIR.
3.- Aparece una pantalla con el contenido del archivo ZIP, pueden venir varios FILES o uno solo
en una carpeta ZIP, aplicamos la opcin EXTRACT.
4.- Aparece una pantalla que nos

permite ubicar en nuestra maquina
en donde vamos a grabar el
archivo, siempre escogemos la
carpeta OMNISFILE, ya sea en el C:
o D:
5.- Por lo general el formato de los FILES son as:
Sucursal Manta: VIPA2006
Sucursal Quito: VIPAUIO2006
Aparece un recuadro preguntado si se requiere reemplazar los FILES existentes, presionar YES.
6.- Una vez grabado los FILES

podemos crear nuevamente el
archivo Consolidado, podemos
borrar si ya existe el archivo
CONSOL2006, luego duplicamos el
archivo matriz, por ejemplo,
duplicamos VIPAUIO2006.
7.- Una vez duplicado el archivo va a salir como COPIA DE , ahora lo cambiamos de nombre
a CONSOL2006.
8.- Luego entramos al programa JAYA y escogemos el archivo de sucursal que nos enviaron.
9.- Una vez abierto el programa JAYA escogemos la opcin TRANSFERENCIA SUCURSALES
10.- Escogemos EXPORTAR y ponemos el principio y fin, se puede usar siempre:

DESDE FECHA 01/01/08
HASTA FECHA 31/12/08
11.- Cuando acaba de exportar se sale automticamente, y luego entramos al archivo de

consolidacin en CONSOL2006
12.- Aplicamos la opcin TRANSFERENCIA SUCURSALES y ahora escogemos el proceso de

IMPORTACION, Ponemos YES para empezar con la importacin, cuando termina se sale
automticamente del programa.
13.- Entramos nuevamente al archivo CONSOL2006 una vez que hemos terminado de importar
y utilizamos la opcin RECONSTRUIR, con esta opcin terminada esta listo.
LIBROS
En el Modulo LIBROS manejamos la informacin contable a nivel de cuentas, balances,

asientos y reportes; en orden de izquierda a derecha tenemos a:
Cuentas
Clasificacin
Asientos
Conciliar
Reportes
Inicio
Opciones
1. Cuentas
Se desplegara dos ventanas, al lado
izquierdo la ventana donde se
detallara la cuenta, y al lado derecho
la ventana donde estar la lista de nuestro Plan de cuentas, el cdigo de cuentas tiene 5
niveles, para las transacciones contables se utiliza solo 4 o 5 niveles, por ejemplo:
1.01.01.001.00001
NOTA: SI SE HA REALIZADO TRANSACCIONES CON LA CUENTA DE NIVEL 4, EL SISTEMA NO LE

PERMITIRA AADIR CUENTAS CONTABLES EN EL NIVEL 5.
Ingresar: En el casillero de grupo se pondr un signo de numero donde se escribir el numero

del grupo el cual solo constara de un solo digito por ejemplo 1 activos, pasamos al siguiente
casillero, ahora el mayor consta de 2 dgitos por ejemplo 01 en caso de activo corriente, el
auxiliar tambin consta de dos dgitos por ejemplo 01 que podra ser el disponible , el sub
auxiliar cuenta de tres dgitos 001 que podra ser bancos y el sub sub auxiliar de cinco dgitos
00001 que a manera de ejemplo podra ser el banco Produbanco o a su vez para agilitar su
trabajo solo se pondr los nmeros unos y puede bajar con las flechas del cursor ya que
automticamente se colocar los ceros, luego baja con el cursor para poner el nombre
correspondiente de la cuenta, grabamos, e inmediatamente en la ventana derecha se nos
desplegara la cuenta y el nombre de la cuenta.
Cambiar: Al cambiar solo me permite cambiar el nombre de la cuenta.
Borrar: Solo las cuentas que no tienen movimiento puedo borrarlas, y solo desde el nivel de
cuenta ms alto al ms bajo.
Impresora: Al usar esta opcin se obtiene:
Seleccionar en qu tipo de moneda

se quiere el reporte, si se quiere un
Estado de Cuenta o un Resumen de
Retenciones y el mes del reporte o
un acumulado.
Por ejemplo, estado de cuenta,

acumulado:
Un estado de cuenta con sub totales por mes.
2. Clasificacin
3. Asientos
Es una ventana para revisar todos los asientos contables de las transacciones que se ha
realizado en el Modulo:Trx, pero tambin se puede utilizar para ingresar asientos tipo ajustes,
como por ejemplo: asientos de depreciacin, o a su vez se lo realiza en el Modulo:Activos
Fijos, dbitos bancarios, cruce de cuentas, ajustes de cuentas en saldos inciales u otros.
Los Tipos de Comprobantes utilizables en esta ventana son de la numeracin 19 para adelante.
Secuencia: Registro interno del Sistema, numero secuencial de la Tabla de Comprobantes

contables, se puede buscar por este nmero.
Tipo de Transaccin: Aqu se escoge el tipo de Comprobante que se requiera utilizar, siempre y
cuando haya creado primero en el Menu:Inicio, Tipo de Transacciones, desde el numero 19.
N Trx: El cdigo del Comprobante, ej.: M-CPA-000001, se puede buscar por este cdigo, ya
que el Sistema lo asigna automticamente al escoger el Tipo de Transaccin.
Fecha: La fecha de registro del Comprobante, no se puede omitir.
Concepto: Detalles del asiento realizado, no se puede omitir.

As se ve al grabar el encabezado.
Lneas: Clic para ingresar las lneas de los asientos.
Al hacer TAB en la cuenta se despliega la lista del plan de cuentas para escoger, de la misma
manera si se pone el nombre de la cuenta contable o parte del nombre se desplegara la lista de
cuentas cuyos
nombres
contengan dichos
caracteres.
Se selecciona la
cuenta con doble
clic o ENTER.
Luego se va pasando con el cursor para completar la lnea.
Cuenta: Cuenta Contable del asiento, puede ingresar nicamente las cuentas de nivel 4 (si no
tienen luego cuentas de nivel 5) o las cuentas de nivel 5, no se puede omitir.
Documento: Campo Alfa-numrico hasta 10 caracteres, si se puede omitir.
Concepto: Campo Alfa-numrico hasta 50 caracteres, no se puede omitir.
Centro: Centro de Costos, si se puede omitir.
Detalle: Cuenta Detalle del Centro de Costos, si se puede omitir si no hay Centro de Costo.
Debito: Valor de Dbitos.
Crditos: Valor de Crditos.
Al terminar de ingresar las Lneas de Asientos deberan los totales de Dbitos y Crditos ser
iguales y por consiguiente la Dif. (Diferencia) ser 0.
NOTA: AL ESTAR LOS DEBITOS Y CREDITOS IGUALES YA SE PUEDE MAYORIZAR, PUES

SOLAMENTE MAYORIZADO EL COMPROBANTE SE REGISTRAN EN LOS BALANCES.
Este botn es para visualizar el Comprobante en 2 monedas.

4. Conciliar
Las cuentas a ser conciliadas son aquellas que constan en las Cuentas de Bancos.
Al hacer clic en una cuenta a la izquierda de la ventana se despliega a la derecha las 12

conciliaciones, una por mes.
Mes: Nmero de Mes.
#: Numero Secuencial de la conciliacin.
+/- Aos Ant: Valor de depsitos no conciliados y cheques no conciliados de aos anteriores.
Libros: Saldo de la Cuenta Contable del Sistema.
Bancos: Saldo final del mes del Estado de Cuenta del Banco.
Conc: Hay 2 tipos, Si, si esta conciliado; No, si no est conciliado este mes.
Cod: Cdigo del mes de la conciliacin:
1/1
# Secuencial de la Conciliacin Mes de la Conciliacin
Para iniciar una Conciliacin hago doble clic en el mes que se va a conciliar.
En esta ventana ingresamos el Saldo Final del Estado de Cuenta del Banco y confirmamos los
valores pendientes de conciliar de aos anteriores.
Aprobamos con el visto y nos lleva a la siguiente ventana:

En esta ventana se despliega todas las transacciones de la cuenta de bancos seleccionada y del
mes escogido.
La forma de conciliar es haciendo doble clic en cada una de las lneas o de los registros, en ese
momento se actualiza la columna Conc..
Este procedimiento se debe hacer hasta que la Diferencia entre Libros y Bancos sea 0.
Si se equivoco al conciliar un registro se hace doble clic sobre la lnea y esta se des concilia.
Al terminar la conciliacin la puede mayorizar; ya que si no mayoriza no podra empezar con la

conciliacin del prximo mes.
Las conciliaciones trabajan con registros dinmicos, es decir; la conciliacin se descuadra si

modifico cualquier comprobante que este en una conciliacin mayorizada, para cuadrar
nuevamente la conciliacin, vuelva a entrar en la conciliacin ya mayorizada.
Ahora la ventana es diferente, la diferencia est en la pequea ventana de abajo en la cual
estan los registros con problemas, se puede mover las lneas de arriba hacia abajo y viceversa
para arreglar la conciliacin o para cambiar de mes.
Haciendo clic mantengo en la lnea

hasta que el cursor se convierte en
una manito, luego manteniendo el
mouse aplastado se arrastra el
cursor hasta la ventana de abajo y
suelta el mouse.
Al soltar el mouse se actualizan

todas las ventanas, cuando la
Diferencia entre Libros y Bancos
es igual a 0 puede volver a
Conciliar.
5. Reportes
A continuacin revisamos cada uno de ellos:
5.1 Plan de Cuentas

Un Listado de todas las cuentas contables.
5.2 Tipos de Transaccin
Un listado de todos los Tipos de Transaccin.
5.3 Diario
Este reporte saca un listado de los Asientos mayorizados, se puede escoger desde que fecha
hasta que fecha se necesita los asientos.
5.4 Comprobantes no Mayorizados

Es una ventana donde se despliega una lista de todas las transacciones no mayorizadas,
haciendo clic en alguna lnea de transaccin se despliega el asiento contable.
5.6 Errores
Es un proceso interno del sistema que revisa los comprobantes y despliega un reporte de
errores de los asientos contables y da sus recomendaciones.
5.7 Por Tipos de Transaccin
Le permite obtener una lista de los asientos de diario de cada tipo de transaccin, aqu
tambin se puede escoger desde que fecha hasta que fecha desea sacar el reporte.
5.8 Balance de Comprobacin
Le permite escoger entre moneda Nacional o Referencial.
Puede escoger a 4 niveles.
Puede escoger Acumulado, es

decir, hasta la fecha o por Mes.
El Acumulado es til para saber si

el balance esta cuadrado, es decir
si los Saldos Inciales son 0, los
dbitos y crditos del periodo son
0, por consiguiente el saldo final
ser 0.
Nota: La cuenta de Transferencia de Ingresos es una cuenta que el sistema crea
automticamente, y sirve para calcular la cuenta de Resultados del Ejercicio a partir de los
asientos de Ingresos y Gastos, por lo tanto en cualquier momento se podr obtener un
balance.
5.9 Prdidas y Ganancias

Se puede escoger entre monedas, entre 4 niveles del Plan de Cuentas, acumulado o del mes
que se requiera.
En el Nivel 5, y si se escoge de Enero a Diciembre, observara 2 opciones:
Saldos del Mes: Es resultado de las

transacciones solo del Mes.
Saldo Acumulado: Es el resultado

acumulado desde Enero hasta el
mes seleccionado.
5.10 Estado
de
Situacin
Se puede escoger entre monedas, entre 4 niveles del Plan de Cuentas, acumulado o del mes
que se requiera.
5.11 Estado de Cuenta
Es un proceso de impresin de Estados de Cuenta, se escoge la
moneda, acumulado o mensual.
Puede
escoger las cuentas que desea
imprimir los estados de cuenta.
O puede seleccionar las cuentas como muestra el
ejemplo y hacer clic en el icono
Aparecen las lneas con un X, esto significa que esta

seleccionada, y que va a ser usada para imprimir el
estado de cuenta.
Con esta impresora imprime Estados de Cuenta

individuales.
Con esta impresora imprime de corrido.
6. Inicio
Regreso al Modulo:Inicio.
7. Opciones
7.1 Cuentas de Bancos

Son las cuentas de Banco y Caja utilizados en el registro de los Comprobantes de Ingreso,
Comprobantes de Pago y Comprobantes de Caja Chica.
Cuenta N: Es el nmero de cuenta del Banco.
Ahorros/Corriente/Tarjeta: Identificacin del tipo de cuenta bancaria.
Cuenta: Cuenta Contable asignada a esta cuenta de Banco.
Cdigo Banco: Cdigo asignado de la Tabla de Bancos.
Ultimo Cheque: Ultimo cheque ingresado.
Flujo de Caja: Si esta cuenta influye en los reportes de Flujo de Caja.
# Formato de Impresin: Seleccionar 1, 2 o 3 el formato de impresin de cheque.

7.2 Bancos
Es una Tabla de Bancos, en un FILE nuevo automticamente se crean 16 Bancos, se pueden

crear ms como por ej.: Caja, Diners, Master, Visa, etc.
Esta Tabla es utilizada en: Cuentas de Bancos, tambin al registrar los cobros en los
Comprobantes de Ingreso para dejar registrado los cheques o Bouchers de tarjetas de crdito
de clientes.
7.3 Transacciones
Se despliega una lista con todos los Tipos de Transacciones, es una forma de bsqueda por tipo
y al hacer un clic en cualquiera de ellas se despliega una lista con todas las transacciones de el
Tipo de Comprobante elegido, ej.:
Para ver un registro cualquiera hago clic en la lnea.

o se puede usar:
para buscar por un numero dentro de este Tipo de Comprobante.

7.4 Tasas de Cambio
Es necesario utilizar esta opcin si se lleva la contabilidad en 2 monedas, pues en esta ventana
podemos definir por Mes la tasa de cambio aplicada, puesto que cada vez que se registra un
comprobante automticamente se registra en la segunda moneda.
Se puede visualizar las 2 monedas en los Asientos.
NOTA: SI NO SE USA ESTA OPCION LA TASA DE CAMBIO UTILIZADA EN EL REGISTRO DE

COMPROBANTES SERA LA DE LOS PARAMETROS DEL MODULO LIBROS.
7.5 Contabilizar Fac. Diferidas

Es la Contabilizacin por mes seleccionado de las
facturas que se hayan registrado como Facturas
Diferidas, es decir las de ingreso diferido.
Al escoger el mes automticamente se crea un asiento

con la contabilizacin de Facturas Diferidas del mes.
7.6 Saldos Inciales
En esta ventana puedo definir los Saldos Inciales de las cuentas contables del periodo anterior.
Se hace doble clic en la lnea para editar los valores.
Se da Enter o el visto.
NOTA: LOS TOTALES DE DEBITOS Y CREDITOS DEBEN SER IGUALES PARA QUE SUS BALANCES
NO TENGAN DIFERENCIAS.
CLIENTE
El Modulo CLIENTE maneja la informacin de Clientes, Proveedores, Vendedores, Contratos de

Servicios con Clientes y Reportes; en orden de izquierda a derecha tenemos a:
Cliente
Provee
Cobranza
Pagos
Reportes
Opciones
1. Clientes
Se desplegara dos ventanas, al
lado izquierdo la ventana donde
se detallara la informacin del
Cliente, y al lado derecho la
ventana donde estar la lista de
los Clientes, ordenada por
nombre.
En un FILE nuevo se crean 2

clientes automticamente:
Consumidor Final y Sociedades
Extranjeras.
Extranjera: Si el Cliente es del exterior.
RUC o CI: En este campo se ingresa la Cedula de Identidad o el RUC, es el cdigo que se
utilizara a travs de todo el Sistema.
Nombre: Nombre del Cliente, no se puede poner 2 nombres iguales.
Cuenta Contable: Se elije la cuenta contable de Clientes que deber ser de Activos, es
importante establecer la cuenta contable en cada uno de los clientes.
Direccin: Direccin del Cliente.
Ciudad: La ciudad donde reside el Cliente.
Telfonos: Se puede colocar hasta 3 nmeros de Clientes en la lista.
Zona: Campo Alfa-numrico hasta 3 caracteres, ubicacin geogrfica, puede ser utilizado para
cobranzas o ventas.
Cobro?: Direccin de la cobranza, puede ser igual o diferente a la direccin.
Observaciones: Cualquier novedad del Cliente importante de recordar.
E-Mail: Direccin de correo electrnico del cliente, necesario si se utiliza la opcin E-Mail
Cliente EC.
Contacto: Nombre del contacto en el Cliente.
Descuento: Es un % que se aplica en las Factura de venta.
Limite: Valor mximo de crdito al Cliente.
Lista de Precio: Se escoge entre la lista 1,2,3,4 de Precios de venta de Stocks.
Vendedor: Se escoge de la Tabla de Vendedores, es necesario para las Factura de venta.

