DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE LA SECRETARIA DE DIRECCIÓN

Revisión de correo electrónico

Objetivo: Organizar y mantener una comunicación virtual fluida entre el personal jerárquico
de la institución educativa.

Frecuencia: Anual.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Revisa y lee el correo electrónico.
Dirección
Descarga el correo.

2 Imprime el correo (cuando hay que hacer proveído).

Dirección Distribuye a quién le corresponde por orden de la Dirección (Sub-

General 3 direcciones, Coordinadores de: Inglés, Japonés, Cómputo y de
actividades, Psicóloga).

Sub- Una vez publicada el Proceso de Matrícula e iniciado el periodo

direcciones, 4 Verificará que los alumnos antiguos de nuestra institución
Coordinaciones cumplan con los requisitos emitidos con anterioridad para
de: Inglés, ratificar su matrícula y procede con la matrícula
Japonés, correspondiente.
Cómputo, de
actividades, 5 Fin del Procedimiento
Psicóloga).
Control de la Agenda de Dirección

Objetivo: Mantener actualizada la agenda de la Dirección de la institución educativa para la

atención de los solicitantes teniendo en cuenta el orden de prioridad.

Frecuencia: Anual.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Organiza la Agenda de la Directora
Dirección
2 Da prioridad a lo más urgente

Dirección 3 Informa a la directora sobre citas, reuniones un día antes.

General

4 Fin del procedimiento.

 PROCEDIMIENTO

Redacción de documentos.

Objetivo: Verifica los documentos y los organiza para su debida tramitación interna y externa.

Frecuencia: Diario.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Elabora oficios, cartas, informes, comunicados, memorándums,
Dirección proveídos, elevaciones, invitaciones y proyecta las resoluciones
directorales etc.

Dirección 2 Entrega los documentos elaborados a Dirección para su aprobación

General

3 Fin de procedimiento.
 PROCEDIMIENTO

Atención de llamadas:

Objetivo: Contratar nuevo personal o en su caso recontratarlos para el siguiente año, tomando
en cuenta su profesionalidad y responsabilidad.

Frecuencia: Anual.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Atiende llamadas con trato cortés.
Dirección
General
2 Brinda información de lo que se le solicita.

3 Hace llamadas telefónicas cuando la dirección del colegio le

ordena.

4 Fin del procedimiento.

 PROCEDIMIENTO

Atención de solicitudes de requerimientos.

Objetivo: Dar trámite a los pedidos de requerimientos por parte del personal de la institución
educativa.

Frecuencia: Anual

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Mediante una solicitud las sub-direcciones, las coordinaciones,
Dirección personal administrativo y de servicio solicitan sus requerimientos
General 15 días antes.

Dirección
General 2 Una vez recepcionada las solicitudes se entregan a la dirección del
colegio para su evaluación.

3 La dirección del colegio revisa las solicitudes y si no está de

acuerdo las devuelve para su corrección.

4 Por orden de dirección se elabora un oficio de pedido y se le hace

llegar virtualmente a la Tesorera del Consejo Directivo.

Tesorería del 5 La Tesorera del Consejo Directivo lo aprueba y le autoriza a la

Consejo Secretaria de Tesorería del colegio, la entrega el dinero a la
Directivo persona que lo solicito.

Personal de la 6 Una vez terminada la actividad el personal presenta su informe a

institución la Dirección.

7
Dirección La Dirección lo revisa y en la parte superior derecha coloca su sello
General con la fecha, esto indica que está bien.

Secretaria de 8 La secretaria de dirección le hace llegar el balance a la secretaria

Dirección de tesorería.
General
9 Fin del procedimiento.
 PROCEDIMIENTO

Manejo del SIAGIE

Objetivo: Realizar una eficiente configuración, mantenimiento y uso del SIAGIE.

Frecuencia: Anual

NORMAS

 Artículo 22. La coordinación de Siagie es la encargada de hacer cumplir los

procedimientos y normas relacionadas con el Sistema de Evaluación del Educando.
Depende de la Dirección.
 FUNCIONES PRINCIPALES DE LA COORDINACIÓN DE SIAGIE:
 Instalar el aplicativo SIAGIE y asegurar su permanente operatividad.
 Ingresar la información relativa a la Ficha única de Matrícula en forma directa a tiempo
de la matrícula o en diferido propendiendo a tener la base de datos de estudiantes
permanentemente actualizada.
 Ingresar la información relacionada con el proceso de matrícula y evaluación de los
estudiantes.
 Generar las Nóminas de Matrícula y Actas de Evaluación.
 Configurar los horarios de los docentes en el SIAGIE.
 Enviar un Informe Bimestral a la UGEL de la Asistencia de los alumnos.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Configura el año escolar para empezar la matrícula a través de
Dirección SSIAGIE
General
2 Consigna los datos de los padres y de los alumnos en el sistema
de SIAGIE

Padres de 3 Entrega al padre de familia una Constancia de matrícula emitida

Familia a través de SIAGIE.
UGEL 03 4 De acuerdo a las Normas que emite el Ministerio de Educación
se entrega las Nóminas Oficiales a través de SIAGIE

5 Una vez que se aprueba las Normas Oficiales a través de SIAGIE

con una Resolución Directoral. Se envía un oficio a la UGEL
indicando que ya fueron aprobadas las Nóminas Oficiales.

