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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL Cdigo: GGD.

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Revis Fecha de aprobacin
Aprob
Dir. Certificacin y Gestin Documental Septiembre 30 de 2008
Rector
Auxiliar de Archivo Resolucin N 1699

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la organizacin de documentos, sean estos transferidos o no al archivo
central de cada Unidad Acadmica y/o Administrativa.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos tramitados en las diferentes Unidades Acadmicas y/o
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DE DOCUMENTOS DE TRANSFERENCIA

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestin, conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Conservacin total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la Unidad productora convirtindose
en testimonio de su actividad y trascendencia.
DCGD: Direccin de Certificacin y Gestin Documental.
Depuracin: Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestin.
Eliminacin de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trmite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
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administrativa, vinculados y relacionados entre s y que se conservan manteniendo la


integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolucin definitiva.
Expediente electrnico: Es un conjunto de documentos electrnicos que hacen parte de
un mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que
contengan, y que se encuentran vinculados entre s para ser archivados.
Expediente hbrido: Expediente conformado simultneamente por documentos anlogos
y electrnicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por
razones del trmite o actuacin.
Folio: Hoja.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Foliacin: Acto de numerar los folios slo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.
Formato nico de Inventario Documental: Instrumento que describe la relacin
sistemtica y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la
organizacin de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los
documentos en sus diferentes fases.
Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula.
Pgina: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una hoja.
Paginar: Accin de numerar pginas.
UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.

3.2 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DE DOCUMENTOS ESPECIALES (NO


TRANSFERENCIA)

AD: Administrativo.
Archivo Central: Es el archivo que completa el ciclo de vigencia en el archivo de gestin
inactivo y luego se traslada al archivo central de la Universidad Industrial de Santander, en el
campus principal.
Archivo de Gestin Activo: Parte del archivo que se encuentra en uso. Por un lado, la
secretaria para la documentacin administrativa en archivadores o A-Z respectivos, y por
otro lado, los estudiantes activos en las Caperuzas de estudiantes que manipulan en el
trascurso de su prctica.
Archivo de Gestin Inactivo: Es el archivo donde reposan las carpetas de estudiantes que
ya han cursado y terminado la practica en el consultorio jurdico, con su respectiva
aprobacin final, de los ltimos 5 aos.
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Carpeta de rea: Carpeta donde el estudiante archiva lo referente a cada una de las
asesoras y los trmites extrajudiciales para cada una de las reas: Laboral, Pblico, Privado y
Penal.
Carpeta de Conciliacin: Carpeta en la cual se archiva la documentacin involucrada en
cada trmite de conciliacin realizado en el centro de conciliacin. Se identifican y conservan
en el archivo de Gestin Activo del Centro de Conciliacin de acuerdo al nmero de
consecutivo asignado.
Carpeta de Proceso: Carpeta que se abre al iniciar un proceso jurdico, derivado de una
asesora y el cual se almacenar toda la documentacin involucrada en el desarrollo del
mismo. Se almacena en la caperuza del estudiante si se termina el proceso, de lo contrario se
realiza el tramite de sustitucin a otro estudiante.
Caperuza: Unidad documental, constituida por las carpetas de rea y las carpetas del
proceso que mantiene el estudiante durante la prctica en el Consultorio Jurdico. En la
unidad del archivo, se identifica y almacena por cdigo del estudiante.
CE: Comisin de Estudios.
Cdigo: Cdigo acadmico del estudiante con el cual aparece registrado en la Universidad
Industrial de Santander.
Consultorio Jurdico: Es una unidad administrativa y docente adjunta a la Escuela de
Derecho que presta un servicio social a la comunidad y propende por la aplicacin prctica
de los conocimientos jurdicos por parte de los estudiantes de los dos ltimos aos.
Estudiante activo: Es estudiante activo, la persona que posee matrcula vigente en uno de
los Programas Acadmicos de Pregrado Presencial ofrecidos por la UIS.
Estudiante PFU: Es aquel estudiante que ha sido excluido de la Universidad, por bajo
rendimiento acadmico.
DC: Docente de Ctedra.
DP: Docente de Planta.
DRH: Divisin de Recursos Humanos.
HC: Historia Clnica.
Historia Acadmica: Expediente que contiene los documentos relacionados con las
actividades acadmicas desde su ingreso y durante su permanencia como estudiante activo
de la Universidad Industrial de Santander.
Historia Clnica (HC): Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el
cual se registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y
los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin.
Dicho documento nicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del
paciente o en los casos previstos por la ley.
Historia Laboral: Expediente que contiene los documentos relacionados con las
actividades acadmico- administrativas desde su ingreso hasta su permanencia como
funcionario activo de la Universidad Industrial de Santander.
HL: Historia Laboral
JR CAPRUIS: Jubilado/ Retirado de CAPRUIS.
JR UIS: Jubilado / Retirado de la UIS.
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PA: Productividad Acadmica.


