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Área Modernización del Estado II

Área
Modernización del
Estado II

Apreciaciones del nuevo Manual para mejorar la I


Parte
atención a la ciudadanía en las entidades de la

Informe Especial
Administración Pública
Ficha Técnica El documento oficial establece ciertos atención pueden conllevar en el itinerario
estándares para una atención de calidad del ciudadano, entre otros aspectos.
Autor : Carlos Acosta Olivo* a la ciudadanía entre los que destacan: Por todo ello, en el presente artículo,
Título : Apreciaciones del nuevo Manual para la organización interna, el conocer a buscamos rescatar los aspectos más impor-
mejorar la atención a la ciudadanía en las la ciudadanía-cliente de la entidad; tantes del referido manual, con la finali-
entidades de la Administración Pública - la accesibilidad de la ciudadanía; la dad, de resumir y poner a disposición del
Parte I infraestructura y seguridad; el proceso funcionario aquellos estándares mínimos
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 57 - Julio
de trámite; el personal de atención al que le permitan empezar a reestructurar
2013 público; el acceso a la información; la desde una perspectiva organizativa y
medición y satisfacción de la ciudada- cognoscitiva su atención a la ciudadanía,
nía; la comunicación y los reclamos y con la mayor facilidad posible.
Sumario sugerencias.
Las entidades públicas, a través de un
1. Introducción enfoque didáctico y por medio de una
2. Objetivo del Manual
2. Objetivo del Manual autoevaluación, identificarán la situación El objetivo general del manual consiste
3. Estándares para una atención de calidad a la y el nivel en el que se encuentra su ins- en dar criterios y lineamientos de cum-
ciudadanía plimiento obligatorio, a las entidades
titución: básico, intermedio, avanzado.
4. Niveles de desarrollo de los estándares de públicas de la Administración Pública, a
calidad Para tal fin, los titulares de pliego deben fin de mejorar la labor desempeñada en
5. Marco conceptual de la mejora de la atención disponer las acciones necesarias para que la atención otorgada al ciudadano y en la
a la ciudadanía en las entidades de la Admi- se cumpla con la autoevaluación referida provisión de bienes y servicios públicos.
nistración Pública en el “Manual para Mejorar la Atención
6. Estándares para una atención de calidad a la a la Ciudadanía” y remitir el Formato Los objetivos específicos son, por un lado,
ciudadanía y orientaciones para su aplicación correspondiente a la Secretaría de Gestión proponer un marco conceptual para Mejo-
Pública en un plazo no mayor al 31 de rar la Atención a la Ciudadanía dentro del
octubre de 2013. proceso de Modernización de la Gestión
1. Introducción Pública, y por el otro definir los estándares
Asimismo dentro de los anexos del ma- de calidad que deben orientar la labor de
El pasado miércoles 19 de junio el Poder nual se adiciona un protocolo de aten-
Ejecutivo aprobó el “Manual para Mejo- todas las entidades públicas.
ción, con el objetivo de estandarizar la
rar la Atención a la Ciudadanía para las atención que se brinda a los ciudadanos Además, el manual podrá ser utilizado
entidades de la Administración Pública”, cuidando que se cumplan las políticas por las entidades públicas como una he-
destinado a elevar los estándares de cali- de calidad establecidas en las diversas rramienta metodológica a fin de formular,
dad en las instituciones estatales. entidades públicas. por ejemplo, proyectos institucionales
El documento, presentado por la Presi- para Mejorar la Atención a la Ciudadanía,
De este modo resulta plausible creer que procesos de Inducción al Personal, directa
dencia del Consejo de Ministros (PCM) a a través de este nuevo Manual se reduzca
través de la Secretaría de Gestión Pública o indirectamente vinculados al proceso de
la brecha de atención existente entre el atención, entre otros.
(SGP), establece las condiciones y medi- personal que brinda servicios en el sector
das mínimas que deben implementar las público, respecto del personal que brinda
entidades públicas, en sus tres niveles de servicios en el sector privado, en donde 3. Estándares para una atención
gobierno, bajo una perspectiva de mejorar podemos ver ciertos defectos en desme- de calidad a la ciudadanía
la calidad del servicio. dro de la actividad pública tales como, El Manual en comentario ha sido elabora-
ausentismo en las butacas de atención, do tomando en cuenta diversos estándares
* Egresado de la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional
Mayor de San Marcos. Asistente Legal del Área de Derecho de
carencia de buen trato al ciudadano, basados en un modelo de satisfacción
Seguros y Dererecho Marítimo del Estudio Torres, Carpio, Porto- poca o nula celeridad, despreocupación ciudadana, abordándose los principales
carrero & Richter. Miembro del Círculo Financiero Corporativo. total por las repercusiones que una mala