6 Después de tres días hay que hacerle seguimiento en la UGEL.

Luego se sigue con las matriculas adicionales y se hace el mismo
proceso que se hizo para presentar las Nóminas Oficiales.

Dirección 7 A través del SIAGIE mediante Resolución Directoral se ingresa los

General alumnos que están exonerados en el curso de Religión (Esta
Resolución se le hace entrega a los profesores que tienen a su
cargo esta área).

Secretaria de 8 Una vez concluida la matrícula adicional en el mes de diciembre

Dirección cuando culmina el año escolar ingresará las Notas Finales en
General SIAGIE (El próximo año es cada bimestre).

9 Una vez ingresada las notas procederá aprobarlas las ACTAS

PROMOCIONALES.

10 Se enviará un Oficio a la UGEL indicando que fueron aprobadas

las Actas Promocionales.

11 En el mes de Febrero procede a ingresar las notas de

recuperación de aquellos alumnos que salieron desaprobados.

12 Una vez aprobada las actas de recuperación se enviará un Oficio

indicando que han sido aprobadas.

13 Una vez concluido se cierra el año 2017. Para aperturar el 2018

con el ingreso de datos de acuerdo al Plan de Estudios del
Colegio.

14 Fin del procedimiento.

 PROCEDIMIENTO

Tramites en la UGEL/MINISTERIO DE EDUCACIÓN/DREL

Objetivo: Realizar los trámites documentarios en las diferentes instancias del Ministerio
de Educación.

Frecuencia: Anual.

SECUENCIA

ÁREA ORDEN PASOS

Secretaria de 1 Tramita todos los documentos que se tienen que enviar a la UGEL
Dirección 03 ante los diferentes estamentos.
General
2 Hace su respectivo seguimiento hasta que estos estén aprobados.

Convalidación La convalidación de estudios realizados en el extranjero, implica

el reconocimiento oficial en el Perú, por equivalencia, planes de
estudios en el marco de lo dispuesto en los convenios existentes
y disposiciones vigentes:
Convenio Andrés Bello, comprende los países de:
Bolivia, Colombia, Cuba, Chile, España, México, Panamá,
Paraguay, República
Dominicana, Venezuela, Perú y Ecuador.
Convenio Perú – Argentina
Secretaria de 1 Cuando el padre viene por primera vez al colegio hay que
Dirección orientarlo diciéndole que es lo que debe hacer.
General
2 Deberá presentar ante el Ministerio de Educación mediante un
(Formulario único de Trámites – (FUT), detallando en el campo
denominado “RESUMEN DE SU PEDIDO” (Solicitud de
convalidación de estudios realizados en el extranjero). (EL
Ministerio de Educación se encuentra ubicado en: Av. Comercio
193 San Borja). Acompañando para
ello todos los documentos que detallamos:
3 Certificado de estudios original y copia acreditados por la entidad
educativa oficial del país de procedencia (Ministerio de Educación
o quien haga sus veces).
4 Legalizado por el Ministerio de Educación y de Relaciones
exteriores del país de procedencia; cuya firma deberá ser
legalizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

5 Sello de apostilla emitida por el Ministerio de relaciones

Exteriores del país de procedencia o por la entidad encargada
para tal fin en dicho país

6 Si estudió en el Perú, antes de estudiar en el extranjero, adjuntar

Certificado Oficial del Perú.

7 Para una mejor tramitación, sírvase presentar las libretas de notas

en original, conteniendo el detalle de las notas finales de cada
curso y grados aprobados, debidamente traducidas y legalizadas
por el país de procedencia.

8 Es muy importante que los nombres y apellidos del alumno en

sus certificados y libretas de notas se encuentren conforme a la
Partida de Nacimiento, D.N.I., Pasaporte o Carnet de Extranjería.
9 Documento de identidad del alumno original y copia.

10 Partida de nacimiento apostillada por el país de procedencia

legalizada por el Consulado peruano en dicho país, si el alumno
nació en el extranjero (los documentos deben estar vigentes).