PS: Perodo Sabtico.
Radicado: Nmero consecutivo asignado a la Asesora Jurdica en el momento del ingreso
de acuerdo al reparto que realiza el sistema. Este se mantiene como registro incluso cuando
se produce un proceso jurdico.
Rtulo: Etiqueta de identificacin de las diferentes carpetas de gestin del consultorio
jurdico.
SSIDPS: Seccin Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.
Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente
(unidad documental compleja).

4. DESCRIPCION Y CONTENIDO DE LA GUA

4.1 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

4.1.1 Identificacin de carpetas

Cada Unidad Acadmico y/o Administrativa, hace apertura e identificacin de carpetas con
base en las Tablas de Retencin Documental de la Universidad, de los documentos de
apoyo y del Sistema de Gestin Integrado de acuerdo a la asesora prestada por la
Direccin de Certificacin y gestin Documental. Es conveniente que se abran carpetas
para cada serie y subserie.

Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicacin y recuperacin, la informacin general ser: Nombre UAA,
cdigo UAA, nombre de la serie, cdigo de la serie, nombre de la subserie, cdigo de la
subserie, nmero de la carpeta, nmero de folios y fechas extremas. Anexo GGD.03
Identificacin de Carpetas.

Ejemplo:

Si vamos a marcar la carpeta de la subserie Informes a Entes de Control, de la serie


Informes de la Rectora de la UIS, el rtulo se diligencia de la siguiente forma:
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IDENTIFICACIN DE
CARPETAS

NOMBRE U.A.A.
RECTORA
CDIGO U.A.A. 1110
NOMBRE DE LA SERIE CDIGO SERIE
INFORMES I01
CDIGO
NOMBRE SUBSERIE SUBSERIE
Informes a Entes de Control I01.02
CARPETA No. 1
FECHAS EXTREMAS
DE A
No. DE FOLIOS 50
A M D A M D
2011 1 12 2011 5 3

Notas:
En caso de que la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. (sin fecha).
Ver Anexo 1: Instructivo para el diligenciamiento del formato de Identificacin de
Carpetas.

4.1.2 Foliacin

Los documentos que integran las unidades documentales estarn debidamente foliados con
el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada y


depurada. Se deben foliar todos los documentos. En caso de series documentales simples
(acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdico), cada uno de
sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
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encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se


ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.

La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. No se


debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayora de los
casos, por las mquinas reprogrficas (microfilmacin, fotocopiado).

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de


archivo que contienen texto por ambas caras, se registrar el nmero correspondiente en
la cara recta del folio.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento; en el caso de las fotografas sueltas se foliarn en
la cara vuelta.

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en


blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte
papel.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas) que se encuentren se


numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de
consulta (inventario) se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si
se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta
se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento
de control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar
esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.
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La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin (inventario) o


proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).

No se deben numerar los folios totalmente en blanco, cosidos o empastados que se


encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del inventario.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin
de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales,


CDs, disquetes, videos, etc.) pero s dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del inventario. Si se opta por separar
este material se har la correspondiente referencia cruzada.

Para evitar deterioro fsico de la documentacin, en cada expediente se debe conservar un


mximo de 200 folios, sin embargo esto depender del gramaje del papel y del tipo de
carpeta.

