CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

RESUMEN DE VERSIONES
CD.
EMITIDO EN MOTIVO DESCRIPCIN DE LAS MODIFICACIONES
VERSIN
0 05/08/2014 Primera versin Ninguna

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

xxxxx xxxx xxxxx
JEFE ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y
GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
GESTIN DE CALIDAD

Fecha: 01/08/2014 Fecha: 04/08/2014 Fecha: 04/08/2014

 PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Revisin 0
Cdigo: PG.01

1. OBJETIVO
Normar el control de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad en cuanto
a su elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y uso de los mismos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad,
que incluye el manual de la calidad, procedimientos, manual de funciones, organigramas,
registros y la documentacin externa utilizada en la Gestin de Calidad.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Boliviana ISO 9001

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

4.1 Definiciones
Documento: Informacin y el medio de soporte formal utilizado para comunicar la forma
en cmo se ejecuta y/o ejecut un proceso dentro del sistema de gestin de la calidad.

Documento aprobado: Documento publicado que debe ser aplicado de forma inmediata
por los usuarios del mismo.

Copia No Controlada: Copia de un documento entregado para fines didcticos y/o

comerciales que puede ser modificado o anulado en cualquier momento sin previo aviso
a la persona a quin se le asigno el mismo. Su uso y las consecuencias que pueda
traer es responsabilidad nica de quin utiliza la copia no controlada.

Procedimiento Vigente: Documento publicado y aprobado cuyo nmero de

revisin especificado en el encabezado del mismo es el ltimo realizado.
Registro: Documento especial que cuenta con formato preestablecido y diferentes tipos de
datos.
Formato: Registros elaborados que no cuentan con la codificacin,
encabezado y otras partes de formato similares por generalidades del Software
y su capacidad de diseo, pero que tiene el mismo control.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad.

Poltica de la Calidad: Intenciones globales y orientacin de la organizacin relativas a

la calidad tal como se expresan formalmente por la Alta Direccin.

Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan la organizacin al

ms alto nivel. En caso de la CABEXSE e s el Gerente General, Presidente y Directorio.

Comit de Calidad.- Todas las jefaturas o responsables de un rea o proceso.

4.2 SIGLAS
SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
Documento controladoen
en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
deben tenertener el de
el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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Cdigo: PG.01

5. DESARROLLO
5.1 Documentos del Sistema de Gestin de Calidad

El sistema de Gestin de Calidad, est normado, formalizado con la siguiente estructura

documental:

Manual de Calidad: Es el documento que describe en forma genrica el Sistema de

Gestin de la Calidad, establecido. En l se define el alcance del sistema, la misin,
visin, la Poltica de Calidad, el mapa de proceso, la estructura organizacional,
nombramiento del representante de la direccin, los servicios ofrecidos, la lista de
procedimientos, las exclusiones a la Norma ISO 9001 y otros aspectos que vean por
conveniente. El mismo es elaborado por el Jefe Adm., Comercial y de Gestin de
Calidad (JACGC) y aprobado por el Gerente General. El manual de calidad se encuentra
situado en el sitio calidad de la intranet, que es de fcil acceso para todo el personal de
la empresa.

Procedimientos: Documentos que describen y norman como se realizan los diferentes

procesos del sistema de gestin de calidad. Los procedimientos deben ser elaborados
por cada Jefatura o responsable de rea (segn la responsabilidad sobre los mismos),
revisados por el Jefe Adm., Comercial y de Gestin de Calidad (JACGC) y aprobados
por el Gerente General, para su publicacin y puesta en vigencia. Los procedimientos se
encuentran publicados y accesibles para todos los funcionarios en el Stio Calidad de la
Intranet.

Instructivos: Documento que da una descripcin de cmo realizar una tarea especfica
enunciada en un procedimiento y que est descrita con mayor detalle. Estos
documentos se encuentran ligados a un procedimiento determinado o son de origen
externo.

Registros: Son documentos que dan evidencia objetiva del cumplimiento eficaz de los
procedimientos documentados del sistema de gestin de calidad. Los registros pueden
ser fsicos y/o electrnicos, los mismos varan segn el procedimiento. Su diseo,
rediseo, mejora, retiro de uso y socializacin es responsabilidad del funcionario
asignado para la elaboracin y/o modificacin del procedimiento al cual corresponde.