11 Traducción oficial o certificada de los documentos que se

encuentren en un idioma distinto al español (original y copia).
12 Traducir los documentos, mediante traductor público
juramentado o certificado del Perú; los cuales deberán estar
debidamente validados por el Ministerio de relaciones Exteriores
del Perú.

13 Pagar en el Ministerio de Educación un derecho.

14 Si el padre de familia decide que su menor hijo estudie en nuestra

Institución se le dará el Código Modular de acuerdo al nivel que
se va a revalidar.

15 Llevar al MINEDU Código Modular del Colegio: PRIMARIA:

0319913 SECUNDARIA: 0582338
NOMBRE DEL COLEGIO: I.E.P. PERUANO JAPONÉS LA VICTORIA
UBICADO EN JR. INCLÁN 255 MAGDALENA DEL MAR
 16 Luego que haga el trámite ante el Ministerio de Educación este le
enviará a su domicilio la Resolución Jefatural emitida por el
MINEDU.

17 Cuando el padre de familia tenga en su poder la Resolución

Jefatural deberá traerla al colegio con los documentos que
presentó en el MINEDU.

18 El padre de familia deberá presentar una solicitud dirigida a la

Dirección del colegio solicitando la Convalidación.

Revalidación La revalidación es el proceso de reconocimiento de los estudios

que no pueden ser convalidados por diferencia de planes de
estudios, procediendo la subsanación de áreas no equivalentes,
para aquellos países que no cuentan con un convenio con el Perú.

Secretaria de 01 Deberá presentar ante el Ministerio de Educación mediante un

Dirección (Formulario único de Trámites – (FUT), detallando en el campo
General denominado “RESUMEN DE SU PEDIDO” (solicitud de
revalidación de estudios realizados en el extranjero). (Dirección
del MINEDU: Av. Comercio 193 San Borja).

02 Certificado de estudios original y copia acreditados por la entidad

educativa oficial del país de procedencia (Ministerio de Educación
o quien haga sus veces).

03 Legalizado por el Ministerio de Educación y de Relaciones

exteriores del país de procedencia; cuya firma deberá ser
legalizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

04 Sello de apostilla emitida por el Ministerio de relaciones

Exteriores del país de procedencia o por la entidad encargada
para tal fin en dicho país.

05 Si estudió en el Perú, antes de estudiar en el extranjero, adjuntar

Certificado Oficial del Perú.

06 Para una mejor tramitación, sírvase presentar las libretas de notas

en original, conteniendo el detalle de las notas finales de cada
curso y grados aprobados, debidamente traducidas y legalizadas
por el país de procedencia.
07 Es muy importante que los nombres y apellidos del alumno en
sus certificados y libretas de notas se encuentren conforme a la
Partida de Nacimiento, D.N.I., Pasaporte o Carnet de Extranjería.
08 Documento de identidad del alumno original y copia.

09 Partida de nacimiento apostillada por el país de procedencia

legalizada por el Consulado peruano en dicho país, si el alumno
nació en el extranjero (los documentos deben estar vigentes).

10 Traducción oficial o certificada de los documentos que se

encuentren en un idioma distinto al español (original y copia).

11 Traducir los documentos, mediante traductor público

juramentado o certificado del Perú; los cuales deberán estar
debidamente validados por el Ministerio de relaciones Exteriores
del Perú.

12 Si el padre de familia decide que su menor hijo estudie en nuestra

Institución se le dará el Código Modular de acuerdo al nivel que
se va a revalidar.

13 Llevar al MINEDU Código Modular del Colegio:

PRIMARIA: 0319913
SECUNDARIA: 0582338
NOMBRE DEL COLEGIO: I.E.P. PERUANO JAPONÉS LA VICTORIA
UBICADO EN JR. INCLÁN 255 MAGDALENA DEL MAR.

14 Luego que haga el trámite ante el Ministerio de Educación este le

enviará a su domicilio la Resolución Jefatural emitida por el
MINEDU.

15 Cuando el padre de familia tenga en su poder la Resolución

Jefatural deberá traerla al colegio con los documentos que
presentó en el MINEDU.

16 El padre de familia deberá presentar una solicitud dirigida a la

Dirección del colegio solicitando la Revalidación.

17 La Resolución Jefatural, nos indicarán que áreas debemos

revalidar y cuales áreas subsanar y que años vamos a revalidar.

18 De acuerdo a ello se procederá a cobrar la revalidación.

 19 Luego la Dirección del Colegio conformará una comisión de
evaluación de REVALIDACIÓN mediante una Resolución
Directoral.