Actualidad Gubernamental N° 57 - Julio 2013 II 1


II Informe Especial
componentes y características de un ser- 5. Marco conceptual de la me- las mejoras progresivas en la calidad de
vicio de calidad para lo cual se aplica un jora de la atención a la ciuda- los servicios públicos.
instrumento de medición del grado de danía en las entidades de la Se requiere, entonces, que el enfoque
satisfacción de la ciudadanía. existente por oferta cambie a uno por de-
Administración Pública
A continuación, se enumeran una serie de manda, centrado en la ciudadanía, siendo
estándares que abarcan las dimensiones 5.1. Concepto de mejora de la aten- por tanto necesario definir las prioridades
más importantes de los servicios que ción a la ciudadanía e intervenciones de las entidades a partir
viene prestando el Estado a la ciudada- Este concepto puede ser entendido en la de las necesidades ciudadanas, siendo el
nía y que desarrollaremos en las líneas situación hipotética en donde el ciuda- personal de las entidades públicas el agen-
subsiguientes: dano, que actúe en nombre propio o en te del cambio, que impulse mejoras con-
virtud de representación, pueda tener el tinuas en los procesos de gestión a fin de
Estándares para una atención de calidad derecho garantizado de realizar algún trá- responder mejor a esas necesidades, con
a la ciudadanía mite o requerir algún servicio del Estado los recursos y capacidades disponibles.
1. Organización interna bajo las siguientes premisas: Este enfoque se encuentra compuesto por
• Cuente con una administración públi- 8 aspectos que detallamos a continuación:
2. Conocer a la ciudadanía-cliente de la
entidad ca moderna y transparente;
• 1.er Enfoque: Estado orientado a
3. Accesibilidad para la ciudadanía • Reciba información clara, completa, las necesidades de la ciudadanía. El
oportuna y precisa sobre los servicios enfoque propuesto supone trascender la
4. Infraestructura y seguridad integral prestados por las entidades del Esta- visión tradicional del sector público, ba-
do; sada en la Ley y en el poder monopólico
5. Proceso del trámite del Estado, para centrar la atención en
• Obtenga información sobre los Hora- los servicios a la ciudadanía. Ello debido
6. Personal de atención al público a que toda entidad del sector público,
rios de Atención al Público de manera
7. Atención del personal visible en las sedes de las entidades; independientemente del servicio que
brinde y del nivel de gobierno en el que
8. Acceso a la información • Acceda a las dependencias de la Ad- se desempeñe, se vincula de manera
ministración Pública sin que barreras directa con la ciudadanía.
9. Medición y satisfacción de la ciudadanía arquitectónicas lo impidan o dificulten; Esto requiere flexibilidad por parte del
Estado para adaptarse a la diversidad
10. Comunicación • Acceda fácilmente a la información de las preferencias y demandas de
11. Reclamos y sugerencias
que administran las entidades; los ciudadanos, asociadas a sus múlti-
• Exija el cumplimiento de los derechos ples realidades sociales, económicas,
culturales y territoriales. Por tanto, las
que le reconoce la Constitución Políti- entidades públicas deben saber escu-
4. Niveles de desarrollo de los ca del Perú; char y entender las necesidades de los
estándares de calidad • Reciba una atención adecuada; ciudadanos, y consensuar con ellos las
Los estándares antes mencionados pueden respuestas, que a través de las políticas
• Obtenga el asesoramiento preciso so- públicas, puedan ofrecer ante dichas
tener elementos orientadores con distintos
