CAPÍTULO II

DINÁMICA DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

Departamento de Comercialización y Ventas

Antes de mencionar las funciones del Departamento de Comercialización es

bueno aclarar lo siguiente: La comercialización: “Es más que vender o hacer
publicidad".
La comercialización es a la vez un conjunto de actividades realizadas por la
organización, y un proceso social. Se da en dos planos: Micro y Macro. Se utilizan
dos definiciones: Microcomercialización y Macrocomercialización.
La primera observa a los clientes y a las actividades de las organizaciones
individuales que los sirven.
La otra considera ampliamente todo el sistema de producción y distribución.

De las Funciones se Puede Señalar:

1. Analizar las necesidades de los consumidores para ver que producto prefieren,
que cantidad y presentación.
2. Prever qué tipos de presentación desearán los distintos consumidores en lo que
concierne a tipo de arroz.
3. Estimar cuántas de esas personas estarán comprando el producto en los próximos
años.
4. Prever con exactitud cuándo dichos consumidores desearán comprar el producto.
5. Determinar en dónde estarán esos consumidores y cómo colocar el producto de la
firma a su alcance.
6. Decidir qué clase de promoción deberá utilizarse para que los probables clientes
conozcan los productos.
7. Estimar cuántas empresas competidoras están en el mercado procesando, qué
cantidad producirán, y a qué precio.

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8. Las actividades anteriores no forman parte de la producción, ya que ésta consiste
en procesar el producto o prestar servicios. Por el contrario integran un proceso
más vasto, llamado comercialización, que provee la orientación necesaria para la
producción y ayuda a lograr que se fabrique el producto adecuado y que llegue a
los consumidores.

Los Cargos que lo Conforman

1 Director de Mercadeo y Ventas.

1 Contralor de ventas
4 Gerentes de Sucursales.
8 Vendedores.
8 Promotores.
4 Administrador de Sucursal
4 Asistentes de Ventas.
25 Chóferes de distribución

Descripción de Cargos

Director de Mercadeo y Ventas

Se comenzará por definir qué es un Gerente de Ventas: El Gerente de Ventas es

la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o Departamento de
Ventas.
El buen Gerente de Ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero
líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un
gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones, se
tienen las siguientes:
1. Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.

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2. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo
plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar a ser
el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más
precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el
próximo trimestre.
3. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia
y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero
calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando la participación
en el mismo, se puedan pronosticar las ventas. Dicho pronóstico debe ser lo mas
preciso posible porque de esto dependen otros compromisos, como la compra de
materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.
4. Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el
gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja y como debe
tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento.
5. Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del
Gerente de Ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos
casos, estos procedimientos son realizados por el Departamento de Recursos
Humanos, aunque la forma idónea sería que este departamento, reclute y
seleccione previamente y luego se le presente al Gerente, sólo los mejores
candidatos para ser incorporados a la empresa.
6. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de
desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades
como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas
el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores,
tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor, sus zonas
geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la
sumatoria de éstas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.
7. Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación,
son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es
transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza.

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8. Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que se
esté trabajando y de como este organizada la estructura de ventas.
9. Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluida un
análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual seria el costo
para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las
estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que
incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.
10. Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el
desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los
anteriores y a los vendedores uno con otros.
11. Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el
procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idónea y que sus
representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

Contralor de Ventas

1. Supervisar la venta del producto a los clientes de la empresa.

2. Autorizar conjuntamente con alguno de los directivos, líneas de crédito para los
nuevos clientes, previa revisión de los recaudos legales correspondientes.
3. Verificar que los recibos de caja, con los cuales los vendedores relacionan las
cobranzas, estén llevados acorde con la conciliación bancaria.
4. Auditar e intervenir a los vendedores en aquellos casos de cheques devueltos cuya
reposición no se haga de inmediato, manteniendo en estos casos el debido
seguimiento con los funcionarios de las entidades bancarias en las cuales la
empresa mantenga cuentas.
5. Revisar diariamente todos los estados de cuenta de los bancos, cotejando el físico
de los ingresos y egresos con el reporte bancario.
6. Verificar que la facturación del producto por precio unitario se realice de acuerdo
a los parámetros fijados por la junta directiva.
7. Revisar que las comisiones de los vendedores se ajusten a los parámetros
establecidos en la tabla de comisiones por la Junta Directiva.

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8. Revisar y aprobar las cajas chicas de las sucursales.
9. Supervisar periódicamente las labores de venta y cobranza en las sucursales como
en la sede principal.
10. Realizar, programar y dirigir la publicidad de los productos en las diferentes
sucursales.
11. Supervisar el inventario de la planta y sucursales.
12. Cualquier otra función inherente al cargo que le sea encomendada por su superior
inmediato o por el canal correspondiente.

Gerente de Sucursal

1. Supervisar, coordinar y verificar la ejecución de las políticas de venta y cobranza,

de acuerdo a los lineamientos fijados por la Gerencia de Comercialización y
Ventas.
2. Supervisar la venta del producto a los clientes de la empresa.
3. Autorizar conjuntamente con alguno de los directivos, líneas de crédito para los
nuevos clientes, previa revisión de los recaudos legales correspondientes.
4. Auditar e intervenir a los vendedores en aquellos casos de cheques devueltos cuya
reposición no se haga de inmediato, manteniendo en estos casos el debido
seguimiento con los funcionarios de las entidades bancarias en las cuales la
empresa mantenga cuentas.
5. Verificar que la facturación del producto por precio unitario se realice de acuerdo
a los parámetros fijados por la Gerencia de Comercialización y Ventas.
6. Revisar que las comisiones de los vendedores se ajusten a los parámetros
establecidos en la tabla de comisiones por la Gerencia de Comercialización y
Ventas.
7. Revisar y aprobar las cajas chicas de la sucursal.
8. Supervisar periódicamente las labores de venta y cobranza en la sucursal.
9. Supervisar el inventario de la sucursal.
10. Cualquier otra función inherente al cargo que le sea encomendada por su superior
inmediato o por el canal correspondiente.

