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PROCEDIMIENTO 1 de 13 07/12/09
TÍTULO: PROCESO:
ACTUALIZACION DE DATOS MAESTROS DE ADMINISTRACION DE SUMINISTROS
Dirección de Compras
MATERIALES

TABLA DE CONTENIDO
Objetivo_______________________________________________________________________________2
Alcance_______________________________________________________________________________2
Responsable del Proceso_________________________________________________________________2
Definiciones____________________________________________________________________________2
1. Material________________________________________________________________________2
2. Maestro de Materiales_____________________________________________________________2
3. Tipo de material__________________________________________________________________2
4. Suministros_____________________________________________________________________2
5. Repuestos Específicos____________________________________________________________2
6. Limpieza_______________________________________________________________________2
7. Grasas, Lubricantes y Combustibles__________________________________________________2
8. Seguridad______________________________________________________________________2
9. Proveeduría_____________________________________________________________________3
10. Sistema de Clases_______________________________________________________________3
11. Objeto_________________________________________________________________________3
12. Clase__________________________________________________________________________3
13. Característica___________________________________________________________________3
14. Lista de Piezas del Fabricante______________________________________________________3
15. Repuesto Especifico______________________________________________________________3
16. Suministro______________________________________________________________________3
Normativas____________________________________________________________________________3
1. Generales______________________________________________________________________3
2. Relativas a los Lineamientos para estructurar la Descripción de Materiales___________________5
3. Ambiente, Higiene y Seguridad______________________________________________________6
Pasos a seguir__________________________________________________________________________7
Documentos relacionados________________________________________________________________13

REVISADO POR: APROBADO POR:

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Objetivo
Controlar la creación y actualización de Materiales en el sistema SAP R/3 garantizando una asignación estándar
para todos los negocios de Empresas Polar.

Alcance
Aplica a todos los responsables de la creación y actualización de Materiales a excepción los que estarán bajo la
responsabilidad de cada Dirección.

Responsable del Proceso

Dirección de Compras, Gerencia Corporativa Administración de Suministros

Definiciones

1. Material
Es un producto que puede ser producido, vendido, almacenado o transformado.

2. Maestro de Materiales
Contiene información sobre todos los materiales que una compañía suministra o fabrica, almacena y
vende. Es la fuente principal de datos específicos de los materiales para la empresa. Esta información se
almacena en registros maestros de materiales individuales.

3. Tipo de material
Son agrupaciones dentro de la cual es identificado cada material en el registro maestro de materiales,
para facilitar el manejo y organización de los mismos. Entre los tipos de materiales más utilizados en
SAP se encuentran: Suministros, Repuestos, Producto Semiterminado, Producto Terminado, Material
Publicitario, Artículos de Limpieza, Bebidas, Productos Perecederos, Envases, Proveeduría, Materia
Prima, Embalaje, Seguridad, Mercadería, Directos, Indirectos y HERS (Número de partes de fabricante).

4. Suministros
Es todo aquel material, que es de uso común o general donde su identificación (técnica y comercial) y su
compra, puede realizarse a través de uno o más proveedores, los cuales no están sujetos a convenios o
exclusividades, con el fabricante original del equipo..

5. Repuestos Específicos
Es todo aquel material que el fabricante original de la maquina, diseña y elabora exclusivamente para sus
equipos; igualmente son considerados Repuestos Específicos, todos aquellos materiales desarrollados y
fabricados a través de convenios con otros fabricantes comerciales, según las especificaciones técnicas
suministradas por el fabricante original del equipo.

6. Limpieza
Son los materiales y productos utilizados para las labores de limpieza y mantenimiento de las
instalaciones de planta.

7. Grasas, Lubricantes y Combustibles

Incluye todos los aceites, lubricantes y combustibles empleados en piezas mecánicas, equipos y/o
máquinas.

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8. Seguridad
Son todos los implementos utilizados para la protección de los trabajadores, como son los uniformes,
tapones, cascos, botas, etc.

9. Proveeduría
Son los materiales utilizados por las áreas administrativas, como son lápices, cuadernos, talonarios,
papel, etc.

10. Sistema de Clases

Es una herramienta de búsqueda a través de un sistema de clasificación el cual permite utilizar una o
mas características para identificar objetos o grupos de objetos similares dentro de una determinada
clase.

11. Objeto
Se denomina así al registro maestro a clasificar.

12. Clase
Número que identifica de forma unívoca una clase dentro de una categoría de clase.

13. Característica
Es un registro que identifica el valor de un objeto para su clasificación.

14. Lista de Piezas del Fabricante

Lista que permite verificar y controlar los Números de Partes Asignados para el uso en uno o varios
centros.

