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GERÊNCIAMENTO

DE ROTINAS

BRUNO GOMES
PROFESSOR DE GESTÃO DE NEGÓCIOS,
EMPREENDEDORISMO E ECONOMIA CRIATIVA (IFRJ)
DOUTOR EM ECONOMIA (UFJF-2016)
MESTRE EM ECONOMIA APLICADA (UFJF-2013)
GRADUADO EM ECONOMIA (UERJ-2010)
Aula 1: O QUE SÃO
ROTINAS?
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

O que são rotinas?

 Sequência dos procedimentos, dos costumes


habituais.
 Modo como se realiza alguma coisa, sempre da
mesma forma: rotina matinal.
 Itinerário, caminho habitual, que se faz todos os
dias.
 [Figurado] Gosto pelo que é tradicional; o que se
opõe ao progresso: vivia na rotina do pensamento
tradicional.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

O que são rotinas?

 [Informática] Reunião dos direcionamentos que


auxiliam na execução de uma tarefa.
 [Marinha] Lista das atividades que ocorrem
cronológica e diariamente no navio.
O QUE SÃO ROTINAS
ADMINISTRATIVAS?
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

O que são rotinas administrativas?


 São formadas por vários processos que acontecem
de forma sistemática e que requerem conhecimento
técnico e domínio de tecnologias.
 Sendo, que processo é todo conjunto de
procedimentos com entradas, processamento e
resultados.
 Nas rotinas administrativas ocorre que um
conjunto de profissionais executa atividades para se
obter resultados, essas atividades devem estar em
conformidade com o nível de competência dos
profissionais, nível de autoridade e
responsabilidades.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

O que são rotinas administrativas?


 Dessa forma, tem-se que administradores e
gerentes possuem competências distintas no
processamento das rotinas administrativas,
assim como os profissionais de nível técnico e de
apoio também o possuem.
 Portanto, os administradores possuem
responsabilidades como planejamento, direção,
controle, supervisão e outras funções que exigem
dos profissionais conhecimento e experiências
maiores.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

O que são rotinas administrativas?


 É necessário também distinguir atividades
administrativas das atividades gerenciais, pois as
atividades gerenciais constitui um processo que
originará as atividades administrativas, ou seja, é
para apoio gerencial que existem as atividades
administrativas.
 Deixando mas claro, que as atividades gerenciais
têm a função de identificar estratégias, trabalhar as
oportunidades, alocação de recursos,
compartilhamento de objetivos e outros.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 “Rotina era o termo utilizado pelos analistas para
descrever passo a passo como as pessoas interagiam
dentro das empresas ou entre elas e os clientes.
Genericamente, seria para identificar um conjunto de
ações que tinham como principal preocupação o fluxo de
papelada dentro das organizações”
 Rotinas administrativas são os procedimentos diversos
de uma empresa que envolve os processos e métodos.
 No estudo das rotinas, a sequência mais comum, das
etapas necessárias é a seguinte: escolher a rotina a ser
trabalhada, coletar dados e desenhar a rotina.
 “A rotina é estabelecida pela administração da empresa
para as pessoas que executam as tarefas do dia-a-dia.”
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Processos:

 É a forma pela qual um conjunto de atividades cria,


trabalha ou transforma insumos (entradas) agregando-
lhes valor, com a finalidade de produzir bens ou
serviços, com qualidade, para serem entregues a
clientes (saídas), sejam eles internos ou externos.
 Uma série sistemática de ações direcionadas para a
consecução de uma meta. A definição genérica aplica-se
a um processo em todas as funções, relacionadas com a
fabricação ou não. Também inclui as forças humanas
assim como as instalações físicas.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Processos:

 Um conjunto de causas (que provoca um ou mais


efeitos). “Uma organização, portanto, pode ser definida
como processo, se considerarmos que para produzir um
bem ou serviço (efeitos) existem vários componentes
(causas) que contribuem para a realização desses
efeitos”.
 Um conjunto estruturado de atividades sequenciais que
apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de
atender e, preferencialmente, suplantar as
necessidades e as expectativas dos clientes externos e
internos da empresa.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Tipos de Processos:

 São três tipos de processos que uma organização


apresenta:
 Processos primários são aqueles que tocam o cliente.
Qualquer falha o cliente logo identifica;
 Processos de apoio são os que colaboram com os
processos primários na obtenção do sucesso junto aos
clientes;
 Processos gerenciais são aqueles que existem para
coordenar as atividades de apoio e dos processos
primários e processos industriais são aqueles que
realizam atividades de transformação de matéria-
prima em novos produtos
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Tipos de Processos:

 Existe também o processo de melhoria contínua, que


tem duas sustentações básicas: a primeira de tornar os
processos administrativos cada vez mais capazes de
gerar produtos e serviços que atendam às crescentes
exigências do cliente externo e interno e a segunda, de
ajustar continuamente os padrões de qualidade.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Método:

 a maneira pela qual as ações dos processos devem ser


realizadas para que se alcance o resultado planejado,
esperado.
 Analisar os processos requer documentá-los como
objeto de estudo e dividi-lo em duas fases. Na primeira
fase, faz-se o levantamento do processo, conhecendo
cada atividade que dele faça parte. Na segunda etapa,
deve-se documentar, através de um formulário
apropriado, cada uma destas atividades.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Método:

 Para que se faça um levantamento dos processos


utilizados nas empresas utiliza-se, basicamente, três
técnicas: entrevista, questionário, ou coleta de dados e
observação direta. Há que se levar em conta que cada
técnica possui suas vantagens e possui também
desvantagens.
Qual é a diferença
entre Administração e
Gestão?
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qual é a diferença entre Administração e Gestão?

