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Manual de usuario del correo electrnico con la aplicacin IBM Lotus iNotes 8.5.1 2
MANUAL DE GUIA RAPIDA DE LOTUS NOTES
1.3. Pantalla inicial y descripcin del rea de trabajo del Lotus iNotes
La pantalla principal del Lotus iNotes tiene la siguiente estructura. A continuacin se
explicar los sectores por los cuales est compuesto.
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Pestaa de Configuracin y
actividades estado de sesin
actividades
Usuario en
sesin
Sector de
rea de
configuracin u
trabajo
organizacin
Sector de actividades entre las cuales se encuentran: correo, agenda, contactos, tareas,
cuaderno
Sector pestaa de actividades, solo es necesario seleccionar una actividad para se que
carguen estas pestaas. Esta forma de trabajo es buena ya que usted puede tener varios
correos o actividades abiertas sin perder informacin de ninguno de ellos. Se puede
identificar en que pestaa esta trabajando porque se torna de otro color, en este grafico
se puede notar que la actividad cuaderno se encuentra seleccionada.
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Sector de configuraciones u organizacin de la actividad. En esta ocasin estamos
viendo las propiedades que tiene la actividad correo
Sector del rea de trabajo, en esta ocasin estamos viendo el rea de trabajo de los
contactos por nombre
Men de configuracin de
las propiedades de la
actividad seleccionada
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2. Descripcin de revisin y envo de correos electrnicos
Si estuvo mucho tiempo abierto su correo electrnico, entonces antes de leer sus
mensajes es bueno que presione el siguiente botn de actualizacin
Para que comprenda mejor le voy a dar un ejemplo: la figura izquierda tiene un listado
de todos los correos electrnicos desde que inicie sesin, pero la figura derecha muestra
la bandeja de correos electrnicos actualizada con los ltimos correos recibidos hasta el
momento de utilizar el botn actualizar
Nuevo correo
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2.2.1. Instalacin del software Lotus iNotes Crontrol
Es posible que la primera vez que crea un correo electrnico le aparece el siguiente
mensaje
Al presionar instalar, deber esperar unos minutos para que se cargue una pestaa
nueva que corresponder al mensaje que est creando. Es conveniente presionar
Instalar para evitar que le aparezca esta ventana cada vez que inicie sesin en su
aplicacin de correo electrnico.
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2.2.2. Descripcin de las secciones del formulario mensaje
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La seccin del mensaje viene adjunta con un men que permite darle formato al
texto
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2.2.4. Envi de un correo electrnico simple
Una vez completados todos los campos del formulario, para enviar el correo solo
debe presionar el botn enviar o enviar y archivar en caso de querer mantener
guardado el mensaje
Opcin
enviar
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2.2.5. Envo de un correo electrnico con archivo adjunto
Para colocar un archivo adjunto a un correo electrnico seleccione el icono anexar
archivo
Permite anexar o
adjuntar un
archivo
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En el siguiente grafico podra notar que se tienen dos archivos adjuntos en este
mensaje a ser enviado. Para enviar el mensaje no olvide presionar el botn enviar
Seccin de
archivos adjuntos
Tambin podr adjuntar o anexar mas archivos usando el men de agregar anexos
Papelera
Organizacin de
archivos adjuntos
Permite
seleccionar ms
archivos a adjuntar
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Para eliminar un archivo anexo solo seleccione el archivo y haga clic sobre la
papelera, esto lo eliminar automticamente.
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3. Utilizando la actividad agenda
La actividad agenda, permite registrar datos de reuniones, citas, actividades diarias,
aniversarios, recordatorios. Como su nombre lo indica, es una agenda que puede ser
utilizada incluso en forma diaria, semanal, mensual, o anual. Es una buena forma de llevar
un control de todas las actividades realizadas.
Nombre de la opcin
seleccionada
Men horizontal
rea de
trabajo
Men lateral
izquierdo
Tambin permite tener una visualizacin organizada por: uno o dos das,
una o dos semanas ya sean laborables o no, un mes e inclusive un ao.
Todas las organizaciones tienen un formato de uso como agenda pero la
visualizacin anual permite ver un calendario completo, accediendo a
sus datos al seleccionar una fecha indicada.