Plan de Calidad: Documento que complementa requerimientos particulares de un

proceso. Los planes de calidad se encuentran publicados y accesibles para consulta en
el Sitio de Calidad en la Intranet.

El control de documentos y registros implica asegurar que en los distintos procesos se

cuenta con la documentacin necesaria para aplicar el SGC y que esta documentacin:
Est especificada;
Sea confeccionada, revisada, aprobada y distribuida por personal responsable;
Est identificada, legible, se mantenga ordenada, en condiciones de rpido y fcil
acceso;
Se mantenga actualizada;
Se retire o identifique con el sello de Documento Obsoleto despus que ha perdido
vigencia.

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
Documento controladoen
en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
deben tenertener el de
el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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Cdigo: PG.01

Los procedimientos definen, cuando son aplicados los registros del SGC, estos
registros pueden ser: actas de reuniones, informes de avance de programas,
evaluaciones de cursos de capacitacin, registros de capacitacin, reportes de
anomalas, registros de satisfaccin de las necesidades de clientes, registros de
auditora, etc.
Los registros del SGC deben ser:
Controlados por cada rea para garantizar la actualizacin, identificacin,
archivo, accesibilidad y disposicin de los mismos.
Legibles y permanecer almacenados en locales adecuados, que garanticen la
buena presentacin, as como evitar prdidas, daos o deterioros.
Los tiempos de archivo de los registros y documentos, as como la disposicin final de
los mismos una vez fenecidos, los plazos de almacenamiento y otros deben ser
definidos por cada rea segn requisitos propios de la empresa, legales, de clientes o
entidades externas relacionadas con la organizacin.
El sistema documental de gestin de calidad fue diseado de acuerdo al Mapa de
Procesos.

5.1.1 Codificacin de los procedimientos Instructivos y registros

Los procedimientos del SGC se identifican a travs de un cdigo asignado a

cada uno. Esta codificacin tiene las siguientes caractersticas:

PG.0X
Donde:
P Indica la inicial del tipo de documento P de Procedimiento,
cuando un documento tiene la misma iniciales se toma las dos primeras
iniciales Ej: PL plan de Calidad
G Es la inicial del rea o proceso al cual se relaciona G de Gestin
de Calidad.
X Es el nmero correlativo asignado. Por ejemplo: PG.01, PG.02,
PG.03, etc.
Los Instructivos tienen un cdigo asignado de la siguiente manera:
Donde:

IC.0X

I Indica Instructivo
C Indica el rea o proceso al cual se relaciona
X Es el numero correlativo asignado Por Ejemplo IP.01 Instructivo
de produccin numero 1.

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
Documento controladoen
en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
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el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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Los registros del SGC siguen la misma codificacin con el procedimiento del
SGC:

RP.Z
Donde:
R Indica Registro.
P Es la inicial del rea o proceso al cual se relaciona P Produccin
Z Es el nmero correlativo asignado de ese registro, por reas.

5.1.2 Aprobacin de procedimientos y registros

En cada hoja de los procedimientos se menciona el cargo de las personas que lo

elaboraron, revisaron y aprobaron el procedimiento.
Ante la creacin de nuevos procedimientos o registros operativos, se recomienda el
anlisis previo por parte del Jefe Adm., Comercial y de Gestin de Calidad (JACGC) de
la aplicabilidad de ese procedimiento a las actividades de la empresa.

5.1.3 Diseo, confeccin y revisin de los documentos

El formato principal que debe tener cada documento, es una primera hoja o caratula
que identifique el nombre del documento y un cajetn de modificaciones. Las hojas
siguientes tendrn los siguientes puntos:
1.- Objetivo
2. Alcance
3.- Documento de referencia
4.- Definiciones y Siglas
5.- Desarrollo
6.- Registros
Los formatos de los registros del SGC estn a cargo de cada responsable o supervisor
de rea, quien debe coordinar la edicin, identificacin, mantener el control
administrativo y asegurar la capacitacin de nuevos registros o sus nuevas versiones al
personal.
La distribucin y el control administrativo de los documentos y registros es
responsabilidad del Jefe Adm., Comercial y de Gestin de Calidad (JACGC).

