Curso de Vacaciones DIC 2,001

TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

PRELIMINARES

CONTABILIDAD: Es el proceso de ordenar y clasificar sistemticamente las Cuentas y cifras, cuyo anlisis permite
conocer en todo momento la marcha, desarrollo y situacin de un negocio, constituyendo su valor muchas veces, un
valor superior al mismo conocimiento de las Ganancias obtenidas por la empresa en sus mltiples transacciones.

PATRIMONIO: Desde el punto de vista jurdico, es el conjunto de derechos y obligaciones pertenecientes a una
persona, ya sea natural o jurdica, apreciables en bienes o en dinero; desde el punto de vista contable, es la
diferencia entre lo que se posee y lo que se debe ACTIVO (-) PASIVO (=) CAPITAL

CUENTA: Desde el punto de vista material, es una nota literal y numrica que contiene el detalle de las Operaciones
Econmicas de una empresa, en relacin con una firma, costo o acto cualquiera. Desde el punto de vista inmaterial,
es una agrupacin mental que se hace de las cosas o valores similares y de hechos o situaciones anlogas. Este
punto de vista es el que interesa en el amplio campo de la contabilidad, puesto que es en esta forma como se pueden
agrupar, ordenada y sistemticamente, todos los valores que constituyen el Patrimonio Empresarial.

BALANCE GENERAL
El objetivo del Balance de Situacin. Segn afirma gran variedad de contables, el problema del contenido del
material del Balance puede ser resuelto slo mediante la consideracin de un triple objetivo.

(1) Provee a la gerencia de la informacin necesaria para el buen xito de las operaciones a que la empresa se
dedica.
(2) Suministra a los actuales o posibles acreedores datos econmicos de la empresa, como base para que
sta se conceda o deniegue el crdito que solicite.
(3) Proporciona al empresario en la extensin que el Balance permita la informacin que le capacite para
enjuiciare acerca de su patrimonio en el negocio.

Existe un 4to. Objetivo, que es proporcionar a los interesados en el negocio y autoridades gubernativas la informacin
que acredite la buena fe de la empresa en sus relaciones pblicas, permitindole a esta ganar la estimacin de sus
favorecedores y acreditar el cumplimiento de las normas oficiales. Tal finalidad va ganando en importancia, ms se
cumple por medios distintos del Balance de Situacin.

As vemos que la misin del Balance de Situacin es mantener informadas a las partes interesadas, o sea:
A la gerencia
A los acreedores
Al empresario y
Al pblico

El inters de cada una de estas partes no puede ser atendida por igual, lo que obliga a recopilar datos
complementarios que caen fuera del alcance del Balance de Situacin.

As como la definicin que se ha dado al Balance de Situacin es la de Estado de Situacin Financiera, el resumen
de Prdidas y Ganancias puede calificarse como un estado de la explotacin del negocio. Dicho estado presenta un
cuadro de las actividades comerciales emprendidas con la finalidad de lograr beneficios, el resultado de las cuales se
refleja en la situacin financiera indicada por el Balance de Situacin. Mientras el ltimo revela los resultados o
efectos, el primero indica el esfuerzo o las actividades. El Balance de Situacin es un estado de posicin en
determinada fecha; es esttico. El Estado de Prdidas y Ganancias es un estado de progreso o cambios ocurridos
durante un perodo dado; es dinmico.

El resumen de Prdidas y Ganancias es, por lo tanto, un instrumento de la mayor importancia en el gobierno
interno del comercio. El progreso de toda empresa est en manos de sus gerentes y de los auxiliares de estos.
Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz
Pgina 1 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

Los resultados que ellos logren deben comprobarse y medirse de forma tan exacta como sea posible. Del mismo
modo que en el Balance de Situacin, ha sido conveniente establecer en el resumen de Prdidas y Ganancias una
clasificacin y divisin adecuada, y la forma que adopte el mencionado documento depender del objeto primario que
haya de servir. Es por ello que, con objeto de centralizar el control y dominio sobre cada uno de los grandes grupos
en que se desenvuelven las actividades del negocio, se establece una seccin para efectuar el resumen de las
operaciones de cada uno de ellos. De este modo, dentro de la forma usual del Estado de Prdidas y Ganancias se
establecen resmenes distintos de los resultados que se derivan de las siguientes actividades:

(1) Fabricacin o compras

(2) Ventas o distribucin
(3) Generales y administrativas
(4) Administracin financiera

Dentro de estos grupos, o en adicin a ellos, pueden existir otros cuyas finalidades sean aquilatar, de manera
definida, el resultado de las actividades encomendadas a la vigilancia de determinados jefes o auxiliares en el plan
orgnico del negocio. La forma detallada del resumen de Prdidas y Ganancias depende, por lo tanto, del plan de
organizacin interna y de la poltica de fiscalizacin que se observe.

EL BALANCE GENERAL define la posicin financiera de la empresa en un punto determinado del tiempo. Aqu se
comparan los activos de la compaa (esto es, lo que posee) y su financiamiento, que puede ser deuda (lo que se
adeuda) o aportaciones (lo proporcionado por los dueos.) Se presentan los balances generales del 01ENEXX al
31DICXX, respectivamente. Se vislumbra aqu cierta variedad de activos, pasivos y cuentas de capital social (esto es,
de aportaciones.) La primera distincin es la existe entre los activos y pasivos a corto y largo plazo. El activo
circulante y el pasivo a corto plazo son recursos que, al cabo de un ao o menos, pueden convertirse en efectivo.
Todos los dems activos, al igual que el capital social o de aportaciones (de la cual se supone que posee vida
limitada) se consideran de largo plazo, o fijos, debido a que se espera que permanezcan en los registros de la
empresa por un ao o ms.

El anlisis del Balance general de RUIZ, S. A., requiere que se destaquen algunos aspectos. Es una prctica
comn jerarquizar los activos de acuerdo con la liquidez que representan. As, los activos fijos van siempre
precedidos por los activos circulantes. Los valores negociables son instrumentos de inversin a corto plazo con un
alto grado de liquidez como los bonos de tesorera o los certificados de depsitos. Las cuentas por cobrar
representan las cantidades que se adeudan a la empresa por concepto de ventas a crdito. Los inventarios
comprenden las materias primas. Los artculos no terminados an y los bienes ya terminados que la empresa posee.
El rengln de activos fijos brutos consiste en el costo original de todos los activos fijos (de largo plazo) con los
que la empresa cuenta. Los activos fijos netos significan la diferencia entre los activos fijos brutos y la depreciacin
acumulada; sta se compone de los gastos totales registrados para la depreciacin de los activos fijos. (El valor
neto de los activos fijos se conoce como valor contable.)

Al igual que los activos, las cuentas de pasivo y capital social se clasifican en el Balance General empezando por las
de corto plazo. El pasivo a corto plazo consta, pues de: cuentas por pagar, cantidades que se deben por crditos
obtenidos, documentos por pagar que son prstamos vigentes, por lo general de bancos comerciales, y pasivos
acumulados, que son cantidades adecuadas por las que pueden no recibirse o no se recibirn facturas. (Como
ejemplos de pasivos acumulados estn los impuestos gubernamentales y los sueldos y salarios de empleados.) El
pasivo a largo plazo representa las deudas que no se han cubierto durante el ao en curso. El capital social se
compone de las aportaciones de los accionistas. El rengln de activos preferentes muestra el producto histrico
de la venta de acciones preferentes, etc.

El formato clsico consta de una carta del presidente seguida de facsmiles de las operaciones de la compaa:
Estados financieros y sus debidas notas al margen, un anlisis administrativo de las condiciones financieras y, por
ltimo, un certificado de los auditores ajenos a los intereses de la empresa.

Algunos, los ms experimentados analistas financieros recomiendan que la lectura del informe se empiece por el
final: All est lo importante. Si los auditores dicen que en su opinin, los estados financieros reflejan la posicin de
la empresa en obediencia a los principios contables de aceptacin general... sea! Todo esta bien.