Plazo: El nmero de das de plazo para la cobranza.
Retencin Renta: Cdigo de Retencin de Renta, que el cliente utiliza en el pago, y que se
utiliza al registrar en el Comprobante de Ingreso.
Retencin IVA: Cdigo de Retencin de IVA, que el cliente utiliza en el pago, y que se utiliza al
registrar en el Comprobante de Ingreso.
Saldo Inicial: Nac-Saldo inicial en moneda Nacional, Ref-Saldo Inicial en moneda Referencial.
Convenio de Precios: Si ponemos un visto se puede usar la opcin Convenio de Precios en la

ventana opciones.
Institucin Publica: Si ponemos un visto, el IVA para este Clientes ser 0% y adems influye en
el Anexo Transaccional.
Fecha de Ingreso: La fecha del da de creacin del Cliente, se pone automticamente al

ingresar un Cliente.
Bsqueda por Nombre de Cliente.
Bsqueda de Clientes Extranjeros.
Al hacer clic en este botn se despliega una ventana que le permite visualizar todos los
anticipos que tiene y las facturas pendientes de pago, igualmente puede ver el saldo
inicial del Cliente el que no ha sido todava asignado a ninguna factura o anticipo.
Cuando se utiliza la misma cuenta

contable para Clientes como para
Anticipo de Clientes, se puede
escoger el anticipo y la factura y
presionar el botn ASIGNAR.
Se actualiza la ventana y podemos

ver como desapareci el Anticipo y
queda la factura con el saldo
descontando el pago.
Nota: Cuando se utiliza diferentes cuentas para el Cliente como para los Anticipos de
Clientes, al hacer el cruce se crea un asiento de TIPO TCP, es decir, Transferencia Cliente-
Proveedor, esto lo puede ver en Comprobantes Varios en el Modulo:Transacciones.
Impresora: Al usar esta opcin

se obtiene:
Seleccionar en qu tipo de
moneda se quiere el reporte, si
se quiere un Estado de Cuenta o
un Estado Analtico y el mes del
reporte o un acumulado.
Por ejemplo, Estado de Cuenta, acumulado:
Por ejemplo, Estado Analtico:

Nota: Con este reporte es ms fcil cuadrar por documento las transacciones.
2. Proveedores
Proveedores, y al lado derecho la
los Proveedores, ordenada por
nombre.
Extranjera: Si el Proveedor es del exterior.
RUC o CI: En este campo se ingresa la Cedula de Identidad o el RUC del proveedor, en el
Sistema se usa este campo como cdigo del Proveedor.
Nombre: Nombre del Proveedor, no se puede poner 2 nombres iguales.
Cuenta Contable: Del Plan de Cuentas se elige la cuenta contable de Proveedores que deber
ser de Pasivos, es importante en esta ventana establecer la cuenta contable en cada uno de los
Proveedores.
Direccin: Direccin del Proveedor.

Ciudad: La ciudad donde reside el Proveedor.
Telfonos: Se puede colocar hasta 3 nmeros del Proveedores en la lista.
Zona: Campo Alfa-numrico hasta 3 caracteres, ubicacin geogrfica.
Observaciones: Cualquier novedad del Proveedor importante de recordar.
E-Mail: Direccin de correo electrnico del cliente.
Contacto: Nombre del contacto en el Proveedor.
Descuento: Es un % que se aplica en las Compras de Stocks.
Limite: Valor mximo de crdito del Proveedor, no se aplica si esta en 0.
Plazo: El nmero de das de plazo para el pago.
Retencin Renta: Cdigo de Retencin de Renta, que se utiliza en el registro de Comprobantes

de Pago, Comprobantes de Caja Chica y Compras.
Retencin IVA: Cdigo de Retencin de IVA, que se utiliza en el registro de Comprobantes de

Pago, Comprobantes de Caja Chica y Compras.
Saldo Inicial: Nac-Saldo inicial en moneda Nacional, Ref-Saldo Inicial en moneda Referencial.
Fecha de Ingreso: La fecha del da de creacin del Proveedor, se pone automticamente al

ingresar un Proveedor.
Bsqueda por Nombre de Proveedor.
Bsqueda de Proveedor Extranjeros.
Para escribir la serie, autorizacin y fecha de caducidad de las facturas de Proveedores.
Al hacer clic en este botn se

despliega una ventana que le
permite visualizar todos los
anticipos que tiene y las facturas
pendientes de pago, igualmente
puede ver el saldo inicial del
Proveedor el que no ha sido
todava asignado a ninguna factura
o anticipo.
Cuando se utiliza la misma cuenta

contable para Proveedores como
para Anticipo de Proveedores, se puede escoger el anticipo y la factura y presionar el botn
ASIGNAR.
Se actualiza la ventana y podemos

ver como desapareci el Anticipo y
queda la factura con el saldo
descontando el pago.
Nota: Cuando se utiliza diferentes cuentas para el Cliente como para los Anticipos de
Proveedores, al hacer el cruce se crea un asiento de TIPO TCP, es decir, Transferencia Cliente-
Proveedor, esto lo puede ver en Comprobantes Varios en el Modulo:Transacciones.
Impresora: Al usar esta opcin se obtiene:
Seleccionar en qu tipo de
moneda se quiere el reporte, si
se quiere un Estado de Cuenta
o un Estado Analtico y el mes
del reporte o un acumulado.
Por ejemplo, Estado de Cuenta, acumulado:

Por ejemplo, Estado Analtico:
Nota: Con este reporte es ms fcil cuadrar por documento las transacciones.
3. Cobranza
Con esta opcin se puede realizar una gestin de cobranzas, a la derecha saldr la Lista de
Clientes, en la que se escoge con un clic, luego aparecer una ventana pequea en la parte de
abajo.
En esta ventana visualizamos los telfonos del Cliente,

y anotamos si est Listo el Cheque para el cobro, o
indican para otra fecha o cualquier otro comentario
que salga impreso en el Reporte de Gestin de
Cobranzas.
Re=1: Si son facturas de reembolso en esta columna aparecer el 1.
Se hace clic en el punto bajo la columna de la figura para borrar la transaccion si es

una transaccion de otros aos.
Se hace clic en el punto bajo la columna de la figura para ver lo vendido.

4. Pagos
Esta ventana funciona igual que la ventana de Cobranza pero ahora con Proveedores.
5. Reportes
5.1 Listado de Clientes

Un Listado de todos los Clientes, ordenado por vendedor y por nombre.
5.2 Listado de Proveedores

Un Listado de todos los Proveedores, ordenado por nombre.
5.3 Listado de Vendedores

Un Listado de todos los Vendedores, ordenado por nombre.
5.4 Anlisis de Vencimiento
Saca un reporte de las cuentas por cobrar de clientes o las cuentas por pagar de los
Proveedores.
Este reporte tiene opciones a

escoger, entre Todos y Seleccin,
si es seleccin, se despliega la lista
para escoger por nombre.
Reporte Detallado, es el reporte

por nombre de las cuentas por
cobrar o por cobrar. Analtico es el
reporte por nmero de factura, en orden de vencimiento.
Detallado
Analtico
5.5 Estadstica
Se escoge entre Clientes y Proveedores, acumulado y meses; ordenado por volumen de ventas
y compras.
5.6 Saldos
Se escoge entre Clientes y Proveedores, acumulado y por meses; ordenado por cuenta
contable y nombres.
NOTA IMPORTANTE: ESTOS REPORTES COMPARAN EL SALDO DEL MODULO:CLIENTES CON EL
MODULO:LIBROS Y MUESTRAN LA DIFERENCIA EN DIF ENTRE ESTOS MODULOS, ES
NECESARIO CORREGIR SI HUBIERE DIFERENCIAS.
5.7 Estados de Cuenta

Proceso de Impresin de los Estados de Cuenta.
5.8 Productos por Cuenta

Productos vendidos a Clientes o comprados a Proveedores, acumulado o por mes.
5.9 Ventas por Vendedor

Facturas por Vendedor, acumulado o por mes.
5.10 Gestin de Cobranzas
Reporte de resultado de la Cobranza.
6. Inicio
7. Opciones
7.1 Vendedores
Tabla de informacin de los Vendedores, se puede actualizar el vendedor en cada Cliente para
que en la Factura salga automticamente o tambin se lo puede realizar desde la Factura de
Venta.
El cdigo del Vendedor lo asigna secuencialmente el Sistema.
La Comisin es un porcentaje, la forma de ingreso de porcentajes es: 0.10 es igual al 10%
Nota: es imprescindible que exista por lo menos un vendedor, por ej.: Oficina.
7.2 Convenio de Precios

Los Clientes que tienen el visto en
Convenio de Precios en la ventana
de Clientes, estn en la lista de la
derecha, al escoger con un clic en el
Cliente se despliega la informacin a
la izquierda, donde se despliegan
todos los servicios.
Haciendo doble clic en una lnea se

puede definir el precio de cada
servicio, adicionalmente se puede
definir una cuenta contable para el
caso de servicios que son
reembolsos, para cuando se
mayorice la factura vaya a los mayores correctos.
Esta opcin funciona con:
Facturacin
Facturacin Automtica
7.3 E-Mail Clientes EC
Esta opcin permite enviar un e-Mail por Cliente, se crea automticamente un mensaje en su
correo electrnico adjuntando un reporte con las facturas pendientes de cobro.
7.4 Carta a los Clientes

Con esta ventana creamos o editamos una carta como la siguiente:
Al dar el visto se crea una carta por

Cliente de aquellos que tienen
Zona.
Es una opcin para enviar cartas

masivas.
7.5 Comisionistas
Tabla de Comisionistas, es una tabla adicional de Comisionistas por Ventas, adicional a la de

Vendedores con la cual se puede configurar particularmente de acuerdo a las necesidades del
Cliente.
STOCKS
El Modulo STOCKS maneja la informacin de Productos, Servicios, Costos y Reportes; en orden

de izquierda a derecha tenemos a:
Stocks
Costos
Calculo
Importar
Reportes
Inicio
Opciones
1. Stocks
Se desplegara 2 ventanas, la de la
izquierda con la informacin
detallada del Producto, y a la
derecha la lista total de productos,
ordenada por cdigo.
Antes de iniciar el ingreso de

Productos al Stock es necesario
establecer las Categoras, Familias,
Grupos y Aranceles.
La clasificacin de las Categoras

es mandatorio, es decir; no se
puede ingresar los productos sin
esta clasificacin, con las dems se
puede ir actualizando luego.
Cdigo: Campo Alfa-numrico hasta 15 caracteres, valor nico.
Descripcin: Campo Alfa-numrico hasta 60 caracteres.
Categora: Seleccin de la Tabla de Categoras, esto define las cuentas contables en el manejo
de inventario adems, permite la clasificacin de reportes.
Familia: Seleccin de la Tabla de Familias, permite la clasificacin de reportes.
Grupo: Seleccin de la Tabla de Grupos, permite la clasificacin de reportes.
Unidad: Campo Alfa-numrico hasta 8 caracteres, para distinguir el tipo de unidad del
producto, ej.: Cms, Kilos, Litros, Unidad.
Peso unit.: Numero con 3 decimales para el peso en kilos, necesario para el clculo de
importaciones, sino se puede obtener este valor debe ponerse el 1.
Volumen: Numero con 0 decimales para el volumen del producto, necesario si se quiere
calcular volmenes de exportacin o importacin.
Lugar: Campo Alfa-numrico hasta 6 caracteres, ubicacin en la bodega, puede dividirse en 3

reas, xx/xx/xx, por ej.: percha 01, nivel 02, columna 03, 01/02/03.
Precios: Numero con 4 decimales, permite hasta 4 listas de precios: PVP, Lista 2, Lista 3, Lista4.
Stock Disponible: Numero con 2 decimales, no se puede modificar, es un resultado.
Stock Inicial: Numero con 2 decimales, el Tipo Master puede modificar la cantidad inicial.
Partida Ara: Seleccin de la Tabla de Partida Arancelaria, necesario para utilizar la opcin de
Importar.
Referencias: 3 campos para poner referencias, por ej.: si el producto tiene diferente
codificacin de acuerdo a la procedencia.
MP: Con Visto, Significa que el producto es Materia Prima.
Sin IVA: Con Visto, Productos que no se facturan con IVA.
Activo: Con Visto, Activo, se puede facturar y se traslada de un ao a otro.
Foto: Puede pegar una foto escaneada.
Impresin del Kardex del Producto.
Permite imprimir el kardex de una

Bodega en particular o la General,
en la general salen todas las
transacciones con el producto.
Impresin de las importaciones no mayorizadas que contienen el producto.
Saldos Inciales por Bodega, las sumas de los Saldos Inciales por Bodega ser el Saldo
Inicial que est en la ventana de
Stocks.
Para Bsqueda por Cdigo.
Para Bsqueda por Nombre.
Para actualizar Partidas Aran rpidamente.
Para buscar productos por Categora.
Para Actualizar posibles Proveedores por producto.
Para ordenar por Nombre.

2. Costos
Al dar clic en costos, solo al MASTER se le desplegara la ventana con informacin adicional del
producto, como por ej.: Mnimo, Qty Econ. Ped., costos unitarios, MU%C, Rotacin,
Proveedores Frecuentes.
Costos de Proveedores Frecuentes: Hay 6 posibilidades en las cuales se puede Actualizar

Proveedores y Costos por Proveedor.
Mnimo: Cantidad de Stock mnimo, esta cantidad se lo puede actualizar manualmente o

puede calcularse automticamente con la opcin Clculo, se lo utiliza para el Reporte Saldos
bajo el Mnimo.
Mximo: Cantidad de Stock mximo, calculado con la opcin Calculo.
Proveedores: Cantidad pedido a Proveedores.
Clientes: Cantidad pedido de Clientes.
Qty Econ. Ped.: Cantidad Econmica de Pedido, cantidad calculada con la opcin Calculo, y es
la cantidad de pedido ms eficiente en cuanto a volumen y costos.
Sper Saldo: Cantidad calculada del Stock Disponible menos cantidad pedida de Clientes.
Rotacin: Rotacin mensual, del ao actual, del ao anterior (Ao-1), 2 aos atrs (Ao-2).
Qty Vta: Cantidad vendida, actual, ao anterior, hace 2 aos.
Activo desde: La Fecha de creacin del cdigo de stock.

