09/01/2012

Arquivologia ou Arquivística
Arquivologia
É a ciência que tem por objetivo o conhecimento dos
CURSO PREPARATÓRIO TRE
Arquivos e das teorias, método e técnica a serem
observados na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização.

Ciência da Informação, que engloba também a

Biblioteconomia e a Museologia.
Aula 1
Oferecer subsídios para a realização da gestão da
informação.

ARQUIVOLOGIA = ARQUIVÍSTICA = ESTUDO DOS

ARQUIVOS
Prof. Leonardo Alves

Arquivo Arquivo
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política ARQUIVO = CONJUNTO DE DOCUMENTOS = ACERVO
nacional de arquivos públicos e privados:
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.

“A natureza dos arquivos é administrativa, é jurídica, é

informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é contínua, é
cumulativa. A soma de todas estas características faz do
arquivo uma instituição única e inconfundível”.
(BELLOTTO, 2005)

Arquivo Arquivo
Ou ainda
O termo “ARQUIVO” também é utilizado para: Móvel para guarda de documentos

• Órgão de documentação – Arquivo Nacional

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Documento
Toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova ou atesta os fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamento do gênero humano em determinada época ou
lugar.
DOCUMENTO = INFORMAÇÃO ₊ SUPORTE
Documento de Arquivo
• Informação registrada produzida e mantida por uma
instituição ou pessoa ao longo de suas atividades
administrativas, com valor de prova.
• Os documentos de arquivo são produzidos ou recebidos.
Isto significa que são acumulados dessa forma.
Princípios e Termos Arquivísticos
• APENSAÇÃO - Juntada, em caráter temporário, com o
objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e
independência.
• ACONDICIONAMENTO - Embalagem ou guarda de
documentos visando à sua preservação e acesso.
• ATIVIDADE-FIM - Expressão que designa as atividades
desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma
instituição. Também referida como atividade finalística.
• ATIVIDADE-MEIO - Atividade que dá apoio à consecução
das atividades-fim de uma instituição. Também referida
como atividade mantenedora.
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Informação
É uma ideia ou conhecimento. Elemento referencial, noção
ou mensagem contida em um documento.
Suporte
É meio material no qual a informação é registrada. Meio
físico.
Ex: Papel, CD, DVD, Fotografia, Filme.
Princípios e Termos Arquivísticos
• PROVENIÊNCIA - Os documentos devem ser observados
e organizados segundo a competência e as atividades da
instituição ou de uma pessoa devem manter
individualidade, não sendo misturados aos de origem
diversa.
• ACERVO - Documentos de uma entidade produtora ou de
uma entidade custodiadora.
• ANEXAÇÃO - Juntada, em caráter definitivo, de
documento ou processo a outro processo, na qual
prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo.
Princípios e Termos Arquivísticos
• DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto
ao encaminhamento dos documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminação.
• ELIMINAÇÃO - Destruição de documentos que, na
avaliação, foram considerados sem valor permanente.
Também chamado expurgo de documentos.
• FUNDO - Conjunto de documentos, independente de sua
forma ou suporte, organicamente produzido e/ou
acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade
coletiva no decurso das suas atividades e funções.
• JUNTADA - Apensação ou anexação de um processo a
outro.
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Princípios e Termos Arquivísticos
• PERÍODO DE RETENÇÃO - Período de tempo, baseado
em estimativas de uso, em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes, antes de serem
transferidos para um arquivo intermediário, ou em um
arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao
arquivo permanente.
• PRAZO DE ELIMINAÇÃO - Prazo fixado em tabela de
temporalidade ao fim do qual os documentos não
considerados de valor permanente deverão ser
eliminados
• PRAZO DE GUARDA - Prazo, definido na tabela de
temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que
documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou
no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Também referido como prazo de retenção.
Princípios e Termos Arquivísticos
• TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento técnico de
destinação, que determina prazos e condições de guarda
tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos.
Princípios e Termos Arquivísticos
• VALOR SECUNDÁRIO - Valor atribuído a um documento
em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido.
• VIGÊNCIA - Qualidade pela qual permanecem efetivos e
válidos os encargos e disposições contidos nos
documentos.
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Princípios e Termos Arquivísticos
• PROCESSO - Conjunto de documentos oficialmente
reunidos no decurso de uma ação administrativa ou
judicial, que constitui uma unidade de arquivamento
• RECOLHIMENTO - Operação pela qual um conjunto de
documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo
permanente.
• SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor
permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela
de temporalidade.
• SÉRIE - Subdivisão do quadro de arranjo, que
corresponde a uma sequência de documentos relativos à
mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
Princípios e Termos Arquivísticos
• TRANSFERÊNCIA - Passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermediário
• UNICIDADE DO DOCUMENTO - Princípio arquivístico
segundo o qual o documento produzido em mais de uma
via ou cópia terá apenas uma delas preservada.
• VALOR ADMINISTRATIVO - Valor que um documento
possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou
prova seus atos
• VALOR PROBATÓRIO - Valor intrínseco que permite a um
documento de arquivo servir de prova legal.
• VALOR PRIMÁRIO - Valor atribuído a documento em
função do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
Função do ARQUIVO
• Guardar e organizar os documentos que circulam na
instituição, tornando-os disponíveis as informações
mantidas sob sua guarda utilizando para isso técnicas que
permitam um arquivamento ordenado e eficiente. (VALOR
PRIMÁRIO);
• Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas
adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
• Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento
de documentos pelos diversos setores da instituição, de
forma a atender rapidamente à demanda pelas
informações ali depositadas
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Função do ARQUIVO Distinção entre Arquivo, Biblioteca

