Ing.

Leonardo Cárdenas Maestría en Gestión de Proyectos

ÁRBOL DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

Impuntualidad en la generación de
Efectos Quejas de clientes Acumulación de trabajo
informes

Problema “Baja productividad en las operaciones de los laboratorios de AGROCALIDAD - Guayas.”

central

Procesos tradicionales
Causas (Burocracia y papeleo)
Desorden al trabajar Distracciones en el trabajo

Implementación de un sistema web

para el ingreso de órdenes de trabajo Implementar la metodología Implementar prácticas 5S en los
Solución y elaboración de informes de KANBAN en las 3 áreas que laboratorios de AGROCAILDAD –
resultados en las 3 áreas que componen el laboratorio. GUAYAS
propuesta
componen el laboratorio.

Utilizar herramientas ofimáticas Implementar en solo 1 área del

(Word avanzado) para crear un Implementar 5S en solo 1 área del
laboratorio la metodología KANBAN
Experimento sistema piloto de generación de laboratorio (solo área analítica y no
con un tablero de no más de 4
propuesto informes de resultados en solo 1 área en área administrativa)
columnas
del laboratorio.
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DISEÑO DE LOS EXPERIMENTOS

Experimento 1

DESARROLLO DE UN SOFTWARE PILOTO PARA LA EMISIÓN DE INFORMES DE RESULTADOS.

Problema que Demoras en la emisión de informes de resultados de análisis de entomología debido a

resuelve burocracia y proceso convencionales.
Laboratorio de entomología.
 Su función es realizar la búsqueda e identificación de plagas (insectos) en muestras
Detalle del lugar vegetales y que representen un peligro para la producción primaria del Ecuador
de  Laboran 3 ingenieros agrónomos de tiempo completo y 1 pasante rotativo.
implementación  El área está dividida en 2: Área de análisis (5 x 8 metros) y oficinas (4 x 5 metros)
 Cada técnico posee su propio escritorio y computadora con acceso a internet.

 El personal sabe manejar Word y Excel a un nivel intermedio – avanzado.

Supuestos del  El personal se dedica solo al trabajo de su área y no sale a realizar trabajo de campo.
experimento  Las computadoras del área se encuentran en condiciones óptimas y reciben
mantenimiento regularmente.

Periodo de
Del lunes 20 de noviembre al viernes 15 de diciembre de diciembre.
implementación
 Beneficios operacionales: reducción en el tiempo de elaboración de informes, el cual
puede ser aprovechado para realizar otras actividades productivas o de
mantenimiento de la calidad.
Beneficios  Beneficios gerenciales, derivados fundamentalmente de la posibilidad de disponer de
información digital oportuna y de mejor calidad.
 Beneficios estratégicos, derivados fundamentalmente de la posibilidad de adaptarse
fácilmente e integrar rápidamente nuevos procesos.

Métrica y criterio
Número de informes entregados a tiempo vs el total de informes esperados.
de éxito
1. Del 10 al 14 de noviembre se desarrollará un software piloto de un sistema de
Plan de generación de informes.
implementación 2. Como base para este software se usarán herramientas ofimáticas como Microsoft
Word y Excel.
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3. Mediante el uso de la función de “combinación de correspondencia” de MS Word se

creará un formato base de un informe, el cual estará ligado a la base de datos en
Excel del laboratorio.

Detalle del software piloto.

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez.
Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían
secciones específicas del documento, que se personalizan. Existen tres documentos
relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:
• Documento principal: Formato base de Informe de Resultados bajo norma ISO
17025
• Origen de datos: Base de datos actual del laboratorio
• Documento combinado: Informes de resultados listos para ser enviados.

4. Una vez terminado el desarrollo y testeo del SIPGI (sistema piloto informático de
generación de informes) se procederá a capacitar al personal en su uso. Esta
actividad estará a cargo del director de proyectos.
5. El experimento tendrá una duración de 3 semanas donde se espera obtener los datos
de tiempo de al menos 40 informes. Se espera completar las 3 semanas de prueba el
viernes 8 de diciembre.
6. Finalmente se analizará los datos obtenidos para estimar si el ahorro esperado de
tiempo es significativo y amerita el desarrollo de un software propio de la institución.
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Experimento 2

IMPLEMENTACIÓN DE KANBAN EN 1 DE LAS 3 ÁREAS DEL LABORATORIO

Problema que Desorden al realizar los análisis en el área de entomología debido al abundante número
resuelve de muestras, lo cual genera retrasos en la generación de informes.

 Laboran 3 ingenieros agrónomos de tiempo completo.

 El área está dividida en 2: Área de análisis (5 x 8 metros) y oficinas (4 x 5 metros)
 Cada técnico posee su propio escritorio y computadora con acceso a internet. Sin
Detalle del lugar embargo, no se usarán tableros KANBAN digitales debido a que esto añadiría
de dificultad a la implementación dada la edad de los participantes.
implementación  El área analítica cuenta con una pizarra acrílica la cual puede ser usada para crear
el tablero KANBAN donde todo el personal pueda ver las actividades que está
realizando otro técnico y compartir opiniones en tiempo real.