Ultima compra: Fecha de la ultima compra del producto.
Ultima venta: Fecha de la ultima venta del producto.
Costo y MU%C: Costos y su relacin con el PVP, margen de utilidad respecto al costo.
Costo Unitario Inicial: Costo inicial del stock, se puede modificar pero influye en los balances.
MU%C: Utilizando conjuntamente con la opcin de Calculo Automtico de Precios de la

Parametrizacion del Modulo de Stocks, se puede establecer individualmente el margen de
ganancia desde el costo, por producto.
3. Calculo
2 Opciones a escoger:
Propuesta: La propuesta de compra es un modelo de clculo que analiza la cantidad de

producto que debe ser pedida en funcin del costo, de la demora en la entrega por parte del
proveedor, especialmente cuando las compras son del exterior, es decir son importaciones y
principalmente de la rotacin del producto.
Cuando elegimos esta opcin primera despliega la siguiente ventana:
Lead Time (Dias): Tiempo

promedio en das desde la fecha de
pedido hasta la fecha de llegada de
los productos a las bodegas.
Costo de un nuevo pedido: Costo

promedio de hacer un pedido, es
un costo relativo, mnimo es 1.
Costo Anual de Mantenimiento de Stock: Costo promedio anual de mantenimiento de las
bodegas.
Categoria: Se trabaja por categora.
Se despliega una ventana con el clculo del CEP Cantidad Econmica de Pedido.
1 es la lista seleccionada automticamente de los proveedores frecuentes.
0 es que no se incluye en la prxima importacin, la cambiamos a 1 haciendo doble clic.
Se puede imprimir la propuesta de compra, dar un visto para actualizar CEP en stocks y
tambin podemos crear una nueva importacin.
Consumo: Es un reporte de las ventas mensuales en unidades, el total, el disponible en stock,

el mnimo y el clculo de cuanto Pedir.
Este mtodo es ms utilizado cuando las compras son dentro de la ciudad, es decir que la
demora de entrega por parte del proveedor es .
4. Importaciones
La utilizacin de esta opcin le permite llevar un control adecuado de los productos

importados, del trmite en s, y de los costos del trmite. A continuacin revisamos estos
detalles.
Importacin: Secuencia numrica, se crea automticamente.
Fecha: Fecha de creacin de la importacin.
Negociacin: Trminos de precio en la negociacin, FOB, CIF, C&F, EXW, DDV.
Pedido Proveedor: Cdigo del pedido en el Proveedor.
Proveedor: Se selecciona de la tabla de Proveedor.
Pas de Origen: De que pas se est importando.
Puerto de Embarque: De que puerto sale la mercadera.
Puerto de Llegada: A que puerto arriba la mercadera.
Va de Transporte: Escoger entre Area, Martima y Terrestre.
N Gua de embarque: Numero de Gua, AWB, B/L y Manifiesto.
Forma de Pago: Se puede escoger entre varios tipos de formas de pago.
Moneda: La moneda en que se realiza la negociacin.

Invoice: Numero de factura de los productos.
Referendo: El numero de Referendo de aduana.
Verificadora: Se selecciona de la tabla de Verificadoras.
Vencimiento: Fecha de pago de las facturas.
ETD: Fecha estimada de salida de la mercadera.
ETA: Fecha estimada de arribo de la mercadera.
Arrival: Fecha real de arribo.
Pago Aduana: Fecha de pago de aduana, salida de la mercadera y arribo a bodega.
Se Utiliza para ver los productos que se estn importando.
Para modificar una lnea, se hace

doble clic sobre la lnea azul.
Para ingresar ms productos en la

importacin se hace doble clic en
la lnea azul con 0.
Al dar doble click en la lnea de un

producto en la parte de abajo sale
la ventana para especificar el
producto, la Partida Arancelaria, el
peso unitario, las cantidades
pedidas, despachadas y las que
llegan a stock y el costo unitario.
Cada vez que se abre la pantalla de productos se actualizan los costos unitarios de acuerdo a
los gastos que se han tenido.
Para definir cada uno de los gastos, primeramente se debe revisar

la lista de valores asignados.
Dando un click en el icono de la carpeta aparece en la parte inferior dos cuadros el uno
es:
La ventana Valores Asignados a

importacin M-IMP-000001, aqu
estn todos los comprobantes
usados en la cuenta Importaciones
en Transito de esta importacin.
De existir equivocaciones o valores

no asignados, se pueden revisar a la
izquierda en la ventana de Valores
en Cuenta de Importaciones en
Transito.
Se puede pasar de una a otra

ventana los comprobantes, haciendo
clic y arrastrando el documento.
Una vez definidos todos los

comprobantes que tienen que ver
con la importacin, empezamos a
distribuir los costos en la Liquidacin
de Importacin haciendo doble clic
en la lnea.
Estar terminado hasta que el Total
de la Lista de Valores Asignados a
la Importacin # sea igual a la
Liquidacin de Importacin.
Para poder Mayorizar la

Importacin se deber completarla informacin hasta Pago Aduana.
En este estado ya se puede actualizar la importacin.

Se crea en el Modulo:Libros un
asiento.
Si se imprime la Importacin cuando no hay fecha de arribo de la mercadera,

obtenemos:
Nota de Pedido:
Pero con la fecha de arribo.
Es un reporte de los productos con costos unitarios.

5. Reportes
5.1 Lista de Productos y Servicios

Un Listado de todos los Productos y Servicios, ordenados por Categora y Cdigo.
5.2 Lista de Precios

Un Listado de Precios de todos los Productos y Servicios, ordenados por Categora y Cdigo.
5.3 Lista de Costos
Un Listado de Costos de todos los Productos, ordenados por Categora y Cdigo.
5.4 Resumen de Existencias

Resumen de Existencias, por mes, escogiendo la forma de clasificacin.
En esta ventana se
puede escoger de 1
a 3 niveles de
ordenamiento, y de
que Bodega se
requiere o de la
General, que es
total.
5.5 Estadstica
Estadsticas de Productos, acumulado o por mes.
5.6 Saldos
Saldos en Costos acumulado o por mes, totalizado por categoras.
NOTA IMPORTANTE: ESTOS REPORTES COMPARAN EL SALDO DEL MODULO:STOCKS CON EL

MODULO:LIBROS Y MUESTRAN LA DIFERENCIA EN DIF , ES NECESARIO CORREGIR SI
HUBIERE DIFERENCIAS (Proceso costeo), LOS TOTALES DEBEN SER IGUALES AL REPORTE DE
RESUMEN DE EXISTENCIAS.
5.7 Ganancias Brutas
Ganancias Brutas en ventas acumulado o por mes.
Se puede ordenar
de 1 a 2 niveles, y
se puede escoger
por Bodega o
General.
5.8 Saldos Bajo el Mnimo

Cantidades bajo el mnimo por producto, por Bodega.
5.8 Saldos por Bodega
Cantidades despachadas por Bodega.
5.9 Ventas de Servicios

Ventas de Servicios por mes.
5.10 Movimientos
Movimiento de Productos entre fechas.
5.11 Toma de Inventarios

Formato para la toma de Inventario fsico, ordenado por ubicacin y cdigo.
6. Inicio
7. Opciones
7.1 Servicios
Tabla de Servicios, para facturacin; se puede definir por servicio la cuenta de Ingresos y el
Centro de Costos.
Kit: Con visto, Cuando el producto tiene un grupo de unidades que conforman este, ej.: el
teclado, mouse, el disco duro, CPU y la pantalla forman parte de un Computador modelo AA;
cuando se vende el computador que tiene el visto de Kit descuenta las unidades segn Kit.
Reembolso: Es un Servicio con categora de reembolso, las facturas que usan este tipo de
servicio tienen una clasificacin diferente, pues no son venta sino recuperacin de gastos.
7.2 Categoras
Tabla de Categoras, clasificacin entre Productos y Servicios; es importante esta tabla porque
define las cuentas que se utilizaran en los asientos contables, esta opcin es usada en reportes.
Si se usa el Clculo Automtico de Precios entonces se podra establecer los mrgenes de

utilidad sobre el costo para los 4 precios de venta.
7.3 Familias
Tabla de Familias, utilizada para ayudar en la mejor clasificacin del Stock, esta opcin es usada
en reportes.
7.4 Grupos
Tabla de Grupos, utilizada para ayudar en la mejor clasificacin del Stock, esta opcin es usada
en reportes.
7.5 Bodegas
Tabla de Bodegas, se pueden definir para mltiples usos; es decir, para identificar Bodega por
Local o Sucursal, o tambin por ej.: Bodega de Prestamos, de Vendedores, Bodega Principal,
etc.
Cuenta de Inventario: Cuenta contable de Inventario, esta cuenta es utilizada cuando se tiene
mltiple Bodega, y si cada Bodega tiene diferente cuenta contable entonces cuando se hacen
Transferencias entre Bodegas se requiere esta cuenta para el asiento de costos entre Bodegas.
7.6 Kit de Productos
Esta opcin sirve para identificar los artculos y cantidades de los artculos que contiene un
tiene un KIT.
til para el momento de la facturacin puesto que no es necesario ingresar uno por uno sino
se puede usar el cdigo del KIT.
7.7 Partida Arancelaria
Tabla de Partidas Arancelarias, las partidas que se utilizaran en la importacin.
Ad-Valorem: % de impuesto a la importacin.

7.8 Verificadoras
Tabla de Verificadoras, empresas de verificacin que se utilizaran en la importacin.
7.9 Repreciacin
Es un proceso para aumentar los precios de los productos, para los 4 precios, para todos los
productos o por categora.
7.10 Reconstruccin de Saldos

Es un proceso que reconstruye el saldo del Stock, verifica las cuentas de las categoras por
producto, es importante para que los saldos disponibles del stock reflejen las cantidades reales.
7.11 Calculo Costos Unitarios
7.11.1 Re clculo de Costos Unitarios

Es un proceso que calcula el costo unitario correcto y lo actualiza en:
Facturas
Notas de Venta
Salidas
Ajustes
Transferencias
Consumos
Es necesario hacerlo por lo menos 1 vez al terminar el mes, con esto puede verificar las
siguientes opciones de esta ventana.
7.11.2 Existencias Negativas
Existencias negativas de Stock, es decir, las salidas son mayores a las entradas, por lo tanto las
salidas como por ej.: Facturas, Salidas, etc. Que no tienen actualizado los costos unitarios, por
lo tanto no se debera correr la opcin de Contabilizar Costos hasta revisar y solucionar estos
problemas.
7.11.3 tems con Costo =0

Registros de Venta, por ej.: Facturas, Salidas, etc. Que no tienen actualizado los costos
unitarios, porque no existe ingresos
7.11.4 Contabilizar Costos

Es un proceso por Mes que crea el asiento contable de los Costos de Mercadera Vendida:
7.11.5 Costo Transferencias
Es un proceso por Mes que crea el asiento contable de la Transferencia de una Bodega a otra,
cuando se utiliza mltiples Bodegas con mltiples cuentas de Inventario.
TRX
El Modulo TRX maneja el ingreso de Comprobantes, los Iconos de la parte superior son
procesos y los Mens encima de ellos son los que contienen las ventanas de los comprobantes:
1. Transacciones
Empezamos con las ventanas de ingreso de cada uno de los comprobantes, para esto
visualizamos el Men Transacciones:
1.1 Comprobante Contable

Este comprobante es utilizado para registrar las Cuentas Por Pagar de facturas de Proveedores,
excepto de compras de stock.
Tipo de Comprobante 1
Cdigo CEG
Formato MCEG-000001
Contable: Numero secuencial de Comprobante Contable, numeracin automtica.
Fecha: Fecha de ingreso de la transaccin, no se puede omitir.
Vencimiento: Fecha de vencimiento del pago, no se puede omitir.
Fecha Compra: Fecha de la factura de compra, no se puede omitir.
#O/C: Nmero de orden de Compra, si se puede omitir.
Proveedor: Cdigo de Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente, haciendo TAB se

puede escoger de la lista, no se puede omitir.
N Documento: Campo Alfa-numrico hasta 7 caracteres, Numero de factura del Proveedor, no

se puede omitir.
N Retencin: Campo Alfa-numrico hasta 7 caracteres, Numero de retencin, si se puede

omitir.
Cuenta: Cuenta contable del Proveedor, haciendo TAB se puede escoger de la lista, no se puede
omitir.
Concepto: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, Detalles de la transaccin, no se puede

omitir.
Centro: Cdigo del Centro de Costo, haciendo
TAB se puede escoger de la lista, si se puede
omitir.
Cuenta: Cuenta contable a la que se la va aplicar el Debito, puede ser de

Gasto, Activo, etc., haciendo TAB se puede escoger de la lista, no se
puede omitir.
Detalle: Cuenta Detalle del Centro de Costo, se aplica nicamente si se

escogi previamente el Centro de Costo, haciendo TAB se puede escoger
de la lista, si se puede omitir.
Primero escoge el Grupo.

Luego se escoge Sub-Grupos.
Por ltimo se escoge la cuenta de Detalle.

omitir.
Imponible: Valor imponible o sub total de la Factura.
IVA: Valor del IVA de la Factura.
Se Recupera?: Tiene 3 opciones para escoger la primera: SI, significa si el IVA es crdito Fiscal,
la segunda opcin NO, si el IVA no es crdito fiscal y PROPORCIONAL, si aplica factor de
proporcionalidad en el formulario de declaracin del IVA.
NOTA: ES IMPORTANTE ESCOGER DE LA SIGUIENTE LISTA QUE TIPO DE COMPRA ES:
1. Bienes Tarifa 12%
2. Servicios Tarifa 12%
3. Activo Fijo
4. Internacin Temporal
5. Bienes Tarifa 0%
6. Servicios Tarifa 0%
7. Reembolso de Gastos
8. Sin Crdito Tributario
9. No Aplica
Retencin Renta: Cdigo de Retencin de acuerdo a la Tabla de Retenciones de RENTA.
Retencin IVA: Cdigo de Retencin de acuerdo a la

Tabla de Retenciones del IVA.
ICE: Cdigo de ICE de acuerdo a la Tabla de cdigos del ICE.
IVA Recupera: Valor del IVA, como Crdito Fiscal.
Retencin Renta: Valor de la Retencin de Renta.
Retencin IVA: Valor de la Retencin de IVA.
ICE: Valor del ICE.
Neto a Pagar: Neto a Pagar al Proveedor.