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11. Supervisar las funciones y deberes del personal que labora en cada sucursal.

Administrador de Sucursal y Asistente de Ventas

1. Chequear el inventario de la sucursal.

2. Recepción y emisión de guía de despacho con sus soportes (control de averías,
nota de salida).
3. Registrar los despachos de los choferes para el pago semanal de la caleta.
4. Realizar el proceso de facturación y apertura de código de nuevos clientes
confirmando en la página del SENIAT el RIF de los mismos.
5. Elaboración y recepción de guías de despacho. (SADA).
6. Enviar un correo cada vez que se reciba mercancía a la gerencia de INDEPABIS.
7. Elaborar Notas de Crédito, Débito, devolución en ventas, Cheques devuelto.
8. Elaborar relación de los cheques recibidos por los choferes y entregársela al
vendedor.
9. Chequear y procesar las cobranzas.
10. Llevar un registro de las cobranzas con la información del cheque, banco y monto
para el control de los cheques devueltos.
11. Efectuar el pago de los servicios (agua, luz y limpieza de la oficina).
12. Archivar las copias de los documentos que se generen e ingresen en la sucursal.
13. Gestionar la caja chica. (Pagos y reposición).
14. Llevar el control de asistencia para el pago de la cesta ticket.
15. Llevar el control del despachado para el cálculo de las comisiones de los chóferes.
16. Efectuar pagos a los choferes de: viáticos, peaje, comida, gasoil y caleta.
17. Enviar información a la sede principal de los movimientos por correo electrónico
(DATA).
18. Enviar la valija a la sede principal.
19. Recepción de llamadas y gestionar cualquier tramite con los demás departamento
de la sede principal (Contabilidad, Ventas, Pagos, Recursos Humanos, entre
otros).

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Funciones del Vendedor

1. Llevar el control de los inventarios de cada cliente.

2. Elaborar reporte de gastos semanales.
3. Realizar los pedidos de los clientes colocándole código del cliente, fecha y precio
de los productos. Sin tachaduras ni enmienda. Se colocará en observaciones los
cambios a realizar.
4. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los promotores.
5. Realizar el cobro de las facturas a los clientes.
6. Realizar el depósito de las cobranzas.
7. Elaborar recibo de ingreso por la cobranza recibida, especificando si es efectivo o
cheque, nombre del banco y fecha de cobranza.
8. Enviar los talonarios de recibos terminados así como los recibos anulados.
9. Captar nuevos clientes, llenar solicitud de crédito y requerirle copia del registro
de comercio y copia del RIF.
10. Recuperar cheques devueltos y solicitar movimientos bancarios cuando el motivo
del cheque sea presentar por taquilla.

Funciones del Promotor

1. Enviar a oficina semanalmente reportes de las visitas diarias a los clientes,

acompañados del sello de los respectivos negocios.
2. Elaborar reporte de gastos semanales.
3. Revisar los anaqueles de los clientes y mantenerlo con mercancía.
4. Llevar el inventario de los negocios y hacerle la rotación al producto.
5. Realizar el forrado de los anaqueles, exhibidores y torres.
6. Contar y embalar los cambios que salgan en los negocios y notificar en los
reportes.

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Chofer de Distribución

1. Manejar vehículos automotores propiedad de la empresa o los que esta designe,

dentro y fuera del país, para diversas cargas en las diferentes sucursales,
ejecutando maniobras con el equipo de que estén dotados los vehículos,
chequeando las condiciones mecánicas del vehículo asignado.
2. Realizar labores de carga de combustible, revisión y regulación de niveles.
3. Manejar los vehículos automotores en los términos que marcan los reglamentos
de tránsito en carreteras nacionales, y estatales correspondientes.
4. Chequear las condiciones mecánicas del automotor que vaya a conducir,
cerciorándose de que la unidad esté en condiciones de circular y en su caso
reportar al jefe inmediato las anomalías que detecte para su corrección por quien
determine la empresa; por instrucciones de la empresa y cuidando la atención del
servicio, realizará trabajos preventivos y en su caso correctivos de mecánica sobre
fallas menores del vehículo a su cargo, así como cuando la unidad que requiera su
intervención inmediata sobre fallas menores en los diferentes trayectos entre
estados y que cuente con los conocimientos y herramientas necesarias para
resolver dichas fallas.
5. Chequear los niveles de aceite, presión de aire, gasolina, diesel, agua y limpieza
de los vehículos propiedad de la empresa o de los que ésta designe; hará la
nivelación antes señalada en el tiempo y la forma que determine la empresa.
6. De acuerdo a las instrucciones de la empresa, coordinará labores de carga y
descarga de sacos y bultos y todo lo inherente a lo trasladado en el vehículo a su
cargo, de materiales o equipo en los trabajos, eventos o comisiones que se le
encomienden, llevará documentos o paquetería a otras dependencias, y otras
relativas a su trabajo.

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