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Para Terri:
Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva.
Melinkoff:
Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar
hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
además de sus estratos jerárquicos.
Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerárquicos superiores a los inferiores.
Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y
correlación.
Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre"
Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la
cual está colocada al lado de la unidad principal)
Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la
organización.
Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes
que no están expresadas dentro de la estructura.
Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada
o con zigzagueos.
Benjamín Franklin:
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Guillermo Gómez Ceja:
Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de
una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que
desarrollan.
Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:
Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma
gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización,
evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
-Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
niveles jerárquicos.
1.8 Contenido:
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor,
estos son sus principales contenidos:
Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
1.9 Requisitos:
Precisión.
En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer
perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones
de dependencia entre ellos.
Vigencia.
Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente
actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
Uniformidad.
Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o
unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras
utilizadas en el diseño.
Fuentes de información
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
A. Los archivos de la institución,
B. Los empleados y funcionarios,
C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos
1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.).
2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa
de las oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
Registro de datos
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e
interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en
condiciones de proceder a la elaboración del organi
1.11 Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación
de apoyo.