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 2 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

Pero cuidado con los excepto que o sujeto a. Esto ser una seal de que deben revisarse las notas marginales,
lo que podra resultar en la existencia de pasivos en demasa, deudas cuantiosas, vulnerabilidad e, incluso, la
posibilidad de dilucin de la propiedad.

Lase a continuacin el anlisis de las operaciones. Aqu, as autoridades gubernamentales exigen de la

administracin absoluta franqueza. Lo ideal sera que los accionistas supieran qu tan bien se ha desempeado la
empresa, o cules seran las medidas que deben adoptarse en caso contrario. Podra decirse, por ejemplo, aplicar
una poltica de dividendos a una tasa fija, o bien, incrementar cada ao dicha tasa a fin de mantenerse a salvo de los
efectos de la inflacin.

No siempre es de esperarse que la carta del presidente refleje la posicin financiera real de la compaa. Una carta
dice lo siguiente: La percepcin de utilidades de la empresa experiment una notable mejora durante el ao que
termin... Por ejemplo, los ingresos por concepto de servicios aumentaron en 38%... Lo que la carta no dice,
empero, es que las prdidas ocasionadas por una subsidiaria causaron una baja en los ingresos consolidados, de 76
a 55 centavos por accin.

Otro ejemplo. El Estimado Accionista de una asociacin hipotecaria inform acerca de significativas mejoras en las
utilidades del ao fiscal 1,9__, en comparacin con las percibidas en ao fiscal anterior, que fue de nueve meses.
La compaa haba modificado los perodos fiscales, pero las utilidades de los 12 meses que terminaron el 30 de
septiembre de 1,9__ representaron slo 13% de las percibidas durante el ao que termin el 31 de Dic de 1,98__.

El anlisis del balance general y el estado de resultados indica si en efecto las utilidades y los dividendos han ido
aumentando, y si el activo circulante compensa la existencia del pasivo a corto plazo para la mayor parte de las
compaas es deseable una proporcin de 2 a 1. Existen por aadidura, otros tipos de razones financieras que
indican con precisin la eficiencia operativa de la empresa.

COMPARACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EXTERNOS CON LOS INFORMES INTERNOS

Bases de Comparacin Estados financieros externos Informes internos

Para quien se preparan. Usuarios externos. Usuarios internos.

Limitaciones. Regulaciones directas. Regulaciones indirectas.
Bases de valuacin. Costo histrico. Alguna forma de base de medida
monetaria o fsica.
Cundo se prepara. Peridicamente (tal como lo establecen las Peridicamente (tal como est
agencias gubernamentales), una vez al final del determinado por la administracin),
ao. cuando sea necesario.
Perspectiva La empresa total Departamento, unidad o divisin
(como sea necesario.)

Los estados financieros externos mencionados anteriormente suministran informacin vital para los usuarios
externos, tanto a los acreedores como a los inversionistas.

BALANCE GENERAL
Activos
Corriente
Caja Q. 30,000.00
Cuentas por Cobrar 4,000.00
Inventario de trabajo en proceso 7,000.00
Inventario de artculos terminados 6,000.00 Q. 47,000.00
No corrientes
Otros activos 10,000.00
Total de activos Q. 57,000.00

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 3 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

Pasivo y Patrimonio
Total pasivo corriente Q. 22,000.00
Patrimonio
Capital social Q. 4,000.00
Capital pagado en exceso 6,000.00
Utilidades retenidas al final del perodo 25,000.00 35,000.00
Total pasivo y patrimonio Q. 57.000.00

Nota: Por brevedad, se asumi que no haba inventarios de materiales ni iniciales ni finales.