4.1.3 Organizacin de Carpetas

La ubicacin fsica de los documentos se har de tal manera que la fecha ms antigua de
produccin ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms
reciente se encontrar al final de la misma.
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No se deben guardar duplicados y documentos en papel qumico o de fax, cuando stos


existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.

Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de verificar que
efectivamente han cumplido su trmite y que corresponden a la serie bajo la cual se estn
archivando.

Algunos aspectos especficos a tener en cuenta:


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Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo
que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo, de su lugar de
destino y en ste se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia
cruzada.

En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No. 004 de
2.003 y No. 012 de 2.004 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el
Archivo General de la Nacin, que establecen los criterios generales para su organizacin.

Para la organizacin de las historias clnicas, se debe tener en cuenta la Resolucin No.
01995 del 8 de julio de 1999 del Ministerio de Salud.

4.1.4 Organizacin de expedientes

Los expedientes se conformarn con la totalidad de los documentos de archivo agrupados


en desarrollo de un mismo trmite, actuacin o procedimiento, independientemente del
tipo de informacin, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries
documentales.

Las personas responsables de gestionar los trmites o actuaciones en una determinada


dependencia u oficina, deben identificar los expedientes en series o subseries de acuerdo
con la Tabla de Retencin Documental de cada UAA.

Las UAA deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen los tipos
documentales de acuerdo con el principio de procedencia y a las directrices dadas por la
Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.

Cada uno de los expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una
unidad de conservacin

Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia


de la actuacin o trmite, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada caso.
Si esto no es posible se organizan en el orden en que se incorporan al expediente.

Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trmite o procedimiento administrativo se


proceder al cierre del expediente.
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4.1.5 Organizacin de expedientes electrnicos

Los documentos electrnicos de archivo deben ser archivados en expedientes electrnicos, los
documentos electrnicos que forman parte de un expediente deben estar asociados a un
identificador nico, al que se aadir el ndice electrnico donde figure el expediente o los
expedientes que lo conforman. Los documentos podrn mantenerse independientes o agrupados
segn las series y subseries mediante las cuales se haya clasificado la documentacin de la entidad.

Un expediente electrnico est integrado por la suma de cuatro componentes:

Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de contenido, estructura y


contexto definidas.
ndice electrnico, que garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su
recuperacin siempre que sea necesario.
Firma del ndice electrnico por la administracin, rgano o entidad a cargo de acuerdo con
la normativa aplicable.
Metadatos del expediente electrnico o informacin virtual contenida en ellos

Para la organizacin del expediente electrnico se pueden manejar carpetas, stas se asimilan a las
Series y Subseries documentales.
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Dentro de cada serie se incluyen las subseries, por ejemplo en la serie C09 CONTRATACIN se
encuentran las siguientes subseries:
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Algunos aspectos a tener en cuenta en la gestin de expedientes digitales:

Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente electrnico


Mecanismos para asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
Mecanismos de ndice electrnico tanto durante la creacin del expediente como al cierre
del mismo, incluyendo la firma de dicho ndice.
Generacin y registro de copias durante el trmite.
Mecanismos para la puesta a disposicin de los expedientes, que dejen constancia de las
solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de informacin.
Requisitos establecidos en la gestin de documentos electrnicos.
Para cuestiones relativas a la seguridad en la implantacin de los aplicativos, emplear lo
publicado en la normativa de seguridad.

4.2. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS ESPECIALES

4.2.1 HISTORIAS ACADMICAS ESTUDIANTES PREGRADO, POSGRADO Y SEDES


REGIONALES

RESPONSABLE

Auxiliar de Admisiones y Registro Acadmico encargado de las actividades de archivo.

CRITERIOS PARA LA CONSERVACIN Y PROTECCIN DEL ARCHIVO

El rea del archivo deber cumplir con las condiciones de espacio, almacenamiento, ambiente,
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de las historias acadmicas.

Condiciones generales.
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Contar con el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural


incremento.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual, que permita ubicar con
rapidez las historias acadmicas.

