GESTION DE LA CALIDAD TOTAL

ISOSYSTEM
Mag. Ing. Gustavo Manuel Yáñez Wendorff
Setiembre 2006
ISOSYSTEM
Document es un
sistema
multiusuario y
multidepartamen
tal que asegura
el control y
utilización de
documentos con
alta calidad,
rapidez y
seguridad.
ISOSYSTEM
Document
incorpora
herramientas de
organización,
clasificación y
búsqueda que
proporcionan a
los usuarios un
acceso seguro,
simple e
inmediato a los
documentos.
ISOSYSTEM
Document

El contenido de los
documentos • WORD
electrónicos puede • EXCEL
ser visualizado • PDF
directamente por
ISOSYSTEM
Document, o a
través de
cualquier
aplicativo externo.
Para documentos en papel,
como libros, revistas,
contratos, catálogos, etc.,
ISOSYSTEM Document registra
la localización física de estos
además de controlar su
préstamo a los usuarios.
ISOSYSTEM Document

Posee un poderoso
mecanismo de control de
pendientes, denominado
Team Workflow, que notifica
automáticamente a los
responsables de acciones
pendientes, inmediatamente
aparecida la acción, y
autoriza el registro de la
información necesaria para
cumplimentar las mismas.

Cuando se registran atrasos

en el cumplimiento de éstas
acciones, los responsables
por el control de los
documentos son
automáticamente
notificados.
Este mecanismo asegura
gran agilidad en todas
las actividades de
gestión de los
documentos, permite el
control total de los
plazos y ofrece
mecanismos automáticos
para las etapas de
emisión y revisión de
documentos, control de
copias, vistos de
conocimiento de nuevas
versiones de
documentos, etc
Principales
beneficios

Alto nivel de
organización del
archivo de
documentos
electrónicos e
impresos.

Acceso rápido,
fácil y seguro a
los documentos
y datos de la
empresa.
Principales beneficios

Gran reducción de la
circulación de
documentos y registros
en papel.
Principales beneficios

Completa automatización de las actividades requeridas para el

proceso de control de documentos.

Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.

Principales beneficios

Total eliminación de
copias obsoletas en poder
de los usuarios.
Principales
beneficios

Control sobre los

entrenamientos
realizados y
pendientes.
Principales beneficios

Total control sobre los

préstamos y las
devoluciones de los
prototipos del archivo.

Completa eliminación de
disconformidades sobre el
control de los documentos
y datos.

Gestión completa del

archivo muerto,
temporalidad, solicitudes,
etc..
ISOSYSTEM Document
4.2.3 Control de los documentos

Los conceptos y recursos ofrecidos en a) Aprobar los documentos en cuanto a

ISOSYSTEM Document para el control de su adecuación antes de su emisión,
documentos y datos garantizan el
b) Revisar y actualizar los documentos
cumplimiento total de los requisitos exigidos cuando sea necesario y aprobarlos
en normas internacionales como ISO9000 e nuevamente,
ISO14000
c) Asegurarse de que se identifiquen los
cambios y el estado de revisión actual de
los documentos,
d) Asegurase que las versiones
pertinentes de los documentos
aplicables se encuentren disponibles en
los puntos de uso,

e) Asegurarse de que los documentos

permanecen legibles y fácilmente
identificables,
f) Asegurase de que se identifican los
documentos de origen externo y se
controla su distribución, y

g) Prevenir el uso no intencionado de

documentos obsoletos, y aplicables a
una identificación en el caso de que
se mantenga por cualquier razón.
Empresas que utilizan ISOSYSTEM
 Practica del Taller

1. Tareas pendientes

2. Consulta de documentos

3. Control de revisión

4. Consulta de revisión
1. Tareas Pendientes
a. Ingresar al menú Tareas Pendientes

b. Dar Click a Conocimiento de Revisión, mostrará la relación de documentos

que se esta notificando para su conocimiento

c. Se generá este conocimiento cada vez que el documento cambia de versión o

es registrado por primera vez.

