CEDULA DE DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Auditoria de cumplimiento al proceso de contratacin de bienes y servicios de la SBN

PERIODO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA N1

OBJETIVO ESPECFICO N 1

Establecer si las convocatorias de los procesos previstos en el plan anual de contrataciones se han
efectuado de acuerdo a la programacin establecida y aprobadas por las instancias pertinentes, de acuerdo
al marco normativo aplicable.

TRABAJO REALIZADO N 1

Compruebe la existencia de los requerimientos formales de los bienes de las reas usuarias; evaluando
su debida sustentacin, y su debida oportunidad.

Tcnica de verificacin escrita - Confirmacin

Tcnica de verificacin documental - Comprobacin

NORMA VIGENTE

Segn la ley 30225 en el art 8 El rea Usuaria que es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratacin o, que dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificacin de las
contrataciones, y realiza la verificacin tcnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas
a su conformidad.

Y segn el reglamento de la Ley de Contrataciones aprobado mediante Decreto Supremo 350-2015-EF en

el art 8 Requerimiento las Especificaciones Tcnicas, los Trminos de Referencia o el Expediente Tcnico,
segn corresponda, que integran el requerimiento, contienen la descripcin objetiva y precisa de las
caractersticas y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pblica de la contratacin, y
las condiciones en las que debe ejecutarse la contratacin. El requerimiento puede incluir, adems, los
requisitos de calificacin que se consideren necesarios.

CONCLUSIONES

1.-Alquiler de un inmueble por el lapso de 4 meses, sin que previamente exista el requerimiento del rea
usuaria y/o se haya definido la o las dependencias que seran trasladadas y las caractersticas tcnicas
del inmueble, debido a que Oficina de Administracin y Finanzas, en forma apresurada, tomando como
referencia el informe sobre los principales riesgos identificados en el edificio de la SBN preparado por el
comit de salud y Seguridad en el Trabajo CSST, requiri a la Secretaria General autorizacin para
alquilar un inmueble, para cuya concretizacin fungieron como reas usuarias el rea de Servicios
Generales y el sistema administrativo de abastecimiento para la elaboracin de los trminos de referencia,
inobservando con dicho accionar el artculo 4 y 13 de la Ley de Contrataciones del Estado , aprobado
mediante D.L. 30225 y el art 4 y 13 del reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado
mediante D.S. n 184-2008-EF.y el lineamiento de Seguimiento de Ejecucin contractual de Bienes y
Servicios en la SBN, aprobado con Resolucin n011- 2014/SBN-SG del 14 de marzo de 2014. Esta
situacin ha conllevado a que el acondicionamiento del local alquilado haya demorado aproximadamente
dos meses, as como el pago de un mes de alquiler por s/. 9150,00 sin haber sido utilizado.

2.- disposicin para la ejecucin del mantenimiento preventivo del vehculo de placa EGQ-613 por la
empresa TAURO SERVS S.R.LTDA. sin previamente haber tramitado el correspondiente requerimiento a
travs del Sistema Administrativo de Abastecimiento , situacin que denota el comportamiento irregular del
Especialista en Servicios Generales que, sin estar facultado ni haber cumplido con los procedimientos
administrativos pertinentes, dispuso en forma directa que dicha empresa realice el servicio de
mantenimiento preventivo entre el 18 al 21 de 2016 y luego , para regularizar y viabilizar el pago de la
prestacin ejecutada, solicito el 23 de diciembre de 2016 la contratacin directa de una empresa para que
realice el servicio en mencin, motivo por el cual la orden de servicio a nombre de la empresa mencionada
fue emitida el 30 de diciembre de 2016 y la conformidad del servicio de parte del Area de Servicios
Generales el 31 de diciembre de 2016.

RECOMENDACIONES

1.- Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de los
funcionarios y servidor de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales comprendidos en la
observacin n 1, teniendo en consideracin que su inconducta funcional no se encuentra a la potestad
sancionadora de la Contralora General de la Republica.(conclusin n 1)

2.- disponer que a travs de la Oficina de Administracin y Finanzas se inicien las acciones necesarias para
el recupero del perjuicio econmico ocasionado a la SBN ascendente a la suma de s/. 9150,00. En caso de
que atraves de la va administrativa no sea posible dicho recupero, poner en conocimiento de la
procuradura pblica encargada de los asuntos judiciales de la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales, para que inicie las acciones legales respecto a las personas sealadas en la observacin n
1(conclusin n 1)

3.- Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de la funcionaria
y servidor de la Superintendencia de Bienes Estatales comprendidos en la observacin n2, teniendo en
consideracin que su inconducta funcional no se encuentra a la potestad sancionadora de la Contralora
General de la Republica. (Conclusin n2)
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Auditoria de cumplimiento al proceso de contratacin de bienes y servicios de la SBN

PERIODO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA N2

TRABAJO REALIZADO N 2

OBJETIVO ESPECFICO N 2

Determinar si las contrataciones de bienes y servicios se desarrollan cumpliendo con las fases etapas,
requisitos y procedimientos contemplados en la normativa vigente que regula la ejecucin y atendiendo
la finalidad institucional.