Una vez terminado el ingreso de una lnea se actualiza la ventana.
Anexo Transaccional, dando un clic aparece la siguiente ventana.
Tipo de Comprobante: Tipo

de Comprobante del
documento del Proveedor,
segn el SRI.
N Serie: Numero de Serie del documento.
N Autorizacin: Numero de Autorizacin del documento asignado por el SRI.
Fecha de Caducidad: Fecha de Caducidad del documento.
Cdigo Tributario: Cdigo Tributario del documento, segn el SRI.
Una vez actualizado el Anexo:
Mayorizar
Solo mayorizado se crea un asiento contable en el Modulo:Libros como el siguiente:
Impresin Comprobante
Imprimir Retencin
1.2 Comprobante de Ingreso

Este comprobante es utilizado para registrar los pagos de Clientes o Ingresos varios de Clientes.
Cdigo CIN
Formato MCIN-000001
Ingreso: Numero secuencial de Comprobante de Ingreso, numeracin automtica.
Va a Banco?: Hay 2 opciones, S si va a Banco, N si va a otra cuenta, no se puede omitir.
N Cuenta: Cuenta del Banco a la que se deposita, haciendo TAB despliega Lista de Cuentas de
Banco, escoger una de ellas haciendo doble clic.
N Deposito: Campo Alfa-numrico hasta 9 caracteres, Numero de la papeleta de depsito del

Banco.
Cuenta: Cuenta contable del Banco, se puede escoger solo si se escoge la opcin N en Va a
Banco?, haciendo TAB se puede escoger de la lista, no se puede omitir.

omitir.
Cliente: Cdigo de Cliente, pre establecido en el Modulo:Cliente, haciendo TAB se puede
escoger de la lista el Cliente requerido, no se puede omitir.
Tipo: Tipo de Documento por el cual se hace el ingreso de dinero o cancelacin, se puede
escoger entre.
Factura: Facturas emitidas a Clientes.
Anticipos: Anticipos de Clientes, sin

contraparte de un documento.
Nota de Debito: Notas de Debito

emitidas a Clientes.
Otros: Valores recibidos de Clientes, por

diferencias o gastos.
Retencin: Registro de retenciones de

Clientes sin ingreso de dinero.
Al escoger por ejemplo la primera opcin de

FACTURA:
Se despliega una lista de las Facturas pendientes

de cobro del Cliente Man Data ordenado por el
nmero de factura.
El Valor ser el Valor de la Factura menos los abonos o pagos que se hayan efectuado a esa
factura en el caso que existiese pagos u abonos.
Forma de Pago: Es la forma como se recibe el pago del cliente.
Puede ser:
Efectivo: valores entregados en efectivo.
Cheque: Valor cobrado en cheque, es necesario definir la informacin del cheque.
Tarjeta: Valor cobrado con tarjeta de crdito, es necesario definir la informacin.

X-Transfer: Valor Transferido electrnicamente a la cuenta de la empresa.
Banco: Si se escoge como Forma de Pago Cheque o Tarjeta, se escoge el Banco.
N Cheque/Boucher: Campo Alfa-numrico hasta 6 caracteres, numero de cheque o Boucher.
Fecha de Pago: Fecha de acreditacin del pago, puede ser la misma fecha del documento u
otra fecha posterior, por ej.: en el caso de recibir en cheque si se pone una fecha posterior
quedara registrado como un cheque a fecha o Por Depositar.
Cuenta: Cuenta contable del Cliente, en el caso de Factura, Anticipo, Nota de Debito y
Retenciones automticamente se pone la cuenta del Cliente sea la cuenta contable que se
estableci en la pantalla del modulo clientes proveedores; en el caso que escogemos en Tipo
Anticipo, si en la pantalla de informacin en parmetros de clientes se estableci la cuenta de
anticipo clientes , automticamente se pondr esta cuenta, si no est establecida esta cuenta
en la pantalla de parmetros, automticamente ira a la cuenta que se estableci en el modulo
clientes, no se puede omitir.
Retencin IVA: Cdigo de Retencin de acuerdo a la Tabla de Retenciones del IVA.
Valor Neto: El Valor Neto del Cobro, puede ser igual al Valor de la Factura o menor en el caso
de un abono anterior que haya hecho el cliente.

Total Cobrado: Valor cobrado, es igual al Valor Neto menos las retenciones.
Mayorizado
Asiento
1.3 Comprobante de Pago

Este comprobante es utilizado para registrar la emisin de cheques, pagos a Proveedores,
transferencias, etc.
Cdigo CPA
Formato MCPA-000001
Pago: Numero secuencial de Comprobante de Pago, numeracin automtica.
Vencimiento: Fecha de pago del cheque, si es posterior a la fecha se tomara como posfechado
o A Fecha, en este caso se pondr la fecha que est en el cheque no se puede omitir.
Proveedor: Cdigo de Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente, haciendo TAB se

puede escoger de la lista, no se puede omitir.
N Cuenta: Cuenta de Banco con la que se paga el cheque, haciendo TAB despliega Lista de
Cuentas de Banco.
Cuenta: Cuenta contable de la Cuenta de Banco, haciendo TAB se puede escoger de la lista, no
se puede omitir.
N Cheque: Numero del Cheque girado, al mayorizar el Comprobante de Pago se actualiza el

ultimo cheque girado en Cuentas de Banco.
# Retencin: Numero del comprobante de Retencin, si la retencin es por las lneas del
Comprobante.

omitir.
Tipo: Tipo de Documento por cual se hace el pago de dinero o cancelacin, se puede escoger
de.
Contable: Compras a Proveedores pendientes por pagar.
Compras: Compras de Stocks a Proveedores pendientes por pagar.
Nuevo Pago: Compras nuevas u otros conceptos.
Anticipo: Anticipo a Proveedores, sin contraparte de un documento.
Nota de Crdito: Cancelacin de Notas de Crdito a Proveedores.
Por ej. Si se elije CONTABLE:
Se despliega una lista de las Facturas pendientes de pago al

Proveedor, ordenado por el numero de factura.
El Valor ser el Valor de la Factura menos los abonos o pagos

que se hayan a esa factura.
En el caso del ejemplo de tipo contable automticamente se llena la informacin de N
Documento, Cuenta, Concepto e Imponible.
El valor del Imponible ser igual a la factura o menor en el caso de un abono (Abono).
En otro ejemplo: Si en tipo se elije Nuevo Pago:
N Documento: Campo Alfa-numrico hasta 7 caracteres, numero de factura del Proveedor.
Centro: Cdigo del Centro de Costo, haciendo TAB se puede escoger de la lista, si se puede
omitir.
Cuenta: Cuenta contable del Gasto, Importaciones en Transito u Otros, haciendo TAB se puede
escoger de la lista, no se puede omitir.
Detalle: Cuenta Detalle del Centro de Costo, se aplica nicamente si se escogi previamente el
Centro de Costo, haciendo TAB se puede escoger de la lista, si se puede omitir.

omitir.
Imponible: Valor imponible de la factura.
IVA: Valor del IVA de la factura.
Se Recupera?: Tiene 3 opciones para escoger la primera: SI, significa si el IVA es crdito Fiscal,
la segunda opcin NO, si el IVA no es crdito fiscal y PROPORCIONAL, si aplica factor de
proporcionalidad en el formulario de declaracin del IVA.
Retencin Renta: Cdigo de Retencin de acuerdo a la Tabla de Retenciones de RENTA, si en el

encabezado del Comprobante de Pago no se ha puesto el # Retencin no permite hacer la
retencin.
Retencin IVA: Cdigo de Retencin de acuerdo a la Tabla de Retenciones del IVA, si en el

encabezado del Comprobante de Pago no se ha puesto el # Retencin no permite hacer la
retencin.
ICE: Cdigo de ICE de acuerdo a la Tabla de cdigos del ICE.
IVA Recupera: Valor del IVA, como Crdito Fiscal.
ICE: Valor del ICE.
N Retencin: Numero de Retencin efectuado a nivel de lnea.

Mayorizado
Asiento
Impresin de Comprobante
Impresin de Cheque
1.4 Caja Chica

Este comprobante es utilizado para registrar los pagos efectuados con Caja Chica.
Cdigo CAJ
Formato MCAJ-000001
Caja Chica: Numero secuencial de Caja Chica, numeracin automtica.
N Cuenta: Cuenta de Banco con la que se paga, haciendo TAB despliega Lista de Cuentas de
Banco.

omitir.
El Ingreso de las lneas de Caja Chica es igual al ingreso del Comprobante de Pago excepto que
en cada lnea del Comprobante de Caja Chica se debe primeramente definir el Proveedor.
Mayorizado
Asientos
1.5 Notas de Debito
Este comprobante es utilizado para registrar Notas de Debito a Clientes y Notas de Crdito de
Proveedores.
Cdigo NDB
Formato MNDB-000001
Nota de Debito: Numero secuencial de la Nota de Debito, numeracin automtica.

Cliente o Provee: Seleccin entre Cliente o Proveedor, no se puede omitir.
Cdigo: Cdigo de Cliente o Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente, haciendo TAB se

puede escoger el Cliente o el Proveedor de la lista, no se puede omitir.
COM/NCR/CEG: Se puede seleccionar entre las siguientes opciones si previamente se escogi

Proveedor.
COMPRA: Facturas de Compra para Inventario.
CREDITOS: Notas de Crdito.
EG CONTABLE: Comprobante Contable.
OTROS: Dbitos por otros motivos.
NOTA IMPORTANTE: LAS NOTAS DE CREDITO DE PROVEEDORES SON LAS NOTAS DE DEBITO.
Por ejemplo si se escoge EG

CONTABLE, entonces se
desplegara todos los
Comprobantes Contables
pendientes de pago.
# Modificado: Nmero de Documento escogido, al que se le va aplicar el debito.
# Nota: Numero de Nota de Debito emitida para este documento.

omitir.
Cuenta Crdito
omitir.
Cuenta: Cuenta contable del Debito, haciendo TAB se puede escoger de la lista, no se puede
omitir.
Imponible: Valor imponible del Debito.

IVA: Valor del IVA del Debito.
Mayorizado
Asientos
1.6 Notas de Crdito
Este comprobante es utilizado para registrar Notas de Crdito a Clientes y Notas de Debito de
Proveedores.
Cdigo NCR
Formato MNCR-000001
Nota de Crdito: Numero secuencial de la Nota de Crdito, numeracin automtica.

Cliente o Provee: Seleccin entre Cliente o Proveedor, no se puede omitir.
Cdigo: Cdigo de Cliente o Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente, haciendo TAB se

puede escoger Cliente o Proveedor de la lista, no se puede omitir.
FAC/NDB: Se puede seleccionar entre las siguientes opciones si previamente se escogi

Cliente.
FACTURA: Facturas de Compra.
DEBITOS: Notas de Debito.
OTROS: Dbitos por otros motivos.
Por ejemplo si se escoge

FACTURA, entonces se
desplegara todos las Facturas
pendientes de cobro.
# Modificado: Nmero de Documento escogido, al que se le va aplicar el debito.
# Nota: Numero de Nota de Debito emitida para este documento.

omitir.
Cuenta Crdito
omitir.
omitir.
Imponible: Valor imponible del Debito.
IVA: Valor del IVA del Debito.

Mayorizado
Asientos
1.7 Comprobantes Varios

Este comprobante es utilizado para registrar cruces de cuentas entre Clientes y Proveedores o
para cargar a gastos descontando de Clientes o Proveedores.
Cdigo TCP
Formato MTCP-000001
Secuencia: Numero secuencial de Transacciones Contables, numeracin automtica.
Tipo Transaccin: Seleccin del Tipo de Transaccin, haciendo TAB se despliega la lista de
Transacciones desde el Tipo # 18 y el #10.
omitir.
Al empezar a ingresar las lneas:
Cliente/Proveedor: Se puede escoger entre No, si no aplica a Clientes o Proveedores, Clientes

si se va a aplicar a Clientes, Proveedores si se va a aplicar a Proveedores.
Por ejemplo si escogemos

Proveedor se despliega la lista
de Proveedores en la que
puedo escoger.
Tipo: Tipo de Documento a aplicar, si es:

Proveedores
Clientes
Por ejemplo si escogemos

PROVEEDOR y luego
escogemos CONTABLE,
podemos escoger el
documento que vamos aplicar y
automticamente se llena la
cuenta y el valor en Debito.
Si en Cliente/Proveedor
selecciono NO, baja
automticamente a cuenta y
permite escoger la cuenta que
el usuario requiere.
Al seleccionar los Comprobantes Varios se abre encima de la ventana normal una pequea
ventana que detalla todas las transacciones del Tipo de Transaccin # 10, como a continuacin
se detalla.
1.8 Ventas
Men de opciones de Transacciones de Ventas.
1.8.1 Facturacin
Men de opciones de Tipos de Facturacin.
1.8.1.1 Facturacin
Este comprobante es utilizado para registrar la venta de productos y servicios.
Cdigo FAC
Formato MFAC-000001
Nota: En los Parmetro:Stock se establecer que tipo de factura se utilizara, entre Factura
Normal y Factura de Servicios.
1.8.1.1.1 Normal
Factura Normal: Numero secuencial de la Factura, numeracin automtica.

Plazo: Numero de das de crdito para el Cliente.
Vendedor: Cdigo de Vendedor, no se puede omitir.
Ref.: Algn detalle de la venta, si se puede omitir.
omitir.
Descuento: Porcentaje de descuento, hasta 3 decimales, al momento de digitar este descuento
no se digita la cifra en entero sino en nomenclatura decimal por ejemplo si el descuento es
10% en el sistema se lo digita de esta forma 0.10.
IVA: El porcentaje de IVA, se pone automticamente el valor ingresado en Parametro:TRX,

permite poner 0% para aquellas ventas a Instituciones Pblicas.
Stock Cod.: Cdigo de Producto o servicio, haciendo TAB se despliega la lista.
Al momento que se despliega la

lista se puede observar en el
recuadro Cdigo y Descripcin
de los Productos, la lista de
Bodegas con las Cantidades
disponibles por Bodega, el precio
del Producto segn la lista que tenga el Cliente (PVP, 2, 3, 4), la Ubicacin del Producto en la
Bodega y la Foto del producto.
Si se desea buscar un producto especifico se puede poner el Cdigo o poner la Descripcin o

parte de la Descripcin para desplegar la lista de productos o servicios.
Text1: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, informacin adicional del producto, si se
puede omitir.
puede omitir.
puede omitir.
puede omitir.
puede omitir.
Bodega: Cdigo de la Bodega, automticamente sale la Bodega 1, se puede cambiar de bodega

cuando se usa mltiples bodegas borrando el 1 y haciendo un TAB, se despliega la lista de
bodegas con las cantidades de productos por cada bodega.
Qty: Campo numrico de hasta 2 decimales, Cantidad del producto vendido.
Desc.: Porcentaje de descuento, Descuento aplicado al producto de igual manera se lo tiene

que tipiar en forma decimal.
Precio: Campo numrico de hasta 2 decimales, Precio de venta, despliega automticamente el

precio PVP o el precio segn la lista asignada en el Cliente, o tecleando ALT + P despliega la lista
de precios del producto.
Total: Campo numrico de hasta 2 decimales, valor total de venta del producto o servicio,
resultado de la cantidad por el precio menos el descuento en el caso que hubiese descuento.
Mayorizado
Asientos
1.8.1.1.2 Servicios
El procedimiento de esta factura es igual al procedimiento de la factura normal a acepcin que

en la cabecera de esta ventana el nico cambio es que no contiene el Centro de Costos y el
Detalle de cuentas.
En el momento de ingresar los tems la diferencia est en que:
1. Utilizando el Convenio de Precios en Clientes se puede establecer precios por servicio.
2. Para el caso de facturas de reembolso por ejemplo se puede establecer una cuenta por
cada Cliente en el Convenio de Precios, as el momento de mayorizar no va a la cuenta
establecida en Servicios:Stocks sino a la cuenta del convenio.
Este tipo de facturacin es utilizada por ejemplo en empresas que administren:
Internet, Servicios de Comercio Exterior, etc.
Por lo dems funciona igual que la Facturacin Normal.

1.8.1.2 Sucursales
Para entrar a Facturacin de
Sucursales es necesario escoger
primeramente en que Sucursal
se va a trabajar.
Se hace doble clic en la Sucursal

para abrir la pantalla de
Facturacin.
Fac. Sucursal: Numero secuencial de la Factura segn la Sucursal, numeracin automtica.

Plazo: Numero de das de crdito para el Cliente.
omitir.


