MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de1Datos

USAR TABLAS DE EXCEL

PARA ADMINISTRAR
INFORMACION
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de2Datos

Crear una tabla

Existen dos mtodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla
predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

Insertar una tabla usando el estilo de tabla predeterminado

1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden
estar vacas o contener datos.
2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+T.

3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de
verificacin La tabla tiene encabezados.

Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados si no se activa la casilla La tabla

tiene encabezados. Puede cambiar estos nombres si selecciona el encabezado predeterminado
que desea reemplazar y escribe a continuacin el texto adecuado.

Sugerencias

Tras crear una tabla, aparecern las Herramientas de tabla, que muestran la ficha Diseo. Las
herramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la tabla. Tenga en cuenta que la
ficha Diseo se ver nicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.

A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para
agregar rpidamente nuevas filas.
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de3Datos

Insertar una tabla usando el estilo que desee

1. En una hoja de clculo, seleccione un rango de celdas vacas o celdas que contengan los datos a los que
desea aplicar formato de tabla rpidamente.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

NOTA Cuando usa la funcin Dar formato como tabla, Excel automticamente inserta una tabla.

3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. Si el rango seleccionado
contiene datos que desea mostrar como encabezados de la tabla, haga clic en un estilo de tabla que
incluya una fila de encabezado.

NOTA Los estilos de tabla personalizados estarn disponibles en Personalizada una vez creados.

Sugerencias

Tras crear una tabla, aparecern las Herramientas de tabla cuando seleccione una celda de la tabla,
adems de la ficha Diseo. Las herramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la
tabla.
A diferencia de las listas de Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar
rpidamente nuevas filas.
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de4Datos

Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla

Despus de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la
funcionalidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de
tabla. Para dejar de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado,
puede convertir la tabla en un rango de datos comn en la hoja de clculo.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada. Para que la
ficha Diseo se muestre, debe tener seleccionada una celda de la tabla.

2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Convertir en rango.

NOTA Las caractersticas de tabla no siguen estando disponibles despus de convertir la tabla
nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar
y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en
frmulas se convierten en referencias normales de celda.

Sugerencias

Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla y, a
continuacin, hacer clic en Convertir en rango.
Inmediatamente despus de crear la tabla, tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de
herramientas de acceso rpido para convertirla de nuevo en un rango.

Eliminar una tabla y sus datos

Si ya no desea trabajar con una tabla o los datos que contiene, puede eliminarla.

1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla.

SUGERENCIA Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla, incluidos los encabezados.
2. Presione SUPR.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rpido
para eliminar una tabla que acaba de crear.
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de5Datos

REFERENCIA RAPIDA DE TABLAS

Crear una tabla
1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden
estar vacas o contener datos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla
La tabla tiene encabezados.

Cambiar el formato de una tabla

1. Haga clic en cualquier parte de la tabla.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en la flecha en la parte inferior del cuadro.
3. Mueva el punto de insercin sobre los diferentes estilos. Vea una vista previa dinmica del aspecto que
tendra cada estilo en la tabla.
4. Haga clic para seleccionar un estilo.

Agregar o eliminar columnas y filas

Para agregar una columna inmediatamente a la derecha de la tabla, escriba el encabezado de columna y,
a continuacin, presione ENTRAR.
Para agregar una fila al final de la tabla, escriba en la fila en blanco que se encuentra inmediatamente
debajo de la ltima fila de la tabla y, a continuacin, presione ENTRAR.
Para agregar una columna dentro de la tabla, haga clic en una celda que se encuentre inmediatamente a
la derecha de donde desea insertar la columna, haga clic con el botn secundario, elija Insertar y, a
continuacin, haga clic en Columnas de la tabla a la izquierda.
Para agregar una nueva fila dentro de la tabla, haga clic en una celda que se encuentre inmediatamente
debajo de donde desea insertar la fila, haga clic con el botn secundario, elija Insertar y, a continuacin,
haga clic en Filas de la tabla arriba.
Para eliminar una columna, haga clic con el botn secundario en la columna, elija Eliminar y, a
continuacin, haga clic en Columnas de la tabla.
Para eliminar una fila, haga clic con el botn secundario en la fila, elija Eliminar y, a continuacin, haga
clic en Filas de la tabla.

Ordenar en una tabla

1. Cuando se crea una tabla, aparecen flechas desplegables en la parte superior de cada columna.
2. Haga clic en una flecha para ordenar la columna. Tenga en cuenta que solo es posible ordenar una
columna a la vez.

