1.

Descripcin de la Cadena de suministros

2. Evaluacin de proveedores
2.1. Criterios generales de evaluacin
Estos criterios son utilizados para todos los proveedores segn las necesidades
manifestadas por la empresa.
I. Cumplimiento de requisitos del servicio/producto: Se refiere a las
especificaciones y servicio posventa
II. Tiempo de entrega/realizacin del servicio/producto: Se refiere a la
celeridad del servicio y al cumplimiento de la fecha pactada de entrega
del servicio/producto.
III. Reconocimiento del mercado: Se refiere a marcas del proveedor, por
ejemplo: con prestigio internacional, con certificacin del producto o del
Sistema de Gestin de la Calidad.
IV. Precio: Se refiere al precio del servicio o producto
A cada uno de estos criterios se los califica entre malo y excelente segn la
importancia relativa que tiene cada factor del proveedor.
Cuando alguno de estos factores no se aplique al proveedor se lo identificar
como No Aplicable. Los factores para cada uno de los proveedores se
determinan en forma conjunta entre la empresa THERMOBUS S.A.C. y los
proveedores de la lista o cartera de proveedores inicial, y cuando sea necesario
el personal involucrado de acuerdo con el servicio o producto:
Equipo/Instrumento/Material de referencia.
Producto consumible.

2.2. Evaluacin del Proveedor

Los proveedores se evalan cuando se realiza la compra o una vez al ao,
segn la frecuencia de utilizacin del proveedor.
Cuando el resultado de una compra o un servicio no sea satisfactorio o de
calificacin regular se generar una No Conformidad que se tratar de acuerdo
 con el procedimiento PG02 "Reclamos de usuarios, No conformidades,
Acciones correctivas y Acciones preventivas".
Si existiese algn proveedor que no tuvo actuacin durante el ao, la evaluacin
se realizar despus de suministrado el servicio o producto.
Ambas evaluaciones se registran en la carpeta "Registro de evaluacin de
proveedores", que es un archivo compartido en servidor de calidad con
contrasea segura, con la siguiente informacin: Fecha, Nombre del proveedor,
Servicio/Producto a evaluar, Evaluacin para cada factor, Calificacin (Regular,
Buena y Muy Buena) y Observaciones.
Los responsables de realizar la evaluacin son:
Coordinador de la UT Calidad y Administracin.
Coordinador de la UT involucrada.

2.3. Metodologa de calificacin del proveedor

Se aplicar una calificacin global al proveedor con un puntaje del 1 al 10
Donde el resultado final ser:
Regular: si el resultado de esta suma se encuentra entre 1 y 4.
Buena: si el resultado de esta suma se encuentra entre 4 y 7.
Muy buena: si el resultado de esta suma se encuentra entre 7 y 10.

3. Descripcin de canales de distribucin fsica.

3.1. Insumos crticos

Los insumos comprados que afecten a la calidad de los ensayos o de las

calibraciones, no deben ser utilizados hasta que sean verificados o inspeccionados.
Estos insumos deben cumplir los requisitos especificados, para verificar su
cumplimiento y se registrarn en el formulario PG09/2 Ficha de compras de
insumos/equipos crticos.

3.2. Canales de distribucin:

Agentes
o CELIMA
o PORCELANOSA
o (AYUDEN)
Mayoristas
o SODIMAC
o PROMART
o MAESTRO
o PLAZA VEA
Minoristas
o CASA IDEAS
o (AYUDEN)
4. Propuesta de mejoramiento. Al analizar las causas de los problemas planteados,
se concluye que las mltiples falencias del proceso de compras originan la mayora
de los problemas planteados. El departamento de Compras, responsable del
proceso, debe dejar de verse como independiente y convertirse en un gestor
estratgico del abastecimiento, que se integra con todos los dems procesos de la
cadena de abastecimiento y que trabaja en funcin del cliente para proporcionarle
el nivel de servicio deseado. La cadena de abastecimiento de Redox Colombia, debe
ser flexible, eficiente y oportuna. Tal como se describe en el cuadro 7.
Los hallazgos presentados, soportan y justifican el planteamiento de la siguiente
propuesta:

Descripcin de la propuesta:

Ventas: Bajo este esquema, se propone la negociacin con los clientes en

cuanto a los tiempos de entrega, de acuerdo con sus hbitos de compra. Se
diferenciarn los productos por rotacin clasificndolos en dos (2) grupos
dependiendo del coeficiente de variabilidad de la demanda que tengan. As, si
un producto presenta un CVD o coeficiente de variabilidad mayor al 40%
(grupo2), se considerar de baja rotacin o sobre pedido y por ende tendr un
tiempo de entrega diferente, que ser previamente pactado por el departamento
de compras con el proveedor y por el departamento comercial con el cliente.