Las funciones que revisan y aprueban los documentos principales son:

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
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documentos impresos
impresos deben
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el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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Cdigo: PG.01

ELABORADO
DOCUMENTO REVISADO POR APROBADO POR
POR
Gerente General - Jefe
Adm., Comercial y de
POLTICA DE GESTIN Gerente General Directorio
Gestin de Calidad
(JACGC)

Jefe Adm., Comercial y

MANUAL DE GESTIN DE Representante de la
de Gestin de Calidad Gerente General
CALIDAD Direccin
(JACGC)

Jefaturas o Jefes de rea o

OBJETIVOS DE CALIDAD Gerente General
responsables de reas. responsables

Jefe Adm., Comercial y

PROCEDIMIENTOS Jefes de rea o
de Gestin de Calidad Gerente General
OBLIGATORIOS responsables
(JACGC)

Jefes de rea o
PLANES Asistentes Gerente General
responsables

Jefes de rea o
INSTRUCTIVOS - GUIAS Asistentes Gerente General
responsables

Jefes de rea o
REGISTROS Asistentes Gerente General
responsables

Toda vez que exista una nueva versin de documentos de calidad, se deber actualizar
los datos del registro RG.01 Lista maestra de Documentos, RG.02 lista maestra de
documentos externos, RG03 Lista maestra de registros.
Para asegurar una actualizacin adecuada de estos registros, una vez al ao se
deber revisar y aprobar el listado dando conformidad a los cambios que se hicieron,
estos registros son por rea o proceso.

5.1.4 Cambios o modificaciones en los documentos

Para mantener el control de todos los cambios en los documentos, las modificaciones
deben ser canalizadas a travs del Jefe de Adm., Comercializacin y de Gestin de
Calidad (JACGC), quien establecer las acciones necesarias para retirar y disponer de
los documentos obsoletos, editar, distribuir la versin actualizada y actualizar las listas
maestras.
Las modificaciones de procedimientos o registros sern indicadas en el ttulo Resumen
de Revisiones al inicio de cada procedimiento. Si el registro tiene formato Excel, se
mantendr esta planilla en una hoja del libro Excel.
Los documentos obsoletos, procedimientos y registros, sern archivados en formato
electrnico, cuando sea conveniente, para llevar un registro histrico de las revisiones
de los mismos, el nmero de revisiones pasadas que sea archivado depender de la
importancia del documento y de la relevancia de los cambios realizados al mismo,
(para procedimientos deber conservarse por lo menos la versin anterior a la vigente).
El archivo de los documentos obsoletos debe ser responsabilidad del Jefe de Adm.,
Comercializacin y de Gestin de Calidad (JACGC).

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
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en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
deben tenertener el de
el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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5.1.5 Documentos en soporte electrnico

La documentacin de nuestro sistema de gestin de calidad se encuentra en la

intraserver de la empresa del cul peridicamente se realizan Back ups.
Siguiendo los siguientes requisitos:
En la medida de lo posible los archivos deben estar incluidos en un nico Directorio,
Carpeta, con archivos independientes para el Manual y para cada uno de los
componentes del SGC (tipos de procedimientos y registros).
Estos archivos deben estar protegidos para no realizar modificaciones en ellos.
Al momento en que un documento electrnico es impreso, pasa a ser Copia No
Controlada.

5.1.6 Leyes y Reglamentos

Las Leyes y Reglamentos sern controladas de igual forma que los documentos
internos y externos del SGC y sern registrados en el RG.02 Control de documentos
externos.

5.1.7 Distribucin de documentos

La siguiente tabla explica a detalle como se efecta la distribucin de documentos de calidad aprobados:
N QU QUIN CUNDO CMO

Comunicar al Jefe de Adm.,

Comercializacin y de Gestin de
Calidad (JACGC) la necesidad de
entregar una copia controlada de un
documento en medio fsico.
Solicitud de
Cuando sea
1 distribucin de Personal Los documentos en medio electrnico
requerido.
documentos.
sern colocados en el intranet por
carpetas la distribucin y acceso ser
segn RG.01 Lista maestra de
documentos.

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
Documento controladoen
en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
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el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.
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N QU QUIN CUNDO CMO

Se controlarn mediante RG.02 lista

maestra de documentos externos. La
vigencia de estos documentos es
Cuando se trate de responsabilidad del que resguarda los
documentacin de mismos, quien deber peridicamente
Jefe de Adm., procedencia externa, comunicarse con los organismos de
Control de
Comercializacin tales como normas, emisin para actualizar el documento
2 documentos
y de Gestin de reglamentos tcnicos
externos cuando sea necesario.
Calidad (JACGC) manuales del
fabricante, entre
otras. El Jefe de Adm., Comercializacin y de
Gestin de Calidad (JACGC) mantendr
controlado las listas de documentos
externos.