15. Repuesto Especifico

Es todo aquel material que el fabricante original de la maquina, diseña y elabora exclusivamente para sus
equipos; igualmente son considerados Repuestos Específicos, todos aquellos materiales desarrollados y
fabricados a través de convenios con otros fabricantes comerciales, según las especificaciones técnicas
suministradas por el fabricante original del equipo.

16. Suministro
Es todo aquel material, que es de uso común o general donde su identificación (técnica y comercial) y su
compra, puede realizarse a través de uno o más proveedores, los cuales no están sujetos a convenios o
exclusividades, con el fabricante original del equipo.

Normativas

1. Generales

1.1. La descripción del material debe asignarse de acuerdo a la “Matriz de Descripción” establecida para
tal fin y tendrá un máximo de 71 caracteres por línea. Las únicas excepciones son las concertadas con
los Proyectos.

1.2. La descripción del texto breve del material (datos básicos) estará compuesta por los primeros
cuarenta (40) caracteres del texto pedido de compra.

1.3. Los lineamientos a seguir para la descripción de materiales deben ser visualizados en el archivo
“Lineamientos Elaborar Descripción de Material”. autorizado en Empresas Polar.

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1.4. La longitud máxima del número de parte de los materiales es de treinta (30) caracteres.

1.5. Las especificaciones del material a crear, modificar, extender o borrar deben ser descritas en el
Formulario de Actualización del Maestros de Materiales (GNI: Inclusión, Modificación, Petición de
Borrado y ALI).

1.6. El Gerente de Materiales o encargado del área debe aprobar la creación de un nuevo material de
importación que no cumpla con todas las especificaciones requeridas en el Formulario de
Actualización del Maestros de Materiales. En este caso el codificador le asignará a este material
estatus Bloqueado para Gestión de Stock hasta que el usuario / solicitante complete las
especificaciones del mismo.

1.7. Para los materiales Químicos de Alimentos, el usuario debe enviar la categoría de valoración a utilizar.
En el caso que el usuario no esté seguro que valor corresponde, el codificador debe verificar donde se
utilizará el material, para luego compararlo con los existente en SAP.

1.8. Los requerimientos de negocios que decidan codificar materiales consumibles (no de almacén), se
recomienda el uso del material NLAG; el cual no permite levantar vistas del almacén y contabilidad.

1.9. El grupo de artículo y la descripción corta del número de parte a utilizar para crear el material tipo
HERS debe corresponderse al mismo grupo de artículo y descripción corta definido en el material de
origen.

1.10. El código HERS, es un material que no genera estadística por lo que puede ser reutilizado, en virtud
de esto al marcar para borrado un material, se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones.
Texto Breve: ZY_BORRADO MANDANTE + CODIGO DEL MATERIAL
Código Gestión Stock: REUTILIZAR
Numero Pieza Fabricante: BLANCO
Fabricate: Dejar vacío el campo

1.11. El código de fabricante del tipo MNFR, el cual se asocia al código HERS, no genera estadística por lo
que puede ser reutilizado, se debe tomar en cuenta la siguiente consideración:
Nombre: REUTILIZAR

1.12. Si se requiere modificar los datos básicos de un material que existe para varios Centros, se debe
validar con la Matriz y Diccionario Técnico para luego solicitar el consenso a fin de realizar la
modificación. El tiempo máximo de confirmación al consenso no será mayor a 2 días habiles.

1.13. Todo material que este bloqueado por razones de duplicidad o obsolescencia y que deba ser
desbloqueado para realizar la entrada y / o traspaso de mercancía, se le debe notificar al usuario, que
tiene que enviar la confirmación del proceso realizado; para luego proceder a bloquear el material, en
caso de no hacerlo en 2 días Hábiles, se procederá al bloqueo del material.

1.14. Al detectar la duplicidad de algún material en los mandantes, se procederá a determinar cual código
se debe borrar y cual se debe dejar activo, según el siguiente criterio:

1.14.1. Prioridad 1: código de material activo en más centros.

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1.14.2. Prioridad 2: código de material con más movimientos de entrada de mercancía.