 Administrar:
 Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar pessoas para atingir de
forma eficiente e eficaz os objetivos de uma organização.

 Gestão:
 Utilizar todas as funções e conhecimentos necessários para
através de pessoas atingir os objetivos de uma organização de
forma eficiente e eficaz.

 Funções: Técnica, contábil, financeira, comercial, segurança e


administração.

 Conhecimentos: Psicologia, antropologia, estatística,


mercadologia, ambiental etc.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

A administração.
 A administração, portanto é algo maior e que exige
critério nas atividades gerenciais e rotineiras, de
forma ordenada, pois primeiro é necessário
planejar, depois se organiza os recursos,
dirige a informação e a mão de obra de forma
eficiente e depois se controla os resultados
alcançados.
 Na verdade, a administração é todo conjunto de
procedimentos que consome recursos, que requer
organização dos recursos, planejamento de alocação
e avaliação dos resultados obtidos com esses
recursos.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 As Organizações
 As organizações trabalham com determinados
recursos disponíveis e a partir disso, deve
estabelecer e avaliar se os recursos estão alinhados
aos objetivos e estratégias, se os recursos serão de
grande valia para obter objetivos, se os recursos
estão ao alcance da empresa e se não estão, como a
empresa pode trabalhar com os recursos disponíveis
sem desistir de seus objetivos e estratégias
traçadas.
 Essa problemática acima pertence à capacidade da
empresa dirigir o que possui e buscar algo mais.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 As Organizações
 De forma que o principal recurso da empresa capaz
de transformar recursos em objetivos são as
pessoas. Colocando as pessoas certas para as
atividades ideais.
 Todo o conjunto de procedimentos exige que o
profissional tenha conhecimento e saiba lidar com o
ambiente complexo das organizações.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Técnicas nas rotinas administrativas


 As funções básicas de uma empresa são a função
comercial, a função técnica, financeira e de
contabilidade.
 Algumas técnicas administrativas são a construção
de organogramas, que identifique os departamentos
da empresa e os níveis de hierarquia.
 Outros documentos referentes às técnicas
administrativas são o manual de rotina e
regulamento interno.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Técnicas nas rotinas administrativas


 Nos manuais de rotina estão descritos quais as
normas para execução de atividades específicas.
 Regulamento ou regimento interno é um documento
com um conjunto de diretrizes que definem a
estrutura organizacional e as políticas da empresa.
 Outros documentos que auxiliam as atividades
administrativas são os relatórios que devem expor
fatos e ocorrências para esclarecimento, dúvidas ou
informação de problemas e outros documentos
propostos para informações do interesse de um
quadro de colaboradores são documentos como a CI
(circular interna) e o ofício.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Organograma
 gráfico da estrutura hierárquica de uma
organização social complexa, que representa
simultaneamente os diferentes elementos do grupo
e as suas ligações.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Fluxograma
 representação gráfica de um procedimento,
problema ou sistema, cujas etapas ou módulos são
ilustrados de forma encadeada por meio de símbolos
geométricos interconectados
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Pauta
 Na pauta é discutido o assunto de uma reunião, ou
um discurso, um assunto que compõem uma edição
de jornal, revista ou um noticiário de radio ou
televisão
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Ata
 registro ou resenha de fatos ou ocorrências verificadas
e resoluções tomadas numa assembleia ou numa
reunião de corpo deliberativo ou consultivo de uma
agremiação, associação, diretoria, congregação etc.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Termo
 O termo é uma declaração em processo
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Circular Interna ou memorando
 É uma carta destinada a funcionários de um
determinado setor, remetida pelo chefe da repartição
ou do departamento. Transmite um aviso.
Aula 2: Qualidade nas
Rotinas
Administrativas
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 A atividade administrativa são compostos de vários
processos, processos primários, processos de apoio e
processos finalísticos que são os processos que
definem a atividade fim da empresa.
 Os processos, portanto são fundamentais para que
as empresas atinjam seus objetivos e tenham
sucesso. Para que tenha um funcionamento
eficiente, a empresa deve estruturar e organizar
seus processos e sempre que necessário trabalhar a
melhoria de processos.
 A qualidade nos processos administrativos requer
métodos, técnicas, normas e até inovações.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 Os métodos são utilizados para que as ações nos
processos sejam realizadas e atinjam os objetivos
propostos.
 Já os objetivos nos processos deve ser sempre o
valor agregado e por isso, exige-se qualidade total
em todos os processos, para isso faz-se necessário a
implantação de metodologias e ferramentas da
qualidade para que as organizações atinjam
objetivos, conquiste o cliente e se torne competitiva
mesmo em longo prazo.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 Temos algumas ferramentas da qualidade que são
de simples aplicação, mas rendem até uma
certificação ISO, se forem implantadas com sucesso.
 Entre as ferramentas da qualidade aplicada aos
processos está a ferramenta 5´s. O 5´s surgiram de
uma filosofia japonesa e se solidificou no meio
empresarial como ferramenta da qualidade
aplicada aos processos e útil para estruturar,
desenhar e evitar desperdícios com maior economia
de recursos e tempo.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 O ideal é que toda a equipe esteja integrada em um
trabalho de organização, utilização, limpeza,
padronização e disciplina.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 Utilização: Significa utilizar materiais, ferramentas,
equipamentos, dados, etc. com equilíbrio e bom senso.
Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo
considerado dispensável para realização das atividades.
Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são
imediatamente evidenciados.
 Ganho de espaço