1 Verifique que las Bases se encuentren aprobadas por el titular o la persona designada para el caso
y que cuenten con los documentos y partes que la conforman.

Tcnica de verificacin ocular

2.2 Verifique si las especificaciones tcnicas del objeto materia de adquisicin o contratacin
contenan los requerimientos tcnicos mnimos indispensables, si han sido
adecuadamente dimensionados y si corresponden a las definidas por el rea usuaria

Tcnica de verificacin ocular.

2.3 Analice el registro de participantes, verificando que el perodo de registro corresponda al

cronograma y el monto por el derecho de participacin es el adecuado.

Tcnica de verificacin escrita

2.4 Verifique si se formularon consultas y/u observaciones a las Bases, y si stas fueron absueltas
por el Comit Especial y en caso corresponda, con previa opinin del rea especializada; y si
posteriormente las Bases fueron integradas como reglas finales de los procesos de
seleccin, dentro del plazo establecido en el cronograma.

Tcnica de verificacin escrita

2.5 Verifique si se formularon consultas y/u observaciones a las Bases, y si stas fueron absueltas
por el Comit Especial y en caso corresponda, con previa opinin del rea especializada; y si
posteriormente las Bases fueron integradas como reglas finales de los procesos de
seleccin, dentro del plazo establecido en el cronograma.
 Tcnica de verificacin escrita

2.6 Verifique la presentacin de propuestas en las fechas y horario establecidos y si la

documentacin presentada cumple con las exigencias de las bases y normas que la regulan

Tcnica de verificacin ocular

2.7 Revise las calificaciones efectuadas a las propuestas tcnicas recibidas, a efecto de determinar
si los criterios de evaluacin y calificacin tcnica definidos en las bases fueron aplicados
correctamente, validando el puntaje asignado y el orden de prelacin correspondiente a su
calificacin.

Tcnica de verificacin escrita

2.8 Verifique que la buena pro se haya otorgado al postor que obtuvo el mayor puntaje, si el acta se
registr en el SEACE, y si se notific a los postores.

Tcnica de verificacin documental

2.9 Verifique si se presentaron recursos impugnativos al acto de otorgamiento de la buena pro, y si su

trmite y resolucin se dieron en los plazos previstos.

NORMA VIGENTE

Segn el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con Decreto Supremo 350-
2015-EF en el art 41 en el caso que, de la indagacin del mercado, se hubiese establecido que el
requerimiento de la entidad no puede ser cubierto por un solo proveedor, las bases deben prever la
posibilidad de distribuir la buena pro.

El comit de seleccin o el rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda, otorga la

buena pro al postor que hubiese obtenido el mejor puntaje, en los trminos de su oferta y por la
cantidad que hubiese ofertado.

CONCLUSIONES

El proceso de adjudicacin simplificada N 001- 2016/SBN-CE del servicio de agencia miento de

pasajes areos fuera del convenio marco realizado entre el 02 al 17 de marzo del 2016, denota una
deficiencias que no solo restan trasparencia si no que obligan aun mayor desembolso por concepto
del service fee acordado mediante el contrato suscrito con la empresa Domiruth Travel Service
S.A.C. el 01 de abril de 2016, por cuanto:
Se ha otorgado la buena pro y contratado a la empresa que oferto un mayor monto por los servicios
de agencia miento (Service Fee), debido a que las bases administrativas de los pasajes areos, cuya
determinacin corresponde a las empresa areas y no a los postores, a pesar que el evento solo era
para seleccionar a la empresa que oferte menor monto por concepto de sus servicios de
agenciamiento.Si bien con cargo al contrato suscrito que asciende a s/. 101,789.11, se ha adquirido
pasajes areos por la intervencin de dicha empresa por la suma de s/. 27,127.93 entre abril y mayo
del 2016 y dos pasajes en el mes de julio 2016 por s/.2 732,98, el monto del service fee que se ha
pagado asciende a s/. 2 542.98 en comparacin con la empresa que oferto un menor monto por
dicho concepto, denota un mayor desembolso ascendente a s/. 557.04.

RECOMENDACIONES

Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de los funcionarios
de la Superintendencia de Nacional de Bienes Estatales comprendidos en la observacin teniendo en
consideracin que su inconducta funcional no se encuentra a la potestad sancionadora de la Contraloria
General de la Republica.

Disponer que a travs de la Oficina de Administracion y Finanzas se inicien las acciones necesarias para
el recupero del perjuicio econmico ocasionado a la SBN ascendente a la suma de s/. 557.04.
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Auditoria de cumplimiento al proceso de contratacin de bienes y servicios de la SBN

PERIODO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA N3

TRABAJO REALIZADO N 3

. OBJETIVO ESPECFICO N 3

Establecer si los bienes y servicios contratados fueron entregados o desarrollados por los proveedores
dentro de los plazos y en las condiciones establecidas de acuerdo a las obligaciones contractuales
correspondientes.