1.14.3. Prioridad 3: código de material más antiguo.

1.15. Una vez realizada la selección se debe notificar a los involucrados en la actualización, atendiendo a
las siguientes operaciones:

1.15.1. Activar (si es necesario) el código para otros centros.

1.15.2. Verificar que se cumplan los siguientes lineamientos para el material a borrar:

1.15.2.1. El material debe estar bloqueado para compras, inventarios, almacenes, etc (Estatus
Bloqueado general).

1.15.2.2. El material no debe tener documentos activos, órdenes previsionales, pedidos, solicitudes
de pedidos, reservas, documentos de inventario, inclusiones en lista de materiales, hojas
de ruta, traslados en transito, bloqueos de calidad, ordenes de mantenimiento y/o
fabricación abiertas, stock en consignación, necesidades primarias y secundarias.

1.15.2.3. El material debe tener inventario cero (0) en todos los almacenes del centro solicitante.

1.16. El codificador de materiales debe realizar mínimo una vez al año una revisión del maestro de
Materiales, para identificar los materiales que no presenten movimientos en los últimos tres años
consecutivos y entregarlos en el caso de la Dirección ALI a la Gerencia de Procesos industriales, en el
caso de CyM a la Gerencia de Nacional de Planificación de Materiales y Mantenimiento y para el caso
de R y BNC a la Dirección de Manufactura, para realizar su desincorporación del maestro (marcado
para borrado) o justificar su permanencia.

2. Relativas a los Lineamientos para estructurar la Descripción de Materiales

2.1. El nombre del material debe referirse a la palabra técnica en singular, definida en el diccionario y
glosario técnico, en caso de no existir solicitar al codificador de materiales su revisión y posible
inclusión.

2.2. No se deberán utilizar las palabras o signos DE PARA D/ P/, _* / + & ( ) = ¿ ? ¡ ! $.

2.3. En la descripción de los Materiales se usará la nomenclatura de las unidades de Longitud, Área,
Volumen, Mesa, Densidad, Presión y Energía, serán de acuerdo al Sistema Internacional de Unidades
SI. Ejm.:
 mm : milímetros
 m: metros
 cm: centímetros
 V: voltaje
 A: Amperaje
 mA: miliamperio
 W: watt
 Hz: hertz
 kg: kilogramo
 g: gramo
 t: tonelada
 h: hora

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 min: minuto
 d: día
 °C: grado Celsius
 L: litro
 hp: horse power(caballo de vapor)
 lb: libras
 Ohm: Ohm
 kW: kilowatios
 N: Newton
 ft: pie
 ml: mililitro
 mil: unidad de longitud. Equivale a la milésima parte de una pulgada o 0.0254 milímetros.
 psi: unidad de medida de presión (presión por pulgada cuadrada)
 bar: unidad de medida de presión.
 MHz: magahertz
 Var: voltampere
 : Micra o Micro
 r.p.m.: revoluciones por minuto
 in: abreviatura de pulgadas

2.4. El idioma a utilizar en la descripción de Materiales es el Español.

2.5. La descripción de Materiales se escribirá en letra MAYÚSCULA., exceptuando lo que indique el

Sistema Internacional de Unidades SI.

2.6. El signo de “x” (POR) se representará en letra minúscula.

2.7. Se utilizará la coma como marcador decimal, de acuerdo a las organizaciones Internacionales de
Normalización ISO.

3. Ambiente, Higiene y Seguridad

3.1. No aplica.

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Pasos a seguir
Inclusión de Material en el Maestro de Materiales

Inicio

Solicitante
Verifica en el Sistema el
material requerido
(MM03)

Existe el material
SI
en el Sistema?

NO

Está asignado el
material al Centro SI
Solicitante Correspondiente?
Elabora Formulario de
Actualización de Maestro Solicitante
de Materiales solicitando Culmina el proceso ya
la creación del mismo que no se le realizarán
modificaciones
NO

Solicitante
Solicitante
Elabora Formulario
Envía correo al A
de Actualización de
Responsable del Area C
Maestro de
para que apruebe la
Materiales y solicita
solicitud
aprobación

Responsable del Area

Aprueba solicitud y la
devuelve al Solicitante

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1
Responsable del
Almacén
Identifica y comunica Está asignado el
al usuario la existencia material al Centro
de material alternativo. Correspondiente?
Solicitante
Recibe solicitud aprobada SI
y la envía al responsable
del almacén de
Materiales para que Responsable del SI
procese la solicitud Almacén
SI Confirma la necesidad
del material y verifica en
Solicitante
los mandantes GNI
Culmina el proceso ya
(101) y ALI (300) según
que no se le realizarán
Responsable del el caso.
modificaciones
Almacén
Recibe y revisa el
Formulario de Maestro
de Materiales NO
Existe el material
en el Sistema?
A

NO
El formulario
está completo? Responsable del Almacén
Completa Formulario de
Actualización de Maestro de
Materiales y lo envía a la
NO dirección de correo
"Actualización del Maestro de
Materiales"
Responsable del
Almacén
Regresa la solicitud al Codificador de Materiales
Solicitante para que Recibe y analiza la
este la corrija información a fin de
garantizar que la data a
ingresar en SAP sea la
correcta.

