UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MODALIDAD A DISTANCIA

SEMESTRE Abril 2016 - Septiembre 2016

UNIDADES DIDÁCTICAS

INFORMÁTICA APLICADA

Nivel: 3
Número de créditos: 3

TUTORA:
Ing. Mónica Guerrero, MTE

Quito - Ecuador
 INDICE

INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ 5
LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS BASADOS EN LAS COMPETENCIAS _________ 6
COMPETENCIAS ___________________________________________________________ 7
General _____________________________________________________________________ 7
Específicas ___________________________________________________________________ 7
BIBLIOGRAFÍA Y NETGRAFÍA _________________________________________________ 7
Bibliografía principal __________________________________________________________ 7
Bibliografía adicional __________________________________________________________ 7
Netgrafía ____________________________________________________________________ 8
ORIENTACIONES GENERALES _______________________________________________ 10
Importancia de la asignatura ___________________________________________________ 10
Relación de la asignatura con otras disciplinas _____________________________________ 11
SISTEMA DE EVALUACIÓN HEMISEMESTRAL ___________________________________ 12
DESARROLLO DE LAS UNIDADES DIDÁCTICAS __________________________________ 12
SOFTWARE DE PRESENTACIONES, REPOSITORIOS Y REDES SOCIALES: POWERPOINT -
PREZI __________________________________________________________________ 12
PowerPoint _____________________________________________________________ 12
Introducción ________________________________________________________________ 12
Entorno de PowerPoint _______________________________________________________ 13
Diseños de diapositiva ________________________________________________________ 15
Encabezado y pie de página ____________________________________________________ 16
Insertar elementos multimedia en una presentación________________________________ 17
Animaciones de textos y objetos ________________________________________________ 17
Transiciones ________________________________________________________________ 19
Hipervínculos _______________________________________________________________ 19
Hipervínculo hacia un sitio web ________________________________________________________ 19
Hipervínculo hacia otro documento _____________________________________________________ 20
Hipervínculo dentro del mismo documento ______________________________________________ 21

Prezi ___________________________________________________________________ 22
Introducción ________________________________________________________________ 22

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 Entorno del programa ________________________________________________________ 23
Inserción y edición de texto ____________________________________________________ 24
Inserción y edición de elementos _______________________________________________ 24
Ruta _______________________________________________________________________ 26
Compartir y colaborar ________________________________________________________ 27
SISTEMA DE BASES DE DATOS: ACCESS _______________________________________ 29
Clave Principal ______________________________________________________________________ 31

Creación de una tabla_________________________________________________________ 32

Nombre de campo __________________________________________________________________ 32
Tipo de datos _______________________________________________________________________ 32

Propiedades de los campos ____________________________________________________ 35

Propiedades de los campos ___________________________________________________________ 35

Las relaciones en Access _______________________________________________________ 36

Tipos de relaciones __________________________________________________________________ 39

Los formularios ______________________________________________________________ 41

Creación de menú____________________________________________________________ 42
Las Consultas _______________________________________________________________ 44
Crear una consulta ___________________________________________________________ 44
Manejo de campos calculados __________________________________________________ 45
Los Informes ________________________________________________________________ 46
Seguridad de la Base de Datos __________________________________________________ 46
Cifrar con contraseña ________________________________________________________________ 46

SISTEMA DE DIAGRAMACIÓN: VISIO _________________________________________ 48

Crear un diagrama de flujo básico _______________________________________________ 48
Formato y Conexión de formas _________________________________________________ 50
Formas y Galerías de símbolos _________________________________________________ 51
Formas ____________________________________________________________________________ 51
Galerías de símbolos _________________________________________________________________ 52

Ejemplos de diagrama de flujo__________________________________________________ 52

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS: PROJECT ________________________________ 55
Ingresar tareas ______________________________________________________________ 56
Duración estimada y duración real. _____________________________________________________ 56
Duración transcurrida ________________________________________________________________ 57

Hitos ______________________________________________________________________ 57
Tareas repetitivas ____________________________________________________________ 57

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Vincular tareas ______________________________________________________________ 59
Dependencia de tareas________________________________________________________ 60
Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. _____________________________________ 60
Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. _____________________________________ 61

Dividir tareas _______________________________________________________________ 61

Tareas críticas _______________________________________________________________ 62
Gestión de los recursos del proyecto_____________________________________________ 62
Tipos de recursos ___________________________________________________________________ 62
Hoja de recursos ____________________________________________________________________ 63
Modificar datos de recursos ___________________________________________________________ 64
Eliminar un recurso. _________________________________________________________________ 65
El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. __________________________________ 66
El cuadro de diálogo Asignar recurso ____________________________________________________ 67

Costos _____________________________________________________________________ 68
Determinado por Tasa _______________________________________________________________ 68
Determinado por Uso ________________________________________________________________ 68
Costo Fijo __________________________________________________________________________ 68
Ingreso de un costo de tasa estándar y hora extra. _________________________________________ 69

Calendario de recursos. _______________________________________________________ 70

Como establecer un calendario para un recurso en particular: _______________________________ 70

Visualización de Informes básicos _______________________________________________ 71

4
 INTRODUCCIÓN
A través del estudio de la asignatura Informática Aplicada, se pretende que el estudiante

adquiera los conocimientos y habilidades necesarias, para que pueda aplicarlos al

desarrollar los trabajos requeridos en las otras asignaturas así como también en el

desenvolvimiento de sus obligaciones profesionales.

Las distintas opciones que disponen los programas de aplicación o software, son los

elementos que posibilitan realizar y facilitar la ejecución de muchos procesos que la

cotidianidad demanda. Estas características, han ubicado al computador como una

herramienta tecnológica por excelencia en el presente siglo, tanto para los negocios, las

comunicaciones y en general para cualquier actividad del ser humano.

En particular, la temática a tratar en el estudio de la Informática Aplicada, está dirigida al

aprendizaje de los programas de aplicación, los cuales son de propósito específico,

orientados a las ciencias contables y administrativas, como los siguientes:

Software de Presentaciones, Repositorios y Redes Sociales:

PowerPoint - Prezi

Software de Base de Datos – Access

Software de Diagramación -Visio

Software de Gestión de Proyectos - Project

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 LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS BASADOS EN LAS
COMPETENCIAS

La interacción con aplicaciones informáticas es de gran importancia en la actualidad,

porque pueden ser utilizadas para la resolver y facilitar innumerables situaciones que tienen

que ver con la administración pública y privada, es decir con la empresa en general. Al

estudiar los fundamentos teóricos de los sistemas informáticos, de forma ordenada y

selectiva, se consigue un correcto empleo de las herramientas informáticas, de manera que

a través de ejercicios prácticos fundamentados en la temática a tratar, es posible realizar

diferentes actividades como: presentaciones para charlas, conferencias, disertaciones,

manejo ordenado de conjunto de datos relacionados con una empresa o institución, como el

personal, la producción, el mercadeo y otros campos importantes; también para diseñar

diferentes tipos de procesos; así como para planificar, monitorear y programar las

actividades requeridas para la gestión de proyectos.