bre los trámites y requisitos que debe necesidades.
niveles de desarrollo (básico, intermedio, • 2. Enfoque: Calidad de atención
cumplir en sus procedimientos;
avanzado). Cada elemento orientador se a la ciudadanía. Un buen servicio de
evalúa por separado, debiéndose ubicar, • Obtenga, del personal de la entidad atención aumenta la confianza de la
al menos, en el nivel básico en cada uno pública, un trato respetuoso y diligen- ciudadanía frente al Estado, le reduce
de ellos. A continuación hacemos la des- te, sin discriminación por razón de costos y mejora la imagen y reputación
sexo, raza, religión, condición social, de sus diversas entidades públicas. En
cripción de lo que implica cada nivel de este contexto, el personal responsable
desarrollo para una mejor comprensión nacionalidad u opinión; de desarrollar e implementar las Mejoras
de ahora en adelante: • Presente la documentación en los para la Atención a la Ciudadanía debe
procedimientos en los que tengan la articular sus esfuerzos bajo la premisa
a. Básico: se refiere a aquellas entida- que él mismo es parte de un proceso,
des públicas que están en proceso o condición de interesado y reciba en
cuyas actividades se realizan con la
han alcanzado un nivel de desarrollo términos claros y sencillos las notifi- misión de servir a la ciudadanía. En este
mínimo para brindar un buen servicio caciones que envíe la entidad; sentido, el personal de la entidad pública
• Conozca el estado de su trámite; tiene que romper el paradigma de “si
de Atención a la Ciudadanía. cumplo la ley hago bien mi trabajo”, sin
b. Intermedio: se refiere a aquellas • Exija responsabilidades por los daños embargo no es suficiente, por lo que el
entidades públicas que han desarro- ocasionados en sus bienes o derechos personal debe desarrollar toda su capa-
llado algún proceso de Mejoramiento como consecuencia del mal funciona- cidad y habilidades convencido de que
“hago bien mi trabajo si la ciudadana(o)
del servicio de Atención a la Ciuda- miento de los servicios públicos; se siente bien atendida(o)”.
danía. • Tenga una espera razonable al mo- • 3. Enfoque: Implementación de
c. Avanzado: se refiere a aquellas en- mento de ser atendido; buenas prácticas de atención a la
tidades que han desarrollado algún ciudadanía.- Se requiere reconocer lo
• Goce de una administración pública bueno, promover prácticas orientadas
proceso de mejoramiento del servicio responsable, en general. a servir a la población y premiar el
de Atención a la Ciudadanía, que éxito en la Gestión Pública como una
resulta no solo innovador, sino que 5.2. Enfoque por demanda manera eficaz de impulsar una Reforma
también hace un uso intensivo de las del Estado, orientada a la ciudadanía, y
Las entidades públicas, por definición, desde este, a través de la promoción y
tecnologías de información y comuni- prestan servicios únicos, establecidos por la multiplicación de las Buenas Prácticas
cación (TIC). Ley. Considerando que no existen compe- en Gestión Pública.
Los tres niveles planteados para cada tencias suficientes en la prestación de estos La esencia de este tipo de propuestas
subelemento o elemento orientador se servicios, y que los ciudadanos se ven está en prestar atención a los procesos
articulan sobre la base de un criterio de obligados a acudir a dichas entidades, se y a los equipos humanos, y establecer
como eje, la calidad del servicio desde
escalonamiento en la implementación de hace necesaria la existencia de incentivos los primeros escalones de la adminis-
mejoras que benefician a la ciudadanía. institucionales que motiven y garanticen