Nota: El Funcionamiento es igual a la Factura Normal en todas sus funciones, la nica

diferencia est en el cdigo del comprobante, el cual tendr como primer digito la Sucursal
que fue designada inicialmente.
1.8.1.3 Diferida
La Facturacin Diferida tiene que ver con aquellas ventas que se hacen con Tarjetas de Crdito,
nicamente cuando las empresas de Crdito pagan los vouchers en periodos mensuales, por
ej., si es a 90 das entonces pagan en 3 cuotas mensuales iguales.
En estos casos el SRI permite que la contabilizacin de la venta se lo haga de acuerdo a los
pagos, es decir, si es 90 das (3 meses) entonces se contabilizara cada mes las ventas contra la
Cuenta de Anticipos Diferidos, dicha cuenta se actualizara en los Parametro:TRX.
Cuando se Mayoriza se crean los pagos de acuerdo a la informacin actualizada:
Asientos
El Asiento Inicial ser:
En vez de usar la cuenta de Ventas en el Crdito se contabiliza a la Cuenta de Anticipos

Diferidos.
Luego se utiliza la opcin de Contabilizar Fact. Diferidas para contabilizar las ventas por el mes
seleccionado, por ej. si es de Noviembre ser:
En los pagos de la factura diferida luego se podr observar con que asiento se contabilizo el
pago, como se demuestra en la ventana siguiente:
1.8.1.4 Automtica
Esta opcin sirve para facturar
automticamente cuando existe
Convenio de Precios con
Clientes.
Si es que existen Clientes con Convenio de Precios, primeramente se debe actualizar el precio
por el servicio acordado.
Al escoger la opcin de Facturacin Automtica se despliega una lista con los Clientes, antes de
correr el proceso de facturacin se debe ir haciendo clic en cada cliente si es que se quiere
facturar.
1.8.1.5 Por Mes

Esta opcin sirve para facturar en
base a la facturacin realizada en
meses anteriores, usada
generalmente en facturacin de
Servicios.
Se escoge primeramente el mes del cual se quiere revisar las facturas.
Se despliega una lista con todas las facturas

mayorizadas en el mes escogido.
Haciendo clic en una factura se

despliega a la derecha una
factura igual con fecha actual,
que podra ser modificada, tanto
en su encabezado como en las
lneas de detalle.
Se puede aadir o borrar lneas

como se hace con la facturacin
normal.
Una vez que est de acuerdo a los requerimientos haciendo clic en IN, se crea la factura, se la
puede revisar luego e imprimirla en la ventana de facturacin.
1.8.2 Notas de Venta

Este comprobante es utilizado para registrar la venta de productos y servicios.
Cdigo NVE
Formato MNVE-000001
Nota: El Funcionamiento es igual a la Factura Normal en todas sus funciones, la nica
diferencia est en el cdigo del comprobante.
1.8.3 Devoluciones
Este comprobante es utilizado para registrar la devolucin de productos.
Cdigo DFA
Formato MDFA-000001
Con este icono se despliega la lista de Clientes a los cuales se les va a aplicar la
Devolucin, se hace clic en este icono para iniciar una Devolucin.
Al desplegarse la lista de Clientes se escoge el cliente del cual se

quiere hacer una devolucin.
Luego despliega una lista de todas las facturas del Cliente

seleccionado que estn por cobrar.
Se elige la factura requerida con doble clic.

Devol. Ventas: Numero secuencial de la Devolucin de Ventas, numeracin automtica.
Cliente: Cdigo de Cliente, pre establecido en el Modulo:Cliente, ingresa automticamente al

hacer doble clic en la factura requerida, no se puede omitir.
# Factura Dev.: Numero de la factura requerida, si se puede omitir.
# Nota Crdito: Numero de la nota de crdito aplicada a esta devolucin, si se puede omitir.


puede omitir.
puede omitir.



precio PVP o el precio segn la lista asignada en el Cliente.
Mayorizado
Asientos
1.8.4 Guas
Guas de remisin emitidas a partir de una factura mayorizada.
Cdigo GUI
Formato MGUI-000001
Con este icono se despliega la lista de Facturas a los cuales se les va a aplicar la Gua, se
hace clic en este icono para iniciar una Gua.
Al desplegarse la lista se puede escoger de ella una factura

para hacer la Gua de remisin.
Gua: Numero secuencial de las Guas, numeracin automtica.
Cliente: Cdigo de Cliente, pre establecido en el Modulo:Cliente, ingresa automticamente al

hacer doble clic en la factura requerida, no se puede omitir.
# TRX: Numero de la factura requerida, no se puede omitir.
Transportista: Nombre del Transportista que hace la logstica de los productos, si se puede
omitir.
Ruc: Numero de Ruc o Cedula de Identidad del Transportista.
Al grabar o presionar el ENTER automticamente se ingresan las lneas de productos que tenga
la factura para definir qu productos se van a transportar, se hace doble clic lnea por lnea
confirmando la cantidad de producto que se despacha.
Se puede hacer varias guas por cada factura.

Nuevo Despacho: Cantidad despachada, puede ser igual o menor a la cantidad en Facturado
menos lo Entregado.
1.8.5 Proformas
Este comprobante es utilizado para hacer Proformas de productos y servicios.
Cdigo PFM
Formato MPFM-000001
Proforma: Numero secuencial de la Proforma, numeracin automtica.
Cliente : Cdigo de Cliente, pre establecido en el Modulo:Cliente, dando un clic en la lupa

se puede escoger de la lista al cliente, en el caso que este sea nuevo se da un clic en la lupa e
ingresa un nuevo cliente con sus respectivos datos (direccin , CI o RUC, Telfono , Fecha), no
se puede omitir.
Direccin: Direccin del Cliente, que est pre establecido en el Modulo:Cliente, sale
automticamente al ingresar el nombre del cliente, caso contrario se tendra que ingresar
manualmente.
CI o RUC: En este campo se ingresa la Cedula de Identidad o el RUC, en el caso que ya est
ingresado en el Modulo: Cliente se pondr automticamente al momento de escoger el cliente
de la lista pre establecida
Telfono: Sale automticamente al momento de ingresar el cliente que est pre establecido en
el Modulo:Cliente, caso contrario se pondr manualmente.
Fecha: Fecha de ingreso de la proforma, no se puede omitir.
Plazo: Numero de das de crdito.
Ref.: Algn detalle de la Proforma si se puede omitir.

IVA: El Porcentaje IVA es automtico es decir siempre va estar 12%.

*Stock Cod.: Cdigo de Producto o servicio, haciendo TAB se despliega la lista.
Al momento que se despliega la lista se puede observar en el recuadro el Cdigo, y Descripcin

del producto, adems aparece la cantidad de producto que existe en cada bodega en el caso
que se utilice mltiples bodegas el precio del producto la Ubicacin del producto en la bodega

parte de la Descripcin en el cuadrado con el asterisco para desplegar la lista de producto o
servicios.
Text1 al 6: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, informacin adicional del producto, si se
puede omitir.

Precio: Precio pro formado del producto o servicio.
Total: Campo numrico de hasta 2 decimales, valor total de la proforma del producto o
servicio, resultado de la cantidad por el precio menos el descuento en el caso que hubiese
descuento.
Informacin Extra: Informacin adicional a la proforma.
Esta informacin adicional es aplicada

de acuerdo a las necesidades reales
de cada empresa.
E-mail: Al dar clic en este botn automticamente se crea un documento de texto

en la carpeta C:\Jaya\E-Mail, que se puede envia por via internet.
Crear: Al dar clic este boton se crea automaticamente una factura a partir de la
proforma en pantalla.
1.8.6 Notas de Pedido
Este comprobante es utilizado para registrar Pedido de productos de Clientes.
Cdigo PED
Formato MPED-000001
Como su nombre mismo lo indica sirve para tomar nota va telefnica, internet o de forma
personal del o de los productos que requiera el cliente.
Pedido: Nmero secuencial de la Nota de Pedido, numeracin automtica.

Fecha: Fecha de ingreso del pedido, no se puede omitir.
Plazo: Numero de das de crdito para el cliente.
Ref.: Algn detalle del pedido, si se puede omitir.
Descuento: Porcentaje de descuento, hasta 3 decimales, se lo digita en forma decimal.
IVA: El Porcentaje IVA 12%.

*Stock Cod.: Cdigo de Producto, haciendo TAB se despliega la lista.
Al momento que se despliega la lista se puede observar en el recuadro el Cdigo de Stocks y la

Descripcin del producto, adems aparece la cantidad de producto que existe en cada bodega
en el caso que se utilice mltiple bodegas el precio del producto la Ubicacin del producto en
la bodega.
Desc.: Porcentaje de descuento, Descuento aplicado al producto.
Precio: Precio del producto que ha pedido el cliente.
Total: Campo numrico de hasta 2 decimales, valor total de venta del producto, resultado de la
cantidad por el precio menos el descuento.
Crear: Al dar clic este boton se crea automaticamente una factura a partir del
pedido en pantalla.
1.9 Adquisiciones
Men de opciones de Transacciones de Compras.
1.9.1 Compras
Este comprobante es utilizado para registrar la compra de productos y servicios.
Cdigo COM
Formato MCOM-000001
Se lo utiliza para el ingreso de compras de inventarios, es decir el ingreso de estas compras

aumenta el stock en las bodegas.
Compra: Nmero secuencial de la compra numeracin automtica.
Proveedor: Cdigo de Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente-Proveedor, haciendo

TAB se puede escoger de la lista, no se puede omitir.
Plazo: Numero de das de crdito.
Vencimiento: Fecha de vencimiento de pago, no se puede omitir.
# Fac.Proveedor: Nmero de la factura del Proveedor.

*Stock Cod.: Cdigo de Producto, haciendo TAB se despliega la lista.
Con un TAB se despliega todos los productos y se escoge con un ENTER el producto adquirido
en este ejemplo se puede escoger el Producto A o Producto B con su respectivo cdigo.

parte de la Descripcin en el cuadrado con el asterisco para desplegar la lista de productos.
puede omitir.
Qty: Campo numrico de hasta 2 decimales, Cantidad del producto adquirido.

que tipear en forma decimal.
Precio: Precio del Producto adquirido.
cantidad por el precio menos el descuento en el caso que hubiese descuento.
Anexo Transaccional, dando un clic aparece la siguiente ventana.
Tipo de Comprobante: Tipo de Comprobante del documento del Proveedor, segn el SRI.
N Serie: Numero de Serie del documento.
N Autorizacin: Numero de Autorizacin del documento asignado por el SRI.
Fecha de Caducidad: Fecha de Caducidad del documento.
Cdigo Tributario: Cdigo Tributario del documento, segn el SRI
El anexo terminado quedara de la siguiente manera:

Retencin
N Retencin: Nmero secuencial del block de retenciones.

Retencin IVA: Cdigo de Retencin de acuerdo a la Tabla de Retenciones del IVA.
Imponible: Valor imponible o sub total de la Factura de compra.
IVA: Valor del IVA de la Factura de compra.
Neto a Pagar: Neto a Pagar al Proveedor.
Nota: Haciendo un clic sobre la lnea ingresada se puede teclear ALT + C y le permite
actualizar la lista de precios si no est activada la opcin de CALCULO DE PRECIOS
AUTOMATICOS.
Mayorizado
Asientos
1.9.2 Devoluciones
Este comprobante es utilizado para registrar la Devolucin de Compras de productos.
Cdigo DCO
Formato MDCO-000001
Con este icono se despliega la lista de Proveedores a los cuales se les va a aplicar la
Devolucin, se hace clic en este icono para iniciar una Devolucin.
Al desplegarse la lista de Proveedores se escoge el Proveedor

del cual se quiere hacer una devolucin.
Luego despliega una lista de todas las facturas de Compras

del Proveedor seleccionado que estn por cobrar.
Se elige la factura requerida con doble clic.

Devol. Compras:
Numero
secuencial de la
Devolucin de
Compras,
numeracin
automtica.
Cliente: Cdigo
de Proveedor,
pre establecido
en el
Modulo:Cliente,
ingresa automticamente al hacer doble clic en la factura requerida, no se puede omitir.
# Ref.: Numero del Comprobante de Compra requerida, si se puede omitir.
# Nota Crdito: Numero de la nota de crdito aplicada a esta devolucin, si se puede omitir.


puede omitir.
puede omitir.


Precio: Campo numrico de hasta 2 decimales, Precio de Compra del producto.
Mayorizado
Asiento
Impresin de Comprobantes
1.9.3 Ordenes
Este comprobante es utilizado para registrar rdenes de compra de productos a Proveedores.
Cdigo OCO
Formato MOCO-000001
Orden de Compra: Nmero secuencial de la orden de compra, numeracin automtica.
Proveedor : Cdigo de Proveedor, pre establecido en el Modulo:Cliente-Proveedor, haciendo

TAB se puede escoger de la lista, no se puede omitir.

Con un TAB se despliega todos los productos y se escoge con un ENTER el producto adquirido
en este ejemplo se puede escoger el Producto A o Producto B con su respectivo cdigo.

parte de la Descripcin en el cuadrado con el asterisco para desplegar la lista de productos.
puede omitir.
Qty: Campo numrico de hasta 2 decimales, Cantidad del producto adquirido.

Precio: Precio del Producto adquirido.
cantidad por el precio menos el descuento en el caso que hubiese descuento.
1.10 Stock
Men de opciones de Transacciones de Stocks.
1.10.1 Salidas
Este comprobante es utilizado para registrar las Salidas de productos por consumos sean de
orden interno como externo.
Cdigo SAL
Formato MSAL-000001
Salidas: Nmero secuencial de la salida, numeracin automtica.

Ref.: Algn detalle de la salida, si se puede omitir.
omitir.

parte de la Descripcin para desplegar la lista de producto o servicios.
Comentario: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, informacin adicional del producto, si
se puede omitir.



Mayorizado
Impresin del Comprobante
1.10.2 Ajustes
Este comprobante es utilizado para registrar los Ajustes de productos por diferencias con el
inventario fsico.
Cdigo AJU
Formato MAJU-000001
Ajustes: Nmero secuencial del ajuste, numeracin automtica.
Ref.: Algn detalle de la salida, si se puede omitir.


Comentario: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, informacin adicional del producto, si
se puede omitir.

Qty: Campo numrico de hasta 2 decimales, puede ser positiva (+) si se aumenta la cantidad o
negativa (-) Cantidad del producto vendido.


Mayorizado
1.10.3 Transferencias
Este comprobante es utilizado para registrar los Ajustes de productos por diferencias con el
inventario fsico.
Cdigo TST
Formato MTST-000001
Transferencia: Nmero secuencial de la transferencia, numeracin automtica.
Bodega Destino: Cdigo de la Bodega de Destino, si se puede omitir.
Se escoge a que bodega voy a transferir cantidades de Stock.

Se van grabando los productos con sus cantidades que pasan de una bodega a otra.
Mayorizado
2. Procesos
2.1 Trx
Lista de todas las transacciones ingresadas, sean por Movimientos de Stocks y sean por Pagos y
Registros Contables.
Haciendo clic en Trx, Fecha, M o Valor se organizan los documentos.
Para abrir algn documento se hace doble clic sobre la lnea del documento.
2.2 Mayorizar
Lista de todas las transacciones no Mayorizadas, sean por Movimientos de Stocks y sean por
Pagos y Registros Contables.
Haciendo clic en Trx, Fecha, Valor o Nombre se organizan los documentos.
Nota Importante: En la columna de Errores se identificaran los problemas que puedan tener
los documentos, pueda ser posible que se deba reversar y mayorizar nuevamente si es que
hubieren problemas, adems de Reconstruir en el Menu:Inicio.
2.3 Moves
Opcin de bsqueda en Clientes y Proveedores de los comprobantes asignados a estos.
2.4 Cheques
Opcin de bsqueda en Proveedores y Beneficiarios de los comprobantes asignados a estos.
Si es por Proveedores:
Se despliega la lista de Proveedores para escoger entre ellos de

cual buscar los cheques.
Se hace doble clic para buscar los cheques.