La tecnología está al alcance de todos pues vivimos en un mundo cada vez más competitivo

e informatizado. El saber utilizar las herramientas informáticas es de gran ayuda para el

desenvolvimiento tanto en los estudios de una carrera profesional como en la vida laboral.

En conclusión, es imprescindible el manejo de las Tecnologías de Información y

Comunicación (TIC), por parte de quienes dirigen las empresas y por cualquier profesional

en general, para integrar soluciones que permitan obtener ventajas competitivas, sin perder

de vista los valores éticos y humanos.

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 COMPETENCIAS
General
Utiliza paquetes informáticos de interés en el entorno empresarial, para desarrollar las

actividades académicas y laborales de manera creativa y eficiente fortaleciendo la

interrelación personal y la práctica de valores en la solución de problemas.

Específicas
Unidad 1. Software de Presentaciones, Repositorios y Redes Sociales: Elabora

presentaciones, utiliza repositorios y redes sociales de manera adecuada y organizada

Unidad 2. Software para gestión de Base de Datos – Access: Diseña y crea bases de datos

funcionales con precisión y honestidad.

Unidad 3. Software de Diagramación –Visio: Elabora, grafica e interpreta procesos

administrativos y contables con responsabilidad.

Unidad 4. Software de Gestión de Proyectos - Project: Planifica y gestiona proyectos

optimizando los procesos y recursos para su ejecución en forma eficiente.

BIBLIOGRAFÍA Y NETGRAFÍA
Bibliografía principal
Castelló, M. A. (2013). Estrategias empresariales en la Web 2.0: las redes sociales online.
España: ECU. Recuperado de: http://www.ebrary.com
Trigo Aranda, V. (2013). Guías Prácticas – PowerPoint 2013. Madrid: Anaya Multimedia.
Díaz, S. J. M. (2013). Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. España:
Editorial Tutor Formación. Recuperado de: http://www.ebrary.com
Rubio, V. (2011). Visio 2010 (Guías Prácticas). España: Anaya Multimedia.
Rubio, V. (2010). Project 2010 (Guías Prácticas). Madrid: Anaya Multimedia.

Bibliografía adicional
Guerrero, M. (2016). Informática aplicada a las ciencias administrativas y contables.
Disponible en: http://facultad.info/contenidos-didacticos
Madruga Payno, J. (2013). Guías Prácticas – Office 2013. Madrid: Anaya Multimedia.

7
Netgrafía
PowerPoint:
Fundamentos de PowerPoint: http://www.slideshare.net/gsmony/fundamentos-de-
powerpoint

Access:
Creación de tablas y relaciones con Access:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iQqF5fzawR8
Cuadros combinados en Access:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=4VoAhEOcU-c
Consultas sencillas: https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=-
Ph0DN7NPw0
Consultas con campos tipos fecha:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=D5aKSlTL1aU
Consultas parametrizadas:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=y-mGInQp2U8
Consultas con cálculos:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=N7oEEN0BzYg
Informes en Access:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=nE_kbYiBzR0
Creación de formularios:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=V-u7eznLzng

Visio:
Ejemplo de diagrama de flujo en Visio:
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=S84OPvuYnj8
Ejercicio utilizando contadores:
http://www.calameo.com/read/00114747939a83c56cfa5
Ejemplo de diagrama de funciones cruzadas:
http://www.calameo.com/read/001147479973dc4bc51a3
Cómo crear un diagrama de funciones cruzadas:
http://www.metacafe.com/watch/8541568/diagrama_de_funciones_cruzadas/
Ejercicio Ventas con descuentos:
http://www.calameo.com/read/001147479df08bae08af8

Project:
Iniciando un proyecto:
https://www.youtube.com/watch?v=UNov3la-BZY
Esquematización de un proyecto:
8
 https://www.youtube.com/watch?v=OF3H83VX7eY
Gestión de recursos:
https://www.youtube.com/watch?v=fPGBrKa87cw
Trabajando con recursos y tareas:
https://www.youtube.com/watch?v=hJKNe14J1-4

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 ORIENTACIONES GENERALES
Importancia de la asignatura

El panorama que presenta la informática es amplio por lo que se debe estar consciente de la

necesidad de conocer y aplicar lo concerniente a la temática que se propone, por lo cual se

ofrece con el estudio de esta asignatura, un enfoque basado en la aplicación práctica que

pueda ser de utilidad en el desarrollo de diferentes actividades académicas durante su

carrera universitaria y en la solución de problemas empresariales en el ámbito profesional.

La asignatura Informática Aplicada tiene gran importancia, porque permite conocer los

sistemas informáticos que pueden ser utilizados como herramientas, para la resolución de

innumerables problemas que tienen que ver con la administración pública y privada y la

empresa en general, de una manera precisa, oportuna y completa.

Los temas están debidamente ordenados, con ejemplos relativos al correcto empleo de los

programas, de tal manera que se pueda revisar, practicar y ampliar los conocimientos, a

través de ejercicios; además que facilitaran la realización de presentaciones para charlas,

conferencias, disertaciones, así como la gestión ordenada de datos relacionados con las

empresas e instituciones en cuanto al manejo de personal, producción, mercadeo y otros

campos importantes; de igual manera aportan en el diseño de diferentes tipos de

organigramas y también en la planificación, monitoreo y programación de las actividades

requeridas para la consecución de proyectos

10
Relación de la asignatura con otras disciplinas

La asignatura, Informática Aplicada, tiene trascendental importancia en la vida y desarrollo

del ser humano. Por ejemplo, constituye una herramienta de apoyo para las demás

asignaturas; ya sea que tenga que levantar textos, crear presentaciones, hacer resúmenes,

consultas y variedad de documentos, crear bases de datos y solventar problemas, usar el

administrador de proyectos para mejorar el desempeño de la empresa, así como, realizar

todo tipo de diagramas y organizadores gráficos que garantizan el buen desempeño de las

tareas y prácticas. Se destaca de igual manera, el empleo de los distintos paquetes

informáticos para ser aplicados en los procesos administrativos, contables, de

comunicación etc.

En la actualidad, con el avance vertiginoso de la tecnología y su participación en

prácticamente todas actividades del ser humano, es casi imposible que su aplicación no esté

presente en todos los ámbitos.

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 SISTEMA DE EVALUACIÓN HEMISEMESTRAL
Puntaje foro: 2 puntos
Puntaje trabajo: 6 puntos
Puntaje examen: 12 puntos
Total: 20 puntos

DESARROLLO DE LAS UNIDADES DIDÁCTICAS

SOFTWARE DE PRESENTACIONES, REPOSITORIOS Y REDES SOCIALES:

POWERPOINT - PREZI

PowerPoint

Introducción

PowerPoint es una aplicación que pertenece a la suite de programas Microsoft Office, ha

sido diseñada especialmente con la finalidad de facilitar la creación e implementación de

presentaciones. Sus características propias permiten elaborar trabajos atractivos e

impresionantes, los cuales proporcionarán crear un efecto visual para captar la atención de

una audiencia. Por lo tanto, su aplicación práctica tiene que ver con el apoyo en la

exposición de un determinado tema.

