MANUAL DE PROCESOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

TRANSPORTE MASIVO PANAMA

 INTRODUCCION

El presente documento proporciona información relacionada con todos los aspectos

y procedimientos de la comunicación interna y externa, determinando los aspectos
claves, nuestras políticas y objetivos de la coordinada comunicación a nuestros
clientes tanto internos como externos.

Se definirán los medios y métodos de comunicación que se utilizarán con el fin de

brindar la información necesaria para mantener informados de todas las actividades
que se realicen en las diferentes áreas de la empresa.

Cada método utilizado tendrá un procedimiento a seguir también como una

periodicidad de publicación que se estará detallado en este documento. También
se estará precisando el tiempo que tomará cada una de las acciones de los métodos
utilizados en el proceso de comunicación interna y externa.
OBJETIVOS.

 Que la sociedad Transporte Masivo Panamá mejore y defina los

mecanismos de comunicación interna y externa en general,
implementando procedimientos para las actividades referentes a la
comunicación con los clientes externos e internos.

 Integrar aspectos normativos a las acciones de las actividades de

comunicación para que ayude al desarrollo eficaz de la comunicación
interna y externa.

 Definir la periodicidad de las actividades de comunicación según la

demanda que se requiera tomando en cuenta el tiempo del proceso
de las acciones de estas actividades; mediante un cronograma
coordinado de actividades de comunicación.

ALCANCE
El procedimiento de comunicación interna y externa es de alcance para todo el
personal que labora en Transporte Masivo Panamá y también para todos los
usuarios que diariamente utilizan el sistema de transporte (metro bus). Tiene como
finalidad promover y fortalecer una adecuada comunicación que contribuya a la
mejora del clima laboral; también brindándole los reportes necesarios al usuario de
las mejoras del sistema de transporte, como otras informaciones que les haga saber
que se está trabajando para brindarle un mejor servicio.

DEFINICIONES
Usuario: Persona que utiliza y disfruta de servicios público de transporte; clientes
externos.
Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse mediante un código
común que comparten el emisor y el receptor.
Comunicación interna: Es la comunicación dirigida al cliente interno.
Comunicación externa: Es la comunicación dirigida al cliente externo.
Medios de comunicación: Son instrumentos utilizados para informar y comunicar
mensajes en versión textual, sonora, visual o audiovisual.
RESPONSABILIDADES DE COMUNICACIÓN

Bleixenia Jayes
Coordinadora
 Definición de estrategia y lineamientos.
 Redacción y elaboración de documentos.
 Relacionamiento externo.
 Coordinación de medios de comunicación.
 Propuestas.
 Atención a todas las áreas.
 Coordinación general del área.

Nitsia Margallón
Analista
 Coordinación general del Noticiero.
 Coordinación de la comunicación interna.
 Administrativa.

Ángela Delgado
Analista
 Coordinación de boletín interno.
 Coordinación de redes sociales.
 Apoyo en la gestión de medios de comunicación.
ACTIVIDADES

Noticiero.
*Durante todo el mes se realizan actividades en diferentes áreas que el noticiero
deberá cubrir.
Periodicidad: Mensual.
 Solicitud de compra / comunicaciones.
 Elaboración de guion y plan de noticiero.
 Filmaciones (2 semanas).
 Edición y post producción (1 semana).
 Revisión y aprobación.
 Cambios.
 Aprobación final.
 Envió por Dropbox a los patios para que lo descarguen los analistas de
bienestar.
 Emisión en los patios.

Boletín Digital.
*El boletín se imprimirá y se distribuirá en los diferentes patios o solo quedará en
digital y se posteará en internet posiblemente en la página del sercom electrónico.
Dependiendo de la forma de publicación se realizará el procedimiento de este
documento.
Periodicidad: Mensual.
 Plan de contenido.
 Entrevistas y toma de fotografías de las actividades (2 semanas).
 Redacción y Preparación (1 semana).
 Revisión y aprobación.
 Cambios
 Aprobación final.
 Envió por email a todo el personal que cuente con correo en la empresa.

Tablero Correo.
Periodicidad: Según demanda.
 Redacción de contenido (1 día).
 Diseño (1 día).
 Aprobación.
  Envió al COE / Analista de bienestar / Jefe de Gestión Humana para
distribución y colocación en Murales.
 Asimilación información (2 a 3 días).

Banners, Afiches, Volantes.

Periodicidad: Según demanda.
 Solicitud de compra / por unidad de demanda.
 Orden de compra.
 Redacción de la información (1 día).
 Diseño (2 a 3 días).
 Aprobación.
 Impresión (3 a 4 días hábiles).

Sercom.
Periodicidad: Semanal.
 Redacción de la información y diseño (1 a 2 días).
 Aprobación.
 El arte final se debe entregar a programación a más tardar los jueves en la
tarde de cada semana.

Comunicados y avisos pagados.

*La compra de los espacios publicitarios se debe hacer por lo menos 3 días antes y
si es para un lunes se debe separar desde el jueves de la semana anterior.
Periodicidad: Según demanda.
 Solicitud de compra / por unidad solicitante.
 Presupuesto de pauta (1 día).
 Redacción de la información (1 día).
 Orden de compra.
 Diseño por empresa externa o publicitaria (2 a 3 días)
 Aprobación de compra de espacio publicitario.
 Aprobación de diseño de pauta.
Conferencia de Prensa.
*Para realizar una conferencia ya sea dentro de las instalaciones de un COE o en
un hotel se requiere el mínimo de 8 días hábiles para coordinar toda la gestión
interna y externa.
Periodicidad: Según demanda.
 Solicitud de compra / por comunicaciones.
 Orden de compra.
 Elaboración de programa.
 Elaboración de presentación.
 Elaboración de comunicado de prensa.
 Elaboración de palabras o discursos del Gerente General.
 Convocatoria de prensa (4 días antes).
 Confirmación (1 día antes).
 Coordinación general con las áreas (4 o 5 días).