C
Codificador de
Materiales
Verifica los ambientes
GNI (101) y ALI(300)
de SAP y la existencia
del material.

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Codificador
Rechaza solicitud y
Existe el material en
notifica al
el Sistema para el SI B
responsable del
centro solicitante?
almacén el código
existente.

NO

Codificador
Extiende las vista para el
Existe para otro
SI otro centro solicitante a
centro?
través de la transacción
(MM01)

NO

Codificador
Codificador Notifica al responsable
B
Ingresa el material en la solicitante la
data actualización realizada.

Codificador
Existe el grupo de
Define un nuevo grupo
articulos al material NO
de articulos y lo crea
asociado?
(OMSF).

SI

Codificador
Verifica en el formulario
de Actualización que el
material pertenezca a
una máquina.

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Codificador
Actualiza la lista de
Piezas del
Pertenece a una Fabricante para el
NO centro (MP01)
máquina?

SI
C Codificador
Informa al responsable
Codificador del almacén la
Verifica si existe el valor actualización ha sido
B
de la caracteristica de realizada
clasificación del material,
de lo contrario lo crea
(CT04)
D

Responsable del
Codificador Almacén
Crea Material Informa al Solicitante la
solicitado (MM01) actualización ha sido
realizada

A
Requiere ser
creado para varios NO
almacenes?
FIN
Codificador
Informa al responsable
SI del almacén la
actualización ha sido
realizada

Codificador
Ejecuta la transacción
(MMCS). D

Codificador
Verifica el
formulario Maestro de
Materiales y si no tiene
creado el tipo de material
lo crea (HERS)
ejecutando (MM01)

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Modificación de Materiales en el Maestro de Materiales

INICIO

Responsable del Almacén Solicitante

Recibe y revisa el formulario Recibe la información
actualizada

Solicitante
Identifica el material a ser
modificado

El formulario está FIN

NO
completo?

Solicitante
SI
Llena el formulario de
Responsable del Almacén
Actualización de Maestro de
Regresa al Solicitante para
Materiales
Responsable del Almacén que este sea corregido
Envía el formulario a la
dirección de correo
A "Actualización del Maestro
de Materiales.

Solicitante
Envía correo al Responsable
del Area para que apruebe la
solicitud
A
Codificador
Recibe solicitud y analiza la
información con el fin de
garantizar que la data a
ingresar este correcta

Responsable del Area

Recibe y aprueba solicitud del
material al maestro de
materiales Codificador
Modifica el material
(MM02)

Responsable del Area

Envía Solicitud aprobada al Codificador
Solicitante Informa al Responsable del
Almacén que la información
está actualizada.

Solicitante
Responsable del Almacén
Envía solicitud al
Notifica al Usuario la
Responsable del Almacén
actualización del Maestro de
para procesar la actualización
Materiales
del Maestro

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Petición de Borrado de Materiales en el Maestro de Materiales

INICIO
Responsable del
Almacén
Recibe y revisa el
formulario para la Solicitante
actualización del Recibe información
maestro actualizada
Solicitante
Identifica el material a ser
borrado

Responsable del
Almacén
Verifica el material FIN
(MMBE)

Solicitante
Elabora el formulario de
Actualización de Maestro de
Materiales
Responsable del Almacén
Notifica al Codificador la
actualización realizada

Solicitante
Solicita aprobación para el
borrado al Responsable de
Area.
Codificador
Verifica el material
(MMBE)

Responsable de Area
Recibe y aprueba la solicitud Codificador
de borrado del material en el Coloca el estatus de
maestro petición de borrado
(MM06) a nivel de
material, centro y
almacén según el caso

Responsable de Area Codificador

Envía solicitud aprobada al Notifica al Responsable de
Solicitante Almacénde materiales del
centro corresponediente la
actualización realizada

Solicitante Responsable de Area

Recibe solicitud y la envía al Notifica al Usuario la
responsable del Almacén de actualización del Maestro de
materiales del centro Materiales
correspondiente.

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