Si es por Beneficiario:
Se ingresa el nombre del Beneficiario del cual se

quieren buscar los cheques girados.
No es necesario ingresar el nombre exacto.
2.5 Buscar
Opcin de bsqueda de documentos, documentos relacionados y movimientos.
Se elije con un clic el tipo de documento que desea buscar.
Ejemplo 1: Si se quiere buscar una factura.
Se hace clic en factura.
Se elije de la sucursal que se quiere buscar la factura.

Se ingresa el nmero de factura y se da ENTER.
Podemos ver informacin bsica de la factura y adems en el Listado de Cobros o Pagos con
que Comprobante de Ingreso a sido cancelada la factura.
Ejemplo 2: Para buscar un numero de factura de un proveedor.
Se hace un clic en Doc. Proveedor.
Se ingresa el numero de factura del Proveedor y se da ENTER.

2.6 Caja
Opcin de bsqueda de cobros que han sido ingresados mediante el programa de ATENCION,
el programa de Atencin es un modulo alternativo para la facturacin en puntos de venta que
trabaja directamente con el Sistema Contable Jay.
Al seleccionar
Se debe seleccionar con doble clic primeramente la

sucursal que se desea escoger para buscar los cobros.
Luego:
Se debe seleccionar con clic del da que se quiere

ver los cobros.
Luego:
Se obtiene una lista con los cobros del da.
Borrar los registros de Caja, cuando la importacin de datos de sucursales tuvo errores.
Para cuadrar los valores entre efectivo y cheques, cuando el efectivo es cambiado con
cheques.
Genera el Comprobante de Ingreso automticamente de las lneas de EFECTIVO que

tienen la X en crear.
Genera el Comprobante de Ingreso automticamente de las lneas de CHEQUES que

tienen la X en crear.
Genera el Comprobante de Ingreso automticamente de las lneas de DEPSITO y
TARJETA que tienen la X en crear.
Genera el Comprobante de Ingreso automticamente de las lneas de Retenciones de

Renta y Retenciones de IVA que tienen la X en crear.
2.7 Pagos
Opcin de bsqueda y pagos de cuentas pendientes de Proveedores, en este listado se
despliegan las Compras y Comprobantes Contables pendientes de pago, se pueden ordenar
por Trx, Fecha de Vencimiento y Proveedor con la finalidad de escoger con doble clic los
documentos para ser cancelados.
Al hacer clic genera automticamente un Comprobante de Pago de aquellos

Comprobantes seleccionados, esta opcin es usada para escoger mltiples
comprobantes de un mismo Proveedor.
Al hacer clic genera automticamente un Comprobante de Pago por cada

Comprobante seleccionado, esta opcin es usada para escoger mltiples
comprobantes de diferentes Proveedores
.Opcin para imprimir un reporte de todos los Comprobantes seleccionados.

2.8 Nomina
Opcin de bsqueda y emisin de cheques a Empleados, en este listado se despliegan los
valores de Nomina por concepto de pago de Rol Mensual o Quincena pendientes de pago, se
escogen con doble clic a aquellos empleados que se desea crear un Comprobante de Pago.
Al hacer clic se crea un Comprobante de Pago para emisin de cheque de cada

lnea seleccionada.
2.9 Ingresos
Opcin de bsqueda y cobros de cuentas pendientes de Clientes, en este listado se despliegan
las Facturas pendientes de cobro, se pueden ordenar por Trx y Fecha de Vencimiento con la
finalidad de escoger con doble clic los documentos para ser cancelados.
Primeramente se despliega las lista de Clientes para escoger el Cliente con el cual se quiere
trabajar.
En esta ventana permite revisar los saldos por factura y permite ingresar los valores retenidos
por factura para que se pueda crear un Comprobante de Ingreso de todas aquellas facturas
que tengan el valor x Cobrar.
Al hacer clic se crea automticamente un Comprobante de Ingreso de todas las

facturas con valor x Cobrar.
2.10 x Depositar
Opcin de bsqueda de cheques cobrados a fecha, en este listado se despliegan los
Comprobantes de Ingreso de Facturas pagadas con cheques a fecha, se pueden ordenar por
Trx, Fecha de Vencimiento y RUC.
Es una forma de controlar los cheques recibidos a fecha.

Imprime un reporte por Cuenta de Banco de los cheques a ser depositados.
Emite un Asiente al Banco seleccionado quitando de la lista de pendientes de

cheques a fecha.
Asiento creado:
2.11 A Fecha
Opcin de bsqueda de cheques pagados a fecha, en este listado se despliegan los
Comprobantes de Pago emitidos a fecha, se pueden ordenar por Trx, Fecha de Vencimiento y
RUC.
Imprime un reporte por Cuenta de Banco de los cheques a ser pagados.

Emite un Asiente al Banco seleccionado quitando de la lista de pendientes de
cheques a fecha.
2.12 Tarjeta
Opcin de bsqueda de valores cobrados en Comprobantes de Ingreso con Tarjeta de Crdito,
se pueden ordenar por Fecha, Banco y Voucher.
Primeramente se escoger el Emisor de la Tarjeta de Crdito.
Se despliegan todas las cobranzas con tarjeta del Emisor seleccionado.

Luego se pone el valor cobrado por cada voucher en la columna los que estn siendo
cancelados.
Se totalizan los valores de los vouchers en la ventana de abajo y en ella se ingresa la comisin y
las retenciones que han sido hechas por el emisor en su pago.
Adicionalmente se ingresa la cuenta en la que se depositan los valores.
Una vez completo y verificado el valor pagado por el Emisor se graba con un ENTER.
Le pide que confirme que se cree el asiento y actualice los vouchers.

3. Reportes
3.1 Movimientos
Un Listado por mes de los movimientos de stock, en productos o servicios.
3.2 Cobranzas
Un listado por mes de los Comprobantes de Ingreso emitidos.
3.3 Transacciones de Stocks

Listado para Declaracin de IVA, se selecciona el mes, agrupa primeramente por sucursal y
luego por Ventas, Notas de Venta, Compras, Importaciones, Devolucin de Ventas, Devolucin
de Compras, Salidas y Ajustes.
3.4 Retenciones de Renta
Listado para Declaracin en la Fuente por la Renta, se selecciona el mes, agrupa segn el Tipo
de Retencin.
3.5 Retenciones de IVA
Listado para Declaracin en la Fuente por el IVA, se selecciona el mes, agrupa segn el Tipo de
Retencin.
3.6 IVA Comprobantes
Listado para Declaracin del IVA, se selecciona el mes, agrupa segn el IVA (Tarifa 0% y Tarifa
12%), si es IVA como Gasto o IVA como Crdito Fiscal y por ltimo el Tipo de IVA segn la
compra si es Bien, servicio, etc.
3.7 Comisiones de Vendedores

En comisin de vendedores hay diferentes reportes pre establecido que se pueden utilizar de
acuerdo a las necesidades especficas de la empresa.
3.8 Registro de Cheques
Un Listado de los cheques registrados
o girados con una Cuenta de Banco.
3.9 Caja
Un listado de Reporte de Caja de un da especifico, el Reporte de Caja es el resumen de
Cobranzas con el programa de Atencin.
3.10 Anexo de Compra
A elegir 2 tipos de reportes, segn la informacin del Anexo Transaccional, por Tipo de
Documento y Cdigo Tributario.
3.11 Transacciones de Compras y Pagos
Listado de transacciones de Comprobantes Contables y Comprobantes de Pagos por mes.
3.12 Lista de Retenciones
Listado de Retenciones efectuadas por mes, ya sean de Comprobantes Contables,
Comprobantes de Pago, Caja Chica y Compras, por mes.
NOMINA
El Modulo NOMINA maneja la informacin de Personal, Roles, Histricos, Transfer y Reportes;

en orden de izquierda a derecha tenemos a:
Personal
Rol
Histrico
Transfer
Reportes
Inicio
Opciones
1. Personal
Personal, y al lado derecho la
los Empleados Activos, ordenada
por nombre.
En la lista solo se despliegan

aquellos empleados que estn
Activos, es decir; que no han
salido.
Secuencia: Campo numrico, Cdigo de Personal asignado automticamente.
Apellidos: Campo Alfa-numrico hasta 25 caracteres, Apellidos del empleado.
Nombres: Campo Alfa-numrico hasta 25 caracteres, Nombres del empleado.
Sexo: Seleccin entre Masculino y Femenino.
Nacimiento: Fecha de nacimiento.
Nacionalidad: Nacionalidad del empleado.
# Cedula: Campo numrico hasta 10 caracteres si es cedula de Ecuatoriano, si es menos

entonces es pasaporte.
# IESS: Campo numrico hasta 15 caracteres, numero de cdigo del IESS.
# Militar: Campo Alfa-numrico hasta 15 caracteres, numero de licencia militar.
Direccin: Campo Alfa-numrico hasta 60 caracteres, direccin del empleado.
Telfono: Incluido el cdigo provincial, formato (00) 000-0000.
Estudio: Nivel acadmico obtenido.
Profesin: Titulo Obtenido.
Cargo: Seleccin de Cargo o funcin dentro de la empresa, no se puede omitir.
Centro de Costo: Seleccin de Centro de Costo o Departamento, no se puede omitir.
Responsabilidad: Detalle de la funcin del trabajo.
Cargas: Campo numrico, numero de cargas familiares.
Antigedad: Antigedad en la empresa.

Estado: Estado civil del empleado, seleccionar entre Soltero, Casado y Divorciado.
Remuneracin: Campo numrico, valor del Sueldo.
Quincena: Campo numrico, valor pagado quincenalmente.
Ingreso: Fecha de Ingreso o inicio del empleado en el trabajo.
Salida: Fecha de Salida, desvinculacin del empleado con la empresa, una vez puesta esta
fecha el empleado se actualiza como Inactivo y sale de esta ventana.
Forma de Pago: La forma de pago como la empresa va a cancelar los sueldos y quincenas a
cada empleado.
# Cuenta: La cuenta del banco del empleado, necesario si se va a ser depsitos a las cuentas de
los empleados pagando los sueldos.
Banco: El cdigo del Banco del empleado.
De que cuenta se paga: La Cuenta de Banco de la empresa con la cual se van a debitar los
sueldos.
Beneficios: Si se pagan o no Beneficios a este empleado, necesario para el clculo del ROL.
Horas Extras: Si se pagan o no Horas Extras a este empleado, necesario para el clculo del ROL.
IESS: Si se calcula o no IESS a este empleado, necesario para el clculo del ROL.
Renta: Si se calcula o no IR a este empleado, necesario para el clculo del ROL.
Nota: Para iniciar el ingreso del Personal es indispensable inicialmente definir las tablas de
Cargas y Costos:Centro de Costo, adicionalmente es importante definir las tablas de Ingresos
y Descuentos.
impresin de la informacin del Empleado.
Para tener informacin completa de los empleados.
2. Rol
Generacin del Rol de pagos Mensual.
Nota: Antes de empezar a generar el Rol es imprescindible configurar adecuadamente todo el

modulo de Nomina, primeramente actualizando el Personal con todos los datos, luego
definiendo los Ingresos y Descuentos con sus respectivas cuentas contables, los prestamos y
los datos del Impuesto a la Renta individual.
Adicionalmente se debe correr el proceso de Quincenas, si son requeridas, de lo contrario se

puede saltar este paso.
Se desplegara dos ventanas, al lado izquierdo la ventana donde se detallara la informacin del
Rol por crearse, y al lado derecho la ventana donde estar la lista de los Empleados Activos,
ordenada por nombre. En la lista solo se despliegan aquellos empleados que estn Activos, es
decir; que no han salido.
Nota: Solo el Personal de aquellos Centros de Costo que tengan la opcin activada Se Aplica
al Rol va a aparecer en el Rol.
La Primera vez que se genera el Rol, empieza con el # 1 y prosigue enumerando de uno en uno,
tambin Rol Desde, la primera vez esta vacio, pues depende desde que fecha inicia con roles,
posteriormente automticamente se pone la fecha del prximo mes.
Hasta que no se completa el resto

de la informacin y se graba; el
mensaje inicial saldr, y depende
la cantidad de empleados el
proceso tendr su duracin, pero
una vez actualizada la informacin
de la ventana entonces si salgo de
ROL, puedo volver sin proceso.
Para Mayorizar el Rol una vez terminado, genera un asiento contable.
Filtro, usado para actualizar valores

del Rol por Tipo de Ingreso o
Descuento.
Por ejemplo, si elegimos Multas,

entonces puedo actualizar las
multas de todos los empleados, y ;
as, sucesivamente.
Es ms fcil en ciertos casos para ver los totales de descuentos, por ejemplo, en el caso de
planillas de telfonos celulares, etc.
Update, es un proceso de actualizacin de parmetros y cuenta contables y otros

parmetros internos del Modulo de Nomina.
Si elegimos por nombre de empleado entonces tenemos:
Al lado izquierdo se abre una

venta con la liquidacin por
empleado.
La primera vez que abrimos el

empleado debemos actualizar el
SBU, los das y las Horas Extras si
hubiera.
Los prximos roles solo es

necesario actualizar las Horas
Extras.
A partir de esto
se puede
haciendo doble
clic en los rubros
que no sean de
calculo
automtico para
ingresar los
valores sean de
Ingresos o
Descuentos, por ejemplo, haciendo doble clic en el #9 Otros Anticipos.
Ponemos un valor de 20,00 y ENTER.
De esta manera voy calculando el

Rol individual.
Asiento
3. Histrico
Para revisar Roles Histricos, se puede incluso Reversar y volver a Mayorizar un Rol.
Se puede Mayorizar, Reversar y Revisar cualquier Rol

Histrico.
4. Transfer
Para realizar transferencias de informacin del Modulo de Nomina.
Aportes al IESS
Banco Sueldos
Banco Quincenas
RDEP
4.1 Aportes al IESS

Al utilizar esta opcin se genera el siguiente archivo en la carpeta:
C:\Jaya\Transfer
A0111111.txt
A = Aportes al IESS
01= El mes de aportacin
11111= Cinco primeros cdigos del Numero Patronal
Nota: Este archivo es utilizado para la actualizacin de los aportes mensuales.
4.2 Banco Sueldos

C:\Jaya\Transfer
B_R_January.txt
B= Banco
R= Rol Mensual
January= Mes
Nota: Este archivo es utilizado para la actualizacin de los pagos mensuales de Rol en el
Banco.
4.3 Banco Quincenas
C:\Jaya\Transfer
B_Q_January.txt
B= Banco
Q= Quincena Mensual
January= Mes
Nota: Este archivo es utilizado para la actualizacin de los pagos mensuales de Quincenas en
el Banco.
4.4 RDEP
C:\Jaya\Sri
RDEP2008.xml
Nota: Este archivo es utilizado para la actualizacin del RDEP en el SRI.