Servir a Administração!!! e Museu

MUSEU BIBLIOTECA ARQUIVO

Objetivo – Acervo constituído Documentos
informação e por compra ou produzidos e
entretenimento – doações, conservados para
valor cultural e documentos com fins administrativos.
histórico. inúmeros
exemplares.

Classificação dos Arquivos TEORIA DAS TRÊS IDADES

Quanto à entidade Mantenedora – público ou privado
Quanto à natureza dos documentos – especial ou
especializado
Quanto ao estágio de evolução – Corrente, intermediário ou
Corrente
Quanto à extensão de sua atuação – Setorial ou central
1ª IDADE – Ligados a finalidade dos Arquivos – valor
primário – uso restrito aos produtores do documento.
2ª IDADE – Documentos que aguardam destinação final –
depósito temporário – valor primário –acesso com
autorização do órgão produtor.
3ª IDADE – É o Arquivo propriamente dito – valor secundário
e histórico.
1ª idade C Corrente

2ª idade I Intermediário
3ª idade P Permanente

Classificação dos Documentos Prazo de Guarda dos Documentos

Frequência do uso das informações contidas nos
Gênero; documentos
Espécie / Tipologia Documental; Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição
legal dos documentos (prazo prescricional)
Forma;
Existências de outras fontes com as mesmas informações
Formato; e (documentos recapitulativos)
Natureza do Assunto Necessidade de guarda de documentos por precaução, em
virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

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Destinação Final dos Documentos

1ª - O documento foi criado na fase corrente, cessada essa Arquivologia
fase ele será eliminado sem passar pela fase intermediária. CURSO PREPARATÓRIO TRE

2ª - O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu

prazo de guarda nessa fase, posteriormente será transferido
para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de
guarda, cessada essa fase ele será eliminado.
Aula 2
3ª - O documento foi criado na fase corrente, cessada essa
fase ele será recolhido ao Arquivo Permanente.

4ª - O documento foi criado na fase corrente, cessada essa

fase ele será transferido para o Arquivo Intermediário, onde
cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será
recolhido ao Arquivo Permanente. Prof. Leonardo Alves

Gestão de documentos Gestão de documentos

As três fases básicas da gestão de documentos são:

PRODUÇÃO - otimizar a criação de documentos

UTILIZAÇÃO – trâmite e guarda

DESTINAÇÃO - análise, seleção e fixação de prazos de

guarda dos documentos

Diagnósticos Protocolo
É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao Conjunto de operações e procedimentos visando o controle
funcionamento do arquivo da instituição, de forma a dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a
identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do
adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do documento. Garantido assim o acesso a informação. É uma
mesmo. atividade típica de arquivo corrente.
• Instalações físicas • Recebimento;
• Condições ambientais • Registro;
• Estado de conservação do documento • Autuação – transformação em processo;
• Volume documental • Classificação;
• Controle de empréstimos • Expedição/Distribuição; e
• Acesso à informação • Controle/Movimentação
• Gênero dos documentos
• Arranjo e classificação dos documentos
• Tipo de acondicionamento

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Atividade de Avaliação Atividade de Avaliação

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores
e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita Avaliar, selecionar e eliminar os documentos.
magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção,

paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a
acumulação desordenada, segundo critérios
temáticos, numéricos ou cronológicos

• Permanente vitais: de importância vital para a organização.

• Permanente: apesar de não serem vitais, a informação que
contêm deve ser preservada em caráter permanente.
• Temporários: podem ser descartados, quando cessa o
valor do documento.

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E Critérios para a Alteração de

SUPORTES FÍSICOS Suporte
Vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de • Questões legais
qualquer gênero (=a configuração que assume um • Capacidade de recuperação das informações
documento, dependendo do sistema de signos utilizados na • Custo da operação
comunicação de seu conteúdo). Ou seja, o documento pode • Definição da melhor técnica
ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc. • Depósitos e equipamentos para a preservação do novo
suporte
O arquivo também é composto de documentos que podem
ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os
quais as informações são registradas (=suporte)

Dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser

alterado devido a questões funcionais, administrativas ou
legais.

Microfilmagem Automação
Processo realizado mediante captação da imagem Transposição do suporte inicial do documento
por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como (papel, fita magnética etc.) para um suporte digital
objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e (CD, DVD etc.) por meio de computadores.
preservar os documentos originais.

Vantagens: Diferente: Automação de arquivo. Envolve todo o sistema.

• Economia de espaço;
• Acesso fácil e rápido; Formas mais utilizadas:
• Produz os mesmos efeitos legais que os originais;
• Segurança e garantia da confidencialidade das • Vinil/Fita Magnética para CD/DVD
informações; e • Escaneamento
• Durabilidade – 500 anos em condições adequadas.

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Preservação e Conservação Preservação

Os documentos podem sofrer degradação causada por A preservação de documentos envolve três atividades:
diversos agentes, normalmente classificados em:
• Conservação - é estender a vida útil dos documentos;
• Físicos - luminosidade, temperatura, umidade etc.
• Armazenamento - guarda e acondicionamento; e
• Químicos - acidez do papel, poluição atmosférica, tintas
etc. • Restauração – estabilizar ou reverter danos de modo a
tornar o documento legível.
• Biológicos - insetos, fungos, roedores etc.

• Ambientais - ventilação, poeira etc.

Conservação
• Desinfestação;

• Limpeza;  Tecido - folhas de tecido muito fino, impede o exame

pelos raios ultravioletas e infravermelhos, emprego do
• Alisamento, e amido propicia o ataque de insetos e fungos

 Laminação - papel de seda e outra de acetato de

• Restauração ou reparo – recuperação e reforço :
celulose, prensado sob pressão e temperatura
 Silking - utiliza tecido de grande durabilidade, afeta elevada. Imune à ação de fungos e pragas; mancha
removida com água e sabão;
tanto a legibilidade quanto a flexibilidade e difícil
execução e cuja matéria-prima é de alto custo
 Encapsulação - Utiliza basicamente películas de
 Banho de gelatina – Processo manual, não poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. mais
prejudica a visibilidade e flexibilidade, suscetível ao modernos processos de restauração de documentos.
ataque de insetos e fungos