Struktur Pengendalian Internal Perusahaan PT POS Indonesia (Sistem

Informasi Akuntansi))

Sejarah PT. POS Indonesia

Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat menyurrat
yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE
HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan
kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan
bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah
menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP.
NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP.
NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh
persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar
mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan
berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo
” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti
dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan
peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.

Visi dan Misi Perusahaan

VISI
Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang
peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga
mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan
konsep bisnis yang sehat.

MISI
1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah
guna meunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan
negara
2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana melalui penerapan
ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai kepuasan pelayanan serta
memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan
mitra kerja.

Tujuan dan Strategi Perusahaan

Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan sumber daya
yang dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia.
Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :
1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman
2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan mutu layanan
3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap pelayanan umum dan
hasil yang baik
Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi seluruh jajaran
perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan
yaitu sukses manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.

Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad mendatang yang lebih baik maka
dibutuhkan langkah-langkah strategis menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap :
1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi
2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan
3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia
4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan finansial yang terintegrasi dengan
baik
5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam layanan logistik surat dan
finansial di Indonesia
6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industry jasa pengiriman
Produk
Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah :

• Kiriman Internasional
1) Express Pos
2) Express Mail Service
3) Paket Pos Internasional
4) Wesel Pos Internasional

• Paket Pos
1) System Online Payment Point
2) Wesel Pos Prima
3) Wesel Pos Standard
4) Wesel Pos Instant
5) Wesel Pos Berlangganan
6) Wesel Pos Luar Negeri

• Hybrid Mail
1) Surat Elektronik
2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan
3) SMS Pos
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam suatu perusahaan,
yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur
organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau job
description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan kewajiban dan kewenangan
dari masing-masing bagian yang disusun oleh perusahaan.

Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam
organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi
yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan
yang bersangkutan. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1) Sederhana
Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur organisasi dapat
mengefisienkan biaya perusahaan.
2) Fleksibel
Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang akibat dari perubahan
tuntutan persaingan dan teknologi.
3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam perusahaan.
Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas dapat membuat
anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas sehingga dapat bekerja sesuai
wewenang dan tanggung jawab tersebut.

PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya
menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara
langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh
pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.

Selain itu, setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan dari
struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan
dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas
dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena
pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.

Gambar Struktur Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :

 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi
seluruh kantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos
Indonesia. Diantaranya adalah :
1. Komisaris Utama : Daddy Hariadi.

2. Direktur Utama : I Ketut Mardjana.

3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.

4. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.

5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.

6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.

7. Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.

Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos Wilayah Indonesia pada saat ini :
Tugas dan Tanggung Jawab

1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu

kegiatan
2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting.

3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di

perusahaan
4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran
Rekening yang ada di kantor pos
7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran rekening
10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam
kantor pos.
12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan
fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia
 Aktivitas Primer :
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan
data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
Misalnya :
- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..
- Pengiriman surat dan barang
- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan

2. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak
- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja
sekarang

3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan
yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem
knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan
menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website
maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.
Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :
- Brosur
- Email, Fax
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method)
dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam
menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk
pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan
solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti
software house.
Man
PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun banyak diantaranya
merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya yang sudah kurang kompeten dalam
bidangnya masing-masing.
Money
Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana anggaran
pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.
Material
Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas, perangko serta
layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
Machine
Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos
dalam menjalankan proses bisnisnya
Method
PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan. Informasi
pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta informasi-informasi
eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana dalam pengambilan keputusan

5. Marketing the Capability

Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan kepada
pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan
keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelangggannya sehingga
pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan
yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan
perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-
lain.

6. Configure Solution
Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan
prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu
pengimplementasian.
- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja
perusahaan
- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru
- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada

7. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi
kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah
solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar
yang diinginkan pelanggan.
- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang baru
- Pemasangan Hardware & Software
- Integrasi komputer
- Evaluasi
- Training

Aktivitas Pendukung :
1) Pembelian
Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup
penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi,
dan kertas.
2) Pengembangan Teknologi
 Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pengadaan
jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan
website perusahaan untuk kepentingan pemasaran.
3) Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas
penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan.