De conservacin

El rea de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los
riesgos de humedad, temperatura, ventilacin, contaminantes atmosfricos e
iluminacin.
Garantizar la limpieza del rea del archivo. Para ello se debe programar y contratar una
empresa encargada de aspirar los estantes, con una periodicidad de una vez al ao.
No permitir la entrada al rea del archivo de cualquier tipo de lquido o alimento que
pueda daar las historias acadmicas.
El rea debe estar situada lejos de contaminantes.

De seguridad

El rea de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad.
El rea debe garantizar la mxima seguridad para la conservacin de los documentos.
Solo tendr libre acceso al archivo, la persona contratada para tal fin.
Solo podr ingresar personal autorizado por el Director de Admisiones y Registro
Acadmico.

DISTRIBUCIN Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO

En el archivo se encuentran las historias acadmicas con la informacin acadmica y personal de


cada estudiante. Estas historias acadmicas estn organizadas en orden alfabtico, para cada uno de
los grupos que enseguida se nombran

Archivo General

Historias acadmicas de estudiantes activos y retirados (PFU y no matriculados) y


cancelaciones de semestre.

Archivo de Graduados

Historias acadmicas de estudiantes Graduados


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CONTENIDO DE LAS HISTORIAS ACADMICAS

Cada Historia Acadmica contiene:

Hoja de vida del estudiante


Formulario de inscripcin
Formato de revisin de Matrcula de cada perodo acadmico.
Certificado medico de bienestar (si aplica)
Registro civil
Fotocopia cdula de ciudadana
Fotocopia libreta militar
Fotocopias diploma bachiller y acta de grado
Fotocopia diploma pregrado o acta de grado (si aplica)
Icfes (si aplica)
Certificado EPS (si aplica)
Actas de los Consejos de Escuela, Facultad y Acadmico (si aplica)
Certificado de Notas de cada perodo acadmico
Formato de matricula acadmica (si aplica)
Memorando requisito de ponencia o articulo
Acta de sustentacin (si aplica)
Acuerdos del Consejo Superior y/o del Consejo Acadmico de Sanciones o Estmulos
(si aplica).
Nota proyecto de grado (si aplica)

MANEJO DE LAS CARPETAS

El estudiante al no matricular al cancelar semestre o al quedar por fuera de la


Universidad, se le actualiza la hoja de vida.

El estudiante que solicita grado, se le retira la historia acadmica del archivo general,
se le actualiza la hoja de vida y se pasa al archivo de graduados. Ver Procedimiento
para Optar al Titulo Profesional en los Programas Acadmicos de Pregrado Presencial
(PAR.21)

El estudiante que dejo de matricular y solicita readmisin a cualquier perodo


acadmico, se le actualiza la hoja de vida. Ver Procedimiento de readmisin de
estudiante a Programa Acadmico de Pregrado Presencial (PAR. 08.)

Las historias acadmicas de los estudiantes graduados, PFU y no matriculados deben


ser digitalizadas.
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LINEAMIENTOS PARA EL PRSTAMO DE LAS HISTORIAS ACADMICAS.

Para que una persona externa a la Direccin tenga acceso a una historia acadmica,
deber solicitar autorizacin del Director de Admisiones y Registro Acadmico.

Cuando se requiera, se puede consultar con previa autorizacin, la historia acadmica


de un estudiante, las actas de calificacin definitivas que se encuentran empastadas y las
estadsticas, teniendo en cuenta los controles establecidos por la oficina de Admisiones
y Registro Acadmico.

Cuando se solicite en prstamo una historia acadmica, se debe dejar seal en el


estante de donde se saco y dejar un registro de la persona que la solicito. Sistema
prstamo de hojas de vida.

4.2.2 HISTORIAS LABORALES

RESPONSABLE

Auxiliar de la Divisin de Recursos Humanos encargado de las actividades de archivo

IDENTIFICACIN DE CARPETAS

Cada historia laboral se debe identificar, marcar y organizar cronolgicamente, de tal forma que
permita su ubicacin y recuperacin eficaz.

