 +598 93 867 247 

 info@clasesexcel.com
 Clases Excel

Inicio

CURSOS

BLOG

Contacto

Sitemap

Jueves, 27 Agosto 2015 04:43

Cómo sumar, contar o promediar celdas según su color de

fondo o de texto (sin macros)
Imprimir 4 comentarios

Valora este artículo (10 votos)

Muchos usuarios de Excel han deseado alguna vez sumar, contar o promediar las celdas que tuvieran un determinado
color de fondo o de texto. ¿Te ha pasado? Este tipo de situaciones se suele resolver con macros. Sin embargo hay
formas mucho más rápidas y sencillas de lograrlo.

Empecemos aceptando la realidad cruda: Ninguna función de Excel (al menos hasta hoy) tiene la capacidad de manejar colores
como argumentos. No tenemos forma de decirle a Excel, por medio de una función, que nos sume todas las celdas con fondo
celeste, o que nos promedie todos los números de color violeta.

De ahí que muchos usuarios recurran al uso de macros para resolver este tipo de situaciones. Sin embargo, en la mayoría de los
casos, tal vez no se justifique el esfuerzo y el tiempo empleados en lidiar con una macro, ya que podemos conseguir lo mismo con
una serie de pasos muy simples.

Partamos de una lista de datos con diversos formatos (diferentes colores de celda y/o fuente), ya sea que se hayan aplicado de
forma manual o por medio de formato condicional. Da igual, porque la solución que aplicaremos es idéntica en ambos casos. Los
dos pasos básicos que daremos para conseguir nuestro objetivo son:
1) Filtrar las celdas que tengan el color de fondo o texto deseado.
2) Obtener la suma, el recuento o el promedio de dichas celdas.

Filtrar por color

Filtrar es establecer ciertas reglas para que solo se muestren los datos que coincidan con dichas reglas y que los demás se
oculten momentáneamente. Excel nos da la posibilidad de filtrar los datos de un rango tanto por el contenido de las columnas,
como por su color de celda o de fuente.

Pero vayamos por partes: ¿Cómo podemos aplicar un filtro a un rango, en primer lugar? Basta con que seleccionemos
cualquier celda dentro del rango y presionemos Ctrl+Mayús+L (esto es: presionar la tecla Ctrl, sin soltarla presionar la tecla Mayús
o Shift y, sin soltar ninguna de las anteriores, presionar la tecla L). Otra forma es hacer clic en el ícono de Ordenar y filtrar (en el
grupo Modificar de la ficha Inicio) y luego seleccionar la opción Filtro.
¡YA ESTÁ DISPONIBLE LA AGENDA CALENDARIO 2018 EDICIÓN EXTENDIDA! Lee más ×
Aparecerá un botoncito en el encabezamiento de cada columna de nuestro rango de datos. Eso significa que los filtros están
disponibles para ser aplicados.

Si hacemos clic en uno de esos botones, se desplegarán todas las opciones que Excel nos ofrece para la filtrar los datos de la
columna. La que nos interesa en este caso es Filtrar por color. Automáticamente Excel detecta todos los colores aplicados tanto a
las fuentes como a los fondos de las celdas.

Nos alcanzará con cliquear sobre el color de los datos que queremos sumar, contar, promediar, etc. (Aunque pueda parecer obvio,
no está de más aclarar que si no aplicamos ningún color de celda o de fuente a la columna, no aparecerán las opciones de filtrado
por color. En el ejemplo solo se muestran colores de fondo porque no aplicamos ningún color de fuente al rango de datos.)

Una vez elegido un color, Excel dejará visibles solamente las celdas de ese color y ocultará las demás.
Con esto terminamos la primera parte de nuestro reto. Consideremos ahora cómo usar los datos que tenemos a la vista.

Seleccionar los datos ltrados

La solución más simple es solo seleccionar los datos que acabamos de filtrar. En la zona inferior izquierda de la ventana, sobre
la barra de estado, Excel nos mostrará automáticamente la suma, el recuento y el promedio de las celdas visibles que fueron
seleccionadas.

Veamos ahora cómo conseguir una solución más permanente.

La función SUBTOTALES
La función SUBTOTALES nos permite efectuar los cálculos más básicos de Excel (sumar, contar, promediar, etc.). Su sintaxis es
sencilla:
=SUBTOTALES(Tipo de cálculo; Rango)

El primer argumento es un número que identifica el tipo de cálculo a realizar. Los más usuales son:

Número Tipo de cálculo

 109 SUMA

102 CONTAR

101 PROMEDIO

El segundo argumento es el rango de valores que deseamos sumar, contar, promediar, etc.

La peculiaridad de la función SUBTOTALES que nos es útil en este caso es que solo toma en cuenta las celdas visibles de un
rango filtrado.

Conviene aplicar la función SUBTOTALES sobre el rango de datos sin filtrar. Luego, cuando filtremos diferentes colores, la función
se recalculará, adaptándose a los nuevos valores visibles.