LOS PROBLEMAS DEL BALANCE DE SITUACIN

El Balance de Situacin ha venido a convertirse en un estado de creciente importancia, por ofrecer a los
comerciantes y a otras personas o entidades el modo fcil de obtener la informacin necesaria. Antes de que pueda
lograrse una comprensin clara del balance y, por consiguiente, antes de que pueda cumplir el mismo con los
diversos fines a que es adaptable, resulta necesario establecer los principios que rigen su confeccin, los cuales
servirn para resolver los problemas que surjan al procederse a formular esta clase de estados financieros. Estos
problemas se relacionan con las tres etapas en que ha de estudiarse la confeccin del Balance a saber:

(1) Determinacin del contenido material del balance, es decir los epgrafes que han de integrarlo.
(2) Modo en que han de figurar estos epgrafes, o bien la forma de presentacin del Balance.
(3) Bases segn las cuales han de aparecer dichos epgrafes en el Balance, es decir, el problema de
valuacin.

Es imposible llegar a la correcta interpretacin del Balance sin un completo dominio de estos problemas y de los
principios que con ellos se relacionan.

Los conocimientos que se requieren para una adecuada comprensin del Balance son, en trminos generales, de
estas tres especies:

(1) Conocimiento de los objetivos principales que el Balance est llamado a cumplir.
(2) Conocimiento ntimo de la fuente en que recoge sus datos el Balance.
(3) Conocimiento de los principios de valuacin aplicados a las empresas mercantiles.

LA FORMA DEL BALANCE DE SITUACIN

Qu se quiere significar por forma... ? La forma del Balance de Situacin es su disposicin material. Una vez
determinado el contenido material del Balance, es necesario considerar la manera en que tal contenido ha de
manifestarse, a fin de expresar del mejor modo la situacin financiera del negocio. El extremo ms importante en
este caso es el modo de reunir los conceptos para cumplir la misin informativa de la manera ms fcil, ms concisa
y ms exacta. Hay que prestar atencin a ciertos puntos de menor importancia como:

Nombre del propietario

Ttulo del Balance
Fecha del Balance
Designacin de sus divisiones o secciones principales
Indicacin de sub clasificaciones y el uso de mrgenes uniformes, sub totales y totales.

En relacin con estos puntos de menor importancia, podemos decir que existe una prctica bastante uniforme en lo
que respecta a los siguientes extremos:

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 4 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

(1) El nombre del propietario debe aparecer en el primer rengln del encabezamiento del Balance. Este
nombre o razn social generalmente indica el tipo de organizacin mercantil: comerciante particular, S. C., S.
A., Resp. Ltda., etc., y a veces concentraciones industriales o empresas filiales, aunque muchas veces la
designacin del Balance consolidado slo aparece en el ttulo de ste.
(2) El segundo rengln del encabezamiento ofrece el ttulo del Balance y frecuentemente la fecha, aunque a
veces aparece esta ltima en el tercer rengln.
(3) Se acostumbra exponer como ttulos principales del Balance los trminos de la ecuacin patrimonial esto
es; Activo, Pasivo y Capital, Lquido, combinndose a veces estos dos ltimos para incluirlos en una sola
seccin.
(4) En cada una de estas secciones principales se ofrecen agrupaciones significativas de los epgrafes
individuales, bajo subttulos descriptivos.
(5) La uniformidad de mrgenes en los ttulos de las secciones y sub divisiones y para los conceptos de
categora similar, y el empleo de subtotales para cada uno de los grupos y de gran total para cada una de las
divisiones principales, ayudan al lector en la lectura y comprensin del significado relativo de las diversas
partes del Balance.

El siguiente plan de agrupacin bastante detallado hace posible en la mayora de los casos una inteligente exposicin
de los hechos.

ACTIVO
1 Activo corriente, inclusive gastos
adelantado.
2 Inversiones en reserva.
3 Inversiones permanentes.
4 ** Activo permanente tangible.
5 ** Activo permanente intangible.
6 Otros activos, incluso cargos diferidos.
PASIVO
pagados por 1 Obligaciones corrientes, incluso a menudo los
ingresos diferidos.
2 Ingresos diferidos.
3 Obligaciones a largo plazo.
4 Otras obligaciones.
CAPITAL LQUIDO
1 Capital acciones.
2 Supervit de capital.
3 Reservas de beneficios o supervit destinado.
4 Supervit Libre.

