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Introducción
El manual de operaciones describe de manera detallada, los procedimientos, actividades, tareas y
lineamientos generales para la operación de las instancias de LMS el entorno de los ambientes
productivos y los demás entornos relacionados con las pruebas que se realicen con el LMS.
El procedimiento tiene como objetivo realizar la apropiada gestión del conocimiento de las actividades de
administración de los diferentes componentes del LMS utilizado en las actividades propias de la ejecución
de la formación del SENA.
Es importante aclarar que cuando se habla del LMS se hace referencia al sistema de LMS y demás
componentes contratados por el SENA para soportar tecnológicamente la ejecución de la formación,
entre ellos:
1. LMS
2. Administrador de Contenidos
3. Sistema de Comunidad
4. Otros
DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL
GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Febrero de 2013
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Tabla Contenido
Roles y Responsabilidades
En esta sección se describen los Roles, las Responsabilidad las dependencias que participan en actividades
definidas en el presente manual y los datos de la persona que actualmente tiene a cargo la ejecución de
las actividades definidas para el Rol.
Para la administración del LMS es importante que se mantenga una comunicación directa con la Dirección
de Formación Profesional del SENA para que se tengan los soportes necesarios (En los formatos
establecidos) para los diferentes casos de solicitudes tales como creación de usuarios, asignación de roles,
adecuación de espacios u otras solicitudes necearías para atender los requerimientos solicitados por esta
dirección.
El administrador debe conocer a fondo las situaciones que pueden generar inconvenientes al normal
funcionamiento de los centros del SENA y poderlas responder y solucionar en el menor tiempo posible las
situaciones presentadas. En este sentido es importante contar con toda la documentación elaborada por
los diferentes grupos de la dirección de la Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad
Virtual y a Distancia que permitan adaptar el LMS a las necesidades de los diferentes grupos del SENA que
puedan interactuar con el LMS.
Todos los casos que se manejan en el nivel 3 del LMS deben ser enviados a la cuenta de correo
adminlms@misena.edu.co, el cual se ha designado para atender todas las solicitudes que directamente
envían los funcionarios de dirección de formación.
Solo debe existir un usuario con rol “Administrador” en el LMS. La gestión de usuarios con roles
diferentes a Aprendiz o Instructor, está a cargo únicamente de este usuario.
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GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
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La persona que asume este rol, habitualmente se encontrara con diferentes términos que se
especificaran en esta sección para tener algo de claridad en el proceso.
El encargado de la administración del LMS deberá realizar la atención de los casos enviados por la
dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, las
solicitudes enviadas por la dirección de los centros a nivel nacional, y mesa de servicio, los cuales deben
ser resueltos cumpliendo con los tiempos estipulados de acuerdo a la prioridad del caso o la importancia
del proceso.
Términos Comunes.
Instancias: Hace referencia a la instalación de LMS Contratado por el SENA y enfocado a atender una
comunidad especifica de usuarios SENA.
Perfiles: Caracterización de las diferentes funciones de los funcionarios en el LMS, estos se definirán
desde la dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y se
modelarán atendiendo las funciones y el alcance de cada rol establecido en el SENA.
Administrador del Sistema: Usuario con el rol “Administrador del sistema”, encargado de la gestión de
perfiles, vinculación de funcionarios, asignación de roles, activación de herramientas o espacios, entre
otros.
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GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
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Tareas Programadas
En esta parte del documento se describen las actividades y procesos relacionados con las operaciones
diarias, según el orden de importancia.
Proceso: MC-LMS-P01
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Descripción 1. Establecer una conexión a cada una de las instancias del
LMS.
2. Verificar el reporte de logs de la interoperabilidad.
3. Si en la revisión de los logs se encuentra que algunas
tareas no se han ejecutado se debe abrir el caso en la
herramienta de soporte provista por el proveedor
(Behind).
4. Cerrar sesión en el LMS.
Roles que Participan Administrador del LMS
Hora de Ejecución 8:00 am Lunes a Domingo
Formato de Soporte o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: MC-LMS-P02
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA.
Descripción 1. Ingresar a SOFIA Plus.
2. Hacer clic en la opción “Regístrese”. Se debe abrir una
ventana de login. Si no se abre dicha ventana, se debe
reportar el caso a SOFIA Plus.
3. Loguearse en SOFIA Plus con un usuario que tenga el rol
de Instructor o Aprendiz
4. Hacer clic en la Opción “Ingresar a BlackBoard”.
5. Seleccionar una ficha de la lista.
6. Se debe abrir una ventana de login. Si no se abre dicha
ventana, se debe abrir un caso en la herramienta de
soporte provista por el proveedor (Behind).
7. En la ventana que se abre, realizar un nuevo login con los
mismos datos de acceso.
Roles que Participan Administrador del LMS
Hora de Ejecución 8:00 am Lunes a Domingo
Formato de Soporte o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: MC-LMS-P03
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA.
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Proceso: MC-LMS-P04
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Descripción 1. Establecer una conexión a cada una de las instancias de
los ambientes productivos del LMS.
2. Hacer una verificación de los usuarios creados con roles
especiales en el LMS (Roles diferentes a Aprendiz e
Instructor).