Esta aplicación contiene una variedad de herramientas y comandos, orientados a la creación

de presentaciones, en las cuales se pueden incluir muchos elementos como: textos, figuras,

imágenes, sonidos, animaciones, transiciones, entre otros.

12
Entorno de PowerPoint

Una vez ingresado a PowerPoint desde el botón Inicio, Todos los programas, Microsoft

Office, PowerPoint, se muestra el entorno del programa, en el cual se puede distinguir los

siguientes elementos:

 Barra de acceso rápido

 Barra de estado

 Área de trabajo

De igual manera, se presenta lo siguiente:

 Barra de título

 Botones de vista y área de zoom

13
Además se puede identificar:

 Área de esquema

El entorno del programa, también contiene:

 Banda, cinta o barra de opciones

14
  Área de notas

Diseños de diapositiva

Al crear una nueva diapositiva se puede seleccionar un diseño, el mismo que incluye una

distribución apropiada de espacios para facilitar la inserción de determinados objetos en la

presentación, el diseño seleccionado para cada diapositiva depende del tipo de información

que se quiera mostrar y siempre se muestra resaltado para cada diapositiva, tal como se puede

apreciar en la siguiente imagen:

15
Encabezado y pie de página

Los encabezados y pie de página, normalmente se muestran en la parte inferior o superior de

las diapositivas y permiten mostrar cualquier texto en cada una de ellas.

En la ficha Insertar, está la opción Encabezado y pie de página, que permite incluir este tipo

de elementos desde un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:

16
Insertar elementos multimedia en una presentación

Es posible insertar elementos como clips de video o de audio, para lo cual desde la ficha

Insertar, se selecciona Video o Audio, luego escoger en cualquiera de los dos casos la opción

de archivo si éste está grabado en el equipo. Una vez insertado el objeto, se tiene acceso tanto

a herramientas de audio como a herramientas de video, para configurar el objeto que se acaba

de insertar.

Animaciones de textos y objetos

Para animar un texto o un objeto, este debe estar seleccionado. Luego desde la pestaña

Animaciones, seleccionar la animación deseada en el grupo Animación.

Como puede apreciarse en la imagen, cada animación tiene dibujada una vista previa del

efecto y corresponde a alguno de los siguientes grupos:

 Entrada: están en color verde y se utilizan para aplicarlas a un objeto para que se

produzca en el momento que éste se muestre o se inicie.

 Énfasis: están en color amarillo y se utilizan cuando se desea destacar un objeto de

entre los demás.

17
  Salir: están en color rojo y son prácticos cuando se desea dar la apariencia de que el

objeto desaparece o deja de estar en la diapositiva.

 Trayectorias de animación: se utilizan cuando se quiere que un objeto cumpla con

una ruta o recorrido específico

En la parte final del grupo de animaciones, se encuentran más efectos de cada uno de los

grupos mencionados, los cuales se presentan con una vista previa.

Cuando ya se ha seleccionado una animación, se presentan diferentes Opciones de efectos

para personalizar la animación. Se puede además activar el Panel de animación desde donde

es posible manejar intervalos y orden para ser aplicarlos en cada animación, desde aquí

también se puede controlar la forma en la que se inician las animaciones: al hacer clic (espera

a que el usuario presione clic para que se reproduzca la animación deseada), con la anterior

(se ejecutará simultáneamente con la animación que esté antes) y después de la anterior (se

ejecutará inmediatamente después de una animación anterior), el escoger una de estas

opciones dependerá de cada caso específico. En la siguiente imagen se muestra la disposición

de los comandos cuando se realiza una animación a un objeto.

18
Transiciones

Una transición es el efecto visual que se produce cuando se pasa de diapositiva a otra. Se

selecciona una transición, desde la pestaña Transiciones, una vez escogida la transición se

tiene:

Hipervínculos

Un hipervínculo es un enlace que permite el acceso a un sitio web, a abrir otro documento o

dirigirse hacia un punto específico del mismo o de otro documento. Se puede crear un

hipervínculo desde cualquier objeto, por ejemplo un texto, una imagen, un botón de acción,

una autoforma, entre otros.

Hipervínculo hacia un sitio web

Para crear un hipervínculo hacia un sitio web, primero seleccione el texto o el objeto que va

a utilizar como elemento de enlace, luego en la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos,

19
seleccione la opción Hipervínculo. En la ventana que aparece opte por Archivo o Página

Web existente, coloque la dirección del sitio y pulse Aceptar.

Hipervínculo hacia otro documento

De similar manera para crear un hipervínculo hacia otro documento, como por ejemplo el

archivo de una imagen, otra presentación, una hoja de cálculo, o cualquier otro tipo de

archivo; en ese caso, primero seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como

hipervínculo para abrir el archivo, luego en la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos,

seleccione la opción Hipervínculo.

En la ventana que aparece opte por Archivo o Página Web existente, busque la ubicación

del archivo que quiere abrir y luego pulse Aceptar.

20
Hipervínculo dentro del mismo documento

Para crear un hipervínculo hacia un sitio específico del mismo documento, por ejemplo

hacia otra diapositiva, primero seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como

hipervínculo para abrir el archivo, luego en la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos,

seleccione la opción Hipervínculo. En la ventana que aparece opte por Lugar de este

documento, seleccione la diapositiva por su número y finalmente pulse Aceptar. Este

proceso se resume en la siguiente imagen:

21
Visitar el blog de la asignatura para afianzar los conocimientos adquiridos hasta esta parte:

http://infaplicada.blogspot.com

A continuación se expone otro software que es bastante utilizado para realizar

presentaciones, esta vez online:

Prezi
Introducción
El programa Prezi es una herramienta de presentación online que puede ser usado previo al

registro en su sitio web. Entre sus ventajas cuenta que es de acceso gratuito mientras se

utilice con conexión a internet, no requiere ningún programa de instalación y se necesita tan

solo un navegador para su operación.

22
La versión de escritorio de este programa tiene un costo, y la diferencia con la versión

gratuita es que cualquier presentación o trabajo que se realice, será visible públicamente. Al

realizar una presentación con este programa, se pueden disponer de forma libre de todos los

elementos que se quiere exponer a una audiencia, no necesariamente guardando una

estructura o secuencia como en el caso de PowerPoint, ya que se establecen rutas en un

lienzo interactivo para ir mostrando los componentes, permitiendo inclusive la inserción de

elementos multimedia como imágenes, audios y videos, con la posibilidad de realizar zoom

o acercamientos en los detalles que se quieran destacar.