Filtrar en una tabla

1. Haga clic en una flecha desplegable en la columna que desea filtrar. A continuacin:
Desactive la casilla Seleccionar todo y, a continuacin, haga clic en los cuadros correspondientes al
contenido que desea ver. O bien,
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de6Datos

Segn el tipo de informacin de la columna, elija Filtros de nmero, Filtros de texto, etc. para realizar su
seleccin. Tenga en cuenta que es posible filtrar varias columnas a la vez.

Eliminar duplicados
Tenga cuidado cuando use esta caracterstica. Excel no oculta los duplicados, los elimina de la hoja de
clculo directamente.
1. Haga clic dentro de la tabla.
2. En la ficha Diseo de Herramientas de tabla, en el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados.
3. Mantenga seleccionadas todas las columnas en las que desee que Excel busque informacin duplicada.
4. Despus, haga clic en Aceptar.
Rellenar automticamente una frmula en una columna
1. Haga clic en la primera celda debajo del encabezado de columna.
2. Cree la frmula y, a continuacin, presione ENTRAR. La frmula rellenar automticamente todas las
filas de la columna.

Usar referencias de celda estructuradas en una frmula

Cuando se crea una tabla, Excel usa el nombre de la tabla y el nombre de cada columna para crear
automticamente referencias de celda estructuradas (similares a celdas con nombre) para la tabla.
Puede usar referencias de celda estructuradas en las frmulas. Para obtener informacin sobre las
referencias de celda estructuradas, vea el vnculo incluido al comienzo de la pgina.
Cuando escriba una frmula en una tabla, escriba un corchete de apertura ([) para ver una lista de las
referencias de celda estructuradas de la tabla. Haga doble clic en el nombre de la columna que desea
incluir en la frmula y, a continuacin, escriba un corchete de cierre (]).
Cuando escriba una frmula fuera de una tabla, escriba el nombre de la tabla seguido por un corchete de
apertura ([) para ver una lista de las referencias de celda estructuradas de la tabla. Haga doble clic en el
nombre de columna de la lista que desea incluir en la frmula. Para incluir varias referencias de celda
estructuradas en la frmula, vuelva a escribir el nombre de la tabla y, a continuacin, un corchete de
apertura ([) para ver la lista de referencias de celda estructurada otra vez.

Eliminar una tabla, pero conservar los datos y el formato

1. Haga clic en cualquier parte de la tabla.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
Nota Despus de volver a convertir la tabla en un rango, las funciones de tabla dejan de estar
disponibles. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las
referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en frmulas se
convierten en referencias de celda normales.

Eliminar una tabla y los datos

1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla. Presione CTRL+A dos veces para seleccionar toda la tabla,
incluidos los encabezados de tabla.
2. Presione SUPR.
MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de7Datos

FORMULARIOS DE
DATOS
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de8Datos

Agregar, editar, buscar y eliminar filas

mediante un formulario de datos
Cuando una fila de datos de una hoja de clculo es muy ancha y requiere varios desplazamientos
horizontales, considere la posibilidad de usar un formulario de datos para agregar, buscar y eliminar
filas.

Obtener informacin sobre los formularios de datos

Un formulario de datos ofrece una manera
cmoda de escribir o mostrar una fila
completa de informacin en un rango o
una tabla sin desplazarse horizontalmente.
Ver que la entrada de datos es ms
sencilla con el uso de un formulario de
datos, dado que no tendr que desplazarse
de columna en columna en caso de que
tenga ms columnas de datos de las que
puedan verse en pantalla. Use un
formulario de datos cuando sea suficiente
un formulario simple de cuadros de texto
que enumeren los encabezados de
columna como etiquetas y no necesite
caractersticas de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un control de nmero o cuadro de
lista.