20 La Comisión emitirá un Informe a la Dirección del Colegio.

21 La Dirección formulará el expediente que deberá llevarse a las

oficinas de SIAGIE para obtener el V°B°, antes de presentarlo a
Mesa de Partes.

22 Y luego se procederá a la matrícula del alumno.

Prueba de Cuando el alumno no tiene documentos que acredite que ha

Ubicación estudiado.
Este trámite se hace directamente en el colegio.
La evaluación de ubicación es un proceso que se utiliza para
determinar el grado de estudios en que debe matricularse el
estudiante que no cuenta con certificados ni evidencia de
escolaridad y no se incorporó oportunamente al sistema
escolarizado, siempre que tenga siete o más años de edad.
También se aplica para quienes interrumpieron sus estudios por
más de un año lectivo y desean reiniciar sus estudios, se le aplica
la prueba de ubicación y si logra los aprendizajes esperados se le
ubica en el grado que le corresponde.
Los interesados en estos servicios presentan una solicitud dirigida
a la Directora de la Institución Educativa, adjuntando la partida de
nacimiento y copia de D.N.I.
La evaluación se realiza en la misma Institución Educativa en la
que se solicita la matrícula. Dicha inscripción se realiza
preferentemente un mes antes de inicio del año escolar.
La evaluación de ubicación se realizará mediante evaluaciones,
utilizando procedimientos e instrumentos que permitan verificar
con rigurosidad los aprendizajes que se requieren como pre-
requisitos para su ubicación en un determinado grado. La
asistencia del estudiante a esta evaluación es obligatoria.
La evaluación de ubicación se realizará de acuerdo con la edad,
conforme las normas del Ministerio de Educación.

01 La Institución educativa conformará una comisión de evaluación

de Ubicación mediante una Resolución Directoral.

02 La Comisión evaluadora dará un informe acompañando los

exámenes que se anexarán al expediente.
 03 Luego la Dirección del Colegio procede hacer una Resolución
Directoral aprobando las pruebas de ubicación.

El Acta de prueba de ubicación se genera por el sistema a través

04 de SIAGIE (solo se ingresa el último año).

Luego se realiza una Constancia de estudio que acredite la

05 asistencia del estudiante desde el primer día de clase (si el
proceso demora más del tiempo recomendado –inicios de año).

Censo Se realiza de acuerdo a las disposiciones que da el Ministerio cada

año.

Resoluciones Proyecta las Resoluciones Directorales según se dé el caso de

acuerdo a la Normativa del Ministerio de acuerdo, aplicando la
Ley que corresponda.

Elaboración de Elabora los Certificados de Estudios de los tres niveles: inicial,

los certificados primaria y secundaria de acuerdo a las Actas promocionales que
de estudio obran en el archivo del colegio.

Tercio Curricular Para los alumnos de 5° de secundaria que solicitan el Tercio

o Quinto Curricular y el Quinto Superior elabora los cuadros de acuerdo a
Superior las actas promocionales sacando el promedio de cada alumno y
el orden de mérito. Para luego elaborar la Constancia
correspondiente.

Coordina con las Coordina con las instituciones para cualquier evento que se
instituciones realiza durante el año escolar.

Documentos de Tramita ante al UGEL los documentos de gestión como: P.E.I.,

gestión REGLAMENTO INTERNO, P.C.I. , P.A.T. y la autorización para el
dictado del Idioma Japonés,

Documentos de Tramita los documentos para reconocimiento de director ante la

reconocimiento UGEL
de un director
Tramita ante la UGEL y el Ministerio de Educación la compra de
Compra de
certificados de los Certificados de Estudio.
Estudio

Exoneraciones Se encarga de proyectar las Resoluciones de Exoneración de

Religión cuando el padre lo solicita, para luego ingresarlo a través
del SIAGIE.
Hoja de vida del Mantiene actualizado el registro de hojas de vida del personal al
personal servicio del plantel.

Se encarga de comunicarse con Prensa Nikkei y Perú Shimpo

Publicidad
cuando tenemos un evento en nuestra Institución.

Invitaciones Elabora las invitaciones y las distribuye a todos nuestros invitados.

Atención Atiende a los invitados cuando se le requiere.

Bingo Se encarga del Bingo Victoriano solicitando las donaciones en

coordinación con el Consejo Directivo.

Municipalidad Cuando el Consejo directivo le solicita el apoyo para trámites ante

las municipalidades.

Apoya al Comité de Damas cuando la solicitan en las diferentes

Comité de damas
actividades de gakko.

Mesa de partes Apoya a Paola en caso de ausencia al colegio.

Disponibilidad Siempre tiene disponibilidad quedándose fuera del horario de

trabajo para cualquier favor que se le solicita.