“Cotización Servicios de Digitalización

Plataforma de Consulta Vía Web”

Gea International

Atención: Sr. Adriel Cerruda

Fono: (56-2) 9-50012893
E-mail: crruda@cl.geainternational.com

Cotización Nº 2204_GEA_FJB_1017
Fecha: Santiago, 6 de Noviembre de 2017

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prohibida su reproducción, copia o fotocopia y/o su transmisión total o parcial a través de cualquier medio, sin la autorización
por escrito de DocuStore SpA.
 Santiago, 06 de Noviembre del 2017
Señores,
Gea International
Adriel Cerruda
Presente:
UU

ref.: Cotización N°/Noviembre/2017

Estimados,

De acuerdo a lo solicitado, tenemos el agrado de someter a su consideración

oferta que adjuntamos por el Servicio de Digitalización de Documentos y Plataforma de
Consulta Web.

Nos es grato señalar que contamos con tecnología de punta a fin de realizar
nuestras cotidianas operaciones, con los mejores y más avanzados sistemas de
seguridad, enfocándonos especialmente en clientes que desean una respuesta rápida y
oportuna a sus solicitudes de administración.

Es importante resaltar, que nuestra propuesta económica se sustenta en la

reducción de gastos a las empresas que no desean distraerse de su negocio principal y
en los servicios, en la cual no cuentan con la experiencia que Docustore SpA brinda. Al
contratar nuestros servicios, estamos seguros de estar colaborando a que se genere un
menor gasto, en su presupuesto anual y una notable mejoría en la eficiencia.

Todas las anteriores y otras condiciones, nos permiten ofrecerles a ustedes un

Servicio Integral de la Información con claras ventajas respecto de nuestra
competencia, tales como un servicio diseñado especialmente a sus requerimientos, con
una respuesta siempre rápida a sus solicitudes y entregar a ustedes la tranquilidad de
que su información estará bien resguardada.

Es por ello, que somos la única empresa de la industria que se encuentra

certificada en un sistemas de Gestión y Aseguramiento de calidad, mejorando la
calidad y productividad, gestión de recursos humanos y planes de formación a través
de la certificación ISO 9001.

Les saludamos muy atentamente,

Andrés Alvarado H.
Gerente General
 Situación Actual

1.- Archivo Central

Características Generales

Según lo expuesto, se concluye la siguiente situación actual en cuanto a los

Archivos Documentales.

• La documentación perteneciente a GEA, corresponde a Información relacionada

al Área de CONTRATOS, equivalentes a un Universo de 2500 sets para Líder,
7000 para Hites, y 4000 de Corona. Es un flujo mensual

• Esta información será Digitalizada y clasificada en instalaciones DocuStore.

• Es bueno mencionar, que actualmente Gea International no cuenta con bases

de datos de dicha información, para tales efectos, se sugiere realizar un
Inventario en el proceso de digitalización para su posterior carga a la
Plataforma Web.

• Los Documentos se encuentran almacenados en dependencias del cliente,

ubicadas en Las Condes, en dependencias de Gea

• Por otro lado, los documentos y debido a su calidad y posterior consulta

deberán ser digitalizados a un mínimo de 200 dpi, en formato PDF.

• El volumen aproximado equivalentes en Imágenes es de 23.000

• El volumen aproximado de índices es 26.500

• En términos de índices, se asociarán datos y descriptores de acuerdo a las

siguientes instrucciones:
• Para Documentos de Presto; N° de Propuesta y Nombre del suscriptor.
• Para Documentos de Hites; Rut del suscriptor.
• Para Documentos de Corona; Rut suscriptor, Nombre y fecha.

• La Plataforma de Consulta Web, considera la creación de 10 Usuarios para

consulta de los Contratos vía Web.

• Periodo de duración del Proyecto: Mensual.

• Los valores expuestos no incluyen IVA.

 Propuesta Económica

A.1.- Servicios de Digitalización

Precio de digitalización, preparación, QA y rearchivo por página

Digitalización por página 0.00092 UF

Paginas Calculadas 23.000 Unidades

Servicios

Retiro, Traslado de Retiro de Documentos desde Oficinas del

0,30950 UF
Documentos y Envío Cliente a DocuStore

Caja de cartón HardBox en la que se

Caja Cartón 0,04455 UF
almacena la documentación unidades

Indexación (búsqueda) por campo, con

Indexación Campo Alfa
un máximo de 20 caracteres por línea. 0.000371 UF
numérico
Indices calculados 26.500

Entrega de la información en DVD/CD

DVD / CD 1.6 UF
(opcional)

* Ver descripción en Anexo 1

 Propuesta Económica – Plataforma Web

Costo Implementación

Implementación y Puesta en Marcha 30 UF

Periodo en Régimen
Consiste en la Utilización y disponibilidad de la Plataforma DocuStore, tanto en espacio
en discos duros como de Servidores, Máxima Seguridad y Post Venta.