4) Infrastruktur Perusahaan
Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi perencanaan strategi,
manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan
5) Mitra Bisnis
Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL. DHL memiliki andil
dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa pengiriman barang ke luar negeri

Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka PT Pos Indonesia juga harus
ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun
dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya system terintegrasi ERP (
Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun, perkembangannya belum
maksimal, karena tidak didukung dengan perangkat keras (hardware ) yang memadai.
Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional
seperti surat mulai ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi
penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.

Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu :
 bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan
 bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran
 bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan.

Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah
terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang
digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan
software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional
menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih menggunakan aplikasi
yang menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.

Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil
survei dan observasi langsung :

Divisi Hardware Jumlah

Teknologi dan Sarana Processor Intel Pentium 3
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
Keuangan • Processor Intel Pentium 3
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
SDM • Processor Intel Pentium 3
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
Promosi • Processor Intel Pentium 3
 IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
Kepala wilayah •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card

Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 1

2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Mail Server •Processor Intel Pentium IV 1
3,2 GHz
•Memory 1 GB DDR
•Hard disk 60GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card

UPS 500Wat 1
Database Server •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 1 GB DDR
•Hard disk 60 GB
•LAN card
Printer Canon S200 4
Swicth 8port,16port,24port 4

Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil
survei dan observasi langsung :

Divisi Aplikasi Support Sistem

Teknologi dan Sarana •laporan barang masuk dan
barang keluar
Keuangan • Laporan keuangan
• Penggajian Karyawan
SDM •Laporan penerimaan dan
pengeluaran karyawan
Promosi • Laporan penjualan barang
Kepala wilayah • laporan database karywan
dan keuangan
Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
 Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Deputi Operasi • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Deputi Umum • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003

Aplikasi

1. Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk mencatat barang apa saja
yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem informasi ini sudah
terintegrasi dengan bagian keuangan.

2. Sistem Informasi SDM

Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia
seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem informasi ini belum
terintegrasi dengan bagian lain.

3. Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan informasi
seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-
layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
Pengendalian Internal Menurut SAS 78 :
1. Otorisasi transaksi
Prosedur transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan
hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan.
 Dalam siklus pendapatan : Tujuannya untuk memastikan transaksi yang valid yang akan
diproses. Dalam siklus pendapatan otorisasi diperlukan untuk :pemrosesan pesanan
penjualan, kebijakan retur barang.
Manual : Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi penjualan apakah
sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh perusahaan.
Berbasis Komputer : Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam suatu sistem komputer
yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak manajemen, jadi tidak perlu dilakukan pengawasan
secara langsung. Namun, apabila terjadi error pada sistem dibutuhkan pengendalian khusus.
2. Pemisahan Tugas
Para individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek terbatas dari
transaksi perusahaaan
Dalam siklus pendapatan : Memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang memproses
secara keseluruhan
Manual :
1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi
2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva
3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak memerlukan kolusi dua
atau lebih individu.
Berbasis Komputer : Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program komputer dapat
melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual.
3. Pengawasan
Asumsi yang mendasari pengendalian pengawasan adalah bahwa perusahaan mempekerjakan
personel – personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya
menggunakan supervisor untuk menjalani pengawasan. Dengan supervisi kepada karyawan yang
mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan
antisipasi dalam sistemnya.
Manual : perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer dapat mengawasi
berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya perekrutan karyawan yang kompeten dan
dapat dipercaya. Perusahaan juga bisa melakukan pengendalian secara langsung.
Berbasis Komputer : tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar dibandingkan sistem
manual dikarenakan perkembangan teknologi yang pesat dibutuhkan karyawan yang memiliki
 keahlian khusus dan dapat dipercaya disebabkan adanya pembatasan akses. Hanya orang-orang
tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa diakses kapanpun dan dimanapun sehingga bisa
luput dari pengawasan secara langsung.
4. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan
untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin
auditor independen untuk menelusuri transaksi.
– pre-numbered source documents
– special journals
– subsidiary ledgers
– general ledger
– files
Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus
memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku
besar umum.
5. Pengendalian Akses
Akses aktiva perusahaan harus dibatasi hanya pada personel yang memiliki otoritas. Akses-akses
yang tidak terkendali membuat aktiva perusahaan terekspos atau berada dalam posisi yang tidak
terlindungi dari penggelapan, penggunaan yang ilegal, pencurian dan perusakan. Manual :
Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang
mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Berbasis Komputer : karena semua catatan terdapat dalam satu sistem sehingga perlu ada
pengendalian dari ancaman penipuan komputer yang dilakukan oleh oknum yang memiliki
keahlian dan akses yang tidak terbatas dan pengendalian dari bencana alam.
6. Verifikasi Independen
Adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan
dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan
dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem
Manual : Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan antara lain:
 • Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah
benar dalam jenis dan jumlahnya.
• Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk
memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan
• Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Dep.
General Ledger dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses akuntansi.
Berbasis komputer : melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan
pengendalian sistem.