Microsoft Excel puede generar automticamente un formulario de datos integrado para el rango o la
tabla. El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como etiquetas en un nico
cuadro de dilogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario
puede escribir los datos para cada columna, hasta un mximo de 32 columnas. En un formulario de
datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegacin o, segn el contenido de la
celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una frmula, su resultado se muestra en el
formulario de datos, pero no puede cambiar la frmula mediante dicho formulario.
NOTA Los formularios de datos no se pueden imprimir. Adems, dado que son cuadros de dilogo
modales, no puede usar el comando Imprimir ni el botn Imprimir de Excel hasta que cierre el
formulario de datos. Como alternativa, puede usar la tecla Imprimir pantalla de Windows para crear una
imagen del formulario y, a continuacin, copiarla en Microsoft Paint o en otro programa.
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de9Datos

Crear un formulario de datos

1. Si es necesario, agregue un encabezado de columna a cada columna del rango o de la tabla. Excel usa estos
encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario.
IMPORTANTE Asegrese de que no haya lneas en blanco en el rango de datos.
2. Haga clic en una celda del rango o de la tabla donde desee agregar el formulario.
3. Para agregar el botn Formulario a la Barra de herramientas de acceso rpido, realice lo siguiente:
Haga clic en la flecha que aparece junto a la Barra de herramientas de acceso rpido y, a
continuacin, haga clic en Ms comandos.
En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y, a continuacin,
seleccione el botn Formulario de la lista.
Haga clic en Agregar y, a continuacin, en Aceptar.
4. En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Formulario .
Aparece un mensaje que indica "Hay demasiados campos en el formulario de datos"

Usar un formulario de datos

Puede usar un formulario de datos para agregar, buscar, cambiar y eliminar filas de un rango o una
tabla.
Agregar una nueva fila de datos
1. En el formulario de datos, haga clic en Nuevo.
2. Escriba los datos para la nueva fila.
Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para pasar al campo anterior, presione
MAYS+TAB.
3. Cuando haya terminado de escribir datos, presione ENTRAR para agregar la fila en la parte inferior del
rango o tabla.
Aparece un mensaje que indica "No se puede extender la lista o base de datos"
NOTA Antes de presionar ENTRAR, puede deshacer cualquier cambio al hacer clic en Restaurar. Se
descartarn todos los datos que haya escrito en los campos.

Buscar una fila mediante navegacin

Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:
Para moverse por las filas de una en una, use las flechas de la barra de desplazamiento del formulario de
datos.
Para moverse por las filas de 10 en 10, haga clic en la barra de desplazamiento en el rea entre las flechas.
Para moverse a la siguiente fila del rango o tabla, haga clic en Buscar siguiente.
Para moverse a la fila anterior del rango o tabla, haga clic en Buscar anterior.

Buscar una fila mediante criterios de bsqueda

1. Haga clic en Criterios y, a continuacin, escriba los criterios de comparacin en el formulario de datos.
Se filtrarn todos los elementos que comiencen con los criterios de comparacin. Por ejemplo, si
escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrar "Davidovski" y "Davis". Para buscar valores de
texto que compartan algunos caracteres pero no otros, use un carcter comodn como criterio.
 MS-Excel 2010 Avanzado ngel Cordero (Pacho) Tablas y Formulario de Datos de10
Datos

Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios de comparacin para filtros, as
como para buscar y reemplazar contenido.
USE PARA BUSCAR
? (signo de interrogacin) Cualquier carcter simple.
Por ejemplo, b?te buscar bote y bate
* (asterisco) Cualquier nmero de caracteres.
Por ejemplo, *este encontrar "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, * o ~ Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde.
Por ejemplo, af91~? buscar "af91?".
2. Para buscar filas que coincidan con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar anterior.
3. Para volver al formulario de datos a fin de agregar, cambiar o eliminar filas, haga clic en Formulario.

Cambiar los datos de una fila

1. Busque la fila que desee cambiar.
Para obtener ms informacin, vea las secciones Buscar una fila mediante navegacin y Buscar una
fila mediante criterios de bsqueda.
2. Cambie los datos de la fila.
Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para pasar al campo anterior, presione
MAYS+TAB.
3. Despus de cambiar los datos, presione ENTRAR para actualizar la fila.
Excel pasa automticamente a la siguiente fila.
NOTA Antes de presionar ENTRAR, puede deshacer cualquier cambio haciendo clic en Restaurar.

Eliminar una fila

1. En el formulario de datos, busque la fila que desee eliminar.
Para obtener ms informacin, vea las secciones Buscar una fila mediante navegacin y Buscar una
fila mediante criterios de bsqueda.
2. Haga clic en Eliminar.
ADVERTENCIA Excel le pedir que confirme la operacin. Una vez confirmada, no puede deshacer la
eliminacin de una fila.

Cerrar un formulario de datos

Para cerrar el formulario de datos y volver a la hoja de clculo, haga clic en Cerrar.