TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SGSST

La implementacin y mejoramiento del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de documentos del
SGSST. La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero tambin guardan
similitudes entre s. Por eso es frecuente que se confundan, o el uno se asimile en
el otro, como si fueran lo mismo.
Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentacin,
resulta importante aclarar cmo se definen los diferentes tipos de documentos del
SGSST.

Tipos de documentos del SGSST

En este artculo se explicarn los siguientes tipos de documentos del SGSST, se
mostrarn ejemplos de su aplicacin y casos en los cuales la normatividad los
requiere.

Reglamento
Procedimiento
Instructivo
Formato
Registro
Programa
Plan
Gua
Manual
Poltica
Lineamiento

Reglamento
El reglamento es un conjunto organizado de preceptos o reglas. Lo elabora la
autoridad competente en la organizacin o en el mbito al cual se aplica.
Establece lo que est permitido y lo que est proscrito, en los diferentes campos
de actuacin. El reglamento establece unos lmites precisos al comportamiento de
quienes se rigen por l. A diferencia del lineamiento, el reglamento s contiene
normas especficas, aplicadas a conductas concretas.
El Cdigo Sustantivo del Trabajo establece que las empresas deben contar con un
Reglamento Interno de Trabajo (art. 104 a 115) y un Reglamento de higiene y
seguridad (art. 349 y 350).
Procedimiento
El procedimiento se refiere al conjunto de acciones que se deben llevar a cabo
siempre de la misma manera, para conseguir el mismo resultado, en el marco de
las mismas circunstancias. En otras palabras, el procedimiento estandariza la
forma de llevar a cabo una accin determinada, crea un mtodo.
Los procedimientos recopilan un saber hacer probado. Esto quiere decir que son
el resultado de conocimientos, experiencia y acuerdos sobre la mejor manera de
actuar para alcanzar un propsito especfico. Los procedimientos desglosan las
acciones a realizar, con base en lo sealado en todos los documentos anteriores
(lineamientos, reglamentos, manuales, etc.).
Son varios los procedimientos requeridos para la implementacin del SGSST, por
ejemplo, el Decreto 1072 de 2015 establece en su artculo 2.2.4.6.26 la necesidad
de un Procedimiento de gestin del cambio.

Instructivo
El instructivo es un tipo de documento que plasma la forma como funciona algo en
particular. Para la Presidencia de la Repblica y el Departamento Nacional de
Planeacin, un instructivo es:
Descripcin de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser
detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.
Un ejemplo son los instructivos que acompaan a casi todos los formato. En ellos,
se exponen los criterios que se deben tener en cuenta para llenar cada una de las
casillas.
En el plano organizacional, el instructivo se aplica tanto al funcionamiento de
mquinas y aparatos, como a los procedimientos. En este ltimo caso, detalla la
forma como debe ser realizada una actividad especfica dentro de un
procedimiento ya establecido.

Formato
El formato es una estructura predeterminada, que define la forma en que se
registra, se guarda y se presenta algo. El formato cumple con unas caractersticas
tcnicas y formales, que lo hacen apto para contener y transmitir una informacin
especfica.
Para la Presidencia de la Repblica, en su Gua para la elaboracin y control de
documentos define, un formato es:
Documento utilizado para registrar la informacin de la ejecucin de actividades
de un procesos o procedimiento. Puede disearse en medio digital o impreso.
En el caso de los formatos administrativos, su principal funcin es la de unificar el
registro de la informacin, de manera que se agilice su circulacin y llegue en
forma oportuna a los funcionarios competentes para conocerla. El formato permite
verificar la aplicacin correcta de los procedimientos.
La implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
requiere del diseo de varios formatos. Por ejemplo: formatos para la inspeccin
de maquinaria y equipo, formato para el reporte de condiciones inseguras, formato
de seguimiento acciones de correctivas, preventivas y de mejora, formato de
asistencia a eventos, entre otros.

Registro
El registro es la anotacin, relacin o inscripcin de un dato, dentro de un formato
o un documento establecido previamente para ello. Equivale a ingresar una
informacin, dentro de un soporte establecido con anterioridad.
Para la norma ISO 9000:2015 y la OHSAS 18001:2007, un registro es:
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
En la mayora de los casos es lo mismo que llenar un campo, completar una
casilla o introducir un dato. Desde el punto de vista de los tipos de documentos, el
registro vendra a ser un formato bsico o primario.