b
c
1. Tareas Pendientes – Visualizar Documentos
d. Seleccionar el documento, para visualizar el documento dar click en el icono

d
e. Ejecutar la tarea pendiente, haciendo click
f. Colocar algún comentario de ser necesario.
g. Click en cerrar la cual es valida como una firma electrónica de recepcion
del documento.

f
g
1. Tareas pendientes

2. Consulta de documentos

3. Control de revisión

4. Consulta de revisión
• Las consultas auxilian al usuario
en la búsqueda de cualquier
información ya registrada en el
sistema.
• Para ello utilizamos los filtros de
búsqueda para describir las
informaciones que deseamos
encontrar.
2. CONSULTA DE DOCUMENTOS

–Por Jerarquía
Categoría
–Por Filtros
Palabra
Título
–Por atributo
 2. Consulta de documentos
a. Ingresar a la pestaña consulta, opción: documentos
b. Seleccionar la categoría en donde se ubica el documento
c. Hacer click en la opción visualizar

b
d. Hacer doble clic sobre el documento seleccionado
e. Muestra las características generales del documento.

e
f. Hacer clic en el icono del “rayo” para visualizar el documento.
NOTAR QUE SOLO SE PUEDE VISUALIZAR EL DOCUMENTO

f
2. Consulta de documentos - II
Existe la opción de buscar los documentos utilizando filtros
a. Primer caso buscaremos el documento por palabra clave
b. Digitamos la palabra clave, click en
c. Click en guardar

c b

a
 d. Hacer click en el icono para buscar los documentos.

d
 Segundo caso buscaremos el documento por Titulo

a. Digitamos el Titulo del Documento buscado.

b. Dar Click en para poder visualizar el documento.

a
2. Consulta de documentos - III
a. Seleccionar la pestaña Atributos.
b. Seleccionar atributos específicos del documento, Alcance
c. Dar click en para visualizar los documentos.

c
a

b
 Práctica del Taller

1. Tareas pendientes

2. Consulta de documentos

3. Control de revisión

4. Consulta de revisión
3. CONTROL DE REVISION
El control de Revision va desde la solicitud de revision hasta la etapa
de aprobacion del documento, previamente elaborado y revisado
(consenso).

El control de la revisión de los documentos hace referencia al cambio

en la versión de los documentos

Un cambio en la versión de un documento puede originarse por dos

motivos:

1) Por Inicio de los responsables del Control de los Documentos

2) Se solicito una revisión del documento por los usuarios

Nota:
Todos los usuarios pueden solicitar una revisión del documento.
El responsable de la revisión de los documentos es el área que registro el
documento.
 CICLO DE REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

No

Si Si
CONSENSO HOMOLOGADOR
ELABORACIÓN APROBACIÓN
(REVISION)

No

Ejemplo : Cambio de versión del instructivo registrado anteriormente.

“Eliminación de residuos sólidos en el laboratorio”
3.1 SOLICITUD DE REVISIÓN
a. Ingresar a la pestaña REVISION , opción: SOLICITUD DE REVISIÓN

a
• 3.2 NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• a. Dar clic en para realizar una nueva solicitud de revisión.

a
• 3.2 NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• b. Buscar el documento que será revisado.

b
• 4. NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• c. El documento puede ser buscado por categoría, numero o titulo, ingresar el
criterio y hacer clic en

c
• 4. NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• c. El documento puede ser buscado por categoría, numero o titulo, ingresar el
criterio y hacer clic en

c
• 4. NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• c. El documento puede ser buscado por categoría, numero o titulo, ingresar el
criterio y hacer clic en
• 4. NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• c. El documento puede ser buscado por categoría, numero o titulo, ingresar el
criterio y hacer clic en
• d. Hacer clic en guardar para incluir el documento para la revisión.
• 4. NUEVA SOLICITUD DE REVISIÓN
• c. El documento puede ser buscado por categoría, numero o titulo, ingresar el
criterio y hacer clic en
 e. Ingresar una breve descripción del cambio que se pretende incluir, la
justificación del mismo.
f. Indicar el plazo para la aprobación de la solicitud.
g. Hacer clic en guardar para poder anexar un documento adjunto.