Por ejemplo, si deseamos sumar todas las celdas de la columna que tengan fondo verde, podemos aplicar el Filtro por color, tal
como hemos analizado antes, y SUBTOTALES nos devolverá la suma de las celdas con fondo verde solamente. Para que la función
devuelva la suma de las celdas con fondo de otro color, bastará con cambiar de filtro.

Como te habrás dado cuenta, el proceso es bastante simple y lo mejor de todo es con solo modificar el filtro, la función
SUBTOTALES recalculará los resultados automáticamente, sin necesidad de volverla a reescribir.

Descarga el libro de trabajo

Descarga el libro con en el ejemplo usado en el artículo para verlo en acción.

Descarga el libro de ejemplo

Visto 22156 veces Modificado por última vez en Sábado, 05 Marzo 2016 23:16

Publicado en 3 - Trucos y Productividad

Etiquetado como filtro filtrar por color color SUBTOTALES tips trucos funciones

Lo último de
¡Ya está disponible la Agenda Calendario 2018 edición extendida!
Sé más productivo en Excel trabajando con varias hojas a la vez
¡Descarga la planilla de Control de tareas pendientes!
Tipos de datos básicos y operaciones elementales de Excel que todo usuario debe conocer
Cómo ingresar, en las fórmulas de Excel, signos inaccesibles desde el teclado

Artículos relacionados (por etiqueta)

Sé más productivo en Excel trabajando con varias hojas a la vez
Cómo convertir un número a su equivalente en letras en Excel (con VBA)
11 formas de acelerar una planilla de Excel lenta
Adelanto: Conoce las próximas funciones de Excel
Abrir la calculadora de Windows desde Excel

Más en esta categoría: « Cómo depurar datos en Excel (del modo fácil) Como hacer que Excel inserte automáticamente la coma decimal »

Deja un comentario
Los campos imprescindibles están marcados con asterisco (*). Tu dirección de correo nunca será publicada.

Mensaje *
Escribe aquí tu mensaje ...
Nombre *
Escribe tu nombre ...

Email *
Escribe tu dirección de correo electrónico ...

URL del sitio web

Escribe la URL de tu sitio Web ...

Escribe el texto o los números que ves a continuación

Type the text

Privacy & Terms

Enviar comentario

4 comentarios
Sábado, 29 Octubre 2016 17:11 publicado por Clases Excel Enlace al Comentario

Hola, Martín.
Para mostrar todas las filas ocultas puedes presionar el atajo de teclado CTRL+E. Entonces, con botón derecho sobre el número de alguna
fila, elige la opción Mostrar.
Saludos

Viernes, 28 Octubre 2016 19:13 publicado por martin vazquez Enlace al Comentario

si una hoja de excel tiene varios renglones escondidos,como hago para tenerlos visibles otra vez.
gracias

Jueves, 21 Enero 2016 07:39 publicado por Clases Excel Enlace al Comentario

Hola, Victorio.

Según lo que entendí, si tienes el total (con la función SUMA) y lo ya pagado, la diferencia sería la resta de ambos valores.

Por ejemplo, si el total está en D1 y lo pagado en D2, lo pendiente sería:

= D1 - D2

¿Te refieres a esto?

Saludos

Miércoles, 20 Enero 2016 09:00 publicado por victorio Enlace al Comentario

Hola, me ha parecido muy interesante el articulo, pero necesitaria el poder ver el total de todos los datos y lo sumado.
Me explico, me he preparado una hoja excell con los gastos mensuales, segun veo el cargo en el banco le cambio el color de la fuente, y lo
que me gustaria es que automaticamente se calculara lo que tengo que pagar, esto con SUMA() sin problema, lo ya pagado, es a lo que le
cambio el color con vuestra explicación, y calcular la diferencia, es decir lo pendiente de pago....

Suscríbete a nuestro Boletín gratuito

Recibe periódicamente en tu email los últimos artículos, trucos, tutoriales y otras novedades de Excel.

Nombre
 Email

¡Quiero suscribirme!

Tus datos son confidenciales, nunca serán compartidos con nadie.

Clases Excel
google.com/+clasesexcelplus

¡LO HACEMOS FÁCIL!

Seguir

Clases Excel
1.375 Me gusta

Me gusta esta página

Sé el primero de tus amigos

en indicar que te gusta esto.

Clases
Excel
hace 6 horas

CURIOSIDADES DE
EXCEL - [11]
¡Puedes probar el
"extraño caso" de hoy en

Últimos Artículos Publicados

¡Ya está disponible la Agenda Calendario 2018 edición extendida!
Leer más...
Sé más productivo en Excel trabajando con varias hojas a la vez
Leer más...
¡Descarga la planilla de Control de tareas pendientes!
Leer más...
Tipos de datos básicos y operaciones elementales de Excel que todo usuario debe conocer
Leer más...
Cómo ingresar, en las fórmulas de Excel, signos inaccesibles desde el teclado
Leer más...
Guía rápida: Los 58 atajos de teclado más útiles de Excel
Leer más...