Entorno del programa

El entorno del programa permite trabajar presentaciones sobre una plantilla con algún

diseño o también se puede partir a partir de página en blanco, en la siguiente figura se

muestran algunas opciones de plantillas que el programa sugiere:

23
Al iniciar una presentación en blanco y pulsar clic derecho del mouse sobre el lienzo, se

puede apreciar cómo establecer alejamientos y acercamientos de los elementos; y al pulsar

el botón izquierdo del ratón es posible moverse dentro del lienzo en cualquier dirección.

Inserción y edición de texto

La inserción de texto en cualquier parte del lienzo de la presentación, requiere pulsar clic e

inmediatamente se presenta un cuadro para ingresar el texto deseado, con opciones de

edición que permiten dar formato en cuanto a tamaño, color tipo de fuente y alineación,

como se aprecia en la siguiente figura:

Se permite la edición de un texto después de haber sido insertado, si se pulsa sobre él.

Teniendo la alternativa de modificar su tamaño, su estilo o eliminarlo:

Inserción y edición de elementos

Para insertar elementos como imágenes, videos, autoformas, música de fondo, etc., se pulsa

sobre la opción Insertar en la parte superior del entorno de Prezi, para desplegar una lista

con opciones de elementos que se pueden incluir en la presentación:

24
Al seleccionar Imagen o de igual manera Video, se podría descargar uno de estos dos

elementos desde la Web o ubicarlos una desde un archivo que esté guardado en el equipo,

después de lo cual se tiene la posibilidad de mover el elemento insertado pulsando sobre él,

para posicionarlo en cualquier parte del lienzo, girarlo, o aumentar o disminuir el zoom con

el que va a ser mostrado.

Si el elemento a insertar son Símbolos y Formas, se despliega en el panel derecho algunas

alternativas de símbolos prediseñados en diversos estilos como: oscuro simple, blanco

simple, fotográfico, dibujo, grabado, pegatinas, etc. La edición de estos elementos, al igual

que los demás tipos de elementos, presenta la posibilidad de realizar alejamientos,

acercamientos, modificación del tamaño, giros y posicionamientos en cualquier parte del

lienzo de la presentación.

Es factible también la inserción de Diseños o diagramas que tienen formas preestablecidas,

y que pueden adaptarse al tema de la presentación, la utilización de estos esquemas facilita

el diseño de la presentación, ya que permiten ir llenando su estructura con textos o

elementos multimedia de forma más rápida. Por ejemplo los siguientes:

25
Otro de los elementos que puede insertarse son diapositivas de PowerPoint, en este caso el

programa realiza una importación de las diapositivas, mostrando en el panel derecho una

vista previa de las diapositivas, las cuales se pueden incorporar al lienzo al arrastrarlas.

Prezi, permite la personalización del tema actual, pulsando la opción Personalizar que esta

junto a Insertar. Esta alternativa es útil para modificar la gama de colores de los elementos

que se hayan insertado, así como el estilo de los textos empleados.

Ruta
Cuando ya se tenga listo el contenido de la presentación, se puede editar la ruta de la

presentación, lo cual se refiere a personalizar el recorrido o secuencia en la que se quiere

mostrar los elementos.

Al pulsar clic derecho sobre un cuadro de la presentación y al seleccionar Editar ruta o

seleccionando desde la parte final del panel en donde se disponen los marcos realizados, se

26
presenta la opción con el signo + para agregar un nuevo desplazamiento hacia cualquier

otro marco.

La estrella que se visualiza en este caso, permite insertar animaciones en un determinado

orden.

Compartir y colaborar
Al marcar la presentación como reutilizable, se puede acceder al enlace URL para

compartirla, además nos permite mediante Agregar gente que hasta 10 usuarios puedan

trabajar en forma colaborativa, cuando les llegue el enlace vía correo electrónico.

27
También se puede generar el código HTML, para insertar la presentación en un sitio Web.

Otra alternativa es presentarlo en línea o descargarlo con la opción de Prezi portable para

grabar el ejecutable en un equipo.

28
 SISTEMA DE BASES DE DATOS: ACCESS
Una base de datos es una colección o un conjunto de datos relacionados, que permite el

almacenamiento, organización, manipulación y recuperación de la información en forma

eficiente.

Microsoft Access es un sistema gestor de Base de Datos, basado en el argumento de las

bases de datos relacionales, las cuales están constituidas por una o más tablas que contienen

la información ordenada de una forma organizada.

Al ingresar a Access, desde el botón Inicio de Windows, Todos los Programas, Microsoft

Office y luego Microsoft Access, nos dirige a la pantalla inicial del programa. En este entorno

se presenta una pantalla como la siguiente:

La imagen anterior expone la creación de una base datos en blanco, también es factible

empezar la creación a partir de una plantilla existente, o abrir una base de datos que se

encuentre grabada en el equipo para proceder a modificar su diseño o su información.

29
Cuando se opta por crear una base de datos en blanco, aparece por defecto un primer y único

objeto denominado Tabla1, la pantalla que se presenta con sus principales elementos es la

siguiente:

Entre los objetos o elementos que conforman una base de datos, se encuentra la TABLA.

Una tabla, llamada también entidad, es el elemento principal de la base de datos, ya que es

allí donde se almacenan todos los datos y a partir de la cual se crean o se generan los demás

objetos. En toda tabla se debe guardar únicamente la información relacionada con un mismo

aspecto, por ejemplo: Clientes, Artículos, Autos, etc.

Cada tabla está constituida por CAMPOS o atributos, que vienen a ser las características

propias que posee la entidad y que la identifican. Así por ejemplo:

30
  Para la tabla Clientes, los campos podrían ser: Nombre, Dirección, Teléfono, Cédula,

Género, Fecha de Nacimiento, etc.

 Para la tabla Artículos, los campos podrían ser: Código, Descripción, Precio, Stock,

etc.,

 Para la tabla Autos, los campos podrían ser: Placa, Marca, Color, Costo, etc.

Por otra parte, existen en la tabla los REGISTROS o filas, que vienen a ser los datos

propiamente dichos, es decir aquellos datos que se almacenan.

Ahora bien, es importante destacar que en cada tabla debe existir de manera obligatoria un

campo clave o una CLAVE PRINCIPAL:

Clave Principal

Su función será identificar a los registros en forma única, esto quiere decir que entre los

registros este dato considerado como campo clave no se repetirá nunca.

La clave principal es útil para distinguir cualquier registro y nos facilita la relación entre las

tablas. Por ejemplo, los siguientes datos serían únicos: el número de cédula, el código de un

artículo, la placa de un auto, el número de matrícula de un alumno, el número de historia

clínica de un paciente, el número de factura, el número de pedido, entre otros.

Una vez identificados estos conceptos elementales, ya se puede empezar con la creación de

las tablas. En este caso particular, para empezar a crear una tabla, es preferible hacerlo en

31
vista diseño, para lo cual antes de empezar con la creación, se debe cerrar el objeto desde el

botón (X) o dando un clic derecho sobre la pestaña del objeto y seleccionando Cerrar.

Creación de una tabla

Para crear una tabla existen varias maneras, una de ellas es hacerlo en vista diseño, para lo

cual se debe ir a la pestaña Crear, luego en el grupo Tablas, seleccionar Diseño de tabla.