II 2 Actualidad Gubernamental N° 57 - Julio 2013


Área Modernización del Estado II
orientadores que son complemen-
tración pública, impulsando cambios cantidad necesaria para satisfacer sus ne- tarios entre sí, de forma que para
pequeños, pero posibles y sostenibles cesidades, garantizando el desempeño lograr el nivel mínimo del estándar,
en el tiempo, con impacto inmediato y y participación activa de los ciudadanos
directo en la Atención a la Ciudadanía. en la sociedad. se requiere que al menos en cada
Una de las fortalezas del enfoque • 6. Enfoque: Abierto. Se debe promo- subelemento la entidad deba estar en
de Buenas Prácticas, es que éste es ver la transparencia y accesibilidad a los el nivel básico.
independiente del tamaño o grado de ciudadanos, fomentar la participación • Eficacia. El cumplimiento de un deter-
desarrollo de la entidad que las aplica ciudadana y poseer capacidad de res-
o del contexto en el que se desarrollan. puesta a las demandas y necesidades minado nivel (intermedio o avanzado)
En ese sentido, el enfoque sugiere con- ciudadanas, así como rendir cuentas. por parte de la entidad, supone que
centrarse en los Procesos de Atención • 7. Enfoque: Gestión por procesos. se cumplan los criterios o se hayan
sobre la base de identificar y atender Contempla el uso de una herramienta de superado aquellos del nivel inmediato
las necesidades de la ciudadanía como mejora continua, que aporte al cambio a anterior.
estrategia para el logro de los objetivos nivel operativo, que incida directamente
de la institución en relación a brindar en la provisión de bienes y servicios de • Autoevaluación. Cada entidad debe
servicios de calidad. calidad, y que éstos sean acordes a las hacer un ejercicio de autoevaluación,
En esa línea, el enfoque de Buenas necesidades de los ciudadanos. a fin de determinar el nivel en que se
Prácticas no solo se basa en brindar Involucra cambiar el tradicional modelo encuentra para cada uno de los sube-
información y generar incentivos, sino de organización funcional y migrar hacia
también en generar Ejemplos de Buenas lementos o elementos orientadores
una organización por procesos basados
Prácticas, que al ser reconocidos se en las “cadenas de valor” de cada que componen los estándares.
mantengan y mejoren, y que a su vez, entidad, que aseguren que los bienes y
sirvan como herramientas para impulsar servicios de su responsabilidad generen 6. Estándares para una atención
y promover un mejor desempeño de resultados e impactos positivos para
los participantes quedando como un el ciudadano, así como se minimicen
de calidad a la ciudadanía y
referente de acción y práctica correcta. los riesgos a la seguridad o a la salud orientaciones para su aplica-
• 4. Enfoque. Generación de incentivos inherentes a los procesos, teniendo en ción
y reconocimiento. El enfoque otorga cuenta los recursos disponibles.
al personal de las entidades públicas la • 8.° Enfoque: Simplificación admi- En este sexto punto que tiene como fuente
posibilidad de ser partícipe del cambio, nistrativa. La simplificación adminis- el segundo punto del texto del manual
de ser escuchado y de viabilizar su trativa contribuye a mejorar la calidad, se desarrollan los once estándares que
opinión hacia canales superiores, algo la eficiencia y la oportunidad de los deben cumplir las entidades públicas del
poco común en el Sector Público. Es procedimientos y servicios administra-
allí en donde se gesta el reconocimiento Gobierno nacional, regional y local para
tivos que la ciudadanía realiza ante la
personal que opera como motor de Administración Pública. garantizar una atención de calidad a la ciu-
consecución de resultados. Por esa ra- dadanía. Para cada estándar se plantean
zón, resulta importante que el proceso subelementos o elementos orientadores,
de implementación de mejoras, incluya así como la clasificación de cada uno de
una etapa de reconocimiento al perso- 5.3. Características del “Manual para
nal que se constituye en gestor de la mejorar la atención a la ciudada- ellos de acuerdo al nivel de implemen-
implementación de las mejoras, siendo nía” tación desarrollado (básico, intermedio
catalizador y difusor de los esfuerzos
El “Manual para mejorar la Atención a o avanzado).
individuales que deben ser reconocidos
e imitados. La generación de un esque- la ciudadanía” presenta las siguientes 6.1. Estándar para la organización
ma de reconocimiento a los gestores características: interna
de las mejoras, debe establecerse con
la debida anticipación y oportunidad, a • Gradualidad. Los estándares se han Este estándar incorpora elementos orien-
fin de que sea informado al interior de establecido a partir de un nivel básico tadores a nivel de la organización interna,
la entidad. En esa línea, contribuyen al que es el mínimo a cumplir por las dis- necesarios para el desarrollo de procesos
propósito, la participación en premios tintas entidades de los tres niveles de de mejora de atención a la ciudadanía.
o concursos que reconozcan a los ges- gobierno. En cada nivel se plantea un
tores de Buenas Prácticas, orientadas a
Están referidos no solo a la existencia del
Mejorar la Calidad de la Atención. estadío de desarrollo mayor y con una personal responsable de diseñar, imple-
• 5. Enfoque: Inclusivo. En la atención mejor atención a la ciudadanía hasta mentar y medir los procesos de mejora a
a la ciudadanía se deben orientar las llegar al nivel avanzado donde se ar- nivel institucional, sino también al recono-
acciones para que todos(as) tengan ticulan buenas prácticas y se potencia cimiento de la importancia de la materia
igualdad de oportunidades, buscando el uso intensivo de las Tecnologías de en los instrumentos de planificación y
cerrar las brechas existentes. Se debe Información y Comunicación (TIC).
procurar brindar a todos los ciudadanos gestión, así como a los mecanismos de
por igual, servicios con la calidad y en la • Complementariedad. Cada estándar seguimiento institucional para la verifica-
incorpora subelementos o elementos ción del cumplimiento de metas.