El resumen de Prdidas y Ganancias se construye segn dos formas distintas. Una es la que se conoce como
ESTADO EN FORMA DE CUENTA, a causa de que las diversas partidas de ingresos y gastos se colocan en forma
parecida al Debe y Haber de una cuenta. La otra se conoce como resumen de Prdidas y Ganancias en FORMA DE
ESTADO O RELACIN, y por el mtodo sencillo de exposicin que la distingue se la considera desprovista de
tcnica. En esta ltima se sita los distintos epgrafes en forma corriente sin sujetarse a una terminologa de Debe y
Haber, obedeciendo simplemente su disposicin a los principios de lgica que guan a la generalidad de los
comerciantes. En el estado en forma de cuenta. El grupo de las ventas o cualquier otro representativo del ingreso
principal del negocio se sita en yuxtaposicin con el costo directo de la obtencin de esos ingresos, saldndose
ambos lados del estado y llevndose abajo el resultado, que representa el beneficio bruto. De esta ltima suma se
deducen los grupos comprensivos de los gastos de venta y de administracin establecindose de nuevo el Balance
de los dos lados del estado y llevndose abajo la cifra del beneficio neto de explotacin, a la cual se aaden las otras
partidas de operacin los conceptos de ingresos y gastos de naturaleza financiera a que acabamos de referirnos,
habr de modificarse necesariamente el procedimiento de saldar los lados del Estado de Prdidas y Ganancias.
Exceptuando las partidas ajenas a la operacin del negocio, el saldo que entonces resulte representar los beneficios
netos del perodo contable, debindose relacionarse finalmente el destino que se d a los mismos, mostrndose la
parte que se dedique al pago de dividendos, al establecimiento de reservas de distinta ndole y a la integracin del
Supervit, del cual irn a formar parte los beneficios que no hayan sido aplicados a otros fines.

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 5 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

FORMA SIMPLE O DE RELACIN

Cuando se confecciona el resumen de Prdidas y Ganancias en forma de relacin, se expresan las ventas en primer
trmino y debajo de ellas y no en posiciones iguales, como en el caso anterior se relaciona el costo de las ventas,
que, deducido del producto bruto de las mismas, produce la cifra del beneficio bruto. Debajo de este ltimo aparecen
los grupos de gastos de ventas y de administracin, los cuales, deducidos a su vez del beneficio bruto, proporcionan
la cifra del Beneficio neto de explotacin o del beneficio neto de las ventas. Segn otras veces se le denomina. Al
beneficio neto de explotacin se aaden las dems partidas de ingresos, y de la suma de estos dos conceptos se
sustraen los gastos de carcter financiero o de capitalizacin, llegndose al Beneficio neto del perodo. En este caso
tambin ha de modificarse el procedimiento explicado si se considerasen incluidos, entre los conceptos de
explotacin, las partidas de carcter financiero.

Balance General: Es un Estado Contable de carcter obligatorio que muestra en un momento determinado la
Situacin Financiera de la empresa.

FORMAS DE PRESENTACIN: Por su presentacin el Balance General puede clasificarse:

1. Balance en Forma de Cuenta
2. Balance en Forma de Reporte

FECHA DE ELABORACIN: Por la fecha de su elaboracin puede dividirse en:

1. Balance General Inicial o de Apertura
2. Balance General Peridico
3. Balance General Final o de Cierre

GRADO DE ANLISIS: Por el grado de Anlisis de Integracin pueden clasificarse como:

1. Balance General Consolidado
2. Balance General Condensado
3. Balance General Analtico
4. Balance General Comparativo (1,99x a 1,99x+1, 2, 3, etc.)

En su orden el Balance General de una Contabilidad bien organizada, est integrada por los siguientes grupos:
Activo, Pasivo, Capital, y Cuentas de Orden Per Contra.

Cuentas de Resultados: Este grupo comprende aquellas cuentas que representan Gastos y Productos para la
empresa, y sirven de base para formular el Estado de Prdidas y Ganancias, que constituye el Estado Econmico de
la empresa, por medio del cual se establece si hubo incremento o disminucin durante el perodo contable en el
Patrimonio.