3. En caso de encontrar inconsistencias con el formato de
usuarios creados se debe validar el caso, reportarlo y
deshabilitarlo.
Roles que Participan Administrador del LMS.
Hora de Ejecución Segundo martes de cada mes.
Formato de Soporte o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados
Aprobación
Diagrama de Proceso:
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Operaciones Especiales
En esta parte del documento se describen las actividades y procesos que se realizan por demanda, es
decir que se realizan por solicitud de algún Usuario.
Proceso: AD-LMS-E01
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por usuarios autorizados. Deben ser una
autorización firmada o enviada desde la cuenta de correo de
un usuario autorizado.
Integrante Grupo formación virtual
Subdirector de Centro
Descripción 1. Registrar la solicitud en el formato de creación de
usuarios.
2. Loguearse en el LMS con usuario Administrador de
Sistema.
3. Verificar la existencia del usuario solicitado en el LMS.
4. Si ya existe el usuario se debe:
o Registrar la existencia del usuario en el formato
de Usuarios creados.
o Asignar el rol Solicitado.
5. Si no existe el usuario:
o Crear el usuario
o asignar el rol solicitado.
6. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud
7. Cerrar sesión en el LMS.
Verificaciones Posteriores Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Roles que Participan Administrador del LMS.
Hora de Ejecución Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
Formato de Soporte o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados
Aprobación FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario
Diagrama de Proceso:
Proceso: AD-LMS-E02
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas
de producción del grupo de formación virtual.
Descripción 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario
Administrador de Sistema.
3. Crear el espacio para el desarrollo de la semilla en el
LMS.
4. Enrolar los usuarios registrados en la Semilla del
Programa en SOFIA Plus (Equipo Desarrollador de
Semilla).
5. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud
6. Cerrar sesión en el LMS.
Verificaciones Posteriores Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Roles que Participan Administrador del LMS.
Hora de Ejecución Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
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Formato de Soporte o
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: AD-LMS-E03
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas
de producción del grupo de formación virtual.
Descripción 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario
Administrador de Sistema.
3. Desactivar a los usuarios asociados a la semilla.
4. Realizar un BkUp de la semilla.
5. Descargar la semilla.
6. Loguearse en el LMS de producción correspondiente de
la semilla.
7. Crear un espacio en el LMS con el nombre
correspondiente a la semilla.
8. Importar la semilla descargada de SenaStage en el curso
creado en el LMS de producción.
9. Enrolar el líder de la línea correspondiente a la semilla y
al encartado de las líneas de producción del grupo de
formación Virtual a la semilla en ambiente productivo
para realizar las validaciones finales.
10. Cerrar sesión en el LMS.
Verificaciones Posteriores Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Roles que Participan Administrador del LMS.
Hora de Ejecución Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
Formato de Soporte o
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: AD-LMS-E04
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación
virtual.
Descripción 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado
en el formato para solicitar cambios los perfiles de
usuarios del LMS.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
3. Crear el perfil solicitado.
4. Habilitar las herramientas solicitadas al perfil creado.
5. Informar de la implementación del cambio al usuario
solicitante.
6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios
solicitante el cambio es implementado en el ambientes
productivo indicado en la solicitud.
7. Actualizar el formato de permisos y perfiles.
8. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud
en el ambiente productivo indicado.
9. Cerrar sesión en el LMS.
Verificaciones Posteriores Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
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GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Febrero de 2013
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Proceso: AD-LMS-E05
Verificaciones Preliminares Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación
virtual.
Descripción 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado
en el formato para solicitar cambios los perfiles de
usuarios del LMS.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
3. Realizar el cambio solicitado en el formato enviado.
4. Validar que el cambio en el perfil sea completamente
congruente con la justificación
5. Informar de la implementación del cambio al usuario
solicitante.
6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios
solicitante el cambio es implementado en ambientes
productivos.
7. Actualizar el formato de permisos y perfiles.
8. Si no se recibe la aprobación por parte del usuario
solicitante, el cambio es cancelado en ambiente de
pruebas y no se implementará en ambiente productivo.
9. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud
10. Cerrar sesión en el LMS.
11. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
Verificaciones Posteriores Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Roles que Participan Administrador del LMS.
Hora de Ejecución Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
Formato de Soporte o FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx
Aprobación FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx
Diagrama de Proceso:
DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL
GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
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Anexos
FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS.xlsx
Formato para que los encargados de monitorear el servicio del LMS registren el monitoreo de
cada una de las instancias del LMS.
FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario.docx
Formato para que los funcionarios SENA autorizados a solicitar la creación de usuarios en el LMS
diligencian y envían dichas solicitudes.
FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx
Formato que permite a integrantes del grupo de formación virtual solicitar cambios en los perfiles
creados en esta herramienta
FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados.xlsx
Formato para registrar a los usuarios creados en cualquiera de las instancias de LMS.
FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx
Matriz en la cual se puede evidenciar las herramientas que tiene cada uno de los roles habilitados
en el LMS
FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx
Formato que deberán enviar los usuarios del grupo de formación virtual para la creación de
nuevos perfiles en el LMS.