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Para poder crear una actividad cualquiera puede utilizar el men principal que se encuentra
en la parte superior
Tambin puede utilizar el men que se encuentra haciendo clic derecho en cualquier lugar
del rea de trabajo
Por cualquiera de las dos formas que desea crear una actividad, usted obtendr las mismas
propuestas, puede cerciorarse de ello viendo ambas imgenes.
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3.1. Creacin de una reunin
A continuacin se va a crear una reunin, para ello del men de creacin seleccione
crear/reunin.
La nueva reunin permite indicar cundo, dnde y quienes van a ser los invitados de la
reunin, tambin es posible agregar anexos y detalles sobre el tema que se va a tocar
Una vez ingresado todos los datos del formulario, puede presionar el botn guardar y
enviar (registrado y enviado a las personas invitadas) o guardar como borrador (no
es enviado a nadie ya que todava falta registrar ms datos de la reunin).
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Cuando se crea una reunin se tiene la siguiente visualizacin en la agenda, esta
actividad se torna de un color celeste e indica el nombre de la reunin programada y el
lugar donde se va a realizar la reunin.
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3.2. Creacin de una cita
Al crear una cita esta se queda fijada en la hora que se haya definido dicha actividad.
Esta actividad se crea con un color verde en el calendario. Esta actividad tiene una
periodicidad de programacin, indicando si se repite semanal, mensual o anualmente y
los das que se desea que se repita.
categora
asunto
Planificacin
categora
asunto
Planificacin
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3.4. Creacin de un aniversario
Esta actividad permite tener permanentemente el nombre de la actividad en la parte
superior para recordar que es algo importante. Esta actividad tiene una periodicidad de
programacin, indicando si se repite semanal, mensual o anualmente y los das que se
desea que se repita.
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3.6. Utilizacin del calendario y vista de las actividades creadas
Al posicionar el cursor encima de la actividad creada (en este ejemplo reunin), se
puede observar el horario de la tarea programada. Tambin es visible el lugar donde se
va a realizar la reunin y la persona responsable. La siguiente imagen visualiza una
reunin programada en un da especfico.
Fecha
Flechas de
navegabilidad
Horario de la tarea
programada
Actividades que se
realizan por hora
Vistazo de
todas las
actividades
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A continuacin tenemos un vistazo de la seleccin de dos das
Vista de
dos dias Vistazo
global de
reuniones o
actividades
del da
En el men lateral derecho, tiene las opciones de poder realizar un vistazo general del
da. Tambin puede ver a los usuarios que se encuentran conectados en el lotus inotes.
Vale la pena resaltar dos puntos importantes, al crear una actividad para das
completos y al programar un aniversario estos se mantienen fijos en la parte superior
de la agenda de un da. Es decir que por ms que se use la barra de desplazamiento estas
actividades siempre van a estar visibles en la parte superior.
Actividad Barra de
para das desplazamiento
aniversario
completos
Cada actividad al ser creada tiene dos caractersticas importantes: el color propio y el
icono distintivo para poder diferenciarlos.
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La actividad para das completos tiene un color anaranjado y el siguiente icono.
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Al presionar nuevamente el botn aceptar, podr darle fin a la cita, abrirla o repetirla
Minutos para la
futura repeticin
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A diferencia de las otras actividades, el aniversario muestra un mensaje de confirmacin
para modificar la edicin actual o todas las ediciones.
Men de opciones
principales
Organizacin del
listado de nombres
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El men lateral izquierdo, permite organizar todos los datos
ingresados. Pueden estar organizados por nombre, por correo
electrnico o por empresas.
Para poder crear un nuevo contacto o grupo puede utilizar el men principal que se
encuentra en la parte superior
Tambin puede utilizar el men que se encuentra haciendo clic derecho en cualquier lugar
del rea de trabajo
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Por cualquiera de las dos formas que desea crear una actividad, usted obtendr las mismas
propuestas, puede cerciorarse de ello viendo ambas imgenes.
Pestaas: trabajo,
domicilio, general,
certificados
Las pestaas trabajo y domicilio tienen los mismos campos para ingresar datos.
La pestaa general, permite realizar una bsqueda ms fcil del contacto registrado.