g
f

e
h._ Dar clic en examinar para ubicar el documento que se anexará a la solicitud de
revisión

h
h._ Dar clic en examinar para ubicar el documento que se anexará a la solicitud de
revisión
i._ Seleccionar el documento, dar clic en abrir.

j
j._ Dar clic en salvar para anexar el documento a la solicitud de revisión, donde
apreciamos que se puede visualizar el documento anexado.

i
 k._ Dar clic en el icono salvar y cerrar.
l. Hacer clic en OK para enviar solicitud de aprobación.

l
Los Coordinadores del SGI se encargan de Aprobar las Solicitudes de
Revisión (de acuerdo a su alcance) e inmediatamente Elaboran las Rutas de
Revisión, especificando los responsables, en base al SGIPR001.

ELABORACIÓN

- Seleccionar el pendiente de “Elaboración de Revisión” y hacer

doble clic en el nombre del documento.
- Seleccionar la pestaña “Archivo Electrónico”
- Dar click en Examinar para adjuntar el archivo elaborado en Word
o Excel ubicándolo en el directorio de la PC.
 ELABORACIÓN

- Dar clic en el icono salvar, para anexar el documento, cerrar la ventana

 ELABORACIÓN

- Ejecutar la tarea pendiente y luego aceptar para enviar el documento

para su revisión en la etapa de consenso
. El consensor recibe el pendiente de CONSENSO DE REVISION y revisa las CONSENSO
modificaciones realizadas por el elaborador para lo cual accede el campo
modificaciones y lo corrobora abriendo el archivo electrónico.
•El consensor tiene dos opciones: CONSENSO
•a) Pasar a la etapa de aprobación
•b) Retornar al elaborador luego de completada la critica que es obligatoria.
•Para realizar cualquiera de las dos opciones hacer clic en el check y seleccionar
ejecutar el pendiente .

OPCION A
OPCION B
El aprobador tiene la opción al igual que el consensor de revisar el APROBACION
documento, hacer las criticas de ser el caso y de realizar también
una modificación en el mismo documento
Registrar una critica APROBACION
.- Dar clic en el icono de Datos de la revisión, en la pestaña Criticas,
dar clic en Nuevo registra la critica en la nueva ventana
•El aprobador tiene dos opciones: APROBACION
•a) Pasar a la etapa de homologacion
•b) Retornar al elaborador luego de completada la critica que es obligatoria.
•Para realizar cualquiera de las dos opciones hacer clic en el check y seleccionar
ejecutar el pendiente .

OPCION A
OPCION B
 HOMOLOGACIÓN

• En esta etapa el Coordinador que registro el documento tendrá el

pendiente de homologación de revisión, para verificar que el
documento cumpla con el procedimiento SGIPR001 Control de
Documentos del Sistema de Gestión Integrado.

• Cuando el documento sea Homologado, el sistema notificara a

todos los usuarios involucrados mediante la opción “Tareas
Pendientes” para que tengan conocimiento de la Nueva Versión
Aprobada.
 Práctica del Taller

1. Tareas pendientes

2. Consulta de documentos

3. Control de revisión

4. Consulta de revisión
• CONSULTA DE REVISIONES
• a. Ingresar al modulo Consulta: Opción:Revisiones
• b. Seleccionar la categoría donde se ubica el documento
• c. Hacer click en la opción visualizar

b
• d. Hacer doble Clic sobre el documento seleccionado para ver los datos de la
revisión , modificaciones, criticas , fechas y responsables asociados
(participantes)
SALIDA CORRECTA DEL
SISTEMA