Clasificación Clasificación
Subele- Subele-
mento mento
Básico Medio Avanzado Básico Medio Avanzado

Existe una per- Existe una persona Existe una persona La mejora de La mejora de la La mejora de la
sona designada designada como con nivel de Geren- la atención a la atención a la ciu- atención a la ciuda-
como respon- coordinador de los te o Director encar- ciudadanía se dadanía se incor- danía se incorpora
1. Res- sable de hacer procesos de aten- gado de liderar el incorpora en el pora en el planea- en el planeamien-
ponsable seguimiento a ción a la ciudada- equipo de mejora planeamiento miento estratégico to estratégico de
2. Planea-
de la me- los procesos de nía en la entidad a continua en la en- estratégico de de la entidad, vin- la entidad como
miento
jora de la atención a la tiempo completo, tidad. la entidad, vin- culada a uno de uno de sus objeti-
estraté-
atención ciudadanía en la el cual coordina culada a uno los objetivos ins- vos institucionales
gico
a la ciuda- entidad, quien con varios órganos de los objetivos titucionales apro- aprobados en su
danía comparte dicha de la entidad. institucionales bados en su PEI y PEI y todos los ór-
labor con otras aprobados en su como actividades ganos que la com-
funciones y/o PEI y como una de la mitad de las prenden orientan
actividades.

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II Informe Especial

Clasificación Clasificación
Subele- Subele-
mento mento
Básico Medio Avanzado Básico Medio Avanzado

actividades de de los órganos de una o más activi- cada grupo que lo


un órgano espe- la entidad. dades a la conse- conforma y que re-
cífico. cución de dicho quiere los servicios
objetivo. de la entidad, con
especial atención
Los logros en La responsabili- Se incentiva y re- de los grupos vul-
la mejora de la dad y los logros conoce el trabajo nerables.
3. Incen-
atención a la ciu- son identificados y logros de todo el
tivos y
dadanía se asu- y reconocidos al equipo de la Ge-
reconoci- La atención a la La atención a la la atención a la ciu-
men como parte coordinador de rencia/Dirección o
miento al ciudadanía y ser- ciudadanía y los dadanía y los ser-
de las funciones los procesos de la unidad orgánica
logro de vicios se brindan servicios se brin- vicios se brindan a
del responsable atención a la ciu- responsable de los
resultados por un canal de dan al menos por través de solo tres
designado. dadanía procesos de mejora 3. Canales atención (canal dos canales de o más canales de
continua. de aten- presencial). atención (uno de atención, según el
ción a la ellos de manera perfil del públi-
Se ha diseñado y Se ha implemen- Se ha certificado un
ciudada- presencial) co objetivo que
está en proceso tado un Sistema Sistema de Gestión
nía interactúa con la
de implementa- de Gestión de la de la Calidad que
4. Gestión ción un Sistema Calidad para los involucra a los dife- entidad (canal pre-
de la de Gestión de la órganos a cargo rentes órganos que sencial, telefónico,
calidad Calidad que in- de atención a los participan en los virtual y/o móvil).
corpora la mejo- ciudadanos. procesos de aten-
ra de la atención ción al ciudadano. Fuente: Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la administración
a la ciudadanía pública.