Nombre de campo

En la columna Nombre del campo, se debe colocar un nombre que represente o guarde

relación con el contenido del campo, se sugiere no utilizar espacios en los nombres que se

asignen a los campos, ni colocarle símbolos especiales, excepto el guion bajo. También es

importante considerar que un nombre de campo no debe empezar con un dígito.

Tipo de datos

La columna Tipo de datos se refiere al contenido que cada campo podrá admitir, y al uso

posterior que va a tener; por ejemplo:

32
 Texto: Puede contener hasta 255 caracteres de tipo alfanumérico, esto es: letras,

símbolos especiales o datos numéricos, pero que éstos no vayan a ser utilizados en

operaciones matemáticas. Por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, marca, etc.; a

partir de la versión 2013, este tipo de datos se llama Texto Corto.

 Memo: Se puede almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo, es ideal para

campos que pueden contener grandes cantidades de información, por ejemplo: un

diagnóstico médico, observaciones sobre la entrega de un libro en biblioteca, el

argumento de una película, etc., a partir de la versión 2013, este tipo de datos se llama

Texto Largo.

 Número: Para almacenar datos de tipo numérico, con los cuales sí se podrá realizar

operaciones matemáticas. Por ejemplo: el número de empleados de una empresa,

horas extras, sueldo, número de hijos, cargas familiares, costo de un artículo, etc.

 Fecha/Hora: Ideales para almacenar datos de fechas y horas en un formato especial

(d/m/a h/m/s) que permite especificar el día, el mes, el año, las horas, los minutos

y/o los segundos. Por ejemplo: fecha de nacimiento, fecha de caducidad, fecha de

ingreso, hora de entrada.

 Moneda: Se utilizan cuando se quiere almacenar datos numéricos de tipo monetario,

como por ejemplo salario, precio de compra, costo del producto, etc.

 Autonumeración: En este campo se puede almacenar un dato numérico que será

generado de forma automática cada vez que se introduzca un nuevo registro, este

valor siempre comienza en 1 y se incrementa de manera secuencial, con la

característica de que no se repite nunca, por lo cual puede ser aprovechado para

33
 considerarlo como un campo clave. Por cada tabla puede haber un solo campo de este

tipo. Por ejemplo: código del empleado, números de factura, números de pedido, etc.

 Sí/No: Es un tipo de dato que admite sólo valores lógicos como Verdadero o Falso,

al estar Activado o Desactivado. Por ejemplo: Experiencia (Sí/No), Aire

Acondicionado (Sí/No), Garantía (Sí/No).

 Objeto OLE: Permite almacenar objetos de diferente naturaleza, como hojas de

cálculo de Excel, dibujos, imágenes, sonido, etc. Por ejemplo: foto del empleado.

 Hipervínculo: Es ideal para almacenar el acceso directo hacia direcciones de sitios

web o de correo electrónico. Por ejemplo: la dirección página web de la empresa,

email, entre otros.

 Datos adjuntos: Es un tipo de dato similar a un objetó OLE, es útil para adjuntar

archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de Office (de Word, de Excel...).

 Calculado: Permite crear un campo que almacena el valor de un cálculo.

Se puede observar que en la pestaña o ficha del objeto que se está creando, aparece el nombre

de la tabla (como todavía no se ha asignado un nombre a la tabla, Access le asigna el nombre

Tabla1 por defecto).

Adicionalmente, en la parte inferior tenemos dos pestañas (General y Búsqueda) para definir

las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos

definiendo.

Es importante recordar que se debe definir de manera obligatoria un campo clave en cada

una de las tablas que se crean. Para asignar una clave principal en una tabla, se debe hacer

clic sobre el nombre del campo que será clave principal. En la pestaña Diseño de

Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal .

34
Luego de este proceso, a la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave amarilla que

indica que el campo es la clave principal de la tabla.

Cabe resaltar que un campo que sea definido como clave principal en una tabla, no puede

contener valores nulos o en blanco. Si al llenar datos, se pretende dejar el campo en blanco o

llenarlo con valores repetidos, el programa nos advierte con un mensaje.

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que facilita el ingreso

adicional de ciertas particularidades, sobre la forma de operar el campo. Estas propiedades,

como se manifestó anteriormente, son especiales para cada tipo de dato y aparecen en la

parte inferior de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado. Por ejemplo se

muestra en la siguiente figura, las propiedades de un campo tipo texto.

Propiedades de los campos

En la pestaña General se pueden ingresar las características generales de un campo, a su vez

en la pestaña Búsqueda se puede definir una lista de valores válidos para el campo, es decir

se puede definir una lista con los elementos que puede contener el campo, cuyo origen puede

ser una lista de valores o una tabla o consulta.

35
Una de las propiedades de la pestaña General es: Tamaño del campo, esta propiedad permite

delimitar el número de caracteres que puede contener un campo tipo Texto.

En un campo tipo Autonumérico el tamaño del campo es Entero largo

Para un campo tipo Número, las opciones para el Tamaño del campo son:

 Byte es equivalente a un caracter, almacena valores enteros entre 0 y 255.

 Entero para valores enteros entre -32.768 y 32.767.

 Entero largo para valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

 Simple para la introducción de valores entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para

valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

 Doble para valores entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324

 Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

 Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si

estamos en una base de datos.adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos

en una base de datos.accdb).

Las relaciones en Access

Después de crear las tablas, el paso siguiente consiste en relacionar las tablas, para lo cual

se deben tener cerradas todas las tablas y luego pulsar en la opción Relaciones que está

dentro de la pestaña Herramientas de bases de datos.

36
Después de pulsar la opción, aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en éste se deben

agregar a la ventana Relaciones, las tablas que se van a relacionar.

Cuando se añaden las tablas, la ventana relaciones tiene el siguiente aspecto:

37
Procedimiento para relacionar tablas:

Para empezar a relacionar las tablas que se han añadido, se procede de la siguiente manera:

Arrastrar el campo que se va a relacionar, desde una tabla y colocarlo sobre el campo con

el que se quiere relacionar en la otra tabla. Es imprescindible tomar en cuenta que los

campos a relacionar tengan el mismo tipo de dato y el mismo tamaño de campo, no

necesariamente deben coincidir los nombres de los campos.

En este caso arrastrar el campo CEDULA_CLI de la tabla CLIENTES sobre el campo

CEDULA_CLI de la tabla AUTOS, luego de lo cual aparecerá la siguiente ventana:

En primer lugar aparecen los nombres de las dos tablas relacionadas (CLIENTES y AUTOS),

debajo de ellas el nombre de los campos que se está relacionando CEDULA_CLI y

CEDULA_CLI.

38
Luego están las opciones:

 Exigir integridad referencial: se activa esta opción para tener la seguridad de que los

datos que se guarden sean consistentes y haya sincronización entre ellos. Por ejemplo,

en este caso la cedula del cliente deberá ser ingresada en primera instancia en la tabla

CLIENTES, para que luego se pueda registrar una transacción en la tabla AUTOS.