Por el contrario, para los tems con un CVD menor al 40% (grupo 1), es decir los
productos de rotacin alta, se entregarn de forma inmediata.

De esta manera los vendedores debern generar dos (2) pedidos de acuerdo al
comportamiento del tem y mantener comunicacin constante con el cliente para
negociar los tiempos de entrega.

Almacn: Deber recibir y ubicar la mercanca en el puesto correspondiente,

verificando el cumplimiento del horario de recibo establecido para cada
proveedor. A continuacin, se describen a profundidad las variables
fundamentales para el desarrollo de la propuesta.

4.1. Gestin estratgica de compras.

La clasificacin ABC permite conocer la importancia de cada tem en el valor
del inventario, dado que est ligada a dos variables: la cantidad y el costo, por
lo tanto, puede darse que productos clasificados como A, correspondan a
demandas con patrn de comportamiento errtico pero que por su alto costo
tienen un porcentaje de participacin significativo. Es por ello que la forma ms
sencilla de saber cules son los tems de consumo constante y que deben
mantenerse en el inventario es el clculo del coeficiente de variabilidad. De igual
manera, aquellos artculos fuera de lnea, sobre pedido o ventas especiales, que
son errticos y corresponden a la demanda de clientes especficos no deben
tenerse en inventario para evitar sobre costos.
Es as como, se propone la gestin inventario en dos grandes grupos:
GRUPO 1: Artculos con un coeficiente de variabilidad menor a 0,40, que
deben tener un periodo de revisin corto, un inventario de seguridad o un
nivel mnimo y un nivel mximo para garantizar su disponibilidad.
 GRUPO 2: Artculos con coeficiente de variabilidad mayor a 0,40,
identificados como sobre pedido, fuera de lnea y ventas especiales.

4.2. Proceso comercial.

Como se mencion anteriormente, la mayora de clientes son colaboradores y
eficientes lo que facilita la negociacin de los tiempos de entrega. Ser labor del
vendedor pactar con el cliente el tiempo de entrega, segn la rotacin del
producto, y para los productos del Grupo 2 o de comportamiento errtico, los
tiempos estarn definidos por el rea de compras.

4.3. Implementacin del plan de mejoramiento.

Una vez presentada la propuesta de mejoramiento, cada punto fue evaluado por
los directivos de la empresa, durante la fase de implementacin se debieron
realizar cambios que se detallan a continuacin. Dado que el tiempo para
desarrollar el proyecto es corto, algunas actividades no lograron llevarse a cabo,
pero la empresa tiene planeado completarlas en el transcurso del ao. As mismo
los resultados de la implementacin, se podrn evaluar en el mediano plazo.

4.4. Elaboracin de flujogramas para los procedimientos del departamento de

compras, incorporando los cambios necesarios.

El departamento de compras es el punto de partida de la cadena de

abastecimiento de la empresa, por lo que se deba establecer procedimientos
claros y realizar modificaciones en el organigrama del rea, puesto que ya cuenta
con un director de compras que conoce el concepto de cadena de suministros y
ha comenzado a trabajar de manera conjunta con las dems reas y no
independiente como se realizaba anteriormente.

Las acciones de mejora aplicadas al departamento son:

Actualizacin de los procedimientos: Recibo de mercanca, conversiones,

devoluciones de mercanca y compras.
Diseo de la misin y visin del departamento de compras.
Gestin en la actualizacin de la hoja de vida de los proveedores.
Diseo de pendn educativo para el diligenciamiento de las SNC (documento
para devoluciones a clientes proveedores).
Diseo de la evaluacin de desempeo de:
Analista de compras.
Auxiliar de compras e inventarios
Almacenista
Implementacin de indicadores:
Pendientes de mercanca
Cajas por acomodar
Entregas parciales
Tiempo de entrega del proveedor
Das transcurridos en notas crdito, anulaciones de factura.
Anlisis de productos sobre pedido y fuera de lnea que tienen existencia en
el inventario.
Diseo del Formato Evaluacin de proveedores
 Establecimiento del horario de recibo de mercanca.
4.5. Socializacin de los procedimientos al personal y dar seguimiento a su
aplicacin.
Se realiz la actualizacin y cambios en los procedimientos del departamento de
compras buscando hacerlos ms eficientes, en este proceso particip
activamente el personal, se est esperando la aprobacin del comit de gerencia
de la empresa para hacer impresin y entrega oficial al personal encargado.
4.6. Realizar reunin con los proveedores crticos, buscando negociar la
disminucin en el tiempo de entrega.
La directora de compras ha realizado reunin con diferentes proveedores,
buscando mantener relaciones slidas y presentndose como la cabeza del
departamento y la persona encargada de hacer seguimiento y evaluacin. As
mismo se han acordado tiempos de entrega, polticas en el manejo de
pendientes y dems temas de importancia para el mejoramiento del rea. Este
proceso continuar en el primer semestre del ao en curso, dado el nmero de
proveedores con que cuenta la empresa.
4.7. Disear un mdulo compatible con el sistema de informacin de la
empresa (Uno.85) para la automatizacin de los clculos de inventarios.
Se contact a Siesa, quien es el proveedor de este sistema de informacin para
cotizar el diseo del mdulo, pero dicha empresa no est realizando desarrollo
de software, la opcin que brindan es migrar a la versin Entreprise de este
sistema, pero su costo es elevando y por el momento se encuentra fuera del
alcance.
Diseadores de software independientes argumentaron que al no tener cdigos
fuente, descripcin de tablas y ya que las bases de datos son antiguas es muy
difcil hacer el desarrollo, tardara ms de 6 meses y si se realiza tendra un
costo elevado, por lo que se tom la decisin de elaborar una plantilla en Excel
para realizar los clculos e ingresar manualmente los parmetros al sistema. Se
estableci como poltica la actualizacin cuatrimestral de los parmetros.
4.8. Establecer poltica de compras para los tems de baja rotacin
Como se mencion anteriormente lo tems sobre pedido, fuera de lnea o de baja
rotacin clasificados en el grupo 3 se estn comprando bajo pedido.
Antes de digitar el pedido, los vendedores deben realizar una solicitud de
compra. Los productos que no tengan solicitud no sern pedidos. El analista de
compras debe informar al vendedor del tiempo de entrega pactado con el
proveedor para que ste a su vez establezca el tiempo de entrega con el cliente.
4.9. Realizar socializacin y capacitacin con el personal.
4.10. Reunin con los asesores comerciales para socializar la nueva
metodologa, motivndolos a establecer tiempos de entrega de acuerdo
con el comportamiento del tem, con el cliente.
La gerencia general realiza reuniones mensuales con el equipo comercial, en
las cuales en las ltimas dos sesiones se ha tratado de concienciar al personal
de la importancia de acordar un tiempo de entrega flexible para los productos
sobre pedido y fuera de lnea, de acuerdo con el tiempo de entrega que compras
haya pactado con el proveedor. As mismo se ha tratado de mejorar la
comunicacin entre estos dos departamentos enviando circulares y a travs del
seguimiento constante de la directora de compras.
4.11. Negociar con los clientes tiempos de entrega ms cortos.
Se est dando seguimiento continuamente a la labor de los vendedores con los
clientes en cuanto a la negociacin de los tiempos de entrega, en caso de
incumplimiento del tiempo pactado se est enviando cartas explicando el motivo
del retraso firmada por la directora de compras y director comercial, quienes
tambin se comunican directamente con el cliente. El objetivo es mantener
comunicacin constante e informar al cliente cualquier eventualidad.

necesidades inmediatas de la empresa o falta de los recursos necesarios. La implementacin de actividades propuestas depender de la decisin de los
directivos de la compaa.
Problema
Existen agotados o
pendientes de mercanca
que afectan el servicio a
los clientes y retrasan las
entregas
Existen altos niveles de
inventario, que
comprometen el capital de
la empresa y aumentan
los costos de
administracin y
mantenimiento de los
mismos
Mayores reas de
almacenamiento.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Proceso
Causas Actividad de Mejora Medios de Verificacin
Responsable
Disear modulo compatible con el sistema
No se cuenta con una herramienta de informacion de la empresa para la Cambio total de la
Compras
tecnologica para el manejo de inventarios automatizacion de los aclculos de Metodologia de Compras
inventarios
Se administra igual a los clientes que piden Politicas de tiempos de
continuamiente y a los de demanda Negociar con los clientes tiempos de entrega, deacuerdo con el
Ventas
erratica, incrementando fuertemente los entrega ms cortos tipo de demanda del
inventarios producto
El personal de compras no utiliza Realizar socializacion y capacitacion con Cambio total de la
Compras
adecuadamente los recursos del sistema el personal del nuevo sistema de control Metologia de Compras
Realizar reunion con los proveedores Documento firmado por el
Falta mejarar las relaciones de
Compras criticos, buscando negociar la disminucion proveedor con los
cooperacion con proveedores
del tiempo de entrega compromisos adquiridos
No se trabaja integralmente bajo concepto
de gestionar la cadena de suministros, se
requiere un director de la cadena de
abastecimiento Establecer un directorio de cadena de
Gerencia Asignacion del puesto
abastecimiento
No se planea integralmente
Ineficiente ubicacin de los productos en Alistamiento Establecer zonas especificas para cada Mapa organizacional de la
bodega y Despacho tipo de producto fabricado bodega antes y despues