CRITERIOS PARA LA CONSERVACIN Y PROTECCIN DEL ARCHIVO

El rea del archivo deber cumplir con las condiciones que garanticen la adecuada conservacin de
las historias laborales.

Condiciones generales.

Contar con el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural


incremento.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual, que permita ubicar con
rapidez las historias laborales.
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De conservacin

El rea de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los
riesgos de humedad, temperatura, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin.
Garantizar la limpieza del rea de archivo. Para ello se debe programar y contratar una
empresa encargada de aspirar los estantes, con una periodicidad de una vez al ao.
No permitir la entrada al rea del archivo de cualquier tipo de lquido o alimento que
pueda daar las historias laborales.
El rea debe estar situada lejos de contaminantes.

De seguridad

El rea de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen
la seguridad.
El rea debe garantizar la seguridad para la conservacin de los documentos.
Solo tendr libre acceso al archivo, la persona autorizada para tal fin.
Solo podr ingresar personal autorizado por el Jefe de la Divisin de Recursos Humanos.

DISTRIBUCIN Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO

En el archivo se encuentran las historias laborales con la informacin laboral y personal de cada
funcionario. Estas historias laborales estn organizadas en orden alfabtico, para cada uno de los
grupos que enseguida se nombran:

Historias laborales de Docentes activos


Historias laborales de Docentes retirados y pensionados
Historias laborales de Administrativos activos
Historias laborales de Administrativos retirados y pensionados
Historias laborales de Docentes de Ctedra y Tutores
Historias laborales de servicios prestados

CONTENIDO DE LAS HISTORIAS LABORALES

Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo


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Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo (si aplica)


Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo (si aplica)
Carta de aceptacin de la oferta (si aplica)
Formato de hoja de vida diligenciado (suministrado por la Divisin de Recursos Humanos)
Una foto reciente de 3 X 3 (azul claro)
Registro civil o partida de bautismo (si aplica)
Fotocopia cdula de ciudadana
Fotocopia libreta militar
Certificado expedido por Capruis (si aplica)
Grupo sanguneo (si aplica)
Constancias de trabajos mencionados en la hoja de vida
Declaracin bajo la gravedad de Juramento sobre existencia o no existencia de procesos
pendientes de carcter alimentario de conformidad al artculo 6. De la ley 311 de 1996 (si
aplica)
Declaracin bajo juramento de la identificacin de los bienes y rentas de conformidad al
artculo 13 de la ley 190 de 1995 (si aplica)
Pasado judicial
Certificado de antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuradura
Certificado de antecedentes Fiscales expedido por la Contralora
Carta informando el Fondo de Cesantas que escogi para que la Universidad le consigne
(si aplica)
Afiliacin a una Empresa Promotora de Salud. Este documento debe ser legalizado el da
antes de la posesin despus de haber entregado todos los dems documentos requeridos
para la posesin
Afiliacin a un Fondo de Pensiones. Este documento debe ser legalizado el da antes de la
posesin despus de haber entregado todos los dems documentos requeridos para la
posesin
Afiliacin Aseguradora de Riesgos Profesionales. Este documento debe ser legalizado el da
antes de la posesin despus de haber entregado todos los dems documentos requeridos
para la posesin (si aplica)
Fotocopia de la matrcula profesional (si aplica)
Fotocopia de los ttulos profesionales autenticados(si aplica)
Fotocopias de las notas de la carrera de pregrado y posgrado autenticadas(si aplica)
Acta de posesin (si aplica)
Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros (si aplica)
Evaluacin del desempeo (si aplica)
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Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia
al cargo, liquidacin de prestaciones sociales.

MANEJO DE LAS CARPETAS

El trabajador al retirarse de la Universidad o al ser pensionado, se le retira la historia


laboral del rea de activos y se pasa al rea de retirados.

El funcionario que dej la Universidad y solicita vincularse de nuevo y sta sea aprobada, se
le retira la historia laboral del rea de retirados, se le actualiza la hoja de vida y se pasa al
rea de activos.

LINEAMIENTOS PARA EL PRSTAMO DE LAS HISTORIAS LABORALES

Para el prstamo externo de historias laborales a otras unidades como: Oficina Jurdica,
Secretaria General y Vicerrectora Acadmica, se debe diligenciar el formato FTH.41 y
anexar memorando interno firmado por el jefe de la unidad solicitante.

Todo funcionario de la Universidad que requiera consultar su historia laboral, debe solicitar
a la auxiliar de archivo quien supervisar la consulta en la sala de juntas de la Divisin de
Recursos Humanos.

Cuando personal interno de la Divisin solicite el prstamo de una historia laboral, se debe
dejar registro en el formato FTH.11, con la informacin de la persona, fecha de prstamo y
devolucin.

Toda Historia Laboral se debe entregar en perfecto orden respetando su foliacin.

4.2.3 CONSULTORIO JURDICO

DISTRIBUCIN, ORGANIZACIN Y MANEJO DE CARPETAS:

Cada estudiante tiene una caperuza, carpeta en la cual se compilan sus carpetas rea (una para cada
rea del derecho: laboral, Pblico, Privado y Penal) y sus carpetas de proceso.
Estas carpetas el estudiante debe manipularlas y actualizarlas durante el transcurso de su prctica,
de acuerdo a las gestiones realizadas, sin embrago deben permanecer en el Archivo de Gestin
Activo que se encuentra en la secretara del Consultorio Jurdico. Al archivo tienen acceso los
estudiantes mientras se encuentra activos, sin embargo si requieren retirar alguna carpeta de
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proceso, del Consultorio Jurdico, debe ser registrada su salida en un formato llamado Control de
Archivo Activo. Las caperuzas se encuentran organizadas por el cdigo del estudiante.

Cuando los estudiantes terminan su ao de prctica, despus de la revisin final y el ltimo visto
bueno, las carpetas se trasladan al archivo de Gestin Inactivo. Las caperuzas estn organizadas por
ao y dentro del ao por el cdigo del los estudiantes.

Las carpetas de Conciliacin, se inician y manipulan para los trmites del Centro de Conciliacin del
Consultorio Jurdico y se conservan en el archivo de Gestin que se encuentra en el Centro de
Conciliacin. Este archivo esta vigilado por el Ministerio del Interior y Justicia.

CONTENIDO DE LAS CARPETAS

La caperuza del estudiante contiene:


Carpetas de rea
Carpetas de Proceso

La carpeta de rea (1 para cada rea) contiene:


Formato de solicitud de asesoras
Asesoras realizadas
Copia de trmites Extrajudiciales realizados en las respectivas asesoras ( derechos de peticin,
tutelas, liquidaciones)
Formatos de Documentos Expedidos
Documentos anexos particulares de soporte de los casos

La carpeta de Proceso (1 para cada proceso judicial) contiene:


Formato de solicitud de asesora
Formato de control procesal interno
Formato de control procesal externo
Formato de Certificado
Documentos anexos requeridos y generados en el proceso judicial.

CONTENIDO CARPETA CENTRO DE CONCILIACIN

Registro de usuario
Formato FEX-CJ.09 solicitud de audiencia de conciliacin
Documentos anexos particulares de soporte de los casos.
Citacin audiencia de conciliacin.
Certificado FEX.CJ.01
Actas y constancias de finalizacin de trmite.
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IDENTIFICACION Y ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

La caperuza de cada estudiante se archiva de manera horizontal tiene un rtulo de identificacin


ubicado en la parte superior izquierda de la carpeta.

Rtulo Carpeta de rea Rtulo Carpeta de Proceso

Rtulo Carpeta de Centro de conciliacin


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Las carpetas internas se manejan de manera vertical y cuentan con unos rtulos de identificacin
que deben estar en la parte inferior derecha de la carpeta con la informacin diligenciada a mano.