I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASI

Manual :
 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual
 Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos
 Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas
 Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yan belum
terstandarisasi
 Absensi karyawan dengan cara manual
 Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka langsung
 Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda
 Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manual
Berbasis Komputer/CBIS :
 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat
dilakukan dengan mudah.
 Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
 Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin
 Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama
dari bukti tersebut
 Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai
informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan.
 Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data semua
divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi
ERP
 Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan
 Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital
 Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi agar
lebih aman dalam pencarian data
 Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit

II. PENGENDALIAN MANAJEMEN DATA

Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan
untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin
auditor independen untuk menelusuri transaksi.
– pre-numbered source documents
– special journals
– subsidiary ledgers
– general ledger
– files

Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus
memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku
besar umum.

III. PENGENDALIAN STRUKTUR ORGANISASI

Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam
organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda.
PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya
menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara
langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh
pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.
 Manual : Pada umumnya kegiatan dilakukan secara manual dengan tanpa ada system berbasis
computer yaitu dilakukan secara otorisasi transaksi maupun secara langsung antar departemen
atau bidang yang memang pelaksanaannya secara teknis masih dilakukan tanpa menggunakan
perangkat computer.

1. Kepala Kantor :

a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan

kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.

b. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka meningkatkan
daya guna dan hasil guna milik perusahaan.

c. Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.

d. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan, ketentuan, sitem
prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan.

e. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai dengan
anggaran yang sudah di tetapkan.

f. Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporana yang di terima

bawahannya.

g. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut
kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.

2. Bagian Pelayanan Pos Plus :

a. Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan.

b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa layanan
pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan –perbaikan.
f. bagian pelayanan ritel/ keagenan.

3. Bagian pelayanan ritel/ keagenan :

a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber yang
berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian
pelayanan keagenan/ retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya,serta
menandatangani laporannya.
f. Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan Kredit Usaha
Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa
laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta menandatangani
laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.

4. Bagian Filateli :
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.

5. Bagian Pengolahan Komunikasi :

a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian
administrasi.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.

6. Bagian Logistik :
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.

d. Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.

7. Bagian Verfikasi Barang :

a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan mencocokan
dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya.
d. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam
persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.

8. Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :

a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II
bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan yang lebih
efektif dari pandangan menajemen mutu.
d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system
umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
 Berbasis CBIS : Pelaksanaan fungsi struktur organisasi yang dilakukan oleh para pelaksana
teknis seperti auditor hingga bagian manajer operasional dan keuangan telah menggunakan
pernagkat computer atau computer berbasis system. Berikut beberapa divisi dan tanggung
jawabnya secara rinci mengenai CBIS.