Luego de ingresar los datos, al momento de darle guardar, le muestra una visualizacin
previa, la cual tendr el siguiente formato
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Para poder revisar los datos ingresados, puede buscar por el ndice a travs del apellido o
puede hacer clic sobre el botn de actualizacin
Botn
actualizar
Para guardar los datos modificados presione el botn y guardar y cerrar o el botn
guardar ().
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4.3. Modificacin de los datos de los contactos
Para poder realizar la modificacin de los datos del formulario solo es necesario hacer
doble clic sobre el nombre y este le abrir una nueva pestaa con toda la informacin
disponible para ser modificada.
Realice los cambios y presione el botn guardar y cerrar (guarda los datos y cierra la
ventana) o el botn guardar (guarda los datos y mantiene la ventana abierta).
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Para poder visualizar los grupos, seleccione del campo buscar en la opcin contactos y
en el sector resultados de la bsqueda podr visualizar los grupos y contactos que hayan
sido creados
Haga doble clic sobre el nombre del grupo y presione el botn aceptar para cargarlo al
correo que se est creando
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Observe como quedara el correo utilizando un grupo
En este ejemplo se est enviando un correo a todas las personas que han sido agregadas
en el grupo analistas.
Men de opciones
Organizacin del principales
listado de tareas
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El men lateral izquierdo, permite organizar todas las tareas
ingresadas. Puede visualizrselas por un da, una semana, un mes o
un ao.
Para poder crear una nueva tarea puede utilizar el men principal que se encuentra en la
parte superior
Tambin puede utilizar el men que se encuentra haciendo clic derecho en cualquier lugar
del rea de trabajo
Por cualquiera de las dos formas que desea crear una actividad, usted obtendr las mismas
propuestas, puede cerciorarse de ello viendo ambas imgenes.
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5.1. Creacin de una nueva tarea
Para crear una nueva tarea puede hacerlo por medio de lo explicado anteriormente
usando el men principal o las opciones del rea de trabajo
En esta pestaa se puede programar una repeticin: diaria, semanal (pudiendo elegir un
da de la semana), mensual por fechas (pudiendo elegir la fecha deseada), mensual por
das (pudiendo elegir cualquiera los das entre la primera y cuarta semana), y anual
(pudiendo elegir todos los aos, o de dos a diez aos posteriores).
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5.2. Modificacin de los datos de la tarea
Para poder realizar la modificacin de los datos del formulario solo es necesario hacer
doble clic sobre el nombre y este le abrir una nueva pestaa con toda la informacin
disponible para ser modificada.
Realice los cambios y presione el botn guardar y cerrar (guarda los datos y cierra la
ventana) o el botn guardar (guarda los datos y mantiene la ventana abierta).
Men de opciones
principales
rea de trabajo
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El men horizontal permite la actualizacin del listado de cuadernos registrados y permite
crear y realizar operaciones con cada una de ellas.
Para poder crear un nuevo cuaderno puede utilizar el men principal que se encuentra en la
parte superior
Tambin puede utilizar el men que se encuentra haciendo clic derecho en cualquier lugar
del rea de trabajo
Por cualquiera de las dos formas que desea crear una actividad, usted obtendr las mismas
propuestas, puede cerciorarse de ello viendo ambas imgenes.
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6.1. Creacin de un nuevo cuaderno
Para crear un nuevo cuaderno puede hacerlo por medio de lo explicado anteriormente
usando el men principal o las opciones del rea de trabajo
Este nuevo formulario no es editable, para poder realizar cambios en el cuaderno, deber
hacer uso del botn de modificacin.
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Se pueden anexar
archivos
Como podr notar, este apartado viene con su men de formato de texto. En este men se
tiene la posibilidad de poder ingresar tablas, realizar saltos de pgina e inclusive correccin
de ortografa.
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8. Como anexar datos
Este apartado aparece al agregar: una actividad para das completos, aniversario, reunin,
recordatorio, cita, e inclusive agregando un cuaderno, permitiendo adjuntar los archivos
ms importantes para esta actividad.
Presione el botn
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Por cualquiera de las dos formas, deber confirmar si realmente desea proceder con la
eliminacin.
La opcin detalle permite ver los datos con el tamao del archivo y la fecha del
modificado, observe la siguiente figura
La opcin iconos grandes, permite ver los archivos adjuntos de la siguiente manera
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