4.

1 Funciones de almacn

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

Funcin de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invlida los efectos de:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o produccin en totales econmicos.
4. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de
una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de
organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de
la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.

Pese a lo que podra indicar su nombre la funcin de un almacn, en general, no es

el almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de
los almacenes de custodia a largo plazo, un almacn debe tratar de conseguir que
el producto d el servicio esperado mientras hace que las mercancas circulen lo
ms rpidamente posible.
Por este motivo es de especial inters analizar la secuencia de operaciones que
en cualquier almacn sigue un producto.
1) Entrada de bienes: Recepcin de las mercancas a travs de los muelles de
carga, pasando por los controles de calidad, cuarentenas y cambios de embalaje
necesarios.
2) Almacenamiento: Disposicin de las cargas en su ubicacin con el objeto
de retenerlas hasta su puesta a disposicin.
3) Recogida de pedidos: Conocida tambin por picking, es la operacin por la que
se convierten las unidades de carga de compra en unidades de venta.
4) Agrupacin-Ordenacin: Dependiendo del procedimiento de generacin de
pedidos, y de la configuracin del sistema de distribucin ser necesario establecer
un sistema para agrupar y ordenar los pedidos segn las rutas de distribucin.
5) Salida de bienes: El control de salidas, recuento numrico o control de calidad y
el embarque en el medio de transporte correspondiente son las funciones con las
que finaliza el proceso.

En muchas ocasiones es imprescindible tener en cuenta la gestin de stocks

de devoluciones como un proceso ms, no exento de importancia.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de
los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La
eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
 Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que sern almacenados.

Tipos de materiales que sern almacenados.

Nmero de artculos guardados.

Velocidad de atencin necesaria.

Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas

tcnicas imprescindibles de la AM. Las principales tcnicas de almacenamiento de
materiales son:

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por

embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de
material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si
fuese una unidad.

La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma

un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o transporte. La
formacin de cajas unitarias se hacen a travs de un diapositiva llamado pallet
(plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1100mm x 1100mm como
patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:

En cuanto al nmero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.

Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales

no requieren utilizar equipos de materiales.
 Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento
de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales

de pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de
oficina, como plumas, lpices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento,
semi-acabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas
las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plstico. Las
dimensiones deben ser esquematizadas y su tamao pude variar enormemente
puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales

de diversos tamaos y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas.
Las estanteras pueden ser de madera o perfiles metlicos, de varios tamao
y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas
y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento ms simple
y econmico. Es la tcnica adoptada para piezas pequeas y livianas cuando
las existencias no son muy grandes.

Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y

estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden
ser montadas en ruedas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser
de madera o de acero

Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas

para aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas
una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica
de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya
que en la prctica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la
utilizacin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el
equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es lo que define el
nmero de entradas necesarias a las plataformas.
 Contenedores flexibles: Es una de las tcnicas ms recientes de almacenamiento,
el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho
vulcanizado, con un revestimiento interno que vara segn su uso. Se utiliza para
almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que
puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de
apiladoras o gras

Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema

de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y
mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

4.2 Localizacin de distribucin de almacenes

COMO ENCONTRAR EL LUGAR INDICADO

Para encontrar el lugar indicado en el que se debe establecer el almacn se
deben tomar muchas decisiones que se basan en algunos criterios como:*
Proximidad con los clientes* Clima de negocios* Costos totales Tambin se debe
tomar en cuenta por cual medio de transporte llegaran los materiales o productos al
almacn y de ah como llegaran a manos del cliente, es decir si por:
Carretera
Agua
Aire
Vas frreas
Ductos
Entrega a mano

LOCALIZACIN DE UN ALMACN
Pocos conceptos han dado lugar tradicionalmente en logstica a planteamientos
ms sofisticados para tratar de encontrar soluciones que optimicen la ubicacin
de almacenes en funcin de los costes de transportes. Todos ellos estn basados
en encontrar una localizacin fsica de almacenes que minimice los costes de
transporte en su conjunto, teniendo en cuenta tanto los portes de entradas como los
de salida. El estudio de localizacin debe evaluar posibles opciones de localizacin,
teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa. Debe
contemplar los asuntos relacionados con la expansin y diversificacin del negocio
y adems la adaptabilidad de la posicin. Es decir, debe tener en cuenta las posibles
variaciones de mercado, infraestructura y logstica para tratar de predecir el valor
del sitio en el futuro. Una excelente localizacin de la empresa puede generar
mejoras en la eficiencia en trminos de: costos de transporte, facilidad en la
obtencin de materias primas, utilizacin eficiente de canales de distribucin,
cercana al cliente y a sus necesidades.

FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISION

DE LOCALIZACION
Aunque no son los nicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para
tomar una decisin de localizacin:
1- Medio y costo del transporte: En funcin del peso, volumen y costo de
transferencia de las materias primas y productos terminados.
2- Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fcilmente transportable o
no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido.
3- Estructura fsica: Existencia de carreteras, servicios adecuados,
comunicaciones para fines industriales etc
4- Disponibilidad de la mano de obra: El rea en algunas ocasiones no cuenta
con mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de
zonas distantes aumentando los costos.
5- Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios
ambientales.
6- Aspectos legales: Tributacin, facilidad administrativa, costos de legalizacin etc.
7- Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica,
evitar posibles robos etc.
8- Cercana al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y
en mejores condiciones al mercado que se ataca.
9- Aceptacin social: Este punto muchas veces no es identificado y genera
problemas. Es importante que la localizacin de la empresa o negocio no perturbe
o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la
empresa a asumir costos adicionales.
10- Acceso a informacin: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es
la necesidad de informacin empresarial. La localizacin puede afectar la cantidad
de clientes, contactos, bsqueda de oportunidades de negocio etc. Tomarse un
breve tiempo para analizar las oportunidades localizacin de una empresa o
negocio, puede generar un valor agregado adicional para la empresa y un aumento
de su competitividad.
4.3 Seleccin de mobiliario y equipo de almacn

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin

implica compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las
caractersticas de equipamiento. Esto implica compaginar dos objetivos
contrapuestos que son: Maximizar el uso del volumen, y permitir un fcil y rpido
acceso a los productos almacenados. En general se puede admitir que un sistema
de almacn bien diseado debera:

Usar adecuadamente el volumen construido.

Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y favorecer

el flujo de bienes.
Favorecer el movimiento y el control de stocks.
Proteger contra incendios, daos y robos.

Prevenir el deterioro y/o la contaminacin del stock.

La seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente informacin:

Caractersticas fsicas de los bienes almacenados.

Contaminacin-olores que pueden afectar a los bienes.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,
origen, condiciones fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza: Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados

como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan
en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del
Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al capitulo5000 del Clasificador por
Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin
en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste
parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser
inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con
cargo al captulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo: licuadoras,
calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, des-engrapadoras,
papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc.

Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para

el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que
no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se utilizan
en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de
dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo,
mquinas de escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte
del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institucin.

Bienes en Como dato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y

morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.
Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos
del Instituto para su uso personal,(radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.)
y qu el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

Equipos de Almacn
Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la
flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso
de un equipo adecuado. En algunas compaas, el departamento de conservacin
constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen
con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero
se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los
fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos.

Funcin de Recepcin: La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la

compaa o de un transportador comn, es la misma. Si el material se recibe de
cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, las actividades de
construccin, el procedimiento ser el mismo.

Importancia: La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital

importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las
excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La
recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de
los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso
1. Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden
y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el nmero
de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como
se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos.

2. De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa

tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el
rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte
materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

4.4 Sistemas informticos de administracin de inventario

Codificacin de materiales
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega,
las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de
artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus
respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los
materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que
permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos operacionalizacin
de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin
de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin,
esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las
existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo
cada una de sus etapas. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los
existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de
todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin:
Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa la descripcin
detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando
mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y
menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin
facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del
material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de
ingeniera del producto, etc. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe
ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las
recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer
idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que
no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que
cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. As
catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin
constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin
se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIN: Catalogacin Simplificacin Especificacin

Normalizacin Estandarizacin CODIFICACIN
Clasificacin y codificacin de los materiales

As clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma,

peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo
que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin
y localizacin de la bodega. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin
de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo
que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y
letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo alfabtico, numrico
y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de
letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y
especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema
alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y6 abarca un mayor nmero
de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase,
mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo.

AB --- 286 Cdigo indicador Grupo

Clase
El sistema alfa numrico de codificacin de materiales. El sistema numrico es
lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e
ilimitado nmero de artculos que abarca. Para facilitar la localizacin de los
materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de
codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace
casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos,
etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos
con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes
adecuados, operativos operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las
existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin,
simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de
todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor
este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin

omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los
artculos proporcionando una idea general de la coleccin.

Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados

con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin,
se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa
la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso,
etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre el
artculo y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La
especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una
idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material,
el trabajo de ingeniera del producto, etc.

Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus

diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el
uso de los materiales.
Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre
ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias. As catalogamos, simplificamos, especificamos,
normalizacin y estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la
clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales.