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L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH), Instituts de recherche en santé du Canada,
Montréal, Québec, Canada
APERÇU DU POSTE
L’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH) est un des 13 instituts qui font partie des
Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), l’organisme fédéral de financement de la recherche en
santé au Canada. L’ISFH a pour mission de soutenir la recherche sur l’influence du genre et du sexe
biologique sur la santé et de veiller à l’application des résultats de cette recherche pour relever les
problèmes les plus pressants en matière de santé auxquels font face les hommes, les femmes, les filles,
les garçons et les personnes de diverses identités de genre.
L’administrateur de bureau remplit une double fonction : gérer l’administration quotidienne du bureau
de l’Institut de la santé des femmes et des hommes et assister la directrice scientifique (DS). Il sert de
point de contact principal de l’ISFH, assure la coordination des activités quotidiennes et se charge de la
comptabilité de base. L’administrateur de bureau se charge aussi de la gestion du calendrier, des
déplacements, des activités et des tâches de la DS ainsi que de questions administratives liées à la
recherche de la DS. Il travaille avec les membres de l’équipe de l’ISFH de Montréal et il collabore
régulièrement ou communique avec d’autres membres du personnel des IRSC, des chercheurs, des
entrepreneurs, des membres du Conseil consultatif de l’Institut et d’autres partenaires à l’échelle
nationale et internationale. Il est responsable des relations avec l’organisme d’accueil (le CRIUGM), les
chercheurs, les bureaux du président et des vice-présidents des IRSC, les organismes partenaires ainsi
que des clients et des personnes affiliées à l’Institut.
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
L’administrateur de bureau relève directement de la directrice adjointe, mais il peut recevoir des
orientations de la directrice scientifique.
RESPONSABILITÉS
Administration de bureau
Servir de point de contact principal avec l’Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH)
et acheminer les demandes d’information aux membres de l’équipe en mesure d’y donner suite.
Gérer et coordonner les activités quotidiennes des bureaux de l’Institut – trier et distribuer le
courrier, gérer les envois à l’aide de services de messagerie, l’entretien, le matériel, les
téléconférences, les fournitures et le mobilier;
Élaborer et mettre à jour le manuel des activités administratives du bureau de l’ISFH, dont
pourront se servir les membres du personnel en cas d’absence de l’administrateur de bureau;
Assurer la comptabilité quotidienne de base, traiter et soumettre les comptes à payer au bureau
administratif (p. ex., les frais de déplacement, les avances de voyage, les ententes sur le
transfert de fonds entre instituts des IRSC), assurer le suivi du budget de fonctionnement et
produire des rapports, préparer des estimations annuelles des dépenses, travailler de pair avec
le bureau administratif pour réaliser le rapprochement des comptes et soumettre les dépenses
définitives au bureau des IRSC à Ottawa;
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Aider dans la négociation, l’élaboration et la mise en œuvre de demandes de proposition,
d’ententes avec un tiers et de protocoles d’entente, ainsi que dans la coordination et la mise en
place de contrats externes;
Aider à coordonner les activités de réunions et d’événements organisés par l’ISFH ou auxquels
celui-ci est invité : participer à des réunions pour gérer les inscriptions, surveiller les besoins en
matériel audiovisuel, nourriture et boissons, recueillir les factures et faire signer les documents,
recueillir les demandes de remboursement des participants;
Assurer du soutien administratif et opérationnel au Conseil consultatif de l’Institut (CCI) : nouer
et entretenir des relations avec des membres du conseil et leur personnel, fixer annuellement la
date et l’heure des réunions, préparer l’ordre du jour, recueillir le matériel, rédiger les procès-
verbaux et distribuer les documents pour la réunion;
Gérer la participation de l’ISFH aux conférences, notamment les demandes de kiosques et
l’expédition de ces kiosques ainsi que des dépliants et des fournitures; Prévoir, déterminer et
évaluer les besoins administratifs et planifier, mettre au point, établir et recommander de
nouvelles procédures, lignes directrices et systèmes administratifs pour atteindre les objectifs
des IRSC;
Entretenir des relations de collaboration internes et externes avec les autres instituts des IRSC
de même que des organismes à l’échelle nationale, provinciale et communautaire (y compris
d’autres organismes de financement ainsi que des organismes gouvernementaux, non
gouvernementaux et bénévoles) pour garantir la réussite de projets, d’initiatives et d’autres
activités menées en partenariat.
SUPERVISION REÇUE
L’administrateur de bureau relève de la directrice scientifique et doit faire preuve d’autonomie dans son
travail. Il doit impérativement pouvoir travailler de façon collaborative sous supervision minimale. Il fera
preuve d’autonomie pour s’acquitter de ses fonctions liées aux objectifs généraux et informera la
directrice scientifique si des situations inhabituelles se produisent et l’avertira des problèmes qui
surviennent ou qui sont à prévoir.
SUPERVISION EXERCÉE
L’administrateur de bureau aide, au besoin, à superviser les sous-traitants en TI et les autres
fournisseurs.
CONDITIONS DE TRAVAIL
L’administrateur de bureau travaille dans les bureaux de l’Institut de la santé des femmes et des
hommes situés au centre de recherche de l’Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal (4545 Chemin
Queen-Mary). L’administrateur de bureau doit à l’occasion se déplacer pour des réunions avec des
membres du personnel des ISRC à Ottawa et dans d’autres provinces.
COMPÉTENCES
Excellente gestion du temps
Bonnes aptitudes organisationnelles et administratives
Capacité de repérer, d’analyser et de régler les problèmes de manière efficace et rapide
Capacité de se consacrer à plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression dans un milieu
extrêmement dynamique avec des échéances multiples
Capacité à travailler simultanément sur plusieurs projets, à se fixer des priorités et à produire les
résultats escomptés en respectant les délais et le budget alloués
Travail d’équipe et coopération
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Communication
Sens de l’initiative
Aptitude à la résolution de problèmes
Aptitude à nouer des relations
CONNAISSANCES
Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
Connaissance approfondie du système de calendriers d’Apple, de logiciels de messagerie ainsi
que des réglages et des applications d’iPhone
Aptitude à travailler sur un ordinateur Mac
Connaissance d’un ou de plusieurs logiciels de tenue de livres ou de comptabilité (p. ex.,
Quickbooks, Sage, etc.).
EXIGENCES LINGUISTIQUES
Excellente expression écrite et orale en anglais et en français.
Veuillez envoyer une lettre de motivation, un CV complet et le nom de trois références à Krystle van
Hoof à krystle.van.hoof@criugm.qc.ca. La date limite est le 19 janvier, avant 17 h (HE).
Seuls les candidats retenus seront contactés et conviés à une entrevue le 23 janvier 2018.