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AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL
DE ACAPULCO DE JUREZ
PROCEDIMIENTO
EMISIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
DCMP-01
Cdigo: DIRECCIN DE CALIDAD Y Emisin:
DCMP-01 MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA 09- 08-2017
1.- Objetivo.
2.- Alcance.
3. Actividades.
Documento Descripcin
Documento que establece la manera en que el H.
Manual
Ayuntamiento da cumplimiento a la Norma ISO 9001:2015.
Documento que establece lineamientos para orientar los
Directriz esfuerzos y aptitudes y criterios de las personas para el logro
esperado. (Poltica de Calidad, Objetivos de calidad, etc.).
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
Procedimiento de interactan, las cuales contribuyen al cumplimiento de los
Soporte objetivos de los macroprocesos, transformando entradas en
resultados.
Procedimiento Contiene la forma especfica para llevar a cabo una actividad
Operativo de un procedimiento de soporte.
Es el documento que establece el objetivo, resultados
Plan de Calidad esperados, recursos y mtodo para la operacin de los
macroprocesos.
Muestra los pasos en forma resumida (escrita o por imgenes)
Instructivo
la manera de hacer el trabajo o actividad.
Documento que tiene informacin de las actividades
realizadas, o de los servicios prestados. Un registro se usa
Registro
como evidencia, para demostrar la realizacin de un proceso
o de una actividad.
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M = Manual
D = Directriz
P = Procedimiento operativo
I = Instructivo
R = Registro
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Todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad que se creen o actualicen,
deben tener un encabezado, indicando de esta manera, el Cdigo, rea, Nombre del
Documento, Emisin y Revisin, por lo que es utilizado el Formato para Elaborar
Documentos DCMR-01.
Encabezado:
b) Manual de Macroproceso:
Es el documento que contiene la documentacin de soporte, identificada desde la
planificacin del macroproceso y necesarias para su operacin.
c) Directriz:
Para este documento, se podr considerar el encabezado del Sistema y el pie de
pgina con la leyenda (DOCUMENTO PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUREZ / PROHIBIDO
SU USO EXTERNO SIN AUTORIZACIN).
d) Procedimiento operativo:
Para este documento, se deben
considerar los siguientes puntos:
1 Encabezado.
2. Objetivo.
3. Alcance.
4. Actividades.
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5. Referencias.
6. Control de Cambios.
7. Flujograma.
8. Pie de pgina (Leyenda) y nm. de pgina.
e) Instructivo:
Para este documento, se deben los siguientes puntos:
1. Encabezado.
2. Objetivo.
3. Alcance.
4. Actividades.
5. Control de Cambios.
7. Pie de pgina (Leyenda) y nm. de pgina.
* Las referencias y flujograma pueden o no ser incluidos.
f) Registro:
Para este documento, se consideran los siguientes puntos:
1. Nombre
2. Cdigo
3. Revisin
NOTAS: Los registros son documentos que tienen informacin documentada de las
actividades realizadas, o de los servicios prestados de un macroproceso o
procedimiento de soporte, el diseo lo lleva a cabo cada uno de los procedimientos de
soporte; por lo que NO es necesario utilizar el encabezado ni el pie de pgina.
Para los casos en que se tengan que hacer oficios, ndices, catlogos, listados, etc.,
se utilizar el formato libre de acuerdo a las caractersticas y actividad a expresar, los
cuales no les aplica lo establecido en el presente procedimiento.
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En cada una de las reas del H. Ayuntamiento, conservan una copia de manera digital
de la informacin del Sistema de Gestin de la Calidad, teniendo como responsabilidad
de mantener los registros de acuerdo a lo requisitado en la Solicitud de Alta,
Modificacin o Baja de Documentos DCMR-02.
Para los casos de copias impresas, stas sern consideradas como copias no
controladas para efectos de consulta, siendo responsabilidad del interesado, verificar
que sea la ltima revisin.
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Los registros, por ser un documento que contiene la informacin de los servicios
prestados que realizan los procedimientos de soporte, stos se distribuyen en su
formato original; para poder ser utilizados por el personal que realiza las actividades
cotidianas.
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Los formatos digitales del Sistema de Gestin de la Calidad, emitidos por la Direccin
de Calidad y Modernizacin Administrativa, deben ser utilizados por todas las reas
que integran el Sistema, con la finalidad de que sean uniformes.
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Una vez que esta informacin fue elaborada, los titulares de los macroprocesos y
procedimientos de soporte, son los responsables de verificar que el contenido y forma
de los documentos, sean acordes con las actividades requeridas para el otorgamiento
de los servicios determinados en los macroprocesos, concediendo su Visto Bueno
registrando su nombre en la Solicitud de Alta, Modificacin o Baja de Documentos
DCMR-02.
Una vez que la documentacin fue generada y/o modificada, los titulares responsables
de los macroprocesos y procedimientos de soporte, debern entregar esta
informacin, en un tiempo no mayor a 5 das hbiles a travs de su Enlace de
Calidad, al Departamento de Control Documental de la Direccin de Calidad y
Modernizacin Administrativa, para su Alta en el Sistema, enviando la Solicitud de
Alta, Modificacin o Baja de Documentos DCMR-02 y los archivos digitales
correspondientes, a travs del Sistema digital de Calidad.
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Documental, quien revisa que la informacin, cumpla con los criterios establecidos en
el presente procedimiento y sea acorde a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.
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4. Referencias.
5. Control de Cambios.
Revisin Fecha
01 26-05-16
02 13-07-16
03 25-07-16
04 20-06-17
05 09-08-17
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6. Flujograma.
INICIO a
Recepcin de la informacin
Elaboracin y/o actualizacin de los documentada de los
documentos para el control de la macroprocesos y procedimientos
informacin documentada de soporte y para dar de Alta en
el Sistema
S
Revisin No
Cumple con
requisitos El titular de la Direccin de Calidad
aprueba el Alta en el Sistema
Distribucin de la informacin
documentada por Lista de
El titular autoriza el Alta en el Propietario
Sistema
FIN
Se elabora solicitud de alta,
modificacin o baja de documentos
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