El Estado de Prdidas y Ganancias, se integra en su orden de la siguiente manera:

1. Movimientos de Ventas
2. Costo de Venta o Costo de lo Vendido
3. Gastos de Operacin, que a su vez se encuentra integrado por los Gastos de Venta y Gastos de
Administracin y Gastos Generales, y
4. Otros Gastos y Productos Financieros.

Movimientos de Ventas: Este grupo se integra con el monto de las Ventas Brutas, deduciendo de stas las
devoluciones y rebajas sobre ventas si las hubiera, para establecer el importe de las ventas netas.

Costo de Venta o Costo de lo Vendido: Segn la naturaleza de las operaciones de la empresa, ste puede
dividirse en:
a. Costo de Venta Comercial y
b. Costo de Ventas Industrial,

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 6 de 7
 Curso de Vacaciones DIC 2,001
TTEEOORRAA DDEE BBAALLAANNCCEE GGEENNEERRAALL

Segn la empresa se dedique a la Compra-Venta de Mercadera o se trate de una empresa manufacturera,

respectivamente.

Costo de Venta Comercial: Se establece; tomando el saldo del inventario Nmero 1 de Mercaderas, ms el
importe de las Compras Netas (Compras Brutas (+) Gastos de Compra (-) Devoluciones, y Rebajas sobre Compras),
lo cual dar como resultado el monto de la Mercadera Disponible, (-) Inventario Final Nmero 2 de Mercaderas.

Inventario Nmero 1 de Mercaderas

(+) Compras Netas:
Compras Brutas
(+) Gastos de Compra
(-) Devoluciones y Rebajas sobre compra
Mercadera Disponible
(-) Inventario Nmero 2 de Mercaderas

Costo de Venta Industrial: Como caracterstica especial que lo distingue del anterior, en este caso los Inventarios
no se registran como de Mercaderas, sino como Productos Terminados y para establecer el Costo de Mercaderas,
se toma el Inventario 1 de Productos Terminados ms Costo de produccin (el cual ha sido establecido previamente),
lo cual establece el importe de los Productos Disponibles (-) el Inventario 2 de Productos Terminados.

Inventario Nmero 1 de Terminados

(+) Costo de Produccin
Productos Disponibles
(-) Inventario Nmero 2 de Productos Terminados

En cualquiera de los dos casos, al restar el Costo de lo Vendido de las Ventas Netas, se encuentra el primer resultado
econmico de la Empresa, el cual puede ser de Utilidad o Prdida Bruta en Ventas.

Gastos de Operacin, integrado por Gastos de Venta, Gastos de Administracin y Gastos Generales. Este
es el tercer rengln de un Estado de Prdidas y Ganancias, el cual deducido de la Utilidad Bruta en Ventas, dar
como resultado Prdida o Ganancia en Operacin.

Gastos de Venta: Pueden mencionarse; Sueldos de Vendedores o de Ventas, Comisiones sobre Ventas,
Propaganda y Publicidad.

Gastos de Administracin y Generales; Sueldos de Oficina, de Gerencia, Impuestos varios, agua, luz, telfono,
honorarios profesionales, contribuciones, donativos y cualquier otro gasto que tenga su origen en la Administracin
de la empresa, Depreciaciones de Activos Fijos, siempre que no correspondan a los que intervienen en la produccin,
Amortizaciones, Cuentas Incobrables, Cuotas IGSS, etc.

Otros Gastos y Productos Financieros. En el ltimo rengln de un Estado de Prdidas y Ganancias est
formado ya sea por todos los gastos o por todos los productos que la empresa pague u obtenga, por cualquier
concepto que no sea proveniente de la naturaleza de sus operaciones regulares (intereses, comisiones bancarias,
etc.)

Estos gastos o productos, deducidos o sumados segn sea el caso, de la Utilidad o Prdida en Operacin, dar el
resultado final de las operaciones de la empresa en un perodo contable, que puede ser: Prdida Neta o bien Utilidad
Neta, Utilidad Lquida, Afecta o Pre Impuesto.

Ing. Jaime Roberto Ruiz Daz

Pgina 7 de 7