Programa
El programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente
para llevar a cabo un plan. Es, en realidad, el desglose de un plan. Debe contener
las acciones a implementar, en secuencia; cada una de ellas debe apuntar hacia
un objetivo definido.
Dentro de los Programas del SG-SST se encuentran el programa de promocin de
vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 8), Programa de
mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015 art.
2.2.4.6.24 pargrafo 2), Programa de capacitacin en SST (Decreto 1072 de 2015
art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 num 6, 2.2.4.6.16 num 5), entre otros.

Plan
El plan es una descripcin ordenada de las intenciones o propsitos a corto plazo,
en un rea establecida. El plan apunta a remediar, corregir, perfeccionar o
expandir alguna circunstancia que en el momento no funciona de manera ptima.
El plan aplica los criterios contenidos en la poltica, a un rea concreta.
Un ejemplo es el Plan de trabajo anual (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 7,
2.2.4.6.12 num 5), este plan incluye todos los programas del SGSST.

Gua
La gua ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia especfica. Como
su nombre lo indica, tiene como principal objetivo sealar unos parmetros o
patrones que deben tomarse en cuenta para realizar una actividad. Marca unos
lineamientos que sirven como lmite frente a las acciones que pretendan
desarrollarse.
Generalmente, las guas trazan pautas sobre qu se recomienda hacer y qu no
se debe hacer frente a una situacin, actividad o tarea especfica. Hay tantos tipos
de guas, como materias a tratar: guas metodolgicas, guas de accin frente a
una situacin determinada, guas de respuesta, etc. Las guas establecen un
marco de aplicacin para lo que est contenido en el manual.
En la implementacin del SGSST se utiliza la Gua Tcnica Colombiana GTC-45 la
cual es la Gua para la identificacin de los peligros y la valoracin de los riesgos
en seguridad y salud ocupacional.

Manual
El manual es una herramienta tcnica en la que se expone el modo como deben
ejecutarse las funciones y las acciones para lograr un objetivo determinado. Por
regla general, el manual agrupa las instrucciones bsicas y globales que deben
aplicarse en un campo de actividades de la organizacin.
El manual tambin cumple con el papel de registrar y transmitir, de forma
ordenada y sistemtica, toda la informacin relacionada con una o varias
actividades de la organizacin. As mismo, sirve como medio de comunicacin y
de coordinacin entre las diferentes dependencias y funcionarios. El manual
desarrolla y aplica otros tipos de documentos, como los lineamientos y el
reglamento.
En la implementacin del SGSST se recomienda contar con un manual de
funciones o manual de perfiles de cargo en el cual se identifiquen los cargos de la
empresa y las funciones asignadas a cada uno.

Poltica
Desde el punto de vista administrativo, la poltica es una gua de accin global,
que orienta a los miembros de la organizacin sobre la conducta general a seguir,
en el rea a la cual se aplique dicha poltica. Representa el punto de vista de la
organizacin en referencia a uno o varios de sus campos de accin. La poltica
convierte los lineamientos en criterios.
Existen dos ejemplos de poltica en el SGSST: La poltica de seguridad y salud en
el trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7, 2.2.4.6.8 num
1) y la poltica de prevencin de consumo de alcohol, drogas y tabaco (Circular 38
de 2010, num. 4).
De todos los tipos de documentos del SGSST la poltica junto con los objetivos se
encuentran en la cima de la pirmide documental.

Lineamiento
El lineamiento es una disposicin global, que permite marcar una tendencia o una
direccin frente a las actividades a desarrollar. De este modo, el papel del
lineamiento es fijar un criterio general, al que deben adecuarse todas las
actividades.
La Presidencia de la Repblica en su Gua para la elaboracin y control de
documentos define un lineamiento como:
Documento en el cual se establecen directrices especficas o polticas internas
asociadas a un tema, proceso o mtodo en particular.
Caractersticas del lineamiento:

Son de obligatorio cumplimiento

Dan pautas para la toma de decisiones.
Incluyen definiciones.

Para el Departamento Nacional de Planeacin en su documento

titulado Lineamientos para la elaboracin y control de documentos de los sistemas
de gestin del DNP, se define un lineamiento como:
Documento en el cual se establecen directrices especficas o polticas internas
asociadas a un tema, proceso o mtodo en particular. Para el caso del Sistema de
Gestin para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) este tipo documental se
asocia a los procedimientos, entendidos como un conjunto de acciones u
operaciones especficas para llevar a cabo una actividad o proceso de
conformidad con los aspectos legales o tcnicos aplicables en el tema.
El lineamiento es uno de los tipos de documentos del SGSST poco usado en
pequeas empresas. No hay una normatividad que obligue a tener un lineamiento.