 Actualizar en cascada los campos relacionados: se activa con la finalidad de que se

actualicen automáticamente en otras tablas los cambios que se realicen en la que se

considere como tabla principal

 Eliminar en cascada los registros relacionados: se activa para que se eliminen

automáticamente en otras tablas los registros que se borren en la tabla principal

Se recomienda activar cada uno de los recuadros 

Tipos de relaciones

En la parte inferior aparece el Tipo de relación que se va a crear, la cual depende de las

características de los campos que intervienen en la relación, existiendo los siguientes tres

tipos de relaciones:

 Uno a varios (1-∞), es la relación más común, un registro es único en una tabla y en

la otra tabla puede estar un indeterminado número de veces

 Uno a Uno (1-1), solo puede un registro coincidente en cada una de las tablas que se

relacionen

 Varios a Varios (∞-∞), este tipo de relación existe pero se debe considerar una tabla

adicional para que la relación pase a ser de cualquiera de los dos tipos anteriores

Interpretando estos conceptos con el ejemplo que se plantea en el grafico anterior, se puede

decir que un CLIENTE puede comprar varios AUTOS. Hay que tomar en cuenta que, si el

39
tipo de relación sale como Indeterminado, se debe Cancelar y volver a realizar la relación,

ya que quiere decir que no está correcta la relación.

Una vez realizado el proceso y verificado el tipo de relación ser debe pulsar el botón Crear.

Se repite el proceso con la otra tabla y finalmente las relaciones, en este caso, quedarían como

se muestra a continuación:

Para modificar una relación, hacer clic con el botón derecho sobre la línea de la relación a

cambiar para elegir la opción Modificar relación y realizar los cambios pertinentes. Si lo

que se desea es eliminar una relación, repetir el proceso anterior y seleccionar la opción

Eliminar. No olvidar que se debe grabar las relaciones realizadas, pulsando clic en el ícono

del disco que se encuentra en la barra de herramientas de inicio rápido.

Si ya se han creado las tablas y están relacionadas correctamente, entonces ya es pertinente

empezar a ingresar datos en cada una de ellas, este proceso se puede hacerlo dando doble

clic en cada una de las tablas para abrirlas en Vista Hoja de Datos, o a su vez, se pueden

crear formularios para el ingreso de información.

40
Los formularios

Los formularios sirven para poder ingresar, modificar y observar la información de los

registros que conforman una tabla de una forma mucho más ágil. Para crear un formulario

tenemos las siguientes opciones que se puede acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Cada una de las opciones tiene una finalidad:

 Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene

todos los datos del objeto que esté seleccionado en el Panel de Navegación.

 Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la Vista Diseño para que el

usuario pueda personalizarlo con los elementos que requiera incorporar. Esta opción

es ideal para crear un formulario principal, que con botones de acción permita ser

manejado como un menú.

 Formulario en blanco: crea un formulario sin contenido para poder arrastrar en él los

objetos del Panel de Navegación.

 Asistente para formularios: utiliza un asistente para guiar paso a paso, el proceso de

creación de un formulario.

 Navegación: crea un formulario para navegación, el cual permitirá navegar entre los

objetos que contenga. Para lo cual se dispone de diseños de acuerdo a la necesidad.

 Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como

tabla dinámica, cuadro modal, hoja de datos o el formulario dividido.

41
Creación de menú

Un menú tiene como finalidad facilitar el manejo de los objetos (formularios, consultas,

informes) que se encuentran en el panel de navegación, la idea es abrir los objetos no

individualmente sino desde un formulario tipo menú. El proceso a seguir es el siguiente:

 En la pestaña Crear, optar por Diseño del Formulario

 En la nueva pestaña que se crea, utilizar los objetos que se encuentran en el grupo

Controles

 Los principales controles a utilizar son: Botón de acción y Etiqueta

 El “botón de acción” permite pulsar el elemento para ejecutar alguna acción, se debe

dar clic en botón de acción y dibujar en la cuadrícula el elemento a manera de un

cuadro.

 Inmediatamente se va a desplegar el cuadro de diálogo: Asistente para botones de

comando:

42
 Se deben seguir los pasos del asistente, en el primero se especifica que quiere que

haga el botón cuando se pulse clic sobre él. Seleccionar la categoría y aparecerá la

acción.

Por ejemplo, si se quiere abrir un formulario, escoger en Categorías la opción

Operaciones con formularios y en Acciones escoger la opción Abrir formulario,

luego hacer clic en el botón Siguiente

 Después se debe escoger cual formulario es el que se va a abrir.

 Luego introducir el texto o selecciona la imagen que se desee mostrar en la cara del

botón, luego pulsar Siguiente

 Es opcional, en el último paso colocar un nombre único al botón el cual servirá

únicamente como referencia.

 Luego pulsar en Finalizar para salir del asistente.

 Ahora, si lo que se quiere es colocar un texto, como por ejemplo un título o mensaje

descriptivo, entonces se debe seleccionar una “Etiqueta" en los controles, dibujarla

en la cuadrícula y escribir el texto que se desea mostrar.

 En todos los casos se tiene la opción de manejar un formato de presentación

43
 personalizado.

 Para ver los efectos se debe cambiar la vista a la opción Vista Formulario.

 Cualquier cambio puede ser implementado en la Vista Diseño

 Finalmente se debe grabar el formulario realizado.

Las Consultas

Las consultas sirven básicamente para introducir cálculos o colocar criterios para filtrar

cierto tipo de información que quiera ser visualizado. Existen varios tipos de consultas,

como por ejemplo las siguientes:

 Consultas de selección: Muestran los datos de una tabla que cumplen con criterios

específicos. Los datos que arroje la consulta pueden ser modificados

 Consultas de acción: Son consultas que realizan modificaciones en los datos

grabados en las tablas.

Crear una consulta

Para crear una consulta, se debe ir a la pestaña Crear y en el grupo denominado Otros, se

puede escoger: Asistente para Consultas o Diseño de consulta.

En el primer caso un asistente guiará el proceso de creación de la consulta. Para el segundo

caso hay que ir especificando las tablas y los criterios para que se genere la consulta en la

base de datos, lo primero es especificar sólo las tablas que están involucradas en la consulta

En la fila denominada Campos, se puede arrastrar cada campo que se quiere mostrar,

automáticamente se establece la fila Tabla.

En la fila Orden, se puede especificar un criterio de ordenamiento de los datos, que puede

ser ascendente o descendente según el caso.