4.2.4 BIENESTAR UNIVERSITARIO

Caractersticas de la Historia Clnica


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En la SSISDPS de la Divisin de Bienestar Universitario de la UIS se realizar el proceso de


apertura de historia clnica a todos los estudiantes que se matriculen en algn programa
acadmico ofrecido por la Universidad Industrial de Santander (UIS).
La Historia Clnica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotacin debe llevar
la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo, firma del autor de la misma y
sello.
La identificacin de la historia se har con el nmero de la cdula de ciudadana para los
mayores de edad y el nmero de la tarjeta de identidad para los menores de edad; el
cdigo de estudiante que ha sido asignado por la Universidad ser el elemento utilizado
para la organizacin y clasificacin interna de las mismas.
El servicio cuenta con una historia clnica integral, la cual est ubicada en el archivo de HC y
cumple con los tiempos de retencin fijados por la ley. Se dispondr de un mecanismo de
control que permita saber en todo momento, en qu lugar de la institucin se encuentra
la historia clnica, a quien y en qu fecha ha sido entregada. (FBE.36 Formato Control
Archivo Historia Clnica)
Los componentes de la Historia Clnica, son los registros especficos, los anexos y los dems
considerados pertinentes por la SSISDPS.
Todos los folios que hacen parte de la HC deben numerarse en forma consecutiva.
Los reportes de exmenes de laboratorio e imgenes diagnsticas podrn ser entregados al
estudiante, pero el resultado debe ser registrado en la historia clnica, explicndole al
estudiante la importancia de conservarlos para futuros anlisis.

Contenidos mnimos de la Historia clnica

La HC debe ser completa incluyendo la siguiente informacin.

Identificacin del estudiante.


Motivo de consulta (MC)
Enfermedad actual (EA).
Revisin por sistemas (RS): En los casos que aplique
Antecedentes personales y familiares.
Anlisis (A).
Diagnstico(s).
Plan(es) de tratamiento.

Retencin y tiempo de conservacin de las historias clnicas.

La historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha
de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del prestador de servicios de
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salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo central. Cumplido este tiempo se eliminarn
mediante incineracin, de la cual se levantar acta en conjunto con la Direccin de Certificacin y
Gestin Documental.

En caso de liquidacin o cierre definitivo del servicio, la HC se deber entregar al estudiante o a su


representante legal. Ante la imposibilidad de entrega inmediata al estudiante o a su representante
legal, la Universidad designar a cargo de quien estar la custodia de la Historia Clnica, hasta por el
trmino de conservacin previsto legalmente.

Si ya ha transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica del estudiante podr destruirse


de acuerdo al procedimiento estipulado por la Universidad y que est acorde con la reglamentacin
vigente.

Tipos de historias y organizacin dentro de la carpeta

Los tipos de historias clnicas que se manejan en el servicio son los siguientes:
1. Historia Mdica (general y especializada)
2. Historia Odontolgica general y especializada
3. Historia de Psicologa
4. Historia de Psicopedagoga
5. Historia de Trabajo Social
6. Historia de Programas Preventivos
7. Historia de Fisioterapia
8. Historia de Nutricin

Las historias llevadas a cabo por las dems especialidades cumplirn con lo dispuesto en las normas
vigentes para cada especialidad tomando en cuenta que los 5 principios universales de la historia
clnica se deben mantener; al igual que las caractersticas de diligenciamiento y archivo.

La HC se llevar de forma integral en una carpeta nica constituida por cada una de las historias
mencionadas anteriormente segn demanda del estudiante, teniendo en cuenta que el orden debe
ser cronolgico ascendente por fecha de atencin, por lo que el ltimo registro de atencin debe
figurar como ltimo al abrir la historia.

Condiciones fsicas de conservacin de la historia clnica.

Los archivos de historias clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,


medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parmetros establecidos
por el Archivo General de la Nacin en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las
normas que los deroguen, modifiquen o adicionen.
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La HC se conservar en un rea restringida, con acceso limitado al personal autorizado,


conservando las historias clnicas en condiciones que garanticen la integridad fsica y tcnica, sin
adulteracin o alteracin de la informacin. El servicio es responsable por la custodia de la historia
clnica y debe velar por la conservacin de la misma y responder por su adecuado cuidado.

De los medios tcnicos de registro y conservacin de la historia clnica.