Si el documento a ser entregado es

copia controlada, llevara el sello y
Jefe de Adm., ser controlado segn RG.01 la lista
Cuando soliciten
Entrega del Comercializacin maestra de documentos.
4 documento fsico.
documento. y de Gestin de Est prohibido fotocopiar documentos
Calidad (JACGC) que lleven el sello de "documentacin
controlada" y est prohibido imprimir
procedimientos de la Intranet.

Jefe de Adm.,
Sello de Si el documento es Colocando el sello de Documento
Comercializacin
5 documento fsico obsoleto se Obsoleto en varias partes del
y de Gestin de
obsoleto. mantiene. documento.
Calidad (JACGC)

5.2 Control de resguardo de registros

5.2.1 Almacenamiento de Registros

Los Registros se podrn Almacenarse en Carpetas segn el Tipo de registro. Las cuales podrn
tener pegada en su LOMO y/o TAPA una etiqueta que indique:

Ttulo del Registro

Cdigo del Registro o Documento que se est almacenando,
Ao al que corresponden esos registros.

El criterio de ordenamiento para los Registros deber ser de acuerdo al tipo de Registro, segn
RG.03 Lista Maestra de Registros
A su vez las carpetas se almacenan en estantes, kardex o cajones de manera ordenada.

5.2.2 Proteccin de los registros

1. Los estantes o medios de proteccin debern mantenerse limpios, ordenados y clasificados de

tal manera de poder fcilmente identificar los registros.
2. En caso de ser registros confidenciales, estos se guardan en Estantes o Depsitos bajo llave.
3. Los Registros en Medios informticos cuentan con una copia de respaldo (back up) para evitar
prdidas y son almacenados fuera del rea de uso de los computadores, el responsable de la
ejecucin del mismo es el Jefe de Adm., Comercializacin y de Gestin de Calidad (JACGC).

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
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documentos impresos
impresos deben
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el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
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5.2.3 Recuperacin de registros

1. Tanto las carpetas como los registros almacenados en ellas, se deben mantener ordenados y
clasificados. Para ello, se pueden incluir separadores, clasificarlos por fecha, mes, por
abecedario, por nmero, u otro mtodo de conocimiento general.
Es responsabilidad del Responsable de Resguardo mantener sus registros ORDENADOS,
CLASIFICADOS Y LEGIBLES.

5.2.4 Tiempo de retencin y disposicin de los Registros

El tiempo de retencin de los registros segn su aplicacin o disposicin reglamentaria se

identificara en la RG.03 Lista Maestra de registros.

Una vez que se haya cumplido el tiempo de retencin de los registros estos sern destruidos y
eliminados del Sistema nicamente por el Responsable de Resguardo.

5.3 Observaciones y Recomendaciones

a. La ejecucin de este proceso involucra a todo el personal de la empresa. Por ello,

el Jefe de Adm., Comercializacin y de Gestin de Calidad (JACGC) deber
capacitar al personal sobre el concepto de documento controlado, identificacin,
archivo, prohibicin de efectuar modificaciones o de sacar fotocopias, etc.
b. Todos los documentos del SGC sern confeccionados, revisados, aprobados,
identificados, distribuidos, mantenidos, actualizados y retirados cuando han perdido
vigencia de acuerdo a lo que establece el presente procedimiento.
c. Cada supervisor y/o responsable de rea es encargado de asegurar que el
personal a cargo cuenta con la documentacin necesaria para realizar y controlar la
tarea especfica, que la entiende, la mantiene prolija, ordenada y la aplica.
d. Cualquier falla al respecto debe ser canalizada hacia el Jefe de Adm.,
Comercializacin y de Gestin de Calidad (JACGC) siguiendo el procedimiento
PG.03: Tratamiento de No Conformidades; Acciones Correctivas y Preventivas.

6. CONTROL DE REGISTROS
RG.01 Lista maestra de documentos
RG.02 Lista maestra de documentos externos
RG.03 Lista maestra de registros.

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Documento controlado en red y documentos impresos deben tener el sello de copia controlada, para
considerarlo valido.

Documento controlado
Documento controladoen
en red yy documentos
documentos impresos
impresos deben
deben tenertener el de
el sello sello de controlada,
copia copia controlada, para considerarlo
para considerarlo valido.