En la fila Mostrar, se debe activar si el campo va a ser visible en la ejecución de la consulta

44
En la fila de Criterios, se debe especificar una condición que cumpla con los datos de los

registros que se encuentran almacenados en la consulta, por lo cual depende mucho de que

es lo que se quiere mostrar. Por ejemplo:

Manejo de campos calculados: se pueden mostrar en una consulta ciertos cálculos con los

campos de una tabla, para el efecto se debe escribir una expresión en la fila denominada

campo, tomando en cuenta la siguiente sintaxis: Nombre del campo: expresión

En la imagen se muestra una consulta que calcula cual será el incremento del 10% al sueldo

de los vendedores. La fórmula colocada es: Incremento: [SUELDO]*10/100

45
Para grabar la consulta realizada pulsar sobre el ícono del disco en la barra de inicio

rápido. Para ejecutar la consulta pulsar en el ícono que se muestra a continuación:

Para modificar el diseño de una consulta, se debe seleccionarla y luego abrirla en vista

diseño pulsando en:

Los Informes

Los informes sirven para visualizar datos de una tabla o de una consulta en pantalla y luego

poder imprimirlos. Para crear un informe se puede utilizar las opciones del grupo Informes,

en la pestaña Crear, que son las siguientes:

 Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo informe con los datos de la

tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.

 Diseño de informe: abre un informe en blanco en la vista diseño para colocar los de

forma personalizada

 Informe en blanco: abre un informe en blanco para colocar en él lo que se pretende

mostrar.

 Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la

creación del informe. Esta opción es la más utilizada.

Seguridad de la Base de Datos

Cifrar con contraseña

Para proteger la información guardada en la base de datos se puede cifrarla con una

contraseña, con esto se solicitará la contraseña cuando se intente abrir la base de datos. Lo

46
primero que debe hacerse es abrir la base de datos en modo exclusivo, para lo cual al abrir

la base de datos se debe escoger la opción Abrir en modo exclusivo, como se muestra en la

siguiente figura:

Una vez abierta la base de datos en modo exclusivo, ir a Archivo > Información > Cifrar

con contraseña. En el cuadro de diálogo que aparece se debe introducir la contraseña y

confirmarla nuevamente.

Para quitar la contraseña, se deben seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo

exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Información.

47
 SISTEMA DE DIAGRAMACIÓN: VISIO

Visio es una aplicación para crear diagramas empresariales o técnicos, o para representar

gráficamente procesos. Lo importante es tener una lógica definida para dibujar en secuencia

los diagramas.

Existen muchos tipos de diagramas de Visio, pero se puede usar los mismos tres pasos

básicos para crear casi todos ellos:

1. Elegir y abrir una plantilla.

2. Arrastrar y conectar formas.

3. Agregar texto a las formas.

Crear un diagrama de flujo básico

Paso 1: elegir y abrir una plantilla

1. Inicie Visio.

2. En Categorías de plantillas, haga clic en Diagrama de flujo.

3. En la ventana Diagrama de flujo, haga doble clic en Diagrama de flujo básico.

48
Las plantillas incluyen formas relacionadas en colecciones llamadas galerías de símbolos.

Por ejemplo, una de las galerías de símbolos que se abre con la plantilla Diagrama de flujo

básico es Formas para diagramas de flujo básicos.

Paso 2: arrastrar y conectar formas

Para crear un diagrama, arrastre formas desde la galería de símbolos a una página en blanco

y conéctelas con otra. Existen diversas maneras de conectar formas, pero por el momento

use Autoconexión.

1. Arrastre la forma de inicio o finalización de la galería de símbolos Formas para

diagramas de flujo básicos a la página de dibujo y suelte el botón del mouse.

49
 2. Mantenga el puntero sobre la forma para que se muestren las flechas azules.

3. Mueva el puntero sobre la flecha azul que apunta hacia donde quiera colocar la

segunda forma. Aparece una minibarra de herramientas que contiene formas de la

parte superior de la galería de símbolos.

4. Haga clic en la forma de proceso cuadrada.

La forma de proceso se agrega al diagrama, automáticamente conectada a la forma de

inicio o finalización.

Si la forma que quiere agregar no está en la minibarra de herramientas, puede arrastrar

aquélla que desee desde la ventana Formas y soltarla sobre una flecha azul. La nueva

forma se conecta a la primera forma como si hubiera hecho clic en la minibarra de

herramientas.

Formato y Conexión de formas

Paso 3: agregar texto a las formas

Haga clic en la forma y comience a escribir.

Cuando termine de escribir, haga clic en un área en blanco de la página de dibujo o

presione Esc.
50
Formas y Galerías de símbolos

Formas

Las formas de Visio son imágenes previamente diseñadas que se arrastran hasta la página

de dibujo: son los bloques de creación de un diagrama.

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento, entre las reglas de

diagramación cabe resaltar que todo diagrama debe tener principio y fin, y todos sus

símbolos deben estar conectados.

Los símbolos básicos que se utilizan con frecuencia son los siguientes:

51
Galerías de símbolos

Las galerías de símbolos de Visio contienen colecciones de formas. Las formas en cada una

de las galerías de símbolos tienen algo en común. Las formas pueden ser una colección de

formas necesarias para crear un tipo de diagrama concreto, o bien distintas versiones de la

misma forma.

Por ejemplo, la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básicos contiene

solamente formas de diagrama de flujo comunes. Las galerías de símbolos aparecen en la

ventana Formas. Para ver las formas de una galería de símbolos en particular, haga clic en

la barra de título correspondiente.

Abrir cualquier galería de símbolos de Visio

Cada plantilla se abre con las galerías de símbolos necesarias para crear un tipo de dibujo

determinado. Sin embargo, puede abrir otras galerías de símbolos en cualquier momento.

En la ventana Formas, haga clic en Más formas, elija la categoría que desea y, a

continuación, haga clic en el nombre de la galería de símbolos que desea usar.

Ejemplos de diagrama de flujo

Realizar un diagrama de flujo para cada uno de los siguientes casos:

52
53
54
 SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS: PROJECT

Project es un software para administrar proyectos, se recomienda partir de una fecha de

comienzo o de fin del proyecto. Por defecto, Project empieza la programación del proyecto

a partir de una fecha de comienzo, pero se puede programar a partir de una fecha de fin.

Para esta acción al comenzar se debe:

1. Ir a la ficha Proyecto → Información del proyecto

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar a partir de

cambiar por Fecha de fin del proyecto.

Interacción con Tareas

Una vez ingresados la fecha de inicio se puede comenzar a ingresar las tareas o eventos.

55
Ingresar tareas

La iniciación de un proyecto y sus principales componentes, están claramente definidos en

el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=UNov3la-BZY.

En Project, se puede apreciar que en la vista diagrama de Gantt se tiene dos componentes:

la tabla y el calendario. Es en la tabla que se debe ingresar las tareas o eventos, sólo se

completan las celdas Nombre de tarea y Duración.

La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses

(me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días.

Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de

una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto

(observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero

justo comienza un viernes y el calendario base es el calendario estándar, la barra marcará

una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laborable es de 8 horas, de

lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no cuentan.

Duración estimada y duración real.

Cuando se crea una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica

con un signo de interrogación cerrado. Cuando se modifica ese valor el signo de

56
interrogación desaparece, haciendo que esa duración sea ya de tiempo real, a no ser que

manualmente se agregue dicho signo.