5. Reportes
5.1 Lista de Empleados

Lista de empleados por Centro de Costo y Nombre.
5.2 Sobre de Pago
Sobre de Pago del Rol, Liquidacin Individual.
5.3 Listado para pago de Rol

Lista de valores a pagar por empleado.
5.4 Cuadro de Rol

Seleccin de Cuadros de Rol.
5.5 Planillas del IESS
Lista de empleados con el clculo de IESS Personal y Patronal a pagar.
5.6 Quincenas
Reporte de Quincenas del mes.
Lista
Sobre
5.7 Prestamos Empleados
Listado de abono a prstamos por empleado.
5.8 Ingresos y Descuentos

Reporte de un rubro de Ingreso o Descuento seleccionado.
5.9 Provisiones
Reporte de la Provisin seleccionada de vario Roles Histricos.
5.10 Base Mnima y Total
Reporte de Ingresos por empleado por Rol para declaracin del formulario 103.
5.11 Vacaciones
Control de vacaciones tomadas.
Reporte Total
Reporte Individual
6. Inicio
7. Opciones
7.1 Ingresos y Descuentos
Se desplegara dos ventanas, al lado izquierdo la ventana donde se detallaran

las caractersticas del Ingreso o Descuento (el comportamiento del clculo para
el Rol), tambin las cuentas contables aplicadas a cada transacciones con sus
respectivos Centros de Costo (cuando estn activados los Centros de Costo), y
al lado derecho la ventana donde estar la lista de los Ingresos y Descuentos.
La lista inicial comprende 17 tipos de Ingresos y Descuentos, con caractersticas

pre-definidas de acuerdo a los requerimientos legales para el clculo del Rol.
Adicionalmente se puede ingresar otros Ingresos o Descuentos de acuerdo a

las necesidades especificas de cada empresa.
Si el Ingreso es parte de la base para el clculo de Beneficios Sociales.
Si el ingreso es parte de la base para el clculo del IESS.

Si el ingreso es parte de la base para el clculo del Impuesto a la Renta.
Si el ingreso o descuento va impreso en el Sobre de Pago.
Si el ingreso o descuento es fijo mensual.
Si es un Costo o Ingreso para la empresa.
Para actualizar las cuentas contables

se hace doble clic sobre la lnea.
7.2 Quincenas
Cdigo QUI
Formato MQUI-000001
La Quincena es un proceso que

contabiliza quincenas del Mes
especificado en el Periodo Vigente
del Men Principal.
Antes de procesar se debe verificar los valores obteniendo el reporte de Quincenas del Men
de Reportes.
Cualquier modificacin en los valores se debe hacer directamente en la ventana informativa del
empleado.
Cuando este correctamente el reporte se puede proceder a correr el proceso de quincenas,

terminado el proceso se genera automticamente el asiento de quincenas en el Modulo
Contable.
impresin Comprobante.
7.3 Prestamos

detallaran todos los prstamos
obtenidos por el empleado, y al
lado derecho la ventana donde
estar la lista de los Empleados,
ordenada por nombre.
Para ingresar un nuevo prstamo,

se hace doble-clic en el empleado.
Se ingresa los detalles del

prstamo, el valor, cuota, fecha
cuando se concedi, fecha cuando
empieza a descontarse.
Se puede al prstamo quitarle el activado para que no se aplique automticamente el
descuento en el rol, o se desactiva solo cuando el saldo descontado es igual al valor a
descontar.
Nota: Si el ingreso del prstamo fue luego de haber iniciado con el proceso del Rol entonces
se puede usar la opcin de INGRESAR ABONO AL ROL para que refleje la cuota en el rol del
mes.
Adicionalmente si es necesario por algn motivo modificar la cuota del prstamo se puede
hacer doble clic sobre la cuota del mes que se est generando el Rol y modificar el valor.
Ingresando el Rol, se actualiza los

abonos de prstamos.
Esta ventana muestra informacin y

status de todos los prstamos
otorgados al empleado.
Para visualizar cada uno de ellos se

puede hacer doble clic en la lnea.
Para imprimir un reporte de la cuotas por prestamos.
7.4
Presupuesto IR

detallaran los ingresos u gastos
proyectados por el empleado, y al
lado derecho la ventana donde
estar la lista de los Empleados,
ordenada por nombre de aquellos
que tengan la opcin Renta en
Personal.
Se debe actualizar la informacin

entregada por el empleado para
calcular el descuento mensual.
Mayorizando el Rol se actualizan los

valores reales que percibi el
empleado.
Para al Mes de Octubre actualizar la

informacin y obtener el clculo
correcto del Impuesto a la renta y el
descuento pendiente.
7.5 Vacaciones
Se desplegara dos ventanas, al lado izquierdo la ventana donde se detallaran todas las
vacaciones tomadas por el
empleado, y al lado derecho la
ventana donde estar la lista de los
Empleados, ordenada por nombre.
Para ingresar un nuevo periodo de

vacacin, se hace doble-clic en el
empleado.
Se ingresa la fecha Desde y Hasta

cuando se toma la vacacin y el
motivo por la cual se toman los
das.
Esta imagen muestra la ventana

actualizada ya con las transacciones
por empleado.
Para revisar una transaccin se hace

doble clic sobre la lnea.
7.6 Cargos
Tabla de Cargos de Trabajo de los empleados, se define el trabajo dentro de la empresa, con la
finalidad de tener estadsticas, se puede asignar el cdigo del IESS.
Nota: Necesario para el ingreso del Personal.

7.7 Empleados Inactivos

detallara la informacin del
Personal, y al lado derecho la
ventana donde estar la lista de los
Empleados Inactivos, ordenada por
nombre.
En la lista solo se despliegan

aquellos empleados que No estn
Activos, es decir; que no estn ya en
Nomina.
En esta ventana se puede actualizar la informacin del empleado al igual que en la ventana del
Personal Activo.
Si es necesario Activar nuevamente al empleado porque ha regresado al trabajo, en esta

ventana se ingresa la fecha de re-ingreso a la empresa.
7.8 Tabla IR
Esta tabla se actualiza automticamente al crear una nueva empresa, tambin se la puede
modificar para que refleje los cambios que se realicen en el SRI.
La informacin es utilizada para el clculo del Impuesto a la Renta Personal.

COSTOS
El Modulo COSTOS maneja la informacin de Centros de Costos.
El Centro de Costo es opcional para empresas que manejan varias operaciones, proyectos,
construcciones, inversiones, o quieren conocer en detalle los gastos por departamentos; es
como tener un plan de cuentas especfico dentro del Plan de Cuentas general de la
contabilidad.
Tiene 4 niveles fijos ya que se manejan las transacciones al nivel de cuentas de Detalle; se
puede configurar cada centro igual o de diferente forma, uno a otro centro, es decir el
tratamiento es individual por centro.
Se puede establecer Centros de Costo de Inversin o de Gasto, o simultneamente de los 2

tipos al mismo tiempo.
A continuacin se describe las opciones:
En orden de izquierda a derecha tenemos a:
Centro
Grupo
Sub-Grupo
Detalle
Reportes
Inicio
Opciones
1. Centro
En esta ventana se crea el Centro de

Costo con sus caractersticas
especficas.
Secuencia: Campo numrico, Cdigo de Centro asignado automticamente.
Centro: Campo Alfa-numrico hasta 20 caracteres, Nombre del Centro.
Cuenta Aplicable: Si el Centro utiliza una sola cuenta contable, por ej. Inversiones.
Cuenta Contable: Se define la cuenta si la Opcin de Cuenta Aplicable esta activada.
Se Aplica al Rol: Si el Centro es utilizado para el clculo del Rol o Nomina de empleados.
Nota: Para obtener un Estado de Cuenta de una cuenta de Detalle se puede tambin hacer
doble-clic en esta ventana.
2. Grupo
En esta ventana se crean los Grupos de un Centro de Costo especfico.
Centro de Costos: Centro de Costos, asignado automticamente.
Secuencia: Campo numrico, Cdigo de Grupo asignado automticamente.
Grupo: Campo Alfa-numrico hasta 40 caracteres, Nombre del Grupo.
Una vez ingresado un Grupo, para

seguir ingresando mas, se hace clic
debajo del primer Grupo ya
ingresado.
3. Sub-Grupo
En esta ventana se crean los Sub-

Grupos de un Grupo especfico.
Grupo: Grupo, asignado automticamente.
Secuencia: Campo numrico, Cdigo de Sub-Grupo asignado automticamente.
Grupo: Campo Alfa-numrico hasta 40 caracteres, Nombre del Grupo.
Una vez ingresado un Sub-Grupo,

para seguir ingresando mas, se hace
clic debajo del primer Sub-Grupo ya
ingresado.
4. Detalle
En esta ventana se crean las cuentas

de Detalle de un Sub-Grupo
especfico.
Grupo: Grupo, asignado automticamente.
Sub-Grupo: Sub-Grupo, asignado automticamente.
Secuencia: Campo numrico, Cdigo de Detalle asignado automticamente.
Detalle: Campo Alfa-numrico hasta 40 caracteres, Nombre de la Cuenta de Detalle.
Cuenta Contable: Se define la cuenta contable aplicada a esta cuenta de Detalle.
Saldo Inicial: Campo Numrico, saldo ao anterior.
Presupuesto: Campo Numrico, valor del presupuesto de la cuenta.
Una vez ingresado una cuenta de

Detalle, para seguir ingresando mas,
se hace clic debajo de la primera
Cuenta ya ingresado.
5. Reportes
5.1 Centros de Costo

Lista de Centros de Costo.
5.2 Grupos
Lista de Grupos por Centros de Costo.
5.3 Sub-Grupos
Lista de Sub-Grupos por Grupos y Centros de Costo.
5.4 Cuentas Detalle

Lista de cuentas Detalle por Sub-Grupos, Grupos y Centros de Costo.
5.5 Resumen por Centro
Cuadro de cuentas Detalle por ao.
5.6 Grupos x Centro
Cuadro de Grupos x Centro.
5.7 Grupos x Centros
Cuadro de Grupos x Centros.
5.7 Centros x Grupos

Cuadro de Centros x Grupos.
6. Inicio
7. Opciones
7.1 Asignar Centro de Costos

Esta opcin es til si no queremos crear las cuentas de Detalle, en este caso asignamos los
Centros de Costo a las cuentas de Inversin (Activo Realizable, para el caso de Proyectos de
Inversin) para agruparlas y emitir el Reporte Por Centros de Costos en el Mdulo:Libros.
7.2 Copiar Centros
Con esta Opcin se puede duplicar un Centro de Costos

completamente; es decir, al hacer doble-clic en un centro
se crea automticamente un nuevo Centro con Grupos,
Sub-Grupos y Detalle.
7.3 Copiar Grupos x Centro
Con esta Opcin se puede duplicar un Grupo completamente; es decir, al hacer doble-clic en un
centro, despliega los Grupos y al hacer doble-clic se crea automticamente un nuevo Grupo
con Sub-Grupos y Detalle.
7.4 Sincronizar Centros

Con esta opcin podemos actualizar los mismos Grupos, Sub-Grupos y Cuentas de Detalle del
Centro # 1 hacia los dems centros ya creados.
Esta opcin es til si es que se requiere actualizar a los dems centros de las nuevos ingresos
creados en el Centro 1.
7.5 Reconstruir Saldos

Con esta opcin podemos Reconstruir los saldos del Centros de Costos.
SRI
El programa del SRI depender de si es o no Contribuyente especial o si tiene las mismas
obligaciones de un Contribuyente Especial entonces el programa abrir el programa para el
Anexo Transaccional, esta opcin se la actualiza en el Men Principal en la opcin
Informacin, en el caso que no est con visto esta opcin entonces el programa asumir el
REOC.
REOC
ANEXO TRANSACCIONAL
1. REOC
De acuerdo al SRI el REOC resume las compras efectuadas y sus retenciones.
Para revisar el REOC de un mes especfico es necesario primero cargar las compras y
retenciones aplicando la opcin de:
1.1 Compras
Podemos visualizar todos los comprobantes que han pasado al REOC.
Nota importante: Todos los comprobantes mayorizados que tengan completo la malla del SRI
siguiente:
Saldrn en el REOC.
1.2 Transfer
Con transfer escogemos el Mes para cargar las compras y retenciones en el modulo.
Escogemos el Mes.
Aceptamos empezar a actualizar.
Una vez terminado podemos hacer

Clik en la opcin Compras.
1.3 Reportes
1.3.1 Lista de Compras

Se crea un archivo llamado RETENCION en:
C:\Jaya\SRI\RETENCION
Se puede abrir el archivo con Excel.
1.3.2 Taln Resumen

Taln resumen.
1.3.3 Comprobantes sin Anexo
Son Comprobantes Contables, Comprobantes de Pago y Caja Chica que no tienen la malla de
los anexos actualizada.
1.3.4 Compras
Lista de Compras con Retenciones de IVA.
1.3.5 Retenciones
Lista de Retenciones.
1.4 Opciones
Para que verificar que en la exportacin los datos estn completos podemos ver en:
1.4.1 Informacin
Parmetros de la empresa, necesarios para completar el XML del REOC para enviar al SRI.
1.4.2 Series
Series de Comprobantes con Numero de Serie y Autorizacin, para los comprobantes de la
empresa, estas series son necesarias para completar la informacin el momento de correr
Transfer.
1.4.3 Crear archivo XML
Se crea archivo XML en la direccin:
C:\Jaya\SRI
El formato del archivo es: Con l se puede verificar en el DIMM.
REOC022009
REOC
02 Mes
2009 Ao
2. ANEXO TRANSACCIONAL
De acuerdo al SRI el Anexo Transaccional resume las compras efectuadas y sus retenciones, las
Ventas, Exportaciones y Comprobantes Anulados.
Para revisar el Anexo Transaccional de un mes especfico es necesario primero cargar los
archivos aplicando la opcin de:
2.1 Compras
Podemos visualizar todos los comprobantes que han pasado al Anexo Transaccional.
Nota importante: Todos los comprobantes mayorizados que tengan completo la malla del SRI
siguiente:
Saldrn en el Anexo Transaccional.

2.2 Ventas
Podemos visualizar todos los comprobantes que han pasado al Anexo Transaccional.
2.3 Exportaciones
2.4 Anulado
2.5 Transfer
Con transfer escogemos el Mes para cargar las compras y retenciones en el modulo.
Escogemos el Mes.
Aceptamos empezar a actualizar.
Una vez terminado podemos hacer

Clik en la opcin Compras.
2.6 Reportes
2.6.1 Lista de Compras

Se crea un archivo llamado RETENCION en:
C:\Jaya\SRI\RETENCION
Se puede abrir el archivo con Excel.
2.6.2 Taln Resumen

Taln resumen.
2.6.3 Comprobantes sin Anexo
Son Comprobantes Contables, Comprobantes de Pago y Caja Chica que no tienen la malla de
los anexos actualizada.
2.6.4 Compras
Lista de Compras con Retenciones de IVA.
2.6.5 Retenciones
Lista de Retenciones.
2.7 Opciones
Para que verificar que en la exportacin los datos estn completos podemos ver en:
2.7.1 Informacin
Parmetros de la empresa, necesarios para completar el XML del Anexo Transaccional para
enviar al SRI.
2.7.2 Series
Series de Comprobantes con Numero de Serie y Autorizacin, para los comprobantes de la
empresa, estas series son necesarias para completar la informacin el momento de correr
Transfer.
2.7.3 Crear archivo XML
Se crea archivo XML en la direccin:
C:\Jaya\SRI
El formato del archivo es: Con l se puede verificar en el DIMM.
AT022009
AT Anexo Transaccional
02 Mes
2009 Ao
ACTIVOS
El Modulo ACTIVOS maneja y administra los Activos Fijos de la empresa; en orden de izquierda
a derecha tenemos a:
Activos
Service
Usuario
Lugar
Reportes
Inicio
Opciones
1. Activos
La ventana de Activos muestra
por Clases los activos que tiene
una empresa.
Automticamente el Sistema define las 10 Clases de Activos que se ven en la ventana, pero se
pueden ingresar ms si es necesario.
Para ingresar un Activo, primero hacemos clic en la Clase y luego hacemos clic dentro de la
lista.
Elegimos VEHICULOS, hacemos clic en la lista y me

aparece una ventana que me permite ingresar
todos los detalles del Activo nuevo.
Secuencial: Numero secuencial de ingreso,

numeracin automtica.
Cdigo: En este campo se ingresa el Cdigo asignado a este Activo.
Detalle: Nombre del Activo.
Marca: Marca o nombre del fabricante.
Serie: Serie del Activo.
Modelo: Modelo identificativo del Activo.
Placa: El nmero de placa.
Clase: Clase de Activo, se ingresa automticamente.
Lugar: Lugar o Centro de Costo, donde da servicio el Activo.
Estado: Se selecciona de una lista el Estado del Activo.
Usuario: Usuario en el cual da servicio el Activo.
Proveedor: Nombre del proveedor del Activo.
Fecha: Fecha de compra del Activo.
# Factura: Nmero de Factura de compra del Activo.
# Trx: Comprobante con el cual se registro la compra del Activo.