 El personal se dedica solo al trabajo de su área y no sale a realizar trabajo de campo.

Supuestos del  El flujo de muestras será constante.
experimento  Las responsabilidades asignadas al área no cambiaran durante todo el experimento.

Periodo de
Del lunes 20 de noviembre al viernes 15 de diciembre de diciembre.
implementación
 Se evita trabajar en muestras que no son prioritarias.
 Los tiempos de entrega son más cortos.
 La fiabilidad de la entrega de resultados a tiempo es mayor.
 Es necesario destinar menos tiempo la planificación.
Beneficios  Menos muestras rezagadas en el almacén.
 Permite conocer la situación de cada orden de trabajo y decidir sobre él en tiempo
real.
 Facilita el proceso de mejora continua.

Cycle Time: el tiempo que transcurre entre el inicio y el final del proceso para una orden
de trabajo.
Métrica y criterio Lead Time: el tiempo que transcurre entre el momento en el cual se está pidiendo un
de éxito ítem de trabajo y el momento de su entrega el informe final de resultados.
Touch Time: registra el tiempo en el cual una orden de trabajo fue realmente trabajado
(o "tocado") por el equipo y entró en proceso.
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Fase 1. Formación de todo el personal del área de entomología en los principios de

KANBAN, y los beneficios de usar KANBAN. El proceso de capacitación tendrá una
duración de 4 horas distribuidas en 2 días.

Fase 2. Implementar un tablero KANBAN para el proceso de análisis de muestras

vegetales. El tablero implementado será de 4 columnas básicas: PENDIENTE,
IMPEDIDO, EN PROCESO y TERMINADO. La formación del personal continua
durante los primeros 3 días del experimento hasta que el uso del tablero sea
asimilado en su rutina diaria. El proceso de implementación tendrá una duración de
3 semanas.

Fase 3. Esta fase consiste en un monitoreo del sistema KANBAN implementado. Esta
fase inicia a partir del cuarto día de implementación y tiene la finalidad de recopilar
datos cuantitativos para un análisis matemático en una fase posterior.

Esta fase culmina 2 días después de la fase 2 con la entrega de un informe de los
hallazgos cualitativos del experimento. Durante todo este tiempo se examinará
visualmente ciertos puntos del desempeño, como:
 Disciplina y honestidad en el uso del tablero KANBAN.
Plan de
 ¿Al examinar nuestro tablero de KANBAN, donde están los cuellos de botella?
implementación
o las limitantes? ¿Qué problemas nos pueden causar dichas limitantes?
 Calidad del ambiente de trabajo.

Fase 4. El último paso es ingresar la información recopilada en la fase 3 en una

plantilla para el cálculo de las métricas establecidas al inicio del experimento. Cada
vez que un ítem se entrega (es decir, ingresa a la columna de "Terminado" del
tablero), se guarda información del movimiento del post-it en el tiempo, la cual se
coloca en una plantilla de cálculo en Excel.

En esta plantilla se arman los cálculos para las 3 métricas:

Cycle Time = Días hábiles entre (fecha de culminación-fecha de procesamiento)
Lead Time = Días hábiles entre (fecha de culminación-fecha del pedido)
Touch Time = Cycle Time – Cantidad de días impedidos

La interpretación de resultados estará basada en el siguiente cuadro:

¿Qué
Tendencia Posible Interpretaciones Posibles Acciones
monitorear?
Promedio del
Bajando El equipo está mejorando. ¡Seguir así!
Cycle Time
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Analizar cuellos de botella y

Se complejiza el trabajo.
bloqueos de trabajo.
Promedio del Hay bloqueos y/o cuellos de
Subiendo Revisar motivación del equipo
Cycle Time botella
y/o capacidad del equipo para el
Se desmotiva el equipo
trabajo
No hay pedidos. Analizar si no deberían llegar
Promedio del El equipo está sobre- más pedidos.
Bajando
Lead Time dimensionado. Analizar dimensionamiento del
Mejoramos equipo.
Revisar validez de los pedidos.
Hay muchos pedidos.
Analizar dimensionamiento del
El equipo está sub-
Promedio del equipo.
Subiendo dimensionado.
Lead Time Revisar motivación del equipo
El ritmo de trabajo no es
y/o capacidad del equipo para el
suficiente.
trabajo

Separar ítems en varias clases de

Variabilidad Muchas diferencias de
Variable servicios o según complejidad
Cycle Time complejidad entre los ítems.
(alta, media, baja).

Bajar los límites de WIP y trabajar

Promedio Mucha espera en el proceso. sobre puntos de bloqueos y
Touch Time / Baja Muchos bloqueos en el proceso cuellos de botella.
Promedio proporción y cuellos de botella. Identificar puntos de espera
Cycle Time Mucho mult-tasking. externa y trabajar sobre su
optimización.
Analizar dimensionamiento del
Promedio El equipo está sub-
equipo
Cycle Time / Baja dimensionado
Revisar motivación del equipo
Promedio proporción El ritmo de trabajo no es
y/o capacidad del equipo para el
Lead Time suficiente
trabajo
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Experimento 3

IMPLEMENTACIÓN 5S EN EL LABORATORIO DE ENTOMOLOGÍA

Problema que Distracciones en el trabajo que derivan que disminuyen la productividad y generan
resuelve retrasos.