Duración transcurrida

Si se requiere que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de

recursos que influyan en ella, se debe definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si

colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la letra 't' al

final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

Hitos

Cuando se necesita destacar algo importante o marcar un punto de referencia en algún lugar

de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con

una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito, cuyo

ícono distintivo es un rombo de color negro.

Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones o algún otro

evento. Ms Project permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que estas se

repiten a intervalos regulares. Para ingresar una tarea repetitiva, hay que seguir los

siguientes pasos:

1. Ir a la ficha Tarea, dentro del grupo Insertar, seleccionar tarea periódica.

57
2. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde se especifica el nombre e intervalos de

repetición.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 horas., la misma se

repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la

tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas.

58
Vincular tareas

En un proyecto las tareas no siempre comienzan todas juntas, hay tareas que no pueden

comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Ms Project permite vincular las tareas. Es muy

importante en este paso definir cuál es la tarea predecesora y la tarea sucesora.

Para vincular las tareas se debe utilizar los siguientes botones:

59
Dependencia de tareas

Para cambiar la dependencia, se debe pulsar sobre la flecha azul en el diagrama de Gantt y

seleccionar el tipo de dependencia:

Tiempo de posposición y tiempo de adelanto.

Cuando se necesite tener un tiempo entre dos tareas vinculadas se debe establecer un

tiempo de posposición o adelanto según la necesidad. Esto hará que la tarea sucesora

demore o adelante el tiempo que haya establecido.

60
Por ejemplo: Si se tiene que pintar una pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no se puede

hacer la segunda inmediatamente porque el cuadro se mancharía con la pintura fresca, se

necesita entonces un tiempo antes de colgar el cuadro.

Como establecer el tiempo de posposición o adelanto.

1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic justo sobre la línea que une las tareas.

2. En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor

del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Se puede escribir directamente o

utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que se usa para el

campo Duración.

Dividir tareas

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que pueden

dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas.

Como dividir una tarea.

1. En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic

sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se

quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma.

61
Tareas críticas

Una tarea crítica es aquella tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se

retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser

críticas. En el diagrama de Gantt, las tareas críticas aparecen en color rojo, cuando está

activada la opción Tareas Críticas en los estilos de barra de la ficha Formato. El conjunto

de tareas críticas forma la denominada Ruta Crítica.

Para profundizar y afianzar los temas anteriormente expuestos y otros temas relacionados,

observar los siguientes videos: https://www.youtube.com/watch?v=OF3H83VX7eY,

https://www.youtube.com/watch?v=hJKNe14J1-4

Gestión de los recursos del proyecto

Tipos de recursos

Project divide los recursos en tres categorías:

Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para

completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a

cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de máquinas.

Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar

a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CD, etc.

Recursos de tipo costo: son recursos que son aquellos que no dependen de la cantidad de

trabajo de una tarea o de su duración, es decir su costo se determina el momento de su

asignación, como por ejemplo: viáticos, alojamiento, etc.

62
Hoja de recursos

La hoja de recursos es donde se ingresan los recursos que se usarán en el

proyecto.

Se puede activar desde el Grupo Ver en la ficha de Tareas o desde la barra de

vistas.

Ingresar recursos. En la Hoja de recurso tomar en cuenta la descripción de las columnas:

1. Nombre del recurso: Se ingresa el nombre del recurso.

2. Tipo: marcar el tipo de recurso.

3. Etiqueta de material: especificar la unidad de medida del recurso. Se puede escribir en

esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de

asignar este tipo de recursos a una tarea.

4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Se puede utilizar la iniciales

del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto

Project pone la primera letra del nombre pero puede ser cambiado.

5. Grupo: Se puede agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles,

torneros.

63
6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el

que se está trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan

va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo se debe bajar a 50% la capacidad máxima

de dicho recurso. Los recursos materiales no tienen capacidad máxima.

Modificar datos de recursos

Para modificar los datos de un recurso se debe situar en la celda correspondiente y hacer el

cambio deseado. También se puede hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información

del recurso. Para acceder existen estas formas:

•Situarse sobre el recurso y seleccionar la ficha Recurso → Información del recurso.

•Hacer doble clic sobre el recurso.

•Clic derecho sobre el recurso y elegir del menú la opción Información del recurso.

64
Eliminar un recurso.

Para ello seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con

el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.

Situarse en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y luego

Nuevo recurso o ir a la ficha Recurso → Agregar Recurso y escoger el tipo a insertar. Se

creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo.

Asignar recursos a una tarea

Una vez definidos los recursos en la hoja de recursos hay que asignarlos a las tareas.

Para lo cual en la vista Diagrama de Gantt, se debe:

1. Ir sobre la tarea a la cual se le asignará el/los recursos, o

2. En ficha Recurso, escoger Asignar recursos.

3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde se selecciona el/los recursos.

65
Se puede asignar de una vez todos los recursos necesarios para llevar a cabo la tarea.

Observar que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta

cambia, esto se debe a la programación asignada y al tipo de tarea.

También puede suceder que en la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color

rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los

costos. En la siguiente imagen se observan las tareas en el diagrama de Gantt cuando se le

ha asignado recursos:

El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos se puede, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo

Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los

recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen

unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de

cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al

100%.(este último porcentaje es por defecto)

66
El cuadro de diálogo Asignar recurso

Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo,

éstos aparecerán en la hoja de recursos.

En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:

67
Los temas expuestos relacionados con el manejo de recursos, se explican con la práctica y

en detalle, en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=fPGBrKa87cw

Costos

Los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto

depende del factor económico.

Tipos de costo: Existen tres tipos de costos:

Determinado por Tasa

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora

Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el

recurso.

Costo Fijo

Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece

un costo en el que el recurso no interviene.

Para ingresar un costo fijo:

1. Cambiar a la tabla Costos dando clic sobre la esquina superior izquierda del diagrama de

Gantt

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea en la cual se

quiere ingresar un costo fijo.

68
3. Observar la columna Acumulación de costos fijos

Ingreso de un costo de tasa estándar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que se quiere asignar

un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que se ingresa es por hora de forma

predeterminada, pero puede ser cambiado.

2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que se quiere

asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el

valor que ingresemos es por hora.

3. Para los recursos de tipo material sólo se ingresa el valor en el campo Tasa estándar. En

este caso el valor es por unidad, no por hora.

69
Calendario de recursos.

De la misma manera que se ha definido un calendario laboral para el proyecto se puede

definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería si se tiene un

recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos

religiosos, personales, etc.).

Como establecer un calendario para un recurso en particular:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál se va a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de

diálogo Información del recurso.

2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando se modifica el calendario para el

proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente, pudiendo también cambiar el

calendario base.

70
Visualización de Informes básicos

Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto.

Para acceder a ellos ir a la ficha Crear un informe se pueden ver cualquiera de los tipos de

informes que el programa genera y que se muestran en la figura anterior, también se tiene la

opción de comparar dos opciones de un proyecto para observar sus diferencias cuando se

agregan tareas.

71