Se ha diseñado y Se ha implemen- Se ha certificado un


está en proceso tado un Sistema Sistema de Gestión 6.3. Estándar para la accesibilidad a la ciudadanía
de implementa- de Gestión de la de la Seguridad y El presente estándar incorpora factores que miden el nivel de
ción un Sistema Seguridad y salud Salud en el Trabajo
de Gestión Se- en el Trabajo que (Homologación, accesibilidad de información sobre el funcionamiento y servicios
guridad y salud incorpora la ges- estándar OIT, en- a cargo de la entidad pública para dar una adecuada atención
5. Gestión en el trabajo tión de los riesgos tre otras), en el a los ciudadanos.
de la que incorpora en los procesos, de marco de la Ley
Seguridad la gestión de acuerdo a la Ley N° 29783, Ley de Clasificación
y Salud los riesgos en N° 29783, Ley de Seguridad y Salud Subele-
los procesos, de Seguridad y Salud en el Trabajo. mento
Básico Medio Avanzado
acuerdo a la Ley en el Trabajo.
N° 29783, Ley Existen horarios Existen horarios Se han establecido
de Seguridad y corridos de aten- corridos de aten- turnos de atención
Salud en el Tra- ción al público ción al público en al público, según
bajo. 1. Hora-
rios de de 8 horas dia- dos turnos que un estudio de los
Fuente: Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la administración atención rias. sumen más de 8 horarios de mayor
pública. a la ciu- horas diarias y a afluencia de público
dadanía través de, al me- a la entidad, y a
6.2. Estándar para conocer a la ciudadanía - usuario de la nos, dos canales de través de tres o más
entidad pública atención. canales de atención.

Este estándar involucra los factores relacionados con la


La atención a La atención a la La atención a la ciu-
forma en que se organiza la atención a la ciudadanía en la ciudadanía ciudadanía se brin- dadanía se brinda
una entidad, mediante el uso de distintas herramientas y se brinda en da en por lo menos en el marco de un
tomando en consideración el público objetivo a quien va una única sede dos sedes institu- programa de des-
dirigida la atención. 2. Sedes institucional in- cionales (propia o concentración con
institucio- formando ade- de terceros) en el un sistema de venta-
nales cuadamente a ámbito geográfico nilla única sectorial
Subele- Clasificación
la ciudadanía so- en la que opera. o multisectorial.
mento bre los servicios
Básico Medio Avanzado
que se brindan.
Lo s s e r v i c i o s Los servicios se Los ser vicios se
se brindan en brindan según las brindan según
1. Iden- cumplimiento necesidades gene- los resultados de La ciudadanía se La entidad se La entidad utiliza las
tificar las con el mandato rales de la ciuda- encuestas y la es- desplaza hacia “desplaza” hacia Tecnologías de en-
necesida- de entidad, sin danía, identifica- tudios periódicos la para realizar la ciudadanía, a tidad, Información
des de la evaluar si estos das por la entidad. realizados para trámites o recibir través de campa- y Comunicaciones
ciudadanía responden, o no, diferenciar e iden- según las condi- ñas de promoción (TIC) para servicios,
3. Acerca-
- usuario a las necesidades tificar las de nece- ciones informa- o ferias itinerantes atender a los ciu-
miento
la ciudadanía sidades por tipo de das por la enti- tomando en cuen- dadanos, a la vez
a la ciu-
público objetivo. dad en su portal ta los servicios más que utiliza, otros
dadanía
institucional y en demandados. canales de atención
La atención a La atención a la La atención a la ciu- la propia sede. para aquellos que
la ciudadanía ciudadanía se or- dadanía se organi- tienen un nivel de
2. Seg- brinda de ma- ganiza sobre la za sobre la base de acceso limitados a
mentación nera masiva sin base de la identi- la identificación, las mismas.
de la ciu- identificar la di- ficación y diferen- diferenciación y
dadanía- ferencia de nece- ciación de por lo segmentación del Fuente: Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la Administración
usuario sidades entre el menos dos tipos de público objetivo, Pública.
público objetivo. público objetivo. según perfil de
Continuará en la siguiente edición...

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