La Seccin Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial de la Divisin de Bienestar


Universitario utilizar medios fsicos y tcnicos, como computadoras, para el registro de la historia,
atendiendo lo establecido en la Circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nacin:
Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
de un documentos original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad,
inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.;
en los casos en que no exista fluido elctrico o haya falla del sistema se llevar de forma manual.

Los programas automatizados diseados por el servicio, para el manejo de las Historias Clnicas, as
como sus equipos y soportes documentales, estarn provistos de mecanismos de seguridad, que
imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se registren y guarden
los datos, y el acceso de personal no autorizado, con lo que se garantice la proteccin y reserva de
la historia clnica.

La historia magntica utilizada en el servicio llevar siempre el nombre del profesional que realiza el
registro, la hora y fecha de atencin, y a cada profesional o estudiante en prctica se le adjudicar
una clave nica de acceso a las historias, para evitar el registro accidental con el nombre de otro
profesional diferente.

Para el caso de los estudiantes en proceso de formacin estas claves quedarn inactivas una vez
hayan terminado su rotacin por el servicio.
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN

01 Septiembre 30 de 2008 Creacin del documento


Cambio del nombre de la unidad Instituto de Educacin a
Distancia por Instituto de Proyeccin Regional y Educacin a
02 Marzo 09 de 2009
Distancia UIS. Inclusin de directrices de organizacin de
Historias Clnicas.
Inclusin en el numeral 4.1.1 Identificacin de Carpetas, en el
prrafo dos Diligenciar anexo GGD.03 Identificacin de
Carpetas. Inclusin definicin de consultorio jurdico. Inclusin
abreviatura HL: historia laboral Modificacin contenido de:
03 Noviembre 03 de 2011 numeral 4.1.1 Identificacin de carpetas, 4.2.1 historias
acadmicas, 4.2.2 historias laborales. Inclusin contenido carpeta
centro de conciliacin y rtulo carpeta de centro de conciliacin.
Cambio historias acadmicas por historias acadmicas de
estudiantes pregrado, posgrado y sedes regionales.
Modificacin de la definicin de Expediente. Inclusin de las
definiciones de Expediente electrnico, Expediente hbrido y
Unidad documental. Inclusin en de los numerales 4.1.4
04 Diciembre 15 de 2014
Organizacin de expedientes y 4.1.5 Organizacin de
expedientes electrnicos
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ANEXO 1: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE


IDENTIFICACIN DE CARPETAS

Nombre Unidad Acadmica y/o Administrativa: Debe consignarse el nombre de la Unidad


Acadmica y/o administrativa, que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de
sus funciones.

Cdigo UAA: Debe colocarse el cdigo que corresponde a la respectiva Unidad Acadmica y/o
Administrativa.

Nombre de la Serie: Debe anotarse el nombre asignado a la serie, para ello, debe remitirse a las
Tablas de Retencin Documental, donde se encuentra la relacin de series, subseries y tipos
documentales resultantes de cada una de las UAA de la Universidad.

Cdigo de la Serie: Debe colocarse el cdigo que corresponde a la serie que se archivar en la
carpeta. Ver Tablas de Retencin Documental.

Nombre de la Sub-serie: Debe anotarse el nombre asignado a la sub-serie, para ello, debe
remitirse a las Tablas de Retencin Documental, donde se encuentra la relacin de series, subseries
y tipos documentales resultantes de cada una de las UAA de la Universidad.

Cdigo de la Sub-Serie: Debe colocarse el cdigo que corresponde a la subserie que se archivar
en la carpeta. Ver Tablas de Retencin Documental.

Carpeta No.: Se escribir el nmero asignado a la carpeta en el respectivo proceso.

No. De Folios: Previamente se realizar la foliacin de los documentos de acuerdo a la


informacin de la Gua para la Organizacin de Archivos de Gestin y Transferencias documentales
(GGD.03) y en la casilla No. De Folios se anotar el nmero total de folios contenido en la
carpeta.

Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha del documento ms reciente y del ms antiguo
contenido en la carpeta. Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950
1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se
anotar s.f. (sin fecha).