Verifique el inicio del cmputo del plazo contractual tanto para contratos de bienes y servicios,
y si se ha cumplido con las condiciones respectivas para cada caso.
Verifique en caso de atrasos injustificados en el contrato, la aplicacin de las
penalidades que correspondan.

NORMA VIGENTE

Segn la Ley de Contrataciones del Estado la LEY 30225 en su artculo 34 Modificaciones al contrato
e contrato puede modificarse en los supuestos contemplados en la ley y el reglamento, por orden
de la entidad o a solicitud del contratista para alcanzar la finalidad del contrato de manera oportuna
y eficiente. En este ltimo caso la modificacin debe ser aprobada por la entidad. Dichas
modificatorias no deben afectar al equilibrio financiero, econmico del contrato, la parte beneficia
debe compensar econmicamente a la parte perjudicada. Y segn el art 41 Resolucin de
controversias seala que las controversias que surjan de la implementacin de Catlogos
Electrnicos de Acuerdo Marco solamente pueden dar lugar a la interposicin del Recurso de
Apelacin.

Segn el art 139 del RLGC aprobado con Decreto Supremo 350-2015-EF puede disponerse la
reduccin de las prestaciones hasta el lmite del 25% del monto del contrato original.

CONCLUSIONES

No obstante que desde mayo de 2016 los servicios derivados de contrato de agenciamiento suscrito
con la empresa Domiruth Travel Service SAC no vienen siendo utilizados, por haberse optado para
la adquisicin de pasajes areos al catlogo electrnico del Convenio Marco , que resulta ms
conveniente para los intereses institucionales , los estamentos responsables de la SBN, lejos de
adoptar las medidas pertinentes para definir la situacin de dicho contrato de agenciamiento, se
han limitado a exigir a dicha empresa la renovacin de la carta fianza, pese al riesgo existente ante
algn reclamo que pueda presentar esta en perjuicio de los intereses institucionales, mxime si
mediante su comunicacin de marzo de 2017 ha manifestado que fueron contratados a suma alzada
y que sus servicios no han sido consumidos al 100% por atraso o paralizacin imputable a ellos.

RECOMENDACIONES

Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de los Funcionarios
de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales teniendo en consideracin que su inconducta
funcional no se encuentra a la potestad sancionadora de la Contraloria General de la Republica.
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Auditoria de cumplimiento al proceso de contratacin de bienes y servicios de la SBN

PERIODO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA N3

TRABAJO REALIZADO N 3

Verifique la presentacin de los documentos requeridos en las bases este en concordancia

con la normativa vigente.
Verifique la concordancia del contrato con las bases, su proforma, la oferta ganadora, los
plazos de ejecucin y los montos establecidos.

NORMA VIGENTE

Segn la Ley de Contrataciones del Estado N 30225 en el artculo 33 Garantas las garantas que
deben otorgar los postores adjudicarios y/o contratistas, segn corresponda, son las de fiel
cumplimiento del contrato y por los adelantos y segn el artculo 38 adelantos la entidad puede
entregar adelantos al contratista siempre que haya sido previsto en los documentos del
procedimiento de seleccin, con la finalidad de otorgarle financiamiento y/o liquidez para la
ejecucin del contrato y el art 39 Pago se realiza despus de ejecutada la respectiva prestacin,
pudiendo contemplarse pagos a cuenta. Excepcionalmente, el pago puede realizarse en su
integridad por adelantado cuando, este sea condicin para la entrega de los bienes o la prestacin
de los servicios

CONCLUSIONES

Convocatoria a la Licitacin Publica n 001-2016/SBN CE para la provisin e instalacin de dos (2)

ascensores para la SBN, sin haberse precisado en la formulacin de las bases administrativas y
posteriormente en el contrato las exigencias previstas en la normativa de contrataciones respecto
al otorgamiento del adelanto y forma de pago, as como la acreditacin de la carta fianza por las
prestaciones accesorias; siendo que la oficina de Administracin y Finanzas adopto los correctivos
necesarios durante la ejecucin de la presente auditoria de cumplimiento, suscribiendo una adenda
aclaratoria con el proveedor con respecto a la forma de pago, as como acreditado la carta fianza
presentada por el proveedor con vigencia hasta la finalizacin del mantenimiento correctivo de los
dos (2) ascensores instalados en la entidad.

RECOMENDACIONES
Que la oficina de Administracin y Finanzas instruya a los diferentes niveles que participan en los procesos
adquisitivos, respecto a la adquisicin de formular los trminos de referencia y bases administrativas con
estricta sujecin a la normativa de contrataciones, as como que en las convocatorias se exija a los postores
la acreditacin de documentacin correspondiente.