Escuela de Educación Básica

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Particular 22-02-2017
“Simón Bolívar”
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA GENERAL

“Procedimiento de
matriculación de estudiantes”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE PÁG.

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVOS GENERALES

III. PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO

1.1. Descripción de actividades

1.2. Diagrama de flujo

1.3. Formatos de instructivos (Fichas, Formatos de

certificaciones, oficios, etc.)
1.4. Anexos

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I. Introducción

El procedimiento ha sido elaborado para dar respuesta a dificultades de

carácter administrativo y organizar de mejor manera la forma y el
procedimiento que deben seguir los padres de familia y o representantes
para matricular a sus hijos en la institución y legalizar toda la
documentación.

El área responsable de este procedimiento es la Secretaría General y se

aplica para todos los estudiantes que ingresan por primera vez en la
institución.

II. Objetivo General

 Legalizar la matrícula de los estudiantes mediante el cumplimiento del

procedimiento para la entrega completa del expediente académico por
los representantes.

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III. Desarrollo del procedimiento

NOMBRE DEL
Justificación de inasistencias
PROCEDIMIENTO
Se establecen los responsables y las actividades que se
DESCRIPCIÓN
deben cumplir para garantizar que los estudiantes que
DEL
ingresan por primera vez, legalicen su matrícula y posean su
PROCEDIMIENTO
expediente académico completo.
Legalizar la matrícula de los estudiantes mediante el
OBJETIVO: cumplimiento del procedimiento de entrega completa del
expediente académico por los representantes.
NORMA LEGAL
De conformidad con los Artículos del 158 al 164 del RGLOEI,
Y/O ESTÁNDAR
estándar de calidad Nro. 45
EXHORTADOS

3.1. ACTIVIDAD RESPONSAB TIEMPO DOCUMENTO

LE DE TRABAJO
¿Qué hace y cómo) ¿Cuándo
¿Quién hace? lo hace? (Evidencia)
(Verifica, corrige, envía, etc.)

1. Confirma recepción de matrícula Secretaria

1 día PDF - ME
en el sistema general
2. Procede a notificarle al
representante sobre la Secretaria Registro de
1 día
legalización de la matrícula del general llamadas
estudiante.
3. Entrega expediente académico Padre de Expediente
1 día
completo en secretaría general familia y/o académico

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representante
4. Recepta documentación Secretaria Ficha de
entregada por el padre de familia Mismo día
general registro
(Expediente académico)
5. Ingresa información completa en Secretaria
Mismo día PDF - ME
el sistema nacional e institucional general
6. Confirma matriculación completa
del estudiante que ingresa por Secretaria
Mismo día Certificado
primera vez a la institución al general
PPFF
7. Elabora el registro de Registro de
Secretaria
estudiantes matriculados y Mismo día estudiantes
general
corrige paralelos matriculados
RESULTADO FINAL Legalizada la matrícula del estudiante

3.2. Diagrama de flujo.- Es expresar gráficamente

el procedimiento en forma secuencial el desarrollo de las
actividades y se utilizan verbos en infinitivo, ejemplo: Recibir,
enviar, turnar, procesar, etc.

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MATRICULACIÓN SECRETARIA GENERAL REPRESENTANTE

Confirmar matrícula en el
INICIO
sistema

Notificar al Entregar expediente

representante académico completo

No ¿Expediente académico
completo?

Foto
Cédula
Si Calificaciones
Datos
representante

Ingresar información al
sistema

Elaborar registro de
estudiantes matriculados

FIN Legalizar matrícula de

estudiante

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3.3. Formatos de instructivos: Es

necesario que, inmediatamente después de terminada la
descripción del procedimiento, se incluyan los formatos y
documentos que en él se utilizan, así como sus respectivas guías
de llenado.

Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y

espacios en blanco para ser llenados con información variable, que se
usa en los procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios
ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos. (Ejemplo:
solicitudes, memorandos, reportes, etc.)

3.4. Anexos: Los anexos son documentos de apoyo o

adicionales de consulta que se deberán tomar en cuenta para
llevar a cabo una actividad o trámite dentro procedimiento:

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Diagrama de flujo.- Es expresar gráficamente el procedimiento en forma
secuencial el desarrollo de las actividades y se utilizan verbos en infinitivo,
ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.

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