 Laboran 3 ingenieros agrónomos de tiempo completo y 1 pasante rotativo en el área

de análisis que solo realiza ensayos.
Detalle del lugar  El área está dividida en 2: Área de análisis (5 x 8 metros) y oficinas (4 x 5 metros)
de  Cada técnico posee su propio escritorio y computadora con acceso a internet.
implementación  El área analítica cuenta con varios equipos de análisis y mesones llenos de muestras
y contra-muestras.

 El personal se dedica solo al trabajo de su área y no sale a realizar trabajo de campo.

Supuestos del  El flujo de muestras será constante.
experimento  Las responsabilidades asignadas al área no cambiaran durante todo el experimento.

Periodo de
Del lunes 20 de noviembre al viernes 15 de diciembre de diciembre.
implementación
Mayor productividad que se traduce en:
 Menos errores de tipeo en los informes.
 Menos accidentes en el laboratorio.
 Menos movimientos y traslados inútiles.
 Menor tiempo para el cambio de equipos.
Beneficios Mejor lugar de trabajo para todos, puesto que conseguimos:
 Más espacio en el área de análisis y oficina de entomología.
 Sensación de confort en el lugar en el que se trabaja.
 Mejor imagen ante nuestros clientes y compañeros.
 Mayor cooperación y trabajo en equipo para mantener el orden.
 Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
Métrica y criterio La métrica será el número de informes entregados a tiempo vs el total de informes
de éxito esperados. El criterio de éxito será 100% de informes entregados a tiempo.
Fase 1. Formación de todo el personal del área de entomología en los principios de
las 5S y sus beneficios. El proceso de capacitación teórico/practica tendrá una
Plan de duración de 2 horas distribuidas en 2 días.
implementación
Fase 2. Esta fase tiene una duración de 5 días y consiste en implementar 1 principio
por día en el laboratorio de entomología.
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 Día 1. Implementación del primer principio. SEIRI (Clasificación y Descarte)

Se aplicarán las siguientes preguntas guía:
o ¿Qué debemos tirar?
o ¿Qué debe ser guardado?
o ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
o ¿Qué deberíamos reparar?

 Día 2. Implementación del segundo principio. SEITON (Organización)

Se aplicarán las siguientes preguntas guía:
o ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?
o ¿Esto es necesario que esté a mano?
o ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

 Día 3. Implementación del tercer principio. SEISO (Limpieza)

Se aplicarán las siguientes preguntas guía:
o ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?
o ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre?
o ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?
o ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

 Día 4. Implementación del cuarto principio. SEIKETSU (Higiene y

Visualización). Se colocarán letreros o avisos para asegurar el
mantenimiento del orden y la limpieza. Estos pueden ser:
o Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
o Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.
o Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
o Instrucciones y procedimientos de trabajo.

 Día 5. Implementación del quinto principio. SHITSUKE (Compromiso y

Disciplina)
Mediante el entrenamiento y la puesta en práctica de los 4 principios
anteriores se consigue romper con los malos hábitos pasados y convertir en
una rutina la práctica los buenos.

Fase 3. Finalmente se analizará los datos obtenidos para estimar si el ahorro

esperado de tiempo es significativo y justifica una implementación a gran escala en
toda la institución.
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Viabilidad vs. Impacto.

Impacto Viabilidad
Exp. Justificación de impacto Justificación Viabilidad
(1 – 6) (1-6)

Esa solución solo afecta al proceso Actualmente la institución se

de elaboración de informes, el cual encuentra en un proceso de
solo constituye 1 de las 4 transición por la separación del
operaciones que realiza el MAGAP y no se aprueba
SIPGI 3 2
laboratorio. Si bien existen retrasos presupuesto para ningún proyecto
en este proceso, los mimos no son nuevo, por lo cual, la inversión en
tan significativos como los que hay desarrollo de software resulta
en el proceso de análisis. imposible actualmente.

No requiere muchos recursos

económicos. Solo requiere del
Este proyecto tiene incidencia en las
compromiso y disciplina del
4 operaciones principales que realiza
personal para usar correctamente
Kanban 5 el laboratorio. La metodología 4
el tablero KANBAN. Se deberá
permitirá priorizar las órdenes de
realizar controles quincenales para
trabajo de manera más eficiente.
monitorear el uso correcto de la
metodología y analizar los datos.

La metodología 5S puede facilitar la

realización de algunos procesos al No requiere muchos recursos
tener todas las herramientas económicos. Revisiones rápidas y
5S 2 5
necesarias el alcance. Sin embargo, periódicas de las áreas permitirían
no garantiza que estos se realicen mantener esta buena practica
de forma ordenada y eficiente.
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FUERA DEL
6 ¡HAZLO YA!
ALCANCE

5 5S

4 KANBAN

NO LO
3 ARRIESGADO
HAGAS

2 SIGPI

1 2 3 4 5 6