 Facilidade de limpeza e manutenção

 Melhor controle dos estoques

 Redução de custos

 Preparação do ambiente para aplicação dos demais


conceitos de 5S.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS

 Qualidade nas rotinas administrativas


 Organização: pode ser interpretado como a
importância de se ter todas as coisas disponíveis de
maneira que possam ser acessadas e utilizadas
imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e
utilizar algumas ferramentas bem simples como
painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar
bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter
seu local específico. Podemos identificar como
resultados do senso de organização:
 Economia de tempo;

 Facilidade na localização das ferramentas;

 Redução de pontos inseguros.


GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
 Limpeza: define a importância de eliminar a sujeira,
resíduos ou mesmo objetos estranhos ou
desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o
asseio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O
senso de limpeza pode ir além do aspecto físico,
abrangendo também o relacionamento pessoal onde
se preserva um ambiente de trabalho onde impere a
transparência, honestidade, franqueza e o respeito. A
aplicação do senso de limpeza traz como resultado:
 Ambiente saudável e agradável;
 Redução da possibilidade de acidentes;
 Melhor conservação de ferramentas e equipamentos;
 Melhoria no relacionamento interpessoal.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
 Padronização e Saúde: O senso de padronização é
traduzido na fixação de padrões de cores, formas,
iluminação, localização, placas, etc. Como abrange
também o conceito de saúde, é importante que sejam
verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas
de trabalho, etc. afim de que sejam identificados
problemas que afetam a saúde dos colaboradores
como os problemas ergonômicos, de iluminação,
ventilação, etc. Este senso tem como principal
finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção,
ordenação e limpeza) de forma que eles não se
percam. Podem-se evidenciar como principais
resultados da aplicação deste conceito:
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
 Facilidade de localização e identificação dos objetos e
ferramentas;
 Equilíbrio físico e mental;

 Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios,


etc);
 Melhoria nas condições de segurança.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
 Disciplina ou Autodisciplina: A última etapa do
programa 5S é definida pelo cumprimento e
comprometimento pessoal para com as etapas
anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos
e morais de cada indivíduo. Esta etapa estará sendo
de fato executada quando os indivíduos passam a
fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a
vigilância geralmente feita pela chefia ou quando
estendem estes conceitos para a vida pessoal
demonstrando seu total envolvimento. Diante de um
ambiente autodisciplinado a cerca dos princípios 5S é
possível que se tenha:
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
 Melhor qualidade, produtividade e segurança no
trabalho;
 Trabalho diário agradável;

 Melhoria nas relações humanas;

 Valorização do ser humano;

 Cumprimento dos procedimentos operacionais e


administrativos;
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 Qualidade nas rotinas administrativas
A convivência com os cinco sensos apresentados leva os
indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro
de uma organização e os torna parte da pirâmide dos
resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de
que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há
cobranças. Por isso, os Programas de Qualidade têm
auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua
dos produtos ou serviços, principalmente através da
mudança cultural, a fim de se obter a vantagem
competitiva necessária que será colhida a curto, médio
e longo prazo.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 O que são certificados ISO?
 ISO é uma organização não-governamental fundada
em 1947, em Genebra, e hoje presente em cerca de
189 países. A sua função é a de promover a
normatização de produtos e serviços, para que a
qualidade dos mesmos seja permanentemente
melhorada.
 Esta família de normas estabelece requisitos que
auxiliam a melhoria dos processos internos, a maior
capacitação dos colaboradores, o monitoramento do
ambiente de trabalho, a verificação da satisfação
dos clientes, colaboradores e fornecedores, num
processo contínuo de melhoria do sistema de gestão
da qualidade. Aplicam-se a campos tão distintos
quanto materiais, produtos, processos e serviços.
GERENCIAMENTO DE ROTINAS
 O que são certificados ISO?

 A adoção das normas ISO é vantajosa para as


organizações uma vez que lhes confere maior
organização, produtividade e credibilidade -
elementos facilmente identificáveis pelos clientes -,
aumentando a sua competitividade nos mercados
nacional e internacional. Os processos
organizacionais necessitam ser verificados através
de auditorias externas independentes.
 As certificações ISO que se destacam são de: gestão
da qualidade (ISO 9001) e gestão ambiental (ISO
14001).