Costo Servicio Mes por GB 0.9 UF

Costo Creación de Usuarios Adicionales 1,5 UF

 ANEXO 1

Modelo de Solución
Servicio de Digitalización de Documentos

Servicio de Digitalización

Para efectuar de la mejor forma este Servicio, que es sobre documentación de alto
valor para el Cliente, por lo cual el proceso a realizar deberá contar con:

• Revisión de los antecedentes (Control de Calidad) por parte del cliente.

• Almacenaje en cajas Docustore para traslado
• Traslado desde instalaciones del cliente a instalaciones de Docustore.
• Preparación de los Antecedentes para su Digitalización.
• Digitalización de los Antecedentes.
• Generación de archivo PDF.
• Control de Calidad.
• Carga de Documentos a plataforma Web.

Para mayor información; agradecemos visitarnos en www.docustore.cl

 ANEXO 2

Plataforma de Consulta Web

ALCANCES DE LA PUESTA EN MARCHA

SERVICIO DE PUESTA EN MARCHA, considera:

A. DISEÑO DE PARÁMETROS Y PERSONALIZACIÓN.

a. Toma de requerimientos sobre:

• Página de acceso, imagen corporativa, formularios.
• Etapas y flujos asociados al proceso de gestión.
• Parámetros de uso del sistema.
b. Guía y recomendación, por parte de personal de DocuStore SpA.,
respecto a experiencia acumulada de personalizaciones.
c. Generación de “Ficha Técnica” del módulo, en la cual se detalla el
acuerdo de la personalización de éste y se define la referencia de la
implementación. (Formulario Levantamiento Plataforma.xls)

B. IMPLEMENTACIÓN.

a. Modelamiento y programación de requerimientos

b. Configuración de la personalización del módulo sobre plataforma Web.
c. Control de calidad y pruebas finales.

C. CAPACITACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL MÓDULO.

El período de Puesta en Marcha del servicio, finaliza con la capacitación del

administrador general y con la correspondiente entrega de su clave de
acceso. Una vez capacitado el administrador, se inicia el período en
régimen. Además se le hace entrega de su Certificado de Capacitación.

D. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO.

El concepto central del módulo, es generar un repositorio virtual de

documentos asociados al Área definida por la empresa, los cuales sean
accesibles vía Internet. Los usuarios del sistema estarán compuestos por las
personas que el cliente defina, a quienes cuando se carguen recibirán un
mail informativo con el aviso correspondiente, el cual además tendrá un
vinculo directo al documento solicitado.

Es importante destacar, que el módulo no sólo será diseñado para realizar

consultas rápidas y eficientes, sino que también permitirá almacenar los
documentos bajo una clasificación única y lógica, la cual será de gran ayuda
para el usuario final, ya que se les presentarán agrupados, en base a
criterios útiles de búsqueda de los distintos documentos almacenados.
 ALCANCES DEL PERÍODO EN RÉGIMEN

A. PERÍODO DE MARCHA BLANCA

Una vez capacitado el administrador, se inicia un período marcha blanca del
sistema, el cual tiene una duración de 1 mes. Durante este período, el cliente será
atendido por un equipo de post venta de DocuStore SpA., cuya responsabilidad
será dirigir, incentivar y apoyar al cliente en el proceso de inserción del sistema en
su organización. Dentro de las tareas de este equipo destacan:

o Capacitaciones en terreno para los principales usuarios del sistema, Región

Metropolitana.
o Capacitaciones adicionales según se requiera (telefónicas).
o Seguimiento e incentivo periódico a usuarios pocos activos en el uso del
sistema.
o Informes al cliente respecto del nivel de participación, durante el período de
la marcha blanca, de cada uno de los usuarios creados en el sistema.

B. UTILIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS:

o Espacio en discos duros de servidores de DocuStore SpA.
o Recursos de conectividad y servidores.

C. MÁXIMA SEGURIDAD:
o A nivel de Seguridad: Servidores en Data Center; Firewall, Servidores
Replicados, Respaldos periódicos de base de datos y archivos, sistema
detección de intrusos, sistema UPS, sistema contra incendio, entre otros.
o A nivel de Plataforma y Aplicación: Considera resguardos a nivel de
base de datos y sistema operativo; claves de acceso de usuarios según
perfil asociado; vigencia de acceso controlada por cliente administrador;
certificación de seguridad.

D. MESA DE AYUDA (telefónica)

o Apoyo y guía general a usuarios.
o Manuales de uso, a Nivel de Usuario Consultor, Usuario Cargador y
Administración General, disponibles desde la Plataforma.

E. EJECUTIVO DE POST VENTA

o Responsable directo de la excelencia del servicio para el cliente.
o Comunicación directa y periódica con el administrador del sistema, sobre el
funcionamiento de la Plataforma Documental DocuStore.
o Supervisión de la mesa de ayuda de DocuStore, para que ésta entregue un
servicio de calidad a los usuarios.
o Orientación para el uso eficiente del sistema, promoviendo su uso al
máximo.

F. UP-GRADE PERIÓDICO DE LA PLATAFORMA.

Clientes que ya han confiado en DocuStore