Saldo Inicial: Valores Inciales de compra del Activo y valores depreciados en el caso de saldos
de otros aos.
Comentarios: Comentarios respecto al Activo seleccionado.
Contrato: Si existe un contrato.
Vence: Vencimiento del contrato.
Activo: Si esta activo o no.
Una vez ingresado el Activo se

actualizan las listas como se ve
en esta ventana.
2. Service
Esta opcin sirve para registrar
los servicios que se contratan
para el mantenimiento,
reparacin, actualizacin u otros
gastos en que se puedan incurrir
para mantener los Activos en
buen estado o al da.
Porque es importante tener un

control sobre los gastos que se
hacen por cada uno de los
activos.
Elegimos VEHICULOS, aparecen
todos los vehculos, escogemos
el que necesitamos y despliega a
la derecha una ventana para
ingresar los servicios que se le
han prestado al Activo
seleccionado.
Secuencial: Numero secuencial de ingreso, numeracin automtica.
Cdigo: Ingresa automticamente el cdigo del Activo que seleccionamos.
Fecha: Fecha del servicio.
Tcnico: Nombre del Tcnico que realizo el trabajo.
Proveedor: Seleccionar el Proveedor.
# Trx: El nmero de Comprobante de servicio.
Monto: El valor del servicio.
Garanta: Si tiene garanta el servicio.
Vence: Vencimiento de la garanta.
Comentario: Comentarios respecto al servicio.

en esta ventana.
Aparece una ventana abajo con

todos los Servicios de este
Activo.
3. Usuario
los usuarios a los que se les ha
asignado los activos de forma
histrica, con la finalidad de
controlar tanto la funcionalidad
como la eficiencia.
Se define los usuarios

nicamente despus de asignar
el lugar al que est asignado el
activo.

ingresar el Usuario al que est
asignado al Activo seleccionado.
Usuario: Usuario del servicio.
Desde: Fecha en que el usuario seleccionado se hace cargo del activo.
Hasta: Fecha de terminacin de utilizacin del usuario.
Comentario: Comentarios respecto al usuario.

en esta ventana.

todos los Usuarios de este
Activo.
Cuando se ingresan los

Usuarios se actualiza tambin
en la ventana de cada Activo.
4. Lugar
el Lugar o Centro de Costo al
que se le ha asignado los activos
de forma histrica, con la
finalidad de controlar la
ubicacin y los costos en la
contabilizacin de la
depreciacin.

ingresar el Lugar o Centro de
Costo al que est asignado al
Activo seleccionado.
Lugar: Lugar o Centro de Costo asignado al Activo.
Desde: Fecha desde que el Activo es asignado a un Lugar.
Hasta: Fecha de terminacin de utilizacin en el Lugar.
Comentario: Comentarios al lugar.

en esta ventana.

todos los Lugares de este Activo.
Cuando se ingresan los Lugares se actualiza tambin en la ventana de cada Activo.
Nota Importante: Los Lugares o Centro de Costo son necesarios para la contabilizacin
Mensual.
5. Reportes
5.1 Listado de Activos

Lista de Activos Fijos por Clase de Activo.
5.2 Servicios por Activos
Lista de Servicios realizados por Activo.
5.3 Usuarios por Activos

Lista de Usuarios utilizando por Activo.
5.4 Lugares por Activos
Lista de Lugares en donde ha estado utilizado por Activo.
5.5 Estadsticas
Estadsticas de Costo y Servicios por Activo.
5.6 Saldos
Valores por Activo de Costos y Depreciaciones por Cuenta Contable en comparacin con el
modulo contable.
6. Opciones
6.1 Cuentas de Gasto
Es necesario configurar el modulo con las Cuentas Contables por Tipo de Activo y por Centro de
Costo en lo que tiene que ver con las Cuentas de Gasto en Depreciacin y Gastos de
Mantenimiento.
Estas cuentas son necesarias para que el sistema pueda crear los asientos de depreciacin
correctamente.
Para actualizar las cuentas

nicamente debe hacer doble
clic en la lnea deseada:
Borra la N y hace TAB, despliega el plan de cuentas
donde puede escoger la cuenta contable correcta.
Al grabar las cuentas se actualiza la lista, as

sucesivamente una por una hasta completar la
configuracin.
6.2 Clases
El sistema automticamente crea la tabla de Activos como muestra la ventana de arriba, que
incluye los porcentajes de depreciacin.
En esta ventana deber actualizar tambin las cuentas contables del Activo y de la
Depreciacin Acumulada.
Puede tambin aumentar la lista de Activos o editar los nombres y porcentajes si as lo desea.
Para actualizar las cuentas deber llegar al campo y haciendo TAB despliega el plan de cuentas.
6.3 Estados
Son los Estados en los que se encuentran los Activos, el sistema crea 3 Tipos de Estados pero se
puede seguir ingresando de acuerdo a las necesidades.
Con el fin de controlar el servicio actual que brinda un activo especifico.

6.4 Depreciacin Mensual
Con esta opcin se puede procesar las Depreciaciones por mes y luego contabilizarlas.
Depreciacin Activos
En cada Activo se puede

visualizar las depreciaciones
realizadas histricamente.
Contabilizar Depreciacin
Automticamente se crea un
asiento por el mes escogido de
las depreciaciones.
6.5 Saldo Inicial
Le permite haciendo doble clic sobre cada lnea de Activo actualizar al valor del Activo y la
Depreciacin Acumulada en 2 tipos de moneda.
Hace doble clic en la lnea del
Activo y despliega una ventana
que le permite ingresar los
valores.
Al grabar los valores se actualiza

la tabla.
Tambin se actualiza los valores

en la ventana del activo.
PRODUCCION
El Modulo PRODUCCION permite el control y costeo de los procesos productivos, en 2
alternativas, ya sea por Ordenes y de forma continua; en orden de izquierda a derecha
tenemos a:
Orden
Consumo
Producto
Continuo
Reportes
Inicio
Opciones
1. Orden
La orden de Produccin se utiliza para el control puntual de requerimientos especficos en la

produccin de artculos.
Parte desde un pedido de un Cliente especifico:

Luego ingresamos los Productos que se van a producir haciendo doble clic en la line con 0:
2. Consumos
Este comprobante es utilizado para registrar los Consumos de Materia Prima tanto para
ordenes de Produccin como para Produccin Continua.
Cdigo CSM
Formato MCSM-000001
Consumo: Nmero secuencial de la salida, numeracin automtica.
Orden de Produccin #: Cdigo de Orden de Produccin.

Detalle: Campo Alfa-numrico hasta 100 caracteres, informacin adicional del producto, si se
puede omitir.




3. Producto
En la forma de Produccin Continua esta opcin de Produccin se deber utilizar para ingresar
la cantidad producida por cada tem por mes.
Una vez Costeado y Mayorizado el mes ya no se puede ingresar las cantidades.

4. Continuo
Despus de Costear se prorratean los consumos de Materia Prima de acuerdo a las Recetas por
mes.
5. Reportes
5.1 Ordenes de Produccin

Lista de las Ordenes de Produccin generadas.
5.2 Recetas
Recetas ingresadas.
5.3 Sub-Productos
Detalle de Sub-Productos por Producto Terminado.
5.4 Transacciones de Stock

Lista de comprobantes, Produccin y Consumos.
5.5 Estadstica
Estadsticas de Ingresos y Salidas de los Productos Terminados.
5.6 Anlisis de Consumo

Reporte de relacin de Consumo Real vs. Consumo por Recetas con sus costos promedios;
muestra el margen de diferencia que existe entre lo utilizado Real y segn la Receta.
5.7 Produccin
Cuadro de produccin mensual por Producto Terminado.
5.8 Movimientos
Lista de movimientos por tipo de comprobante y Producto de Stocks.
6. Opciones
6.1 Variable 1
Tabla de Variables 1, utilizada para ayudar en la mejor clasificacin de los Sub-Productos, como
por ej.: En la produccin de Ropa de vestir se puede usar esta tabla para describir los colores.
6.2 Variable 2
por ej.: En la produccin de Ropa de vestir se puede usar esta tabla para describir los modelos.
6.3 Variable 3
por ej.: En la produccin de Ropa de vestir se puede usar esta tabla para describir las telas
utilizadas.
6.4 Receta
Esta opcin permite determinar la Materia Prima utilizada para la Produccin de un Producto
Terminado; en la ventana de la derecha aparecen todos los Productos Terminados que se han
ingresado en el modulo Stocks.
En la ventana de la izquierda se despliegan todas las Materias Primas utilizadas con sus
proporciones para fabricar una (1) unidad del Producto Terminado, esto se le denomina la
RECETA.
Para ingresar nuevas Materias Primas se hace clic en el botn:
Para cambiar la
RECETA se hace
doble clic en la lnea deseada:
6.5 Sub-Producto
Esta opcin permite crear Sub-Productos, es decir, productos que se desarrollan a partir de un
Producto Terminado; en la ventana de la derecha aparecen todos los Productos Terminados
que se han ingresado en el modulo Stocks.
En la ventana de la izquierda se despliegan todas los Sub-Productos creados por cada Producto
Terminado, por ej.: El Producto Terminado puede ser un Pantaln de alguna caracterstica
especifica, y los Sub-Productos son todas las tallas y colores del mismo Pantaln, esto se le
denomina Sub-Producto.
Para ingresar nuevos Sub-Productos se hace clic en el botn:
Para cambiar el Sub-Producto se hace doble clic en la lnea deseada:

6.6 Costeo Mensual
6.6.1 Materia Prima Utilizada
Eligiendo por mes costea la utilizacin de Materia Prima por concepto de RECETAS.
6.6.2 Mayorizar Produccin
Al escoger Mayorizar la Produccin de un Mes especfico cuando se utiliza la opcin de
Produccin Continua genera un asiento contable con el Ingreso al Inventario de los productos.
6.6.3 Reversar Produccin

Este proceso sirve para reversar la contabilizacin de la produccin por mes seleccionado.
GERENCIA

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Manual de Operacin

Anterior: Al dar clic en este botn va al comprobante anterior al que esta en la

Siguiente: Al dar clic en este botn va al comprobante siguiente al que esta en la

Ultimo: Al dar clic en este botn va al ultimo comprobante. Es igual que F4

Linea: Al dar clic en este boton se puede seguir ingresando lineas al

Mayorizar: Al dar clic en este boton se puede Mayorizar contablemente el

Reversar: Al dar clic en este boton se puede Reversar contablemente el

Retencin: Al dar clic en este boton se puede imprimir el comprobante de

Informacion: Al dar clic se puede ingresar informacion adicional para la impresin.

Duplicar: Al dar clic se duplica el registro completo que esta en la pantalla.

Anexo: Al dar clic ingreso informacion adicional para el Anexo Transaccional o

Cheque: Al dar clic se imprime el cheque en el Comprobante de Pago.

Asterisco: En donde encuentre este simbolo significa que se puede desplegar

Las Fechas tienen el siguiente formato:

Luego digitando el + busco el siguiente registro y con el regreso al

Jay En este Menu ustede puede pre-definir el destino de los reportes.

Edit Es un Menu estndar de Windows, en el estan el copy, paste;

Otros Habran otros Menus dependiendo del Modulo.

Adicionalmente a los Menus en el extremo derecho superior tenemos los simbolos de

Si el Sistema est funcionando correctamente se abrir la siguiente pantalla:

N: El numero secuencial de los Files

Compaa: El nombre de la compaa

Ao: El ao contable del File

Path: La direccin fsica, es decir en donde est el File ubicado en la computadora

6.1 Ingresar un FILE

Los iconos de Ingresar y borrar que tiene en la parte

En esta ventana al igual que otros Sistemas que

Luego el Sistema requiere poner el nombre de la

6.2 Borrar un FILE

Previamente se debe seleccionar una lnea de la lista

Debe hacer clic en el botn NEW DATA FILE (Nuevo

Es recomendable seguir un formato en cuanto al nombre del FILE, como el siguiente:

Si la empresa se llama, por ejemplo:

San Cristobal S. A. SANCRISTOBAL2008

Ecuaservicios Cia. Ltda. ECUSERVICIO2009

Se sacan respaldos por 2 razonas bsicas:

Cliente: Modulo Clientes y Proveedores, que incluye: Clientes, Proveedores, Anlisis de

Trx: Modulo de Transacciones, que incluye: Comprobantes Contables, de Ingreso, de

Producto: Modulo de Produccin, que incluye: Ordenes de Produccin, Consumos, mezclas y

Se define automticamente como Sucursal M Matriz.

Configuracin de Formatos de Impresin

Nota: Para poder configurar el Sistema es necesario primeramente en el Modulo:Libros

1.1.1 Parmetro Modulo Libros

Utilidades: Debe ingresar la cuenta de

Transferencias: Es una cuenta predefinida

1.1.2 Parmetro Modulo

Por Pagar: Es la cuenta por pagar de Proveedores.

Estilo Reporte de Vencimiento: 2 estilos, el 1 es un reporte de hoja A4 vertical para el anlisis

Cheques en Reporte de Vencimiento: 2 estilos, el 1 es exclusivo para el Estilo de Reporte 1 y

1.1.3 Parmetro Modulo Stocks

Importacin 1, 2, 3, 4: Cuentas especificas

Tipo de Factura: Hay 2 tipos en el Sistema,

IVA en Compras: Cuenta de IVA pagado,

IVA Proporcional: Cuenta de IVA

Otros: Consta en la factura de Venta o de

Comisin TC: Cuenta para asientos de contabilizacin de Tarjetas de Credito.

Devoluc. Ventas: Cuenta para las devoluciones de ventas.

Descuento Ventas: Cuenta especfica para cuando se realicen descuentos en ventas.

Desc. Compra: Cuenta especfica para cuando se realicen descuentos en compras.

Anticipo Diferido: Cuenta especfica para las ventas diferidas.

% de IVA: % de IVA al momento de la transaccin, no es retroactiva.

Provisin Decimo Tercer Sueldo: Cuenta

Provisin Vacaciones: Cuenta contable de totales de gastos en Vacaciones que