1. Bagian Audit :
a) Memeriksa bagian –bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM, pengolahan,
paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
b) Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM)
supervesior keuangan.
c) Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.
d) Menyusun laporan eksploitasi.
e) Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
f) Penyusunan laporan pemeriksaan.
g) Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).

2. Manajer Oprasional :
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat
dalam melaksanakan tugas.

3. Bagian Keuangan :
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan
memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang
serta membuat neraca harian kas.
 b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta penata usahaan
benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar
rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system
pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta melaksanakan
penata usahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan dan
pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas.

4. Bagian Akuntansi :
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register
pembantunya.

5. Bagian Teknik Sistem dan Informasi :

a. Mengawasi komputerisasi nasional.

b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.

c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.

d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net

e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.

f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net.

6. Bagian RK ( Rekening Koran) :

a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening
yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.

b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi,
pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
 c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan
pelanggan dan mitra kerja.

d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.

7. Bagian PRK :

a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK

b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7

c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.

d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK

e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.

IV. PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

1. Penerapan ERP
Pada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang terbagi
menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan, bagian
marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian operasional yang
mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan
saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki
berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya
sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses
bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan
visual basic. Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance,
marketing dan promosi
maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.

2. Teknologi dalam aktivitas operasi

Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
 Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,
pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket
pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

3. Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan

a. Hybrid-mail
Hybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita
dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet berbasis web
(sedang dalam proses pembangunan) dan Short Message Service (SMS) melalui nomor 8161
(saat ini hanya untuk Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapat diterima oleh tujuan dalam
bentuk surat maupun kartu.
b. Admail
Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan yang
ingin mengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepada
pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai
mencetak,menyortir, hingga mengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang
dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya4%, mengindikasikan bahwa masih besarnya
peluang PT Pos untuk mengoptimalkan
bisnis ini.
c. Paket pengiriman dengan Track and Trace
Sistem penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim merupakan salah satu contoh
dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia. Barcode ditembak pada setiap kali berpindah tempat
sehingga pelanggan kantor pos dapat lebih mudah memantau barang yang ia kirimkan.
d. Dibidang Jasa Keuangan
Pada wesel pos pelanggan hanya perlu datang ke kantor pos untuk mengirimkan sejumlah uang
dan mendapatkan nomor PIN. Setelah itu, pelanggan yang menerima kiriman dapat dengan
segera mengambil uang di kantor pos terdekat hanya dengan cara menunjukan nomor PIN.
Selain layanan wesel pos, layanan yang banyak digunakan oleh masyarakat saat ini adalah
layanan Pospay, yaitu jasa pembayaran dan angsuran yang dapat dilakukan secara online di
kantor pos. Pembayaran dan angsuran tersebut dapat berupa pembayaran rekening listrik,
rekening telepon, pembayaran pajak, angsuran kredit, dan lain-lain.

4. Digitalisasi
PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah perusahaan
untuk melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C).
Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola
transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-
Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain
Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk
menciptakan produk akhir. Keuntungan e- Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan
membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan,
peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang lebih akurat,
pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan
waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan
keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar,
khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan fasilitas dan sumber
daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan
dalam mendukung keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan database
yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya
manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai
kebijakan yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang
melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting
dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah
bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak
diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu mendatang, Untuk itu bisnis
di bidang ini sudah seharusnya mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan
memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.

V. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM

Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang
digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.

VII. PENGENDALIAN AKSES

Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen. Agar kesatuan dalam pimpinan
dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung
jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan
dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan
oleh satu orang.

VIII. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM

Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang
digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.

IX. PENGENDALIAN KOMPUTER PRIBADI

Pada PT POS Indonesia pekerjaan dibagi perdivisi dan dilaksanakan sesuai pekerjaannnya
masing-masing. Data yang mereka miliki disimpan sendiri seperti pada system masing-masing.